|
ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH BẮC KẠN
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 02/CT-UBND
|
Bắc Kạn, ngày 16
tháng 4 năm 2025
|
CHỈ THỊ
VỀ VIỆC TĂNG CƯỜNG QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TRONG
QUÁ TRÌNH SẮP XẾP TỔ CHỨC BỘ MÁY CỦA HỆ THỐNG CHÍNH TRỊ THEO KẾT LUẬN SỐ
127-KL/TW NGÀY 28/02/2025 CỦA BỘ CHÍNH TRỊ
Thực hiện Văn bản số
414/BNV-VTLTNN ngày 19/3/2025 của Bộ Nội vụ về tăng cường quản lý công tác văn
thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị theo
Kết luận số 127-KL/TW ngày 28/02/2025 của Bộ Chính trị; Văn bản số
851/BNV-CVT<NN ngày 01/4/2025 của Bộ Nội vụ về số hóa tài liệu trong quá
trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị; Kế hoạch số 243-KH/TU ngày
03/4/2025 của Ban Thường vụ Tỉnh ủy Thái Nguyên và Ban Thường vụ Tỉnh ủy Bắc Kạn
về phối hợp thực hiện Kết luận số 137- KL/TW ngày 28/3/2025 của Bộ Chính trị,
Ban Bí thư về Đề án sắp xếp, tổ chức lại đơn vị hành chính các cấp và xây dựng
mô hình tổ chức chính quyền địa phương hai cấp.
Để công tác văn thư, lưu trữ được
thông suốt, liên tục, bảo đảm quản lý an toàn tài liệu trước, trong và sau khi
hoàn thành việc sắp xếp tổ chức bộ máy trên địa bàn tỉnh Bắc Kạn, Chủ tịch Ủy
ban nhân dân (UBND) tỉnh yêu cầu:
1. Người đứng
đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu tài liệu[1]; Chủ tịch
UBND các xã, phường, thị trấn
1.1. Chỉ đạo thực hiện thống
kê, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, lập Danh mục toàn bộ hồ sơ tài liệu,
cơ sở dữ liệu tài liệu hiện có; chịu trách nhiệm bảo đảm an toàn tài liệu và cơ
sở dữ liệu tài liệu thuộc thẩm quyền quản lý trong suốt quá trình sắp xếp tổ chức
bộ máy cho đến khi tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu được bàn giao cho Lưu trữ
lịch sử tỉnh và cơ quan, tổ chức có thẩm quyền sau sắp xếp tổ chức bộ máy.
1.2. Chỉ đạo thực hiện nộp toàn
bộ hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn đã được chỉnh lý hoàn chỉnh
vào Lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định của pháp luật; bàn giao tài liệu khác
cho Lưu trữ lịch sử tỉnh tạm thời quản lý hoặc phối hợp quản lý.
Đối với các cơ quan, tổ chức cấp
tỉnh thực hiện giao nộp tài liệu xong trước ngày 31/7/2025; cơ quan, tổ chức cấp
huyện thực hiện giao nộp tài liệu xong trước ngày 30/6/2025. Đối với UBND các
xã, phường, thị trấn: Trước khi sáp nhập, thực hiện chỉnh lý hoàn chỉnh hồ sơ,
tài liệu, lập danh mục hồ sơ tài liệu vĩnh viễn và danh mục hồ sơ tài liệu có
thời hạn của từng xã, phường, thị trấn; đóng gói, xác định khối lượng; ngay sau
khi sáp nhập chuyển toàn bộ tài liệu về tập kết, bảo quản tại Kho lưu trữ của
đơn vị cấp xã mới.
1.3. Bố trí kho tàng, trang thiết
bị, nhân lực cần thiết để tập hợp, bảo vệ, bảo quản an toàn toàn bộ tài liệu,
cơ sở dữ liệu thuộc phạm vi quản lý hoặc các biện pháp cấp bách khác phù hợp với
điều kiện thực tế để bảo đảm công tác văn thư, lưu trữ được thông suốt, liên tục
và an toàn tài liệu trước, trong và sau khi hoàn thành việc sắp xếp tổ chức bộ
máy.
1.4. Bố trí nguồn lực để thực
hiện số hóa tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức trước khi kết thúc hoạt động
và trước khi được tổ chức lại, trong đó tập trung số hóa các tài liệu đã được
chỉnh lý hoàn chỉnh, tài liệu đang phục vụ hoạt động quản lý điều hành và nhu cầu
của người dân, cơ quan, tổ chức. Việc số hóa tài liệu lưu trữ cần tuân thủ quy
định của pháp luật về lưu trữ, pháp luật khác có liên quan.
1.5. Tuyệt đối không để xảy ra
việc chiếm giữ, chuyển giao, tiêu hủy trái phép tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu;
không được làm hỏng, thất lạc tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu trong quá
trình sắp xếp tổ chức bộ máy.
1.6. Ngay sau khi hoàn thành việc
sắp xếp tổ chức bộ máy, người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính mới
cần kịp thời chỉ đạo:
- Đăng ký mở mới hoặc mở lại
tài khoản của tổ chức, lãnh đạo, văn thư trên Hệ thống để bảo đảm việc phát
hành và tiếp nhận văn bản; đăng ký cấp con dấu và chứng thư chữ kí số chuyên
dùng công vụ theo quy định;
- Phối hợp với Lưu trữ lịch sử
tỉnh, đơn vị quản lý, vận hành Hệ thống và các đơn vị, cá nhân liên quan tiếp
nhận tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu về những công việc chưa hoàn thành thuộc
thẩm quyền quản lý để tiếp tục giải quyết;
- Tiếp nhận tài liệu, cơ sở dữ
liệu tài liệu thuộc thẩm quyền quản lý và tài liệu tại các phòng, kho tập kết
trên địa bàn quản lý; phối hợp với Lưu trữ lịch sử xây dựng phương án xử lý
nghiệp vụ đối với khối tài liệu đó.
2. Sở Khoa
học và Công nghệ
2.1. Xác định, khoanh vùng phạm
vi tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu trong Hệ thống theo từng tài khoản của cơ
quan, tổ chức, cá nhân; trong đó trên cơ sở danh mục công việc chưa hoàn thành
của các đơn vị, cá nhân, xác định phạm vi dữ liệu và lập danh sách tài khoản của
tổ chức, cá nhân còn công việc chưa hoàn thành; chuẩn bị phương án bàn giao khi
có chỉ đạo.
2.2. Thống kê và báo cáo UBND tỉnh,
Sở Nội vụ về hệ thống mã định danh tài liệu, mã hồ sơ, kí hiệu văn bản đang sử
dụng trong Hệ thống để làm cơ sở đặt mã định danh tài liệu, mã hồ sơ và kí hiệu
văn bản của cơ quan, tổ chức sau sắp xếp tổ chức bộ máy được thống nhất, đồng bộ,
tránh trùng lặp.
2.3. Có phương án sử dụng tài
liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu trong Hệ thống để phục vụ nhu cầu cấp thiết của
cơ quan, tổ chức, cá nhân trong suốt quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy.
2.4. Ngay sau khi hoàn thành việc
sắp xếp tổ chức bộ máy cần kịp thời thực hiện một số nhiệm vụ sau:
- Đóng tài khoản của tổ chức,
cá nhân đối với cơ quan, tổ chức kết thúc hoạt động ngay sau khi có quyết định
về sắp xếp tổ chức bộ máy;
- Cập nhật hệ thống mã định
danh tài liệu, mã hồ sơ, kí hiệu văn bản của cơ quan, tổ chức mới, bảo đảm Hệ
thống hoạt động thông suốt;
- Mở tài khoản cho cơ quan, tổ
chức, cá nhân mới, bảo đảm kết nối với tài liệu, cơ sở dữ liệu tài liệu liên
quan trước đó để bảo đảm không gián đoạn việc giải quyết công việc trên Hệ thống;
- Trích xuất và đóng gói tài liệu,
cơ sở dữ liệu tài liệu của cơ quan, tổ chức, đơn vị đã ngừng hoạt động bàn giao
cho Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh hoặc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền sau sắp xếp tổ
chức bộ máy.
3. Sở Tài
chính: Chủ trì, phối hợp với Sở Nội vụ tham mưu cho UBND tỉnh bố
trí diện tích các Kho bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu lưu trữ các cấp và ngân
sách để thực hiện đề án, dự án, kế hoạch tiếp nhận, quản lý, xử lý nghiệp vụ đối
với tài liệu của các cơ quan, tổ chức sau khi sắp xếp tổ chức bộ máy.
4. Sở Nội vụ
4.1. Ban hành Kế hoạch để triển
khai thực hiện Chỉ thị này và các yêu cầu, nhiệm vụ khác có liên quan của các
cơ quan, tổ chức, đơn vị, địa phương, công chức, viên chức, người lao động được
quy định chi tiết tại Công văn số 414/BNV- VTLTNN ngày 19/3/2025 của Bộ Nội vụ.
4.2. Tham mưu Chủ tịch UBND tỉnh
bố trí nguồn lực bảo đảm an toàn tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu tại các
phòng, kho đã được Lưu trữ lịch sử tỉnh xác nhận, niêm phong cho đến khi bàn
giao cho cơ quan, tổ chức có trách nhiệm quản lý sau sắp xếp bộ máy.
4.3. Ngay sau khi hoàn thành việc
sắp xếp tổ chức bộ máy cần kịp thời thực hiện một số nhiệm vụ sau:
- Tham mưu Chủ tịch UBND tỉnh
ban hành danh mục mã định danh tài liệu, hồ sơ và kí hiệu văn bản của cơ quan,
tổ chức hình thành sau sắp xếp tổ chức bộ máy thuộc phạm vi quản lý;
- Tham mưu UBND tỉnh đề án, dự
án quản lý và xử lý nghiệp vụ đối với khối tài liệu của các cơ quan, tổ chức
trước khi sắp xếp tổ chức bộ máy;
- Phối hợp với Sở Khoa học và
Công nghệ xây dựng phương án bàn giao, tích hợp tài liệu và cơ sở dữ liệu tài
liệu trong Hệ thống.
4.4. Tham mưu thực hiện việc số
hóa tài liệu của các cơ quan, tổ chức trước, trong và sau khi sắp xếp đơn vị
hành chính cấp tỉnh đảm bảo theo quy định.
4.5. Thường trực hướng dẫn, giải
đáp vướng mắc của các cơ quan, tổ chức, cá nhân về công tác văn thư, lưu trữ và
tài liệu lưu trữ trước, trong và sau sắp xếp tổ chức bộ máy.
Chủ tịch UBND tỉnh yêu cầu Giám
đốc các Sở, Thủ trưởng các ban, ngành, đoàn thể; Chủ tịch UBND các huyện, thành
phố; Chủ tịch UBND các xã, phường, thị trấn và các đơn vị, tổ chức liên quan có
trách nhiệm thực hiện nghiêm túc Chỉ thị này./.
|
Nơi nhận:
Gửi bản điện tử:
- CT, PCT UBND tỉnh;
- Các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh
Bắc Kạn[2];
- UBND các xã, phường, thị trấn;
- LĐVP;
- Lưu: VT, HCTC&QTTV (Hoài), NCPC (Vân).
|
CHỦ TỊCH
Nguyễn Đăng Bình
|
[1]
theo Quyết định số 891/QĐ-UBND ngày 26/5/2022 của UBND tỉnh Bắc Kạn
[2]
theo Quyết định số 891/QĐ-UBND ngày 26/5/2022 của UBND tỉnh Bắc Kạn.