Tổ chức lại doanh nghiệp

Thủ tục chia công ty

Tình trạng Đã biết

Ngày hiệu lực Đã biết

Công việc thay thế: Đã biết

Công việc bị thay thế: Đã biết

Chia công ty là một trong các hình thức tổ chức lại doanh nghiệp. Trong trường hợp chia công ty, doanh nghiệp cần thực hiện các thủ tục theo quy định sau đây:

Theo quy định tại Điều 198 Luật Doanh nghiệp 2020, công ty trách nhiệm hữu hạn (bao gồm công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên và công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên), công ty cổ phần có thể chia các tài sản, quyền và nghĩa vụ, thành viên, cổ đông của công ty hiện có (sau đây gọi là công ty bị chia) để thành lập hai hoặc nhiều công ty mới.

Như vậy, việc tổ chức lại doanh nghiệp theo hình thức chia công ty không áp dụng đối với công ty hợp doanh và doanh nghiệp tư nhân.

Theo đó, công ty trách nhiệm hữu hạn (TNHH) và công ty cổ phần khi thực hiện chia công ty cần tuân thủ các quy định sau đây:

1. Thủ tục chia công ty TNHH và công ty cổ phần

(i) Hội đồng thành viên, chủ sở hữu công ty hoặc Đại hội đồng cổ đông của công ty bị chia thông qua nghị quyết, quyết định chia công ty theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020 và Điều lệ công ty.

Trong đó, nghị quyết, quyết định chia công ty phải gồm các nội dung chủ yếu sau:

- Tên, địa chỉ trụ sở chính của công ty bị chia, tên các công ty sẽ thành lập;

- Nguyên tắc, cách thức và thủ tục chia tài sản công ty;

- Phương án sử dụng lao động;

- Cách thức phân chia, thời hạn và thủ tục chuyển đổi phần vốn góp, cổ phần, trái phiếu của công ty bị chia sang các công ty mới thành lập;

- Nguyên tắc giải quyết nghĩa vụ của công ty bị chia; thời hạn thực hiện chia công ty.

Việc thông qua nghị quyết, quyết định chia công ty:

- Nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông về việc chia công ty của công ty cổ phần chỉ được thông qua tại cuộc họp Đại hội đồng cổ đông và có số cổ đông đại diện từ 65% tổng số phiếu biểu quyết trở lên của tất cả cổ đông tham dự và biểu quyết tại cuộc họp tán thành, trừ trường hợp quy định tại khoản 3, 4 và 6 Điều 148 Luật Doanh nghiệp 2020.

- Nghị quyết, quyết định của Hội đồng thành viên về việc chia công ty của công ty TNHH hai thành viên trở lên phải được thông qua bằng biểu quyết tại cuộc họp Hội đồng thành viên và được các thành viên dự họp sở hữu từ 75% tổng số vốn góp của tất cả thành viên dự họp trở lên tán thành trong trường hợp Điều lệ công ty không có quy định khác.

- Nghị quyết, quyết định của Hội đồng thành viên về việc chia công ty của công ty TNHH một thành viên phải được ít nhất 75% số thành viên dự họp tán thành hoặc số thành viên dự họp sở hữu từ 75% tổng số phiếu biểu quyết trở lên tán thành.

(ii) Nghị quyết, quyết định chia công ty phải được gửi đến tất cả chủ nợ và thông báo cho người lao động biết trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày ra quyết định hoặc thông qua nghị quyết.

(iii) Thành viên, chủ sở hữu công ty hoặc cổ đông của công ty mới được thành lập thông qua Điều lệ, bầu hoặc bổ nhiệm Chủ tịch Hội đồng thành viên, Chủ tịch công ty, Hội đồng quản trị, Giám đốc hoặc Tổng giám đốc.

(iv) Tiến hành đăng ký doanh nghiệp theo hướng dẫn tại Mục 2 bên dưới. Trong trường hợp này, hồ sơ đăng ký doanh nghiệp đối với công ty mới phải kèm theo nghị quyết, quyết định chia công ty nêu tại bước (i) bên trên.

Lưu ý: Số lượng thành viên, cổ đông và số lượng, tỷ lệ sở hữu cổ phần, phần vốn góp của thành viên, cổ đông và vốn điều lệ của các công ty mới sẽ được ghi tương ứng với cách thức phân chia, chuyển đổi phần vốn góp, cổ phần của công ty bị chia sang các công ty mới theo nghị quyết, quyết định chia công ty.

Ví dụ 1: Công ty cổ phần X có 05 cổ đông, mỗi người đều nắm giữ 20% cồ phần, vốn điều lệ trong Công ty X là 10 tỷ đồng. Do nhu cầu phát sinh trong quá trình hoạt động, Công ty X quyết định chia công ty thành 02 công ty mới, với vốn điều lệ là 05 tỷ và duy trì tỷ lệ nắm giữ cổ phần của 05 cổ đông trong 02 công ty mới là như cũ, tức mỗi người đều nắm giữ 20% cổ phần của công ty.

(v) Chấm dứt sự tồn tại của công ty bị chia:

Công ty bị chia chấm dứt tồn tại sau khi các công ty mới được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Các công ty mới phải cùng liên đới chịu trách nhiệm về nghĩa vụ, các khoản nợ chưa thanh toán, hợp đồng lao động và nghĩa vụ tài sản khác của công ty bị chia hoặc thỏa thuận với chủ nợ, khách hàng và người lao động để một trong số các công ty đó thực hiện nghĩa vụ này. Các công ty mới đương nhiên kế thừa toàn bộ quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp được phân chia theo nghị quyết, quyết định chia công ty.

(Căn cứ Điều 198, Điều 148, Điều 59 và khoản 6 Điều 80 Luật Doanh nghiệp 2020 được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 5 Điều 7 Luật số 03/2022/QH15).

Ảnh minh họa - Nguồn từ Internet

2. Thủ tục đăng ký doanh nghiệp đối với trường hợp chia công ty

Thủ tục đăng ký doanh nghiệp đối với các công ty mới được thành lập trên cơ sở chia công ty được thực hiện như sau:

2.1. Hồ sơ đăng ký thành lập doanh nghiệp đối với công ty mới

Căn cứ theo khoản 1 Điều 25 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, trường hợp chia công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty cổ phần; hồ sơ đăng ký doanh nghiệp đối với công ty mới phải có các giấy tờ sau đây:

(i) Nghị quyết, quyết định về việc chia công ty của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần, của Hội đồng thành viên/chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn (công ty bị chia).

(ii) Bản sao Biên bản họp Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, của Đại hội đồng cổ đông đối với công ty cổ phần về việc chia công ty.

(iii) Văn bản ủy quyền cho người đi nộp hồ sơ và nhận kết quả nếu không phải là người đại diện theo pháp luật. Văn bản này không bắt buộc phải công chứng, chứng thực; kèm theo là bản sao hợp lệ các giấy tờ pháp lý của cá nhân sau đây đối với người được ủy quyền (theo khoản 1 Điều 12 và Điều 11 Nghị định 01/2021/NĐ-CP):

- Đối với công dân Việt Nam: Thẻ CCCD hoặc CMND hoặc Hộ chiếu Việt Nam còn hiệu lực.

- Đối với người nước ngoài: Hộ chiếu nước ngoài hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu nước ngoài còn hiệu lực.

(iv) Ngoài các giấy tờ nêu trên, tùy thuộc vào loại hình của công ty mới được thành lập sau khi chia công ty mà nộp kèm theo hồ sơ đăng ký doanh nghiệp quy định tại Điều 23, Điều 24 Nghị định 01/2021/NĐ-CP, bao gồm:

Đối với công ty cổ phần

- Giấy đề nghị đăng ký công ty cổ phần (mẫu Phụ lục I-4 ban hành kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT).

- Điều lệ công ty cổ phần.

- Danh sách cổ đông sáng lập của công ty cổ phần (mẫu Phụ lục I-7 ban hành kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT).

- Danh sách cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài (mẫu Phụ lục I-8 ban hành kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT).

- Bản sao các giấy tờ sau đây:

+ Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo pháp luật của công ty.

+ Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với cổ đông sáng lập, cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài là cá nhân; Giấy tờ pháp lý của tổ chức đối với cổ đông sáng lập, cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài là tổ chức; Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo ủy quyền của cổ đông sáng lập, cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài là tổ chức và văn bản cử người đại diện theo ủy quyền.

Đối với cổ đông là tổ chức nước ngoài thì bản sao giấy tờ pháp lý của tổ chức phải được hợp pháp hóa lãnh sự.

+ Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư đối với trường hợp công ty được thành lập hoặc tham gia thành lập bởi nhà đầu tư nước ngoài hoặc tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài theo quy định tại Luật Đầu tư 2020 và các văn bản hướng dẫn thi hành.

Trong đó, theo quy định tại Điều 11 Nghị định 01/2021/NĐ-CP và khoản 17 Điều 4 Luật Doanh nghiệp 2020:

- Giấy tờ pháp lý của cá nhân trong hồ sơ nêu trên là:

+ Đối với công dân Việt Nam: Thẻ CCCD hoặc CMND hoặc Hộ chiếu Việt Nam còn hiệu lực.

+ Đối với người nước ngoài: Hộ chiếu nước ngoài hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu nước ngoài còn hiệu lực.

- Giấy tờ pháp lý của tổ chức là một trong các loại giấy tờ sau đây: Quyết định thành lập, Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, tài liệu tương đương khác.

Đối với công ty TNHH hai thành viên trở lên

- Giấy đề nghị đăng ký công ty TNHH hai thành viên trở lên (mẫu Phụ lục I-3 ban hành kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT).

- Điều lệ công ty TNHH hai thành viên trở lên.

- Danh sách thành viên của công ty TNHH hai thành viên trở lên (mẫu Phụ lục I-6 ban hành kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT).

- Bản sao các giấy tờ sau đây:

+ Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo pháp luật của công ty.

+ Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với thành viên công ty là cá nhân; Giấy tờ pháp lý của tổ chức đối với thành viên là tổ chức; Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo ủy quyền của thành viên là tổ chức và văn bản cử người đại diện theo ủy quyền.

Đối với thành viên là tổ chức nước ngoài thì bản sao giấy tờ pháp lý của tổ chức phải được hợp pháp hóa lãnh sự.

(Giấy tờ pháp lý của cá nhân và Giấy tờ pháp lý của tổ chức xem tại hồ sơ đăng ký doanh nghiệp đối với công ty cổ phần bên trên).

Đối với công ty TNHH một thành viên

- Giấy đề nghị đăng ký công ty TNHH một thành viên (mẫu Phụ lục I-2 ban hành kèm theo Thông tư 01/2021/TT-BKHĐT).

- Điều lệ công ty TNHH một thành viên do cá nhân làm chủ sở hữu hoặc Điều lệ công ty TNHH một thành viên do tổ chức làm chủ sở hữu.

- Bản sao các giấy tờ sau đây:

+ Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo pháp luật của công ty TNHH một thành viên.

+ Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với chủ sở hữu công ty là cá nhân; Giấy tờ pháp lý của tổ chức đối với chủ sở hữu công ty là tổ chức (trừ trường hợp chủ sở hữu công ty là Nhà nước); Giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đại diện theo ủy quyền và văn bản cử người đại diện theo ủy quyền.

Đối với chủ sở hữu công ty là tổ chức nước ngoài thì bản sao giấy tờ pháp lý của tổ chức phải được hợp pháp hóa lãnh sự.

+ Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư đối với trường hợp công ty TNHH một thành viên được thành lập bởi nhà đầu tư nước ngoài hoặc tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài theo quy định tại Luật Đầu tư 2020 và các văn bản hướng dẫn thi hành.

(Giấy tờ pháp lý của cá nhân và Giấy tờ pháp lý của tổ chức xem tại hồ sơ đăng ký doanh nghiệp đối với công ty cổ phần bên trên).

2.2. Nơi nộp hồ sơ

Phòng đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư nơi công ty mới đặt trụ sở chính (theo khoản 1 Điều 32 Nghị định 01/2021/NĐ-CP).

2.3. Thời hạn giải quyết hồ sơ

Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ khi nhận được hồ sơ hợp lệ (theo khoản 1 Điều 33 Nghị định 01/2021/NĐ-CP).

3. Chấm dứt tồn tại của công ty bị chia

- Sau khi công ty được chia (công ty mới) được cấp đăng ký doanh nghiệp, công ty bị chia chuyển sang tình trạng pháp lý đã bị chia. Phòng Đăng ký kinh doanh nơi công ty bị chia đặt trụ sở chính gửi thông tin cho Cơ quan thuế. Cơ quan thuế có trách nhiệm gửi thông tin cho Phòng đăng ký kinh doanh về việc doanh nghiệp đã hoàn thành việc quyết toán và chuyển giao nghĩa vụ thuế.

- Trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông tin của Cơ quan thuế về việc công ty bị chia hoàn thành việc quyết toán và chuyển giao nghĩa vụ thuế, Phòng Đăng ký kinh doanh nơi công ty bị chia đặt trụ sở chính thực hiện cập nhật tình trạng pháp lý đối với các công ty này trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp sang tình trạng chấm dứt tồn tại theo quy trình trên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

- Phòng Đăng ký kinh doanh thực hiện việc chấm dứt tồn tại chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của công ty bị chia trước khi chấm dứt tồn tại của các công ty này trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp theo quy trình trên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

- Trường hợp công ty bị chia có địa chỉ trụ sở chính ngoài tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi đặt trụ sở chính của công ty được chia (công ty mới), Phòng Đăng ký kinh doanh nơi công ty được chia gửi thông tin cho Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt trụ sở chính của công ty bị chia để thực hiện chấm dứt tồn tại đối với các công ty này trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp theo quy trình trên Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

(Căn cứ Điều 73 Nghị định 01/2021/NĐ-CP).