Giao kết hợp đồng lao động điện tử trong doanh nghiệp
Tình trạng Đã biết
Ngày hiệu lực Đã biết
Công việc thay thế: Đã biết
Công việc bị thay thế: Đã biết
Khi doanh nghiệp giao kết hợp đồng lao động điện tử, cần bảo đảm điều kiện về chủ thể, định danh xác thực, chữ ký số, hệ thống eContract,...
>> Giao kết hợp đồng đào tạo đối với hộ kinh doanh
>> Chế độ ngày nghỉ của người lao động trong hộ kinh doanh
Dưới đây là các quy định về những vấn đề liên quan đến hợp đồng lao động điện tử. Còn quy định về hợp đồng lao động nói chung quý khách hàng tham khảo tại bài viết sau: Giao kết hợp đồng lao động
1. Khái niệm và giá trị pháp lý của hợp đồng lao động điện tử
Hợp đồng lao động điện tử là hợp đồng lao động được giao kết và thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về lao động và pháp luật về giao dịch điện tử.
Hợp đồng lao động điện tử có giá trị pháp lý như hợp đồng lao động được giao kết bằng văn bản giấy.
(Căn cứ khoản 1 Điều 3 Nghị định 337/2025/NĐ-CP)
Lưu ý: Nhà nước chỉ khuyến khích sử dụng hợp đồng lao động điện tử thay thế cho hợp đồng lao động bằng văn bản giấy chứ không bắt buộc doanh nghiệp phải giao kết hợp đồng lao động điện tử. (Theo khoản 3 Điều 4 Nghị định 337/2025/NĐ-CP)
>>Xem thêm: Quy định về hợp đồng lao động điện tử 2026
2. Chủ thể tham gia giao kết hợp đồng lao động điện tử
Theo quy định tại Điều 5 Nghị định 337/2025/NĐ-CP, các chủ thể tham gia hoạt động giao kết và thực hiện hợp đồng lao động điện tử trong doanh nghiệp bao gồm:
(i) Người lao động có thẩm quyền giao kết hợp đồng lao động, là người lao động thuộc một trong các trường hợp sau:
- Người lao động từ đủ 18 tuổi trở lên.
- Người lao động từ đủ 15 tuổi đến chưa đủ 18 tuổi, khi có sự đồng ý bằng văn bản của người đại diện theo pháp luật.
- Người chưa đủ 15 tuổi và người đại diện theo pháp luật của người đó.
- Người lao động được nhóm người lao động ủy quyền hợp pháp để giao kết hợp đồng lao động.
Lưu ý: Người lao động phải trực tiếp giao kết hợp đồng lao động, trừ trường hợp công việc theo mùa vụ hoặc công việc nhất định có thời hạn dưới 12 tháng, khi đó nhóm người lao động từ đủ 18 tuổi trở lên có thể ủy quyền cho một người lao động trong nhóm để giao kết hợp đồng lao động. Trong trường hợp này, hợp đồng lao động bắt buộc phải được giao kết bằng văn bản và có hiệu lực như giao kết với từng người lao động.
Hợp đồng lao động do người được ủy quyền ký kết phải kèm theo danh sách người lao động, trong đó ghi rõ họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, nơi cư trú và chữ ký của từng người lao động.
(ii) Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền theo quy định của pháp luật.
Người được ủy quyền giao kết hợp đồng lao động không được ủy quyền lại cho người khác giao kết hợp đồng lao động.
(iii) Nhà cung cấp eContract đáp ứng các điều kiện nêu ở Mục 3.1.
eContract là hệ thống thông tin phục vụ giao dịch điện tử trong giao kết, thực hiện hợp đồng lao động điện tử được liên kết với Nền tảng hợp đồng lao động điện tử cho phép người lao động và người sử dụng lao động tạo lập, ký số, lưu trữ, truy xuất, quản lý hợp đồng lao động điện tử, đồng thời thực hiện báo cáo tình hình sử dụng lao động, chứng thực hợp đồng lao động điện tử. (Theo khoản 3 Điều 3 Nghị định 337/2025/NĐ-CP)
Giao kết hợp đồng lao động điện tử trong doanh nghiệp (Ảnh minh họa - Nguồn từ Internet)
3. Điều kiện các chủ thể cần đáp ứng để giao kết hợp đồng lao động điện tử
3.1. Điều kiện đối với nhà cung cấp eContract
- Có eContract đáp ứng các điều kiện sau:
+ Sử dụng phần mềm ký số và kiểm tra chữ ký số đáp ứng đầy đủ quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
+ Có biện pháp bảo mật để bảo đảm an toàn thông tin khách hàng và dữ liệu hợp đồng lao động điện tử; có phương án kỹ thuật bảo đảm duy trì và khắc phục hoạt động chứng thực hợp đồng điện tử khi có sự cố xảy ra.
+ Có phương án lưu trữ, bảo đảm tính toàn vẹn dữ liệu của chứng từ điện tử; bảo đảm khả năng tra cứu hợp đồng lao động điện tử đã được giao kết trên eContract.
+ Có chức năng định danh đúng chủ thể và thực hiện xác thực danh tính người lao động, người sử dụng lao động theo quy định của pháp luật về định danh và xác thực điện tử.
+ Có biện pháp kỹ thuật để xác nhận việc tổ chức, cá nhân đã được định danh đồng ý với các nội dung trong hợp đồng lao động.
+ Có chức năng chứng thực hợp đồng lao động điện tử theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử, thực hiện chứng thực trước khi gửi hợp đồng lao động điện tử đến Nền tảng hợp đồng lao động điện tử để gắn mã định danh (ID).
+ Có chức năng chuyển đổi hình thức giữa hợp đồng lao động điện tử và hợp đồng lao động bằng văn bản giấy.
+ Cung cấp tài khoản giao dịch điện tử tuân thủ các điều kiện quy định tại Điều 46 Luật Giao dịch điện tử 2023.
+ Có chức năng hỗ trợ người sử dụng lao động báo cáo tình hình sử dụng lao động theo quy định của pháp luật lao động thông qua giao thức và định dạng do Bộ Nội vụ quy định.
+ Có chức năng tổng hợp, thống kê, báo cáo định kỳ hoặc đột xuất phục vụ quản lý giao dịch hợp đồng lao động điện tử.
+ Kết nối qua giao diện lập trình ứng dụng tiêu chuẩn (API) với Nền tảng hợp đồng lao động điện tử theo quy định của Bộ Nội vụ.
+ Bảo đảm các yêu cầu kỹ thuật về an toàn thông tin theo quy định về pháp luật an toàn thông tin mạng.
- Có giải pháp, công nghệ để thu thập, kiểm tra, đối chiếu, bảo đảm sự khớp đúng giữa thông tin nhận biết tổ chức, cá nhân, dữ liệu sinh trắc học người đại diện theo pháp luật của tổ chức, cá nhân với các thông tin, yếu tố sinh trắc học tương ứng trên giấy tờ tùy thân của người đại diện theo pháp luật của tổ chức, cá nhân nêu ở Mục 3.2 và bảo đảm được định danh đúng chủ thể và thực hiện xác thực danh tính theo quy định của pháp luật về định danh và xác thực điện tử.
- Có Giấy phép kinh doanh dịch vụ tin cậy có loại dịch vụ được phép kinh doanh là cung cấp dịch vụ chứng thực thông điệp dữ liệu theo pháp luật giao dịch điện tử.
(Căn cứ khoản 1, 3 Điều 6 Nghị định 337/2025/NĐ-CP)
3.2. Điều kiện đối với doanh nghiệp và người lao động
- Đối với người lao động: giấy tờ tùy thân bao gồm thẻ căn cước công dân hoặc thẻ căn cước hoặc căn cước điện tử hoặc giấy chứng nhận căn cước hoặc tài khoản định danh điện tử mức độ 2 hoặc hộ chiếu còn thời hạn; thị thực nhập cảnh còn thời hạn hoặc giấy tờ chứng minh được miễn thị thực nhập cảnh (đối với cá nhân là người nước ngoài).
- Đối với doanh nghiệp: giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy chứng nhận đầu tư và giấy tờ tùy thân của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp bao gồm: thẻ căn cước công dân hoặc thẻ căn cước hoặc giấy chứng nhận căn cước hoặc tài khoản định danh điện tử mức độ 2 hoặc hộ chiếu còn thời hạn; thị thực nhập cảnh còn thời hạn hoặc giấy tờ chứng minh được miễn thị thực nhập cảnh (đối với cá nhân là người nước ngoài).
- Có chữ ký số và sử dụng dịch vụ cấp dấu thời gian theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
(Căn cứ khoản 2 Điều 6 Nghị định 337/2025/NĐ-CP)
4. Trình tự giao kết hợp đồng lao động điện tử trong doanh nghiệp
Theo khoản 4 Điều 6 Nghị định 337/2025/NĐ-CP, trình tự giao kết hợp đồng lao động điện tử trong doanh nghiệp được tóm gọn như sau:
- Hợp đồng lao động điện tử được tạo lập trên eContract, các bên được xác thực định danh, ký số và gắn dấu thời gian kèm theo chữ ký số.
- Sau khi bên sau cùng ký số, nhà cung cấp eContract thực hiện chứng thực thông điệp dữ liệu và trong 24 giờ gửi hợp đồng về Nền tảng hợp đồng lao động điện tử.
- Hợp đồng lao động điện tử được gắn mã định danh (ID) để quản lý tập trung, thống nhất dữ liệu trên phạm vi toàn quốc.
5. Hiệu lực của hợp đồng lao động điện tử
Theo Điều 7 Nghị định 337/2025/NĐ-CP, hợp đồng lao động điện tử có hiệu lực kể từ thời điểm bên sau cùng ký số và gắn dấu thời gian kèm theo chữ ký số của các chủ thể tham gia giao kết, đồng thời được chứng thực thông điệp dữ liệu bởi nhà cung cấp eContract, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác về thời điểm có hiệu lực.
6. Sửa đổi, bổ sung, tạm hoãn và chấm dứt hợp đồng lao động điện tử
Theo quy định tại Điều 9 Nghị định 337/2025/NĐ-CP, việc sửa đổi, bổ sung, tạm hoãn hoặc chấm dứt hợp đồng lao động điện tử được thực hiện trên cơ sở hình thức giao kết ban đầu của hợp đồng lao động.
- Trường hợp hợp đồng lao động đã được giao kết thông qua phương tiện điện tử thì việc sửa đổi, bổ sung, tạm hoãn hoặc chấm dứt hợp đồng lao động điện tử tiếp tục được thực hiện theo trình tự, điều kiện và phương thức như đối với việc giao kết hợp đồng lao động điện tử, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác.
- Đối với hợp đồng lao động được giao kết bằng văn bản giấy, nếu các bên có nhu cầu sửa đổi, bổ sung, tạm hoãn hoặc chấm dứt hợp đồng thông qua hình thức thông điệp dữ liệu thì trước hết phải thực hiện việc chuyển đổi hợp đồng lao động bằng văn bản giấy sang hợp đồng lao động điện tử theo quy định.
Sau khi hoàn tất việc chuyển đổi, các nội dung sửa đổi, bổ sung, tạm hoãn hoặc chấm dứt hợp đồng lao động được thực hiện theo hình thức hợp đồng lao động điện tử.
- Phụ lục hợp đồng lao động, thỏa thuận tạm hoãn và thông báo chấm dứt của hợp đồng lao động điện tử hoặc của hợp đồng lao động điện tử được chuyển đổi phải được gắn cùng mã định danh (ID) của hợp đồng lao động nhằm bảo đảm tính thống nhất, toàn vẹn và khả năng truy xuất lịch sử giao dịch của các bên liên quan.
7. Chuyển đổi hình thức giữa hợp đồng lao động bằng văn bản giấy và hợp đồng lao động điện tử
- Hợp đồng lao động điện tử được chuyển đổi từ hợp đồng lao động bằng văn bản giấy phải đáp ứng đầy đủ được các yêu cầu sau:
+ Thông điệp dữ liệu được chuyển đổi từ văn bản giấy phải đáp ứng đủ các yêu cầu sau đây:
++ Thông tin trong thông điệp dữ liệu được bảo đảm toàn vẹn như văn bản giấy.
++ Thông tin trong thông điệp dữ liệu có thể truy cập và sử dụng được để tham chiếu.
++ Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ văn bản giấy sang thông điệp dữ liệu và thông tin của cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện chuyển đổi.
++ Trường hợp văn bản giấy là giấy phép, giấy chứng nhận, chứng chỉ, văn bản xác nhận, văn bản chấp thuận khác do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền phát hành thì việc chuyển đổi phải đáp ứng yêu cầu quy định tại các điểm a, b và c khoản này và phải có chữ ký số của cơ quan, tổ chức thực hiện chuyển đổi, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Hệ thống thông tin phục vụ chuyển đổi phải có tính năng chuyển đổi từ văn bản giấy sang thông điệp dữ liệu.
+ Chủ thể giao kết hợp đồng lao động bằng văn bản phải được xác thực theo quy định của pháp luật về định danh và xác thực điện tử.
+ Hợp đồng lao động điện tử được chuyển đổi phải được ký số bởi người có thẩm quyền của người sử dụng lao động để xác nhận tính chính xác, đầy đủ so với bản gốc và chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung chuyển đổi. Hợp đồng lao động điện tử sau khi chuyển đổi phải được gắn ID.
- Hợp đồng lao động bằng văn bản giấy được chuyển đổi từ hợp đồng lao động điện tử thì phải đáp ứng đầy đủ các yêu cầu sau:
+ Thông tin trong văn bản giấy được bảo đảm toàn vẹn như thông điệp dữ liệu.
+ Có thông tin để xác định được hệ thống thông tin và chủ quản hệ thống thông tin tạo lập, gửi, nhận, lưu trữ thông điệp dữ liệu gốc để tra cứu.
+ Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ thông điệp dữ liệu sang văn bản giấy và thông tin của cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện chuyển đổi.
Trường hợp thông điệp dữ liệu là chứng thư điện tử thì việc chuyển đổi phải đáp ứng 3 yêu cầu trên và phải có chữ ký, con dấu (nếu có) của cơ quan, tổ chức thực hiện chuyển đổi theo quy định của pháp luật. Hệ thống thông tin phục vụ chuyển đổi phải có tính năng chuyển đổi từ thông điệp dữ liệu sang văn bản giấy.
Lưu ý: Hợp đồng lao động được chuyển đổi có giá trị như bản gốc khi đáp ứng đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
(Căn cứ Điều 8 Nghị định 337/2025/NĐ-CP)
- Từ khóa:
- hợp đồng lao động điện tử
513
Tìm kiếm văn bản
Công việc pháp lý liên quan
- Tổ chức khám sức khỏe định kỳ, bệnh nghề nghiệp cho người lao động 2026
- Thủ tục trích nộp kinh phí công đoàn 2026
- Các yêu cầu về bộ phận y tế, đảm bảo an toàn, vệ sinh lao động tại hộ kinh doanh
- Xây dựng quy chế khen thưởng trong hộ kinh doanh
- Tổ chức hội nghị người lao động định kỳ đối với hộ kinh doanh
- Thủ tục báo cáo tình hình tai nạn lao động đối với hộ kinh doanh
- Tổ chức đối thoại định kỳ tại nơi làm việc đối với hộ kinh doanh 2026
- Thông báo về tình hình biến động lao động (nếu có) tại hộ kinh doanh
- Thủ tục đăng ký lao động cho doanh nghiệp 2026
- Thủ tục đăng ký lao động tại hộ kinh doanh 2026
