Thuế - Kế toán

Phân biệt giữa Bản in hóa đơn điện tử và hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử?

08:15 17/12/18

Trong Nghị định 119/2018/NĐ-CP quy định về HĐ điện tử, tại khoản 3 Điều 10 nêu “Hóa đơn điện tử chuyển đổi thành chứng từ giấy thì chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ, ... không có giá trị giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hoá đơn được tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu đến cơ quan thuế...” như vậy anh/chị cho em hỏi: 1, anh/chị làm rõ sự khác nhau giữa: Bản in khi tra cứu hoá đơn điện tử và Hoá đơn chuyển đổi từ HĐ điện tử. 2, Trong thực tế, khi Kế toán thanh toán tiếp nhận các bản in Hóa đơn có dòng “hoá đơn chuyển đổi từ hoá đơn điện tử” thì những chứng từ này không có giá trị và không được dùng trong thanh toán; thay vào đó phải dùng Bản in khi tra cứu Hóa đơn điện tử để làm chứng từ thanh toán đúng không? 3, Hoá đơn điện tử được chuyển đổi ra giấy mấy lần? 4, Bất cứ ai có thể tra cứu hoá đơn điện tử trên mạng đều có thể in và dùng bản in đó để thanh toán; hay có sự khác nhau giữa bản tự in hoá đơn điện tử và bản in do người bán hàng cung cấp?

>> Hủy hóa đơn hay xử lý hóa đơn lập sai?

>> Cách trích lập quỹ dự phòng và các loại quỹ khác

Chào chị,

PHÁP LÝ KHỞI NGHIỆP đã nhận được đề nghị của chị về vấn đề hóa đơn. Ban hỗ trợ có trao đổi như sau:

Hóa đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử.

Vậy thì, khi doanh nghiệp khi đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử rồi thì có nhất thiết phải in hóa đơn ra bản giấy hay không?

Về bản chất, khi doanh nghiệp đã đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thì mọi thông tin đều đã được thể hiện bằng thông điệp dữ liệu thay vì in trực tiếp ra giấy như hóa đơn giấy. Vì vậy, khi bán hàng hay cung cấp dịch vụ thì bên bán có trách nhiệm cung cấp cho bên mua hóa đơn dạng thông điệp điện tử.

Lúc này, khi doanh nghiệp kê khai thuế giá trị giá tăng, trong hồ sơ sẽ không bao gồm hóa đơn giấy nữa mà chỉ bao gồm tờ khai thuế Giá trị gia tăng kèm với bảng kê. (Bảng kê này đã thể hiện chi tiết số hóa đơn điện tử, theo đó cơ quan thuế có thể kiểm tra hóa đơn thuộc hợp đồng nào).

Vì vậy, doanh nghiệp đã sử dụng hóa đơn điện tử rồi thì KHÔNG NHẤT THIẾT phải in thêm hóa đơn giấy.

Như vậy, doanh nghiệp dùng bản in khi tra cứu hóa đơn điện tử hay hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử khi nào? Bản chất của hai loại này giống hay khác nhau?

Thứ nhất, về bản chất: "Bản in khi tra cứu hóa đơn điện tử " hay "hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử" đều là thông điệp của hóa đơn điện tử được thể hiện ra giấy nhưng đó KHÔNG PHẢI LÀ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ.

Thứ hai, về việc quản lý bản in/quản lý hóa đơn chuyển đổi:

- Đối với hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử, việc tạo hóa đơn hoàn toàn là do bên bán (chỉ bên bán mới có thể in được). Khi bên mua có nhu cầu cung cấp hóa đơn chuyển đổi (để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông hay để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán ) thì phải yêu cầu bên bán cung cấp hóa đơn chuyển đổi này.

- Trong khi đó, bản in khi tra cứu hóa đơn điện tử được quản lý bởi cơ sở dữ liệu của cơ quan Thuế. Chỉ những hóa đơn nào hợp lệ mới được đăng tải và cập nhật trên hệ thống. Vì vậy, bất kỳ bên nào có thông tin về hóa đơn điện tử đều có thể tra cứu thông qua trang cung cấp dịch vụ của cơ quan thuế và bất kỳ ai có thể tra cứu thì đều có thể thực hiện in được.

Thứ ba, về nội dung :

- Đối với hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử: Nội dung của hóa đơn này được in ra từ file hóa đơn chuyển đổi và chỉ được chuyển đổi một (01) lần cho mỗi hóa đơn. Tức là đối với mỗi file hóa đơn chuyển đổi, bên bán chỉ được bấm chuyển đổi một lần và sau đó, tùy vào nhu cầu của hai bên mà có thể in hóa đơn được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử đó thành nhiều bản để cung cấp cho bên mua hay tự lưu trữ tại doanh nghiệp.

Nội dung trên hóa đơn chuyển đổi phản ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc, đồng thời trên hóa đơn phải ghi rõ: “HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HOÁ ĐƠN ĐIỆN TỬ" và có chữ ký và họ tên của người thực hiện chuyển từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy. Khi bên bán đưa hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử cho người mua thì trên hóa đơn phải bao gồm cả có con dấu của doanh nghiệp và chữ ký của người đại diện doanh nghiệp.

- Đối với bản in khi tra cứu hóa đơn điện tử: bản in này cũng phản ánh ánh toàn vẹn nội dung của hóa đơn điện tử gốc, nhưng nó chỉ như là một bản sao chép của hóa đơn điện tử, KHÔNG PHẢI LÀ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ, không có tiêu thức, không có ký hiệu riêng xác nhận và cũng không có con dấu hay chữ ký của người đại diện trong doanh nghiệp như đối với hóa đơn điện tử chuyển đổi.

Thứ tư, về mục đích sử dụng:

- Đối với hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử:

+ Bên bán được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình trong quá trình lưu thông. Tức là cung cấp hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử cho tài xế khi đi đường, vận chuyển hàng hóa.

+ Khi bên bán/bên mua có nhu cầu sử dụng hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử để phục vụ việc lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật Kế toán.

- Đối với bản in tra cứu từ hóa đơn điện tử: cũng được sử dụng nhằm mục đích lưu trữ của doanh nghiệp.

Lưu ý: Cả hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử hay bản in từ tra cứu hóa đơn điện tử đều như nhau về mục đích lưu trữ. Tức là doanh nghiệp đều có thể sử dụng một trong hai loại này để đối chiếu, xác minh trong việc cung cấp các dịch vụ ngân hàng, thanh toán theo quy định hay để thực hiện các thủ tục về kê khai doanh thu, các nghĩa vụ về thuế, để xác minh tính hợp pháp của hàng hóa, dịch vụ đã cung cấp.

“Trong thực tế, khi Kế toán thanh toán tiếp nhận các bản in HĐ có dòng “hoá đơn chuyển đổi từ hoá đơn điện tử” thì những chứng từ này không có giá trị và không được dùng trong thanh toán; thay vào đó phải dùng Bản in khi tra cứu HĐ điện tử để làm chứng từ thanh toán đúng không?”

Đối với vấn đề trên, Ban hỗ trợ không biết chính xác “chứng từ thanh toán” mà chị đề cập ở đây là chứng từ để làm gì hay cung cấp nhằm mục đích gì. Vì đó có thể là chứng từ thanh toán giữa người mua và người bán hoặc chứng từ thanh toán trong nội bộ công ty.

- Nếu là chứng từ thanh toán giữa bên mua và bên bán: Thì khi doanh nghiệp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thì bản thân hóa đơn điện tử đó đã là chứng từ thanh toán rồi. Khi bên bán cung cấp dịch vụ hay bán hàng hóa cho bên mua thì có nghĩa vụ phải xuất thông điệp gốc của hóa đơn điện tử.

Ví dụ: Công ty A sử dụng hóa đơn điện tử và nhận cung cấp hàng hóa cho công ty B thì khi bên A cung cấp hàng hóa phải cung cấp kèm theo dữ liệu gốc về hóa đơn điện tử. Hóa đơn điện tử này là cơ sở để bên mua thanh toán cho bên mua.

+ Trong trường hợp công ty A chỉ cung hóa file gốc hóa đơn điện tử, đương nhiên đủ cơ sở để bên B thực hiện thanh toán cho bên B.

+ Trong trường hợp công ty A cung cấp file gốc hóa đơn điện tử khi cung cấp hàng hóa kèm theo hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử thì chứng từ này vẫn có giá trị, và bên B có thể sử dụng chứng từ này để lưu trữ.

+ Trong trường hợp kế toán công ty B chỉ nhận được hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử mà không nhận được file gốc hóa đơn điện tử thì chứng từ này đương nhiên không có giá trị để thanh toán cho bên A. Vì hóa đơn chuyển này KHÔNG PHẢI LÀ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ VÀ KHÔNG THỂ THAY THẾ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ khi giao dịch, thanh toán.

+ Trong trường hợp kế toán công ty B chỉ nhận được bản in khi tra cứu hóa đơn điện tử mà không nhận được file gốc hóa đơn điện tử thì chứng từ cũng không có giá trị để thanh toán cho bên A. Vì hóa đơn chuyển này chỉ nhằm mục đích lưu trữ, KHÔNG PHẢI LÀ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ VÀ KHÔNG THỂ THAY THẾ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ khi giao dịch, thanh toán.

- Nếu là chứng từ thanh toán trong nội bộ công ty:

Như đã đề cập ở nội dung trên, thì bản in từ hóa đơn điện tử hay hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử đều là thông điệp của hóa đơn điện tử được thể hiện ra giấy và doanh nghiệp có thể sử dụng nó để lưu trữ. Vì vậy trong trường hợp này, doanh nghiệp có thể dùng hóa đơn điện tử chuyển đổi hoặc bản in từ hóa đơn điện tử để làm làm căn cứ chứng từ khi thanh toán trong nội bộ công ty.

Một vài ý kiến trao đổi cùng chị,

Cảm ơn chị đã sử dụng dịch vụ của PHÁP LÝ KHỞI NGHIỆP và chúc chị nhiều sức khỏe.

Kim Hằng

- Nội dung nêu trên là phần giải đáp, tư vấn của chúng tôi dành cho khách hàng của Pháp luật doanh nghiệp. Nếu quý khách còn vướng mắc, vui lòng gửi về Email khoinghiep@thuvienphapluat.vn.

- Nội dung bài viết mang tính chất tham khảo;

- Điều khoản được áp dụng có thể đã hết hiệu lực tại thời điểm bạn đang đọc.

Từ khóa