Doanh nghiệp

Có bắt buộc phải lưu giữ tài liệu tại trụ sở chính không?

14:00 31/01/25

Có bắt buộc phải lưu giữ tài liệu tại trụ sở chính không? Thời hạn bảo quản tài liệu? Công ty không lưu giữ tài liệu tại trụ sở chính bị phạt bao nhiêu tiền?

>> Đăng tải thông tin năng lực hoạt động xây dựng lên trang thông tin điện tử là trách nhiệm của ai?

>> Doanh nghiệp được từ chối yêu cầu của tổ chức về cung cấp nguồn lực không?

1. Có bắt buộc phải lưu giữ tài liệu tại trụ sở chính không?

Căn cứ khoản 2 Điều 11 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp phải lưu giữ các tài liệu sau tại trụ sở chính hoặc địa điểm khác được quy định trong Điều lệ công ty:

a) Điều lệ công ty; quy chế quản lý nội bộ của công ty; sổ đăng ký thành viên hoặc sổ đăng ký cổ đông;

b) Văn bằng bảo hộ quyền sở hữu công nghiệp; giấy chứng nhận đăng ký chất lượng sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ; giấy phép và giấy chứng nhận khác;

c) Tài liệu, giấy tờ xác nhận quyền sở hữu tài sản của công ty;

d) Phiếu biểu quyết, biên bản kiểm phiếu, biên bản họp Hội đồng thành viên, Đại hội đồng cổ đông, Hội đồng quản trị; các quyết định của doanh nghiệp;

đ) Bản cáo bạch để chào bán hoặc niêm yết chứng khoán;

e) Báo cáo của Ban kiểm soát, kết luận của cơ quan thanh tra, kết luận của tổ chức kiểm toán;

g) Sổ kế toán, chứng từ kế toán, báo cáo tài chính hằng năm.

Như vậy, đối với các loại tài liệu bắt buộc phải lưu giữ thì được lưu giữ tại trụ sở chính hoặc địa điểm khác được quy định trong Điều lệ công ty.

Luật Doanh nghiệp 2020 và các văn bản hướng dẫn [cập nhật ngày 29/08/2024]

Chế độ lưu giữ tài liệu của doanh nghiệp (Ảnh minh họa - Nguồn Internet)

2. Thời hạn bảo quản tài liệu của doanh nghiệp tính từ khi nào?

Căn cứ khoản 1 Điều 3 Thông tư 10/2022/TT-BNV, thời hạn bảo quản tài liệu của doanh nghiệp được quy định như sau:

- Thời hạn bảo quản tài liệu là khoảng thời gian cần thiết để lưu giữ hồ sơ, tài liệu tính từ năm công việc kết thúc.

- Thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức thực hiện theo quy định tại Phụ lục I Thông tư 10/2022/TT-BNV.

3. Công ty không lưu giữ tài liệu tại trụ sở chính bị phạt bao nhiêu tiền?

Căn cứ điểm d khoản 2 Điều 52 Nghị định 122/2021/NĐ-CP, quy định mức xử phạt đối với hành vi vi phạm khác liên quan đến tổ chức, quản lý doanh nghiệp như sau:

Vi phạm khác liên quan đến tổ chức, quản lý doanh nghiệp

…

2. Phạt tiền từ 30.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng đối với một trong các hành vi sau:

…

d) Không lưu giữ các tài liệu tại trụ sở chính hoặc địa điểm khác được quy định trong Điều lệ công ty.

Lưu ý: Mức phạt tiền trên chỉ áp dụng đối với tổ chức, trường hợp tổ chức vi phạm thì mức phạt tiền bằng ½ mức phạt tiền tổ chức (theo khoản 2 Điều 4 Nghị định 122/2021/NĐ-CP).

Như vậy, công ty không lưu giữ tài liệu tại trụ sở chính hoặc địa điểm khác được quy định trong Điều lệ công ty bị phạt tiền từ 30 - 50 triệu đồng.

Điều 8. Loại tài liệu kế toán phải lưu trữ - Nghị định 174/2016/NĐ-CP

Loại tài liệu kế toán phải lưu trữ bao gồm:

1. Chứng từ kế toán.

2. Sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp.

3. Báo cáo tài chính; báo cáo quyết toán ngân sách; báo cáo tổng hợp quyết toán ngân sách.

4. Tài liệu khác có liên quan đến kế toán bao gồm các loại hợp đồng; báo cáo kế toán quản trị; hồ sơ, báo cáo quyết toán dự án hoàn thành, dự án quan trọng quốc gia; báo cáo kết quả kiểm kê và đánh giá tài sản; các tài liệu liên quan đến kiểm tra, thanh tra, giám sát, kiểm toán; biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán; quyết định bổ sung vốn từ lợi nhuận, phân phối các quỹ từ lợi nhuận; các tài liệu liên quan đến giải thể, phá sản, chia, tách, hợp nhất sáp nhập, chấm dứt hoạt động, chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc chuyển đổi đơn vị; tài liệu liên quan đến tiếp nhận và sử dụng kinh phí, vốn, quỹ; tài liệu liên quan đến nghĩa vụ thuế, phí, lệ phí và nghĩa vụ khác đối với Nhà nước và các tài liệu khác.

Chuyên viên pháp lý Tuyết Nhi

- Nội dung nêu trên là phần giải đáp, tư vấn của chúng tôi dành cho khách hàng của Pháp luật doanh nghiệp. Nếu quý khách còn vướng mắc, vui lòng gửi về Email [email protected].

- Nội dung bài viết mang tính chất tham khảo;

- Điều khoản được áp dụng có thể đã hết hiệu lực tại thời điểm bạn đang đọc.

Từ khóa