DOANH NGHIỆP

Từ 01/7/2025, bắt buộc phải chụp ảnh người ký với công chứng viên khi công chứng

Chuyên viên pháp lý Thanh Phương

17:33 20/06/25

Từ 01/7/2025, khi công chứng giấy tờ, phải chụp ảnh người ký với công chứng viên để lưu vào hồ sơ, nhằm đảm bảo minh bạch và phòng ngừa giả mạo.

>> Hướng dẫn thay đổi thông tin và quyền thành viên trong tổ chức 2025

>> Hướng dẫn khóa tài khoản định danh tổ chức 2025

1. Từ 01/7/2025, bắt buộc phải chụp ảnh người ký với công chứng viên khi công chứng

Căn cứ khoản 1, 2 Điều 50 Luật Công chứng 2024 (có hiệu lực từ 01/7/2025), việc chụp ảnh với công chứng viên khi công chứng giấy tờ được quy định như sau:

Điều 50. Ký, điểm chỉ trong văn bản công chứng

1. Người yêu cầu công chứng, người làm chứng, người phiên dịch phải ký vào từng trang của giao dịch trước sự chứng kiến trực tiếp của công chứng viên, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều này và trường hợp người yêu cầu công chứng không ký được và không điểm chỉ được. Việc ký văn bản công chứng điện tử thực hiện theo quy định của Chính phủ.

Việc ký văn bản công chứng trước sự chứng kiến của công chứng viên phải được chụp ảnh và lưu trữ trong hồ sơ công chứng.

2. Trong trường hợp người có thẩm quyền giao kết giao dịch của tổ chức tín dụng, doanh nghiệp, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã đã đăng ký chữ ký mẫu tại tổ chức hành nghề công chứng thì người đó có thể ký trước vào văn bản giao dịch; công chứng viên phải đối chiếu chữ ký của họ trong văn bản giao dịch với chữ ký mẫu trước khi thực hiện việc công chứng.

Việc đăng ký chữ ký mẫu được thực hiện trực tiếp tại tổ chức hành nghề công chứng hoặc bằng văn bản chính thức có chữ ký trực tiếp của người đăng ký và đóng dấu của tổ chức tín dụng, doanh nghiệp, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã đó.

…

Theo đó, kể từ 01/7/2025 thì người yêu cầu công chứng, người làm chứng và người phiên dịch khi tham gia ký văn bản công chứng bắt buộc phải ký trực tiếp trước sự chứng kiến của công chứng viên. Đồng thời, việc ký này phải được chụp ảnh và lưu trữ trong hồ sơ công chứng nhằm bảo đảm tính xác thực, phòng ngừa giả mạo và tăng cường minh bạch trong hoạt động công chứng.

Tuy nhiên, quy định cũng nêu rõ trường hợp ngoại lệ đối với người có thẩm quyền đại diện tổ chức tín dụng, doanh nghiệp, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã đã đăng ký mẫu chữ ký tại tổ chức hành nghề công chứng. Những chủ thể này được phép ký trước vào văn bản mà không cần ký trực tiếp trước mặt công chứng viên, đồng thời không bắt buộc phải chụp ảnh tại thời điểm ký. Trong trường hợp đó, công chứng viên sẽ đối chiếu chữ ký trên văn bản với chữ ký mẫu đã được đăng ký hợp lệ để thực hiện công chứng.

Trên đây là toàn bộ thông tin về “Từ 01/7/2025, bắt buộc phải chụp ảnh người ký với công chứng viên khi công chứng”

Tổng hợp toàn bộ biểu mẫu về quy trình giải quyết hưởng chế độ BHXH mới nhất

Từ 01/7/2025, bắt buộc phải chụp ảnh người ký với công chứng viên khi công chứng

Từ 01/7/2025, bắt buộc phải chụp ảnh người ký với công chứng viên khi công chứng

(Ảnh minh họa – Nguồn từ Internet)

2. Quy định về chụp ảnh công chứng viên chứng kiến việc ký văn bản công chứng

Theo Điều 46 Nghị định 104/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ 01/7/2025), quy định về chụp ảnh công chứng viên chứng kiến việc ký văn bản công chứng như sau:

(i) Việc chụp ảnh công chứng viên chứng kiến việc ký văn bản công chứng là bắt buộc, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác. Ảnh chụp phải đáp ứng các yêu cầu:

+ Nhận diện rõ người ký và công chứng viên.

+ Hình ảnh rõ nét, không dễ bay màu, không bị cắt ghép, chỉnh sửa hay thêm bớt chi tiết hoặc bối cảnh.

+ Có thể in màu hoặc đen trắng trên giấy A4; nếu dùng giấy in ảnh chuyên dụng thì kích thước tối thiểu là 13cm x 18cm.

(ii) Trường hợp người ký không thể ký mà phải điểm chỉ, việc chụp ảnh cũng được thực hiện theo quy định tại mục (i)

(iii) Nếu có người làm chứng hoặc người phiên dịch, ảnh chụp khi họ ký hoặc điểm chỉ trước sự chứng kiến của công chứng viên cũng thực hiện theo quy định tại mục (i), (ii).

(iv) Nếu nhiều người ký tại cùng thời điểm và địa điểm, có thể chụp riêng từng người hoặc chụp ảnh chung, miễn đảm bảo nhận diện rõ người ký và công chứng viên. Ảnh chụp phải đáp ứng các yêu cầu tại mục (i).

Nếu ký tại nhiều thời điểm hoặc địa điểm khác nhau, phải chụp ảnh tương ứng với thời điểm và địa điểm đó. Ảnh chụp phải đáp ứng các yêu cầu tại mục (i).

(v) Ảnh chụp là một thành phần trong hồ sơ công chứng, chỉ được lưu trữ và sử dụng theo quy định pháp luật về lưu trữ hồ sơ công chứng.

(vi) Trong trường hợp cần thiết, người yêu cầu công chứng và công chứng viên có thể thống nhất thực hiện quay phim toàn bộ quá trình ký kết. Tư liệu hình ảnh này cũng là thành phần của hồ sơ công chứng và chỉ được lưu trữ, sử dụng theo đúng quy định.

(vii) Những quy định về chụp ảnh nêu trên cũng áp dụng cả trong quy trình công chứng điện tử.

3. Nghĩa vụ của công chứng viên trong thực hiện hoạt động công chứng

Theo khoản 2 Điều 18 Luật Công chứng 2024, công chứng viên trong thực hiện hoạt động công chứng có những nghĩa vụ như sau:

a) Tuân thủ các nguyên tắc hành nghề công chứng;

b) Tôn trọng và bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của người yêu cầu công chứng;

c) Hành nghề tại 01 tổ chức hành nghề công chứng; bảo đảm thời gian làm việc theo ngày, giờ làm việc của tổ chức hành nghề công chứng;

d) Hướng dẫn người yêu cầu công chứng thực hiện đúng các quy định về thủ tục công chứng và quy định của pháp luật có liên quan; giải thích cho người yêu cầu công chứng hiểu rõ quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của họ, ý nghĩa và hậu quả pháp lý của việc công chứng;

đ) Từ chối công chứng trong trường hợp giao dịch vi phạm pháp luật, trái đạo đức xã hội và các trường hợp khác theo quy định của Luật này; giải thích rõ lý do từ chối công chứng;

e) Giữ bí mật về nội dung công chứng, trừ trường hợp được người yêu cầu công chứng đồng ý bằng văn bản hoặc pháp luật có quy định khác;

g) Tham gia bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng hằng năm;

h) Gia nhập Hội công chứng viên tại địa phương nơi muốn hành nghề và duy trì tư cách hội viên trong suốt quá trình hành nghề công chứng tại địa phương đó;

i) Chịu trách nhiệm trước pháp luật và trước người yêu cầu công chứng về văn bản công chứng mà mình thực hiện;

k) Chịu trách nhiệm trước pháp luật về hoạt động của Văn phòng công chứng mà mình là thành viên hợp danh hoặc chủ doanh nghiệp tư nhân;

l) Nghĩa vụ khác theo quy định của Luật này và quy định khác của pháp luật có liên quan.

- Nội dung nêu trên là phần giải đáp, tư vấn của chúng tôi dành cho khách hàng của Pháp luật doanh nghiệp. Nếu quý khách còn vướng mắc, vui lòng gửi về Email [email protected].

- Nội dung bài viết mang tính chất tham khảo;

- Điều khoản được áp dụng có thể đã hết hiệu lực tại thời điểm bạn đang đọc.