Tiêu hủy hóa đơn chứng từ theo Nghị định 70/2025? Hướng dẫn tiêu hủy hóa đơn?

Tiêu hủy hóa đơn chứng từ theo Nghị định 70/2025?

Căn cứ khoản 11 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi điểm c khoản 2 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy đinh về tiêu hủy hóa đơn chứng từ như sau:

- Tiêu hủy hóa đơn, chứng từ điện tử là biện pháp làm cho hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử không còn tồn tại trên hệ thống thông tin, không thể truy cập và tham chiếu đến thông tin chứa trong hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử.

- Tiêu hủy hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, tiêu hủy chứng từ đặt in, tự in là việc sử dụng biện pháp đốt cháy, cắt, xé nhỏ hoặc hình thức tiêu hủy khác, đảm bảo hóa đơn, chứng từ đã tiêu hủy sẽ không thể sử dụng lại các thông tin, số liệu trên đó.

Hóa đơn, chứng từ được phép tiêu hủy là hóa đơn, chứng từ đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định tại Điều 6 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Cập nhật mới: Hiện hành, Nghị định 123/2020/NĐ-CP đã hết hiệu lực từ ngày 01/07/2026 và được thay thế bởi Nghị định 254/2026/NĐ-CP.

Theo khoản 8 Điều 3 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định tiêu hủy hóa đơn, chứng từ như sau:

- Tiêu hủy hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử là biện pháp làm cho hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử không còn tồn tại trên hệ thống thông tin, không thể truy cập và tham chiếu đến thông tin chứa trong hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử;

- Tiêu hủy hóa đơn do cơ quan thuế đặt in, tiêu hủy chứng từ đặt in, tự in là việc sử dụng biện pháp đốt cháy, cắt, xé nhỏ hoặc hình thức tiêu hủy khác, đảm bảo hóa đơn, chứng từ đã tiêu hủy sẽ không thể sử dụng lại các thông tin, số liệu trên đó.

Hóa đơn, chứng từ được phép tiêu hủy là hóa đơn, chứng từ đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định tại Điều 5 Nghị định 254/2026/NĐ-CP.

Tiêu hủy hóa đơn chứng từ theo Nghị định 70/2025? Trường hợp nào phải tiêu huỷ hoá đơn? Hướng dẫn tiêu hủy hóa đơn?

Trường hợp nào phải tiêu huỷ hoá đơn?

Căn cứ khoản 1 Điều 23 Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định trường hợp phải thực hiện tiêu huỷ hoá đơn:

Tiêu hủy hóa đơn đặt in mua của cơ quan thuế

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh có hóa đơn không tiếp tục sử dụng phải thực hiện tiêu hủy hóa đơn. Thời hạn tiêu hủy hóa đơn chậm nhất là 30 ngày, kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế. Trường hợp cơ quan thuế đã thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng (trừ trường hợp thông báo do thực hiện biện pháp cưỡng chế nợ thuế), doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh thì đơn vị phải tiêu hủy hóa đơn, thời hạn tiêu hủy hóa đơn chậm nhất là 10 ngày kể từ ngày cơ quan thuế thông báo hết giá trị sử dụng hoặc từ ngày tìm lại được hóa đơn đã mất.

Các loại hóa đơn đã lập của các đơn vị kế toán được hủy theo quy định của pháp luật về kế toán.

Các loại hóa đơn chưa lập nhưng là vật chứng của các vụ án thì không tiêu hủy mà được xử lý theo quy định của pháp luật.

Như vậy, các trường hợp cần tiêu huỷ hóa đơn bao gồm:

- Hóa đơn không tiếp tục sử dụng: Nếu doanh nghiệp, tổ chức, hộ cá nhân kinh doanh có hóa đơn mà không còn sử dụng nữa, họ phải tiêu huỷ hóa đơn đó. Thời gian tiêu huỷ chậm nhất là 30 ngày kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế.

- Hóa đơn hết giá trị sử dụng: Nếu cơ quan thuế thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng (trừ khi thông báo này là do biện pháp cưỡng chế nợ thuế), doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh phải tiêu huỷ hóa đơn. Thời gian tiêu huỷ tối đa là 10 ngày kể từ ngày cơ quan thuế thông báo hóa đơn hết giá trị sử dụng, hoặc từ ngày tìm lại được hóa đơn đã mất.

Cập nhật mới: Hiện hành, Nghị định 123/2020/NĐ-CP đã hết hiệu lực từ ngày 01/07/2026 và được thay thế bởi Nghị định 254/2026/NĐ-CP.

Theo Điều 44 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định đối với hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia bằng giấy, việc quản lý, sử dụng khi bán hàng dự trữ quốc gia tiếp tục thực hiện theo quy định của pháp luật về bán hàng dự trữ quốc gia. Trường hợp Bộ Tài chính có thông báo chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia, các đơn vị phải thực hiện chuyển đổi theo quy định. Khi đã chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử, số hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia bằng giấy chưa sử dụng hết phải được tiêu hủy theo trình tự, thủ tục do Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định.

Ngoài ra, kể từ ngày Nghị định 254/2026/NĐ-CP có hiệu lực thi hành, hóa đơn đặt in của cơ quan thuế hết giá trị sử dụng. Cơ quan thuế, tổ chức kinh tế, tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh còn hóa đơn đặt in của cơ quan thuế chưa sử dụng hết cũng phải thực hiện tiêu hủy theo trình tự, thủ tục do Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định.

Hướng dẫn thực hiện tiêu hủy hóa đơn?

Căn cứ quy định khoản 2 Điều 27 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hướng dẫn tiêu hủy hóa đơn cho doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh được quy định như sau:

Bước 1: Lập bảng kiểm kê hóa đơn cần tiêu hủy:

Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ và cá nhân kinh doanh phải lập bảng kiểm kê chi tiết các hóa đơn cần tiêu hủy, bao gồm tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy (từ số... đến số...) hoặc liệt kê chi tiết từng số hóa đơn nếu hóa đơn cần hủy không liên tục.

Bước 2: Thành lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn:

- Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế phải thành lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn, bao gồm đại diện lãnh đạo và bộ phận kế toán của tổ chức.

- Hộ và cá nhân kinh doanh không phải thành lập Hội đồng khi tiêu hủy hóa đơn.

Bước 3: Ký biên bản và chịu trách nhiệm:

Các thành viên của Hội đồng tiêu hủy hóa đơn phải ký vào biên bản tiêu hủy hóa đơn và chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu có sai sót trong quá trình tiêu hủy.

Bước 4: Chuẩn bị hồ sơ tiêu hủy hóa đơn bao gồm các tài liệu sau:

- Quyết định thành lập Hội đồng tiêu hủy hóa đơn (trừ trường hợp hộ, cá nhân kinh doanh);

- Bảng kiểm kê hóa đơn cần tiêu hủy;

- Biên bản tiêu hủy hóa đơn;

- Thông báo kết quả hủy hóa đơn, bao gồm: loại hóa đơn, ký hiệu, số lượng hóa đơn hủy từ số... đến số..., lý do hủy, ngày giờ hủy, phương pháp tiêu hủy theo Mẫu số 02/HUY-HĐG Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định.

Bước 5: Lưu hồ sơ tiêu hủy hóa đơn:

- Hồ sơ tiêu hủy hóa đơn phải được lưu tại doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn.

- Thông báo kết quả tiêu hủy hóa đơn cần lập thành 02 bản: một bản lưu tại doanh nghiệp và một bản gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp trong vòng 05 ngày kể từ ngày thực hiện tiêu hủy hóa đơn.

Cập nhật mới: Hiện hành, Nghị định 123/2020/NĐ-CP đã hết hiệu lực từ ngày 01/07/2026 và được thay thế bởi Nghị định 254/2026/NĐ-CP.

Theo Điều 16 Thông tư 91/2026/TT-BTC quy định trình tự, thủ tục tiêu hủy hóa đơn đặt in của cơ quan thuế, biên lai giấy, hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia (hóa đơn bằng giấy) như sau:

Cơ quan thuế thực hiện tiêu hủy biên lai, hóa đơn do cơ quan thuế đặt in đã thông báo phát hành chưa bán nhưng không tiếp tục sử dụng. Cục Thuế có trách nhiệm hướng dẫn quy trình tiêu hủy biên lai do cơ quan thuế đặt in. Trường hợp tổ chức, đơn vị sử dụng hóa đơn giấy bán hàng dự trữ quốc gia, tổ chức thu phí, lệ phí thực hiện tiêu hủy hóa đơn giấy, biên lai giấy thì gửi Thông báo kết quả tiêu hủy hóa đơn, biên lai theo Mẫu số 02/HUY-HĐBLG Phụ lục III kèm theo Thông tư 91/2026/TT-BTC đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất không quá 05 ngày làm việc kể từ ngày thực hiện tiêu hủy hóa đơn giấy (bao gồm hóa đơn giấy bán hàng dự trữ quốc gia), biên lai giấy, đồng thời lưu trữ tại đơn vị.