Phần thông tin thuế TNCN khấu trừ trên chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử ghi như thế nào trong năm 2026?

Phần thông tin thuế TNCN khấu trừ trên chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử ghi như thế nào trong năm 2026?

Hiện hành mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN mới nhất năm 2026 là mẫu số 03/TNCN mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN ban hành kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Và chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử năm 2026 chính là mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN số 03/TNCN thể hiện dưới dạng điện tử.

Theo đó mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN năm 2026 có dạng như sau:

Tải về mẫu chứng từ khấu trừ thuế TNCN mới nhất 2026.

Phần thông tin về về thuế TNCN khấu trừ trên chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử năm 2026 là nội dung của phần III bắt đầu từ chỉ tiêu (13) cho đến hết. Vậy nên cách ghi như sau:

- Tại chỉ tiêu (13) phần thông tin về khoản thu nhập: Người lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN ghi đầy đủ các loại thu nhập cá nhân nhận được.

Ví dụ như: thu nhập từ tiền lương, tiền công; đầu tư vốn; chuyển nhượng chứng khoán và các khoản thu nhập chịu thuế TNCN khác

- Tại chỉ tiêu (14) phần thông tin về khoản đóng bảo hiểm bắt buộc: Người lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN ghi số tiền đóng BHXH hoặc các loại bảo hiểm tương tự mà đơn vị đã nộp cho nhân viên.

Lưu ý:

+ Khoản ghi nhận tại chỉ tiêu này là khoản trừ trên lương của nhân viên

+ Trường hợp cá nhân chưa đóng bảo hiểm thì ghi "0"

- Tại chỉ tiêu (15) phần thông tin về khoản đóng từ thiện, nhân đạo, khuyến học: Người lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN ghi đầy đủ số tiền mà người nộp thuế đã đóng đóng từ thiện, nhân đạo, khuyến học trong kì tính thuế.

- Tại chỉ tiêu (16) phần thông tin về thời điểm trả thu nhập: Người lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN ghi khoảng thời gian chi trả thu nhập cho nhân viên theo năm dương lịch. Có thể xuất chứng từ theo từng tháng hoặc theo khoảng thời gian

- Tại chỉ tiêu (17) phần thông tin về tổng thu nhập chịu thuế phải khấu trừ: Người lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN ghi tổng số thu nhập đơn vị đã trả cho cá nhân chưa có các khoản đóng góp hay giảm trừ gia cảnh.

Thu nhập chịu thuế xác định theo công thức sau:

- Tại chỉ tiêu (18) phần thông tin về tổng thu nhập tính thuế: Người lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN ghi tổng thu nhập tính thuế của cá nhân sau khi đã trừ đi các khoản giảm trừ như giảm trừ gia cảnh, giảm trừ người phụ thuộc.

Thu nhập tính thuế được xác định theo công thức sau:

Trong đó, cá khoản giảm trừ gồm:

- Giảm trừ gia cảnh: Từ 1/1/2026 các khoản thu nhập chịu thuế TNCN từ tiền lương sẽ áp dụng mức giảm trừ gia cảnh mới theo quy định tại Nghị quyết 110/2025/UBTVQH15. Theo đó, căn cứ theo quy định tại Điều 1 Nghị quyết 110/2025/UBTVQH15 mức giảm trừ gia cảnh như sau:

+ Mức giảm trừ đối với đối tượng nộp thuế là 15,5 triệu đồng/tháng (186 triệu đồng/năm);

+ Mức giảm trừ đối với mỗi người phụ thuộc là 6,2 triệu đồng/tháng.

- Tiền đóng bảo hiểm: bao gồm các khoản tiền đóng các loại bảo hiểm người lao động phải tham gia. Ví dụ như tiền đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp đối với một số ngành, nghề phải tham gia bảo hiểm bắt buộc, khoản đóng góp tham gia bảo hiểm hưu trí bổ sung theo quy định và các khoản mua bảo hiểm hưu trí tự nguyện, bảo hiểm nhân thọ không vượt quá mức do Chính phủ quy định.

- Các khoản đóng góp từ thiện: Theo quy định tại Điều 11 Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025 thì các đóng góp từ thiện nhân đạo sẽ được giảm trừ khi tính thuế TNCN gồm:

+ Khoản đóng góp vào tổ chức, cơ sở chăm sóc, nuôi dưỡng trẻ em có hoàn cảnh đặc biệt khó khăn, người khuyết tật, người già không nơi nương tựa

+ Khoản đóng góp vào quỹ từ thiện, quỹ nhân đạo, quỹ khuyến học

+ Khoản đóng góp vào các tổ chức có chức năng huy động tài trợ được thành lập và hoạt động theo quy định của pháp luật.

+ Khoản chi cho y tế, giáo dục - đào tạo của người nộp thuế, người phụ thuộc của người nộp thuế được giảm trừ

- Tại chỉ tiêu (19) phần thông tin về số thuế thu nhập cá nhân đã khấu trừ: Người lập chứng từ khấu trừ thuế TNCN ghi tổng số tiền thuế mà đơn vị đã khấu trừ của người nộp thuế (tiền thuế đã khấu trừ theo biểu thuế lũy tiến hoặc toàn phần của khoảng thời gian trả thu nhập)

Phần thông tin thuế TNCN khấu trừ trên chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử ghi như thế nào trong năm 2026?

Thời điểm ký số trên chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử là khi nào?

Căn cứ theo quy định tại khoản 1 Điều 32 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi điểm a khoản 18 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định về nội dung chứng từ thì chữ ký của người trả thu nhập là một trong những nội dung bắt buộc phải có trên chứng từ khấu trừ thuế TNCN và nếu như chứng từ là chứng từ khấu trừ thuế TNCN điện tử thì chữ ký thể hiện trên chứng là chữ ký số.

Đồng thời căn cứ theo quy định Điều 31 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi khoản 17 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định về thời điểm lập chứng từ như sau:

Thời điểm lập chứng từ

1. Tại thời điểm khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, thời điểm thu thuế, phí, lệ phí, tổ chức khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí, phải lập chứng từ, biên lai giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế, người nộp các khoản thuế, phí, lệ phí.

2. Thời điểm ký số trên chứng từ là thời điểm tổ chức, cá nhân khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí điện tử sử dụng chữ ký số để ký trên chứng từ điện tử được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch.

Như vậy, từ căn cứ trên người trả thu nhập sẽ sử dụng chữ ký số để ký tên trên chứng từ khấu trừ thuế TNCN bản điện tử tại thời điểm người trả thu nhập thực hiện khấu trừ thuế thay cho người lao động. Ngoài ra chứng từ điện tử TNCN còn phải được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch tại thời điểm khấu trừ thuế.

Người nộp thuế ủy quyền quyết toán thuế thì có cần cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN không?

Căn cứ theo quy định tại khoản 2 Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi điểm a khoản 3 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định về nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ như sau:

Nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ

...

2. Khi khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, khi thu thuế, phí, lệ phí, tổ chức, cá nhân khấu trừ thuế, tổ chức thu thuế, phí, lệ phí phải lập chứng từ khấu trừ thuế, biên lai thu thuế, phí, lệ phí giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế, người nộp thuế, nộp phí, lệ phí và phải ghi đầy đủ các nội dung theo quy định tại Điều 32 Nghị định này. Trường hợp sử dụng chứng từ điện tử thì phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế. Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì không cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.

Đối với cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới 03 tháng thì tổ chức, cá nhân trả thu nhập cấp chứng từ khấu trừ thuế cho mỗi lần khấu trừ thuế hoặc cấp một chứng từ khấu trừ cho nhiều lần khấu trừ thuế trong một năm tính thuế khi cá nhân yêu cầu. Đối với cá nhân ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên, tổ chức, cá nhân trả thu nhập chỉ cấp cho cá nhân một chứng từ khấu trừ thuế trong một năm tính thuế.

...

Như vậy, theo quy định trên thì trong trường hợp người nộp thuế ủy quyền cho người trả thu nhập quyết toán thuế thì khi nay đơn vị trả thu nhập không cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân.