Hướng dẫn xác nhận thời gian đóng BHXH khi doanh nghiệp không còn khả năng đóng theo Công văn 2962/BHXH-QLT?

Hướng dẫn xác nhận thời gian đóng BHXH khi doanh nghiệp không còn khả năng đóng theo Công văn 2962/BHXH-QLT?

Ngày 13/11/2025, BHXH Việt Nam đã ban hành Công văn 2962/BHXH-QLT năm 2025 về việc hướng dẫn xác nhận thời gian đóng BHXH của người lao động trong trường hợp người sử dụng lao động không còn khả năng đóng.

Theo đó, BHXH Việt Nam hướng dẫn BHXH các tỉnh, thành phố (gọi chung là BHXH tỉnh) thực hiện xác nhận thời gian đóng BHXH của người lao động trong trường hợp người sử dụng lao động không còn khả năng đóng để làm căn cứ giải quyết, điều chỉnh chế độ hưu trí, tử tuất như sau:

(1) Đối tượng áp dụng

- Người sử dụng lao động (đơn vị) không còn khả năng đóng BHXH cho người lao động trước ngày 01/7/2024 theo quy định tại khoản 2 Điều 26 Nghị định 158/2025/NĐ-CP.

- Người lao động trong trường hợp người sử dụng lao động không còn khả năng đóng BHXH cho người lao động trước ngày 01/7/2024, bao gồm:

+ Đang bảo lưu thời gian đóng BHXH hoặc đang tiếp tục tham gia BHXH bắt buộc hoặc BHXH tự nguyện.

+ Đang hưởng chế độ hưu trí.

+ Đã hưởng chế độ tử tuất (thân nhân người lao động).

+ Đã hưởng BHXH một lần.

(2) Căn cứ xác nhận

- Căn cứ xác định người sử dụng lao động không còn khả năng đóng BHXH cho người lao động.

Thực hiện theo quy định tại khoản 1 Điều 28 Nghị định 158/2025/NĐ-CP.

- Căn cứ xác định thời gian người lao động làm việc tại đơn vị sử dụng lao động trong thời gian chậm đóng, trốn đóng BHXH bắt buộc.

Căn cứ xác định, gồm: tiền lương, tiền công của người lao động đã đăng ký tham gia BHXH, thời gian chậm đóng, trốn đóng BHXH chưa được xác nhận, tỷ lệ đóng vào quỹ hưu trí, tử tuất theo từng thời kỳ (bao gồm thời gian nghỉ việc hưởng chế độ thai sản được tính là thời gian đóng BHXH bắt buộc).

(3) Tiếp nhận và xử lý hồ sơ

- Nộp hồ sơ

+ Người lao động hoặc thân nhân của người lao động trong trường hợp người lao động đã chết có thể nộp hồ sơ tại bộ phận Tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả thủ tục hành chính của BHXH tỉnh quản lý đơn vị hoặc Trung tâm Phục vụ hành chính công, Dịch vụ công (trực tuyến), gửi qua dịch vụ bưu chính.

+ Hồ sơ gồm:

Tờ khai tham gia, điều chỉnh thông tin bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế (Mẫu TK1-TS, ban hành kèm theo Quyết định 490/QĐ-BHXH năm 2023 của BHXH Việt Nam);

- Xử lý hồ sơ

+ Bộ phận Tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả thủ tục hành chính

Tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra thành phần hồ sơ, chuyển Phòng Quản lý thu và phát triển người tham gia.

+ Phòng Quản lý thu và phát triển người tham gia

++ Tiếp nhận hồ sơ từ bộ phận Tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả thủ tục hành chính, đổi chiều với dữ liệu đang quản lý và hồ sơ đang lưu tại cơ quan BHXH theo quy định:

+++ Căn cứ vào dữ liệu đang quản lý, trạng thái của đơn vị sử dụng lao động và quá trình đóng BHXH của người lao động trên phần mềm nghiệp vụ, thực hiện xác nhận thời gian tham gia BHXH đến thời điểm người lao động nghỉ việc; trình Giám đốc BHXH tỉnh kỳ phê duyệt và in tờ rời, chuyên bộ phận Tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả thủ tục hành chính để trả người lao động; điều chỉnh giảm số tiền chậm đóng, trốn đóng vào quỹ hưu trí, tử tuất của đơn vị, đồng thời gửi thông báo kết quả đã xử lý cho Phòng Kế hoạch - Tài chính để hạch toán (Mẫu 03).

+++ Trường hợp các thông tin không trùng khớp: chuyển lại hồ sơ cho bộ phận Tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả thủ tục hành chính để hướng dẫn người lao động hoặc thân nhân người lao động bổ sung (Mẫu số 02, ban hành kèm theo Quyết định 475/QĐ-BHXH năm 2023 của BHXH Việt Nam).

++ Trường hợp người lao động không có trong dữ liệu quản lý và không có hồ sơ lưu tại cơ quan BHXH: căn cứ hồ sơ do người lao động cung cấp; BHXH tỉnh lập danh sách (Mẫu 01) kèm theo hồ sơ, báo cáo Ủy ban nhân dân (UBND) tỉnh chỉ đạo và thông báo kết quả xử lý để người lao động biết.

(4) Thời hạn xác nhận

- Trường hợp đủ điều kiện xác nhận: trong thời hạn 15 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ đề nghị của người lao động hoặc thân nhân của người lao động, cơ quan BHXH thực hiện xác nhận thời gian đóng BHXH của người lao động.

- Trường hợp cần phải xác mình lại quá trình đóng BHXH: thời hạn không quá 45 ngày.

- Trường hợp không đủ điều kiện xác nhận thì phải trả lời bằng văn bản và nêu rõ lý do.

- Trường hợp người lao động không có trong dữ liệu quản lý và không có hồ sơ lưu tại cơ quan BHXH: Trong thời hạn 05 ngày kể từ khi nhận được hồ sơ do người lao động cung cấp, BHXH tỉnh phải báo cáo UBND tỉnh chỉ đạo.

Hướng dẫn xác nhận thời gian đóng BHXH khi doanh nghiệp không còn khả năng đóng theo Công văn 2962/BHXH-QLT? (Hình từ Internet)

Chậm đóng BHXH bắt buộc bị xử lý thế nào?

Căn cứ tại khoản 1 Điều 40 Luật Bảo hiểm xã hội 2024 quy định về biện pháp xử lý hành vi chậm đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp như sau:

Biện pháp xử lý hành vi chậm đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, bảo hiểm thất nghiệp

1. Bắt buộc đóng đủ số tiền chậm đóng; nộp số tiền bằng 0,03%/ngày tính trên số tiền bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp chậm đóng và số ngày chậm đóng vào quỹ bảo hiểm xã hội, quỹ bảo hiểm thất nghiệp.

2. Xử phạt vi phạm hành chính theo quy định của pháp luật.

3. Không xem xét trao tặng các danh hiệu thi đua, hình thức khen thưởng.

4. Chính phủ quy định chi tiết khoản 1 Điều này.

Như vậy, theo quy định trên thì hành vi chậm đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc sẽ bị phạt bằng 0,03%/ngày tính trên số tiền bảo hiểm xã hội chậm đóng và số ngày chậm đóng sẽ đưa vào quỹ bảo hiểm xã hội.

Đồng thời, tiền phạt chậm nộp BHXH được tính như sau:

Lưu ý: Bắt buộc đóng đủ số tiền chậm đóng. Ngoài ra, chậm đóng BHXH bắt buộc còn bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định của pháp luật và không xem xét trao tặng các danh hiệu thi đua, hình thức khen thưởng.

Các khoản trợ cấp nhận được khi tham gia BHXH bắt buộc có phải chịu thuế TNCN không?

Căn cứ theo quy định tại khoản 2 Điều 3 Luật Thuế thu nhập cá nhân 2007 được sửa đổi bởi khoản 1 Điều 1 Luật thuế thu nhập cá nhân sửa đổi 2012 quy định về thu nhập chịu thuế như sau:

Thu nhập chịu thuế

...

2. Thu nhập từ tiền lương, tiền công, bao gồm:

a) Tiền lương, tiền công và các khoản có tính chất tiền lương, tiền công;

b) Các khoản phụ cấp, trợ cấp, trừ các khoản: phụ cấp, trợ cấp theo quy định của pháp luật về ưu đãi người có công; phụ cấp quốc phòng, an ninh; phụ cấp độc hại, nguy hiểm đối với ngành, nghề hoặc công việc ở nơi làm việc có yếu tố độc hại, nguy hiểm; phụ cấp thu hút, phụ cấp khu vực theo quy định của pháp luật; trợ cấp khó khăn đột xuất, trợ cấp tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, trợ cấp một lần khi sinh con hoặc nhận nuôi con nuôi, trợ cấp do suy giảm khả năng lao động, trợ cấp hưu trí một lần, tiền tuất hàng tháng và các khoản trợ cấp khác theo quy định của pháp luật về bảo hiểm xã hội; trợ cấp thôi việc, trợ cấp mất việc làm theo quy định của Bộ luật lao động; trợ cấp mang tính chất bảo trợ xã hội và các khoản phụ cấp, trợ cấp khác không mang tính chất tiền lương, tiền công theo quy định của Chính phủ.

Như vậy, các khoản trợ cấp theo quy định của pháp luật bảo hiểm xã hội là một trong những khoản thu nhập không phải chịu thuế TNCN.