Hướng dẫn 3 cách sử dụng hóa đơn điện tử miễn phí cho hộ kinh doanh?
Theo quy định tại khoản 1 Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 8 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP thì kể từ ngày 01/6/2025, các hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có mức doanh thu hàng năm từ 1 tỷ đồng trở lên và doanh nghiệp có hoạt động kinh doanh các ngành nghề dưới đây sẽ phải sử dụng hóa đơn từ máy tính tiền, cụ thể:
- Hoạt động bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, trong đó có bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng (trung tâm thương mại; siêu thị; bán lẻ (trừ ô tô, mô tô, xe máy và xe có động cơ khác);
- Ăn uống;
- Nhà hàng;
- Khách sạn;
- Dịch vụ vận tải hành khách;
- Dịch vụ hỗ trợ trực tiếp cho vận tải đường bộ;
- Dịch vụ nghệ thuật;
- Hoạt động vui chơi, giải trí;
- Hoạt động chiếu phim;
- Dịch vụ phục vụ cá nhân khác theo quy định về Hệ thống ngành kinh tế Việt Nam.
Do đó, từ ngày 1/6/2025, các hộ kinh doanh, cá nhân kinh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế.
Tuy nhiên, vẫn sẽ có 3 cách sử dụng hóa đơn điện tử miễn phí cho hộ kinh doanh đúng chuẩn theo quy định của pháp luật.
Dưới đây là hướng dẫn 3 cách sử dụng hóa đơn điện tử miễn phí cho hộ kinh doanh, cụ thể:
Cách 1: Sử dụng hóa đơn điện tử miễn phí có mã của cơ quan thuế
Bước 1: Truy cập Cổng thông tin điện tử của Cục Thuế: https://hoadondientu.gdt.gov.vn/
Bước 2: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử miễn phí
Đăng nhập bằng mã số thuế của hộ kinh doanh.
Điền đầy đủ thông tin theo mẫu đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử miễn phí.
Ký số hoặc ký điện tử theo hướng dẫn (nếu có).
Bước 3: Chờ phê duyệt
Sau khi gửi đăng ký, cơ quan thuế sẽ xử lý và phản hồi trong vòng 15 phút đến 01 ngày làm việc.
Bước 4: Sử dụng hóa đơn điện tử
Khi được cấp tài khoản, hộ kinh doanh đăng nhập vào hệ thống để tạo, phát hành hóa đơn điện tử miễn phí.
Xuất hóa đơn cho khách hàng theo quy định.
Cách 2: Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử miễn phí
Bước 1: Chọn nhà cung cấp phần mềm miễn phí
Tìm đơn vị được Cục Thuế công nhận như Viettel, VNPT,...
Bước 2: Đăng ký tài khoản
Truy cập website hoặc liên hệ nhà cung cấp để tạo tài khoản, cung cấp đầy đủ thông tin hộ kinh doanh.
Bước 3: Đăng ký phát hành hóa đơn
Thực hiện đăng ký phát hành hóa đơn điện tử và chữ ký số (nếu cần) qua phần mềm.
Bước 4: Chờ phê duyệt từ cơ quan thuế
Đợi cơ quan thuế phản hồi và chấp thuận đăng ký.
Bước 5: Sử dụng hóa đơn điện tử
Sau khi được duyệt, có thể tạo và gửi hóa đơn cho khách hàng ngay trên phần mềm miễn phí.
Cách 3: Sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền
Bước 1: Trang bị máy tính tiền có phần mềm hóa đơn điện tử
Chủ kinh doanh có thể mua hoặc nâng cấp máy tính tiền có tích hợp phần mềm hóa đơn điện tử được Cục Thuế công nhận.
Bước 2: Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế
Đăng ký phát hành hóa đơn điện tử qua phần mềm máy tính tiền hoặc trực tiếp với cơ quan thuế.
Đăng ký chữ ký số để gửi dữ liệu hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế.
Bước 3: Khởi tạo và phát hành hóa đơn điện tử trên máy tính tiền
Khi bán hàng, nhân viên sử dụng máy tính tiền để tạo hóa đơn điện tử cho khách hàng.
Hóa đơn không cần ký số trực tiếp trên hóa đơn khi bán hàng.
Bước 4: Gửi dữ liệu hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế
Cuối ngày, dữ liệu hóa đơn điện tử được gửi tự động hoặc thủ công từ phần mềm máy tính tiền đến cơ quan thuế qua tổ chức cung cấp dịch vụ nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu.
Bước 5: Lưu trữ và quản lý hóa đơn
Chủ kinh doanh lưu trữ hóa đơn điện tử theo quy định và quản lý dữ liệu bán hàng trên phần mềm máy tính tiền.
Cập nhật mới: Hiện hành, Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP đã hết hiệu lực từ ngày 01/07/2026 và được thay thế bởi Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
Hướng dẫn 3 cách sử dụng hóa đơn điện tử miễn phí cho hộ kinh doanh? (Hình từ Internet)
Mặt hàng không chịu thuế giá trị gia tăng có phải lập hóa đơn điện tử không?
Đầu tiên, căn cứ theo khoản 7 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP có định nghĩa về hóa đơn, chứng từ hợp pháp là hóa đơn, chứng từ đảm bảo đúng, đầy đủ về hình thức và nội dung theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Về nguyên tắc, nếu công ty đang sử dụng hoá đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC khi bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ thuộc đối tượng không chịu thuế giá trị gia tăng thì khi lập hóa đơn cho khách hàng trên hóa đơn ghi tên và số lượng hàng hóa, giá tính thuế được xác định là giá trị thực tế công ty bán ra theo quy định của pháp luật.
Danh mục thuế suất là hàng hóa dịch vụ thuộc đối tượng không chịu thuế (KCT) theo quy định tại Phụ lục 5 danh mục thuế suất ban hành kèm theo Quyết định 1450/QĐ-TCT năm 2021 được sửa đổi bởi khoản 17 Phụ lục ban hành kèm theo Điều 1 Quyết định 1510/QĐ-TCT năm 2022, cụ thể:
STT | Giá trị | Mô tả |
1 | 0% | Thuế suất 0% |
2 | 5% | Thuế suất 5% |
3 | 8% | Thuế suất 8% |
4 | 10% | Thuế suất 10% |
5 | KCT | Không chịu thuế GTGT |
6 | KKKNT | Không kê khai, tính nộp thuế GTGT |
7 | KHAC: AB.CD% | Trường hợp khác: + Trong trường hợp xác định được giá trị thuế suất thì “:AB.CD” là bắt buộc trong đó A, B, C, D là các số nguyên từ 0 đến 9. Ví dụ: KHAC:5.26%, KHAC:7% + Trong trường hợp người nộp thuế theo quy định tại Điều 11 Thông tư 103/2014/TT-BTC thì “:AB.CD” là không bắt buộc, người nộp thuế chỉ điền “KHAC” Ví dụ: KHAC |
Do đó, hàng hóa mặc dù không chịu thuế giá trị gia tăng thì vẫn phải lập hoán đơn điện tử theo đúng quy định.
Cập nhật mới: Hiện hành, Nghị định 123/2020/NĐ-CP đã hết hiệu lực từ ngày 01/07/2026 và được thay thế bởi Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
Đồng thời, Quyết định 1450/QĐ-TCT năm 2021 được sửa đổi bởi khoản 17 Phụ lục ban hành kèm theo Điều 1 Quyết định 1510/QĐ-TCT năm 2022 đã hết hiệu lực 13/06/2025.
Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử là khi nào?
Căn cứ theo khoản 9 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi điểm c khoản 7 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP có hiệu lực từ ngày 01/6/2025 quy định về nội dung của hóa đơn như sau:
Nội dung của hóa đơn
...
9. Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử là thời điểm người bán, người mua sử dụng chữ ký số để ký trên hóa đơn điện tử được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch. Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có thời điểm ký số trên hóa đơn khác thời điểm lập hóa đơn thì thời điểm ký số và thời điểm gửi cơ quan thuế cấp mã đối với hóa đơn có mã của cơ quan thuế hoặc thời điểm chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo kể từ thời điểm lập hóa đơn (trừ trường hợp gửi dữ liệu theo bảng tổng hợp quy định tại điểm a.1 khoản 3 Điều 22 Nghị định này). Người bán khai thuế theo thời điểm lập hóa đơn; thời điểm khai thuế đối với người mua là thời điểm nhận hóa đơn đảm bảo đúng, đầy đủ về hình thức và nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định này.
10. Mã của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo quy định tại khoản 2 Điều 3 Nghị định này.
11. Phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, chiết khấu thương mại, khuyến mại (nếu có) theo hướng dẫn tại điểm e khoản 6 Điều này và các nội dung khác liên quan (nếu có).
...
Như vậy, thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử là thời điểm người bán, người mua sử dụng chữ ký số để ký trên hóa đơn điện tử được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch.
Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có thời điểm ký số trên hóa đơn khác thời điểm lập hóa đơn thì thời điểm ký số và thời điểm gửi cơ quan thuế cấp mã đối với hóa đơn có mã của cơ quan thuế hoặc thời điểm chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo kể từ thời điểm lập hóa đơn (trừ trường hợp gửi dữ liệu theo bảng tổng hợp quy định tại điểm a.1 khoản 3 Điều 22 Nghị định 123/2020/NĐ-CP).
Người bán khai thuế theo thời điểm lập hóa đơn; thời điểm khai thuế đối với người mua là thời điểm nhận hóa đơn đảm bảo đúng, đầy đủ về hình thức và nội dung theo quy định tại Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP.
Cập nhật mới: Hiện hành, Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2025/NĐ-CP đã hết hiệu lực từ ngày 01/07/2026 và được thay thế bởi Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
Căn cứ tại Mục 7 Phụ lục ban hành kèm Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử được xác định như sau:
- Thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử là thời điểm người bán hoặc người mua sử dụng chữ ký số để ký trên hóa đơn điện tử, được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm của năm dương lịch.
- Trường hợp thời điểm ký số khác thời điểm lập hóa đơn, thì:
+ Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, việc ký số và gửi cơ quan thuế để cấp mã phải thực hiện chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo kể từ thời điểm lập hóa đơn.
+ Đối với hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế, việc ký số và chuyển dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế cũng phải thực hiện chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo kể từ thời điểm lập hóa đơn.
+ Không áp dụng thời hạn này đối với trường hợp gửi dữ liệu theo Bảng tổng hợp hoặc Bảng thông tin chi tiết giao dịch theo Điều 16 Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
Bài viết này có hữu ích không?
- - Nội dung nêu trên là phần giải đáp, tư vấn của chúng tôi dành cho khách hàng của THƯ VIỆN PHÁP LUẬT. Nếu quý khách còn vướng mắc, vui lòng gửi về Email [email protected];
- - Nội dung bài viết chỉ mang tính chất tham khảo;
- - Điều khoản được áp dụng có thể đã hết hiệu lực tại thời điểm bạn đang đọc;
- - Mọi ý kiến thắc mắc về bản quyền của bài viết vui lòng liên hệ qua địa chỉ mail [email protected];
