Điều kiện hạch toán hóa đơn trên 5 triệu chưa đến hạn thanh toán?

Điều kiện hạch toán hóa đơn trên 5 triệu chưa đến hạn thanh toán?

Căn cứ theo tiết c3 điểm c khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP quy định về các khoản chi được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế như sau:

Các khoản chi được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế

1. Trừ các khoản chi không được trừ quy định tại Điều 10 của Nghị định này, doanh nghiệp được trừ các khoản chi khi xác định thu nhập chịu thuế nếu đáp ứng đủ điều kiện tại các điểm a, b và c sau đây:

...

c) Khoản chi có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ và các khoản thanh toán khác từng lần có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên. Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thực hiện theo quy định của các văn bản pháp luật về thuế giá trị gia tăng.

...

c3) Trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên mà đến thời điểm ghi nhận chi phí, doanh nghiệp chưa thanh toán thì doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế. Trường hợp khi thanh toán doanh nghiệp không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thì doanh nghiệp phải kê khai, điều chỉnh giảm chi phí đối với phần giá trị hàng hóa, dịch vụ không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt vào kỳ tính thuế phát sinh việc thanh toán bằng tiền mặt (kể cả trong trường hợp cơ quan thuế và các cơ quan chức năng đã có quyết định thanh tra, kiểm tra kỳ tính thuế có phát sinh khoản chi phí này).

...

Đồng thời, tại điểm c khoản 13 Điều 3 Thông tư 20/2026/TT-BTC quy định về gồ sơ của khoản chi được tính vào chi phí được trừ quy định tại điểm b và điểm c khoản 1 Điều 9 Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025 như sau:

Hồ sơ của khoản chi được tính vào chi phí được trừ quy định tại điểm b và điểm c khoản 1 Điều 9 của Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp

Các khoản chi được tính vào chi phí được trừ quy định tại điểm b và điểm c khoản 1 Điều 9 của Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp phải có đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định và các thành phần hồ sơ. Thành phần hồ sơ cụ thể như sau:

...

13. Hồ sơ của một số khoản chi theo quy định tại điểm c khoản 1 Điều 9 của Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp được quy định như sau:

...

c) Đối với trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên nếu đến thời điểm ghi nhận chi phí mà doanh nghiệp chưa thanh toán thì doanh nghiệp được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế trong trường hợp có hợp đồng mua hàng hóa, dịch vụ, biên bản bàn giao hàng hóa, dịch vụ và khi thanh toán doanh nghiệp phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt;

...

Từ các quy định trên, có thể thấy trường hợp mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên, nếu đến thời điểm ghi nhận chi phí doanh nghiệp chưa thanh toán thì khoản chi vẫn được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.

Tuy nhiên, doanh nghiệp phải có hợp đồng mua hàng hóa, dịch vụ và biên bản bàn giao hàng hóa, dịch vụ. Khi thực hiện thanh toán, doanh nghiệp phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Trường hợp thanh toán bằng tiền mặt thì doanh nghiệp phải kê khai, điều chỉnh giảm phần chi phí tương ứng theo quy định.

Điều kiện hạch toán hóa đơn trên 5 triệu chưa đến hạn thanh toán? (Hình từ Internet)

Hóa đơn trên 5 triệu phải chuyển khoản mới được khấu trừ thuế GTGT?

Căn cứ tại Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP được sửa đổi bởi Điều 4 Nghị định 144/2026/NĐ-CP quy định cụ thể về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt như sau:

Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt

Cơ sở kinh doanh phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào (bao gồm cả hàng hóa nhập khẩu) từ 05 triệu đồng trở lên đã bao gồm thuế giá trị gia tăng. Trong đó:

1. Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là chứng từ chứng minh việc thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định của Nghị định số 52/2024/NĐ-CP ngày 15 tháng 5 năm 2024 của Chính phủ về thanh toán không dùng tiền mặt, trừ các chứng từ bên mua nộp tiền mặt vào tài khoản của bên bán.

2. Một số trường hợp đặc thù theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 14 Luật Thuế giá trị gia tăng bao gồm:

a) Trường hợp hàng hóa, dịch vụ mua vào theo phương thức thanh toán bù trừ giữa giá trị hàng hóa, dịch vụ mua vào với giá trị hàng hóa, dịch vụ bán ra, vay mượn hàng mà phương thức thanh toán này được quy định cụ thể trong hợp đồng thì phải có biên bản đối chiếu số liệu và xác nhận giữa hai bên về việc thanh toán bù trừ giữa hàng hóa, dịch vụ mua vào với hàng hóa, dịch vụ bán ra, vay mượn hàng. Trường hợp bù trừ công nợ qua bên thứ ba phải có biên bản bù trừ công nợ của ba bên làm căn cứ khấu trừ thuế.

b) Trường hợp hàng hóa, dịch vụ mua vào theo phương thức bù trừ công nợ như vay, mượn tiền; cấn trừ công nợ qua bên thứ ba mà phương thức thanh toán này được quy định cụ thể trong hợp đồng thì phải có hợp đồng vay, mượn tiền dưới hình thức văn bản được lập trước đó và có chứng từ chuyển tiền từ tài khoản của bên cho vay, cho mượn sang tài khoản của bên đi vay, đi mượn đối với khoản vay, mượn bằng tiền bao gồm cả trường hợp bù trừ giữa giá trị hàng hóa, dịch vụ mua vào với khoản tiền mà bên bán hỗ trợ cho bên mua, hoặc nhờ bên mua chi hộ.

c) Trường hợp hàng hóa, dịch vụ mua vào được thanh toán ủy quyền qua bên thứ ba thanh toán không dùng tiền mặt (bao gồm cả trường hợp bên bán yêu cầu bên mua thanh toán không dùng tiền mặt cho bên thứ ba do bên bán chỉ định) thì việc thanh toán theo ủy quyền hoặc thanh toán cho bên thứ ba theo chỉ định của bên bán phải được quy định cụ thể trong hợp đồng dưới hình thức văn bản và bên thứ ba là một tổ chức hoặc thể nhân đang hoạt động theo quy định của pháp luật.

...

Bên cạnh đó, tại Điều 3 Nghị định 52/2024/NĐ-CP thì phương tiện thanh toán không dùng tiền mặt là phương tiện do tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán, công ty tài chính được phép phát hành thẻ tín dụng, tổ chức cung ứng dịch vụ trung gian thanh toán cung ứng dịch vụ ví điện tử phát hành và được khách hàng sử dụng nhằm thực hiện giao dịch thanh toán, bao gồm: séc, lệnh chi, ủy nhiệm chi, nhờ thu, ủy nhiệm thu, thẻ ngân hàng (bao gồm: thẻ ghi nợ, thẻ tín dụng, thẻ trả trước), ví điện tử và các phương tiện thanh toán khác theo quy định của Ngân hàng Nhà nước.

Đồng thời, theo khoản 7 Điều 3 Thông tư 15/2024/TT-NHNN, dịch vụ chuyển tiền là việc tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán thực hiện theo yêu cầu của bên trả tiền nhằm chuyển một số tiền nhất định cho bên thụ hưởng. Bên thụ hưởng có thể đồng thời là bên trả tiền. Dịch vụ chuyển tiền bao gồm dịch vụ chuyển tiền qua tài khoản thanh toán và dịch vụ chuyển tiền không qua tài khoản thanh toán của khách hàng.

Như vậy, ngoài trường hợp đặc thù theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 14 Luật Thuế giá trị gia tăng 2024 và khoản 2 Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP, hàng hóa, dịch vụ có hóa đơn trên 5 triệu phải chuyển khoản mới được khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

Lưu ý:

- Các chứng từ bên mua nộp tiền mặt vào tài khoản của bên bán không được xem là chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

- Nếu mua hàng hóa, dịch vụ của một người nộp thuế mà có giá trị dưới 05 triệu đồng nhưng mua nhiều lần trong cùng 01 ngày có tổng giá trị từ 05 triệu đồng trở lên sẽ chỉ được khấu trừ thuế GTGT khi có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Hóa đơn quà tặng có bắt buộc phải xuất riêng cho từng khách nhận quà tặng?

Căn cứ theo khoản 1 Điều 4 Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định về nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ điện tử như sau:

Nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ điện tử

1. Khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, người bán phải lập hóa đơn điện tử để giao cho người mua (bao gồm cả các trường hợp hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hóa, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động và tiêu dùng nội bộ; xuất hàng hóa dưới các hình thức cho vay, cho mượn) và các trường hợp lập hóa đơn theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính, trừ các trường hợp không phải sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Điều 7 Nghị định này.

...

Ngoài ra, căn cứ điểm a.3 mục 5 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, quy định nội dung hóa đơn như sau:

5. Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế giá trị gia tăng, tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng.

…

a.3).... Đối với hàng hóa, dịch vụ khuyến mại theo quy định của pháp luật về thương mại; hàng hóa, dịch vụ cho, biếu, tặng phù hợp với quy định của pháp luật, doanh nghiệp được lập hóa đơn tổng hợp cho các giao dịch phát sinh trong tháng, quý phù hợp với kỳ khai thuế giá trị gia tăng của tổ chức, cá nhân bán hàng hóa. Tổ chức, cá nhân bán hàng hóa có trách nhiệm bảo đảm việc lập hóa đơn tổng hợp phản ánh đầy đủ, chính xác các giao dịch phát sinh; lưu giữ danh sách chi tiết hàng hóa, dịch vụ khuyến mại, cho, biếu, tặng và hồ sơ có liên quan; cung cấp thông tin, tài liệu phục vụ quản lý thuế khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu. Trường hợp khách hàng yêu cầu lập hóa đơn theo từng giao dịch thì người bán phải lập hóa đơn giao cho khách hàng theo quy định.

Hóa đơn phải ghi rõ “kèm theo bảng kê số..., ngày... tháng... năm”. Bảng kê phải có tên, mã số thuế và địa chỉ của người bán, tên hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền hàng hóa, dịch vụ bán ra, ngày lập, tên và chữ ký người lập bảng kê. Trường hợp người bán nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thì bảng kê phải có tiêu thức “thuế suất thuế giá trị gia tăng” và “tiền thuế giá trị gia tăng”. Tổng cộng tiền thanh toán đúng với số tiền ghi trên hóa đơn giá trị gia tăng. Hàng hóa, dịch vụ bán ra ghi trên bảng kê theo thứ tự bán hàng trong ngày. Bảng kê phải ghi rõ “kèm theo hóa đơn số...ngày... tháng... năm”;

...

Theo các quy định trên, về nguyên tắc khi bán hàng hóa, dịch vụ người bán bắt buộc phải xuất hóa đơn biếu tặng kể cả trường hợp khách lẻ không lấy hóa đơn.

Tuy nhiên, doanh nghiệp không phải xuất riêng từng hóa đơn cho từng khách. Đối với hàng hóa, dịch vụ cho, biếu, tặng phù hợp quy định, doanh nghiệp được lập hóa đơn tổng hợp theo tháng hoặc quý phù hợp với kỳ kê khai thuế GTGT và sử dụng bảng kê chi tiết theo quy định

Trường hợp khách hàng yêu cầu hóa đơn riêng, doanh nghiệp phải lập và giao hóa đơn theo từng giao dịch.

Lưu ý: Hóa đơn quà tặng phải ghi rõ “kèm theo bảng kê số..., ngày... tháng... năm”. Bảng kê phải có tên, mã số thuế và địa chỉ của người bán, tên hàng hóa, dịch vụ, số lượng, đơn giá, thành tiền hàng hóa, dịch vụ bán ra, ngày lập, tên và chữ ký người lập bảng kê.

Như vậy, hóa đơn quà tặng không bắt buộc phải xuất riêng từng hóa đơn cho từng khách nhận quà tặng. Với hàng hóa, dịch vụ cho, biếu, tặng phù hợp quy định, doanh nghiệp được lập hóa đơn tổng hợp theo tháng hoặc quý, kèm danh sách chi tiết và hồ sơ liên quan.