Điểm khác biệt về giấy ủy quyền nhận thay lương và giấy ủy quyền nhân viên trả trước cho nhà cung cấp về công ty thanh toán lại?

Điểm khác biệt về giấy ủy quyền nhận thay lương và giấy ủy quyền nhân viên trả trước cho nhà cung cấp về công ty thanh toán lại?

Mặc dù giấy ủy quyền về cơ bản đều là các văn bản pháp lý tuy nhiên không phải trường hợp nào cũng đều bắt buộc phải công chứng.

Dưới đây là điểm khác biệt về giấy ủy quyền nhận thay lương và giấy ủy quyền nhân viên trả trước cho nhà cung cấp về công ty thanh toán lại:

* Đối với giấy ủy quyền nhận thay lương là người lao động ủy quyền cho người mà họ tin tưởng để nhận lương từ công ty trả thay cho họ. Và việc ủy quyền này phải bắt buộc phải công chứng và phải đảm bảo các điều kiện như sau:

Tại khoản 1 Điều 94 Bộ luật Lao động 2019 quy định về nguyên tắc trả lương thì trường hợp người lao động không thể nhận lương trực tiếp thì người sử dụng lao động có thể trả lương cho người được người lao động ủy quyền hợp pháp.

Mặt khác, căn cứ tại khoản 1 Điều 9 Nghị định 320/2025/NĐ-CP quy định các khoản thanh toán khác từng lần có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thực hiện theo quy định của các văn bản pháp luật về thuế giá trị gia tăng mới đảm bảo khoản chi được trừ khi tính thuế TNDN.

Ngoài ra, điểm a khoản 8 Điều 10 Nghị định 320/2025/NĐ-CP quy định về các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế là khoản chi tiền lương, tiền công và các khoản phải trả khác cho người lao động doanh nghiệp đã hạch toán vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ nhưng thực tế không chi trả hoặc không có chứng từ thanh toán theo quy định của pháp luật.

Đồng thời, theo Công văn 654/TNI-QLDN1 năm 2026 Tải về hướng dẫn điều kiện chi lương qua tài khoản người được ủy quyền để được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN thì chi tiết 03 điều kiện ủy quyền nhận thay lương được trừ khi tính thuế TNDN như sau:

[1] Về hồ sơ lao động

- Có Hợp đồng lao động theo quy định.

- Có Bảng chấm công, Bảng tính lương.

- Khoản chi lương thực tế phát sinh và phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

[2] Về tính pháp lý của việc ủy quyền

- Có Hợp đồng ủy quyền hoặc Giấy ủy quyền lập đúng quy định của pháp luật dân sự.

- Văn bản ủy quyền phải được công chứng hoặc chứng thực theo quy định.

- Nội dung ghi rõ: phạm vi ủy quyền nhận lương; thông tin nhân thân của bên ủy quyền và bên được ủy quyền; thông tin tài khoản ngân hàng nhận tiền.

[3] Về chứng từ thanh toán

- Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với khoản chi từ 05 triệu đồng trở lên.

- Việc chuyển khoản thực hiện vào tài khoản của người được ủy quyền.

- Nội dung chứng từ thanh toán (ủy nhiệm chi) ghi rõ thanh toán tiền lương cho người lao động theo văn bản ủy quyền tương ứng.

* Đối với giấy ủy quyền nhân viên trả trước cho nhà cung cấp về công ty thanh toán lại thì không bắt buộc công chứng và sẽ do người đại diện pháp luật ký, cho phép nhân viên thay mặt công ty thanh toán, sau đó công ty hoàn trả lại tiền.

Tại Điều 138 Bộ luật Dân sự 2015 quy định về việc đại diện theo ủy quyền như sau:

Đại diện theo ủy quyền

1. Cá nhân, pháp nhân có thể ủy quyền cho cá nhân, pháp nhân khác xác lập, thực hiện giao dịch dân sự.

2. Các thành viên hộ gia đình, tổ hợp tác, tổ chức khác không có tư cách pháp nhân có thể thỏa thuận cử cá nhân, pháp nhân khác đại diện theo ủy quyền xác lập, thực hiện giao dịch dân sự liên quan đến tài sản chung của các thành viên hộ gia đình, tổ hợp tác, tổ chức khác không có tư cách pháp nhân.

3. Người từ đủ mười lăm tuổi đến chưa đủ mười tám tuổi có thể là người đại diện theo ủy quyền, trừ trường hợp pháp luật quy định giao dịch dân sự phải do người từ đủ mười tám tuổi trở lên xác lập, thực hiện.

Theo đó, công ty có thể ủy quyền cho nhân viên của mình xác lập, thực hiện giao dịch dân sự mua hàng hóa dịch vụ và về công ty thanh toán lại cho nhân viên.

Nội dung trong giấy ủy quyền cần ghi rõ: Thông tin hai bên, phạm vi ủy quyền (mua hàng/dịch vụ, số tiền/hợp đồng), trách nhiệm thanh toán và thời hạn ủy quyền theo Điều 141 Bộ luật Dân sự 2015.

Lưu ý: Đối với trường hợp khi nhân viên trả trước cho nhà cung cấp từ 5 triệu đồng trở lên thì bắt buộc phải dùng hình thức thanh toán không dùng tiền mặt (chuyển khoản) và sau đó về công ty vẫn phải bắt buộc thanh toán không dùng tiền mặt lại vào tài khoản ngân hàng của nhân viên để đảm bảo đủ điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào theo Điều 26 Nghị định 181/2025/NĐ-CP.

Điểm khác biệt về giấy ủy quyền nhận thay lương và giấy ủy quyền nhân viên trả trước cho nhà cung cấp về công ty thanh toán lại? (Hình từ Internet)

Pháp luật quy định giấy ủy quyền chấm dứt trong trường hợp nào?

Căn cứ theo Điều 140 Bộ luật Dân sự 2015 quy định về thời hạn đại diện như sau:

Thời hạn đại diện

1. Thời hạn đại diện được xác định theo văn bản ủy quyền, theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền, theo điều lệ của pháp nhân hoặc theo quy định của pháp luật.

2. Trường hợp không xác định được thời hạn đại diện theo quy định tại khoản 1 Điều này thì thời hạn đại diện được xác định như sau:

a) Nếu quyền đại diện được xác định theo giao dịch dân sự cụ thể thì thời hạn đại diện được tính đến thời điểm chấm dứt giao dịch dân sự đó;

b) Nếu quyền đại diện không được xác định với giao dịch dân sự cụ thể thì thời hạn đại diện là 01 năm, kể từ thời điểm phát sinh quyền đại diện.

3. Đại diện theo ủy quyền chấm dứt trong trường hợp sau đây:

a) Theo thỏa thuận;

b) Thời hạn ủy quyền đã hết;

c) Công việc được ủy quyền đã hoàn thành;

d) Người được đại diện hoặc người đại diện đơn phương chấm dứt thực hiện việc ủy quyền;

đ) Người được đại diện, người đại diện là cá nhân chết; người được đại diện, người đại diện là pháp nhân chấm dứt tồn tại;

e) Người đại diện không còn đủ điều kiện quy định tại khoản 3 Điều 134 của Bộ luật này;

g) Căn cứ khác làm cho việc đại diện không thể thực hiện được.

4. Đại diện theo pháp luật chấm dứt trong trường hợp sau đây:

a) Người được đại diện là cá nhân đã thành niên hoặc năng lực hành vi dân sự đã được khôi phục;

b) Người được đại diện là cá nhân chết;

c) Người được đại diện là pháp nhân chấm dứt tồn tại;

d) Căn cứ khác theo quy định của Bộ luật này hoặc luật khác có liên quan.

Theo đó, pháp luật quy định giấy ủy quyền chấm dứt trong trường hợp sau đây:

- Theo thỏa thuận;

- Thời hạn ủy quyền đã hết;

- Công việc được ủy quyền đã hoàn thành;

- Người được đại diện hoặc người đại diện đơn phương chấm dứt thực hiện việc ủy quyền;

- Người được đại diện, người đại diện là cá nhân chết; người được đại diện, người đại diện là pháp nhân chấm dứt tồn tại;

- Người đại diện không còn đủ điều kiện quy định tại khoản 3 Điều 134 Bộ luật Dân sự 2015;

- Căn cứ khác làm cho việc đại diện không thể thực hiện được.

Nghĩa vụ thực hiện công việc không có ủy quyền như thế nào?

Theo Điều 575 Bộ luật Dân sự 2015 quy định nghĩa vụ thực hiện công việc không có ủy quyền như sau:

- Người thực hiện công việc không có ủy quyền có nghĩa vụ thực hiện công việc phù hợp với khả năng, điều kiện của mình.

- Người thực hiện công việc không có ủy quyền phải thực hiện công việc như công việc của chính mình; nếu biết hoặc đoán biết được ý định của người có công việc thì phải thực hiện công việc phù hợp với ý định đó.

- Người thực hiện công việc không có ủy quyền phải báo cho người có công việc được thực hiện về quá trình, kết quả thực hiện công việc nếu có yêu cầu, trừ trường hợp người có công việc đã biết hoặc người thực hiện công việc không có ủy quyền không biết nơi cư trú hoặc trụ sở của người đó.

- Trường hợp người có công việc được thực hiện chết, nếu là cá nhân hoặc chấm dứt tồn tại, nếu là pháp nhân thì người thực hiện công việc không có ủy quyền phải tiếp tục thực hiện công việc cho đến khi người thừa kế hoặc người đại diện của người có công việc được thực hiện đã tiếp nhận.

- Trường hợp có lý do chính đáng mà người thực hiện công việc không có ủy quyền không thể tiếp tục đảm nhận công việc thì phải báo cho người có công việc được thực hiện, người đại diện hoặc người thân thích của người này hoặc có thể nhờ người khác thay mình đảm nhận việc thực hiện công việc.