Đề xuất sửa đổi quy định báo cáo sử dụng lao động định kỳ hàng năm tại Nghị định 145/2020?

Đề xuất sửa đổi quy định báo cáo sử dụng lao động định kỳ hàng năm tại Nghị định 145/2020?

Hiện hành, Bộ Nội vụ đang lấy ý kiến dự thảo Nghị định sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 145/2020/NĐ-CP quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Bộ luật Lao động 2019 về điều kiện lao động và quan hệ lao động (sau đây gọi tắt là dự thảo Nghị định).

>> Tải về Dự thảo Nghị định sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 145/2020/NĐ-CP

Theo đó, đề xuất sửa đổi nội dung về báo cáo sử dụng lao động định kỳ hằng năm được quy định tại Điều 4 Nghị định 145/2020/NĐ-CP như sau:

(1) Người sử dụng lao động khai trình việc sử dụng lao động theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP ngày 30 tháng 6 năm 2025 của Chính phủ quy định về đăng ký doanh nghiệp.

(2) Định kỳ 06 tháng (trước ngày 05 tháng 6) và hằng năm (trước ngày 05 tháng 12), người sử dụng lao động có trách nhiệm báo cáo tình hình sử dụng lao động theo Mẫu số 01/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo dự thảo Nghị định đến Sở Nội vụ thông qua Nền tảng hợp đồng lao động điện tử. Trường hợp không báo cáo được thông qua Nền tảng hợp đồng lao động điện tử thì người sử dụng lao động gửi báo cáo trực tiếp đến Sở Nội vụ. Đối với lao động làm việc trong khu công nghiệp, khu kinh tế, khu công nghệ cao thì người sử dụng lao động có trách nhiệm báo cáo tình hình sử dụng lao động đến Ban quản lý khu công nghiệp, khu kinh tế, khu công nghệ cao theo phương thức như báo cáo đến Sở Nội vụ.

(3) Định kỳ 06 tháng (trước ngày 15 tháng 6) và hằng năm (trước ngày 15 tháng 12), Ban quản lý khu công nghiệp, khu kinh tế, khu công nghệ cao có trách nhiệm báo cáo tình hình sử dụng lao động theo Mẫu số 02/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo dự thảo Nghị định đến Bộ Nội vụ và Sở Nội vụ thông qua Nền tảng hợp đồng lao động điện tử. Sở Nội vụ có trách nhiệm tổng hợp chung tình hình sử dụng lao động trên địa bàn và báo cáo theo Mẫu số 02/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo dự thảo Nghị định đến Bộ Nội vụ thông qua Nền tảng hợp đồng lao động điện tử. Trường hợp không báo cáo được thông qua Nền tảng hợp đồng lao động điện tử thì Sở Nội vụ gửi báo cáo trực tiếp đến Bộ Nội vụ và Ban quản lý khu công nghiệp, khu kinh tế, khu công nghệ cao gửi báo cáo trực tiếp đến Bộ Nội vụ và Sở Nội vụ.

Đề xuất sửa đổi quy định báo cáo sử dụng lao động định kỳ hàng năm tại Nghị định 145/2020? (Hình từ Internet)

Tạm ngừng hoạt động có phải nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động định kỳ không?

Căn cứ khoản 2 Điều 4 Nghị định 145/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi khoản 1 Điều 73 Nghị định 35/2022/NĐ-CP quy định như sau:

Báo cáo sử dụng lao động

Việc khai trình sử dụng lao động, định kỳ báo cáo tình hình thay đổi về lao động tại khoản 2 Điều 12 của Bộ luật Lao động được quy định như sau:

...

2. Định kỳ 06 tháng (trước ngày 05 tháng 6) và hằng năm (trước ngày 05 tháng 12), người sử dụng lao động phải báo cáo tình hình thay đổi lao động đến Sở Lao động - Thương binh và Xã hội thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia theo Mẫu số 01/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định này và thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện. Trường hợp người sử dụng lao động không thể báo cáo tình hình thay đổi lao động thông qua Cổng Dịch vụ công Quốc gia thì gửi báo cáo bằng bản giấy theo Mẫu số 01/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định này đến Sở Lao động - Thương binh và Xã hội và thông báo đến cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện. Đối với lao động làm việc trong khu công nghiệp, khu kinh tế, người sử dụng lao động phải báo cáo tình hình thay đổi lao động đến Sở Lao động - Thương binh và Xã hội, cơ quan bảo hiểm xã hội cấp huyện nơi đặt trụ sở, chi nhánh, văn phòng đại diện và Ban quản lý khu công nghiệp, khu kinh tế để theo dõi.

Sở Lao động - Thương binh và Xã hội có trách nhiệm tổng hợp tình hình thay đổi về lao động trong trường hợp người sử dụng lao động gửi báo cáo bằng bản giấy để cập nhật đầy đủ thông tin theo Mẫu số 02/PLI Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định này.

...

Bên cạnh đó, dựa vào khoản 2 Điều 12 Bộ luật Lao động 2019 có quy định như sau:

Trách nhiệm quản lý lao động của người sử dụng lao động

1. Lập, cập nhật, quản lý, sử dụng sổ quản lý lao động bằng bản giấy hoặc bản điện tử và xuất trình khi cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.

2. Khai trình việc sử dụng lao động trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày bắt đầu hoạt động, định kỳ báo cáo tình hình thay đổi về lao động trong quá trình hoạt động với cơ quan chuyên môn về lao động thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh và thông báo cho cơ quan bảo hiểm xã hội.

3. Chính phủ quy định chi tiết Điều này.

Mặt khác, theo khoản 1 Điều 3 Bộ luật Lao động 2019 có định nghĩa người lao động là người làm việc cho người sử dụng lao động theo thỏa thuận, được trả lương và chịu sự quản lý, điều hành, giám sát của người sử dụng lao động.

Như vậy, nghĩa vụ báo cáo tình hình sử dụng lao động chỉ đặt ra khi người sử dụng lao động có sử dụng lao động trong quá trình hoạt động.

Do đó, doanh nghiệp tạm ngừng hoạt động và không còn sử dụng bất kỳ lao động nào thì không phải nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động định kỳ.

Lưu ý: Trường hợp tạm ngừng hoạt động nhưng vẫn có lao động theo hợp đồng lao động, hoặc vẫn phát sinh nghĩa vụ với người lao động, thì vẫn phải thực hiện báo cáo theo quy định.

Mức phạt nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động năm 2026 trễ hạn là bao nhiêu?

Hiện hành, pháp luật không có quy định cụ thể về mức phạt trong trường hợp nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động định kỳ trễ hạn. Tuy nhiên, báo cáo tình hình sử dụng lao động trễ hạn được xem là không thực hiện báo cáo tình hình thay đổi về lao động được quy định tại Nghị định 12/2022/NĐ-CP

Căn cứ tại khoản 2 Điều 8 Nghị định 12/2022/NĐ-CP quy định mức phạt không nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động 6 tháng đầu năm 2026 như sau:

Vi phạm về tuyển dụng, quản lý lao động

...

2. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động có một trong các hành vi sau đây:

a) Phân biệt đối xử trong lao động trừ các hành vi phân biệt đối xử quy định tại điểm d khoản 1 Điều 13, khoản 2 Điều 23, khoản 1 Điều 36 và khoản 2 Điều 37 Nghị định này;

b) Sử dụng lao động chưa qua đào tạo hoặc chưa có chứng chỉ kỹ năng nghề quốc gia đối với nghề, công việc phải sử dụng lao động đã được đào tạo hoặc phải có chứng chỉ kỹ năng nghề quốc gia;

c) Không báo cáo tình hình thay đổi về lao động theo quy định;

d) Không lập sổ quản lý lao động hoặc lập sổ quản lý lao động không đúng thời hạn hoặc không đảm bảo các nội dung cơ bản theo quy định pháp luật.

Như vậy, từ quy định trên, có thể thấy trường hợp người sử dụng lao động không báo cáo tình hình thay đổi về lao động, cụ thể là không nộp báo cáo tình hình sử dụng lao động 6 tháng cuối năm sẽ bị phạt từ 5 triệu đồng - 10 triệu đồng đối với cá nhân, bị phạt từ 10 triệu - 20 triệu đồng đối với tổ chức (theo khoản 1 Điều 6 Nghị định 12/2022/NĐ-CP).