Công văn 2204/TCS13-NVDTPC: Hướng dẫn cá nhân đã được cấp nhiều mã số thuế và cập nhật số định danh cá nhân?

Công văn 2204/TCS13-NVDTPC: Hướng dẫn cá nhân đã được cấp nhiều MST và cập nhật số định danh cá nhân?

Ngày 01/6/2026, Thuế cơ sở 13 tỉnh Thanh Hóa đã có Công văn 2204/TCS13-NVDTPC năm 2026 về việc hướng dẫn cá nhân đã được cấp nhiều mã số thuế và cập nhật số định danh cá nhân, cụ thể như sau:

(1) Nguyên tắc chung:

- Tự động tích hợp: Hệ thống quản lý thuế sẽ tự động tích hợp các MST có thông tin khớp đúng với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư (CSDLQGDC) vào số định danh cá nhân (12 chữ số). Sau khi hợp nhất, số định danh cá nhân là MST duy nhất dùng trong mọi giao dịch và văn bản với cơ quan thuế.

- Đối với MST có thông tin chưa khớp đúng với CSDLQGDC (Trạng thái 10 - “MST chờ cập nhật thông tin số định danh cá nhân”), người nộp thuế phải thực hiện thủ tục thay đổi thông tin đăng ký thuế để cập nhật số định danh cá nhân.

- Không cần đóng MST cũ: NNT không phải làm thủ tục đóng các MST đã cấp cũ sau khi đã hoàn thành việc cập nhật.

- Hóa đơn, chứng từ cũ giữ nguyên giá trị: Các hóa đơn, chứng từ, hồ sơ thuế đã lập bằng MST cũ tiếp tục được sử dụng hợp pháp để thực hiện thủ tục hành chính, chứng minh nghĩa vụ thuế mà không cần điều chỉnh sang số định danh cá nhân.

(2) Hướng dẫn tra cứu trạng thái mã số thuế cá nhân

Người nộp thuế chủ động kiểm tra tình trạng MST của mình theo một trong hai cách sau:

* Cách 1: Tra cứu trên Trang thông tin điện tử ngành Thuế

- Truy cập địa chỉ: http://tracuunnt.gdt.gov.vn. Chọn mục "Thông tin về người nộp thuế TNCN". Nhập MST (10 chữ số) và nhập chính xác "Mã xác nhận" hiến thị bên cạnh. Nhấp nút "Tra cứu" và đọc kết quả tại cột "Trạng thái MST":

+ Nếu “NNT đang hoạt động”: Thông tin đã khớp đúng với CSDLQGDC. Cá nhân đã hoàn thành thủ tục cập nhật. Lưu ý: Khi tra cứu bằng số định danh cá nhân (12 chữ số), hệ thống sẽ hiển thị thông tin MST sau hợp nhất.

+ Nếu "Mã số thuế chờ cập nhật thông tin số định danh cá nhân": Thông tin chưa khớp đúng, NNT cần thực hiện thủ tục thay đổi thông tin theo hướng dẫn ở Mục 3 dưới đây.

* Cách 2: Tra cứu qua ứng dụng eTax Mobile: Đăng nhập vào ứng dụng eTax Mobile.

- Vào mục “Tiện ích", chọn "Tra cứu thông tin NNT".

- Nhập MST (10 chữ số hoặc số định danh 12 chữ số) và "Mã kiểm tra", Chọn "Tra cứu".

- Kết quả trạng thái:

+ Trạng thái 00: Đã hoàn thành cập nhật số định danh làm MST.

+ Trạng thái 10: Mã số thuế chờ cập nhật số định danh cá nhân.

NNT cần thực hiện thủ tục thay đổi thông tin theo hướng dẫn ở Mục 3 dưới đây.

(3) Thủ tục và phương thức cập nhật:

* Đối với Cá nhân trực tiếp thực hiện:

- Hồ sơ chuẩn bị: Tờ khai thay đổi thông tin đăng ký thuế theo mẫu 08-MST hoặc mẫu 20-ĐK-TCT (Ban hành kèm theo Thông tư 86/2024/TT-BTC).

Địa điểm nộp hồ sơ giấy (nếu nộp trực tiếp/bưu chính): Cơ quan thuế quản lý trực tiếp (đối với cá nhân kinh doanh) hoặc Cơ quan thuế nơi thường trú/tạm trú (đối với cá nhân không kinh doanh) hoặc Trung tâm phục vụ hành chính công cấp xã.

- Nộp hồ sơ bằng phương thức nộp điện tử (Khuyến khích):

+ Trường hợp đã có tài khoản thuế điện tử: Đăng nhập vào eTax Mobile hoặc Cổng dịch vụ công của Bộ Tài chính (https://dichvucong.mof.gov.vn) bằng tài khoản của MST chưa khớp để nộp hồ sơ.

+ Trường hợp chưa có tài khoản: Thực hiện đăng ký cấp tài khoản giao dịch thuế điện tử cho MST chưa khớp. Sau khi tài khoản được kích hoạt, đăng nhập vào các hệ thống trên để nộp hồ sơ.

* Đối với Cá nhân ủy quyền qua Cơ quan chỉi trả thu nhập (Doanh nghiệp, Tổ chức):

- Nhiệm vụ của cá nhân: Gửi thông tin thay đổi cho cơ quan chỉ trả thu nhập.

- Nhiệm vụ của cơ quan chỉ trả: Tổng hợp thông tin của người lao động/người phụ thuộc theo mẫu 05-ĐK-TH-TCT hoặc mẫu 20-ĐK-TH-TCT (Ban hành kèm theo Thông tư 86/2024/TT-BTC).

Nộp qua Cổng dịch vụ công Bộ Tài chính hoặc trực tiếp/bưu chính đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp cơ quan chỉ trả hoặc Trung tâm phục vụ hành chính công cấp xã.

* Đối với Hộ kinh doanh: Hộ kinh doanh đang hoạt động: Thực hiện thủ tục thay đổi thông tin đăng ký hộ kinh doanh tại Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp xã (theo Nghị định 168/2025/NĐ-CP và Thông tư 86/2024/TT-BTC). Thông tin sau khi cập nhật sẽ tự động đồng bộ sang cơ quan thuế.

* Mã số thuế của Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có trạng thái "Không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký": Chủ hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh lập mẫu 08-MST nộp đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Lưu ý: Chi khai thay đổi thông tin cá nhân (số định danh, ngày tháng năm sinh, họ và tên) để đảm bảo khớp đúng CSDLQGDC; không khai thay đổi thông tin địa điểm kinh doanh.

- Việc cập nhật này chỉ phục vụ vai trò MST cá nhân (cho các nghĩa vụ thuế ngoài kinh doanh) và không làm thay đổi trạng thái "Không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký" của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh. Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh vẫn phải làm thủ tục khôi phục MST hoặc chấm dứt hiệu lực MST theo quy định.

<<<Tải về Công văn 2204/TCS13-NVDTPC năm 2026>>>

Công văn 2204/TCS13-NVDTPC: Hướng dẫn cá nhân đã được cấp nhiều mã số thuế và cập nhật số định danh cá nhân? (Hình từ Internet)

Cá nhân, tổ chức sử dụng mã số thuế để làm gì?

Theo đó căn cứ theo quy định tại Điều 11 Luật Quản lý thuế 2025 quy định về mã số thuế như sau:

Mã số thuế

...

4. Mã số thuế của tổ chức, cá nhân có trách nhiệm khấu trừ, nộp thay số thuế đã khấu trừ của người nộp thuế khác thực hiện theo quy định của Bộ trưởng Bộ Tài chính.

5. Mã số thuế được sử dụng như sau:

a) Được ghi trên hóa đơn, chứng từ, hồ sơ, tài liệu trong thực hiện các giao dịch kinh doanh, thực hiện thủ tục hành chính về thuế và mở tài khoản tại tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài, tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán, tổ chức cung ứng dịch vụ trung gian thanh toán;

b) Được sử dụng trong quản lý thuế; trao đổi, chia sẻ, cung cấp thông tin về người nộp thuế với cơ quan quản lý thuế.

6. Chính phủ quy định chi tiết khoản 5 Điều này.

Như vậy, theo quy định trên, mã số thuế được sử dụng để:

- Ghi trên hóa đơn, chứng từ, hồ sơ, tài liệu trong thực hiện các giao dịch kinh doanh, thực hiện thủ tục hành chính về thuế và mở tài khoản tại tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài, tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán, tổ chức cung ứng dịch vụ trung gian thanh toán;

- Được sử dụng trong quản lý thuế; trao đổi, chia sẻ, cung cấp thông tin về người nộp thuế với cơ quan quản lý thuế.

Hệ thống thông tin quản lý thuế được quy định như thế nào?

Theo quy định tại Điều 35 Luật Quản lý thuế 2025 có quy định về hệ thống thông tin quản lý thuế được áp dụng từ ngày 01/07/2026 cụ thể như sau:

(1) Hệ thống thông tin quản lý thuế xử lý tập trung, tích hợp; cung cấp các dịch vụ công trực tuyến toàn trình, dịch vụ số cho người nộp thuế; đảm bảo thu thập, xử lý, lưu trữ, cập nhật và quản lý thông tin, dữ liệu chính xác, đầy đủ, kịp thời. Toàn bộ quá trình này được ghi nhận, lưu lịch sử trên hệ thống.

(2) Cơ sở dữ liệu quản lý thuế được xây dựng, phát triển và vận hành trên nền tảng dữ liệu số, kết nối và đồng bộ với hệ thống cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu của các bộ, ngành, các tổ chức hợp tác quốc tế và tổ chức có liên quan. Cơ quan quản lý thuế được quyền thu thập, tiếp cận, sử dụng và mua sắm các cơ sở dữ liệu thương mại có sẵn trên thị trường theo quy định của pháp luật.

(3) Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định tiêu chuẩn kỹ thuật, xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin phục vụ kết nối, trao đổi thông tin, chia sẻ dữ liệu với các bên liên quan theo quy định của pháp luật. Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, chính quyền địa phương và các đơn vị liên quan có trách nhiệm xây dựng, triển khai hệ thống công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu kết nối, trao đổi thông tin thông qua nền tảng tích hợp, chia sẻ dữ liệu quốc gia theo quy định và đảm bảo tính chính xác, đầy đủ, kịp thời của dữ liệu cung cấp.

(4) Cơ quan quản lý thuế sử dụng Hệ thống thông tin quản lý thuế để ban hành các văn bản, thông báo, quyết định hành chính thuế tự động trên cơ sở quy trình nghiệp vụ, các tiêu chí quản lý và dữ liệu trên hệ thống. Các văn bản, thông báo, quyết định hành chính thuế tự động được ký bằng chữ ký số của cơ quan quản lý thuế và có giá trị pháp lý như văn bản giấy. Quá trình xử lý được ghi nhận, lưu lịch sử trên Hệ thống thông tin quản lý thuế và cho phép người nộp thuế tra cứu kiến nghị, phản hồi thông tin và yêu cầu làm rõ các thông tin liên quan.

Lưu ý: Luật Quản lý thuế 2025 sẽ có hiệu lực vào ngày 01/07/2026, trừ những quy định tại Điều 13, Điều 26 Luật Quản lý thuế 2025 sẽ có hiệu lực vào ngày 01/01/2026.