Chế độ bảo quản hồ sơ kiểm toán nhà nước được quy định như thế nào?

Nội dung chính

• Chế độ bảo quản hồ sơ kiểm toán nhà nước được quy định như thế nào?
• Quy định về hồ sơ kiểm toán giấy, hồ sơ kiểm toán điện tử của Kiểm toán nhà nước?

Chế độ bảo quản hồ sơ kiểm toán nhà nước được quy định như thế nào?

Theo Điều 10 Quy định danh mục hồ sơ kiểm toán; chế độ nộp lưu, bảo quản, khai thác và hủy hồ sơ kiểm toán được ban hành kèm theo Quyết định 09/2024/QĐ-KTNN quy định về bảo quản hồ sơ kiểm toán như sau:

Bảo quản hồ sơ kiểm toán

1. Hồ sơ kiểm toán phải được bảo quản đầy đủ, an toàn, bảo mật, sắp xếp khoa học để dễ quản lý, dễ khai thác, sử dụng.

2. Hồ sơ kiểm toán bảo quản lưu trữ của Kiểm toán nhà nước do Văn phòng Kiểm toán nhà nước trực tiếp quản lý tại kho lưu trữ; hồ sơ kiểm toán bảo quản lưu trữ của Kiểm toán nhà nước chuyên ngành và các Vụ tham mưu trước khi nộp vào lưu trữ của Kiểm toán nhà nước do phòng Tổng hợp trực tiếp quản lý (trong trường hợp không có phòng Tổng hợp thì lưu trữ tại bộ phận do Kiểm toán trưởng quyết định); hồ sơ kiểm toán bảo quản lưu trữ của Kiểm toán nhà nước khu vực do Văn phòng Kiểm toán nhà nước khu vực trực tiếp quản lý tại kho lưu trữ, trong thời gian chưa nộp về Văn phòng Kiểm toán nhà nước khu vực thì phòng Tổng hợp của Kiểm toán nhà nước khu vực có trách nhiệm quản lý hồ sơ.

3. Thời hạn lưu trữ hồ sơ kiểm toán thực hiện theo quy định về thời hạn bảo quản tài liệu hình thành trong hoạt động của Kiểm toán nhà nước. Đối với hồ sơ kiểm toán điện tử, sau khi kết thúc thời gian lưu trữ hồ sơ kiểm toán theo quy định, hồ sơ kiểm toán điện tử sẽ chuyển sang hình thức lưu trữ trên thiết bị lưu trữ lâu dài (như lưu trữ băng từ). Đối với hồ sơ có chứa bí mật nhà nước thời hạn lưu trữ được thực hiện theo quy định của pháp luật và của Kiểm toán nhà nước.

4. Kho lưu trữ của Kiểm toán nhà nước và của Kiểm toán nhà nước khu vực phải đảm bảo các tiêu chuẩn về kho lưu trữ theo quy định của pháp luật.

Như vậy, hồ sơ kiểm toán nhà nước phải được bảo quản đầy đủ, an toàn, bảo mật, sắp xếp khoa học để dễ quản lý, dễ khai thác, sử dụng.

Quyết định 09/2024/QĐ-KTNN có hiệu lực sau 45 ngày kể từ ngày ký (10/02/2025)

Chế độ bảo quản hồ sơ kiểm toán nhà nước được quy định như thế nào? (Hình từ Internet)

Quy định về hồ sơ kiểm toán giấy, hồ sơ kiểm toán điện tử của Kiểm toán nhà nước?

Theo Điều 42 Quyết định 93/QĐ-KTNN năm 2023 về Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Kiểm toán nhà nước, trong đó quy định về bảo quản tài liệu lưu trữ

(1) Đối với hồ sơ lưu trữ giấy

Hồ sơ lưu trữ giấy phải được bảo quản đầy đủ, an toàn trong kho lưu trữ cơ quan, đơn vị. Hồ sơ phải được bảo quản trong hộp (cặp) chuyên dụng, có nhãn hồ sơ và sắp xếp gọn gàng trên giá để dễ quản lý và khai thác sử dụng.

Kho lưu trữ phải được trang bị đầy đủ các thiết bị, phương tiện cần thiết theo quy định để bảo quản an toàn cho tài liệu.

(2) Đối với hồ sơ lưu trữ điện tử

- Bảo đảm hồ sơ, tài liệu lưu trữ được bảo quản an toàn, xác thực, bảo mật trên các phương tiện lưu trữ và khả năng truy cập, quản lý, tìm kiếm, cập nhật hồ sơ, tài liệu lưu trữ.

- Không lưu cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ có chứa thông tin thuộc phạm vi bí mật nhà nước trên các thiết bị kết nối với mạng Internet, mạng máy tính, mạng viễn thông.

- Không chuyển mục đích sử dụng các thiết bị đã lưu hồ sơ, tài liệu lưu trữ có chứa thông tin thuộc phạm vi bí mật nhà nước khi chưa loại bỏ triệt để hồ sơ, tài liệu lưu trữ.

- Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử phải được sao lưu ít nhất 02 bộ, mỗi bộ trên 01 phương tiện lưu trữ độc lập (ổ cứng hoặc thiết bị lưu trữ) để đề phòng trường hợp mất, hỏng dữ liệu. Việc sao lưu dữ liệu phải đảm bảo đầy đủ, chính xác, kịp thời, an toàn.

- Bảo đảm thống nhất quy trình kiểm tra, sao lưu, phục hồi dữ liệu.

- Người được giao quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ của cơ quan, đơn vị có trách nhiệm kiểm tra, bảo quản, sao lưu, phục hồi.

- Thực hiện nghiêm các quy định khác về lưu trữ điện tử.