Công văn 662/VTLTNN-TCCB tăng cường công tác phòng cháy chữa cháy, bảo vệ an toàn hồ sơ, tài liệu

• Số hiệu: 662/VTLTNN-TCCB
• Loại văn bản: Công văn
• Nơi ban hành: Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước
• Người ký: Vũ Thị Minh Hương
• Ngày ban hành: 29/07/2008

BỘ NỘI VỤ CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC -----	CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc -------
Số: 662/VTLTNN-TCCB V/v tăng cường công tác phòng cháy chữa cháy, bảo vệ an toàn hồ sơ, tài liệu	Hà Nội, ngày 29 tháng 7 năm 2008

Kính gửi:

- Văn phòng các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; - Sở Nội vụ các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; - Các Tập đoàn kinh tế, các Tổng công ty nhà nước.

Theo số liệu tổng hợp từ Cục Phòng cháy, chữa cháy - Bộ Công an trong mấy năm gần đây, trên toàn quốc đã xảy ra 11.843 vụ cháy, tổng thiệt hại lên đến 2.736 tỷ đồng. Qua số điều tra xác minh của lực lượng phòng cháy, chữa cháy chuyên nghiệp của Công an và những kết luận của Thanh tra Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước sau khi thanh tra các vụ cháy xảy ra liên quan đến hồ sơ, tài liệu lưu trữ cho thấy các nguyên nhân gây cháy chủ yếu: do sơ xuất, sự cố khi sử dụng lửa, xăng dầu, điện và thiết bị điện, do diện tích phòng, kho bảo quản hồ sơ, tài liệu không tuân thủ các quy định của pháp luật nên nhiều vụ cháy xảy ra đã thiêu huỷ hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại một số cơ quan, đơn vị sự nghiệp và doanh nghiệp nhà nước (Xem bảng tổng hợp gửi kèm). Để giảm thiểu các thiệt hại do cháy gây ra đối với hồ sơ, tài liệu lưu trữ, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đề nghị Văn phòng các Bộ, ngành, Sở Nội vụ các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương và các Tập đoàn kinh tế, các Tổng công ty nhà nước triển khai một số công việc sau:

- Trên cơ sở các phương án phòng cháy, chữa cháy chung đã xây dựng của các cơ quan, tổ chức, thủ trưởng các đơn vị cần tiến hành xây dựng phương án riêng đối với các phòng, kho bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ; kịp thời xây dựng, bổ sung nội quy phòng cháy, chữa cháy của kho lưu trữ; thường xuyên tuyên truyền, phổ biến cho cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan thực hiện nghiêm chỉnh các quy định về phòng cháy, chữa cháy, đặc biệt đối với cán bộ, công chức, viên chức làm công việc liên quan tới hồ sơ, tài liệu.

- Thực hiện đúng chế độ nộp lưu và bảo quản tài liệu theo đúng quy định của nhà nước.

- Đầu tư kinh phí xây dựng mới, cải tạo nâng cấp kho tàng phải theo đúng yêu cầu và các thông số kỹ thuật quy định tại Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng.

- Kịp thời báo cáo về Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về các vụ cháy xảy ra gây thiệt hại tới hồ sơ, tài liệu để Cục chỉ đạo các biện pháp khắc phục đối với hồ sơ, tài liệu bị cháy.

Để thực hiện tốt công tác phòng cháy, chữa cháy, bảo vệ an toàn hồ sơ tài liệu, Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước đề nghị Văn phòng các Bộ, ngành, các cơ quan thuộc Chính phủ, Sở Nội vụ các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương và các Tập đoàn kinh tế, các Tổng công ty nhà nước quan tâm chỉ đạo, đôn đốc, nhắc nhở, kiểm tra các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp thực hiện tốt những nội dung đã nêu trên./.

Nơi nhận: - Như trên; - Bộ Nội vụ (để b/c); - Lãnh đạo Cục (03); - Các đơn vụ thuộc và trực thuộc Cục; - Lưu: VT, TCCB.

Q. CỤC TRƯỞNG Vũ Thị Minh Hương

SỐ LIỆU TỔNG HỢP MỘT SỐ VỤ CHÁY LIÊN QUAN ĐẾN TÀI LIỆU LƯU TRỮ TỪ NĂM 2001 ĐẾN NĂM 2007

Số TT	Thời gian xảy ra cháy	Địa điểm xảy ra cháy	Tài liệu bị cháy
01	Tháng 2/2003	Trường cấp II-III Huỳnh Thúc Kháng, tỉnh Đắk Lắk	Học bạ của học sinh
02	Tháng 11/2003	Công ty kho bãi thuộc Tổng công ty Địa ốc Sài Gòn, thành phố Hồ Chí Minh.	Kho hồ sơ
03	Tháng 3/2004	Phòng Thương mại Vietsopetro, thành phố Vũng Tàu.	Kho hồ sơ
04	Tháng 7/2004	Quĩ hỗ trợ phát triển Phú Yên, tỉnh Phú Yên.	Tài liệu, giấy tờ
05	Tháng 2/2005	Trung tâm Kỹ thuật tài nguyên và môi trường, thành phố Cần Thơ.	Kho lưu hồ sơ
06	Tháng 3/2005	Trường Trung học phổ thông bán công Phạm Ngọc Hiển – thành phố Cần Thơ	Con dấu và ổ cứng máy tính chứa dự liệu khoảng 1.020 hồ sơ đăng ký dự thi đại học, cao đẳng
07	Tháng 11/2006	Kho lưu trữ hồ sơ bệnh án của Bệnh viện Việt Nam – Cu ba, thành phố Hà Nội	Kho hồ sơ, giấy tờ, bệnh án
08	Tháng 12/2006	Trụ sở công an xã Quảng Tiến, thị xã Sầm Sơn, tỉnh Thanh Hoá	Tài liệu, hồ sơ của công an xã
09	Tháng 7/2007	Trụ sở UBND xã Phú Phong, tỉnh Hà Tĩnh	Tài liệu, hồ sơ, sổ sách của xã
10	Tháng 7/2007	Phòng Tài nguyên môi trường và Phòng Quản lý đô thị quận Tân Bình, Tp.Hồ Chí Minh	Hồ sơ lưu trữ nhà đất
11	Tháng 1/2008	Trụ sở Chi cục thuế huyện La Grai	Tài liệu của Đội thuế số 1
12	Tháng 3/2008	Trụ sở Hải quan Cà Mau, thành phố Cà Mau	Hồ sơ tài liệu của phòng Nghiệp vụ
13	Tháng 4/2008	Ban quản lý dự án xây dựng Bình Chánh, thuộc UBND huyện Bình Chánh, thành phố Hồ Chí Minh	Kho hồ sơ của Ban quản lý dự án