Thủ tục chốt sổ BHXH năm 2023? Doanh nghiệp không chốt sổ BHXH có bị gì không?

Thủ tục chốt sổ BHXH năm 2023? Doanh nghiệp không chốt sổ BHXH có bị gì không?

Về vấn đề này, THƯ VIỆN PHÁP LUẬT giải đáp như sau:

1. Trách nhiệm chốt sổ BHXH

Theo khoản 3 Điều 48 Bộ luật Lao động 2019, trách nhiệm của người sử dụng lao động khi chấm dứt hợp đồng lao động bao gồm:

- Hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác nếu người sử dụng lao động đã giữ của người lao động;

- Cung cấp bản sao các tài liệu liên quan đến quá trình làm việc của người lao động nếu người lao động có yêu cầu. Chi phí sao, gửi tài liệu do người sử dụng lao động trả.

Đồng thời, khoản 5 Điều 21 Luật Bảo hiểm xã hội 2014 có quy định trách nhiệm của người sử dụng lao động như sau:

Phối hợp với cơ quan bảo hiểm xã hội trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động, xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội khi người lao động chấm dứt hợp đồng lao động, hợp đồng làm việc hoặc thôi việc theo quy định của pháp luật.

Như vậy, trách nhiệm chốt sổ BHXH là của người sử dụng lao động (doanh nghiệp).

2. Doanh nghiệp không chốt sổ BHXH có bị gì không?

Nếu doanh nghiệp không chốt sổ BHXH cho người lao động thì có thể bị xử phạt với các mức sau đây:

Theo khoản 2 Điều 12 Nghị định 12/2020/NĐ-CP quy định mức phạt tiền đối với người sử dụng lao động không hoàn thành thủ tục xác nhận thời gian đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp và trả lại cùng với bản chính giấy tờ khác đã giữ của người lao động sau khi chấm dứt hợp đồng lao động theo một trong các mức sau đây:

- Từ 1.000.000 đồng đến 2.000.000 đồng đối với vi phạm từ 01 người đến 10 người lao động;

- Từ 2.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với vi phạm từ 11 người đến 50 người lao động;

- Từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với vi phạm từ 51 người đến 100 người lao động;

- Từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng đối với vi phạm từ 101 người đến 300 người lao động;

- Từ 15.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng đối với vi phạm từ 301 người lao động trở lên.

Đồng thời, theo điểm d khoản 4 Điều 41 Nghị định 12/2020/NĐ-CP quy định phạt tiền từ 2.000.000 đồng đến 4.000.000 đồng khi vi phạm với mỗi người lao động nhưng tối đa không quá 75.000.000 đồng đối với người sử dụng lao động không trả sổ bảo hiểm xã hội cho người lao động.

3. Thủ tục chốt sổ BHXH năm 2023

Thủ tục chốt sổ BHXH năm 2023 như sau:

3.1. Báo giảm lao động

Trước khi chốt sổ BHXH thì người sử dụng lao động phải thực hiện thủ tục báo giảm lao động.

- Hồ sơ báo giảm lao động bao gồm:

+ Tờ khai điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK1-TS)

Mẫu TK1-TS

+ Tờ khai đơn vị điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS);

Mẫu TK3-TS

+ Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, bảo hiểm tai nạn, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp (Mẫu D02-TS);

Mẫu D02-TS

+ Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS);

Mẫu D01-TS

+ Thẻ BHYT còn thời hạn sử dụng của người lao động (01 bản/người).

- Thủ tục báo giảm lao động:

Người sử dụng lao động gửi hồ sơ báo giảm lao động trực tiếp tới cơ quan bảo hiểm xã hội nơi người sử dụng lao động tham gia hoặc gửi qua đường bưu điện.

3.2. Chốt sổ BHXH

Sau khi báo giảm BHXH thành công, có thể tiến hành làm hồ sơ chốt sổ BHXH.

- Hồ sơ chốt sổ BHXH bao gồm:

+ Tờ khai đơn vị tham gia, điều chỉnh thông tin BHXH, BHYT (Mẫu TK3-TS);

Mẫu TK3-TS

+ Danh sách lao động tham gia BHXH, BHYT, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp (Mẫu D02-TS).

Mẫu D02-TS

+ Bảng kê thông tin (Mẫu D01-TS).

Mẫu D01-TS

+ Sổ bảo hiểm xã hội

+ Các tờ rời bảo hiểm xã hội.

+ Quyết định chấm dứt hợp đồng lao động (hoặc giấy tờ khác liên quan đến việc chấm dứt hợp đồng lao động).

+ Thẻ BHYT còn thời hạn sử dụng của người lao động(01 bản/người).

- Thủ tục chốt sổ BHXH:

Người sử dụng lao động tiến hành nộp hồ sơ chốt sổ bảo hiểm xã hội tại cơ quan bảo hiểm xã hội nơi người sử dụng lao động tham gia hoặc nộp qua đường bưu điện.

(Điều 23 Quyết định 595/QĐ-BHXH)