04 điều cần biết khi công chứng tại văn phòng công chứng

04 điều cần biết khi công chứng tại văn phòng công chứng

1. Văn phòng công chứng là gì?

Căn cứ khoản 1 Điều 2 Luật Công chứng 2014 quy định về văn phòng công chứng như sau:

Công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản (sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch), tính chính xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt (sau đây gọi là bản dịch) mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.

Tại Khoản 5 Điều 2 Luật Công chứng 2014 quy định về tổ chức hành nghề công chứng bao gồm:

Phòng công chứng và Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo quy định Luật Công chứng 2014 và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan.

Như vậy, văn phòng công chứng là một tổ chức hành nghề công chứng. Văn phòng công chứng cũng có chức năng nhiệm vụ thực hiện hoạt động của tổ chức công chứng.

2. Quy định về công chứng tại văn phòng công chứng

2.1. Phạm vi công chứng hợp đồng, giao dịch về bất động sản

Công chứng viên của tổ chức hành, nghề công chứng chỉ được công chứng hợp đồng, giao dịch về bất động sản trong phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi tổ chức hành nghề công chứng đặt trụ sở, trừ trường hợp công chứng di chúc, văn bản từ chối nhận di sản là bất động sản và văn bản ủy quyền liên quan đến việc thực hiện các quyền đối với bất động sản.

(Điều 42 Luật Công chứng 2014)

2.2. Thời hạn công chứng tại văn phòng công chứng

- Thời hạn công chứng được xác định kể từ ngày thụ lý hồ sơ yêu cầu công chứng đến ngày trả kết quả công chứng.

Thời gian xác minh, giám định nội dung liên quan đến hợp đồng, giao dịch, niêm yết việc thụ lý công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản, dịch giấy tờ, văn bản không tính vào thời hạn công chứng.

- Thời hạn công chứng không quá 02 ngày làm việc;

Đối với hợp đồng, giao dịch có nội dung phức tạp thì thời hạn công chứng có thể kéo dài hơn nhưng không quá 10 ngày làm việc.

(Điều 43 Luật Công chứng 2014)

2.3. Địa điểm công chứng tại văn phòng công chứng

- Việc công chứng phải được thực hiện tại trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng, trừ các trường hợp:

Việc công chứng có thể được thực hiện ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng trong trường hợp người yêu cầu công chứng là:

- Người già yếu;

- Không thể đi lại được;

- Người đang bị tạm giữ, tạm giam, đang thi hành án phạt tù hoặc có lý do chính đáng khác không thể đến trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng.

(Điều 44 Luật Công chứng 2014)

2.4. Chữ viết trong văn bản công chứng

- Chữ viết trong văn bản công chứng phải rõ ràng, dễ đọc, không được viết tắt hoặc viết bằng ký hiệu, không được viết xen dòng, viết đè dòng, không được tẩy xoá, không được để trống, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

- Thời điểm công chứng phải được ghi cả ngày, tháng, năm; có thể ghi giờ, phút nếu người yêu cầu công chứng đề nghị hoặc công chứng viên thấy cần thiết. 

Các con số phải được ghi cả bằng số và chữ, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

(Điều 45 Luật Công chứng 2014)

3. Nội dung được công chứng tại văn phòng công chứng

Người dân có thể thực hiện công chứng tại văn phòng công chứng các nội dung sau:

- Công chứng hợp đồng, giao dịch đã được soạn thảo sẵn

- Công chứng hợp đồng, giao dịch do công chứng viên soạn thảo theo đề nghị của người yêu cầu công chứng

- Công chứng việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch

- Công chứng hợp đồng thế chấp bất động sản

- Công chứng hợp đồng ủy quyền

- Công chứng di chúc

- Công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản

- Công chứng văn bản khai nhận di sản

- Nhận lưu giữ di chúc

- Công chứng bản dịch

- Sửa lỗi kỹ thuật trong văn bản công chứng

Lưu ý: Việc sửa lỗi kỹ thuật trong văn bản công chứng được thực hiện tại tổ chức hành nghề công chứng đã thực hiện việc công chứng đó. Trường hợp tổ chức hành nghề công chứng đã thực hiện việc công chứng chấm dứt hoạt động, chuyển đổi, chuyển nhượng hoặc giải thể thì tổ chức hành nghề công chứng đang lưu trữ hồ sơ công chứng thực hiện việc sửa lỗi kỹ thuật.

(Điều 40, 41, 51, 54, 55, 56, 57, 58, 59, 60, 61 Luật Công chứng 2014)

4. Chi phí công chứng tại văn phòng công chứng

4.1. Phí công chứng

- Phí công chứng bao gồm:

Phí công chứng hợp đồng, giao dịch, bản dịch;

Phí lưu giữ di chúc;

Phí cấp bản sao văn bản công chứng.

Người yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch, bản dịch, lưu giữ di chúc, cấp bản sao văn bản công chứng phải nộp phí công chứng.

>>> Xem thêm Mức phí công chứng năm 2022

(khoản 1 Điều 66 Luật Công chứng 2014)

4.2. Thù lao công chứng

- Người yêu cầu công chứng phải trả thù lao khi yêu cầu tổ chức hành nghề công chứng thực hiện việc soạn thảo hợp đồng, giao dịch, đánh máy, sao chụp, dịch giấy tờ, văn bản và các việc khác liên quan đến việc công chứng.

- UBND cấp tỉnh ban hành mức trần thù lao công chứng áp dụng đối với các tổ chức hành nghề công chứng tại địa phương. 

Tổ chức hành nghề công chứng xác định mức thù lao đối với từng loại việc không vượt quá mức trần thù lao công chứng do UBND cấp tỉnh ban hành và niêm yết công khai các mức thù lao tại trụ sở của mình. 

Tổ chức hành nghề công chứng thu thù lao cao hơn mức trần thù lao và mức thù lao đã niêm yết thì bị xử lý theo quy định của pháp luật.

- Tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm giải thích rõ cho người yêu cầu công chứng về thù lao công chứng.

(Điều 67 Luật Công chứng 2014)

4.3. Chi phí khác

- Trường hợp người yêu cầu công chứng đề nghị xác minh, giám định hoặc thực hiện công chứng ngoài trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng thì người yêu cầu công chứng phải trả chi phí để thực hiện việc đó.

Mức chi phí do người yêu cầu công chứng và tổ chức hành nghề công chứng thỏa thuận. Tổ chức hành nghề công chứng không được thu chi phí cao hơn mức chi phí đã thỏa thuận.

- Tổ chức hành nghề công chứng phải niêm yết rõ nguyên tắc tính chi phí khác và có trách nhiệm giải thích rõ cho người yêu cầu công chứng về các chi phí cụ thể đó.

(Điều 68 Luật Công chứng 2014)

>>> Xem thêm: Thế nào là văn phòng công chứng? Có nên thực hiện công chứng tại văn phòng công chứng không?

Phí công chứng tại văn phòng công chứng đối với hợp đồng ủy quyền là bao nhiêu? Hợp đồng ủy quyền có bắt buộc công chứng không?

Các loại hợp đồng bắt buộc phải công chứng nhà đất năm 2022? Mức phí công chứng, chứng thực nhà đất là bao nhiêu?

Ngọc Nhi