Hướng dẫn quản lý con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của Tổng cục Giáo dục nghề nghiệp

Hướng dẫn quản lý con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của Tổng cục Giáo dục nghề nghiệp (Hình từ Internet)

Ngày 06/12/2024, Tổng cục trưởng Tổng cục Giáo dục nghề nghiệp ban hành Quyết định 278/QĐ-TCGDNN về Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Tổng cục Giáo dục nghề nghiệp.

Hướng dẫn quản lý con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của Tổng cục Giáo dục nghề nghiệp

Theo quy định tại Điều 35 Quy chế ban hành kèm theo Quyết định 278/QĐ-TCGDNN năm 2024 thì việc quản lý con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của Tổng cục Giáo dục nghề nghiệp được thực hiện như sau:

- Chánh Văn phòng Tổng cục chịu trách nhiệm trước Tổng cục trưởng, trước pháp luật về việc quản lý con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của Tổng cục. Thủ trưởng các đơn vị thuộc Tổng cục chịu trách nhiệm quản lý, sử dụng con (đối với các đơn vị có con dấu riêng) và thiết bị lưu khóa bí mật của đơn vị. 

- Con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan được giao cho Văn thư Tổng cục quản lý và sử dụng. Văn thư Tổng cục được giao nhiệm vụ phải chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng Tổng cục, trước pháp luật về việc quản lý và sử dụng con dấu thiết bị lưu khóa bí mật và có trách nhiệm thực hiện những nhiệm vụ sau: 

+ Bảo quản an toàn, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan tại phòng làm việc của người được giao quản lý. Trường hợp cần đưa con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan ra khỏi cơ quan, đơn vị phải được sự đồng ý bằng văn bản của người đứng đầu cơ quan, đơn vị và phải chịu trách nhiệm về việc bảo quản, sử dụng con dấu. Con dấu, thiết bị khóa lưu bí mật của cơ quan phải được bảo quản an toàn trong giờ cũng như ngoài giờ làm việc. 

+ Chỉ giao con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan cho người khác lưu giữ khi được đồng ý bằng văn bản của người có thẩm quyền giao trách nhiệm quản lý. Việc bàn giao con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan phải được lập biên bản. 

+ Phải trực tiếp đóng dấu văn bản và bản sao văn bản; ký số vào văn bản điện tử. 

+ Chỉ được đóng dấu, ký số của cơ quan, tổ chức vào văn bản đã có chữ ký của người có thẩm quyền và bản sao văn bản do cơ quan, tổ chức trực tiếp thực hiện. 

+ Không được đóng dấu vào giấy không có nội dung, đóng dấu trước khi ký, đóng dấu sẵn trên giấy trắng hoặc đóng dấu lên các văn bản có chữ ký của người không có thẩm quyền. 

- Cá nhân có trách nhiệm tự bảo quản an toàn thiết bị lưu khóa bí mật và khóa bí mật. 

- Khi nét dấu bị mòn hoặc biến dạng, người được giao quản lý và sử dụng con dấu phải báo cáo lãnh đạo Văn phòng để làm thủ tục đổi con dấu. Trường hợp con dấu bị mất, phải kịp thời báo cáo lãnh đạo Văn phòng và cơ quan công an nơi xảy ra mất con dấu, kịp thời lập biên bản. 

Con dấu là gì? Nguyên tắc nào được áp dụng trong công tác quản lý và sử dụng con dấu?

Theo quy định tại khoản 1 Điều 3 Nghị định 99/2016/NĐ-CP thì con dấu là phương tiện đặc biệt do cơ quan nhà nước có thẩm quyền đăng ký, quản lý, được sử dụng để đóng trên văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước.

Con dấu quy định tại Nghị định 99/2016/NĐ-CP, bao gồm: Con dấu có hình Quốc huy, con dấu có hình biểu tượng, con dấu không có hình biểu tượng, được sử dụng dưới dạng dấu ướt, dấu nổi, dấu thu nhỏ, dấu xi.

Ngoài ra, việc quản lý và sử dụng con dấu cần tuân thủ các nguyên tắc tại Điều 4 Nghị định 99/2016/NĐ-CP bao gồm:

- Tuân thủ Hiến pháp 2013, pháp luật.

- Bảo đảm công khai, minh bạch, tạo điều kiện thuận lợi cho cơ quan, tổ chức, cá nhân khi thực hiện thủ tục về con dấu.

- Việc đăng ký, quản lý con dấu và cho phép sử dụng con dấu phải bảo đảm các điều kiện theo quy định tại Nghị định 99/2016/NĐ-CP.

- Con dấu quy định trong Nghị định 99/2016/NĐ-CP là hình tròn; mực dấu màu đỏ.

Xem thêm Quyết định 278/QĐ-TCGDNN có hiệu lực từ 06/12/2024.