Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của Mặt trận Tổ quốc và tổ chức chính trị - xã hội

Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của Mặt trận Tổ quốc và tổ chức chính trị - xã hội

Về vấn đề này, THƯ VIỆN PHÁP LUẬT giải đáp như sau:

Ngày 13/12/2022, Văn phòng Trung ương Đảng ban hành Hướng dẫn 14-HD/VPTW về công tác văn thư trong các cơ quan của Mặt trận Tổ quốc Việt Nam và tổ chức chính trị - xã hội.

1. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của Mặt trận Tổ quốc và tổ chức chính trị - xã hội

Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của Mặt trận Tổ quốc và tổ chức chính trị - xã hội như sau:

* Soạn thảo văn bản:

- Căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, tổ chức và mục đích giải quyết công việc, người đứng đầu cơ quan, tổ chức (hoặc người có thẩm quyền) quyết định văn bản cần soạn thảo; giao đơn vị, cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản và chỉ đạo việc soạn thảo văn bản.

- Đơn vị, cá nhân được giao chủ trì soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức (hoặc người có thẩm quyền) về tiến độ, nội dung, chất lượng văn bản soạn thảo trong phạm vi nhiệm vụ được giao.

- Đối với mỗi văn bản của cơ quan, tổ chức khi soạn thảo, tuỳ tính chất, mức độ quan trọng có các quy trình soạn thảo tương ứng. Quy trình soạn thảo văn bản thực hiện theo quy chế của mỗi cơ quan, tổ chức.

- Đối với văn bản điện tử, cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản ngoài thực hiện các nội dung trên còn có trách nhiệm chuyển file bản thảo văn bản đến văn thư cơ quan và thực hiện việc lập hồ sơ điện tử.

* Duyệt bản thảo văn bản:

+ Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt.

+ Bản thảo văn bản đã đạt yêu cầu về nội dung, thẩm quyền ban hành, người có thẩm quyền duyệt ký văn bản cho phép phát hành. Trường hợp bản thảo đã được duyệt ký nhưng cần sửa chữa, bổ sung thì phải trình người có thẩm quyền ký để xem xét, quyết định.

* Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành:

- Người đứng đầu đơn vị soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức về nội dung văn bản.

- Chánh văn phòng chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản.

- Văn thư cơ quan chịu trách nhiệm kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản trước khi trình ký chính thức.

- Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản thực hiện theo quy định hiện hành.

* Trình ký và ký văn bản:

- Văn thư cơ quan chịu trách nhiệm trình ký tất cả văn bản của cơ quan, tổ chức (trừ những văn bản được quy định riêng của cơ quan, tổ chức).

- Ký văn bản phải đúng thẩm quyền, chức trách, nhiệm vụ được giao. Thẩm quyền ký văn bản của mỗi cơ quan, tổ chức do cơ quan, tổ chức phân công.

- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức chịu trách nhiệm về toàn bộ văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành. Người ký văn bản phải chịu trách nhiệm về văn bản do mình ký và phải đăng ký chữ ký mẫu tại văn thư cơ quan.

- Đối với văn bản giấy, khi ký văn bản dùng bút có mực màu xanh, không dùng các loại mực dễ phai để ký.

- Đối với văn bản điện tử việc ký số thực hiện theo hướng dẫn của cơ quan có thẩm quyền.

2. Quản lý văn bản đi và văn bản đến của Mặt trận Tổ quốc và tổ chức chính trị - xã hội

2.1. Quản lý văn bản đi của Mặt trận Tổ quốc và tổ chức chính trị - xã hội

* Đăng ký văn bản đi:

- Các văn bản chính thức ban hành, văn thư cơ quan thực hiện việc cho số văn bản, ngày, tháng, năm ban hành văn bản; số văn bản đi được ghi liên tục từ số 01 cho mỗi tên loại văn bản trong một nhiệm kỳ của mỗi cơ quan, tổ chức; số văn bản giấy phải thống nhất với văn bản điện tử.

- Việc đăng ký văn bản đi bảo đảm đầy đủ, chính xác các thông tin cần thiết của văn bản.

- Văn bản đi đăng ký trên hệ thống phải được in ra giấy bảo đảm đầy đủ các thông tin theo mẫu Sổ đăng ký văn bản đi.

(Phụ lục 1 - Mẫu sổ đăng ký văn bản đi)

Phụ lục 1

* Phát hành văn bản đi:

- Văn bản đi của cơ quan, tổ chức sau khi được người có thẩm quyền ký, văn thư cơ quan phải hoàn thành thủ tục và phát hành trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo; nhân bản đúng số lượng, phát hành chính xác theo nơi nhận văn bản. 

Văn bản có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được thực hiện các thủ tục phát hành ngay sau khi người có thẩm quyền ký văn bản.

- Phát hành văn bản điện tử đi (đã có chữ ký số của người có thẩm quyền): 

+ Văn thư cơ quan kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký số của người có thẩm quyền bằng việc thực hiện chứng thực chữ ký số; 

+ Thực hiện ký số của cơ quan, tổ chức lên văn bản điện tử;

+ Cập nhật các trường thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý văn bản đi, văn bản điện tử đã ký số vào hệ thống; 

+ Chuyển văn bản điện tử đã ký số theo địa chỉ nơi nhận. 

Các loại văn bản điện tử được ký số để phát hành trên hệ thống là văn bản điện tử có nội dung không mật. Lãnh đạo các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể các thể loại văn bản điện tử được ký số của cơ quan, tổ chức.

- Trường hợp phát hành văn bản giấy từ văn bản điện tử được ký số của người có thẩm quyền: 

+ Văn thư cơ quan kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký số bằng việc thực hiện chứng thực chữ ký số; 

+ In toàn bộ văn bản ra giấy, đóng dấu của cơ quan, tổ chức để tạo bản chính văn bản giấy và phát hành văn bản.

- Trường hợp phát hành văn bản điện tử từ văn bản giấy đã phát hành: 

+ Văn thư cơ quan số hoá văn bản giấy (đã có chữ ký tay của người có thẩm quyền và đóng dấu của cơ quan, tổ chức) thành văn bản điện tử;

+ Ký số của cơ quan, tổ chức vào góc trên cùng, bên phải, trang đầu của tệp tin văn bản điện tử được số hoá từ văn bản giấy; 

+ Cập nhật các trường thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý văn bản đi và văn bản điện tử được số hoá vào hệ thống; 

+ Chuyển văn bản điện tử đến nơi nhận qua mạng máy tính.

- Việc phát hành văn bản trên mạng thực hiện theo quy định hiện hành.

* Lưu văn bản đi:

- Đối với văn bản giấy: Bản gốc văn bản được lưu tại văn thư cơ quan và được đóng dấu ngay sau khi phát hành, sắp xếp theo thứ tự đăng ký của mỗi tên loại văn bản. Bản chính văn bản, các ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo và các tài liệu đi kèm dự thảo được lưu tại hồ sơ công việc.

- Đối với văn bản điện tử: Văn bản điện tử được lưu trên hệ thống. Nếu cần lưu bản giấy từ văn bản điện tử đi thực hiện như sau:

+ Trường hợp văn bản điện tử chưa ký số của người có thẩm quyền: Văn thư kiểm tra, hoàn thiện thể thức văn bản; in và trình người có thẩm quyền ký trực tiếp một bản giấy; đóng dấu của cơ quan, tổ chức và lưu theo quy định.

+ Trường hợp văn bản điện tử đã ký số của người có thẩm quyền: Văn thư kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký số bằng việc chứng thực chữ ký số; in văn bản điện tử đã được ký số của người có thẩm quyền ra giấy; đóng dấu của cơ quan, tổ chức và lưu theo quy định.

+ Trường hợp văn bản điện tử đã ký số của người có thẩm quyền và ký số của cơ quan, tổ chức: Văn thư in bản gốc văn bản điện tử ra giấy và thực hiện sao y văn bản để lưu theo quy định.

+ Đối với văn bản đi được dịch ra tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu số, khi lưu văn bản, văn thư cơ quan phải lưu bản dịch ra tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu số kèm với bản gốc tiếng Việt.

* Theo dõi, kiểm tra gửi, nhận văn bản đi:

- Sau khi gửi văn bản đi, văn thư cơ quan phải kiểm tra, theo dõi chặt chẽ kết quả giao nhận văn bản, kịp thời phát hiện và xử lý những trường hợp chậm trễ, thất lạc.

Đối với văn bản cần chỉ dẫn về phạm vi phổ biến, sử dụng, thu hồi, văn thư cơ quan ghi hoặc đóng dấu chỉ dẫn cho từng trường hợp theo quy định.

Đối với văn bản đi qua mạng, văn thư phải theo dõi trạng thái văn bản đã phát hành qua hệ thống.

- Văn thư cơ quan phải lập sổ để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.

- Định kỳ (hằng tuần hoặc tháng, quý, năm) văn thư cơ quan thống kê danh mục văn bản phát hành để báo cáo người đứng đầu cơ quan, tổ chức và phục vụ việc quản lý, khai thác. Hết năm, văn thư cơ quan đóng thành sổ danh mục văn bản phát hành trong năm và giao nộp vào lưu trữ cơ quan.

* Khai thác, sử dụng văn bản đi:

- Trong thời gian lưu giữ văn bản, tài liệu ở văn thư, văn thư cơ quan có trách nhiệm phục vụ kịp thời các yêu cầu khai thác, sử dụng văn bản, tài liệu theo quy định. 

Khi phục vụ yêu cầu mượn văn bản, văn thư cơ quan phải đăng ký vào sổ, ghi rõ số lượng, nội dung văn bản cho mượn, thời hạn trả và có ký nhận. Đơn vị, cá nhân mượn văn bản có trách nhiệm trả đủ, đúng thời hạn quy định.

- Việc khai thác, sử dụng văn bản điện tử được thực hiện theo quy định của cơ quan, tổ chức.

* Thu hồi và huỷ văn bản đi:

- Văn thư cơ quan có trách nhiệm thu hồi đủ, đúng hạn những văn bản có quy định thu hồi. Cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan, tổ chức có trách nhiệm trả lại đủ, đúng thời hạn các văn bản có quy định thu hồi. 

Trường hợp thu hồi văn bản điện tử, bên gửi phải thông báo trên mạng cho bên nhận biết để xử lý, đồng thời hủy bỏ văn bản điện tử bị thu hồi trên hệ thống.

- Văn thư cơ quan có trách nhiệm huỷ các văn bản thu hồi, văn bản trùng thừa, các bản in, đánh máy hỏng sau khi được người đứng đầu cơ quan, tổ chức (hoặc người được uỷ quyền) phê duyệt theo quy định.

- Việc huỷ văn bản trùng thừa, các bản in, đánh máy hỏng phải bảo đảm không thể phục hồi, khai thác được thông tin chứa trong đó. Khi huỷ phải lập biên bản, có đầy đủ chữ ký của người có thẩm quyền và người trực tiếp huỷ.

2.2. Quản lý văn bản đến của Mặt trận Tổ quốc và tổ chức chính trị - xã hội

* Tiếp nhận văn bản đến

- Đối với văn bản giấy:

Tất cả văn bản, tài liệu gửi đến cơ quan, tổ chức đều do văn thư cơ quan tiếp nhận. Những văn bản gửi đến cơ quan, tổ chức ngoài giờ hành chính, người được giao nhiệm vụ tiếp nhận và bàn giao cho văn thư cơ quan vào đầu giờ ngày làm việc tiếp theo. 

Văn bản có dấu chỉ các mức độ khẩn gửi đến ngoài giờ hành chính, người được giao nhiệm vụ tiếp nhận phải báo cáo ngay với người có trách nhiệm xử lý.

+ Khi nhận văn bản đến, văn thư cơ quan hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì, mối dán, dấu niêm phong (nếu có), nơi gửi và ký nhận. 

Trường hợp phát hiện có sai sót hoặc dấu hiệu bất thường thì phải báo cáo ngay với người có trách nhiệm; trường hợp cần thiết phải lập biên bản với người chuyển văn bản.

+ Văn thư cơ quan mở tất cả các bì văn bản gửi đến cơ quan, tổ chức, trừ những bì văn bản gửi đến có dấu "riêng người có tên mở bì", bì thư riêng của cá nhân, bì hồ sơ đấu thầu và những bì văn bản đến theo quy định riêng của cơ quan, tổ chức.

Đối với những bì văn bản đến không do văn thư cơ quan bóc bì, nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận bì văn bản có trách nhiệm phối hợp với văn thư cơ quan để đăng ký.

+ Khi mở bì văn bản, không để sót hoặc làm rách văn bản. Các bì văn bản có dấu chỉ các mức độ khẩn phải mở ngay, làm thủ tục trước và chuyển đến người có trách nhiệm giải quyết.

Những văn bản đến không đúng đối tượng, không đúng thể thức văn bản hoặc thiếu trang, chữ mờ, nhàu nát... văn thư cơ quan được phép trả lại nơi gửi.

- Đối với văn bản điện tử:

+ Văn thư cơ quan phải kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký số bằng việc thực hiện chứng thực chữ ký số, kiểm tra tính toàn vẹn của văn bản điện tử và thực hiện tiếp nhận trên hệ thống.

+ Trường hợp nhận được thông báo thu hồi văn bản điện tử, bên nhận có trách nhiệm huỷ bỏ văn bản điện tử được thu hồi, đồng thời thông báo qua mạng việc đã xử lý văn bản điện tử đó để bên gửi biết.

+ Trường hợp văn bản điện tử đến không hợp lệ hoặc có sai sót thì gửi trả lại cơ quan, tổ chức gửi văn bản hoặc thông báo ngay cho người có thẩm quyền cho ý kiến xử lý.

* Đóng dấu đến và đăng ký văn bản đến:

- Đối với văn bản giấy:

+ Mỗi văn bản gửi đến, văn thư cơ quan đóng dấu "đến" vào góc trái, trang đầu, dưới số và ký hiệu văn bản; ghi đầy đủ các thông tin trong khung dấu đến. Những bì văn bản đến không được phép mở thì đóng dấu "đến" trên bì.

(Phụ lục 2 - Mẫu dấu đến)

Phụ lục 2

+ Văn bản đến được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đến hoặc hệ thống và được số hoá theo hướng dẫn của cơ quan có thẩm quyền.

+ Văn bản đến được đăng ký vào hệ thống phải được in ra giấy đầy đủ các thông tin theo mẫu sổ đăng ký văn bản đến và đóng sổ để quản lý.

(Phụ lục 3 - Mẫu sổ đăng ký văn bản đến)

Phụ lục 3

- Đối với văn bản điện tử:

+ Cập nhật vào hệ thống các trường thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý văn bản điện tử đến và gắn tệp văn bản điện tử có ký số vào hệ thống.

+ Trường hợp cần in văn bản điện tử đến có chữ ký số sang văn bản giấy: 

+ Văn thư in toàn bộ văn bản điện tử (có chữ ký số) ra giấy; 

+ Kiểm tra, bảo đảm tính toàn vẹn của văn bản điện tử được thể hiện đầy đủ trên giấy; 

+ Đóng dấu văn bản đến qua mạng vào trang đầu của văn bản được in ra giấy;

+ Điền thông tin (số văn bản đến, ngày đến, chuyển đơn vị/cá nhân xử lý). Số văn bản đến lấy thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử.

- Những văn bản đến không được đăng ký tại văn thư cơ quan:

thì các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết (trừ những văn bản đến có quy định riêng của cơ quan, tổ chức).

* Phân phối, chuyển giao văn bản đến:

- Sau khi đăng ký văn bản đến, văn thư cơ quan chuyển cho người có thẩm quyền phân phối văn bản.

- Người có thẩm quyền phân phối văn bản đến xác định đơn vị, cá nhân chủ trì xử lý hoặc phối hợp xử lý văn bản đến (đối với văn bản đến có liên quan đến nhiều đơn vị, cá nhân). 

Căn cứ ý kiến phân phối, văn thư cơ quan chuyển đến đơn vị, cá nhân có trách nhiệm xử lý văn bản. Khi chuyển giao văn bản giấy đến, đơn vị, cá nhân tiếp nhận văn bản phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản đến.

(Phụ lục 04 - Mẫu sổ chuyển văn bản đến)

Phụ lục 04

* Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến:

- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến và giao người chủ trì xử lý theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.

- Người đứng đầu đơn vị có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc xử lý văn bản đến của đơn vị mình.

- Cá nhân được giao giải quyết văn bản đến có trách nhiệm giải quyết văn bản đến đúng thời hạn quy định. Những văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải giải quyết ngay.

- Kết quả giải quyết văn bản đến hoặc những vấn đề cần báo cáo, xin ý kiến của người có thẩm quyền phải được ghi vào phiếu xử lý để chuyển cùng văn bản. Trường hợp xử lý văn bản trên mạng thì cập nhật vào hệ thống.

Hướng dẫn 14-HD/VPTW có hiệu lực từ ngày ký và thay thế Hướng dẫn 48-HD/VPTW ngày 11/3/2015.