Quy định 163/QĐ-VTLTNN thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu

• Số hiệu: 163/QĐ-VTLTNN
• Loại văn bản: Quy định
• Nơi ban hành: Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước
• Người ký: Vũ Thị Minh Hương
• Ngày ban hành: 04/08/2010

BỘ NỘI VỤ CỤC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc --------------
Số: 163/QĐ-VTLTNN	Hà Nội, ngày 04 tháng 08 năm 2010

QUY ĐỊNH

VỀ THỜI HẠN BẢO QUẢN HỒ SƠ, TÀI LIỆU HÌNH THÀNH PHỔ BIẾN TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC

Căn cứ điểm a khoản 2 Điều 11 Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia năm 2001;
Căn cứ Quyết định số 89/2009/QĐ-TTg ngày 24 tháng 6 năm 2009 của Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước;
Theo đề nghị của Trưởng phòng Nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ Trung ương,
Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức như sau:

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

1. Văn bản này quy định về thời hạn bảo quản các nhóm hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức.

2. Quy định này được áp dụng đối với các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và đơn vị vũ trang nhân dân.

Điều 2. Thời hạn bảo quản

1. Thời hạn bảo quản là khoảng thời gian cần thiết để lưu giữ hồ sơ, tài liệu tính từ năm công việc kết thúc.

Thời hạn bảo quản được xác định trên cơ sở mục đích hình thành và giá trị sử dụng của hồ sơ.

2. Các mức thời hạn bảo quản được quy định như sau:

a) Bảo quản vĩnh viễn gồm: hồ sơ, tài liệu về xây dựng, ban hành và tổ chức thực hiện đường lối, chủ trương, chính sách, chế độ, quy định; kế hoạch dài hạn, báo cáo tổng kết, số liệu tổng hợp; đề án, dự án, chương trình mục tiêu, trọng điểm quốc gia; dự án xây dựng cơ bản nhóm A; hồ sơ gốc cán bộ, công chức, viên chức, hồ sơ thanh tra, kiểm tra vụ việc nghiêm trọng; vấn đề, sự kiện quan trọng … hình thành trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ chính của cơ quan, tổ chức.

b) Bảo quản có thời hạn là những hồ sơ, tài liệu phản ánh các công việc cụ thể, có giá trị sử dụng trong thời gian nhất định, gồm các mức sau đây:

- Từ 20 năm trở lên bao gồm các nhóm hồ sơ: giải quyết việc liên quan đến nhân sự; tài sản cố định, đất đai; dự án xây dựng cơ bản nhóm B, C; đề tài nghiên cứu cấp cơ sở; thư, điện trao đổi với nước ngoài; sổ đăng ký và tập lưu công văn đi, sổ đăng ký văn bản đến …

- Từ 10 đến 15 năm bao gồm những hồ sơ, tài liệu liên quan đến thanh tra, kiểm tra các vụ việc không nghiêm trọng; chứng từ kế toán; sửa chữa nhỏ công trình; báo cáo khảo sát, phiếu điều tra; công văn trao đổi …

- Từ 5 năm trở xuống bao gồm những tài liệu có tính chất hành chính sự vụ như: lịch công tác, báo cáo ngày, tuần, tháng; giấy mời họp; thông báo tuyển sinh; tài liệu quảng cáo; sổ chuyển giao văn bản trong nội bộ cơ quan; tư liệu tham khảo …

Điều 3. Các nhóm hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến

Các nhóm hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến bao gồm:

1. Tài liệu chung

a) Tài liệu tổng hợp;

b) Tài liệu quy hoạch, kế hoạch, thống kê;

c) Tài liệu tổ chức, cán bộ;

d) Tài liệu lao động, tiền lương;

đ) Tài liệu tài chính, kế toán;

e) Tài liệu xây dựng cơ bản;

g) Tài liệu khoa học công nghệ;

h) Tài liệu hợp tác quốc tế;

i) Tài liệu thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo;

k) Tài liệu thi đua, khen thưởng;

l) Tài liệu pháp chế, hành chính, văn thư, lưu trữ và quản trị văn phòng.

2. Tài liệu chuyên môn nghiệp vụ

Đây là nhóm tài liệu hình thành trong quá trình thực hiện nhiệm vụ chuyên môn nghiệp vụ được giao của từng ngành, lĩnh vực (gọi chung là ngành); phản ánh những vấn đề mang tính đặc thù của ngành. Do tính đa dạng của tài liệu chuyên môn nghiệp vụ, nên trong Bảng thời hạn bảo quản tài liệu phổ biến chỉ đưa ra các nhóm hồ sơ, tài liệu mang tính định hướng để các ngành cụ thể hóa cho phù hợp.

3. Tài liệu của tổ chức Đảng, Công đoàn và Đoàn Thanh niên cơ quan

a) Tài liệu của tổ chức Đảng;

b) Tài liệu của tổ chức Công đoàn;

c) Tài liệu của tổ chức Đoàn Thanh niên.

Điều 4. Bảng thời hạn bảo quản tài liệu phổ biến

Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức (gọi tắt là Bảng thời hạn bảo quản tài liệu phổ biến) là bảng kê các nhóm hồ sơ, tài liệu có chỉ dẫn thời hạn bảo quản (xem Bảng đính kèm).

Điều 5. Sử dụng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu phổ biến

1. Bảng thời hạn bảo quản tài liệu phổ biến được dùng để xác định thời hạn bảo quản cho các hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức. Một số trường hợp cần lưu ý:

a) Khi xác định thời hạn bảo quản các hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến, không được quy định thấp hơn mức thời hạn bảo quản trong Quy định này.

b) Khi lựa chọn tài liệu giao nộp vào Lưu trữ lịch sử, phải xem xét mức độ đầy đủ của khối (phông) tài liệu, đồng thời lưu ý đến những giai đoạn, thời điểm lịch sử để có thể nâng mức thời hạn bảo quản của tài liệu hiện có.

c) Đối với hồ sơ, tài liệu đã hết thời hạn bảo quản, Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan xem xét, đánh giá lại, nếu cần có thể gia hạn thời hạn bảo quản.

2. Bảng thời hạn bảo quản tài liệu phổ biến được dùng làm căn cứ xây dựng Bảng thời hạn tài liệu chuyên ngành. Các cơ quan, tổ chức quản lý ngành ở Trung ương căn cứ vào Quy định này để cụ thể hóa đầy đủ các nhóm hồ sơ, tài liệu chuyên môn nghiệp vụ của ngành và quy định thời hạn bảo quản cho các nhóm hồ sơ, tài liệu tương ứng.

3. Trường hợp trong thực tế có những hồ sơ, tài liệu chưa được quy định tại Bảng thời hạn bảo quản tài liệu phổ biến thì cơ quan, tổ chức có thể vận dụng các mức thời hạn bảo quản của các nhóm hồ sơ, tài liệu tương ứng trong Bảng thời hạn bảo quản tài liệu phổ biến để xác định.

Điều 6. Hiệu lực thi hành

Quy định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký và thay thế Bảng thời hạn bảo quản tài liệu văn kiện mẫu ban hành theo Công văn số 25/NV ngày 10 tháng 9 năm 1975 của Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng.

Điều 7. Tổ chức thực hiện

Các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Sở Nội vụ các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, tập đoàn kinh tế nhà nước, tổng công ty 91 và các cơ quan, tổ chức có liên quan tổ chức thực hiện Quy định này.

Nơi nhận: - Như Điều 7; - Các đơn vị thuộc Cục (16); - Lãnh đạo Cục (03); - Lưu: VT, NVTW.

CỤC TRƯỞNG Vũ Thị Minh Hương

BẢNG THỜI HẠN BẢO QUẢN

HỒ SƠ, TÀI LIỆU HÌNH THÀNH PHỔ BIẾN TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC
(Ban hành kèm theo Quy định số 163/QĐ-VTLTNN ngày 04 tháng 8 năm 2010 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước)

STT	TÊN NHÓM HỒ SƠ, TÀI LIỆU	THBQ
(1)	(2)	(3)
	I. TÀI LIỆU CHUNG
	1. Tài liệu tổng hợp
1	Tập văn bản gửi chung đến các cơ quan
	- Hồ sơ nguyên tắc	Theo hiệu lực văn bản
	- Gửi để biết (đổi tên cơ quan, đổi trụ sở, đổi dấu, thông báo chữ ký …)	5 năm
2	Hồ sơ xây dựng, ban hành các văn bản quy định những vấn đề chung của ngành, cơ quan
	- Văn bản quy phạm pháp luật	Vĩnh viễn
	- Văn bản khác	15 năm
3	Hồ sơ kỷ niệm các ngày lễ lớn, sự kiện quan trọng do cơ quan chủ trì tổ chức	Vĩnh viễn
4	Hồ sơ hội nghị tổng kết, sơ kết công tác của cơ quan - Tổng kết năm - Sơ kết 6 tháng quý …	Vĩnh viễn 5 năm
5	Chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác định kỳ của cơ quan và các đơn vị trực thuộc
	- Dài hạn, hàng năm - 6 tháng, 9 tháng - Quý, tháng, tuần	Vĩnh viễn 20 năm 5 năm
6	Kế hoạch, báo cáo công tác của cơ quan chủ quản cấp trên - Dài hạn, hàng năm - Quý, 6 tháng, 9 tháng	10 năm 5 năm
7	Kế hoạch, báo cáo công tác của các đơn vị chức năng - Hàng năm - Tháng, quý, 6 tháng	10 năm 5 năm
8	Tài liệu về công tác thông tin, tuyên truyền của cơ quan - Văn bản chỉ đạo, chương trình, kế hoạch, báo cáo năm - Kế hoạch, báo cáo tháng, quý, công văn trao đổi	Vĩnh viễn 10 năm
9	Tài liệu về hoạt động của Lãnh đạo (báo cáo, bản thuyết minh/giải trình, trả lời chất vấn tại Quốc hội, bài phát biểu tại các sự kiện lớn …)	Vĩnh viễn
10	Sổ ghi biên bản các cuộc họp giao ban, sổ tay công tác của lãnh đạo cơ quan, thư ký lãnh đạo
	- Bộ, cơ quan ngang bộ và tương đương - UBND tỉnh và tương đương - Cơ quan, tổ chức khác	Vĩnh viễn Vĩnh viễn 5 năm
	2. Tài liệu quy hoạch, kế hoạch, thống kê
11	Kế hoạch, báo cáo công tác quy hoạch, kế hoạch, thống kê - Dài hạn, hàng năm - 6 tháng, 9 tháng - Quý, tháng	Vĩnh viễn 20 năm 5 năm
	2.1. Tài liệu quy hoạch
12	Tập văn bản về quy hoạch gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)	Theo hiệu lực văn bản
13	Hồ sơ xây dựng quy hoạch phát triển ngành, cơ quan	Vĩnh viễn
14	Hồ sơ về xây dựng đề án, dự án, chương trình mục tiêu của ngành, cơ quan
	- Được duyệt - Không được duyệt	Vĩnh viễn 10 năm
15	Hồ sơ quản lý, tổ chức thực hiện các đề án, dự án, chương trình mục tiêu của ngành, cơ quan	Vĩnh viễn
16	Hồ sơ thẩm định đề án chiến lược, đề án quy hoạch phát triển, đề án, dự án, chương trình mục tiêu của các đối tượng thuộc phạm vi quản lý của ngành, cơ quan
	- Phê duyệt - Không phê duyệt	Vĩnh viễn 10 năm
17	Báo cáo đánh giá thực hiện các đề án chiến lược, đề án quy hoạch phát triển, đề án, dự án, chương trình, mục tiêu của các đối tượng thuộc phạm vi quản lý nhà nước
	- Tổng kết - Sơ kết	Vĩnh viễn 10 năm
18	Công văn trao đổi về công tác quy hoạch	10 năm
	2.2. Tài liệu kế hoạch
19	Tập văn bản về kế hoạch gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)	Theo hiệu lực văn bản
20	Chỉ tiêu kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm - Cơ quan ban hành - Cơ quan thực hiện - Cơ quan để biết	Vĩnh viễn Vĩnh viễn 5 năm
21	Hồ sơ xây dựng kế hoạch và báo cáo thực hiện kế hoạch của ngành, cơ quan
	- Dài hạn, hàng năm - 6 tháng, 9 tháng - Quý, tháng	Vĩnh viễn 20 năm 5 năm
22	Kế hoạch và báo cáo thực hiện kế hoạch của các đơn vị trực thuộc
	- Dài hạn, hàng năm - 6 tháng, 9 tháng - Quý, tháng	Vĩnh viễn 20 năm 5 năm
23	Hồ sơ chỉ đạo, kiểm tra việc thực hiện kế hoạch	20 năm
24	Kế hoạch, báo cáo thực hiện kế hoạch của các đối tượng thuộc phạm vi quản lý về kế hoạch
	- Hàng năm - Quý, 6 tháng, 9 tháng	Vĩnh viễn 5 năm
25	Công văn trao đổi về công tác kế hoạch	10 năm
	2.3. Tài liệu thống kê
26	Tập văn bản về thống kê gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)	Theo hiệu lực văn bản
27	Hồ sơ xây dựng, ban hành các văn bản chế độ/ quy định, hướng dẫn về thống kê của ngành	Vĩnh viễn
28	Báo cáo thống kê tổng hợp, thống kê chuyên đề - Dài hạn, hàng năm - Quý, 6 tháng, 9 tháng	Vĩnh viễn 20 năm
29	Báo cáo điều tra cơ bản - Báo cáo tổng hợp - Báo cáo cơ sở, phiếu điều tra	Vĩnh viễn 10 năm
30	Báo cáo phân tích và dự báo	Vĩnh viễn
31	Công văn trao đổi về công tác thống kê, điều tra	10 năm
	3. Tài liệu tổ chức, cán bộ
32	Tập văn bản về công tác tổ chức, cán bộ gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)	Theo hiệu lực văn bản
33	Hồ sơ xây dựng, ban hành Điều lệ tổ chức, Quy chế làm việc, chế độ/ quy định, hướng dẫn về tổ chức, cán bộ	Vĩnh viễn
34	Kế hoạch, báo cáo công tác tổ chức, cán bộ - Dài hạn, hàng năm - 6 tháng, 9 tháng - Quý, tháng	Vĩnh viễn 20 năm 5 năm
35	Hồ sơ xây dựng đề án tổ chức ngành, cơ quan	Vĩnh viễn
36	Hồ sơ về việc thành lập, đổi tên, thay đổi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan và các đơn vị trực thuộc	Vĩnh viễn
37	Hồ sơ về việc hợp nhất, sáp nhập, chia tách, giải thể cơ quan và các đơn vị trực thuộc	Vĩnh viễn
38	Hồ sơ xây dựng, ban hành tiêu chuẩn chức danh công chức, viên chức.	Vĩnh viễn
39	Hồ sơ về xây dựng và thực hiện chỉ tiêu biên chế	Vĩnh viễn
40	Báo cáo thống kê danh sách, số lượng, chất lượng cán bộ	Vĩnh viễn
41	Hồ sơ về quy hoạch cán bộ	20 năm
42	Hồ sơ về việc bổ nhiệm, đề bạt, điều động, luân chuyển cán bộ	70 năm
43	Hồ sơ về việc thi tuyển, thi nâng ngạch, kiểm tra chuyển ngạch hàng năm - Báo cáo kết quả, danh sách trúng tuyển - Hồ sơ dự thi, bài thi, tài liệu tổ chức thi	10 năm 5 năm
44	Hồ sơ kỷ luật cán bộ	70 năm
45	Hồ sơ gốc cán bộ, công chức, viên chức	Vĩnh viễn
46	Sổ, phiếu quản lý hồ sơ cán bộ	70 năm
47	Kế hoạch, báo cáo công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ của ngành, cơ quan	Vĩnh viễn
48	Tài liệu quản lý các cơ sở đào tạo, dạy nghề trực thuộc - Văn bản chỉ đạo, chương trình, kế hoạch, báo cáo năm - Kế hoạch, báo cáo tháng, quý, công văn trao đổi, tư liệu tham khảo	Vĩnh viễn 10 năm
49	Hồ sơ tổ chức các lớp bồi dưỡng cán bộ của cơ quan	10 năm
50	Hồ sơ về công tác bảo vệ chính trị nội bộ của cơ quan	20 năm
51	Hồ sơ về công tác bảo hiểm xã hội của cơ quan	70 năm
52	Công văn trao đổi về công tác tổ chức, cán bộ	10 năm
	4. Tài liệu lao động, tiền lương
53	Kế hoạch, báo cáo công tác lao động, tiền lương - Dài hạn, hàng năm - 6 tháng, 9 tháng - Quý, tháng	Vĩnh viễn 20 năm 5 năm
	4.1. Tài liệu lao động
54	Tập văn bản về lao động gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)	Theo hiệu lực văn bản
55	Hồ sơ xây dựng, ban hành định mức lao động của ngành và báo cáo thực hiện	Vĩnh viễn
56	Hồ sơ xây dựng chế độ bảo hộ, an toàn, vệ sinh lao động của ngành	Vĩnh viễn
57	Báo cáo tổng hợp tình hình tai nạn lao động hàng năm của ngành, cơ quan	Vĩnh viễn
58	Hồ sơ các vụ tai nạn lao động - Nghiêm trọng - Không nghiêm trọng	Vĩnh viễn 20 năm
59	Hợp đồng lao động vụ việc	5 năm sau khi chấm dứt Hợp đồng
60	Công văn trao đổi về công tác lao động	10 năm
	4.2. Tài liệu tiền lương
61	Tập văn bản về tiền lương gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)	Theo hiệu lực văn bản
62	Hồ sơ xây dựng, ban hành thang bảng lương của ngành và báo cáo thực hiện	Vĩnh viễn
63	Hồ sơ xây dựng, ban hành chế độ phụ cấp của ngành và báo cáo thực hiện	Vĩnh viễn
64	Hồ sơ nâng lương của cán bộ, công chức, viên chức của cơ quan	20 năm
65	Công văn trao đổi về tiền lương	10 năm
	5. Tài liệu tài chính, kế toán
66	Tập văn bản về tài chính, kế toán gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)	Theo hiệu lực văn bản
67	Hồ sơ xây dựng, ban hành chế độ/quy định về tài chính, kế toán	Vĩnh viễn
68	Kế hoạch, báo cáo công tác tài chính, kế toán - Dài hạn, hàng năm - 6 tháng, 9 tháng - Quý, tháng	Vĩnh viễn 20 năm 5 năm
69	Hồ sơ về ngân sách nhà nước hàng năm của cơ quan và các đơn vị trực thuộc	Vĩnh viễn
70	Kế hoạch, báo cáo tài chính và quyết toán - Hàng năm - Tháng, quý, 6 tháng, 9 tháng	Vĩnh viễn 20 năm
71	Hồ sơ xây dựng chế độ/ quy định về giá	Vĩnh viễn
72	Báo cáo kiểm kê, đánh giá lại tài sản cố định	20 năm
73	Hồ sơ, tài liệu về việc chuyển nhượng, bàn giao, thanh lý tài sản cố định - Nhà đất - Tài sản khác	Vĩnh viễn 20 năm
74	Hồ sơ kiểm tra, thanh tra tài chính tại cơ quan và các đơn vị trực thuộc - Vụ việc nghiêm trọng - Vụ việc khác	Vĩnh viễn 10 năm
75	Hồ sơ kiểm toán tại cơ quan và các đơn vị trực thuộc - Vụ việc nghiêm trọng - Vụ việc khác	Vĩnh viễn 10 năm
76	Sổ sách kế toán - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết	Vĩnh viễn 10 năm
77	Chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính	10 năm
78	Chứng từ kế toán không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính (phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho …)	5 năm
79	Công văn trao đổi về công tác tài chính, kế toán	10 năm
	6. Tài liệu xây dựng cơ bản
80	Tập văn bản về xây dựng cơ bản gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)	Theo hiệu lực văn bản
81	Hồ sơ xây dựng văn bản chế độ/quy định, hướng dẫn về xây dựng cơ bản của ngành, cơ quan	Vĩnh viễn
82	Kế hoạch, báo cáo công tác đầu tư xây dựng cơ bản - Dài hạn, hàng năm - 6 tháng, 9 tháng - Quý, tháng	Vĩnh viễn 20 năm 5 năm
83	Hồ sơ công trình xây dựng cơ bản
	- Công trình nhóm A, công trình áp dụng các giải pháp mới về kiến trúc, kết cấu, công nghệ, thiết bị, vật liệu mới; công trình xây dựng trong điều kiện địa chất, địa hình đặc biệt công trình được xếp hạng di tích lịch sử văn hóa;	Vĩnh viễn
	- Công trình nhóm B, C và sửa chữa lớn	Theo tuổi thọ công trình
84	Hồ sơ sửa chữa nhỏ các công trình	15 năm
85	Công văn trao đổi về công tác xây dựng cơ bản	10 năm
	7. Tài liệu khoa học công nghệ
86	Tập văn bản về hoạt động khoa học công nghệ gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)	Theo hiệu lực văn bản
87	Hồ sơ về việc xây dựng quy chế hoạt động khoa học công nghệ của ngành, cơ quan	Vĩnh viễn
88	Hồ sơ hội nghị, hội thảo khoa học do cơ quan tổ chức	Vĩnh viễn
89	Kế hoạch, báo cáo công tác khoa học, công nghệ - Dài hạn, hàng năm - 6 tháng, 9 tháng - Quý, tháng	Vĩnh viễn 20 năm 5 năm
90	Hồ sơ hoạt động của Hội đồng khoa học ngành, cơ quan	Vĩnh viễn
91	Hồ sơ chương trình, đề tài nghiên cứu khoa học - Cấp nhà nước - Cấp bộ, ngành - Cấp cơ sở	Vĩnh viễn Vĩnh viễn 20 năm
92	Hồ sơ sáng kiến, cải tiến kỹ thuật, quy trình công nghệ hoặc giải pháp hữu ích được công nhận
	- Cấp nhà nước - Cấp bộ, ngành - Cấp cơ sở	Vĩnh viễn Vĩnh viễn 10 năm
93	Hồ sơ xây dựng các tiêu chuẩn ngành	Vĩnh viễn
94	Hồ sơ xây dựng, triển khai ứng dụng khoa học công nghệ của ngành, cơ quan	Vĩnh viễn
95	Các báo cáo khoa học chuyên đề do cơ quan thực hiện để tham gia các hội thảo khoa học	20 năm
96	Hồ sơ xây dựng và quản lý các cơ sở dữ liệu của ngành, cơ quan	Vĩnh viễn
97	Công văn trao đổi về công tác khoa học, công nghệ	10 năm
	8. Tài liệu hợp tác quốc tế
98	Tập văn bản về hợp tác quốc tế gửi chung, đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)	Theo hiệu lực văn bản
99	Hồ sơ hội nghị, hội thảo quốc tế do cơ quan chủ trì	Vĩnh viễn
100	Kế hoạch, báo cáo công tác hợp tác quốc tế - Dài hạn, hàng năm - 6 tháng, 9 tháng - Quý, tháng	Vĩnh viễn 20 năm 5 năm
101	Hồ sơ xây dựng chương trình, dự án hợp tác quốc tế của ngành, cơ quan	Vĩnh viễn
102	Hồ sơ về việc thiết lập quan hệ hợp tác với các cơ quan, tổ chức nước ngoài	Vĩnh viễn
103	Hồ sơ gia nhập thành viên các hiệp hội, tổ chức quốc tế	Vĩnh viễn
104	Hồ sơ về việc tham gia các hoạt động của hiệp hội, tổ chức quốc tế (hội nghị, hội thảo, điều tra, khảo sát, thống kê …)	Vĩnh viễn
105	Hồ sơ niên liễm, đóng góp của cơ quan cho các hiệp hội, tổ chức quốc tế	Vĩnh viễn
106	Hồ sơ đoàn ra - Ký kết hợp tác - Hội thảo, triển lãm, học tập, khảo sát …	Vĩnh viễn 20 năm
107	Hồ sơ đoàn vào - Ký kết hợp tác - Hội thảo, triển lãm, học tập, khảo sát …	Vĩnh viễn 20 năm
108	Thư, điện, thiếp chúc mừng của các cơ quan, tổ chức nước ngoài - Quan trọng - Thông thường	Vĩnh viễn 20 năm
109	Công văn trao đổi về công tác hợp tác quốc tế	10 năm
	9. Tài liệu thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo
110	Tập văn bản về thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)	Theo hiệu lực văn bản
111	Hồ sơ xây dựng, ban hành quy chế/quy định, hướng dẫn về thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo	Vĩnh viễn
112	Kế hoạch, báo cáo công tác thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo - Dài hạn, hàng năm - 6 tháng, 9 tháng - Quý, tháng	Vĩnh viễn 20 năm 5 năm
113	Báo cáo công tác phòng chống tham nhũng - Hàng năm - Tháng, quý, sáu tháng	20 năm 5 năm
114	Hồ sơ thanh tra các vụ việc - Vụ việc nghiêm trọng - Vụ việc khác	Vĩnh viễn 15 năm
115	Hồ sơ giải quyết các vụ việc khiếu nại, tố cáo - Vụ việc nghiêm trọng - Vụ việc khác	Vĩnh viễn 15 năm
116	Tài liệu về hoạt động của tổ chức Thanh tra nhân dân - Báo cáo năm - Tài liệu khác	Vĩnh viễn 5 năm
117	Công văn trao đổi về công tác thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo	10 năm
	10. Tài liệu thi đua, khen thưởng
118	Tập văn bản về thi đua, khen thưởng gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)	Theo hiệu lực văn bản
119	Hồ sơ xây dựng, ban hành quy chế/quy định, hướng dẫn về thi đua, khen thưởng	Vĩnh viễn
120	Hồ sơ hội nghị thi đua do cơ quan chủ trì tổ chức	Vĩnh viễn
121	Kế hoạch, báo cáo công tác thi đua, khen thưởng - Dài hạn, hàng năm - 6 tháng, 9 tháng - Quý, tháng	Vĩnh viễn 20 năm 5 năm
122	Hồ sơ tổ chức thực hiện phong trào thi đua nhân các dịp kỷ niệm	10 năm
123	Hồ sơ khen thưởng cho tập thể, cá nhân
	- Các hình thức khen thưởng của Chủ tịch Nước và Thủ tướng Chính phủ	Vĩnh viễn
	- Các hình thức khen thưởng của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch UBND cấp tỉnh và tương đương	20 năm
	- Các hình thức khen thưởng của người đứng đầu cơ quan, tổ chức	10 năm
124	Công văn trao đổi về công tác thi đua, khen thưởng	10 năm
	11. Tài liệu về pháp chế, hành chính, văn thư, lưu trữ và quản trị văn phòng
	11.1. Tài liệu về công tác pháp chế
125	Tập văn bản về công tác pháp chế gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)	Theo hiệu lực văn bản
126	Hồ sơ xây dựng, ban hành quy định, hướng dẫn về công tác pháp chế do cơ quan chủ trì	Vĩnh viễn
127	Kế hoạch, báo cáo công tác pháp chế - Dài hạn, hàng năm - Tháng, quý, 6 tháng	Vĩnh viễn 20 năm
128	Hồ sơ thẩm định văn bản quy phạm pháp luật	Vĩnh viễn
129	Hồ sơ về việc góp ý xây dựng văn bản quy phạm pháp luật do cơ quan khác chủ trì	5 năm
130	Hồ sơ về việc rà soát văn bản quy phạm pháp luật	10 năm
131	Công văn trao đổi về công tác pháp chế	10 năm
	11.2. Tài liệu về công tác hành chính, văn thư, lưu trữ
132	Tập văn bản về công tác hành chính, văn thư, lưu trữ gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)	Theo hiệu lực văn bản
133	Hồ sơ xây dựng, ban hành quy định, hướng dẫn công tác hành chính, văn thư, lưu trữ	Vĩnh viễn
134	Hồ sơ hội nghị công tác văn phòng, văn thư, lưu trữ do cơ quan tổ chức	20 năm
135	Kế hoạch, báo cáo công tác văn phòng, văn thư, lưu trữ của ngành, cơ quan hàng năm	20 năm
136	Hồ sơ về cải cách hành chính của cơ quan	20 năm
137	Hồ sơ kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đối với các đơn vị trực thuộc	20 năm
138	Báo cáo thống kê văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ	20 năm
139	Hồ sơ tổ chức thực hiện các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ (thu thập, bảo quản, chỉnh lý, khai thác sử dụng …)	20 năm
140	Hồ sơ về quản lý và sử dụng con dấu	20 năm
141	Tập lưu, sổ đăng ký văn bản đi của cơ quan - Văn bản quy phạm pháp luật - Chỉ thị, quyết định, quy định, quy chế, hướng dẫn - Văn bản khác	Vĩnh viễn Vĩnh viễn 70 năm
142	Sổ đăng ký văn bản đến	20 năm
143	Công văn trao đổi về hành chính, văn thư, lưu trữ	10 năm
	11.3. Tài liệu về công tác quản trị văn phòng
144	Tập văn bản về công tác quản trị văn phòng gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)	Theo hiệu lực văn bản
145	Hồ sơ xây dựng, ban hành các quy định, quy chế về công tác quản trị văn phòng	Vĩnh viễn
146	Hồ sơ về công tác quốc phòng toàn dân, dân quân tự vệ của cơ quan	10 năm
147	Hồ sơ về phòng chống cháy, nổ, thiên tai … của cơ quan	10 năm
148	Hồ sơ về công tác bảo vệ trụ sở cơ quan	10 năm
149	Hồ sơ về sử dụng, vận hành ô tô, máy móc, thiết bị của cơ quan	Theo tuổi thọ thiết bị
150	Công văn trao đổi về công tác quản trị văn phòng	10 năm
	II. TÀI LIỆU CHUYÊN MÔN NGHIỆP VỤ
151	Tập văn bản về chuyên môn nghiệp vụ gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)	Theo hiệu lực văn bản
152	Hồ sơ xây dựng, ban hành văn bản quản lý chuyên môn nghiệp vụ	Vĩnh viễn
153	Hồ sơ hội nghị về chuyên môn nghiệp vụ do cơ quan tổ chức	Vĩnh viễn
154	Kế hoạch, báo cáo về chuyên môn nghiệp vụ của cơ quan và các đơn vị trực thuộc
	- Hàng năm - Tháng, quý, sáu, tháng	Vĩnh viễn 20 năm
155	Kế hoạch, báo cáo về chuyên môn nghiệp vụ của các đối tượng thuộc phạm vi quản lý
	- Hàng năm - Tháng, quý, sáu tháng	Vĩnh viễn 10 năm
156	Hồ sơ quản lý, tổ chức thực hiện các hoạt động chuyên môn nghiệp vụ - Văn bản chỉ đạo, chương trình, kế hoạch, báo cáo năm - Kế hoạch, báo cáo tháng, quý, công văn trao đổi	Vĩnh viễn 10 năm
157	Hồ sơ xây dựng, quản lý và tổ chức thực hiện các chương trình mục tiêu, dự án chuyên môn	Vĩnh viễn
158	Hồ sơ chỉ đạo điểm về chuyên môn nghiệp vụ	Vĩnh viễn
159	Hồ sơ kiểm tra, hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ	Vĩnh viễn
160	Hồ sơ giải quyết các vụ việc trong hoạt động quản lý chuyên môn nghiệp vụ
	- Vụ việc quan trọng - Vụ việc khác	Vĩnh viễn 20 năm
161	Báo cáo phân tích, thống kê chuyên đề	Vĩnh viễn
162	Sổ sách quản lý về chuyên môn nghiệp vụ	20 năm
163	Công văn trao đổi về chuyên môn nghiệp vụ	10 năm
	III. TÀI LIỆU CỦA TỔ CHỨC ĐẢNG, CÔNG ĐOÀN VÀ ĐOÀN THANH NIÊN CƠ QUAN
	1. Tài liệu của tổ chức Đảng
164	Tập văn bản chỉ đạo, hướng dẫn, của tổ chức Đảng cấp trên gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)	Theo hiệu lực văn bản
165	Hồ sơ Đại hội	Vĩnh viễn
166	Chương trình, kế hoạch và báo cáo công tác - Tổng kết năm, nhiệm kỳ - Tháng, quý, 6 tháng	Vĩnh viễn 10 năm
167	Hồ sơ tổ chức thực hiện các cuộc vận động lớn, chỉ thị, nghị quyết của Trung ương và các cấp ủy Đảng	Vĩnh viễn
168	Tài liệu về đánh giá, xếp loại tổ chức cơ sở Đảng, Đảng viên	70 năm
169	Hồ sơ đảng viên	70 năm
170	Sổ sách (đăng ký Đảng viên, Đảng phí, ghi biên bản)	20 năm
171	Công văn trao đổi về công tác Đảng	10 năm
	2. Tài liệu của tổ chức Công đoàn
172	Tập văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của tổ chức Công đoàn cấp trên gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)	Theo hiệu lực văn bản
173	Hồ sơ Đại hội	Vĩnh viễn
174	Chương trình, kế hoạch và báo cáo công tác - Tổng kết năm, nhiệm kỳ - Tháng, quý, 6 tháng	Vĩnh viễn 10 năm
175	Hồ sơ tổ chức thực hiện các cuộc vận động lớn, thực hiện nghị quyết của Công đoàn cấp trên và Công đoàn cơ quan	Vĩnh viễn
176	Hồ sơ hội nghị cán bộ, công chức, viên chức hàng năm của cơ quan	20 năm
177	Sổ sách	20 năm
178	Công văn trao đổi về công tác Công đoàn	10 năm
	3. Tài liệu của tổ chức Đoàn Thanh niên
179	Tập văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của tổ chức Đoàn cấp trên gửi chung đến các cơ quan (hồ sơ nguyên tắc)	Theo hiệu lực văn bản
180	Hồ sơ Đại hội	Vĩnh viễn
181	Chương trình, kế hoạch và báo cáo công tác - Tổng kết năm, nhiệm kỳ - Tháng, quý, 6 tháng	Vĩnh viễn 10 năm
182	Hồ sơ tổ chức thực hiện các cuộc vận động lớn, thực hiện nghị quyết của Đảng, Nhà nước, Đoàn Thanh niên	Vĩnh viễn
183	Tài liệu về tổ chức, nhân sự và các hoạt động của Đoàn Thanh niên cơ quan	20 năm
184	Sổ sách	20 năm
185	Công văn trao đổi về công tác Đoàn	10 năm