|
ỦY
BAN NHÂN DÂN
TỈNH YÊN BÁI
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 667/QĐ-UBND
|
Yên
Bái, ngày 16 tháng 4
năm 2021
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ, KHAI THÁC, SỬ DỤNG CƠ SỞ DỮ LIỆU CÔNG CHỨNG TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH YÊN BÁI
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH YÊN BÁI
Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa
phương năm 2015; Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Tổ chức Chính phủ
và Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2019;
Căn cứ Luật Công chứng năm 2014;
Căn cứ Luật Công nghệ thông tin
ngày 29 tháng 6 năm 2006;
Căn cứ Nghị định số 29/2015/NĐ-CP
ngày 15 tháng 3 năm 2015 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công
chứng;
Xét đề nghị của Giám đốc Sở Tư
pháp tại Tờ trình số 1344/TTr-STP ngày 25 tháng 11
năm 2020.
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản
lý, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng trên địa bàn tỉnh Yên Bái.
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành từ ngày ký.
Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc Sở
Tư pháp, Thủ trưởng các sở, ban, ngành; các cơ quan: Công an tỉnh, Tòa án nhân
dân tỉnh, Viện Kiểm sát nhân dân tỉnh, Cục Thi hành án dân sự tỉnh; Chủ tịch Ủy
ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố, Chủ tịch Hội Công chứng viên tỉnh,
các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh và các cơ quan, đơn vị có
liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- Bộ Tư pháp;
- TT. Tỉnh ủy;
- TT. HĐND tỉnh;
- Chủ tịch UBND tỉnh;
- Các Phó Chủ tịch UBND tỉnh;
- Cổng thông tin điện tử;
- Phó Chánh Văn phòng (NC);
- Lưu: VT, NC.
|
TM.
ỦY BAN NHÂN DÂN
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
Nguyễn Chiến Thắng
|
QUY CHẾ
QUẢN
LÝ KHAI THÁC, SỬ DỤNG CƠ SỞ DỮ LIỆU CÔNG CHỨNG TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH YÊN BÁI
(Ban hành kèm theo Quyết định số 667/QĐ-UBND ngày 16/4/2021 của Ủy ban nhân dân
tỉnh Yên Bái)
Chương I
NHỮNG QUY ĐỊNH
CHUNG
Điều 1. Phạm vi
điều chỉnh, đối tượng áp dụng
1. Phạm vi điều chỉnh: Quy chế này
quy định việc quản lý, cung cấp, cập nhật, khai thác, sử dụng, lưu trữ cơ sở dữ
liệu công chứng trên địa bàn tỉnh Yên Bái.
2. Đối tượng áp dụng: Quy chế này áp
dụng đối với Sở Tư pháp, các tổ chức hành nghề công chứng, các cơ quan, tổ chức,
cá nhân có liên quan đến quản lý, cung cấp, cập nhật, khai thác, sử dụng, lưu
trữ Cơ sở dữ liệu công chứng trên địa bàn tỉnh Yên Bái.
Điều 2. Giải
thích từ ngữ
1. Cơ sở dữ liệu công chứng là hệ thống cơ sở dữ liệu điện tử được xây dựng trên Phần mềm quản lý
hồ sơ công chứng (sau đây gọi là Phần mềm), bao gồm các thông tin về nguồn gốc
tài sản, tình trạng giao dịch của tài sản và các thông tin về biện pháp ngăn chặn
được áp dụng đối với tài sản có liên quan đến hợp đồng, giao dịch đã được công
chứng.
2. Hệ thống thông tin Cơ sở dữ liệu
công chứng: là việc cơ quan có thẩm quyền xây dựng, thống
nhất triển khai sử dụng phần mềm quản lý thông tin về tài sản, tình trạng giao
dịch của tài sản và biện pháp ngăn chặn được áp dụng đối với tài sản.
3. Khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu
công chứng: là việc cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên
quan được phép truy cập, sử dụng các thông tin từ hệ thống cơ sở dữ liệu công
chứng để thực hiện hoạt động quản lý, hoạt động hành nghề công chứng.
4. Thông tin ngăn chặn là thông tin bằng văn bản do các cơ quan có thẩm quyền theo quy định của
pháp luật ban hành yêu cầu không thực hiện hoặc tạm dừng thực hiện công chứng hợp
đồng, giao dịch đối với tài sản của cá nhân, tổ chức. Văn bản ngăn chặn là cơ sở
pháp lý để công chứng viên xem xét việc từ chối thực hiện việc công chứng hợp đồng,
giao dịch có liên quan đến tài sản đó.
5. Thông tin giải tỏa ngăn chặn là thông tin được thể hiện bằng văn bản do chính cơ quan đã có yêu cầu
ngăn chặn trước đây phát hành văn bản hủy bỏ biện pháp ngăn chặn đó. Văn bản giải
tỏa ngăn chặn của cơ quan có thẩm quyền là căn cứ pháp lý để công chứng viên thực
hiện việc công chứng hợp đồng, giao dịch bị ngăn chặn trước đó.
6. Thông tin về hợp đồng, giao dịch là nội dung thông tin cơ bản của hợp đồng, giao dịch đã được công chứng
mà tổ chức hành nghề công chứng cập nhật vào Cơ sở dữ liệu công chứng.
7. Người quản trị hệ thống thông
tin Cơ sở dữ liệu công chứng là công chức thuộc phòng
chuyên môn được Giám đốc Sở Tư pháp giao nhiệm vụ để thực hiện việc quản trị, vận
hành phần mền quản lý hệ thống thông tin cơ sở dữ liệu công chứng.
8. Tài khoản là những thông tin nhất định mà người quản lý, khai thác, sử dụng được
cấp để truy cập vào Cơ sở dữ liệu công chứng gồm tên người sử dụng và mật khẩu.
Điều 3. Nguyên
tắc cung cấp, cập nhật, khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng
1. Việc cập nhật thông tin vào cơ sở
dữ liệu công chứng phải bảo đảm đầy đủ, chính xác và kịp thời.
2. Các hoạt động cung cấp, cập nhật,
tra cứu, sử dụng thông tin công chứng theo Quy chế này là một hoạt động nghiệp
vụ công chứng; không làm phát sinh thủ tục hành chính đối với người yêu cầu
công chứng.
3. Bảo đảm quyền của các tổ chức, cá
nhân được tiếp cận, khai thác, sử dụng thông tin trong Cơ sở dữ liệu công chứng
phù hợp với quy định của pháp luật.
4. Việc nhập, sửa chữa, xóa thông tin
phải được ghi nhận bằng nhật ký tự động đã được thiết kế sẵn trong Phần mềm quản
lý hồ sơ công chứng.
5. Bảo đảm an toàn, bảo mật và an
ninh thông tin.
Điều 4. Những
hành vi bị nghiêm cấm
1. Cấp tài khoản truy cập cho cá
nhân, tổ chức không phải là đối tượng được cấp tài khoản; truy cập vào Cơ sở dữ
liệu công chứng bằng tài khoản của người khác hoặc cho người khác sử dụng tài
khoản của mình để truy cập vào Cơ sở dữ liệu công chứng khi chưa được sự đồng ý
của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị, Trưởng các tổ chức hành nghề công chứng; tiết lộ
tài khoản của cơ quan, đơn vị, của tổ chức hành nghề công chứng cho người không
có trách nhiệm, thẩm quyền.
2. Truy cập vào Cơ sở dữ liệu công chứng
để thực hiện các công việc không được giao; sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng và
thông tin trong Cơ sở dữ liệu công chứng vào những mục đích trái pháp luật, mục
đích khác không phục vụ cho hoạt động công chứng của tổ chức mình hay hoạt động
quản lý nhà nước về công chứng.
3. Không cập nhật hoặc cập nhật thông
tin không kịp thời, không chính xác; có hành vi ngăn cản việc cập nhật thông
tin vào Cơ sở dữ liệu công chứng.
4. Sửa đổi, xóa bỏ thông tin trong Cơ
sở dữ liệu công chứng trái quy định, làm sai lệch, thay đổi dữ liệu hay bất kỳ
hành vi nào khác tác động đến hoạt động, đến thông tin đã có trong Cơ sở dữ liệu
công chứng.
5. Sử dụng hoặc tiết lộ các thông tin
về cá nhân, tổ chức, tài sản và các thông tin khác trái pháp luật mà mình biết
trong quá trình quản lý, cung cấp, cập nhật, khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công
chứng.
6. Những hành vi vi phạm pháp luật
khác theo quy định của pháp luật.
Điều 5. Cấp, quản
lý, sử dụng tài khoản trong cơ sở dữ liệu công chứng
1. Tổ chức, cá nhân được cấp tài khoản
truy cập vào Cơ sở dữ liệu công chứng gồm:
a) Giám đốc Sở Tư pháp hoặc Phó Giám
đốc Sở Tư pháp phụ trách lĩnh vực, Lãnh đạo và chuyên viên bộ phận chuyên môn
tham mưu quản lý nhà nước về công chứng của Sở Tư pháp.
b) Các Tổ chức hành nghề công chứng
trên địa bàn tỉnh.
c) Một số cơ quan, đơn vị có thẩm quyền
ban hành các văn bản ngăn chặn theo quy định của pháp luật (Công an các cấp,
Tòa án nhân dân các cấp, Viện kiểm sát nhân dân các cấp, Cục Thi hành án dân sự
các cấp, Sở Tài nguyên và Môi trường (Văn phòng đăng ký đất đai cấp tỉnh, Chi
nhánh văn phòng đăng ký đất đai cấp huyện)).
2. Các cơ quan, đơn vị được cấp tài
khoản có trách nhiệm phân công cho nhân viên thuộc cơ quan, đơn vị mình thực hiện
việc cập nhật dữ liệu, tra cứu cơ sở dữ liệu công chứng.
3. Tổ chức, cá nhân được cấp tài khoản
quản lý, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng có trách nhiệm quản lý, bảo
mật tài khoản được cấp và chịu trách nhiệm về mọi tác động của tài khoản được cấp
đối với Cơ sở dữ liệu công chứng.
4. Tài khoản truy cập vào Cơ sở dữ liệu
công chứng đã được cấp sẽ bị khóa trong các trường hợp sau:
a) Tổ chức hành nghề công chứng bị giải
thể, bị chấm dứt hoạt động;
b) Cá nhân đã được cấp tài khoản thay
đổi công tác, nghỉ việc, nghỉ hưu.
c) Có văn bản của cơ quan, đơn vị có
thẩm quyền ban hành các văn bản ngăn chặn đề nghị khóa tài khoản.
5. Sở Tư pháp thực hiện việc quản lý,
cấp hoặc khóa tài khoản trong cơ sở dữ liệu công chứng theo quy định của Quy chế
này.
Chương II
CẬP NHẬT, KHAI
THÁC, SỬ DỤNG CƠ SỞ DỮ LIỆU CÔNG CHỨNG
Điều 6. Cung cấp,
tiếp nhận, cập nhật thông tin ngăn chặn và thông tin giải tỏa ngăn chặn
1. Tòa án nhân dân các cấp phối hợp cập
nhật lên Cơ sở dữ liệu công chứng các Quyết định ngăn chặn, Quyết định giải tỏa
ngăn chặn ngay sau khi ban hành; đồng thời gửi cho Sở Tư pháp để theo dõi, quản
lý Cơ sở dữ liệu công chứng.
2. Viện Kiểm sát nhân dân các cấp phối
hợp cập nhật lên Cơ sở dữ liệu công chứng các Quyết định có liên quan đến việc
kê biên tài sản, chấm dứt kê biên tài sản, Quyết định ngăn chặn, Quyết định giải
tỏa ngăn chặn ngay sau khi ban hành; đồng thời gửi cho Sở Tư pháp để theo dõi,
quản lý cơ sở dữ liệu công chứng.
3. Cơ quan Thi hành án dân sự các cấp
phối hợp cập nhật lên Cơ sở dữ liệu công chứng các Quyết định có liên quan đến
việc kê biên tài sản, chấm dứt kê biên tài sản, Quyết định ngăn chặn, Quyết định
giải tỏa ngăn chặn ngay sau khi ban hành; đồng thời gửi cho Sở Tư pháp để theo
dõi, quản lý cơ sở dữ liệu công chứng;
4. Các Cơ quan điều tra và cơ quan được
giao nhiệm vụ tiến hành một số hoạt động điều tra Công an các cấp phối hợp cập
nhật lên Cơ sở dữ liệu công chứng các Quyết định ngăn chặn, Quyết định giải tỏa
ngăn chặn liên quan đến tài sản ngay sau khi ban hành; đồng thời gửi cho Sở Tư
pháp để theo dõi, quản lý cơ sở dữ liệu công chứng;
5. Văn phòng đăng ký đất đai tỉnh Yên
Bái và các Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất đai trực thuộc phối hợp cập nhật lên
Cơ sở dữ liệu công chứng các Quyết định thu hồi, hủy bỏ Giấy chứng nhận quyền sử
dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất, mất, mất phôi Giấy
chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất
ngay sau khi ban hành; đồng thời gửi cho Sở Tư pháp để theo dõi, quản lý cơ sở
dữ liệu công chứng;
6. Các cơ quan, đơn vị khác có thẩm
quyền ban hành các thông tin có liên quan đến việc ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn
phối hợp cung cấp thông tin cho Sở Tư pháp ngay sau khi ban hành để cập nhật
vào cơ sở dữ liệu công chứng.
7. Các tổ chức hành nghề công chứng
khi nhận được thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn từ các cơ quan,
cá nhân có thẩm quyền cung cấp thông tin nhưng khi tra cứu nhận thấy các thông
tin này chưa được cập nhật lên Cơ sở dữ liệu công chứng, phải chủ động báo ngay
cho Sở Tư pháp để đối chiếu, xác minh và cập nhật kịp thời.
8. Sở Tư pháp là cơ quan tiếp nhận
các thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn từ các cơ quan có liên
quan để quản lý, cập nhật, kiểm tra việc cập nhật Cơ sở dữ liệu công chứng.
9. Thông tin ngăn chặn, thông tin giải
tỏa ngăn chặn và văn bản trao đổi thông tin khác có liên quan được lưu trữ, bảo
quản khoa học, có hệ thống tại Sở Tư pháp theo quy định của pháp luật.
Điều 7. Kiểm tra,
xử lý việc cập nhật thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn
1. Đối với thông tin ngăn chặn đã có
dữ liệu trên Cơ sở dữ liệu công chứng, công chức Sở Tư pháp được giao nhiệm vụ
quản lý, cập nhật phải kiểm tra thông tin trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ
khi nhận được thông tin. Nếu thông tin đã có không phù hợp với thông tin ngăn
chặn mới nhận được thì phải thông tin lại cơ quan, đơn vị đã ban hành để nhập lại
dữ liệu cho chính xác.
2. Đối với thông tin giải tỏa ngăn chặn
đã có dữ liệu trên Cơ sở dữ liệu công chứng, công chức Sở Tư pháp được giao nhiệm
vụ quản lý, cập nhật phải kiểm tra thông tin. Nếu thông
tin giải tỏa ngăn chặn không phù hợp với thông tin ngăn chặn đã có thì trong thời
hạn 01 ngày làm việc phải báo cáo Giám đốc Sở Tư pháp (hoặc Lãnh đạo Sở Tư pháp
được giao quản lý trực tiếp) để chuyển trả lại thông tin giải tỏa ngăn chặn đó
cho cơ quan, đơn vị đã cung cấp thông tin và nêu rõ lý do trả lại.
3. Khi phát hiện thấy những điểm bất
hợp lý về thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn thì trong thời hạn
01 ngày làm việc, công chức Sở Tư pháp được giao nhiệm vụ tiếp nhận, cập nhật
thông tin phải báo cáo ngay với Giám đốc Sở Tư pháp để kịp thời xử lý, giải quyết.
Điều 8. Cập nhật
thông tin hợp đồng, giao dịch đã công chứng vào cơ sở dữ liệu công chứng
1. Tổ chức hành nghề công chứng phải
cập nhật thông tin hợp đồng, giao dịch đã được công chứng lên Cơ sở dữ liệu
công chứng trước khi phát hành văn bản công chứng.
Trường hợp cập nhật không chính xác,
không đầy đủ, không kịp thời dẫn đến phát sinh hậu quả pháp lý thì phải liên đới
chịu trách nhiệm bồi thường theo quy định của pháp luật.
2. Các trường thông tin cơ bản của hợp
đồng, giao dịch có gắn dấu * trong Cơ sở dữ liệu công chứng bắt buộc cập nhật.
3. Các tổ chức hành nghề công chứng
chịu trách nhiệm về tính chính xác của thông tin do mình cập nhật trên Cơ sở dữ
liệu công chứng.
Trường hợp phát hiện các sai sót của
người cập nhật sau quá trình cập nhật thông tin vào Cơ sở dữ liệu công chứng,
người cập nhật thông tin báo cáo Trưởng tổ chức hành nghề công chứng, Phòng
chuyên môn tham mưu quản lý nhà nước về công chứng của Sở Tư pháp và phối hợp
đơn vị cung cấp phần mềm sửa chữa sai sót cho chính xác với thông tin về hợp đồng,
giao dịch đã công chứng.
4. Thông tin về hợp đồng, giao dịch cập
nhật vào Cơ sở dữ liệu công chứng là cơ sở để Sở Tư pháp thống kê, đối chiếu với
báo cáo định kỳ hàng tháng, quý, 6 tháng, hàng năm.
Điều 9. Lưu trữ
thông tin trên Cơ sở dữ liệu công chứng
1. Thông tin trên Cơ sở dữ liệu công
chứng được lưu trữ ở dạng văn bản, hồ sơ giấy và số hóa.
2. Thông tin trên Cơ sở dữ liệu công
chứng được lưu trữ, bảo quản cẩn thận, có hệ thống, đảm bảo
khoa học, dễ tìm, dễ bảo quản và phải được bảo vệ an toàn tại Sở Tư pháp, các tổ
chức hành nghề công chứng theo quy định của pháp luật.
3. Việc sao lưu Cơ sở dữ liệu công chứng
phải được thực hiện thường xuyên, định kỳ, theo đúng hướng dẫn của đơn vị cung
cấp Phần mềm và quy định của Quy chế này.
Điều 10. Tra cứu
thông tin trên Cơ sở dữ liệu công chứng
1. Cách thức tra cứu thông tin ngăn
chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn và thông tin về hợp đồng, giao dịch được thực
hiện theo hướng dẫn kỹ thuật của đơn vị cung cấp Phần mềm và theo hướng dẫn của
Sở Tư pháp.
2. Trước khi ký công chứng hợp đồng,
giao dịch liên quan đến tài sản là bất động sản hoặc tài sản là động sản có
đăng ký, công chứng viên phải trực tiếp tra cứu hoặc yêu cầu nhân viên của tổ
chức hành nghề công chứng tra cứu Cơ sở dữ liệu công chứng để kiểm tra về tình
trạng giao dịch của tài sản.
3. Người tra cứu khi phát hiện thông
tin ngăn chặn có liên quan đến hợp đồng, giao dịch phải in, chuyển cho công chứng viên để xem xét việc công chứng hợp đồng, giao dịch
đó.
4. Kết quả tra cứu từ Cơ sở dữ liệu
công chứng là nguồn thông tin để công chứng viên kiểm tra, xem xét trước khi
quyết định công chứng hoặc từ chối công chứng hợp đồng, giao dịch, cụ thể:
a) Nếu tài sản
có trong danh sách ngăn chặn thì từ chối công chứng hợp đồng, giao dịch về tài
sản bị ngăn chặn.
b) Trường hợp phát hiện giao dịch
đang thực hiện tại nhiều nơi, thông tin về tài sản, chủ sở hữu hay người tham
gia giao dịch không phù hợp hay thông tin khác không rõ ràng, công chứng viên
phải xác minh, làm rõ.
Nếu phát hiện có dấu hiệu vi phạm pháp
luật thì công chứng viên báo cáo ngay với Trưởng các tổ chức hành nghề công chứng.
Trưởng các tổ chức hành nghề công chứng chủ động, có biện pháp thích hợp, phối
hợp với các cơ quan có thẩm quyền để xử lý vụ việc đúng quy định pháp luật và kịp
thời báo cáo bằng văn bản cho Sở Tư pháp.
c) Trường hợp tài sản thế chấp đã được
xóa đăng ký thế chấp trên Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở
và tài sản gắn liền với đất nhưng chưa xóa đăng ký thế chấp trên Cơ sở dữ liệu
công chứng thì công chứng viên vẫn được tiếp tục công chứng; ngay sau khi công
chứng hợp đồng thế chấp, tổ chức hành nghề công chứng cập nhật xóa đăng ký thế
chấp lên Cơ sở dữ liệu công chứng.
d) Các tình huống phát sinh cụ thể
khác, tổ chức hành nghề công chứng tổng hợp, báo cáo Sở Tư pháp hướng dẫn, giải
quyết.
Điều 11. Khai
thác và sử dụng thông tin trên cơ sở dữ liệu công chứng
1. Tổ chức hành nghề công chứng, công
chứng viên và nhân viên tổ chức hành nghề công chứng được khai thác, sử dụng Cơ
sở dữ liệu công chứng phục vụ cho hoạt động công chứng.
2. Sở Tư pháp được khai thác, sử dụng
Cơ sở dữ liệu công chứng phục vụ cho công tác quản lý nhà nước về công chứng
trên địa bàn tỉnh.
3. Các cơ quan nhà nước có liên quan
được Sở Tư pháp cung cấp tài khoản theo quy định tại điểm
c Khoản 1 Điều 5 Quy chế này khai thác, sử dụng thông tin trên Cơ sở dữ liệu
công chứng để phục vụ công tác chuyên môn, nghiệp vụ theo quy định của pháp luật.
Điều 12. Chi phí
liên quan đến việc khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng
1. Tổ chức hành nghề công chứng khai
thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng phải nộp các chi phí liên quan đến việc
khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng; các chi phí liên quan đến việc quản
trị, duy trì, vận hành, bảo trì, bảo dưỡng nâng cấp cơ sở dữ liệu và chi phí hợp
lý khác (nếu có).
2. Sở Tư pháp phối hợp với Hội công
chứng tỉnh và các cơ quan, tổ chức có liên quan xác định mức thu chi phí khai
thác, sử dụng, quản lý Cơ sở dữ liệu công chứng; thực hiện việc thu và sử dụng
chi phí liên quan đến việc khai thác, sử dụng, quản lý cơ sở dữ liệu công chứng
theo quy định.
3. Kinh phí thu chi liên quan đến việc
quản trị thuê đường truyền, duy trì, vận hành, bảo trì, bảo dưỡng, nâng cấp Cơ
sở dữ liệu và chi phí hợp lý khác giao Sở Tư pháp chủ trì, phối hợp với các cơ
quan, đơn vị có liên quan xác định, thống nhất thực hiện.
Chương III
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 13. Trách
nhiệm của Sở Tư pháp
1. Giúp Ủy ban nhân dân tỉnh triển
khai, thực hiện việc quản lý Cơ sở dữ liệu công chứng, có trách nhiệm và quyền
hạn theo quy định của pháp luật và Quy chế này.
2. Chủ trì, phối hợp với các cơ quan,
đơn vị có liên quan để vận hành, sử dụng, khai thác hiệu quả Cơ sở dữ liệu công
chứng; phối hợp với đơn vị cung cấp Phần mềm thực hiện lưu trữ thông tin dữ liệu
công chứng, sao lưu dữ liệu định kỳ theo đúng quy định của Quy chế này.
3. Chủ trì phối hợp với các cơ quan
có liên quan tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh thiết lập cơ chế kết nối liên thông
giữa Cơ sở dữ liệu công chứng với các hệ thống thông tin về đất đai, nhà ở,...
phục vụ cho việc công chứng các hợp đồng, giao dịch.
4. Tiếp nhận, cập nhật, kiểm tra việc
cập nhật thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn; cung cấp thông tin
trên Cơ sở dữ liệu công chứng phục vụ công tác điều tra, thanh tra, kiểm tra và
nhu cầu cung cấp thông tin khác phù hợp với quy định của pháp luật theo đề nghị
của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
5. Đôn đốc, theo dõi tình hình thực
hiện Quy chế này; tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh việc sửa đổi, bổ sung Quy chế
khi cần thiết.
Điều 14. Trách nhiệm
của các cơ quan, đơn vị có liên quan
1. Đơn vị cung cấp Phần mềm có trách
nhiệm quản trị hạ tầng máy chủ, duy trì, chủ động sao lưu dữ liệu định kỳ, an
toàn, an ninh thông tin đảm bảo hệ thống hoạt động ổn định, liên tục phục vụ
cho hoạt động khai thác, sử dụng của các chủ thể có liên quan.
Phối hợp với Sở Tư pháp, các cơ quan,
tổ chức, cá nhân khai thác và sử dụng, quản lý, xử lý tốt cơ sở hạ tầng thông
tin phục vụ cho hoạt động quản lý công chứng của cơ quan, tổ chức.
2. Trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn
của mình, Công an các cấp, Tòa án nhân dân các cấp, Viện kiểm sát nhân dân các
cấp, Cục Thi hành án dân sự các cấp, Sở Tài nguyên và Môi trường và các Sở,
ban, ngành liên quan có trách nhiệm phối hợp thực hiện và chỉ đạo các đơn vị trực
thuộc, cơ quan cấp dưới thực hiện việc cập nhật, cung cấp thông tin ngăn chặn,
thông tin giải tỏa ngăn chặn về Sở Tư pháp để theo dõi, quản lý việc cập nhật
vào cơ sở dữ liệu công chứng ngay sau khi ban hành quyết định ngăn chặn hoặc
quyết định giải tỏa ngăn chặn.
3. Trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn
của mình, các sở, ban, ngành; Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố và
cơ quan, tổ chức khác trên địa bàn tỉnh có trách nhiệm phổ biến, triển khai thực
hiện Quy chế này; phối hợp, tạo điều kiện cho tổ chức hành nghề công chứng,
công chứng viên kiểm tra, xác minh thông tin phục vụ việc giải quyết yêu cầu
công chứng.
Điều 15. Trách
nhiệm của các tổ chức hành nghề công chứng
1. Các tổ chức hành nghề công chứng
trên địa bàn tỉnh có trách nhiệm tham gia vào Cơ sở dữ liệu công chứng; cập nhật
đầy đủ vào Cơ sở dữ liệu công chứng các thông tin về nguồn gốc tài sản, tình trạng
giao dịch của tài sản tại hợp đồng, giao dịch do công chứng viên của tổ chức
mình thực hiện công chứng.
2. Trưởng tổ chức hành nghề công chứng
có trách nhiệm:
a) Ký kết hoặc ủy quyền cho Hội Công
chứng viên tỉnh ký kết hợp đồng với đơn vị cung cấp Phần mềm để duy trì, vận
hành Cơ sở dữ liệu công chứng trong suốt quá trình hoạt động.
b) Bảo đảm cơ sở vật chất, đường truyền
để cài đặt và sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng; cài đặt thường trú các chương
trình kiểm tra và diệt vi rút trên các thiết bị truy cập cơ sở dữ liệu công chứng.
c) Tổ chức quản lý, phân công công chứng
viên hoặc nhân viên thực hiện cập nhật thông tin về hợp đồng, giao dịch, tra cứu
thông tin trên Cơ sở dữ liệu công chứng; lưu trữ dữ liệu công chúng, sao lưu dữ
liệu định kỳ 01 lần/ngày theo đúng quy định của Quy chế này.
d) Tổ chức quản lý việc khai thác, sử
dụng các tính năng của Phần mềm được phân quyền phục vụ cho việc quản lý hoạt động
công chứng tại tổ chức mình.
đ) Quyết định và chịu trách nhiệm về
việc cập nhật, sửa chữa, xóa thông tin đã nhập vào Cơ sở dữ liệu công chứng của
tổ chức mình; chịu trách nhiệm về tính chính xác, kịp thời và đầy đủ của thông
tin cập nhật vào cơ sở dữ liệu công chứng.
e) Chịu trách nhiệm bảo quản, bảo mật
đối với tài khoản đã được cấp; kịp thời thay đổi mật khẩu của tài khoản khi có
sự điều chỉnh phân công nhiệm vụ cập nhật, tra cứu thông tin hoặc chấm dứt hợp
đồng làm việc đối với nhân viên đã từng truy cập Cơ sở dữ liệu công chứng.
g) Cử công chứng viên, nhân viên tham
dự các lớp đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn kỹ năng khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu
công chứng.
h) Kịp thời thông tin cho Sở Tư pháp
các vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng.
3. Công chứng viên, viên chức, nhân
viên tổ chức hành nghề công chứng được phân công cập nhật, tra cứu, khai thác
và sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng có trách nhiệm:
a) Cập nhật thông tin, sửa chữa thông
tin đã cập nhật vào Cơ sở dữ liệu công chứng và tra cứu thông tin trên cơ sở dữ
liệu công chứng; chịu trách nhiệm về tính chính xác, kịp thời, đầy đủ của thông
tin đã cập nhật.
b) Tham dự các lớp đào tạo, bồi dưỡng,
tập huấn kỹ năng khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng khi được phân
công.
c) Tiến hành các biện pháp quản lý, kỹ
thuật cần thiết để bảo quản, bảo mật đối với tài khoản đã được cấp và bảo đảm
an toàn, bí mật thông tin.
Điều 16. Trách
nhiệm của Hội Công chứng viên tỉnh
1. Phối hợp với Sở Tư pháp triển khai
đồng bộ, kịp thời và hiệu quả Cơ sở dữ liệu công chứng.
2. Đề nghị công chứng viên là hội
viên của tổ chức mình và các tổ chức hành nghề công chứng thực hiện nghiêm túc
Quy chế này nhằm tránh sai sót trong hoạt động công chứng tại tỉnh. Có biện pháp
xử lý đối với các hành vi không chia sẻ thông tin kịp thời, không trung thực hoặc
hành vi vi phạm khác liên quan đến Cơ sở dữ liệu công chứng làm ảnh hưởng đến
hoạt động công chứng, quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức, an toàn
pháp lý trong các hợp đồng, giao dịch.
Điều 17. Xử lý
vi phạm
Tổ chức, cá nhân vi phạm quy định tại
Quy chế này thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý theo quy định của
pháp luật.
Điều 18. Điều
khoản thi hành
Giao Sở Tư pháp phối hợp với các cơ
quan, đơn vị có liên quan tổ chức triển khai thực hiện Quy chế này. Trong quá
trình thực hiện nếu có vướng mắc, đề nghị các cơ quan, đơn vị phản ánh kịp thời
về Ủy ban nhân dân tỉnh (qua Sở Tư pháp) để xem xét, sửa đổi, bổ sung cho phù hợp./.