Kính gửi: Bảo
hiểm xã hội các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương
Căn cứ Quyết định số 1155/QĐ-BHXH ngày 12/5/2022 của
Tổng Giám đốc Bảo hiểm xã hội (BHXH) Việt Nam ban hành Quy chế quản lý hoạt động
của Tổ chức dịch vụ thu BHXH, bảo hiểm y tế (BHYT); Quyết định số 615/QĐ-BHXH
ngày 11/4/2023 của Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam sửa đổi, bổ sung một số điều của
Quy chế quản lý hoạt động của Tổ chức dịch vụ thu BHXH, BHYT ban hành kèm theo
Quyết định số 1155/QĐ-BHXH ; Quyết định số 490/QĐ-BHXH ngày 28/3/2023 của Tổng
Giám đốc BHXH Việt Nam sửa đổi, bổ sung một số điều Quy trình thu bảo hiểm xã hội,
bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp;
quản lý sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế ban hành kèm theo Quyết định số
595/QĐ-BHXH ngày 14/4/2017 của Tổng Giám đốc Bảo hiểm xã hội Việt Nam và sửa đổi,
bổ sung Điều 1 của Quyết định số 505/QĐ-BHXH ngày 27/3/2020
của Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam. Để thống nhất trong tổ chức thực hiện, BHXH Việt
Nam hướng dẫn BHXH các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương việc quản lý, sử dụng
biên lai thu tiền do Tổ chức dịch vụ thu cấp cho người tham gia khi thu tiền
đóng BHXH, BHYT như sau:
1. Mẫu biên lai thu tiền: Sử dụng
mẫu biên lai thu tiền (Mẫu C45-BB) và thực hiện lập, ghi chứng từ theo đúng quy
định tại Thông tư số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính hướng dẫn
chế độ kế toán hành chính sự nghiệp.
2. Hình thức phát hành biên lai
thu tiền
2.1. Đối với Biên lai thu tiền bằng giấy: Biên lai
thu tiền bằng giấy do cơ quan BHXH cấp cho Tổ chức dịch vụ thu để sử dụng khi
thu tiền đóng BHXH, BHYT của người tham gia. Biên lai thu tiền bằng giấy được
đóng quyển, đánh mã số quản lý cho từng Tổ chức dịch vụ thu để quản lý, đối
soát theo từng đơn vị.
2.2. Đối với biên lai thu tiền điện tử: Tổ chức dịch
vụ thu đáp ứng đủ điều kiện về cơ sở vật chất và điều kiện kỹ thuật được sử dụng
biên lai điện tử để thu tiền đóng BHXH, BHYT của người tham gia.
a) Tổ chức dịch vụ thu phải đăng ký sử dụng biên
lai điện tử với cơ quan BHXH trực tiếp ký hợp đồng, khi triển khai áp dụng biên
lai điện tử phải thông báo cho cơ quan BHXH trực tiếp ký hợp đồng. Cơ quan BHXH
trực tiếp ký hợp đồng có trách nhiệm báo cáo BHXH tỉnh về việc áp dụng biên lai
điện tử với các Tổ chức dịch vụ thu để BHXH tỉnh tổng hợp, theo dõi.
b) Việc cấp, sử dụng, đối chiếu, lưu trữ, quản lý
biên lai thu tiền điện tử được thực hiện theo quy định tại Phụ lục kèm theo
Công văn này.
3. Trách nhiệm của các đơn vị
3.1. Đối với biên lai thu tiền bằng giấy
a) Trách nhiệm của cơ quan BHXH
- Cấp biên lai thu tiền bằng giấy cho Tổ chức dịch
vụ thu để thực hiện thu tiền của người tham gia BHXH, BHYT theo quy định tại Điều
2 Hợp đồng ủy quyền thu BHXH, BHYT (Mẫu số 02-UQ) ban hành kèm theo Quyết định
số 615/QĐ-BHXH ngày 11/4/2023 của Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam sửa đổi, bổ sung
một số điều của Quy chế quản lý hoạt động của tổ chức dịch vụ thu BHXH, BHYT
ban hành kèm theo Quyết định số 1155/QĐ-BHXH ngày 12/5/2022 của Tổng Giám đốc
BHXH Việt Nam.
- Bảo quản, lưu trữ biên lai theo quy định; biên lai
chưa cấp cho Tổ chức dịch vụ thu được lưu trữ, bảo quản trong kho theo chế độ
lưu trữ, bảo quản chứng từ có giá; biên lai đã xuất cho người tham gia BHXH,
BHYT được lưu trữ theo quy định lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán.
- Trường hợp mất, cháy, hỏng biên lai: BHXH tỉnh thực
hiện kiểm tra, xác định, lập biên bản về số lượng, hiện trạng, nguyên nhân,
trách nhiệm của các cá nhân, tổ chức, đơn vị liên quan và báo cáo BHXH Việt Nam
trong thời gian 05 ngày làm việc kể từ ngày xảy ra việc mất, cháy, hỏng. Giám đốc
BHXH tỉnh chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc, trước pháp luật trong trường hợp
để xảy ra mất, cháy, hỏng biên lai.
b) Trách nhiệm của Tổ chức dịch vụ thu
- Chỉ đạo các đơn vị thu cấp dưới quản lý, sử dụng
biên lai thu tiền được cấp theo đúng quy định, nội dung ghi trên cả 02 liên của
biên lai phải đảm bảo đồng nhất, không gạch xóa, không ngắt quãng.
- Hàng ngày, căn cứ vào liên 2 của biên lai thu tiền,
Tổ chức dịch vụ thu lập Bảng kê biên lai thu tiền trong ngày (theo mẫu kèm
theo Công văn này) và nộp tiền đóng của người tham gia BHXH, BHYT cho cơ
quan BHXH. Đồng thời, lập giấy đề nghị thanh toán thù lao cho tổ chức dịch vụ
thu (Mẫu C66-HD ban hành kèm theo Thông tư số 102/2018/TT-BTC ngày 14/11/2018 của
Bộ Tài chính về chế độ kế toán BHXH) gửi cơ quan BHXH theo quy định tại khoản 8, Điều 2 Quyết định số 490/QĐ-BHXH ngày 28/3/2023 của Tổng
Giám đốc BHXH Việt Nam ban hành sửa đổi, bổ sung một số điều của Quy trình thu
bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn lao động,
bệnh nghề nghiệp; quản lý sổ bảo hiểm xã hội, thẻ bảo hiểm y tế ban hành kèm
theo Quyết định số 595/QĐ-BHXH ngày 14/4/2017 của Tổng Giám đốc BHXH Việt Nam
và sửa đổi, bổ sung Điều 1 của Quyết định số 505/QĐ-BHXH ngày
27/3/2020.
- Hàng tháng, Tổ chức dịch vụ thu lập biểu đối chiếu
biên lai thu tiền đóng BHXH tự nguyện, BHYT (Mẫu C17-TS) cùng với liên 2 của
biên lai thu tiền gửi cơ quan BHXH để đối chiếu.
3.2. Đối với biên lai thu tiền điện tử
a) Trách nhiệm của cơ quan BHXH
- Định kỳ, đột xuất kiểm tra việc cấp biên lai thu
tiền cho người tham gia BHXH, BHYT; việc quản lý, sử dụng, lưu trữ biên lai của
Tổ chức dịch vụ thu ký hợp đồng với cơ quan BHXH về việc triển khai thu BHXH,
BHYT theo đúng hợp đồng đã ký, quy chế hoạt động của tổ chức dịch vụ thu và các
quy định của pháp luật.
- Tra cứu, theo dõi, đối soát biên lai thu tiền điện
tử của Tổ chức dịch vụ thu và số tiền đã thu của người tham gia BHXH, BHYT hàng
ngày. Việc đối chiếu biên lai thu tiền và số tiền đã thu BHXH, BHYT của Tổ chức
dịch vụ thu phải đảm bảo chặt chẽ, đúng quy định và chi tiết theo từng mã số Tổ
chức dịch vụ thu và người tham gia.
b) Tổ chức dịch vụ thu
- Tuân thủ quy định về quản lý tiền thu, quản lý
thông tin của người tham gia BHXH, BHYT; đối soát, quản lý, kê khai số seri
biên lai thu tiền điện tử đã sử dụng gắn với từng mã đơn vị thu cấp dưới chi tiết
đến từng đơn vị tỉnh, huyện và số tiền đã thu BHXH, BHYT theo hợp đồng đã ký với
cơ quan BHXH theo đúng quy định của BHXH Việt Nam, pháp luật của Nhà nước.
- Việc sử dụng biên lai thu tiền điện tử phải tuân
thủ quy định của Luật Kế toán về chứng từ điện tử, giao dịch điện tử trong hoạt
động tài chính theo quy định tại Nghị định số 165/2018/NĐ-CP ngày 24/12/2018 của
Chính phủ và các quy định khác của pháp luật có liên quan.
- Cấp biên lai thu tiền cho người tham gia ngay khi
thu tiền đóng BHXH, BHYT (hoặc mã xác nhận, đường link để người tham gia có thể
truy cập để xem, tải biên lai thu tiền điện tử).
- Việc lập bảng kê của biên lai thu tiền điện tử đã
sử dụng và giấy đề nghị thanh toán thù lao của đại lý thu (mẫu C66-HD) thực hiện
theo quy định tại điểm b, khoản 3.1, Mục 3 văn bản này.
- Chịu trách nhiệm về những tổn thất gây ra cho cơ
quan BHXH và người tham gia BHXH, BHYT do việc sử dụng biên lai thu tiền điện tử
không đúng quy định. Định kỳ hoặc đột xuất, báo cáo cơ quan BHXH tình hình quản
lý, sử dụng biên lai thu tiền đóng của người tham gia BHXH, BHYT và khó khăn,
vướng mắc trong quá trình thực hiện để kịp thời tháo gỡ.
3.3. BHXH Việt Nam
a) Ban Quản lý Thu - Sổ, Thẻ
- Hướng dẫn, kiểm tra BHXH các tỉnh, thành phố trực
thuộc Trung ương trong việc ký hợp đồng với các Tổ chức dịch vụ thu đủ điều kiện;
kiểm tra, giám sát việc thực hiện các quy định về quản lý thông tin của người
tham gia BHXH, BHYT.
- Xử lý vướng mắc, phản ánh trong quá trình tổ chức
thực hiện của BHXH các tỉnh, thành phố theo chức năng nhiệm vụ.
- Chủ trì, phối hợp với Trung tâm Công nghệ thông
tin xây dựng hệ thống mã Tổ chức dịch vụ thu thống nhất trên toàn quốc để theo
dõi trên phần mềm quản lý; xây dựng quy trình quản lý, kiểm soát tiền đóng BHXH
tự nguyện, BHYT theo mã Tổ chức dịch vụ thu đảm bảo việc quản lý đối soát biên
lai thu tiền điện tử được chặt chẽ.
b) Vụ Tài chính - Kế toán
Phối hợp xử lý những vướng mắc, phản ánh trong quá
trình tổ chức thực hiện của BHXH tỉnh theo chức năng nhiệm vụ.
c) Trung tâm Công nghệ thông tin
- Xây dựng các giải pháp kỹ thuật để tiếp nhận, lưu
trữ biên lai thu tiền điện tử do Tổ chức dịch vụ thu cung cấp (nếu có).
- Phối hợp với Ban Quản lý Thu - Sổ, Thẻ trong việc
gắn mã quản lý đơn vị của từng Tổ chức dịch vụ thu đã ký hợp đồng với cơ quan
BHXH.
4. Công văn này thay thế Công văn
số 3288/BHXH-TCKT ngày 31/10/2022 của BHXH Việt Nam về việc sử dụng biên lai
thu tiền khi thu tiền đóng của người tham gia BHXH, BHYT.
Bảo hiểm xã hội các tỉnh, thành phố trực thuộc
Trung ương nghiêm túc thực hiện, trường hợp có vướng mắc báo cáo về BHXH Việt
Nam để được xem xét, giải quyết./.
|
Nơi nhận:
- Như trên;
- Tổng Giám đốc (để b/c);
- Các Phó Tổng Giám đốc;
- Các đơn vị: TST; CNTT;
- Tổng Công ty Bưu điện;
- Tổng Công ty Cổ phần bảo hiểm dầu khí Việt Nam;
- Tổng Công ty dịch vụ số Viettel;
- Lưu: VT, TCKT.
|
KT. TỔNG GIÁM ĐỐC
PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC
Lê Hùng Sơn
|
PHỤ LỤC
QUY ĐỊNH VIỆC CẤP, SỬ DỤNG, ĐỐI CHIẾU, LƯU TRỮ BIÊN LAI
ĐIỆN TỬ KHI THU TIỀN CỦA NGƯỜI THAM GIA BHXH, BHYT
(Ban hành kèm theo Công văn số 3916/BHXH-TCKT ngày 23/11/2023 của BHXH Việt
Nam)
I. Mục đích của biên lai thu tiền
điện tử
1. Biên lai thu tiền điện tử được lập hoặc và được ủy
quyền theo quy định của pháp luật: Tại hợp đồng giữa Tổ chức dịch vụ thu và cơ
quan BHXH phải quy định rõ về hình thức biên lai được sử dụng (biên lai giấy
hay biên lai điện tử), mục đích ủy quyền sử dụng; thời hạn ủy quyền sử dụng.
Biên lai điện tử được lập vẫn phải ghi tên của cơ quan BHXH ở góc trên bên trái
của biên lai.
2. Việc sử dụng thông tin biên lai điện tử được
cung cấp phải đảm bảo đúng mục đích, phục vụ cho hoạt động nghiệp vụ; đồng thời
phải đảm bảo đúng quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.
II. Phát hành biên lai thu tiền
điện tử
1. Mẫu biên lai thu tiền: Mẫu C45-BB ban hành kèm
theo Thông tư số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính hướng dẫn chế
độ kế toán hành chính sự nghiệp.
2. Ký hiệu biên lai: là dấu hiệu phân biệt biên lai
của từng điểm thu bằng hệ thống các chữ cái tiếng Việt.
3. Số thứ tự của biên lai: là dãy số tự nhiên liên
tiếp trong cùng một ký hiệu biên lai, gồm 7 chữ số. Với mỗi ký hiệu biên lai
thì số thứ tự phải bắt đầu từ số 0000001, tối đa đến 9999999. Số biên lai điện
tử bắt đầu từ số 1 vào ngày 01 tháng 01 hoặc ngày bắt đầu sử dụng biên lai điện
tử và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm đảm bảo nguyên tắc liên tục tăng
theo thời gian, mỗi số biên lai bảo đảm chỉ được lập, sử dụng một lần duy nhất.
Ví dụ: AI - DT - 0001 - 2023 - 0000001.
Trong đó:
+ AI: Thu BHYT của đối tượng hộ gia đình cận nghèo
được NSNN hỗ trợ đóng.
+ DT: Viết tắt của điểm thu
+ 0001: Số thứ tự của điểm thu
+ 2023: Năm phát hành biên lai
+ 0000001 là số thứ tự của biên lai (số seri)
4. Trên cơ sở dữ liệu do Tổ chức dịch vụ thu nhập
vào phần mềm quản lý, hệ thống tự động tạo biên lai điện tử với số hiệu nêu
trên để phục vụ yêu cầu quản lý và hiển thị đầy đủ dữ liệu về mã số điểm thu,
mã số Tổ chức dịch vụ thu, mã số BHXH và các thông tin cần thiết phục vụ việc
tra cứu trên phần mềm. Đối với Biên lai điện tử khi in, cấp cho người tham gia
chỉ bao gồm các chỉ tiêu theo đúng Mẫu C45-BB.
III. Quản lý biên lai thu tiền
điện tử
1. Tổ chức dịch vụ thu có trách nhiệm xây dựng phần
mềm quản lý, sử dụng biên lai điện tử hoặc bổ sung chức năng trên phần mềm quản
lý người tham gia BHXH, BHYT đã được cơ quan BHXH kết nối, chia sẻ dữ liệu.
Trang bị đầy đủ phương tiện, trang thiết bị kỹ thuật để bảo đảm thực hiện việc
tra cứu, kết nối, sử dụng thông tin biên lai điện tử; áp dụng chữ ký số có hiệu
lực, thực hiện việc mã hóa đường truyền và đảm bảo an toàn thông tin theo quy định
của pháp luật.
2. Tổ chức dịch vụ thu phải lưu trữ biên lai thu tiền
điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán, có trách nhiệm sao lưu dữ liệu
của biên lai thu tiền điện tử ra các vật mang tin (bút nhớ (đĩa flash USB), đĩa
CD, đĩa DVD, đĩa cứng gắn ngoài, đĩa cứng gắn trong) hoặc thực hiện việc sao
lưu trực tuyến để bảo vệ dữ liệu của biên lai thu tiền điện tử. Việc lưu trữ phải
đảm bảo tính an toàn, bảo mật, toàn vẹn, đầy đủ, không bị thay đổi, sai lệch
trong suốt thời gian lưu trữ; phải sẵn sàng in được ra giấy hoặc tra cứu cho
phép xác định nguồn gốc khởi tạo, nơi đến, ngày giờ gửi hoặc nhận biên lai thu
tiền điện tử. Biên lai thu tiền điện tử đã lập được lưu giữ dưới dạng thông điệp
dữ liệu và phải thỏa mãn các điều kiện: Nội dung của biên lai thu tiền điện tử
có thể truy cập và sử dụng được để tham chiếu khi cần thiết; Nội dung của biên
lai thu tiền điện tử được lưu trữ trong chính khuôn dạng mà nó được khởi tạo, gửi,
nhận hoặc trong khuôn dạng cho phép thể hiện chính xác nội dung biên lai thu tiền
điện tử đó.
3. Trường hợp Tổ chức dịch vụ thu có nhiều đơn vị cấp
dưới trực tiếp thu tiền đóng của người tham gia BHXH, BHYT đều sử dụng hình thức
biên lai điện tử có cùng ký hiệu trong toàn hệ thống thì tổ chức dịch vụ thu phải
theo dõi số biên lai phát sinh trong ngày của tất cả các điểm thu trong phạm vi
quận huyện. Tránh tình trạng biên lai phát sinh theo số serie từ nhỏ đến lớn của
toàn quốc rất khó khăn trong việc tra cứu, đối soát.
4. Tổ chức dịch vụ thu BHXH, BHYT ký hợp đồng sử dụng
biên lai thu tiền điện tử phải cung cấp cho cơ quan BHXH tài khoản truy cập vào
hệ thống quản lý biên lai thu tiền điện tử.
5. Trường hợp sai sót dẫn đến phải hủy biên lai, Tổ
chức dịch vụ thu khai báo khi có phát sinh, chuyển cơ quan BHXH trong ngày để kịp
thời điều chỉnh dữ liệu trên phần mềm, đảm bảo quyền lợi cho người tham gia
BHXH, BHYT.
IV. Cấp biên lai thu tiền điện tử
cho người tham gia
1. Người tham gia
a) Cung cấp thông tin liên quan và đóng tiền cho Tổ
chức dịch vụ thu theo quy định.
b) Sử dụng mã xác nhận/đường link do Tổ chức dịch vụ
thu cung cấp để tra cứu thông tin tham gia BHXH, BHYT và biên lai thu tiền điện
tử.
2. Tổ chức dịch vụ thu
a) Căn cứ thông tin người tham gia cung cấp và số
tiền đóng của người tham gia, cập nhật dữ liệu vào phần mềm quản lý của Tổ chức
dịch vụ thu để chuyển về phần mềm của BHXH Việt Nam, lập biên lai thu tiền trên
phần mềm, gửi dữ biên lai thu tiền điện tử đến người tham gia theo các hình thức
đã đăng ký (tin nhắn, email...),
b) In biên lai thu tiền bằng giấy khi được yêu cầu,
việc chuyển đổi biên lai thu tiền điện tử thành biên lai thu tiền bằng giấy phải
bảo đảm sự khớp đúng giữa nội dung của biên lai thu tiền điện tử và biên lai
thu tiền bằng giấy sau khi chuyển đổi.
c) Nộp số tiền đã thu của người tham gia cho cơ
quan BHXH theo quy định.
V. Đối soát biên lai thu tiền điện
tử
1. Tổ chức dịch vụ thu
a) Trước ngày 05 hàng tháng, tổ chức dịch vụ thu lập
bảng đối chiếu biên lai thu tiền và số tiền đã thu (mẫu C17-TS) tháng trước liền
kề (trong đó xác định số lượng biên lai thu tiền điện tử đã sử dụng của từng cơ
sở/tỉnh, thành phố), ký và gửi cơ quan BHXH.
b) Báo cáo tình trạng sử dụng biên lai thu tiền điện
tử cho cơ quan BHXH theo yêu cầu (nếu có).
2. Cơ quan BHXH
a) Đăng nhập hệ thống quản lý biên lai thu tiền điện
tử của tổ chức dịch vụ thu để đối chiếu số liệu biên lai thu tiền điện từ trên
hệ thống quản lý biên lai thu tiền điện tử với số tiền thu BHXH, BHYT đã thu.
b) Hàng tháng, đối soát biên lai thu tiền điện tử với
Tổ chức dịch vụ thu theo Mẫu C17-TS.
BẢO HIỂM XÃ HỘI TỈNH ...
BẢO HIỂM XÃ HỘI HUYỆN...
BẢNG
KÊ BIÊN LAI THU TIỀN ĐÓNG BHXH, BHYT
(Ban hành kèm
theo Công văn số 3916/BHXH-TCKT ngày 23/11/2023 của BHXH Việt Nam)
|
STT
|
Mã cơ quan BHXH
|
Mã tổ chức dịch
vụ
|
Mã điểm thu
|
Mã nhân viên
thu
|
Ngày biên lai
|
Số biên lai
|
Mã số BHXH người
tham gia
|
Số tiền thu
|
Ghi chú
|
|
BHXH tự nguyện
|
BHYT HGĐ
|
|
A
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
10
|
|
1
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
3
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
...
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|