|
Kính
gửi:
|
- Văn phòng Ủy ban nhân dân Thành
phố;
- Sở Tài chính;
- Sở Tư pháp;
- Sở Lao động - Thương binh và Xã hội;
- Sở Kế hoạch và Đầu tư;
- Thanh tra Thành phố.
|
Thực hiện Quyết định số 5663/QĐ-UBND
ngày 24 tháng 10 năm 2017 của Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh về việc phê
duyệt Đề án chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng của cơ quan, tổ chức trên địa
bàn Thành phố Hồ Chí Minh giai đoạn 1975 -2015;
Để thực hiện nhiệm vụ chỉnh lý tài liệu
lưu trữ tồn đọng của các cơ quan năm 2018 theo Đề án chỉnh lý tài liệu lưu trữ
tồn đọng được phê duyệt.
Sở Nội vụ đề nghị các cơ quan nêu
trên khẩn trương xây dựng Kế hoạch, lập dự toán kinh phí chỉnh lý tài liệu lưu
trữ tồn đọng của cơ quan giai đoạn 1975- 2015 (theo mẫu đính kèm) gửi về Chi cục
Văn thư - Lưu trữ theo địa chỉ tầng 6, Tòa nhà IPC, số 1489, đường Nguyễn Văn
Linh, phường Tân Phong, Quận 7, trước ngày 24 tháng 11 năm 2017 để tổng hợp, thẩm
định trình Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh phê duyệt kinh phí./.
|
Nơi nhận:
- Như trên;
- Sở Nội vụ: GĐ, PGĐ phụ trách;
- Văn phòng Sở Nội vụ (để thực hiện);
- Chi cục VTLT (02b);
- Lưu: VT.
|
KT.
GIÁM ĐỐC
PHÓ GIÁM ĐỐC THƯỜNG TRỰC
Lê Hoài Trung
|
|
|
|
Mẫu 01
|
|
TÊN
CƠ QUAN CHỦ QUẢN
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
|
Số: /KH-…….
|
Thành
phố Hồ Chí Minh, ngày tháng năm
2017
|
|
|
|
|
|
|
KẾ HOẠCH
Chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng
của……………… giai đoạn 1975 - 2015
Căn cứ Luật Lưu trữ năm 2011; Thông
tư số 03/TT-BNV ngày 29/4/2010 của Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế-kỹ thuật
chỉnh lý tài liệu giấy; Thông tư số 12/2010/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2010 của
Bộ Nội vụ hướng dẫn phương pháp xác định đơn giá chỉnh lý tài liệu giấy;
Thực hiện Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày
07 tháng 9 năm 2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và
giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử; Chỉ thị số 11/CT-UBND ngày
11 tháng 9 năm 2017 của Ủy ban nhân dân thành phố về việc tăng cường công tác
quản lý tài liệu lưu trữ tại các cơ quan tổ chức trên địa bàn Thành phố Hồ Chí
Minh; Quyết định số 5663/QĐ-UBND ngày 24 tháng 10 năm 2017 về việc phê duyệt Đề
án chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng của cơ quan, tổ chức trên địa bàn Thành
phố Hồ Chí Minh giai đoạn 1975 - 2015, ……….. xây dựng kế hoạch tổ chức thực hiện
như sau:
I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU
1. Giải quyết dứt điểm tình hình tài
liệu tồn đọng chưa được chỉnh lý của ... giai đoạn năm 1975 - 2015.
2. Qua việc chỉnh lý tài liệu tồn đọng
phải được thực hiện nghiêm túc và đúng theo quy định của pháp luật; tài liệu
sau khi chỉnh lý được sắp xếp khoa học và chuẩn bị nguồn tài liệu nộp lưu vào
Lưu trữ lịch sử thành phố, lựa chọn những tài liệu có giá trị làm cơ sở cho việc
số hóa tài liệu lưu trữ, áp dụng văn bản điện tử của Thành phố.
II. NỘI DUNG
1. Tổng số hồ sơ, tài liệu tồn đọng
cần được chỉnh lý: ... mét giá
2. Trình tự thực hiện: Sau khi nhận hồ sơ, tài liệu chuyển giao từ các phòng, ban, đơn vị trực
thuộc tiến hành thực hiện các công việc sau:
a) Sắp xếp hồ sơ
b) Lập mục lục hồ sơ
3. Thời gian thực hiện: Từ ngày tháng năm
đến ngày tháng
năm , cụ thể như sau:
a) Từ ngày tháng
năm đến ngày
tháng năm :
Phòng....
b) Từ ngày tháng
năm đến ngày
tháng năm : Ban....
c) Từ ngày tháng
năm đến ngày
tháng năm : Đơn vị
trực thuộc....
4. Kiểm tra và nghiệm thu tài liệu
đã được chỉnh lý
a) Kiểm tra: Phối hợp với Chi cục Văn
thư - Lưu trữ tiến hành kiểm tra quá trình chỉnh lý tài liệu tồn đọng, cụ thể
như sau:
- Kiểm tra mục lục hồ sơ đã chỉnh lý
- Kiểm tra tính chính xác thông tin
các trường hợp trong mục lục hồ sơ.
- Lập biên bản xác nhận khối lượng
công việc hoàn thành.
b) Nghiệm thu tài liệu đã chỉnh lý:
Phối hợp với Chi cục Văn thư - Lưu trữ tiến hành kiểm tra và nghiệm thu kết quả
chỉnh lý tài liệu.
5. Kinh phí thực hiện chỉnh lý tài
liệu tồn đọng
a) Đơn giá nhân công thực hiện chỉnh
lý tài liệu: /mét giá.
b) Đơn giá vật tư, văn phòng phẩm:
/mét giá.
c) Tổng kinh phí thực hiện: (a) + (b)
/mét giá x mét giá = đồng
(Viết bằng chữ: ).
d) Quyết toán kinh phí
IV. TỔ CHỨC THỰC HIỆN
1. Trách nhiệm của Văn phòng
(Phòng Hành chính) sở, ban, ngành tham mưu Lãnh đạo thực hiện những công việc
sau:
a) Xây dựng Kế hoạch và lập dự toán
kinh phí chỉnh lý tài liệu tồn đọng theo thời gian quy định tại Quyết định số
5663/QĐ-UBND ngày 24 tháng 10 năm 2017 của Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí
Minh.
b) Lựa chọn đơn vị có năng lực chỉnh
lý tài liệu để ký hợp đồng và tiến hành các thủ tục đấu thầu. Đồng thời, thành
lập Hội đồng đấu thầu chỉnh lý tài liệu tồn đọng theo quy định của Luật Đấu thầu
năm 2013.
c) Bố trí nhân sự làm công tác lưu trữ
theo dõi, kiểm tra đơn vị chỉnh lý tài liệu trong suốt quá trình chỉnh lý tài
liệu; tổ chức quản lý và giao nộp tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử Thành
phố khi có yêu cầu.
d) Hướng dẫn, kiểm tra, giám sát, tổng
hợp tình hình thực hiện; nghiệm thu, thanh lý hợp đồng; tổ chức thanh, quyết
toán kinh phí chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn đọng theo quy định; không sử dụng
kinh phí chỉnh lý tài liệu tồn đọng vào mục đích khác khi chưa có ý kiến của cơ
quan có thẩm quyền.
đ) Tổ chức cho công chức, viên chức
thực hiện việc lập và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan để chấm dứt tình trạng
hồ sơ được hình thành trong quá trình hoạt động không được lập và dẫn đến hồ
sơ, tài liệu tồn đọng; đưa vào sử dụng có hiệu quả, tiếp thu kế thừa thành quả
chỉnh lý để tiếp tục thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ và vai trò Lưu trữ cơ
quan.
e) Phối hợp với Chi cục Văn thư - Lưu
trữ
- Khẩn trương xây dựng Kế hoạch và lập
dự toán kinh phí chỉnh lý tài liệu tồn đọng, gửi về Chi cục Văn thư - Lưu trữ.
Đồng thời, đề nghị Sở Nội vụ, Chi cục Văn thư - Lưu trữ cử thành viên tham gia
kiểm tra, giám sát việc mở thầu, lựa chọn nhà thầu chỉnh lý tài liệu lưu trữ tồn
đọng tại các sở, ban, ngành.
- Sau khi kết thúc công việc chỉnh lý
tài liệu lưu trữ tồn đọng thì tổng hợp tình hình thực hiện và báo cáo kết quả về
Chi cục Văn thư - Lưu trữ.
2. Trách nhiệm của các phòng, ban,
đơn vị trực thuộc sở, ban, ngành
Khẩn trương giao nộp hồ sơ, tài liệu
còn tồn đọng giai đoạn 1975 - 2015 chưa chỉnh lý của Phòng, ban về Văn phòng sở....
(từ ngày ... tháng ... đến ngày .. tháng ... năm...) để tổ chức chỉnh lý.
Trên đây là Kế hoạch chỉnh lý tài liệu
lưu trữ tồn đọng của …………… giai đoạn 1975 -2015./.
|
Nơi nhận:
- Lãnh đạo Sở,....
- Sở Tài chính;
- Chi cục VTLT; (để báo cáo)
- Lưu: VT.
|
QUYỀN
HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ
(Chữ ký, đóng dấu)
Họ và tên
|
BẢNG DỰ TOÁN
KINH PHÍ CHỈNH LÝ TÀI LIỆU
TỒN ĐỌNG CỦA…………..
NĂM……………
Căn cứ Thông tư số 03/TT-BNV ngày 29
tháng 4 năm 2010 của Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế - kỹ thuật chỉnh lý tài
liệu giấy; Thông tư số 12/2010/TT-BNV của Bộ Nội vụ ngày 26 tháng 11 năm 2010 của
Bộ Nội vụ hướng dẫn phương pháp xác định đơn giá chỉnh lý tài liệu giấy,……….
dự toán như sau:
|
Số
TT
|
Tên
loại tài liệu
|
Số
lượng tài liệu
|
Kinh
phí chỉnh lý
|
Kinh
phí vật tư, văn phòng phẩm
|
Tổng
kinh phí
|
|
01
|
- Tài liệu hành chính
- Tài liệu khoa học kỹ thuật
- Tài liệu khác
|
|
|
|
|
|
02
|
Vật tư, văn phòng phẩm:
- Hộp đựng hồ sơ
- Bìa hồ sơ
- Văn phòng phẩm các loại (giấy làm
sơ mi, in mục lục, bút bi, bút xóa, bút lông dầu, bút chì, kéo, ....)
|
|
|
|
|
|
|
Tổng cộng
|
|
|
|
|
Viết bằng chữ:……………………
|
Người
lập
(Ký ghi rõ họ tên)
|
Xác
nhận của Thủ trưởng cơ quan
(Ký tên, đóng dấu)
Họ và tên
|