|
ỦY
BAN NHÂN DÂN
THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
SỞ NỘI VỤ
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 2109/BC-SNV
|
Thành
phố Hồ Chí Minh, ngày 08 tháng 6 năm 2018
|
BÁO CÁO
KẾT
QUẢ TỔ CHỨC LỚP NGHIÊN CỨU VÀ KHẢO SÁT THỰC TẾ VIỆC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG
TIN VÀO CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG, TỈNH QUẢNG NINH
Được sự cho phép của Ủy ban nhân dân
Thành phố tại Công văn số 4517/UBND-VX ngày 21 tháng 7 năm 2017 về việc tiếp
tục thực hiện Quyết định số 02/2014/QĐ-UBND ngày 13 tháng 01 năm 2014; Quyết
định số 824/QĐ-UBND ngày 02 tháng 3 năm 2018 của Ủy ban nhân dân Thành phố về
việc phê duyệt Kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng và tập huấn nghiệp vụ văn thư, lưu
trữ năm 2018, Sở Nội vụ tổ chức lớp nghiên cứu và khảo sát thực tế việc ứng
dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ tại thành phố Hải Phòng,
tỉnh Quảng Ninh và báo cáo kết quả thực hiện như sau:
1. Công tác chuẩn bị
Ban hành Kế hoạch số 498/KH-SNV ngày
07 tháng 02 năm 2018 về tổ chức các lớp học tập nghiệp vụ văn thư, lưu trữ năm
2018; thông báo đến các cơ quan, tổ chức đăng ký tham gia lớp nghiên cứu và
khảo sát thực tế việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu
trữ; tổng hợp danh sách đăng ký của cơ quan cử thành viên tham gia lớp; thiết
kế chương trình học tập; liên hệ, trao đổi về nội dung chương trình và địa điểm
nơi đến làm việc với cơ quan đến học tập; phân công giao nhiệm vụ cụ thể cho
từng thành viên cùng phối hợp thực hiện; họp thành viên Đoàn phổ biến nội dung,
chương trình, nội quy trong chuyến học tập.
2. Kết quả thực hiện
a) Về thành phần tham dự đoàn: 15
người, gồm:
- Ông Đỗ Văn Đạo, Phó Giám đốc Sở Nội
vụ, Trưởng đoàn.
- Đại diện Phòng Nội vụ Quận 1, 7,
Tân Phú, Bình Thạnh, Bình Tân, huyện Bình Chánh, Nhà Bè, Chi cục Văn thư - Lưu
trữ và Trung tâm Lưu trữ lịch sử.
b) Thời gian học tập: từ ngày 08 đến
ngày 12 tháng 5 năm 2018.
c) Nội dung học tập:
- Nghe báo cáo các chuyên đề:
+ Việc ứng dụng công nghệ thông tin
vào công tác văn thư, lưu trữ.
+ Công tác số hóa tài liệu lưu trữ.
+ Công tác quản lý tài liệu lưu trữ
và tài liệu lưu trữ điện tử.
- Tham quan thực tế kho, trang thiết
bị bảo quản tài liệu tại Kho Lưu trữ.
- Nghe báo cáo và khảo sát thực tế
việc vận hành và tính năng của các phần mềm.
Ngoài ra, Đoàn còn trao đổi các
nghiệp vụ khác về công tác văn thư, lưu trữ giữa hai Chi cục trong quá trình
thực hiện nhiệm vụ.
d) Nội dung cụ thể:
- Tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ thành
phố Hải Phòng:
+ Phần mềm quản lý văn bản đi, đến và
lập hồ sơ công việc: Đây là phần mềm do Trung tâm Tin học thuộc Cục Văn thư và
Lưu trữ nhà nước cung cấp năm 2009 và nâng cấp 2 lần vào năm 2014 và năm 2017,
ngoài các tính năng của phần mềm quản lý công việc còn quản lý danh mục hồ sơ
công việc, lựa chọn văn bản từ các số văn bản đi, đến đưa vào hồ sơ công việc.
Phần mềm được xây dựng trên nền tảng công nghệ Web có thể truy cập và sử dụng
tất cả các phân hệ của phần mềm, sử dụng hệ quản trị cơ sở dữ liệu phục vụ cùng
lúc cho hàng ngàn user, chức năng sao lưu, giúp tránh mất dữ liệu khi có sự cố.
+ Phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ:
có thể tích hợp vào các Cổng thông tin điện tử Portal của Tỉnh/Bộ. Tìm kiếm hồ
sơ, tài liệu từ đơn giản đến nâng cao, theo hệ thống phân loại thông tin nhanh
chóng và chính xác. Cập nhật và quản lý hồ sơ, tài liệu, kết xuất báo cáo theo
các trường thông tin chuẩn do Cục văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành. Cập
nhật và quản lý phông lưu trữ, bộ sưu tập lưu trữ. Quản lý và theo dõi tình
hình khai thác trực tuyến, kiểm soát được lượt người truy cập chương trình,
thời gian truy cập. Đăng ký, quản lý độc giả và tình hình khai thác, sử dụng
tài liệu lưu trữ, quản lý thẻ độc giả, phiếu yêu cầu, sao chụp tài liệu.
+ Công tác số hóa tài liệu lưu trữ:
Từ năm 2010 đến nay số hóa được 38 mét giá tài liệu, giúp tra cứu dễ dàng,
nhanh chóng, chính xác.
- Tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh
Quảng Ninh:
+ Phần mềm Hệ thống thông tin cơ sở
dữ liệu và quản lý văn bản được Tỉnh xây dựng từ tháng 8 năm 2015; theo đó, các
cơ quan, tổ chức trong Tỉnh chuyển giao văn bản qua phần mềm, đối với hồ sơ,
tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn và quan trọng thì gửi kèm văn bản giấy
để lưu trữ song song. Điểm nổi bật của phần mềm này là có thêm tính năng lập hồ
sơ công việc sau khi hồ sơ đã được số hóa.
+ Phần mềm số hóa được Tỉnh xây dựng
triển khai từ năm 2012, được triển khai đến cấp xã để lưu trữ hồ sơ, tài liệu;
xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ đối với các hồ sơ, tài liệu giấy hình thành
trước khi có phần mềm.
+ Công tác số hóa, xây dựng cơ sở dữ
liệu: các Sở, ngành thuộc Tỉnh đã triển khai thực hiện số hóa, xây dựng cơ sở
dữ liệu lưu trữ từ năm 2015 trở về trước với tổng số 482.641 văn bản, 68.712 hồ
sơ công việc, 2.880.678 trang văn bản; số hóa tài liệu thời gian từ năm 1957
đến năm 2013. Các huyện, thị xã, thành phố thuộc Tỉnh bước đầu triển khai thực
hiện công tác số hóa tài liệu lưu trữ.
+ Công tác thu thập và bảo quản tài
liệu tại Kho Lưu trữ lịch sử của Tỉnh: hiện đã thu thập được 34 phông, tương
đương 413 mét giá tài liệu đã được chỉnh lý hoàn chỉnh.
đ) Về kết quả tổ chức học tập kinh
nghiệm
- Công tác liên hệ, phối hợp với cơ
quan bạn chặt chẽ, trao đổi thông tin kịp thời.
- Chi cục Văn thư - Lưu trữ thành phố
Hải Phòng, Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Quảng Ninh chuẩn bị nội dung báo cáo
đầy đủ, địa điểm; đón tiếp chu đáo, ân cần đã tạo mối quan hệ gắn bó, thân tình
trong công tác.
- Kết quả học tập đã góp phần nâng
cao nhận thức cho công chức về vị trí, vai trò, chức năng, nhiệm vụ của công
tác văn thư, lưu trữ và vị thế của ngành; đặc biệt là việc ứng dụng công nghệ
thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ, công tác quản lý thông tin tài liệu số.
e) Các nội dung cần học tập:
Tại tỉnh Quảng Ninh, Ủy ban nhân dân
Tỉnh phê duyệt các Đề án liên quan đến chính quyền điện tử, xây dựng thiết kế
nhiều phần mềm ứng dụng dùng chung triển khai đến cấp xã phục vụ công tác lưu
trữ, quản lý thống nhất tài liệu trên địa bàn Tỉnh.
Tại thành phố Hải Phòng, Chi cục Văn
thư - Lưu trữ đã chủ động giao việc cho viên chức thực hiện số hóa tài liệu
hiện bảo quản trong Kho, có quy định cụ thể mỗi viên chức phải hoàn thành nghĩa
vụ số hóa 03 hộp tài liệu trong năm, nếu năm đó chưa thực hiện đủ thì năm sau
phải thực hiện bổ sung cho đủ số lượng được giao kể cả làm việc vào ngày thứ
bảy và chủ nhật. Công tác khai thác tài liệu thực hiện qua phần mềm, không khai
thác trên văn bản giấy, 100% công chức, viên chức sử dụng phần mềm để tra cứu,
trung bình khoảng 30% độc giả sử dụng máy tính để tra cứu. Cung cấp khai thác
tài liệu theo cấp độ 3, cấp độ 4.
Lãnh đạo, công chức, viên chức các cơ
quan, tổ chức có nhận thức tốt và chấp hành các quy định về công tác văn thư,
lưu trữ.
3. Đề xuất, kiến nghị
Sở Nội vụ phối hợp các cơ quan xây
dựng kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ trình
Ủy ban nhân dân Thành phố phê duyệt, góp phần thực hiện công tác cải cách hành
chính, xây dựng chính quyền điện tử và Đề án Thành phố thông minh, phục vụ công
tác quản lý tài liệu lưu trữ điện tử trong tình hình mới.
Xây dựng Phần mềm công tác văn thư,
lưu trữ dùng chung cho các cơ quan, tổ chức có các tính năng: số hóa tài liệu;
quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại lưu trữ cơ quan và giao nhận tài liệu điện
tử vào Trung tâm Lưu trữ lịch sử.
Trên đây là báo cáo kết quả tổ chức
lớp nghiên cứu và khảo sát thực tế việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công
tác văn thư, lưu trữ tại thành phố Hải Phòng, tỉnh Quảng Ninh./.
|
Nơi nhận:
- UBND TP;
- Giám đốc SNV;
- Lưu: VT, CCVTLTT.
|
KT.
GIÁM ĐỐC
PHÓ GIÁM ĐỐC
Đỗ Văn Đạo
|