Quyết định 1663/QĐ-UBND 2022 quy trình thủ tục hành chính tiếp công dân Thanh tra tỉnh Điện Biên

• Số hiệu: 1663/QĐ-UBND
• Loại văn bản: Quyết định
• Nơi ban hành: Tỉnh Điện Biên
• Người ký: Lê Thành Đô
• Ngày ban hành: 13/09/2022

ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐIỆN BIÊN -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 1663/QĐ-UBND	Điện Biên, ngày 13 tháng 9 năm 2022

QUYẾT ĐỊNH

PHÊ DUYỆT QUY TRÌNH NỘI BỘ TRONG GIẢI QUYẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH LĨNH VỰC TIẾP CÔNG DÂN, XỬ LÝ ĐƠN THƯ THUỘC PHẠM VI CHỨC NĂNG QUẢN LÝ CỦA THANH TRA TỈNH ĐIỆN BIÊN

CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐIỆN BIÊN

Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 19/6/2015; Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật tổ chức Chính phủ và Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 22/11/2019;

Căn cứ Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23/4/2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính;

Thông tư số 01/2018/TT-VPCP ngày 23/11/2018 của Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thi hành một số quy định của Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23 tháng 4 năm 2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính;

Căn cứ Quyết định số 995/QĐ-UBND ngày 06/6/2022 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh về việc công bố danh mục thủ tục hành chính được thay thế trong lĩnh vực tiếp công dân, xử lý đơn thuộc phạm vi, chức năng quản lý nhà nước của Thanh tra tỉnh Điện Biên;

Theo đề nghị của Chánh Thanh tra tỉnh.

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Phê duyệt kèm theo Quyết định này 06 quy trình nội bộ trong giải quyết thủ tục hành chính lĩnh vực tiếp công dân, xử lý đơn đơn thư thuộc phạm vi chức năng quản lý của Thanh tra tỉnh Điện Biên (có quy trình nội bộ cụ thể kèm theo).

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.

Điều 3. Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Chánh Thanh tra tỉnh, Thủ trưởng các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, Chủ tịch UBND các huyện, thị xã, thành phố; Chủ tịch UBND các xã, phường, thị trấn và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

Nơi nhận: - Như Điều 3; - Thanh tra Chính phủ; - Cục Kiểm soát TTHC (VP Chính phủ); - Sở Thông tin và Truyền thông; - Lãnh đạo UBND tỉnh; - Cổng Thông tin điện tử của tỉnh; - Lưu VT, KSTT.

CHỦ TỊCH Lê Thành Đô

QUY TRÌNH NỘI BỘ

TRONG GIẢI QUYẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH LĨNH VỰC TIẾP CÔNG DÂN, XỬ LÝ ĐƠN THƯ TRONG PHẠM VI CHỨC NĂNG QUẢN LÝ CỦA THANH TRA TỈNH ĐIỆN BIÊN
(Ban hành kèm theo Quyết định số 1663/QĐ-UBND ngày 13/09/2022 của Chủ Ủy ban nhân dân tỉnh Điện Biên)

A. QUY TRÌNH THỦ TỤC HÀNH CHÍNH CẤP TỈNH

1. Quy trình 1: Thủ tục Tiếp công dân cấp tỉnh

Trình tự các bước thực hiện	Nội dung công việc	Trách nhiệm xử lý công việc	Thời gian (ngày/ngày làm việc)	Biểu mẫu/Kết quả sản phẩm	Ghi chú
Bước 1	Đón tiếp xác định nhân thân của công dân Người tiếp công dân yêu cầu người khiếu nại nêu rõ họ tên, địa chỉ và xuất trình giấy tờ tùy thân, giấy giới thiệu, giấy ủy quyền (nếu có). Trường hợp tiếp người tố cáo, người kiến nghị, phản ánh yêu cầu họ nêu rõ họ tên, địa chỉ và xuất trình giấy tờ tùy thân. Xác định tính hợp pháp của người đại diện, người được ủy quyền, Luật sư hoặc trợ giúp viên pháp lý (Quy định tại Điều 6, Thông tư 04/2021/TT-TTCP ngày 31/10/2021) - Từ chối tiếp công dân (Quy định tại Điều 9, Luật Tiếp công dân):	Ban tiếp công dân tỉnh; Công chức tiếp công dân các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh	0,5 ngày làm việc
	+ Trường hợp quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều 9 Luật Tiếp công dân thì người tiếp công dân phải giải thích cho công dân được biết lý do từ chối tiếp, đồng thời báo cáo người phụ trách tiếp công dân.			Từ chối tiếp, giải thích rõ lý do theo Điều 4 Thông tư số 04/2021/TT-TTCP .
	+ Trường hợp tiếp người khiếu nại, tố cáo về vụ việc đã giải quyết đúng chính sách, pháp luật, được cơ quan nhà nước có thẩm quyền kiểm tra, rà soát, thông báo bằng văn bản và đã được tiếp, giải thích, hướng dẫn nhưng vẫn cố tình khiếu nại, tố cáo kéo dài (Khoản 3, điều 9 Luật tiếp công dân) thì người đứng đầu cơ quan, đơn vị phụ trách tiếp công dân ra Thông báo từ chối tiếp công dân.			Thông báo về việc từ chối tiếp Công dân thực hiện theo Mẫu số 01-TCD Thông tư 04/2021/TT-TTCP ngày 01/10/2021
Bước 2	Tiếp nhận khiếu nại, tố cáo, kiến nghị phản ánh 1. Khi công dân đến trình bày trực tiếp và không có đơn thì người tiếp công dân hướng dẫn công dân viết đơn khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh hoặc ghi chép đầy đủ, trung thực, chính xác nội dung trình bày của công dân; nội dung nào chưa rõ thì đề nghị công dân trình bày thêm, sau đó đọc lại cho công dân nghe và đề nghị họ ký tên hoặc điểm chỉ xác nhận vào văn bản. 2. Trường hợp công dân đến trình bày và có đơn với nội dung cụ thể, rõ ràng, có thể xác định được rõ tính chất vụ việc và cơ quan có thẩm quyền giải quyết thì người tiếp công dân hướng dẫn công dân gửi đơn đến cơ quan có thẩm quyền để được xem xét, giải quyết theo quy định của pháp luật. 3. Trường hợp nhiều người đến khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh về cùng một nội dung thì người tiếp công dân hướng dẫn họ cử người đại diện để trình bày; ghi lại nội dung trình bày và đề nghị người đại diện ký tên hoặc điểm chỉ xác nhận vào văn bản. 4. Trường hợp công dân trình bày nhiều nội dung, vừa có nội dung khiếu nại, vừa có nội dung tố cáo, kiến nghị, phản ánh thì người tiếp công dân hướng dẫn công dân thực hiện việc khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh theo quy định của pháp luật. 5. Việc tiếp nhận, ghi chép nội dung khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh và việc hướng dẫn công dân viết đơn phải được ghi vào sổ tiếp công dân hoặc được nhập vào phần mềm cơ sở dữ liệu về tiếp công dân.	Công chức tiếp công dân	0,5 ngày làm việc	Vào sổ Tiếp công dân hoặc nhập vào máy tính (mẫu số 03- Sổ tiếp công dân, Thông tư số 04/2021/TT-TTCP ngày 01/10/2021).
Bước 3	Phân loại, xử lý khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh tại nơi tiếp công dân - Đơn thuộc thẩm quyền: Cán bộ tiếp công dân tiếp nhận đơn để xử lý theo quy trình xử lý đơn (Thông tư 05/2021/TT-TTCP) - Đơn không thuộc thẩm quyền: Ý kiến trình bày nội dung khiếu nại, tố cáo, kiến nghị phản ánh không thuộc thẩm quyền giải quyết của cơ quan, đơn vị tiếp công dân thì người tiếp công dân hướng dẫn công dân viết đơn gửi đến cơ quan, tổ chức có thẩm quyền giải quyết.	- Công chức tiếp công dân - Chuyên viên được phân công tham mưu xử lý đơn	09 ngày làm việc	Phiếu đề xuất thụ lý mẫu số 01/ĐX, Thông tư số 05/2021/TT-TTCP ngày 01/10/2021. Phiếu hướng dẫn khiếu nại; Phiếu chuyển đơn tố cáo; Phiếu chuyển đơn kiến nghị, phản ánh (Mẫu số 02,03,04 Thông tư 05/2021/TT- TTCP ngày 01/10/2021)
	Trường hợp nội dung thuộc thẩm quyền giải quyết của cơ quan, đơn vị mình thì người tiếp công dân tiếp nhận các thông tin, tài liệu để báo cáo người có thẩm quyền giải quyết. Nếu công dân cung cấp các thông tin, tài liệu, chứng cứ có liên quan đến khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh thì người tiếp công dân xem xét để tiếp nhận các thông tin, tài liệu, chứng cứ đó.			Phiếu hướng dẫn đơn có nhiều nội dung khác nhau: Mẫu số 05, Thông tư 05/2021/TT-TTCP ngày 01/10/2021 Giấy biên nhận thông tin tài liệu: Mẫu số 02 ban hành kèm theo Thông tư 04/2021/TT-TTCP ngày 01/10/2021
Tổng thời hạn giải quyết TTHC 10 ngày làm việc					Điều 28 Luật Tiếp công dân

2. Quy trình 2: Thủ tục xử lý đơn cấp tỉnh

Trình tự các bước thực hiện	Nội dung công việc	Trách nhiệm xử lý công việc	Thời gian (ngày/ngày làm việc)	Biểu mẫu/Kết quả sản phẩm	Ghi chú
Bước 1	Tiếp nhận đơn thư; Quét (scan), nhập dữ liệu trên Hệ thống dịch vụ công	Ban tiếp công dân tỉnh; Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả của các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh	0,5 ngày làm việc	Vào sổ công văn đến, Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả/ Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ; sổ tiếp nhận và xử lý đơn thư
Bước 2	Thực hiện chuyển đơn đến phòng chuyên môn được giao nhiệm vụ xử lý (hoặc bộ phận phụ trách)	Lãnh đạo phòng chuyên môn (bộ phận phụ trách)	0,5 ngày làm việc	- Đơn và tài liệu có liên quan - Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ
Bước 3	Lãnh đạo phòng chuyên môn (hoặc bộ phận phụ trách) phân công người trực tiếp xử lý đơn thư	Lãnh đạo phòng chuyên môn (hoặc bộ phận phụ trách)	0,5 ngày làm việc	Hồ sơ chuyển chuyên viên/ bộ phận xử lý đơn
Bước 4	Phân loại, xác định điều kiện và đề xuất phương án giải quyết	Phòng chuyên môn/ bộ phận xử lý đơn	0,5 ngày làm việc	Phiếu đề xuất
Bước 5	Xử lý đơn khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh: - Xác định đơn thuộc thẩm quyền, đơn không thuộc thẩm quyền ( đề xuất thụ lý; hướng dẫn, chuyển trả).	Chuyên viên được giao nhiệm vụ xử lý đơn	5,5 ngày làm việc	Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ (kèm theo hồ sơ TTHC), dự thảo kết quả xử lý đơn
	- Xử lý đơn khiếu nại thuộc thẩm quyền giải quyết và đủ điều kiện thụ lý, đề xuất người đứng đầu cơ quan đơn vị thụ lý; trường hợp chưa đủ điều kiện thụ lý hướng dẫn người khiếu nại bổ sung thông tin.			Phiếu đề xuất thụ lý đơn thực hiện theo mẫu số 01 kèm theo Thông tư 05/2021/TT-TTCP ngày 01/10/2021
	- Xử lý đơn Khiếu nại không thuộc thẩm quyền, hướng dẫn công dân đến cơ quan có thẩm quyền giải quyết, việc hướng dẫn chỉ thực hiện một lần.			Phiếu hướng dẫn thực hiện theo mẫu số 02 kèm theo Thông tư 05/2021/TT-TTCP ngày 01/10/2021
	- Xử lý đơn khiếu nại đối với quyết định giải quyết khiếu nại đã có hiệu lực của pháp luật thì người xử lý đơn không thụ lý, không chuyển đơn mà hướng dẫn người khiếu nại khởi kiện vụ án hành chính tại Tòa án nhân dân có thẩm quyền; trừ trường hợp quyết định giải quyết khiếu nại có hành vi vi phạm pháp luật..người xử lý đơn báo cáo người đứng đầu quyết định			Phiếu chuyển đơn tố cáo thực hiện theo mẫu số 03 kèm theo Thông tư 05/2021/TT-TTCP ngày 01/10/2021
	- Xử lý đơn tố cáo thuộc thẩm quyền giải quyết đề xuất người đứng đầu thụ lý đơn. - Xử lý đơn tố cáo không thuộc thẩm quyền giải quyết đề xuất người đứng đầu chuyển đơn và thông tin tài liệu kèm theo. Trường hợp đơn tố cáo thuộc thẩm quyền giải quyết của cơ quan, tổ chức, đơn vị cấp dưới trực tiếp nhưng quá thời hạn theo quy định của Luật Tố cáo mà chưa được giải quyết thì người xử lý đơn đề xuất người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị ra văn bản yêu cầu người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị cấp dưới trực tiếp báo cáo về quá trình giải quyết tố cáo, lý do chậm giải quyết, xác định trách nhiệm giải quyết tố cáo và phải báo cáo kết quả giải quyết.			Văn bản yêu cầu
	- Xử lý thông tin đơn có nội dung tố cáo: Khi nhận được thông tin có nội dung tố cáo quy định tại khoản 2 Điều 25 Luật Tố cáo thì người xử lý đơn báo cáo người có thẩm quyền để xem xét, quyết định việc thanh tra, kiểm tra hoặc chuyển đến cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền để quyết định việc thanh tra, kiểm tra phục vụ cho công tác quản lý.			- Kết quả kiểm tra, xác minh - Phiếu chuyển đơn tố cáo thực hiện theo mẫu số 03 kèm theo Thông tư 05/2021/TT-TTCP ngày 01/10/2021.
	+ Xử lý đơn kiến nghị, phản ánh: thuộc trách nhiệm của cơ quan đơn vị giải quyết thì để xuất người đứng đầu trả lời theo quy định; trường hợp nội dung kiến nghị, phản ánh không thuộc cơ quan đơn vị giải quyết thì chuyển đơn đến cơ quan đơn vị có trách nhiệm giải quyết.			Phiếu chuyển đơn kiến nghị, phản ánh thực hiện theo mẫu số 04 kèm theo Thông tư 05/2021/TT-TTCP ngày 01/10/2021
	+ Đơn có nhiều nội dung khác nhau thì hướng dẫn người viết đơn tách từng nội dung khác nhau gửi đến đúng cơ quan có thẩm quyền giải quyết.			Phiếu hướng dẫn đơn có nhiều nội dung khác nhau thực hiện theo mẫu số 05 kèm theo Thông tư 05/2021/TT-TTCP ngày 01/10/2021
Bước 6	Kiểm tra hồ sơ, trình Lãnh đạo phê duyệt kết quả xử lý đơn	Lãnh đạo phòng chuyên môn (hoặc bộ phận phụ trách)	0,5 ngày làm việc	Phiếu trình dự thảo kết quả xử lý đơn thư
Bước 7	Phê duyệt kết quả xử lý đơn	UBND tỉnh; Lãnh đạo cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh	01 Ngày làm việc	- Phiếu đề xuất thụ lý; phiếu hướng dẫn, phiếu chuyển đơn tố cáo; phiếu chuyển đơn kiến nghị, phản ánh; phiếu hướng dẫn (đơn có nhiều nội dung khác nhau) đến cơ quan có thẩm quyền giải quyết
Bước 8	Vào số văn bản, đóng dấu, chuyển kết quả giải quyết TTHC cho Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả	Văn thư cơ quan	0,5 ngày làm việc	Kết quả giải quyết TTHC
Bước 9	Trả kết quả giải quyết TTHC cho cá nhân, tổ chức	Công chức tiếp nhận hồ sơ tại Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả	0,5 ngày làm việc	Kết quả giải quyết TTHC được trao cho cá nhân, tổ chức
Tổng thời hạn giải quyết TTHC 10 ngày làm việc

B. QUY TRÌNH THỦ TỤC HÀNH CHÍNH CẤP HUYỆN

1. Quy trình 1: Thủ tục tiếp công dân cấp huyện

Trình tự các bước thực hiện	Nội dung công việc	Trách nhiệm xử lý công việc	Thời gian (ngày/ngày làm việc)	Biểu mẫu/Kết quả sản phẩm	Ghi chú
Bước 1	Đón tiếp xác định nhân thân của công dân Người tiếp công dân yêu cầu người khiếu nại nêu rõ họ tên, địa chỉ và xuất trình giấy tờ tùy thân, giấy giới thiệu, giấy ủy quyền (nếu có). Trường hợp tiếp người tố cáo, người kiến nghị, phản ánh yêu cầu họ nêu rõ họ tên, địa chỉ và xuất trình giấy tờ tùy thân. Xác định tính hợp pháp của người đại diện, người được ủy quyền, Luật sư hoặc trợ giúp viên pháp lý (Quy định tại Điều 6, Thông tư 04/2021/TT-TTCP ngày 31/10/2021)	Ban tiếp công dân cấp huyện, công chức tiếp công dân của các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện	0,5 ngày làm việc
	- Từ chối tiếp công dân (Quy định tại Điều 9, Luật Tiếp công dân): + Trường hợp quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều 9 Luật Tiếp công dân thì người tiếp công dân phải giải thích cho công dân được biết lý do từ chối tiếp, đồng thời báo cáo người phụ trách tiếp công dân.			Từ chối tiếp, giải thích rõ lý do theo Điều 4 Thông tư số 04/2021/TT-TTCP .
	+ Trường hợp tiếp người khiếu nại, tố cáo về vụ việc đã giải quyết đúng chính sách, pháp luật, được cơ quan nhà nước có thẩm quyền kiểm tra, rà soát, thông báo bằng văn bản và đã được tiếp, giải thích, hướng dẫn nhưng vẫn cố tình khiếu nại, tố cáo kéo dài (Khoản 3, điều 9 Luật tiếp công dân) thì người đứng đầu cơ quan, đơn vị phụ trách tiếp công dân ra Thông báo từ chối tiếp công dân.			Thông báo về việc từ chối tiếp Công dân thực hiện theo Mẫu số 01-TCD Thông tư 04/2021/TT-TTCP ngày 01/10/2021.
Bước 2	Tiếp nhận khiếu nại, tố cáo, kiến nghị phản ánh 1. Khi công dân đến trình bày trực tiếp và không có đơn thì người tiếp công dân hướng dẫn công dân viết đơn khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh hoặc ghi chép đầy đủ, trung thực, chính xác nội dung trình bày của công dân; nội dung nào chưa rõ thì đề nghị công dân trình bày thêm, sau đó đọc lại cho công dân nghe và đề nghị họ ký tên hoặc điểm chỉ xác nhận vào văn bản. 2. Trường hợp công dân đến trình bày và có đơn với nội dung cụ thể, rõ ràng, có thể xác định được rõ tính chất vụ việc và cơ quan có thẩm quyền giải quyết thì người tiếp công dân hướng dẫn công dân gửi đơn đến cơ quan có thẩm quyền để được xem xét, giải quyết theo quy định của pháp luật. 3. Trường hợp nhiều người đến khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh về cùng một nội dung thì người tiếp công dân hướng dẫn họ cử người đại diện để trình bày; ghi lại nội dung trình bày và đề nghị người đại diện ký tên hoặc điểm chỉ xác nhận vào văn bản. 4. Trường hợp công dân trình bày nhiều nội dung, vừa có nội dung khiếu nại, vừa có nội dung tố cáo, kiến nghị, phản ánh thì người tiếp công dân hướng dẫn công dân thực hiện việc khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh theo quy định của pháp luật. 5. Việc tiếp nhận, ghi chép nội dung khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh và việc hướng dẫn công dân viết đơn phải được ghi vào sổ tiếp công dân hoặc được nhập vào phần mềm cơ sở dữ liệu về tiếp công dân.	Công chức được giao nhiệm vụ	0,5 ngày làm việc	Vào sổ Tiếp công dân hoặc nhập vào máy tính (mẫu số 03- Sổ tiếp công dân, Thông tư số 04/2021/TT-TTCP ngày 01/10/2021).
Bước 3	Phân loại, xử lý khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh tại nơi tiếp công dân - Đơn thuộc thẩm quyền: Cán bộ tiếp dân tiếp nhận đơn để xử lý theo quy trình xử lý đơn (Thông tư 05/2021/TT-TTCP) - Đơn không thuộc thẩm quyền: Ý kiến trình bày nội dung khiếu nại, tố cáo, kiến nghị phản ánh không thuộc thẩm quyền giải quyết của cơ quan, đơn vị tiếp công dân thì người tiếp công dân hướng dẫn công dân viết đơn gửi đến cơ quan, tổ chức có thẩm quyền giải quyết. Trường hợp nội dung thuộc thẩm quyền giải quyết của cơ quan, đơn vị mình thì người tiếp công dân tiếp nhận các thông tin, tài liệu để báo cáo người có thẩm quyền giải quyết. Nếu công dân cung cấp các thông tin, tài liệu, chứng cứ có liên quan đến khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh thì người tiếp công dân xem xét để tiếp nhận các thông tin, tài liệu, chứng cứ đó.	Công chức được phân công tham mưu xử lý đơn	09 ngày làm việc	Phiếu đề xuất thụ lý mẫu số 01/ĐX, Thông tư số 05/2021/TT-TTCP ngày 01/10/2021. Phiếu hướng dẫn khiếu nại; Phiếu chuyển đơn tố cáo; Phiếu chuyển đơn kiến nghị, phản ánh (Mẫu số 02,03,04 Thông tư 05/2021/TT-TTCP ngày 01/10/2021) Phiếu hướng dẫn đơn có nhiều nội dung khác nhau: Mẫu số 05, Thông tư 05/2021/TT-TTCP ngày 01/10/2021 Giấy biên nhận thông tin tài liệu: Mẫu số 02 ban hành kèm theo Thông tư 04/2021/TT-TTCP ngày 01/10/2021
Tổng thời hạn giải quyết TTHC 10 ngày làm việc					Điều 28 Luật Tiếp công dân

2. Quy trình 2: Thủ tục xử lý đơn cấp huyện

Trình tự các bước thực hiện	Nội dung công việc	Trách nhiệm xử lý công việc	Thời gian (ngày/ngày làm việc)	Biểu mẫu/Kết quả sản phẩm	Ghi chú
Bước 1	Tiếp nhận đơn	Ban tiếp công dân cấp huyện, bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả	0,5 ngày làm việc	Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả/ Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ
Bước 2	Thực hiện chuyển đơn đến phòng chuyên môn được giao nhiệm vụ xử lý (hoặc bộ phận phụ trách)	Công chức tiếp nhận hồ sơ tại Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả;	0,5 ngày làm việc	Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ (kèm theo hồ sơ TTHC)
Bước 3	Lãnh đạo phòng nghiệp vụ (hoặc bộ phận phụ trách) phân công người trực tiếp xử lý đơn thư	Lãnh đạo phòng nghiệp vụ (hoặc bộ phận phụ trách)	0,5 ngày làm việc	Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ (kèm theo hồ sơ TTHC)
Bước 4	Xử lý đơn khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh:	Công chức  được giao nhiệm vụ xử lý đơn	5,5 ngày làm việc
	- Xác định đơn thuộc thẩm quyền, đơn không thuộc thẩm quyền (đề xuất thụ lý; hướng dẫn, chuyển trả).			Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ (kèm theo hồ sơ TTHC). Dự thảo kết quả xử lý đơn thư:
	- Xử lý đơn khiếu nại thuộc thẩm quyền giải quyết và đủ điều kiện thụ lý, đề xuất người đứng đầu cơ quan đơn vị thụ lý; trường hợp chưa đủ điều kiện thụ lý hướng dẫn người khiếu nại bổ sung thông tin.			Phiếu đề xuất thụ lý đơn thực hiện theo mẫu số 01 kèm theo Thông tư 05/2021/TT-TTCP ngày 01/10/2021
	- Xử lý đơn Khiếu nại không thuộc thẩm quyền, hướng dẫn công dân đến cơ quan có thẩm quyền giải quyết, việc hướng dẫn chỉ thực hiện một lần.			Phiếu hướng dẫn thực hiện theo mẫu số 02 kèm theo Thông tư 05/2021/TT-TTCP ngày 01/10/2021
	- Xử lý đơn khiếu nại đối với quyết định giải quyết khiếu nại đã có hiệu lực của pháp luật thì người xử lý đơn không thụ lý, không chuyển đơn mà hướng dẫn người khiếu nại khởi kiện vụ án hành chính tại Tòa án nhân dân có thẩm quyền; trừ trường hợp quyết định giải quyết khiếu nại có hành vi vi phạm pháp luật..người xử lý đơn báo cáo người đứng đầu quyết định			Phiếu chuyển đơn tố cáo thực hiện theo mẫu số 03 kèm theo Thông tư 05/2021/TT-TTCP ngày 01/10/2021
	- Xử lý đơn tố cáo thuộc thẩm quyền giải quyết đề xuất người đứng đầu thụ lý đơn. - Xử lý đơn tố cáo không thuộc thẩm quyền giải quyết đề xuất người đứng đầu chuyển đơn và thông tin tài liệu kèm theo.			Văn bản yêu cầu
	Trường hợp đơn tố cáo thuộc thẩm quyền giải quyết của cơ quan, tổ chức, đơn vị cấp dưới trực tiếp nhưng quá thời hạn theo quy định của Luật Tố cáo mà chưa được giải quyết thì người xử lý đơn đề xuất người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị ra văn bản yêu cầu người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị cấp dưới trực tiếp báo cáo về quá trình giải quyết tố cáo, lý do chậm giải quyết, xác định trách nhiệm giải quyết tố cáo và phải báo cáo kết quả giải quyết.
	- Xử lý thông tin đơn có nội dung tố cáo: Khi nhận được thông tin có nội dung tố cáo quy định tại khoản 2 Điều 25 Luật Tố cáo thì người xử lý đơn báo cáo người có thẩm quyền để xem xét, quyết định việc thanh tra, kiểm tra hoặc chuyển đến cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền để quyết định việc thanh tra, kiểm tra phục vụ cho công tác quản lý.			- Kết quả kiểm tra, xác minh - Phiếu chuyển đơn tố cáo thực hiện theo mẫu số 03 kèm theo Thông tư 05/2021/TT-TTCP ngày 01/10/2021.
	+ Xử lý đơn kiến nghị, phản ánh: thuộc trách nhiệm của cơ quan đơn vị giải quyết thì để xuất người đứng đầu trả lời theo quy định; trường hợp nội dung kiến nghị, phản ánh không thuộc cơ quan đơn vị giải quyết thì chuyển đơn đến cơ quan đơn vị có trách nhiệm giải quyết.			Phiếu chuyển đơn kiến nghị, phản ánh thực hiện theo mẫu số 04 kèm theo Thông tư 05/2021/TT-TTCP ngày 01/10/2021
	+ Đơn có nhiều nội dung khác nhau thì hướng dẫn người viết đơn tách từng nội dung khác nhau gửi đến đúng cơ quan có thẩm quyền giải quyết.			Phiếu hướng dẫn đơn có nhiều nội dung khác nhau thực hiện theo mẫu số 05 kèm theo Thông tư 05/2021/TT-TTCP ngày 01/10/2021.
Bước 5	Kiểm tra hồ sơ, trình Lãnh đạo phê duyệt kết quả xử lý đơn	Lãnh đạo phòng nghiệp vụ (hoặc bộ phận phụ trách)	01 ngày làm việc	Phiếu trình dự thảo kết quả xử lý đơn thư
Bước 6	Phê duyệt kết quả xử lý đơn	Lãnh đạo UBND huyện	01 ngày làm việc	- Phiếu đề xuất thụ lý; phiếu hướng dẫn, phiếu chuyển đơn tố cáo; phiếu chuyển đơn kiến nghị, phản ánh; phiếu hướng dẫn (đơn có nhiều nội dung khác nhau) đến cơ quan có thẩm quyền giải quyết
Bước 7	Vào số văn bản, đóng dấu, chuyển kết quả giải quyết TTHC cho Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả	Văn thư	0,5 ngày làm việc	Kết quả giải quyết TTHC
Bước 8	Trả kết quả giải quyết TTHC cho cá nhân, tổ chức	Công chức tiếp nhận hồ sơ tại Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả	0,5 ngày làm việc	Kết quả giải quyết TTHC được trao cho cá nhân, tổ chức
Tổng thời hạn giải quyết TTHC 10 ngày làm việc

C. QUY TRÌNH THỦ TỤC HÀNH CHÍNH CẤP XÃ

1. Quy trình 1: Thủ tục tiếp công dân cấp xã

Trình tự các bước thực hiện	Nội dung công việc	Trách nhiệm xử lý công việc	Thời gian (ngày/ngày làm việc)	Biểu mẫu/Kết quả sản phẩm	Ghi chú
Bước 1	Đón tiếp xác định nhân thân của công dân Người tiếp công dân yêu cầu người khiếu nại nêu rõ họ tên, địa chỉ và xuất trình giấy tờ tùy thân, giấy giới thiệu, giấy ủy quyền (nếu có). Trường hợp tiếp người tố cáo, người kiến nghị, phản ánh yêu cầu họ nêu rõ họ tên, địa chỉ và xuất trình giấy tờ tùy thân. Xác định tính hợp pháp của người đại diện, người được ủy quyền, Luật sư hoặc trợ giúp viên pháp lý (Quy định tại Điều 6, Thông tư 04/2021/TT-TTCP ngày 31/10/2021)	Lãnh đạo, công chức tiếp công dân	0,5 ngày làm việc
	- Từ chối tiếp công dân (Quy định tại Điều 9, Luật Tiếp công dân): + Trường hợp quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều 9 Luật Tiếp công dân thì người tiếp công dân phải giải thích cho công dân được biết lý do từ chối tiếp, đồng thời báo cáo người phụ trách tiếp công dân.			Từ chối tiếp, giải thích rõ lý do theo Điều 4 Thông tư số 04/2021/TT-TTCP .
	+ Trường hợp tiếp người khiếu nại, tố cáo về vụ việc đã giải quyết đúng chính sách, pháp luật, được cơ quan nhà nước có thẩm quyền kiểm tra, rà soát, thông báo bằng văn bản và đã được tiếp, giải thích, hướng dẫn nhưng vẫn cố tình khiếu nại, tố cáo kéo dài (Khoản 3, điều 9 Luật tiếp công dân) thì người đứng đầu cơ quan, đơn vị phụ trách tiếp công dân ra Thông báo từ chối tiếp công dân.			Thông báo về việc từ chối tiếp Công dân thực hiện theo Mẫu số 01-TCD Thông tư 04/2021/TT-TTCP ngày 01/10/2021.
Bước 2	Tiếp nhận khiếu nại, tố cáo, kiến nghị phản ánh 1. Khi công dân đến trình bày trực tiếp và không có đơn thì người tiếp công dân hướng dẫn công dân viết đơn khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh hoặc ghi chép đầy đủ, trung thực, chính xác nội dung trình bày của công dân; nội dung nào chưa rõ thì đề nghị công dân trình bày thêm, sau đó đọc lại cho công dân nghe và đề nghị họ ký tên hoặc điểm chỉ xác nhận vào văn bản. 2. Trường hợp công dân đến trình bày và có đơn với nội dung cụ thể, rõ ràng, có thể xác định được rõ tính chất vụ việc và cơ quan có thẩm quyền giải quyết thì người tiếp công dân hướng dẫn công dân gửi đơn đến cơ quan có thẩm quyền để được xem xét, giải quyết theo quy định của pháp luật. 3. Trường hợp nhiều người đến khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh về cùng một nội dung thì người tiếp công dân hướng dẫn họ cử người đại diện để trình bày; ghi lại nội dung trình bày và đề nghị người đại diện ký tên hoặc điểm chỉ xác nhận vào văn bản. 4. Trường hợp công dân trình bày nhiều nội dung, vừa có nội dung khiếu nại, vừa có nội dung tố cáo, kiến nghị, phản ánh thì người tiếp công dân hướng dẫn công dân thực hiện việc khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh theo quy định của pháp luật. 5. Việc tiếp nhận, ghi chép nội dung khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh và việc hướng dẫn công dân viết đơn phải được ghi vào sổ tiếp công dân hoặc được nhập vào phần mềm cơ sở dữ liệu về tiếp công dân.	Công chức được phân công	0,5 ngày làm việc	Vào sổ Tiếp công dân hoặc nhập vào máy tính (mẫu số 03- Sổ tiếp công dân, Thông tư số 04/2021/TT-TTCP ngày 01/10/2021).
Bước 3	Phân loại, xử lý khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh tại nơi tiếp công dân - Đơn thuộc thẩm quyền: Cán bộ tiếp dân tiếp nhận đơn để xử lý theo quy trình xử lý đơn (Thông tư 05/2021/TT-TTCP) - Đơn không thuộc thẩm quyền: Ý kiến trình bày nội dung khiếu nại, tố cáo, kiến nghị phản ánh không thuộc thẩm quyền giải quyết của cơ quan, đơn vị tiếp công dân thì người tiếp công dân hướng dẫn công dân viết đơn gửi đến cơ quan, tổ chức có thẩm quyền giải quyết. Trường hợp nội dung thuộc thẩm quyền giải quyết của cơ quan, đơn vị mình thì người tiếp công dân tiếp nhận các thông tin, tài liệu để báo cáo người có thẩm quyền giải quyết. Nếu công dân cung cấp các thông tin, tài liệu, chứng cứ có liên quan đến khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh thì người tiếp công dân xem xét để tiếp nhận các thông tin, tài liệu, chứng cứ đó.	Công chức được phân công tham mưu xử lý đơn	09 ngày làm việc	Phiếu đề xuất thụ lý mẫu số 01 /ĐX, Thông tư số 05/2021/TT-TTCP ngày 01/10/2021. Phiếu hướng dẫn khiếu nại; Phiếu chuyển đơn tố cáo; Phiếu chuyển đơn kiến nghị, phản ánh (Mẫu số 02,03,04 Thông tư 05/2021/TT-TTCP ngày 01/10/2021) Phiếu hướng dẫn đơn có nhiều nội dung khác nhau: Mẫu số 05, Thông tư 05/2021/TT-TTCP ngày 01/10/2021 Giấy biên nhận thông tin tài liệu: Mẫu số 02 ban hành kèm theo Thông tư 04/2021/TT-TTCP ngày 01/10/2021
Tổng thời hạn giải quyết TTHC 10 ngày làm việc					Điều 28 Luật Tiếp công dân

2. Quy trình 2: Thủ tục xử lý đơn cấp xã

Trình tự các bước thực hiện	Nội dung công việc	Trách nhiệm xử lý công việc	Thời gian (ngày/ngày làm việc)	Biểu mẫu/Kết quả sản phẩm	Ghi chú
Bước 1	Tiếp nhận đơn	Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả; Công chức tiếp công dân.	0,5 ngày làm việc	Giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả/ Phiếu từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ
Bước 2	Thực hiện chuyển đơn người được giao nhiệm vụ xử lý	Công chức tiếp nhận hồ sơ tại Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả	0,5 ngày làm việc	Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ (kèm theo hồ sơ TTHC)
Bước 3	Xử lý đơn khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh: - Xác định đơn thuộc thẩm quyền, đơn không thuộc thẩm quyền ( đề xuất thụ lý; hướng dẫn, chuyển trả).	Công chức xử lý đơn	06 ngày làm việc	Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ (kèm theo hồ sơ TTHC). Dự thảo kết quả xử lý đơn thư:
	- Xử lý đơn khiếu nại thuộc thẩm quyền giải quyết và đủ điều kiện thụ lý, đề xuất người đứng đầu cơ quan đơn vị thụ lý; trường hợp chưa đủ điều kiện thụ lý hướng dẫn người khiếu nại bổ sung thông tin.			Phiếu đề xuất thụ lý đơn thực hiện theo mẫu số 01 kèm theo Thông tư 05/2021/TT-TTCP ngày 01/10/2021
	- Xử lý đơn Khiếu nại không thuộc thẩm quyền, hướng dẫn công dân đến cơ quan có thẩm quyền giải quyết, việc hướng dẫn chỉ thực hiện một lần.			Phiếu hướng dẫn thực hiện theo mẫu số 02 kèm theo Thông tư 05/2021/TT-TTCP ngày 01/10/2021
	- Xử lý đơn khiếu nại đối với quyết định giải quyết khiếu nại đã có hiệu lực của pháp luật thì người xử lý đơn không thụ lý, không chuyển đơn mà hướng dẫn người khiếu nại khởi kiện vụ án hành chính tại Tòa án nhân dân có thẩm quyền; trừ trường hợp quyết định giải quyết khiếu nại có hành vi vi phạm pháp luật..người xử lý đơn báo cáo người đứng đầu quyết định			Phiếu chuyển đơn tố cáo thực hiện theo mẫu số 03 kèm theo Thông tư 05/2021/TT-TTCP ngày 01/10/2021
	- Xử lý đơn tố cáo thuộc thẩm quyền giải quyết đề xuất người đứng đầu thụ lý đơn.			Phiếu chuyển đơn kiến nghị, phản ánh thực hiện theo mẫu số 04 kèm theo Thông tư 05/2021/TT-TTCP ngày 01/10/2021
	- Xử lý đơn tố cáo không thuộc thẩm quyền giải quyết đề xuất người đứng đầu chuyển đơn và thông tin tài liệu kèm theo.			Phiếu hướng dẫn đơn có nhiều nội dung khác nhau thực hiện theo mẫu số 05 kèm theo Thông tư 05/2021/TT
	Trường hợp đơn tố cáo thuộc thẩm quyền giải quyết của cơ quan, tổ chức, đơn vị cấp dưới trực tiếp nhưng quá thời hạn theo quy định của Luật Tố cáo mà chưa được giải quyết thì người xử lý đơn đề xuất người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị ra văn bản yêu cầu người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị cấp dưới trực tiếp báo cáo về quá trình giải quyết tố cáo, lý do chậm giải quyết, xác định trách nhiệm giải quyết tố cáo và phải báo cáo kết quả giải quyết. - Xử lý thông tin đơn có nội dung tố cáo: Khi nhận được thông tin có nội dung tố cáo quy định tại khoản 2 Điều 25 Luật Tố cáo thì người xử lý đơn báo cáo người có thẩm quyền để xem xét, quyết định việc thanh tra, kiểm tra hoặc chuyển đến cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền để quyết định việc thanh tra, kiểm tra phục vụ cho công tác quản lý. + Xử lý đơn kiến nghị, phản ánh: thuộc trách nhiệm của cơ quan đơn vị giải quyết thì để xuất người đứng đầu trả lời theo quy định; trường hợp nội dung kiến nghị, phản ánh không thuộc cơ quan đơn vị giải quyết thì chuyển đơn đến cơ quan đơn vị có trách nhiệm giải quyết. + Đơn có nhiều nội dung khác nhau thì hướng dẫn người viết đơn tách từng nội dung khác nhau gửi đến đúng cơ quan có thẩm quyền giải quyết.
Bước 4	Phê duyệt kết quả xử lý đơn	Lãnh đạo UBND xã	02 ngày làm việc	- Phiếu đề xuất thụ lý; phiếu hướng dẫn, phiếu chuyển đơn tố cáo; phiếu chuyển đơn kiến nghị, phản ánh; phiếu hướng dẫn (đơn có nhiều nội dung khác nhau) đến cơ quan có thẩm quyền giải quyết.
Bước 5	Vào số văn bản, đóng dấu, chuyển kết quả giải quyết TTHC cho Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả	Văn thư	0,5 ngày làm việc	Kết quả giải quyết TTHC
Bước 6	Trả kết quả giải quyết TTHC cho cá nhân, tổ chức	Công chức tiếp nhận hồ sơ tại Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả	0,5 ngày làm việc	Kết quả giải quyết TTHC được trao cho cá nhân, tổ chức
Tổng thời hạn giải quyết TTHC 10 ngày làm việc

Lưu ý:

- Mẫu số 04. Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả: Đối với hồ sơ quá hạn giải quyết, trong thời gian chậm nhất 01 ngày trước ngày hết hạn phải thông báo cho Bộ phận một cửa và gửi văn bản xin lỗi tổ chức, cá nhân.

- Mẫu số 05. Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ: Được thực hiện ở từng bước của công việc.

- Mẫu số 06. Sổ theo dõi hồ sơ: Hoàn thiện sau bước trả kết quả cho tổ chức cá nhân.