Mẫu 1: Sổ đăng ký văn bản đi
––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
1. Sổ đăng ký văn bản đi (loại thường)
Sổ đăng ký văn bản đi phải được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm.
a) Bìa và trang đầu
Bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tự như bìa và trang đầu của số đăng ký văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “Sổ đăng ký văn bản đi”.
b) Phần đăng ký văn bản đi
Phần đăng ký văn bản đi được trình bày trên trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm), bao gồm 08 cột theo mẫu sau:
Số, ký hiệu văn bản | Ngày tháng văn bản | Tên loại và trích yếu nội dung văn bản | Người ký | Nơi nhận văn bản | Đơn vị, người nhận bản lưu | Số lượng bản | Ghi chú |
(1) | (2) | (3) | (4) | (5) | (6) | (7) | (8) |
| | | | | | | |
2. Sổ đăng ký văn bản mật đi
Mẫu sổ đăng ký văn bản mật đi giống như sổ đăng ký văn bản đi (loại thường), nhưng phần dùng để đăng ký văn bản có bổ sung cột “Mức độ mật’’ ngay sau cột “Tên loại và trích yếu nội dung văn bản” (cột 3).
Việc đăng ký văn bản mật đi được thực hiện tương tự như đối với văn bản đi (loại thường); riêng ở cột 4 “Mức độ mật” phải ghi rõ độ mật (“Mật”, “Tối mật” hoặc “Tuyệt mật”) của văn bản; đối với văn bản đi độ “Tuyệt mật”, thì chỉ được ghi vào cột trích yếu nội dung sau khi được phép của người có thẩm quyền.
Hướng dẫn đăng ký
Cột 1: Ghi số và ký hiệu của văn bản.
Cột 2: Ghi ngày, tháng, năm của văn bản; đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số “0” ở trước, năm được ghi bằng hai chữ số cuối năm, ví dụ: 03/01/2013, 31/12/2013.
Cột 3: Ghi tên loại và trích yếu nội dung của văn bản.
Cột 4: Ghi tên của người ký văn bản.
Cột 5: Ghi tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân nhận văn bản như được ghi tại phần nơi nhận của văn bản.
Cột 6: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận bản lưu.
Cột 7: Ghi số lượng bản phát hành.
Cột 8: Ghi những điểm cần thiết khác.