BM-CLTLG-05
HƯỚNG DẪN PHÂN LOẠI, LẬP HỒ SƠ
Phông.....................……...............................
Giai đoạn: .................................
I. HƯỚNG DẪN PHÂN LOẠI TÀI LIỆU
1. Phương án phân loại tài liệu:
- Căn cứ lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông;
- Căn cứ tình hình thực tế tài liệu của phông;
- Căn cứ yêu cầu tổ chức, sắp xếp và khai thác sử dụng tài liệu,
Tài liệu phông .........................................................…… được phân loại theo phương án ………………….…………………... ; cụ thể như sau:
I. Tên nhóm lớn (nhóm cơ bản) 1
1.1. Tên nhóm vừa 1
1.1.1. Tên nhóm nhỏ 1
1.1.2. Tên nhóm nhỏ 2
1.1.3. Tên nhóm nhỏ 3
1.2. Tên nhóm vừa 2
....................................
II. Tên nhóm lớn (nhóm cơ bản) 2
2.1. Tên nhóm vừa 1
2.1.1. Tên nhóm nhỏ 1
2.1.2. Tên nhóm nhỏ 2
2.1.3. Tên nhóm nhỏ 3
2.2. Tên nhóm vừa 2
.......................................
III. Tên nhóm lớn (nhóm cơ bản) 3
3.1. Tên nhóm vừa 1
.........................................
3.2. Tên nhóm vừa 2
...........................................
IV. .....................................
............................................
2. Hướng dẫn cụ thể trong quá trình phân loại tài liệu
Trong phần này, căn cứ tình hình thực tế của phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý, cần trình bày những hướng dẫn chi tiết, cụ thể về việc phân chia tài liệu thành các nhóm lớn, nhóm vừa và nhóm nhỏ để những người tham gia phân loại tài liệu thực hiện thống nhất.
II. HƯỚNG DẪN LẬP HỒ SƠ
Trình bày các hướng dẫn chi tiết về:
1. Phương pháp tập hợp văn bản, tài liệu thành hồ sơ đối với những phông hoặc khối tài liệu còn ở trong tình trạng lộn xộn, chưa được lập hồ sơ;
2. Chỉnh sửa hoàn thiện hồ sơ đối với những phông hoặc khối tài liệu đã được lập hồ sơ nhưng còn chưa chính xác, đầy đủ (chưa đạt yêu cầu nghiệp vụ);
3. Việc viết tiêu đề hồ sơ;
4. Việc sắp xếp văn bản, tài liệu bên trong hồ sơ;
5. Việc biên mục hồ sơ.
Phê duyệt
(chức vụ, chữ kí, họ tên của người có
thẩm quyền, đóng dấu)
|
……, ngày tháng năm 200…
Người biên soạn
(Ký, họ tên)
|