Mẫu số 5 - Sổ nhập tài liệu lưu trữ
Sổ nhập tài liệu lưu trữ dùng để thống kê theo lần nhập tài liệu vào kho Lưu trữ cơ quan. Bất cứ loại hình nhập tài liệu nào, xuất xứ từ đầu, khi thu thập, bổ sung vào kho lưu trữ đều phải thống kê vào sổ nhập tài liệu lưu trữ. Mỗi lần nhập tài liệu vào kho đều phải đăng ký vào sổ nhập và ghi đầy đủ, chính xác nội dung các cột mục trong sổ.
Sổ nhập tài liệu lưu trữ là căn cứ để theo dõi tình hình cụ thể về nguồn gốc, số lượng, nội dung, tình trạng tài liệu nhập vào kho, từ đó có kế hoạch giải quyết các vấn đề nghiệp vụ đối với những tài liệu đó.
Sổ nhập tài liệu gồm: Trang bìa, Trang nội dung dành cho hồ sơ hành chính, nghiệp vụ và hồ sơ hưởng BHXH.
1. Mẫu trang bìa
TÊN CQ CẤP TRÊN TÊN CQ, ĐƠN VỊ SỔ NHẬP TÀI LIỆU LƯU TRỮ Bắt đầu: Ngày ... tháng ... năm .... Kết thúc: Ngày ... tháng ... năm .... |
2. Mẫu trang nội dung
Dành cho hồ sơ, tài liệu hành chính, nghiệp vụ
STT | Ngày, tháng, năm nhập | Tên đơn vị nộp tài liệu | Tên khối tài liệu | Số lượng tài liệu | Thời gian tài liệu | Tình hình tài liệu | Ghi chú |
(1) | (2) | (3) | (4) | (5) | (6) | (7) | (8) |
| | | | | | | |
Hướng dẫn cách ghi:
Cột (1): Ghi số thứ tự lần nhập (không kể lần nhập đó nhiều hay ít).
Cột (2): Ghi ngày, tháng, năm nhập tài liệu.
Cột (3): Ghi tên đơn vị, bộ phận hoặc cán bộ nộp tài liệu.
Cột (4): Ghi tên khối tài liệu nhập kho (nếu lần nhập đó chỉ có ít tài liệu thì ghi rõ tên loại, nội dung tài liệu).
Cột (5): Ghi số lượng của tài liệu nhập vào (nếu tài liệu đã lập hồ sơ hoàn chỉnh thì ghi số lượng hồ sơ (đơn vị bảo quản). Nếu chưa lập hồ sơ thì ghi số lượng cặp hoặc tập tài liệu, nếu ít tài liệu thì ghi số lượng bản).
Cột (6): Ghi thời gian sớm nhất và muộn nhất của tài liệu trong mỗi lần nhập kho.
Cột (7): Ghi tổng quát, ngắn gọn tình hình chung của tài liệu.
Cột (8): Ghi những điều cần thiết (như số của biên bản giao nộp tài liệu vào kho, lý do nộp: định kỳ hay giải thể cơ quan...)./.
DÀNH CHO HỒ SƠ HƯỞNG BHXH
STT | Ngày, tháng, năm | Đơn vị nộp hồ sơ | Loại đối tượng | Tổng số hồ sơ | Ghi chú |
(1) | (2) | (3) | (4) | (5) | (6) |
| | | | | |
| | | | | | | | | | |
| | | | | | | | | | |
Hướng dẫn cách ghi:
Cột (1): Ghi số thứ tự lần nhập hồ sơ.
Cột (2): Ghi ngày, tháng, năm nộp hồ sơ.
Cột (3): Ghi BHXH tỉnh nộp hồ sơ hưởng BHXH hàng tháng (đối với BHXH Việt Nam), ghi phòng chuyên môn nộp hồ sơ hưởng BHXH trong tháng (đối với BHXH tỉnh).
Cột (4): Ghi rõ số lượng từng loại hồ sơ hưởng BHXH nhận từ BHXH các tỉnh (hoặc phòng chuyên môn) nộp.
Cột (5): Ghi tổng số hồ sơ nộp trong tháng của đơn vị nộp lưu.
Cột (6): Ghi những điều cần thiết như tình trạng hồ sơ, hồ sơ trả lại, hồ sơ thiếu, thừa không có trong danh sách...