Phụ lục số 1:
Mẫu: MỤC LỤC HỒ SƠ
1.1. Mẫu Tờ bìa Mục lục hồ sơ:
| | ĐẢNG CỘNG SẢN VIỆT NAM |
| LƯU TRỮ LỊCH SỬ CỦA TRUNG ƯƠNG ĐẢNG -------------------------- MỤC LỤC HỒ SƠ ……(1) |
Phông số:… | (2) | THBQ: Vĩnh viễn |
Mục lục số: | ...(3) | |
Số trang:... | (4) | Hà Nội, tháng... năm.,.(5). |
(Khổ giấy: A4 210 mm x 297 mm, định hướng bản in theo chiều rộng khổ giấy) Hướng dẫn cách ghi:
1- Ghi tên phông hoặc phân phông và ghi thời gian của hồ sơ tài liệu lưu trữ.
2- Ghi số phông được cố định trong Lưu trữ lịch sử của TW Đảng. Mục này cán bộ quản lý Phông Lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử của TW Đảng ghi,
3- Ghi số Mục lục hoặc số thứ tự các quyển Mục lục hồ sơ của phông (nếu phông đó có nhiều quyển Mục lục hồ sơ), Mục này cán bộ quản lý Phông Lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử của TW Đảng ghi.
4- Ghi số lượng trang trong Mục lục hồ sơ.
5- Ghi địa điểm, tháng, năm lập Mục lục hồ sơ.
1.2. Mẫu bảng kê hồ sơ, đơn vị bảo quản giao nộp
Cặp/ hộp số | Số hồ sơ (đvbq) | Tên nhóm và tên hồ sơ (đơn vị bảo quản) | Thời gian bắt đầu, kết thúc | Số trang | Số tài liệu | THBQ | Ghi chú |
(-1-) | | (-3-) | (-4-) | (-5-) | (-6-) | (-7-) | (-8-) |
| | | | | | | |
| | | | | | | |
(Khổ giấy: A4 210 mm x 297 mm, định hướng bản in theo chiều rộng khổ giấy)
Nhập theo Chương trình Microsoft Office Excel, chú ý xác định rõ vị trí cột, dòng
Hướng dẫn cách ghi:
Cột 1- Ghi số thứ tự của cặp hoặc hộp tài liệu giao nộp.
Cột 2- Ghi số hồ sơ (đvbq) của tài liệu.
Cột 3- Ghi:
+ Ghi tiêu đề nhóm gồm số thứ tự và tên nhóm, số thứ tự dùng số ả-rập gồm 2 chữ số; ghi tên nhóm lớn, nhóm vừa, nhóm nhỏ theo phương án phân loại. Giữa tên nhóm lớn, nhóm vừa, nhóm nhỏ sử dụng dấu; Ví dụ:
01. Tài liệu của Trung ương Đảng; Chính phủ gửi đến
01.01. Tài liệu của Trung ương Đảng
01.01.01. Tài liệu của Ban Chấp hành Trung ương; Bộ Chính trị; Ban Bí thư
01.01.02. Tài liệu của các ban Trung ương Đảng
01.02. Tài liệu của Chính phủ
+ Ghi tiêu đề hồ sơ (đvbq).
Cột 4- Ghi thời gian sớm nhất và muộn nhất của tài liệu trong hồ sơ (đvbq).
Cột 5- Ghi tường minh thời hạn bảo quản hồ sơ (đvbq). Ví dụ: vĩnh viễn, 70 năm.
Cột 6- Ghi tổng số trang tài liệu có trong hồ sơ (đvbq).
Cột 7- Ghi tổng số tài liệu có trong hồ sơ (đvbq).
Cột 8- Ghi những đặc điểm cần thiết: bút tích, rách trang...
1.3. Mẫu Chứng từ kết thúc
| CHỨNG TỪ KẾT THÚC Mục lục này gồm: ……..(1) …….. hồ sơ (đơn vị bảo quản). Viết bằng chữ:………………………………………………… hồ sơ (ĐVBQ). Đánh số từ hồ sơ (đơn vị bảo quản) số..., đến hồ sơ (đơn vị bảo quản) số.... Trùng hồ sơ (đvbq):... (2) …….. Khuyết hồ sơ (đvbq); …(3)... Trong đó có...(4). hồ sơ, đvbq lưu vĩnh viễn,....(5). hồ sơ, đvbq lưu 70 năm. Mục lục này gồm: …..(6) …….. trang (được đánh số liên tục từ 1 đến……). | |
| | ……….., ngày ….. tháng ….. năm.... (7) Người lập MLHS (Chữ ký) Họ và tên | |
| Xác nhận của cơ quan (Chữ ký) Họ và tên | |
| | | |
(Khổ giấy:A4 210 mm x 297 mm, định hướng bản in theo chiều rộng khổ giấy)
Hướng dẫn cách ghi:
1- Ghi tổng số hồ sơ (đơn vị bảo quản) trong Mục lục hồ sơ.
2- Ghi các hồ sơ (đơn vị bảo quản) trùng trong Mục lục hồ sơ.
3- Ghi các hồ sơ (đơn vị bảo quản) khuyết trong Mục lục hồ sơ.
4- Ghi tổng số hồ sơ (đơn vị bảo quản) lưu vĩnh viễn trong Mục lục hồ sơ.
5- Ghi tổng số hồ sơ (đơn vị bảo quản) lưu 70 năm trong Mục lục hồ sơ.
6- Ghi tổng số trang của Mục lục hồ sơ.
7 Ghi địa điểm, ngày tháng năm lập Mục lục hồ sơ.