Quy định về khoán chi công tác phí cho nhân viên đi công tác mới nhất 2024

Chào chị, Ban biên tập xi giải đáp như sau:

1. Công tác phí là gì?

Theo quy định tại khoản 1 Điều 3 Thông tư 40/2017/TT-BTC, công tác phí là khoản chi phí để trả cho người đi công tác trong nước, bao gồm: chi phí đi lại, phụ cấp lưu trú, tiền thuê phòng nghỉ nơi đến công tác, cước hành lý và tài liệu mang theo để làm việc (nếu có).

Căn cứ vào khoản 3 Điều 3 Thông tư 40/2017/TT-BTC thì điều kiện để được thanh toán công tác phí bao gồm:

- Người lao động sẽ được thanh toán khoản công tác phí nếu thực hiện đúng nhiệm vụ được giao;

- Được thủ trưởng cơ quan, đơn vị cử đi công tác hoặc được mời tham gia đoàn công tác.

- Có đủ các chứng từ để thanh toán theo quy định tại Điều 10 Thông tư 40/2017/TT-BTC. Có thể kể đến như:

+ Giấy đi đường của người đi công tác có đóng dấu xác nhận của cơ quan, đơn vị nơi đến công tác (hoặc của khách sạn, nhà khách nơi lưu trú).

+ Văn bản hoặc kế hoạch công tác đã được thủ trưởng cơ quan, đơn vị phê duyệt; công văn; giấy mời; văn bản trưng tập tham gia đoàn công tác.

+ Hóa đơn, chứng từ thuê phòng nghỉ hợp pháp theo quy định của pháp luật (áp dụng khi thanh toán tiền thuê phòng nghỉ theo hóa đơn thực tế)…

- Thời gian được hưởng công tác phí là thời gian công tác thực tế theo văn bản phê duyệt của người có thẩm quyền cử đi công tác hoặc giấy mời tham gia đoàn công tác (bao gồm cả ngày nghỉ, lễ, tết theo lịch trình công tác, thời gian đi đường).

2. Quy định về khoán chi công tác phí cho nhân viên đi công tác mới nhất 2024

Quy định về khoán chi công tác phí cho nhân viên đi công tác được thể hiện qua các công văn sau:

2.1. Công văn số 3997/TCT-DNL ngày 16/9/2014 của Tổng cục thuế

Theo Công văn 3997/TCT-DNL 2014 thì Tổng cục thuế có hướng dẫn như sau:

- Trường hợp doanh nghiệp trực tiếp mua vé máy bay qua website thương mại điện tử cho người lao động đi công tác để phục hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thì thực hiện theo quy định tại điểm 8 Khoản 2 Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC.

- Trường hợp doanh nghiệp cử người lao động đi công tác phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và giao cho cá nhân tự mua vé máy bay, thanh toán bằng thẻ ATM hoặc thẻ tín dụng mang tên cá nhân, sau đó về thanh toán lại với doanh nghiệp nếu doanh nghiệp có đủ hồ sơ, chứng từ chứng minh khoản chi phí này phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp gồm:

+ Vé máy bay,

+ Thẻ lên máy bay (trường hợp thu hồi được thẻ),

+ Các giấy tờ liên quan đến việc điều động người lao động đi công tác có xác nhận của doanh nghiệp,

+ Quy định của doanh nghiệp cho phép người lao động thanh toán công tác phí bằng thẻ cá nhân do người lao động được cử đi công tác là chủ thẻ và thanh toán lại với doanh nghiệp,

+ Chứng từ thanh toán tiền vé của doanh nghiệp cho cá nhân mua vé

 + Kèm theo chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của cá nhân tham gia hành trình vận chuyển.

Theo đó, doanh nghiệp được kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào và được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN. Doanh nghiệp chịu trách nhiệm về tính hợp pháp của các hồ sơ, chứng từ nêu trên.

2.2. Công văn số 74162/CT-HTr ngày 20/11/2015 của Cục thuế TP Hà Nội

Tại Công văn số 74162/CT-HTr 2015 của Cục thuế TP Hà Nội thì khoản chi công tác phí của người lao động trong Công ty được hướng dẫn như sau:

- Trường hợp Công ty đã ban hành quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ về chế độ công tác phí, các khoản chi khoán tiền đi lại, tiền ở, tiền phụ cấp thì khoản chi công tác phí được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN phù hợp với mức khoán theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của Công ty.

- Trường hợp Công ty không ban hành quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ về chế độ công tác phí thì các Khoản chi phí đi lại và tiền thuê chỗ ở cho người lao động đi công tác nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ theo quy định thì được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.

2.3. Công văn 9867/CT-TTHT ngày 12/10/2016 của Cục thuế TP.HCM

Theo Công văn 9867/CT-TTHT, thì Cục thuế TP.HCM có ý kiến như sau:

Trường hợp Công ty có khoán tiền ở và phụ cấp cho người lao động đi công tác phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh theo đúng quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của Công ty thì khoản chi khoán tiền công tác này được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN, khi chi tiền Công ty lập chứng từ chi.

2.4. Công văn số 17322/CTHN-TTHT ngày 20/5/2021 của Cục Thuế TP. Hà Nội

Theo Công văn số 17322/CTHN-TTHT 2021 của Cục thuế TP Hà Nội thì trường hợp Công ty có thực hiện khoán chi khoản phụ cấp cho cán bộ được cử đi công tác phù hợp với quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp thì khoản chi này được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.

Trân trọng!