Nghị định 07/2025: UBND cấp xã được chứng thực các văn bản do nước ngoài cấp

UBND cấp xã được chứng thực các văn bản do nước ngoài cấp

Tại khoản 1 Điều 1 Nghị định 07/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung điểm a khoản 2 Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP về thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực của Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn. 

Điều 5. Thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực

…

2. Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi chung là Ủy ban nhân dân cấp xã) có thẩm quyền và trách nhiệm:

a) Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận. 

…

Theo quy định trước đây thì chỉ có Phòng Tư pháp huyện, quận, thị xã, thành phố mới có thẩm quyền chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận. 

Như vậy, từ nay, UBND cấp xã đã được bổ sung thêm thẩm quyền, trách nhiệm trong chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận thay vì chỉ được chứng thực các giấy tờ, văn bản do cơ quan của Việt Nam cấp như trước đây.

Ngoài thẩm quyền được chứng thực các văn bản do nước ngoài cấp, thì UBND cấp xã còn có thẩm quyền và trách nhiệm sau:

(i) Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận. 

(ii) Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản, trừ việc chứng thực chữ ký người dịch;

(iii) Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là động sản;

(iv) Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến thực hiện các quyền của người sử dụng đất theo quy định của Luật Đất đai;

(v) Chứng thực hợp đồng, giao dịch về nhà ở theo quy định của Luật Nhà ở;

(vi) Chứng thực di chúc;

(vii) Chứng thực văn bản từ chối nhận di sản;

(viii) Chứng thực văn bản thỏa thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản mà di sản là tài sản quy định tại (iii), (iv) và (v).

Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện ký chứng thực và đóng dấu của Ủy ban nhân dân cấp xã.

Thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính năm 2025 như thế nào?

Căn cứ tại Điều 20 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định thủ tục chứng thực bản sao từ bản chính như sau:

(1) Người yêu cầu chứng thực phải xuất trình bản chính giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao và bản sao cần chứng thực.

Trong trường hợp bản chính giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp, công chứng hoặc chứng nhận thì phải được hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật trước khi yêu cầu chứng thực bản sao; trừ trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc theo nguyên tắc có đi, có lại.

(2) Trường hợp người yêu cầu chứng thực chỉ xuất trình bản chính thì cơ quan, tổ chức tiến hành chụp từ bản chính để thực hiện chứng thực, trừ trường hợp cơ quan, tổ chức không có phương tiện để chụp.

(3) Người thực hiện chứng thực kiểm tra bản chính, đối chiếu với bản sao, nếu nội dung bản sao đúng với bản chính, bản chính giấy tờ, văn bản không thuộc các trường hợp quy định tại Điều 22 Nghị định 23/2015/NĐ-CP thì thực hiện chứng thực như sau:

- Ghi đầy đủ lời chứng chứng thực bản sao từ bản chính theo mẫu quy định;

- Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu của cơ quan, tổ chức thực hiện chứng thực và ghi vào sổ chứng thực.

Đối với bản sao có từ 02 (hai) trang trở lên thì ghi lời chứng vào trang cuối, nếu bản sao có từ 02 (hai) tờ trở lên thì phải đóng dấu giáp lai.

Mỗi bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản hoặc nhiều bản sao được chứng thực từ một bản chính giấy tờ, văn bản trong cùng một thời điểm được ghi một số chứng thực.