Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 10429:2014 về Xây dựng tiêu chuẩn dịch vụ - Khuyến nghị vấn đề người tiêu dùng

• Số hiệu: TCVN10429:2014
• Loại văn bản: Tiêu chuẩn Việt Nam
• Nơi ban hành: ***
• Người ký: ***
• Ngày ban hành: Năm 2014

Câu hỏi của người tiêu dùng		Thành phần dịch vụ
Câu hỏi trước khi cam kết về nhà cung cấp dịch vụ và dịch vụ
1. Tôi có tin tưởng vào nhà cung cấp dịch vụ không? Nhu cầu đối với thông tin trước về tính trung thực, tính chính trực, uy tín, khả năng thanh toán, sự tin cậy, dịch vụ chất lượng tốt, v.v.... Thông tin có thể đến trực tiếp từ nhà cung cấp dịch vụ, bao gồm thông qua việc kết hợp thương hiệu và/hoặc việc sử dụng quy phạm liên quan đến dịch vụ người tiêu dùng. Thông tin cũng có thể đến từ bên thứ ba, như tổ chức người tiêu dùng và tổ chức khác đánh giá dịch vụ, và tổ chức chứng nhận thực hiện việc đánh giá sự phù hợp.		Nhà cung cấp dịch vụ Trao đổi thông tin Nhà cung ứng
2. Tôi có thích hợp với dịch vụ không? Một số dịch vụ dành cho tất cả mọi người. Một số khác yêu cầu trình độ chuyên môn, ví dụ: tuổi hoặc kỹ năng.		Khách hàng Trao đổi thông tin
3. Tôi có đủ thông tin từ nhà cung cấp dịch vụ về dịch vụ để cho phép tôi đưa ra quyết định đúng về mặt giá cả, giá trị bằng tiền, các lựa chọn có sẵn, v.v... không?		Trao đổi thông tin
4. Tôi có thể hiểu thông tin, sử dụng nó dễ dàng và đủ nhưng không quá nhiều không?		Trao đổi thông tin
	5. Có bất kỳ khía cạnh nào về nhà cung cấp dịch vụ hoặc dịch vụ có thể ảnh hưởng đến quyết định của tôi không? ví dụ: khía cạnh môi trường, sức khỏe và an toàn, xã hội/ảnh hưởng của tổ chức hoặc dịch vụ, trách nhiệm		Nhà cung cấp dịch vụ Trao đổi thông tin
	6. Tổ chức và nhân sự của họ có lịch sự và giúp ích cho tôi không?		Nhân sự Trao đổi thông tin
	7. Tôi có thể dễ dàng liên hệ với tổ chức không? ví dụ: giờ làm việc của văn phòng, trang web, số điện thoại miễn phí, truy cập thư điện tử, v.v...		Môi trường dịch vụ Thiết bị Trao đổi thông tin
	8. Tổ chức có xem xét các nhu cầu cụ thể và hạn chế của tôi không? ví dụ: người cao tuổi, người khuyết tật, thanh niên, người khác biệt về văn hóa và ngôn ngữ.		Môi trường dịch vụ Thiết bị
	Câu hỏi về mua hàng hoặc giai đoạn cam kết dịch vụ
	9. Tôi có hiểu về hợp đồng (hoặc hợp đồng mặc nhiên) không?		Hợp đồng Trao đổi thông tin
	10. Hợp đồng có cung cấp cho tôi đủ thông tin để đưa ra quyết định sáng suốt không? ví dụ: quyền và nghĩa vụ của người mua, người bán và bất kỳ bên thứ ba nào được nêu ra rõ ràng, mẫu hợp đồng chuẩn, quyền hủy bỏ.		Hợp đồng Trao đổi thông tin
	11. Tôi có thể thấy rõ những gì dịch vụ sẽ cung cấp cho tôi không?		Phân phối Trao đổi thông tin
	12. Tôi có thể dùng thử dịch vụ không?		Môi trường dịch vụ Thiết bị Trao đổi thông tin
	13. Tôi có được lựa chọn về loại hình hay mức độ dịch vụ khác không và, nếu có, điều này có được làm rõ không?		Phân phối Môi trường dịch vụ Thiết bị Trao đổi thông tin
	14. Tôi có thể thanh toán theo các hình thức khác nhau không và điều này có được làm rõ không? ví dụ: thanh toán qua internet, chiết khấu từ tài khoản ngân hàng.		Lập hóa đơn Môi trường dịch vụ Thiết bị Trao đổi thông tin
Câu hỏi về phân phối dịch vụ
15. Tôi có được nhận những gì tôi mong đợi, khi tôi mong đợi nó theo cách mà tôi mong đợi và với chất lượng dự kiến không?		Phân phối Đầu ra của dịch vụ Trao đổi thông tin
16. Dịch vụ có được cung cấp một cách an toàn, tôn trọng quyền riêng tư của tôi, tính đến vấn đề môi trường và không tổn hại đến sức khỏe hoặc môi trường không? Nếu không, tôi nhận sự hỗ trợ như thế nào? ví dụ: đường dây nóng		Phân phối Đầu ra của dịch vụ Thiết bị Môi trường dịch vụ Sự bảo vệ Trao đổi thông tin
17. Dịch vụ có được cung cấp theo cách lịch sự, thông thạo, thân thiện và với thái độ phù hợp không?		Nhân sự Trao đổi thông tin
Câu hỏi về dịch vụ sau bán/sau cam kết
18. Tôi khiếu nại như thế nào và có được lựa chọn về cách thức khiếu nại không?		Sự bảo vệ Trao đổi thông tin
19. Khiếu nại của tôi có được xử lý kịp thời, lịch sự và thông thạo không, cho dù dịch vụ được cung cấp trong nước hay từ quốc gia khác?		Nhân sự Trao đổi thông tin
20. Tôi có thể có được một người độc lập để xem xét khiếu nại của tôi nếu tổ chức không giải quyết không?		Nhân sự Sự bảo vệ Trao đổi thông tin
21. Dịch vụ khẩn cấp có sẵn nếu cần không?		Sự bảo vệ

8. Xem xét chi tiết về các thành phần dịch vụ và đề mục liên quan

8.1. Khái quát

Thành phần dịch vụ được xác định trong Điều 7 liên quan đến các bên tham gia phân phối dịch vụ (nhà cung cấp, nhà cung ứng, nhân sự và khách hàng), các giai đoạn cung cấp (hợp đồng, lập hóa đơn và phân phối) và các khía cạnh liên quan có thể quan trọng như nhau (môi trường dịch vụ, thiết bị, đầu ra và sự bảo vệ). Trao đổi thông tin là khía cạnh chính của cung cấp dịch vụ từ quan điểm của người tiêu dùng, ở tất cả các giai đoạn của cung cấp dịch vụ. Trao đổi thông tin cũng có tầm quan trọng lớn trong tổ chức cung cấp dịch vụ cũng như giữa nhà cung cấp dịch vụ và các nhà cung ứng của nó. Hình 1 minh họa tầm quan trọng của trao đổi thông tin ở tất cả các giai đoạn của cam kết và phân phối dịch vụ. Trong mỗi thành phần dịch vụ, có một số đề mục cần xem xét được trình bày chi tiết trong 8.2 đến 8.14. Tầm quan trọng của các đề mục khác nhau sẽ phụ thuộc vào lĩnh vực tiêu chuẩn đang được xây dựng. Điều 9 trình bày thông tin từ 8.2 đến 8.14 dưới dạng danh mục kiểm tra, với những gợi ý để cho người xây dựng tiêu chuẩn dễ sử dụng.

8.2. Nhà cung cấp dịch vụ

8.2.1. Khái quát

Nhà cung cấp dịch vụ có thể cung cấp một hoặc nhiều loại dịch vụ. Những dịch vụ này có thể bao gồm

- tư vấn hoặc hỗ trợ của chuyên gia (ví dụ: dịch vụ tư vấn pháp lý hoặc tài chính),

- bán các sản phẩm vô hình (ví dụ: bảo hiểm),

- đào tạo hoặc giáo dục (ví dụ: trường ngôn ngữ hoặc huấn luyện thể thao hoặc các hoạt động thể chất khác),

...

...

...

- các hoạt động được tổ chức và được hướng dẫn (đặc biệt liên quan đến du lịch),

- cho thuê thiết bị (ví dụ: công cụ, nhà cửa, như đại lý cho thuê, hoặc sản phẩm vô hình, như nhà cung cấp dịch vụ Internet), và

- chăm sóc hoặc điều trị (ví dụ: hiệu làm tóc hoặc trị liệu khác).

8.2.2. Quản lý chất lượng

Chất lượng bao gồm nhiều yếu tố đóng góp vào việc đảm bảo cung cấp dịch vụ luôn tốt. Tiêu chuẩn dịch vụ cho lĩnh vực cụ thể có thể yêu cầu tuân thủ, ví dụ, TCVN ISO 9001 (ISO 9001) (quy định các yêu cầu cụ thể đối với hệ thống quản lý chất lượng có thể được tổ chức sử dụng để áp dụng nội bộ, hoặc cho chứng nhận, hoặc cho mục đích hợp đồng) và/hoặc xác định các yêu cầu chất lượng chính đối với lĩnh vực đó.

8.2.3. Quản lý môi trường

Dịch vụ có thể có tác động đến môi trường theo nhiều cách trực tiếp và gián tiếp, ví dụ: trong việc phá rừng để tạo tiện nghi cho du khách trong các khu vực chưa được phát triển trước đó, thông qua sử dụng gia tăng năng lượng liên quan đến vận chuyển của con người hoặc sản phẩm và trong việc xử lý chất thải. TCVN 6845 (ISO Guide 64) có liên quan đến cung cấp dịch vụ nhất định, nhiều trong số đó bao gồm cả cung cấp hàng hóa. Tiêu chuẩn lĩnh vực có thể yêu cầu tuân thủ TCVN ISO 14001 (ISO 14001) hoặc thay vào đó là xác định các yêu cầu môi trường chính đối với lĩnh vực đó.

CHÚ THÍCH: Có một số tiêu chuẩn quốc gia, tiêu chuẩn quốc tế về quản lý môi trường hiện hành, bao gồm tiêu chuẩn cho công bố môi trường và đánh giá vòng đời. Danh mục không đầy đủ được cho trong Thư mục tài liệu tham khảo.

8.2.4. Quản lý sức khỏe và an toàn nghề nghiệp

...

...

...

8.2.5. Khả năng thanh toán và các khía cạnh tài chính khác

Khả năng thanh toán của nhà cung ứng là mối quan tâm đối với người mua bất kỳ dịch vụ nào, nhưng đặc biệt khi có sự lệ thuộc vào đầu tư dài hạn, ví dụ: tiền trợ cấp của cá nhân. Nhiều quốc gia có yêu cầu và thỏa thuận quốc gia chi phối một số khía cạnh về thương mại tài chính cần được xem xét trong việc thiết lập các yêu cầu trong tiêu chuẩn, đặc biệt khi dịch vụ tài chính đang ngày càng gia tăng trong thị trường toàn cầu. Bảo hiểm trách nhiệm là một khía cạnh có thể được xem xét.

8.2.6. Tính chính trực

Tính chính trực của nhà cung cấp có thể bị ảnh hưởng bởi quy phạm nghề nghiệp và tổ chức liên quan cụ thể đến lĩnh vực đó. Chúng có thể bao gồm các vấn đề như quảng cáo có trách nhiệm, phương pháp bán hàng hay tuân thủ các yêu cầu và thỏa thuận quốc gia. Ngoài ra, nhà cung cấp dịch vụ phải tuân thủ mọi luật pháp và quy định áp dụng đối với tổ chức của họ.

CHÚ THÍCH 1: Có thể tham khảo các tiêu chuẩn, quy phạm trong lĩnh vực cụ thể hoặc quy phạm tổ chức khác, như quảng cáo có trách nhiệm.

CHÚ THÍCH 2: Xem thêm TCVN ISO 10001 (ISO 10001).

8.2.7. Năng lực

Quy mô hay nguồn lực của tổ chức có thể ảnh hưởng đến sự bảo vệ sẵn có đối với khách hàng. Do đó, các yêu cầu tối thiểu có thể cần được xem xét, ở cấp độ tổ chức hoặc thông qua các thỏa thuận với nhà cung cấp dịch vụ khác, ví dụ: hệ thống các cơ sở có giường ngủ nhỏ và ăn sáng để đảm bảo rằng khách hàng có thể tiếp tục nếu tình huống đòi hỏi.

8.2.8. Trách nhiệm xã hội

...

...

...

CHÚ THÍCH: TCVN ISO 26000 (ISO 26000) đưa ra hướng dẫn về trách nhiệm xã hội.

8.2.9. Nguồn nhân lực

Số lượng, kỹ năng và năng lực của nhân sự có thể ảnh hưởng đến an toàn, an ninh hoặc sự bảo vệ. Do đó, tiêu chuẩn có thể cần quy định việc sắp xếp nhân sự theo yêu cầu của nhà cung cấp dịch vụ, ví dụ: số lượng nhân viên tối thiểu (bao gồm cả trường hợp điều này được xác định bởi loại dịch vụ được cung cấp), năng lực của họ và số nhà quản lý tối thiểu trên số nhân viên.

8.3. Nhà cung ứng

Bản thân tổ chức cung ứng nhà cung cấp dịch vụ có thể có tác động tích cực hoặc tiêu cực đến chất lượng dịch vụ cuối cùng được cung cấp tới khách hàng. Có thể cần quy định các yêu cầu tối thiểu đối với nhà cung ứng theo cách tương tự như đối với nhà cung cấp dịch vụ trực tiếp, ví dụ: gắn với tiêu chuẩn chất lượng. Có thể tính đến thỏa thuận quốc tế, yêu cầu và thỏa thuận quốc gia, quy phạm lĩnh vực cụ thể và bất kỳ tiêu chuẩn cho lĩnh vực cụ thể liên quan nào (ví dụ: người điều hành chuyến du lịch sử dụng đường hàng không tuân thủ tiêu chuẩn an toàn hàng không quốc gia và công ty thiết kế nhà bếp lắp đặt thiết bị theo tiêu chuẩn an toàn và tính năng sản phẩm).

8.4. Nhân sự

8.4.1. Khái quát

Tiêu chuẩn lĩnh vực cần đề cập chủ yếu đến nhân sự, dù là nhân viên hay những tình nguyện viên tiếp xúc trực tiếp với khách hàng.

8.4.2. Kiến thức

...

...

...

8.4.3. Kỹ năng và năng lực

Kỹ năng cần thiết bao gồm trình độ chuyên môn tối thiểu và kinh nghiệm cần thiết để thực hiện nhiệm vụ dịch vụ chính thuộc trách nhiệm của nhân sự đó cũng như năng lực phụ thuộc, như kỹ năng trao đổi thông tin (đặc biệt là trường hợp phân phối dịch vụ chăm sóc cá nhân), tính linh hoạt để xử lý các loại khả năng và sự hiểu biết khác nhau giữa các khách hàng, hoặc sự phù hợp về thể chất, khi thích hợp.

8.4.4. Thái độ

Tính chuyên nghiệp là yêu cầu đối với nhân sự trong tất cả các giai đoạn phân phối, bao gồm cả trách nhiệm giải trình đối với các hành động và quyết định, sự lịch sự và quan tâm đến nhu cầu của khách hàng và gắn liền với quy phạm lĩnh vực cụ thể hoặc quy phạm đạo đức tổ chức, như bí mật của khách hàng. Thái độ kém là nguyên nhân chính của khiếu nại và do đó được nhấn mạnh riêng.

8.4.5. Đào tạo

Chính sách và thủ tục của tổ chức hoặc công ty cần bao gồm các phương pháp theo dõi hiệu quả và đảm bảo sự phát triển nghiệp vụ liên tục của nhân viên. Đào tạo đối với tất cả các lĩnh vực cần bao gồm trao đổi thông tin với khách hàng (thái độ và kiến thức về quá trình khiếu nại), các yêu cầu an toàn và sức khỏe, nhận thức về nhu cầu đặc biệt, v.v... Đào tạo cụ thể sẽ liên quan đến vai trò của nhân sự và dịch vụ được phân phối.

8.5. Khách hàng

Khách hàng có thể là người xem xét việc cam kết dịch vụ, người mua dịch vụ hoặc người sử dụng dịch vụ. Có thể có các tiêu chí mà khách hàng cần đáp ứng để được phép ký hợp đồng hoặc nhận dịch vụ để đảm bảo an toàn hay an ninh cho người sử dụng dịch vụ (cá nhân liên quan hoặc nhóm người tham gia). Những điều này có thể bao gồm các yêu cầu tối thiểu về độ tuổi, kiến thức hoặc kỹ năng, thái độ (ví dụ: sự tôn trọng của khách hàng đối với các phương tiện, nhân sự, khách hàng khác) hoặc sự phù hợp (ví dụ: người có bệnh tim muốn đi tàu lượn siêu tốc). Có thể cần phải quy định cụ thể đối với người sử dụng dễ bị tổn thương, do độ tuổi, sức khỏe hay khả năng trí tuệ. Khi các giới hạn là cần thiết (ví dụ: vì lý do an toàn hợp lý), điều này cần được nêu rõ.

8.6. Hợp đồng

...

...

...

Không phải tất cả hợp đồng đều được viết thành văn bản: khi có thể đặt tin cậy vào hợp đồng miệng thì điều này thậm chí còn quan trọng hơn là các trao đổi thông tin khác đã rõ ràng, bao gồm cả tài liệu trước khi mua hàng (xem 8.12). Hợp đồng bằng văn bản cần sử dụng ngôn ngữ đơn giản, dễ tuân thủ và bao gồm giải thích các thuật ngữ chính. Tiêu chuẩn cho lĩnh vực cụ thể có thể quy định thuật ngữ nào cần được giải thích. Bản in cơ bản cần có kích thước thích hợp và cần sẵn có các dạng thức khác (ví dụ: bản in lớn bổ sung, ngôn ngữ khác) khi cần thiết. Tiêu chuẩn lĩnh vực có thể cung cấp chi tiết về dạng thức thích hợp để phù hợp với dịch vụ được phân phối.

8.6.2. Khách quan và công bằng

Có thể tham khảo yêu cầu và thỏa thuận quốc gia liên quan đến điều khoản hợp đồng công bằng, quyền hủy bỏ, chi phí toàn bộ, bảo vệ dữ liệu, v.v... Khi dịch vụ là một loại hình trong đó hợp đồng mới được ký kết mỗi năm, nhưng nếu người tiêu dùng có thể nhận biết dịch vụ là liên tục (ví dụ: bảo hiểm ô tô), thì hợp đồng nên được yêu cầu rõ ràng về việc có hay không và quyền gì để tiếp tục dịch vụ. Cần xem xét quyền tiếp tục dịch vụ có là nghĩa vụ với người tiêu dùng trong lĩnh vực đó và có cần quy định chi tiết hay không.

8.6.3. Hình thức

Cách trình bày hợp đồng có tác động đến mức độ dễ tuân thủ. Vị trí của thông tin chính và cách thức thể hiện hợp đồng cần tính đến các thỏa thuận quốc tế, quốc gia hay lĩnh vực cụ thể.

8.7. Lập hóa đơn

8.7.1. Thông tin liên quan đến thanh toán

Hóa đơn hoặc bản kê cần rõ ràng về các khía cạnh như có bao gồm phí dịch vụ, thuế, phí phân phối, v.v.. hay không. Khi thích hợp (ví dụ: trong bối cảnh cung cấp dịch vụ điện thoại, điện hoặc gas), thông tin về đơn giá cũng cần được đưa ra.

8.7.2. Phương thức thanh toán

...

...

...

8.7.3. Điều kiện

Thông tin cần rõ ràng về khoảng thời gian thanh toán một phần hoặc toàn bộ dịch vụ, quy định đối với việc nắm giữ độc lập số tiền lớn (ví dụ: tiền đặt cọc mua nhà) và thông tin về việc có thêm thuế/tiền thưởng hay không. Cần có quy định đối với việc phân loại tại chỗ các khiếu nại và viện dẫn rõ ràng thủ tục khiếu nại của tổ chức và quy định đối với việc giải quyết tranh chấp bên ngoài.

CHÚ THÍCH: Xem thêm TCVN ISO 10002 (ISO 10002) và TCVN ISO 10003 (ISO 10003).

8.8. Phân phối

8.8.1. Quy định về các hoạt động

Tiêu chuẩn lĩnh vực cần đưa ra các hoạt động khác nhau có thể được coi là một phần của dịch vụ và bất kỳ hoạt động nào là hạng mục được yêu cầu.

8.8.2. Tính tin cậy

Tiêu chuẩn lĩnh vực cần mô tả các thỏa thuận phân phối mà có thể được dự kiến. Có thể viện dẫn tới sự tuân thủ các chương trình phân cấp lĩnh vực cụ thể, như hệ thống xếp hạng khách sạn.

8.8.3. Sự riêng tư

...

...

...

8.8.4. An toàn

Nhiều tiêu chuẩn khác hoặc các yêu cầu luật định và chế định thích hợp có thể liên quan đến vấn đề an toàn, ví dụ: về môi trường dịch vụ, thiết bị được sử dụng hoặc hàng hóa được cung cấp là một phần của dịch vụ cụ thể được phân phối.

8.8.5. Sức khỏe và vệ sinh

Nhiều tiêu chuẩn khác hoặc các yêu cầu luật định và chế định thích hợp có thể liên quan đến vấn đề sức khỏe và vệ sinh, ví dụ: về môi trường dịch vụ thiết bị được sử dụng hoặc hàng hóa được cung cấp như là một phần của dịch vụ cụ thể được phân phối.

8.8.6. Khía cạnh môi trường

Việc bảo tồn di sản môi trường, văn hóa và con người cần được xem xét, có thể bao gồm xử lý chất thải (giảm, phục hồi hoặc tái chế), làm giảm ô nhiễm mùi, tiếng ồn và thị giác. Có thể đề cập đến việc nâng cao nhận thức của khách hàng và nhân sự về bảo vệ môi trường.

8.8.7. Quy phạm đạo đức

TCVN ISO 10001 (ISO 10001) có thể đưa ra tham khảo về quy phạm đạo đức. Cũng cần xem xét sứ mệnh, giá trị và sự cam kết của tổ chức về chất lượng và bất kỳ quy phạm cụ thể nào của lĩnh vực.

8.8.8. An ninh

...

...

...

8.9. Đầu ra của dịch vụ

8.9.1. Sự thỏa mãn

Cần tham khảo các phương pháp được sử dụng để tạo lập sự thỏa mãn của khách hàng, bao gồm phân tích thường xuyên dữ liệu về khiếu nại và khảo sát khách hàng.

8.9.2. Cải tiến liên tục

Các nhà cung cấp dịch vụ cần biết trước loại hình cải tiến liên tục nào đó. Các tiêu chuẩn quản lý chất lượng [(ví dụ: TCVN ISO 9004 (ISO 9004)] đưa ra yêu cầu cho cải tiến liên tục. Cách thức để đạt được điều này bao gồm phân tích dữ liệu về khiếu nại, yêu cầu và sự cố (hay tai nạn), khi thích hợp, và phản hồi khác thông qua khảo sát sự thỏa mãn của khách hàng thực hiện định kỳ, cùng với việc điều tra liên tục về các nhu cầu và các yêu cầu của khách hàng để cải tiến liên tục việc cung cấp dịch vụ.

8.10. Môi trường dịch vụ

8.10.1. Khái quát

Môi trường đối với phân phối dịch vụ có thể là địa điểm (ví dụ: phòng bán hàng, phòng làm việc, ở nông thôn hay nhà riêng của khách hàng), hoặc có thể là một phần của hệ thống các địa điểm (ví dụ: hệ thống đường sắt, cảng hàng không hay phương tiện chở khách).

8.10.2. Yêu cầu về sức khỏe và an toàn

...

...

...

8.10.3. Khả năng tiếp cận

Cần quy định sự phù hợp với các yêu cầu và thỏa thuận theo luật định và chế định có liên quan (ví dụ: Luật về người Mỹ khuyết tật, hoặc Tài liệu bắt buộc M283 của Châu Âu) và các tiêu chuẩn (ví dụ: ISO/IEC Guide 71). Các yêu cầu cụ thể có thể cần thiết đối với các lĩnh vực dịch vụ cụ thể.

8.11. Thiết bị

8.11.1. Yêu cầu về chất lượng và an toàn

Vật phẩm và phương tiện được sử dụng trong phân phối dịch vụ cần phải an toàn và phù hợp với mục đích và khi thích hợp, phù hợp với tiêu chuẩn liên quan và mọi yêu cầu kỹ thuật quốc gia (ví dụ: tàu hỏa trong dịch vụ vận tải công cộng, mũi khoan được sử dụng khi lắp đặt nhà bếp). Các yêu cầu có thể bao gồm, ví dụ, yêu cầu xử lý thủ công, bảo vệ an toàn, v.v...

Hàng hóa được cung cấp như một phần của dịch vụ cũng cần phù hợp với tiêu chuẩn liên quan và các yêu cầu và thỏa thuận theo luật định và chế định thích hợp, ví dụ: tiêu chuẩn vệ sinh thực phẩm.

8.11.2. Khả năng tiếp cận

Kích thước và hình dạng của đồ nội thất, giá đỡ và phụ tùng cần phù hợp với người sử dụng mục tiêu, bao gồm cả những người có nhu cầu đặc biệt, ví dụ: do suy giảm khả năng di chuyển, khiếm thị hay khiếm thính hoặc tuổi tác (trẻ em hoặc người cao tuổi).

8.11.3. Yêu cầu liên quan khác

...

...

...

8.12. Sự bảo vệ

8.12.1. Gián đoạn hoặc thay đổi dịch vụ

8.12.1.1. Biện pháp khẩn cấp

Trong trường hợp gián đoạn dịch vụ hoặc tình trạng khẩn cấp ảnh hưởng đến dịch vụ hoặc sự an toàn của người sử dụng, người sử dụng đòi hỏi có thông tin kịp thời về tính chất của sự cố, rủi ro liên quan, chi tiết liên hệ, hướng dẫn rõ ràng và thời gian trước khi tiếp tục dịch vụ bình thường và giải pháp tạm thời sẵn có. Cần quy định chính sách, thủ tục, thiết bị thích hợp và tiếp cận các dịch vụ khẩn cấp đối với các kịch bản liên quan khác. Tiêu chuẩn cho lĩnh vực cụ thể có thể nhận biết các trường hợp thích hợp và các yêu cầu theo luật định và chế định thích hợp có thể có đối với các trường hợp cụ thể.

8.12.1.2. Cơ cấu lại/sáp nhập /thay đổi địa điểm công ty

Trong trường hợp tiếp quản, sáp nhập, thay đổi địa điểm công ty hoặc trường hợp tương đương có thể có tác động đến người tiêu dùng (ví dụ: liên quan đến tiếp cận dịch vụ hoặc khả năng thay đổi các điều kiện), cần có biện pháp thích hợp để tư vấn cho người tiêu dùng và tiếp tục cung cấp dịch vụ một cách hợp lý và cho thời gian trễ thích hợp trước khi điều kiện mới có hiệu lực.

8.12.2. Quy định trách nhiệm pháp lý

Tổ chức cần có bảo hiểm thích hợp ở mức độ phù hợp, tùy thuộc vào nguồn lực của tổ chức. Tiêu chuẩn lĩnh vực cần nhận biết các lĩnh vực cụ thể cần bảo hiểm và các mức tối thiểu.

8.12.3. Sự bảo đảm

...

...

...

8.12.4. Bồi thường

Cần đưa ra quy định cho trường hợp có sai lỗi trong việc phân phối dịch vụ đã được thỏa thuận (ví dụ: bồi thường tự động từ công ty điện lực trong trường hợp cung cấp điện bị gián đoạn, hoặc từ nhà điều hành hàng không nếu máy bay bị trễ lâu hơn thời gian quy định). Những cam kết như vậy có thể được đưa ra trong quy phạm đạo đức (xem 8.13.7). Cũng cần có sự viện dẫn rõ ràng về thủ tục khiếu nại của tổ chức và đưa ra quy định đối với việc giải quyết tranh chấp bên ngoài. Nên tham khảo TCVN ISO 10002 (ISO 10002).

CHÚ THÍCH: Xem thêm TCVN ISO 10001 (ISO 10001) và TCVN ISO 10003 (ISO 10003).

8.13. Trao đổi thông tin giữa nhà cung cấp dịch vụ và khách hàng

8.13.1. Khái quát

Trao đổi thông tin giữa khách hàng và nhà cung cấp dịch vụ xảy ra trước, trong và sau khi cung cấp dịch vụ. Thông tin có trong quảng cáo và tài liệu trước khi cam kết khác có thể có tầm quan trọng lớn, cùng với các chi tiết liên quan đến thỏa thuận hợp đồng, cung cấp và thanh toán hóa đơn và bất kỳ hoạt động tiếp theo nào liên quan đến sự bảo đảm, bảo trì và khiếu nại.

8.13.2. Phương pháp

Tiêu chuẩn lĩnh vực cần đưa ra thông tin và kỹ thuật trao đổi thông tin có thể được sử dụng (ví dụ: trao đổi trực tiếp, mạng internet, điện thoại, fax, thư, thư điện tử) và bất kỳ yêu cầu cụ thể nào. Dạng thức khác và cơ hội cho sự tiếp xúc giữa người với người cần luôn luôn có sẵn.

8.13.3. Nội dung

...

...

...

Tiêu chuẩn cần xem xét bố cục về hình thức, thuật ngữ và các quy tắc cú pháp cho tin nhắn điện tử. Ngôn ngữ cần rõ ràng, minh bạch và trung thực, xem xét đến nhu cầu đặc biệt của khách hàng tiềm năng. Cũng có thể cần xem xét các yêu cầu, thỏa thuận và tiêu chuẩn quốc gia hoặc quốc tế của lĩnh vực cụ thể.

CHÚ THÍCH: TCVN 10426 (ISO/IEC Guide 14) đưa ra hướng dẫn về cung cấp thông tin.

8.13.4. Tần suất tương tác

Sai lỗi trong trao đổi thông tin có thể dẫn đến các vấn đề đối với người tiêu dùng và khiếu nại đối với nhà cung cấp dịch vụ. Tiêu chuẩn lĩnh vực cần chỉ ra các giai đoạn chính tại đó trao đổi thông tin là thích hợp hoặc cần thiết, liên quan đến các giai đoạn phân phối dịch vụ, cùng với mọi tiêu chí về tần suất/khoảng thời gian tối thiểu. Cần xem xét tốc độ phản hồi thích hợp, đặc biệt khi có thể trao đổi thông tin theo “thời gian thực” (ví dụ: các cuộc gọi điện thoại hoặc sử dụng mạng internet).

8.13.5. Khả năng tiếp cận

Việc không thể liên lạc với tổ chức là nguyên nhân gây sự thất vọng tiềm ẩn của khách hàng. Cần cung cấp thông tin rõ ràng về khả năng sẵn có của tổ chức và nhân sự thích hợp đối với người sử dụng (bao gồm địa điểm, thời gian, thời gian chờ đợi trung bình, chi phí cho cuộc gọi, phương tiện truyền thông, dạng thức khác, v.v...) và những điều này cần thích hợp với dịch vụ được phân phối.

8.13.6. Chính sách về thái độ

Tổ chức cần có chính sách và thủ tục liên quan đến dịch vụ khách hàng, bao gồm các yêu cầu về sự lịch sự và sự quan tâm (xem thêm 8.4).

8.13.7. Quy phạm đạo đức

...

...

...

8.13.8. Đo lường sự thỏa mãn của khách hàng

Cần đưa ra phương pháp thu thập phản hồi thích hợp đối với dịch vụ được phân phối. Các phương pháp này cần đảm bảo thu thập được câu trả lời từ phần lớn người sử dụng, bao gồm cả những người có nhu cầu đặc biệt.

CHÚ THÍCH: Công việc xem xét về hướng dẫn các phương pháp đo lường và theo dõi sự thỏa mãn của khách hàng, là một phần của bộ tiêu chuẩn do Ban kỹ thuật tiêu chuẩn quốc gia TCVN/TC 176 biên soạn.

8.14. Trao đổi thông tin trong tổ chức dịch vụ

8.14.1. Khái quát

Cần phải có trao đổi thông tin tốt trong tổ chức của nhà cung cấp dịch vụ và giữa tổ chức này với bất kỳ nhà cung ứng nào khác.

8.14.2. Phương pháp

Tiêu chuẩn lĩnh vực cần đưa ra thông tin và kỹ thuật trao đổi thông tin có thể được sử dụng (ví dụ: trao đổi trực tiếp, điện thoại, fax, thư, thư điện tử) và bất kỳ yêu cầu cụ thể nào. Dạng thức khác cần luôn sẵn có.

8.14.3. Tần suất tương tác

...

...

...

8.14.4. Thông tin được chia sẻ

Chính sách và thủ tục cần bao gồm số lượng và chất lượng của thông tin cần được chia sẻ giữa nhà cung cấp dịch vụ và nhà cung ứng hoặc trong các phòng ban khác nhau của tổ chức dịch vụ, đặc biệt liên quan đến tính bảo mật của khách hàng. Điều này cần bao gồm kiểm soát việc sử dụng dữ liệu cá nhân, đặc biệt đối với quảng cáo, bán hàng cho tổ chức khác, v.v...

9. Danh mục kiểm tra

Bảng 2 đến Bảng 6 xác định các đề mục cho mỗi thành phần dịch vụ, như được mô tả trong Điều 8. Cách đánh số trong cột thứ hai của bảng tương ứng với các điều nhỏ trong Điều 8, cung cấp chi tiết hơn về các đề mục riêng. Cột thứ ba của mỗi bảng đưa ra gợi ý về thông tin có thể được kết hợp hoặc tìm kiếm khi xây dựng tiêu chuẩn, thay vì mô tả chi tiết tất cả thông tin liên quan có thể có. Minh họa về sự thích hợp của danh mục kiểm tra cho ba loại dịch vụ khác nhau (chăm sóc tóc, khách sạn và bảo hiểm) được đưa tra trong Phụ lục B.

Bảng 2 - Danh mục kiểm tra theo các đề mục xem xét, liên quan đến nhà cung cấp dịch vụ

Thành phần dịch vụ

Đề mục

Gợi ý cần xem xét khi xây dựng tiêu chuẩn

Nhà cung cấp dịch vụ

...

...

...

- tư vấn/hỗ trợ chuyên gia (ví dụ: luật pháp/tài chính)

- sản phẩm vô hình (ví dụ: bảo hiểm)

- đào tạo và giáo dục (ví dụ: huấn luyện thể thao)

- chỗ ở/giải trí (ví dụ: khách sạn, nhà hát)

- hoạt động có tổ chức và hướng dẫn (ví dụ: du lịch)

- thuê thiết bị/nhà cửa (ví dụ: đại lý cho thuê, thuê công cụ, nhà cung cấp dịch vụ internet)

- chăm sóc hoặc điều trị (ví dụ: hiệu làm tóc, liệu pháp khác)

8.2.2 Quản lý chất lượng

Tiêu chuẩn khác, ví dụ: TCVN ISO 9001 (ISO 9001) và TCVN ISO 9004 (ISO 9004); yêu cầu cụ thể của lĩnh vực

...

...

...

Tiêu chuẩn khác, ví dụ: TCVN ISO 14001 (ISO 14001)

8.2.4 Quản lý sức khỏe và an toàn nghề nghiệp

Thỏa thuận quốc tế; tiêu chuẩn; các yêu cầu và thỏa thuận quốc gia

8.2.5 Khả năng thanh toán và các khía cạnh tài chính khác

Ổn định tài chính, bao gồm bảo hiểm trách nhiệm

Thỏa thuận quốc tế; tiêu chuẩn; các yêu cầu và thỏa thuận quốc gia

8.2.6 Tính chính trực

Ví dụ: quảng cáo có trách nhiệm

Quy phạm nghề nghiệp và quy phạm tổ chức; tiếp cận với tài liệu tham khảo của bên thứ ba

...

...

...

Quy mô/nguồn lực có thể ảnh hưởng đến sự bảo vệ sẵn có

8.2.8 Trách nhiệm xã hội

Thỏa thuận quốc tế; tiêu chuẩn; các yêu cầu và thỏa thuận quốc gia (ví dụ: lao động trẻ em); yêu cầu của tổ chức hoặc yêu cầu cho lĩnh vực cụ thể

8.2.9 Nguồn nhân lực

Ví dụ: số lượng nhân viên tối thiểu và kỹ năng, năng lực của họ

Có thể ảnh hưởng đến sự an toàn, an ninh hay sự bảo vệ

Bảng 3 - Danh mục kiểm tra theo các đề mục liên quan đến nhà cung ứng, nhân sự và khách hàng của nhà cung cấp dịch vụ

Thành phần dịch vụ

...

...

...

Gợi ý được xem xét khi xây dựng tiêu chuẩn

Nhà cung ứng

Có thể cung cấp:

- hàng hóa được cung cấp là một phần của dịch vụ

- nhân sự tham gia vào việc thực hiện dịch vụ

8.3

Thỏa thuận quốc tế; tiêu chuẩn; các yêu cầu và thỏa thuận quốc gia; quy phạm lĩnh vực cụ thể hoặc quy phạm tổ chức

Ví dụ: người điều hành chuyến du lịch sử dụng hãng hàng không tuân thủ tiêu chuẩn an toàn hàng không quốc gia; công ty thiết kế nhà bếp lắp đặt thiết bị phù hợp với tiêu chuẩn an toàn sản phẩm và tiêu chuẩn về tính năng

Nhân sự

...

...

...

8.4.2 Kiến thức

Trong lĩnh vực yêu cầu, ví dụ: ngôn ngữ của khách hàng mục tiêu, thủ tục khiếu nại của tổ chức

8.4.3 Kỹ năng và năng lực

Trình độ tối thiểu và kinh nghiệm cần thiết;

sự phù hợp của cơ thể, khi thích hợp

8.4.4 Thái độ

Tính chuyên nghiệp trong tất cả các giai đoạn phân phối, bao gồm trách nhiệm giải trình đối với các hành động và quyết định, sự lịch sự và quan tâm, tính bí mật

8.4.5 Đào tạo

Chính sách và thủ tục của tổ chức hoặc công ty, bao gồm theo dõi việc thực hiện

...

...

...

Khách hàng

Khách hàng tiềm năng hay thực tế

8.5

Tiêu chí cần được đáp ứng để được phép ký hợp đồng hoặc nhận dịch vụ, ví dụ: độ tuổi, kiến thức hoặc kỹ năng, thái độ (về các thiết bị, nhân sự và khách hàng khác), sự phù hợp (ví dụ: dị ứng)

Có thể liên quan đến an toàn hoặc an ninh của người sử dụng dịch vụ (cá nhân và nhóm); xem xét đến người sử dụng dễ bị tổn thương (độ tuổi, khả năng tinh thần)

Bảng 4 - Danh mục kiểm tra theo các đề mục xem xét liên quan đến hợp đồng, lập hóa đơn và cung cấp dịch vụ

Thành phần dịch vụ

Đề mục

...

...

...

Hợp đồng

8.6.1 Rõ ràng và minh bạch

Ví dụ: dễ đọc, dạng thức khác

8.6.2 Khách quan và công bằng

Điều khoản hợp đồng công bằng, thủ tục hủy bỏ; tính chi phí chi tiết

8.6.3 Hình thức

Cách trình bày; vị trí của thông tin chính và cách thức thể hiện

Xem xét các yêu cầu và thỏa thuận quốc gia

Lập hóa đơn

...

...

...

Xem có phí dịch vụ, thuế, v.v.... hay không

8.7.2 Phương thức thanh toán

Phương thức thanh toán, tiền phạt, các vấn đề an ninh

8.7.3 Điều kiện

Khoảng thời gian cho thanh toán một phần hay thanh toán toàn bộ; quy định đối với việc nắm giữ độc lập số tiền lớn (ví dụ: tiền đặt cọc mua nhà); thông tin về việc có thêm thuế/tiền thưởng hay không

Phân phối

Các yêu cầu đối với hoạt động

8.8.1 Quy định về các hoạt động

Ví dụ: mô tả các hoạt động được thực hiện, hạng mục yêu cầu, mức độ chi tiết

...

...

...

Thỏa thuận phân phối

8.8.3 Sự riêng tư

Yêu cầu bảo vệ dữ liệu; thỏa thuận quốc tế; tiêu chuẩn; các yêu cầu và thỏa thuận quốc gia; quy phạm cụ thể của lĩnh vực hoặc tổ chức

8.8.4 An toàn

Tiêu chuẩn khác

8.8.5 Sức khỏe và vệ sinh

Tiêu chuẩn khác

8.8.6 Khía cạnh môi trường

Bảo tồn di sản môi trường, văn hóa và con người; xử lý chất thải (giảm thiểu, phục hồi hoặc tái chế), giảm mùi, tiếng ồn và thị giác; tăng cường nhận thức của khách hàng và nhân sự về sự tôn trọng đối với môi trường

...

...

...

Tiêu chuẩn khác, ví dụ: TCVN ISO (ISO 10001), sứ mệnh của tổ chức; giá trị; cam kết về chất lượng

8.8.8 An ninh

Của con người (ví dụ: thỏa thuận giám sát của người lớn-trẻ em/người đứng đầu-nhóm); đồ dùng cá nhân (ví dụ: phương tiện lưu giữ vật có giá trị); thông tin tài chính và danh tính của khách hàng (hạn chế về tiếp cận dữ liệu cá nhân, mã internet)

Bảng 5 - Danh mục kiểm tra theo các đề mục xem xét liên quan đến đầu ra của dịch vụ và các khía cạnh khác

Thành phần dịch vụ

Đề mục

Gợi ý được xem xét trong xây dựng tiêu chuẩn

Đầu ra của dịch vụ

...

...

...

Phân tích dữ liệu khiếu nại, khảo sát khách hàng

8.9.2 Cải tiến liên tục

Tiêu chuẩn khác, ví dụ: TCVN ISO 9004 (ISO 9004); phân tích dữ liệu khiếu nại, yêu cầu bồi thường và sự cố (hoặc tai nạn), khi thích hợp; khảo sát sự thỏa mãn của khách hàng

Môi trường dịch vụ

Ví dụ: phòng làm việc, nhà, hệ thống đường sắt

8.10.2 Yêu cầu sức khỏe và an toàn

Thỏa thuận quốc tế; tiêu chuẩn; các yêu cầu và thỏa thuận quốc gia, ví dụ: yêu cầu đối với tiếp cận ánh sáng ban ngày trong văn phòng, nhiệt độ, chất lượng không khí, cung cấp nhà vệ sinh

8.10.3 Khả năng tiếp cận

Phù hợp với các yêu cầu, thỏa thuận quốc gia và tiêu chuẩn, ví dụ: luật pháp quốc gia về khuyết tật

...

...

...

Ví dụ: nhãn xúc giác, vòng trợ thính, lối tránh bậc thang, bảng chỉ dẫn rõ ràng và đơn giản

Thiết bị

Hỗ trợ phân phối dịch vụ

8.11.1 Yêu cầu về chất lượng và an toàn

Các vật phẩm và phương tiện được sử dụng trong phân phối dịch vụ phù hợp với tiêu chuẩn và các yêu cầu quốc gia liên quan (ví dụ: tàu hỏa trong dịch vụ vận tải công cộng, mũi khoan được sử dụng khi lắp đặt nhà bếp)

Ví dụ: các yêu cầu cho việc xử lý thủ công thiết bị, tấm bảo vệ an toàn

Hàng hóa được cung cấp như một phần của dịch vụ, phù hợp với tiêu chuẩn liên quan, các yêu cầu và thỏa thuận quốc gia, tiêu chuẩn an toàn và vệ sinh thực phẩm

8.11.2 Khả năng tiếp cận

Kích thước và hình dạng của đồ nội thất, thiết bị và phụ tùng thích hợp với người sử dụng mục tiêu, bao gồm cả nhu cầu đặc biệt

...

...

...

Quy định bảo trì; quản lý rủi ro

Sự bảo vệ

8.12.1 Gián đoạn hay thay đổi dịch vụ

Chính sách, thủ tục, thiết bị đối với tình huống khẩn cấp khác, bao gồm quản lý rủi ro; tiếp cận với dịch vụ khẩn cấp Biện pháp thích hợp để tư vấn cho người tiêu dùng, cung cấp dịch vụ liên tục, v.v... trong trường hợp chuyển giao, sáp nhập, thay đổi địa điểm công ty hoặc tương đương

8.12.2 Quy định trách nhiệm pháp lý

Bảo hiểm thích hợp ở mức độ phù hợp

8.12.3 Sự bảo đảm

Hiệu quả hợp lý, ví dụ: thời gian tàu hỏa đến, hoặc số giờ giữ phòng khách sạn

8.12.4 Bồi thường

...

...

...

Bảng 6 - Danh mục kiểm tra theo đề mục xem xét liên quan đến trao đổi thông tin ở tất cả các giai đoạn

Thành phần dịch vụ

Đề mục

Gợi ý được xem xét khi xây dựng tiêu chuẩn

Trao đổi thông tin

Giữa khách hàng và nhà cung cấp dịch vụ (trước, trong và sau khi cung cấp dịch vụ), bao gồm:

- quảng cáo

- tài liệu trước khi cam kết

...

...

...

- lập hóa đơn

8.13.2 Phương pháp

Thông tin và kỹ thuật trao đổi thông tin được sử dụng (trao đổi trực tiếp, điện thoại, fax, thư, thư điện tử); dạng thức khác; bố cục mẫu, nguyên tắc cú pháp đối với thư điện tử; thỏa thuận quốc tế; tiêu chuẩn (ví dụ

[TCVN 10426 (ISO/IEC Guide 14)]; các yêu cầu và thỏa thuận quốc gia

8.13.3 Nội dung

Mô tả chi tiết về dịch vụ được phân phối; bất kỳ yêu cầu cụ thể nào, đặc biệt liên quan đến trẻ em; chi phí, bao gồm bất kỳ khoản thuế hay phí dịch vụ nào; phương thức thanh toán; hóa đơn; sự bảo đảm; chính sách bồi thường và xử lý khiếu nại; chính sách hủy bỏ hoạt động; chi tiết liên hệ đối với nhà cung cấp dịch vụ

Thuật ngữ; ngôn ngữ rõ ràng, minh bạch, trung thực, xem xét đến nhu cầu đặc biệt của khách hàng tiềm năng

Thỏa thuận quốc tế; tiêu chuẩn [ví dụ: TCVN 10426 (ISO/IEC Guide 14)]; các yêu cầu và thỏa thuận quốc gia

8.13.4 Tần suất tương tác

...

...

...

8.13.5 Khả năng tiếp cận

Với tổ chức và nhân viên thích hợp cho người sử dụng, ví dụ: địa điểm, thời gian, thời gian đợi trung bình; chi phí cho cuộc gọi; phương thức liên lạc

8.13.6 Chính sách về thái độ

Sự lịch sự và quan tâm

8.13.7 Quy phạm đạo đức

Xem có tồn tại và công khai hay không

8.13.8 Đo lường sự thỏa mãn của khách hàng

Các phương pháp thu thập thông tin phản hồi

Hướng dẫn liên quan đến các tiêu chuẩn do Ban kỹ thuật tiêu chuẩn quốc gia TCVN/TC 176 biên soạn

...

...

...

Trong tổ chức dịch vụ hoặc giữa tổ chức này và nhà cung cấp của nó

8.14.2 Phương thức

Thông tin và kỹ thuật trao đổi thông tin được sử dụng (trao đổi trực tiếp, điện thoại, fax, thư, thư điện tử); các dạng thức khác

8.14.3 Tần suất tương tác

Quy định về tần suất/khoảng thời gian tối thiểu liên quan đến các giai đoạn phân phối dịch vụ

8.14.4 Thông tin được chia sẻ

Số lượng/chất lượng, đặc biệt liên quan đến khách hàng

Phụ lục A
(tham khảo)

...

...

...

Với mục đích của tiêu chuẩn này, dịch vụ bao gồm nhưng không giới hạn ở những loại sau đây:

- hoạt động thực hiện trên sản phẩm hữu hình được cung cấp tới khách hàng (ví dụ: dịch vụ hoặc sửa chữa ô tô);

-  cung cấp tư vấn hoặc hỗ trợ của chuyên gia cho khách hàng (ví dụ: tư vấn pháp luật hoặc tài chính);

- cung cấp sản phẩm vô hình (ví dụ: bảo hiểm);

- đào tạo và giáo dục cho người sử dụng (ví dụ: hướng dẫn về ngôn ngữ, thể thao, nghề thủ công);

- nơi ở hoặc giải trí (ví dụ: khách sạn, nhà hát);

- các hoạt động được tổ chức và hướng dẫn cho những người tham gia (ví dụ: du lịch, ngày nghỉ);

- cho thuê thiết bị/cơ sở (ví dụ: đại lý cho thuê, cho thuê các dụng cụ, dịch vụ điện thoại, nhà cung cấp dịch vụ internet);

- chăm sóc hoặc điều trị cho khách hàng (ví dụ: hiệu làm tóc, phòng nha khoa);

...

...

...

- dịch vụ mạng (ví dụ: viễn thông, cáp, internet, dịch vụ phân phối điện và nhiên liệu);

- dịch vụ vận tải (ví dụ: xe buýt, tàu hỏa, phà và hàng không).

Phụ lục B
(tham khảo)

Minh họa về sự phù hợp của danh mục kiểm tra đối với các loại dịch vụ khác nhau

B.1. Bảng B.1 chỉ ra sự khác biệt giữa các thành phần dịch vụ giả định có tầm quan trọng ít hoặc nhiều khi sử dụng danh mục kiểm tra cho các loại dịch vụ khác nhau. Các ví dụ là minh họa và do đó không đầy đủ. Tiêu chuẩn thực tế được xây dựng cho bất kỳ loại nào trong những lĩnh vực dịch vụ này sẽ chi tiết hơn.

B.2. Hiệu làm tóc đại diện cho tổ chức nhỏ, có thể là hoạt động của người tự làm chủ hoặc cửa hàng đơn lẻ.

B.3. Khách sạn là ví dụ về nhà cung cấp dịch vụ phức tạp, trong đó dịch vụ chính là cung cấp chỗ ở nhưng gói dịch vụ bao gồm lễ tân (cho đặt phòng, hướng dẫn khi khách đến và đi, tư vấn trong suốt thời gian ở), phòng (với thiết bị như giường, vòi tắm, đồ nội thất khác, bàn là và các khía cạnh ít hữu hình hơn, ví dụ: tầm nhìn hay trang trí), ăn sáng và dịch vụ phòng, cơ sở vật chất (ví dụ: quầy rượu và bể bơi) và dịch vụ khác (ví dụ: cung cấp chuyến thăm quan). Bản thân khách sạn có thể là một trong nhiều sở hữu hoặc được nhượng quyền mang một thương hiệu cụ thể, với hệ thống đặt phòng được liên kết và đặt phòng trên mạng.

B.4. Bảo hiểm nhân thọ là ví dụ về sản phẩm vô hình, trong đó mối quan tâm của người tiêu dùng có thể liên quan đến những khó khăn trong việc giải quyết mà bảo hiểm lựa chọn, do thiếu sự minh bạch về thông tin (vì các công ty khác nhau có thể trình bày thông tin theo cách thức khác nhau) và chỉ số tin cậy của tính tin cậy (ví dụ: nhà cung ứng sẽ có khả năng thanh toán khi cần hay không).

...

...

...

Thành phần dịch vụ

Hiệu làm tóc

Khách sạn

Công ty bảo hiểm nhân thọ

Nhà cung cấp dịch vụ

Tổ chức nhỏ ít có khả năng nhận thức, hoặc thực hiện, các tiêu chuẩn quản lý chất lượng và quản lý môi trường, như tiêu chuẩn do Ban kỹ thuật tiêu chuẩn quốc gia TCVN/TC 176 biên soạn hoặc TCVN ISO 14001 (ISO 14001) và có thể có hệ thống tài liệu giới hạn về các quá trình riêng của tổ chức, nếu có.

Khả năng thanh toán và các khía cạnh tài chính khác có thể có ít ảnh hưởng trực tiếp hơn đến người tiêu dùng, vì thông thường, tiền chỉ được thanh toán sau khi phân phối dịch vụ.

Các vấn đề khác có thể bao gồm lập lịch biểu cuộc hẹn với khoảng thời gian đủ để giảm thiểu sự chờ đợi của khách hàng đối với nhà tạo mẫu tóc và xử lý thích hợp đối với bất kỳ chất thải hóa học nào (thuốc nhuộm tóc không được sử dụng, v.v....)

Tất cả các hạng mục có thể có trong chính sách của tổ chức. Trong trường hợp chuỗi khách sạn, chúng có thể là một phần của “sự nhận biết công ty”. Tiêu chuẩn bên ngoài cũng có thể được sử dụng, ví dụ: tiêu chuẩn do Ban kỹ thuật tiêu chuẩn quốc gia TCVN/TC 176 biên soạn về quản lý và cải tiến chất lượng và tiêu chuẩn do Ban kỹ thuật tiêu chuẩn quốc gia TCVN/TC 207 biên soạn về quản lý môi trường.

...

...

...

Tính phức tạp của phân phối dịch vụ có thể dẫn đến quá nhiều quy trình, với các vấn đề đào tạo sau đó và sự cần thiết về trình độ nhân sự để đáp ứng nhiều loại dịch vụ và năng lực của khách sạn.

Các vấn đề cụ thể có thể bao gồm tiêu hủy chất thải, giặt là, thuê những người thiệt thòi khó khăn, không có video bạo lực hoặc khiêu dâm, quản lý tiếng ồn hoặc khách hàng khó tính.

Tiêu chuẩn chung, như TCVN ISO 9001 (ISO 9001) và (ít quan trọng hơn) TCVN ISO 14001 (ISO 14001) có thể được áp dụng. Có thể không cần đến các tiêu chuẩn cho lĩnh vực cụ thể.

Khả năng thanh toán và các khía cạnh tài chính khác là những điều quan trọng nhất đối với công ty bảo hiểm. Có thể có các yêu cầu do cơ quan quốc gia thiết lập. Nếu không sẵn có hoặc không đầy đủ thì tiêu chuẩn có thể bổ sung vào. Chính sách của công ty có thể đưa ra tiêu chí bổ sung do chính công ty đặt ra.

Các vấn đề có thể bao gồm việc phí bảo hiểm có nên phụ thuộc vào dữ liệu cá nhân như sức khỏe và của cải hay không, hoặc xem khách hàng “bị tước quyền” có thu lợi từ những người có đặc quyền hay không và việc điều chỉnh thuế có thể dựa vào rủi ro sức khỏe hay không....

(Các) nhà cung ứng

Chất lượng dầu gội đầu, các sản phẩm xử lý tóc, v.v... từ nhà cung ứng.

Nhà cung cấp dịch vụ liên quan, ví dụ: sân gôn, cung cấp taxi

Mối liên kết là từ công ty bảo hiểm đến đại lý, người môi giới của họ,...

...

...

...

Nhân viên lễ tân, người gội đầu, nhà tạo mẫu tóc, v.v...

Yêu cầu tối thiểu sẽ bao gồm trình độ làm tóc mong đợi, nhưng cũng có kiến thức về các vấn đề sức khỏe và an toàn, quản lý khách hàng, v.v... của tất cả các nhân viên.

Các chính sách hầu như không được viết ra.

Hàng loạt nhân sự bao gồm nhân viên hành chính, nhân viên vệ sinh và nhân viên chuẩn bị thực phẩm.

Yêu cầu tối thiểu đối với nhân viên (nghĩa là: văn bằng về khách sạn và phục vụ). Cũng sẽ là kiến thức và kỹ năng bổ sung được yêu cầu từ việc giao dịch với khách hàng để hiểu biết về quy trình sơ tán trong trường hợp khẩn cấp.

Tất cả các hạng mục có thể được đề cập trong chính sách của tổ chức.

Chuyên viên tính toán bảo hiểm và nhân sự quầy dịch vụ.

Yêu cầu bổ sung đối với nhân sự do cơ quan quốc gia thiết lập có thể được quy định trong chính sách quốc gia, lĩnh vực cụ thể hoặc chính sách của công ty.

Khách hàng

...

...

...

Thông tin cần thiết về khách hàng cần bao gồm kiến thức về độ nhạy cảm đối với hóa chất trong sản phẩm, v.v... Chính sách có thể cần thiết với các vấn đề như độ tuổi ở đó trẻ em có thể không được giám sát, đặc biệt đối với các dịch vụ phụ trợ như chăm sóc sắc đẹp.

Khách hàng: khách của khách sạn có thể bao gồm những người ở mọi lứa tuổi và khả năng.

Yêu cầu có thể bao gồm khả năng thanh toán, lứa tuổi và “sự đáng kính trọng”

Người được bảo hiểm/người mua bảo hiểm.

Yêu cầu có thể bao gồm lứa tuổi và năng lực trí tuệ của khách hàng mua bảo hiểm, cũng như các điều kiện về sức khỏe, nghề nghiệp, v.v... liên quan đến người được bảo hiểm nhân thọ.

Hợp đồng

Không có hợp đồng rõ ràng.

Đặt phòng.

Có thể là tiêu chuẩn công ty đối với các phương thức đặt phòng cho phép, dạng thức đặt phòng và sự thừa nhận và nguyên tắc hủy bỏ. Các vấn đề bao gồm bảo vệ dữ liệu

...

...

...

Cơ quan bảo hiểm quốc gia có thể thiết lập các yêu cầu cơ bản. Các yêu cầu bổ sung có thể được quy định trong chính sách quốc gia, chính sách cụ thể của chi nhánh hoặc chính sách của công ty.

Lập hóa đơn

Các vấn đề như xem tiền thưởng có được dự kiến, được bao gồm hay không,

...

Phương thức thanh toán cho phép và các vấn đề như xem tiền thưởng có được dự kiến, có bao gồm hay không

Các phương thức thanh toán người tiêu dùng có thể sử dụng.

Phân phối

Xử lý tóc (cắt, gội, tỉa, nhuộm, uốn tóc, v.v...).

Tư vấn về chăm sóc tóc/trao đổi chung với khách hàng.

...

...

...

Các dịch vụ khác, bao gồm trang bị chờ (ghế ngồi và báo chí để đọc, âm nhạc, đồ ăn nhẹ).

Cung cấp chỗ ở bao gồm phòng lễ tân (đối với đặt phòng, hướng dẫn khi khách đến và đi, tư vấn), phòng ở (với các trang bị như giường, vòi tắm, bàn, điện thoại, bàn là và các thành phần ít hữu hình hơn, ví dụ: quang cảnh hoặc không khí), bữa sáng và dịch vụ phòng, các trang bị như quầy bar và bể bơi và dịch vụ khác, như cung cấp chuyến thăm quan.

Các vấn đề bao gồm cung cấp dịch vụ ở mức độ có thể được dự kiến từ tin quảng cáo, xếp hạng sao, v.v... không tiết lộ thông tin về khách hàng với bên thứ ba hoặc khách hàng khác; quy định về an toàn và an ninh của khách hàng, bao gồm quy trình sơ tán khẩn cấp, nhận thức về vệ sinh thực phẩm, phòng ngừa nhiễm khuẩn legionella, v.v...; và an ninh đối với khách hàng và hành lý của họ.

Cung cấp dịch vụ bảo hiểm.

Có thể bổ sung thêm cho các yêu cầu do cơ quan quốc gia thiết lập, chính sách công ty.

Các giả thuyết và quy tắc cho tính toán bảo hiểm là yếu tố thiết yếu. Quy phạm đạo đức cụ thể của chi nhánh có thể đưa ra hướng dẫn cho việc thực hiện minh bạch những giả thuyết và nguyên tắc này với người tiêu dùng.

Các biện pháp về tổ chức, nhân sự, kỹ thuật và mức quá trình cần đảm bảo khả năng thanh toán một lần của công ty bảo hiểm khi cần thiết.

Đầu ra của dịch vụ

Chính: cắt tóc và tạo kiểu tóc.

...

...

...

Ở, hưởng gói dịch vụ.

Mẫu đánh giá sự thỏa mãn của khách hàng.

Được bảo hiểm; nhận số tiền đã thỏa thuận một khi các điều kiện thỏa thuận được đáp ứng.

Các biện pháp về tổ chức, nhân sự, kỹ thuật và các mức quá trình cần đảm bảo khả năng thanh toán một lần của công ty bảo hiểm khi cần.

Môi trường dịch vụ

Hiệu làm tóc hoặc nhà của khách hàng

Khu vực công cộng, mặt đất và phòng

Các vấn đề bao gồm tiếp cận với người khuyết tật, các yêu cầu về lắp đặt điện, chất lượng (ví dụ: kích thước phòng).

Văn phòng công ty.

...

...

...

Thiết bị

Kéo, bàn chải, thuốc nhuộm tóc, máy sấy, v.v...

Vị trí, chiều cao của chậu rửa (công thái học), v.v...

Nhiều loại thiết bị, nhiều trong số chúng sẽ được khách hàng sử dụng không có sự giám sát (ví dụ: máy pha cà phê, ti vi, v.v... trong phòng).

Các vấn đề bao gồm bộ thiết bị có sẵn tối thiểu và “đồ rẻ tiền” (ví dụ: máy sấy tóc và đồ dùng trong nhà tắm được cung cấp trong phòng), an toàn trẻ em, an toàn về thiết bị điện tử và sự phù hợp của thiết bị cho người khuyết tật sử dụng.

Thông tin và kỹ thuật trao đổi thông tin, phần mềm, hồ sơ.

Tiêu chuẩn về thông tin và kỹ thuật trao đổi thông tin được sử dụng.

Sự bảo vệ

Sự hiểu biết về kiểu tóc của khách hàng, độ nhạy cảm, v.v... liên quan đến hóa chất được sử dụng (ví dụ: thuốc nhuộm).

...

...

...

Các khía cạnh vệ sinh trong việc sử dụng lược, bàn chải, v.v...

Chính sách hoàn lại tiền hoặc làm lại tóc. Bảo hiểm trách nhiệm, v.v...

Quy trình sơ tán khẩn cấp và liên kết với dịch vụ khẩn cấp của địa phương.

Làm gì trong trường hợp đặt phòng nhiều hơn số lượng phòng thực tế.

Sự cung cấp và xúc tiến chính sách xử lý khiếu nại và giải quyết tranh chấp bên ngoài.

Quy phạm về an ninh thông tin.

Tiêu chí đối với tái bảo hiểm. Điều khoản về trách nhiệm.

Trao đổi thông tin giữa khách hàng và nhà cung cấp dịch vụ

Cuộc hẹn, đưa ra lời khuyên, trò chuyện.

...

...

...

Có thể sử dụng phương tiện đặt phòng trên mạng.

Các vấn đề bao gồm sự mô tả về khách sạn và gói dịch vụ của nó và có sử dụng hệ thống xếp hạng (sao) hay không; thông tin cần thiết của khách hàng (số thẻ tín dụng/hộ chiếu, v.v...) khả năng tiếp cận (24 tiếng một ngày, 7 ngày một tuần, hoặc ít hơn).

Quy phạm đạo đức công khai.

Thước đo sự thỏa mãn của khách hàng, ví dụ: bảng câu hỏi, “khách hàng bí mật” (nếu được phép).

Giữa công ty bảo hiểm và người được bảo hiểm.

Mô tả của tiêu chuẩn về bảo hiểm được cung cấp.

Điều khoản để xác định chính sách bảo hiểm của tổ chức, những thay đổi sau đó về quyền sở hữu, khi cần khiếu nại.

Quy phạm đạo đức công khai.

Trao đổi thông tin trong dịch vụ

...

...

...

Đặt hàng nguyên liệu cần sử dụng.

Thông tin phù hợp liên quan đến khoảng thời gian hóa chất có thể vẫn còn trên tóc/thời gian sấy, v.v...

Hệ thống đặt phòng.

Trao đổi thông tin về các yêu cầu của khách hàng trước và trong thời gian ở (ví dụ: yêu cầu đối với phòng “không hút thuốc”, đặt hàng qua dịch vụ phòng).

Tiêu chuẩn cho lĩnh vực cụ thể hoặc yêu cầu của công ty về trao đổi thông tin trong công ty và trao đổi thông tin với người môi giới, công ty đầu tư, người có thẩm quyền, nhà cung ứng và các bên khác.

Quy định về thông tin và kỹ thuật trao đổi thông tin được sử dụng.

Thư mục tài liệu tham khảo

[1] TCVN ISO 9001 (ISO 9001), Hệ thống quản lý chất lượng - Các yêu cầu

...

...

...

[3] TCVN ISO 10001 (ISO 10001), Quản lý chất lượng - Sự thỏa mãn của khách hàng - Hướng dẫn về quy phạm đạo đức đối với tổ chức

[4] TCVN ISO 10002 (ISO 10002), Quản lý chất lượng - Sự thỏa mãn của khách hàng - Hướng dẫn về xử lý khiếu nại trong tổ chức

[5] TCVN ISO 10003 (ISO 10003), Quản lý chất lượng - Sự thỏa mãn của khách hàng - Hướng dẫn về giải quyết tranh chấp bên ngoài tổ chức

[6] TCVN ISO 14001 (ISO 14001), Hệ thống quản lý môi trường - Quy định về hướng dẫn sử dụng

[7] TCVN ISO 14004 (ISO 14004), Hệ thống quản lý môi trường - Hướng dẫn chung về nguyên tắc, hệ thống và kỹ thuật hỗ trợ

[8] TCVN ISO 14020 (ISO 14020), Nhãn môi trường và công bố môi trường - Nguyên tắc chung

[9] TCVN ISO 14021 (ISO 14021), Nhãn môi trường và công bố môi trường - Tự công bố về môi trường (Nhãn môi trường loại II)

[10] TCVN ISO 14024 (ISO 14024), Nhãn môi trường và công bố môi trường - Ghi nhãn môi trường kiểu I - Nguyên tắc và thủ tục

[11] TCVN ISO 14025 (ISO 14025), Nhãn môi trường và công bố môi trường - Công bố môi trường kiểu II - Nguyên tắc và thủ tục

...

...

...

[13] TCVN ISO 14044 (ISO 14044), Quản lý môi trường - Đánh giá vòng đời của sản phẩm - Yêu cầu và hướng dẫn

[14] ISO 14062, Environmental management - Intergrating environmental aspects into product design and development (Quản lý môi trường - Tích hợp các khía cạnh môi trường vào thiết kế và phát triển sản phẩm)

[15] TCVN 10426 (ISO/IEC Guide 14), Thông tin mua hàng trên hàng hóa và dịch vụ dành cho người tiêu dùng

[16] TCVN 10430 (ISO/IEC Guide 37), Hướng dẫn sử dụng sản phẩm cho người tiêu dùng

[17] TCVN 10427 (ISO/IEC Guide 41), Bao gói - Khuyến nghị về việc đề cập đến nhu cầu của người tiêu dùng

[18] TCVN 10425 (ISO/IEC Guide 46), Kiểm nghiệm so sánh sản phẩm tiêu dùng và dịch vụ liên quan − Nguyên tắc chung

[19] TCVN 6313 (ISO/IEC Guide 50), Các khía cạnh an toàn - Hướng dẫn về an toàn trẻ em

[20] TCVN 6844 (ISO/IEC Guide 51), Các khía cạnh an toàn - Hướng dẫn việc đề cập khía cạnh an toàn trong tiêu chuẩn

[21] TCVN 6845 (ISO Guide 64), Hướng dẫn việc đề cập khía cạnh môi trường trong tiêu chuẩn sản phẩm

...

...

...

[23] TCVN 10428 (ISO/IEC Guide 74), Ký hiệu bằng hình vẽ - Hướng dẫn kỹ thuật cho việc xem xét nhu cầu của người tiêu dùng

[24] ISO/IEC Policy statement, Addressing the needs of older persons and people with disabilities in standardization work (Tuyên bố chính sách của ISO/IEC, Đề cập đến nhu cầu của người cao tuổi và người khuyết tật trong hoạt động tiêu chuẩn hóa)

[25] The consumer and standards - Guidance and principles for consumer participation in standards development, ISO/IEC, 2003 (Người tiêu dùng và tiêu chuẩn - Hướng dẫn và nguyên tắc đối với sự tham gia của người tiêu dùng trong xây dựng tiêu chuẩn)

[26] ISO/IEC Statement on Consumer participation in standardization work, ISO/IEC, 2001 (Tuyên bố của ISO/IEC về Sự tham gia của người tiêu dùng trong hoạt động tiêu chuẩn hóa)

[27] MEESTERS, B. and DE VRIES, H.J., “ISO 9000 scores in professional soccer - but who is the customer?”, ISO Mangement systems, Vol 2 No.6, November - December 2002, ISO Central Secretariat, Geneva, pp.51-55 (Điểm số của ISO 9000 trong bóng đá chuyên nghiệp - nhưng ai là khách hàng?)

[28] Americans with disabilities act (1990) (Luật về người Mỹ khuyết tật)

[29] European mandate M283, Mandate to the European Standards Bodies for a guidance document in the field of safety and usability of products by people with special needs (e.g,. elderly and disabled) [Ủy quyền cho Cơ quan tiêu chuẩn Châu Âu về tài liệu hướng dẫn trong lĩnh vực an toàn và khả năng sử dụng sản phẩm cho những người có nhu cầu đặc biệt (ví dụ: già và khuyết tật)].

MỤC LỤC

...

...

...

Lời giới thiệu

1. Phạm vi áp dụng

2. Tài liệu viện dẫn

3. Thuật ngữ và định nghĩa

4. Nguyên tắc chính về người tiêu dùng

4.1. Khái quát

4.2. Thông tin

4.3. Tiếp cận và sự công bằng

4.4. Sự lựa chọn

...

...

...

4.6. Chất lượng

4.7. Bồi thường

4.8. Vấn đề môi trường

4.9. Đại diện

4.10. Tuân thủ luật pháp và quy định

5. Sử dụng tiêu chuẩn này

6. Xem xét vấn đề về người tiêu dùng khi xây dựng tiêu chuẩn

7. Các câu hỏi chính của người tiêu dùng cần được đề cập

8. Xem xét chi tiết về các thành phần dịch vụ và đề mục liên quan

...

...

...

8.2. Nhà cung cấp dịch vụ

8.3. Nhà cung ứng

8.4. Nhân sự

8.5. Khách hàng

8.6. Hợp đồng

8.7. Lập hóa đơn

8.8. Phân phối

8.9. Đầu ra của dịch vụ

8.10. Môi trường dịch vụ

...

...

...

8.12. Sự bảo vệ

8.13. Trao đổi thông tin giữa nhà cung cấp dịch vụ và khách hàng

8.14. Trao đổi thông tin trong tổ chức dịch vụ

9. Danh mục kiểm tra

Phụ lục A (tham khảo) Ví dụ về các dịch vụ có thể có

Phụ lục B (tham khảo) Minh họa về sự phù hợp của danh mục kiểm tra đối với các loại dịch vụ khác nhau

Thư mục tài liệu tham khảo

1) Thư mục tài liệu tham khảo là không đầy đủ. Người sử dụng nên kiểm tra các ấn phẩm cập nhật hiện hành và tương lai và tìm hiểu trang web đối với tài liệu khác.

2) Dựa trên “điểm số ISO 9000 trong bóng đá chuyên nghiệp - nhưng ai là khách hàng?” ^[27].

...

...

...