Quyết định 138/QĐ-TCHQ 2020 quản lý sử dụng seal định vị điện tử trong giám sát đối với hàng hóa

• Số hiệu: 138/QĐ-TCHQ
• Loại văn bản: Quyết định
• Nơi ban hành: Tổng cục Hải quan
• Người ký: Mai Xuân Thành
• Ngày ban hành: 21/01/2020

BỘ TÀI CHÍNH TỔNG CỤC HẢI QUAN -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 138/QĐ-TCHQ	Hà Nội, ngày 21 tháng 01 năm 2020

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY TRÌNH THÍ ĐIỂM VỀ NGHIỆP VỤ QUẢN LÝ, SỬ DỤNG SEAL ĐỊNH VỊ ĐIỆN TỬ TRONG GIÁM SÁT ĐỐI VỚI HÀNG HÓA CHỊU SỰ GIÁM SÁT HẢI QUAN VẬN CHUYỂN BẰNG CONTAINER

TỔNG CỤC TRƯỞNG TỔNG CỤC HẢI QUAN

Căn cứ Luật Hải quan số 54/2014/QH13 ngày 23 tháng 6 năm 2014;

Căn cứ Nghị định số 08/2015/NĐ-CP ngày 21 tháng 01 năm 2015 của Chính phủ quy định chi tiết và biện pháp thi hành Luật Hải quan về thủ tục hải quan, kiểm tra, giám sát, kiểm soát hải quan;

Căn cứ Nghị định số 59/2018/NĐ-CP ngày 20 tháng 4 năm 2018 sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định số 08/2015/NĐ-CP ngày 21 tháng 01 năm 2015 của Chính phủ quy định chi tiết và biện pháp thi hành Luật Hải quan về thủ tục hải quan, kiểm tra, giám sát, kiểm soát hải quan;

Căn cứ Quyết định số 65/2015/QĐ-TTg ngày 17 tháng 12 năm 2015 của Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tổng cục Hải quan trực thuộc Bộ Tài chính;

Căn cứ Thông tư số 38/2015/TT-BTC ngày 25 tháng 3 năm 2015 của Bộ trường Bộ Tài chính Quy định về thủ tục hải quan; kiểm tra, giám sát hải quan; thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu và quản lý thuế đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu;

Căn cứ Thông tư số 39/2018/TT-BTC ngày 20 tháng 4 năm 2018 của Bộ trưởng Bộ Tài chính sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 38/2015/TT-BTC ngày 25 tháng 3 năm 2015 của Bộ Tài chính Quy định về thủ tục hải quan; kiểm tra, giám sát hải quan; thuế xuất khẩu, thuế nhập khẩu và quản lý thuế đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu;

Xét đề nghị của Cục trưởng Cục Giám sát quản lý về hải quan,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy trình thí điểm về nghiệp vụ quản lý, sử dụng seal định vị điện tử đối với hàng hóa chịu sự giám sát hải quan vận chuyển bằng container.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành từ ngày ký. Thời gian thí điểm đến hết ngày 30 tháng 9 năm 2020.

Điều 3. Cục trưởng Cục Hải quan các tỉnh, thành phố, thủ trưởng các đơn vị thuộc cơ quan Tổng cục Hải quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này. Trong quá trình thí điểm thực hiện, nếu có vướng mắc phát sinh, các đơn vị kịp thời báo cáo, đề xuất để Tổng cục Hải quan xem xét, điều chỉnh cho phù hợp./.

Nơi nhận: - Như Điều 3; - Lãnh đạo TCHQ (để chỉ đạo); - Lưu: VT, GSQL (3b).

KT. TỔNG CỤC TRƯỞNG PHÓ TỔNG CỤC TRƯỞNG Mai Xuân Thành

QUY TRÌNH THÍ ĐIỂM

NGHIỆP VỤ QUẢN LÝ, SỬ DỤNG SEAL ĐỊNH VỊ ĐIỆN TỬ TRONG GIÁM SÁT ĐỐI VỚI HÀNG HÓA CHỊU SỰ GIÁM SÁT HẢI QUAN VẬN CHUYỂN BẰNG CONTAINER
(Ban hành kèm theo Quyết định số 138/QĐ-TCHQ ngày 21 tháng 01 năm 2020 của Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan)

Phần I.

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi áp dụng

1. Quy trình này hướng dẫn công tác quản lý, sử dụng seal định vị điện tử để giám sát hàng hóa vận chuyển bằng container chịu sự giám sát hải quan theo quy định tại Thông tư số 38/2015/TT-BTC ngày 25 tháng 3 năm 2015 được sửa đổi, bổ sung tại Thông tư số 39/2018/TT-BTC ngày 20 tháng 4 năm 2018 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.

2. Hàng hóa vận chuyển bằng container chịu sự giám sát hải quan được xác định gắn seal định vị điện tử để niêm phong hải quan thì thực hiện giám sát theo quy định tại quy trình này.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

1. Cán bộ, công chức hải quan;

2. Người khai hải quan đối với hàng hóa xuất nhập khẩu đưa vào, lưu giữ, đưa ra khu vực giám sát hải quan.

Điều 3. Hệ thống quản lý seal định vị điện tử hải quan

Hệ thống quản lý seal định vị điện tử hải quan là hệ thống kết nối dữ liệu trực tuyến có máy chủ đặt tại Trung tâm dữ liệu do Cục Công nghệ thông tin và Thống kê hải quan quản lý, thời gian hoạt động 24/7;

Trung tâm giám sát seal định vị điện tử tại Tổng cục Hải quan đặt tại Phòng giám sát hải quan trực tuyến do Cục Điều tra chống buôn lậu quản lý, thời gian hoạt động 24/7;

Trung tâm giám sát seal định vị điện tử tại Cục Hải quan đặt tại Phòng Giám sát quản lý về hải quan/Phòng Nghiệp vụ/Đội Kiểm soát hải quan/Phòng giám sát hải quan trực tuyến (do Cục trưởng Cục Hải quan tỉnh, thành phố quy định), thời gian hoạt động 24/7;

Trạm giám sát seal định vị điện tử được đặt tại Chi cục Hải quan để thực hiện nhiệm vụ giám sát, thời gian hoạt động 24/7 đảm bảo việc giám sát trực tuyến quá trình vận chuyển của container/phương tiện vận tải có gắn seal định vị điện tử.

Các dữ liệu giám sát được lưu trữ trên Hệ thống quản lý seal định vị điện tử là cơ sở để xem xét xử lý các vụ việc có liên quan. Có thể sao lưu khi có vụ việc hoặc Hệ thống lưu trữ đầy dữ liệu theo quy định.

Điều 4. Lựa chọn đối tượng để gắn seal định vị điện tử

1. Cục trưởng Cục Hải quan các tỉnh, thành phố, Cục trưởng Cục Điều tra chống buôn lậu, Cục trưởng Cục Giám sát quản lý về hải quan, Cục trưởng Cục Quản lý rủi ro quyết định định lựa chọn đối tượng để áp dụng phương thức giám sát hải quan bằng seal định vị điện tử theo quy định tại Điều 27 Thông tư số 81/2019/TT-BTC ngày 15 tháng 11 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Tài chính dựa trên các thông tin thu thập được và theo tiêu chí phân loại rủi ro của Tổng cục Hải quan tại thời điểm ra quyết định.

2. Việc lựa chọn đối tượng để gắn seal định vị điện tử dựa trên danh sách container phải niêm phong hải quan, danh sách tờ khai vận chuyển độc lập, tờ khai vận chuyển kết hợp từ Hệ thống nghiệp vụ hải quan (E-Customs) được chuyển sang Hệ thống seal định vị điện tử.

3. Giao Chi cục trưởng Chi cục Hải quan nơi hàng hóa vận chuyển đi quyết định việc thực hiện gắn seal định vị điện tử, quản lý và theo dõi container hàng hóa/phương tiện vận tải có gắn seal định vị điện tử theo quy định tại Điều 8 quy trình này. Danh sách đối tượng gắn seal định vị điện tử được chuyển cho Bộ phận Giám sát để thực hiện và thông báo cho người khai hải quan.

Chi cục trưởng Chi cục Hải quan nơi hàng hóa vận chuyển đi phân công công chức cập nhật thông tin hồ sơ theo dõi container hàng hóa/phương tiện vận tải gắn seal định vị điện tử vào Hệ thống quản lý seal định vị điện tử.

Điều 5. Phương thức gắn seal định vị điện tử

1. Công chức được giao nhiệm vụ thực hiện gắn seal định vị điện tử vào chốt cửa bên tay phải phía trên của container hàng hóa vận chuyển chịu sự giám sát hải quan khi vận chuyển bằng phương tiện vận tải đường sắt, đường bộ.

2. Trường hợp vận chuyển bằng phương tiện đường biển, đường sông, container được xếp trên nhiều tầng, chồng khít không thể gắn seal định vị điện tử vào container thì công chức được giao nhiệm vụ gắn seal định vị điện tử lên phương tiện vận tải nhằm mục đích giám sát hành trình, thời gian vận chuyển và đưa ra các cảnh báo trong suốt quá trình container hàng hóa, phương tiện vận tải di chuyển từ Chi cục Hải quan nơi hàng hóa vận chuyển đi đến Chi cục Hải quan nơi hàng hóa vận chuyển đến.

Điều 6. Các mức độ cảnh báo

1. Cảnh báo rủi ro cao (Cảnh báo màu đỏ trên Hệ thống), gồm:

a) Cảnh báo can thiệp, tác động trái phép seal định vị điện tử (phá khóa, cắt dây, mở seal trái phép,...);

b) Cảnh báo container hàng hóa có gắn seal định vị điện tử đi vượt quá thời gian quy định đã đăng ký với cơ quan Hải quan.

Cảnh báo ở mức này, yêu cầu công chức thực hiện giám sát lô hàng tại Chi cục Hải quan nơi hàng hóa vận chuyển đi xác định nguyên nhân, truy tìm, ngăn chặn vi phạm (nếu có) theo quy định. Trường hợp có dấu hiệu vi phạm, thực hiện thông báo cho Chi cục Hải quan nơi hàng hóa đến để thực hiện kiểm tra thực tế lô hàng.

2. Cảnh báo rủi ro trung bình (Cảnh báo màu cam trên Hệ thống), gồm:

a) Phương tiện vận chuyển đi sai tuyến đường, lộ trình đã đăng ký;

b) Cảnh báo khi mất kết nối seal định vị điện tử;

c) Cảnh báo dung lượng pin của thiết bị seal định vị điện tử.

Cảnh báo ở mức này, yêu cầu công chức thực hiện giám sát lô hàng tại Chi cục Hải quan nơi hàng hóa vận chuyển đi theo dõi và đánh giá, xác minh nguyên nhân xảy ra cảnh báo thông qua người điều khiển phương tiện vận tải. Trường hợp đánh giá có dấu hiệu vi phạm, thực hiện thông báo cho Chi cục Hải quan nơi hàng hóa đến để thực hiện kiểm tra thực tế lô hàng.

3. Cảnh báo rủi ro thấp (Cảnh báo màu xanh trên Hệ thống), gồm:

Cảnh báo phương tiện dừng/đỗ bất thường;

Cảnh báo ở mức này, yêu cầu công chức thực hiện giám sát lô hàng tại Chi cục Hải quan nơi hàng hóa vận chuyển đi theo dõi, xác minh thông tin thông qua người điều khiển phương tiện vận tải. Thông báo cho cán bộ đầu mối tại Chi cục Hải quan nơi hàng hóa vận chuyển đến để đánh giá rủi ro, xử lý theo quy định (nếu có).

Phần II.

QUY ĐỊNH CỤ THỂ

Điều 7. Gắn seal, kích hoạt seal và giám sát việc vận chuyển container hàng hóa/phương tiện vận tải

1. Công chức được phân công thực hiện.

a) Thông báo cho người khai hải quan/người điều khiển phương tiện vận tải khai thông tin theo mẫu Phiếu đăng ký kiêm biên bản nhận thiết bị seal định vị điện tử tại Phụ lục III của Quy trình này và thực hiện cập nhật thông tin hồ sơ tương ứng trên Hệ thống seal định vị điện tử;

b) Kiểm tra tình trạng hoạt động của seal định vị điện tử, hoạt động của sim, tình trạng pin đảm bảo dung lượng tối thiểu 80% trước khi gắn vào container/phương tiện vận tải;

c) Gắn seal định vị điện tử vào container/phương tiện vận tải và bật nguồn thiết bị;

d) Giao 01 bản photo Phiếu đăng ký kiêm biên bản nhận thiết bị seal định vị điện tử có xác nhận của công chức hải quan giám sát cho người khai hải quan/người điều khiển phương tiện vận tải.

2. Giám sát việc vận chuyển container hàng hóa/phương tiện vận tải.

a) Trước thời điểm container hàng hóa/phương tiện vận tải đưa ra khỏi khu vực giám sát hải quan, công chức giám sát thực hiện cập nhật bổ sung các thông tin cần thiết vào hồ sơ giám sát trên hệ thống như biển kiểm soát phương tiện và thông tin người điều khiển phương tiện (họ và tên, số điện thoại liên hệ), thực hiện giám sát container/phương tiện vận tải trên Hệ thống seal định vị điện tử;

b) Thực hiện giám sát trên cơ sở cảnh báo từ Hệ thống đối với hành trình vận chuyển container của các seal định vị điện tử đã được kích hoạt trên Hệ thống cho đến khi Chi cục Hải quan nơi hàng hóa vận chuyển đến xác nhận hàng đến trên Hệ thống;

c) Xử lý các cảnh báo từ Hệ thống theo đúng quy định, cập nhật thông tin xử lý cảnh báo tương ứng trên hệ thống và xử lý vi phạm (nếu có);

d) Trường hợp công chức không thực hiện giám sát hết hành trình vận chuyển của các container được phân công, phải báo cáo lãnh đạo Đội để bàn giao cho công chức được phân công thay thế.

3. Kết thúc giám sát

Khi container hàng hóa/phương tiện vận tải đến đích (địa điểm dỡ hàng - vào khu vực giám sát hải quan của Chi cục Hải quan nơi hàng hóa vận chuyển đến), công chức giám sát được phân công thực hiện:

a) Xác nhận hàng đến và thu hồi seal định vị trên Hệ thống;

b) Kiểm tra thông tin về hành trình của container hàng hóa/phương tiện vận tải trên Hệ thống, xem lịch sử cảnh báo và ghi nhận các cảnh báo, các thông tin xác minh cảnh báo (nếu có);

c) Trường hợp hành trình vận chuyển của container hàng hóa/phương tiện vận tải có các cảnh báo chưa được xác minh thì yêu cầu người khai hải quan/người điều khiển phương tiện vận tải khai báo nguyên nhân gây ra các cảnh báo đó;

d) Kiểm tra tình trạng nguyên vẹn của container hàng hóa và của seal định vị điện tử. Trường hợp container hàng hóa hoặc seal định vị điện tử có dấu hiệu bị cậy, mở hoặc kết quả xác minh cảnh báo không phù hợp thì tiến hành lập biên bản ghi nhận, báo cáo lãnh đạo Chi cục quyết định kiểm tra thực tế 100% container/phương tiện vận tải;

đ) Tắt và tháo seal định vị điện tử ra khỏi container/phương tiện vận tải;

e) Cập nhật thông tin về kết quả kiểm tra trên Hệ thống seal định vị điện tử, nội dung bao gồm: tình trạng container, seal định vị điện tử, seal hải quan nguyên vẹn hay không nguyên vẹn; nếu không nguyên vẹn thì cập nhật lý do (do người khai hải quan/người điều khiển phương tiện vận tải khai báo); biện pháp xử lý của đơn vị và kết quả;

g) Công chức giám sát sau khi tiếp nhận seal dựa vào thông tin được in trên seal định vị điện tử hoặc thông tin seal trên hệ thống, sử dụng thiết bị để thực hiện giám sát đối với những lô hàng vận chuyển đến đơn vị hải quan sở hữu, quản lý thiết bị seal định vị điện tử hoặc hoàn trả seal định vị điện tử bằng phương thức chuyển phát nhanh..

4. Xử lý trong quá trình container hàng hóa/phương tiện vận chuyển đang vận chuyển mà có cảnh báo.

Trong quá trình giám sát hải quan bằng seal định vị điện tử đối với các container hàng hóa/phương tiện vận tải, khi nhận được cảnh báo trên Hệ thống (cảnh báo trên giao diện phần mềm, cảnh báo qua tin nhắn tới các số điện thoại đăng ký, cảnh báo qua email, cảnh báo qua app mobile) trong các trường hợp nêu tại Điều 6 Phần I, thì thực hiện như sau:

4.1. Tại Chi cục Hải quan nơi hàng hóa vận chuyển đi

a) Công chức

a.1) Công chức giám sát kiểm tra chi tiết cảnh báo trên Hệ thống, cập nhật xác minh thông tin đối với cảnh báo, xác minh truy tìm container trên hệ thống;

a.2) Thông qua thông tin liên lạc của người điều khiển phương tiện vận tải trên hồ sơ theo dõi tại Hệ thống thực hiện xác minh các cảnh báo;

a.3) Trường hợp thông tin cảnh báo của Hệ thống đối với container/phương tiện vận tải quá thời gian đã đăng ký mà chưa đến đích; cảnh báo can thiệp, tác động trái phép seal định vị điện tử (phá khóa, cắt dây, mở seal trái phép...) thì báo cáo, đề xuất lãnh đạo Chi cục triển khai hoạt động xác minh thông qua sự phối hợp của Đội Kiểm soát thuộc Cục Điều tra chống buôn lậu;

a.4) Khi có phê duyệt của lãnh đạo Chi cục, dựa vào nội dung cảnh báo trên Hệ thống seal định vị điện tử, công chức thực hiện phối hợp với đầu mối của Đội Kiểm soát gần địa điểm xảy ra cảnh báo để thực hiện xác minh cảnh báo và xử lý các công việc liên quan. Đồng thời thông báo cho Chi cục Hải quan nơi hàng hóa vận chuyển đến biết để phối hợp;

a.5) Hướng dẫn, cung cấp thông tin cho công chức của Đội Kiểm soát gần địa điểm xảy ra cảnh báo đi xác minh để truy tìm container/phương tiện vận tải;

a.6) Cập nhật kết quả xác minh trên Hệ thống tại màn hình xử lý cảnh báo;

a.7) Trong quá trình theo dõi, xử lý hồ sơ, công chức có thể tra cứu thông tin tờ khai, thông tin hồ sơ tàu biển, thông tin giám sát hàng hóa... liên quan tới container hàng hóa/phương tiện vận tải đang giám sát từ các hệ thống công nghệ thông tin của Hải quan.

b) Lãnh đạo Chi cục

Lãnh đạo Chi cục căn cứ thông tin được báo cáo, thực hiện thông báo bằng điện thoại cho đầu mối Đội Kiểm soát gần địa điểm xảy ra cảnh báo phối hợp xác minh thông tin cảnh báo.

4.2. Đội Kiểm soát hải quan thuộc Cục Điều tra chống buôn lậu nhận được đề nghị phối hợp xác minh

a) Khi Đội Kiểm soát nhận được thông báo đề nghị phối hợp của Chi cục Hải quan nơi hàng hóa được vận chuyển đi thì bố trí, cử cán bộ nhanh chóng thực hiện xác minh thông tin cảnh báo nhận được;

b) Trong quá trình đi xác minh, giữ liên lạc với đầu mối Chi cục Hải quan nơi hàng hóa được vận chuyển đi để truy tìm container/phương tiện vận tải đang có cảnh báo;

c) Khi phát hiện container hàng hóa/phương tiện vận tải có cảnh báo:

c.1) Xác minh rõ lý do gây ra cảnh báo;

c.2) Nếu phát hiện hành vi phạm pháp luật Hải quan trong giám sát hàng hóa vận chuyển chịu sự giám sát hải quan thì lập biên bản và xử lý theo quy định;

c.3) Thông báo cho Chi cục Hải quan nơi hàng hóa được vận chuyển đi biết kết quả xác minh.

4.3. Chi cục Hải quan nơi hàng hóa được vận chuyển đến

Thực hiện phối hợp khi có yêu cầu.

4.4. Cục Hải quan quản lý Chi cục Hải quan nơi hàng hóa được vận chuyển đi và Cục Hải quan quản lý Chi cục Hải quan nơi hàng hóa được vận chuyển đến thực hiện

Kiểm tra, theo dõi cảnh báo, việc xử lý cảnh báo của các Chi cục thuộc đơn vị.

4.5. Tại Phòng Giám sát hải quan trực tuyến - Tổng cục Hải quan.

Kiểm tra, theo dõi cảnh báo, việc xử lý cảnh báo của các đơn vị.

Điều 8. Trách nhiệm quản lý thiết bị seal định vị điện tử.

1. Tổng cục Hải quan.

Phân bổ, bàn giao tài sản là thiết bị seal định vị điện tử để Cục Hải quan các tỉnh, thành phố tổ chức thực hiện giám sát container hàng hóa/phương tiện vận tải vận chuyển hàng hóa chịu sự giám sát hải quan theo quy định.

2. Cục Hải quan các tỉnh, thành phố.

Căn cứ số lượng seal định vị điện tử do Tổng cục Hải quan bàn giao, thực hiện:

a) Bàn giao tài sản là thiết bị seal định vị điện tử cho các Chi cục Hải quan trực thuộc để sử dụng, giám sát hàng hóa vận chuyển chịu sự giám sát hải quan;

b) Điều phối, điều chuyển seal định vị điện tử trong quá trình sử dụng giữa các Chi cục Hải quan trực thuộc đảm bảo số lượng seal sử dụng tại các đơn vị trực thuộc phù hợp với lượng container hàng hóa/phương tiện vận tải vận chuyển chịu sự giám sát hải quan.

3. Chi cục Hải quan.

a) Tổ chức triển khai, phân công công việc cho các công chức thuộc Chi cục đảm bảo sử dụng thiết bị seal định vị điện tử theo nguyên tắc:

- Gắn seal định vị điện tử là tài sản được Cục Hải quan bàn giao để giám sát container hàng hóa/phương tiện vận tải từ Chi cục vận chuyển đi;

- Dựa vào thông tin được in trên seal định vị điện tử hoặc thông tin seal trên hệ thống, sử dụng thiết bị seal định vị điện tử để thực hiện giám sát hàng hóa đối với những lô hàng vận chuyển chịu sự giám sát hải quan đến đơn vị hải quan sở hữu thiết bị seal định vị điện tử hoặc hoàn trả seal định vị điện tử bằng phương thức chuyển phát nhanh;

- Thực hiện điều chuyển tài sản là thiết bị seal định vị điện tử bằng phương thức chuyển phát nhanh về đơn vị quản lý, sở hữu tài sản theo thông tin được in trên seal định vị điện tử trong trường hợp đơn vị quản lý, sở hữu tài sản ít phát sinh hàng hóa vận chuyển chịu sự giám sát vận chuyển đến.

b) Thực hiện bảo quản, điều chuyển seal định vị điện tử theo quy định về chế độ quản lý, sử dụng máy móc, thiết bị chuyên dùng theo quy định tại Quyết định số 3104/QĐ-TCHQ ngày 16 tháng 10 năm 2018 của Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan.

Phần III.

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 9. Trách nhiệm triển khai thực hiện

1. Cục trưởng Cục Hải quan tỉnh, thành phố, thủ trưởng các đơn vị thuộc cơ quan Tổng cục và các đơn vị có liên quan có trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện Quy định thí điểm này;

2. Trách nhiệm các đơn vị trong quá trình triển khai Hệ thống seal định vị điện tử trong giám sát hàng hóa vận chuyển bằng container, phương tiện vận tải.

2.1. Cục Giám sát quản lý về hải quan

a) Chủ trì, hướng dẫn việc thực hiện công tác giám sát bằng hệ thống seal định vị điện tử, kiểm tra, giám sát việc thực hiện Quy trình;

b) Phối hợp với Cục Điều tra chống buôn lậu kiểm tra, theo dõi tình hình hoạt động hệ thống giám sát seal định vị điện tử;

2.2. Cục Công nghệ thông tin và thống kê hải quan

a) Chủ trì triển khai Hệ thống seal định vị điện tử, phối hợp với các đơn vị (Cục Giám sát quản lý về hải quan; Cục Điều tra chống buôn lậu; Cục Quản lý rủi ro) lựa chọn địa bàn triển khai áp dụng thí điểm Hệ thống seal định vị điện tử;

b) Chủ trì việc cấp, thu hồi quyền truy cập Hệ thống cho người quản lý cấp Tổng cục, cấp Cục;

c) Quản lý và đảm bảo duy trì hoạt động 24/7 cho Hệ thống và đường truyền theo đúng quy định; lập kế hoạch bảo dưỡng, bảo trì các hệ thống, đường truyền đảm bảo hoạt động thường xuyên của Hệ thống seal định vị điện tử; cử cán bộ đầu mối trong việc đảm bảo hoạt động của Hệ thống seal định vị điện tử 24/7;

d) Quản lý thiết bị công nghệ thông tin và phần mềm Hệ thống (các thiết bị được lắp đặt tại Trung tâm dữ liệu Tổng cục Hải quan);

đ) Chỉnh sửa, cập nhật chức năng cho Hệ thống phù hợp với yêu cầu nghiệp vụ phát sinh trong quá trình triển khai;

e) Đảm bảo bảo mật thông tin dữ liệu hành trình của container hàng hóa/phương tiện vận tải và an toàn hệ thống.

2.3. Cục Tài vụ - Quản trị

Bố trí ngân sách cho các Cục Hải quan tỉnh, thành phố cho các chi phí phát sinh (nếu có) như: chi phí sim, chi phí luân chuyển seal trong quá trình triển khai thực hiện.

2.4. Cục Điều tra chống buôn lậu

a) Quản lý thiết bị công nghệ thông tin của Hệ thống được lắp đặt tại Phòng Giám sát hải quan trực tuyến;

b) Phối hợp với Cục Hải quan các tỉnh, thành phố theo dõi, giám sát container hàng hóa trọng điểm theo yêu cầu nghiệp vụ hoặc chỉ đạo của lãnh đạo Tổng cục trên Hệ thống seal định vị điện tử. Kịp thời đôn đốc, chỉ đạo các đơn vị kiểm tra, xác minh hoặc trực tiếp tổ chức lực lượng kiểm tra, xác minh trong trường hợp cần thiết;

c) Phối hợp các đơn vị liên quan theo quy định để triển khai lực lượng kiểm tra, xác minh khi có yêu cầu;

d) Cập nhật các thông tin về cán bộ đầu mối, số điện thoại, địa chỉ email... trên Hệ thống seal định vị điện tử để phối hợp trong việc xác minh và xử lý các công việc liên quan khi xảy ra các trường hợp cảnh báo. Cán bộ đầu mối là lãnh đạo Đội kiểm soát chống buôn lậu và Phòng Giám sát hải quan trực tuyến thuộc Cục Điều tra chống buôn lậu.

2.5. Cục Quản lý rủi ro

a) Khai thác, phân tích các thông tin trên hệ thống quản lý seal định vị và các thông tin khác liên quan phục vụ công tác phân tích, xác định trọng điểm đối với hàng hóa xuất nhập khẩu;

b) Xây dựng các chỉ số tiêu chí phân loại mức độ rủi ro để Cục Hải quan các tỉnh, thành phố làm cơ sở quyết định phương thức giám sát hải quan bằng seal định vị điện tử.

2.6. Cục Hải quan tỉnh, thành phố

a) Phân công công chức thực hiện nhiệm vụ phụ trách theo dõi hoạt động giám sát bằng Hệ thống seal định vị điện tử đối với các đơn vị trực thuộc Cục;

b) Chủ trì việc xác minh cảnh báo từ Hệ thống đối với các container thuộc quản lý của Chi cục và xử lý vi phạm (nếu có);

c) Cấp, thu hồi quyền truy cập Hệ thống cho người sử dụng thuộc Cục;

d) Kiểm tra việc triển khai thực hiện giám sát bằng seal định vị điện tử tại đơn vị;

đ) Phối hợp, hỗ trợ các đơn vị khi có yêu cầu truy tìm phương tiện, container có cảnh báo; tổ chức theo dõi, giám sát container trọng điểm theo yêu cầu nghiệp vụ hoặc chỉ đạo của lãnh đạo;

e) Cập nhật các thông tin về cán bộ đầu mối, số điện thoại, địa chỉ email... trên hệ thống để phối hợp trong việc xác minh và xử lý các công việc liên quan khi xảy ra cảnh báo. Cán bộ đầu mối là Đội trưởng, Phó Đội trưởng Đội Kiểm soát hải quan hoặc Trưởng Phòng Giám sát quản lý/Phòng Nghiệp vụ (do Cục trưởng Cục Hải quan tỉnh, thành phố quy định).

2.7. Chi cục Hải quan

a) Chủ trì việc theo dõi, giám sát, xử lý các cảnh báo của Hệ thống, tổ chức triển khai kiểm tra, xác minh khi có dấu hiệu vi phạm, xử lý vi phạm (nếu có) đối với các container do đơn vị gắn seal định vị điện tử;

b) Tổ chức thực hiện việc theo dõi, giám sát container hàng hóa đã được gắn seal định vị điện tử;

c) Cập nhật các thông tin về cán bộ đầu mối, số điện thoại, địa chỉ email... trên hệ thống để phối hợp trong việc xác minh khi có đề nghị đối với các lô hàng của các đơn vị khác có vị trí cảnh báo gần Chi cục. Chi cục trưởng Chi cục Hải quan có trách nhiệm phân công cán bộ của bộ phận liên quan làm đầu mối để tiếp nhận thông tin (cán bộ đầu mối là Đội trưởng, Phó Đội trưởng Đội Kiểm soát hải quan hoặc Đội nghiệp vụ hoặc công chức thuộc Chi cục Hải quan quản lý).

3. Trách nhiệm của cán bộ, công chức

3.1. Nhiệm vụ của cán bộ, công chức tại Trung tâm giám sát seal định vị điện tử tại Tổng cục Hải quan

a) Theo dõi hoạt động Hệ thống seal định vị điện tử, trường hợp Hệ thống có sự cố thì thông báo cho đầu mối của Cục Công nghệ thông tin và Thống kê hải quan để xử lý, khắc phục sự cố;

b) Thực hiện kiểm tra xác suất thông tin đối với các container hàng hóa đang vận chuyển/lịch sử các chuyến vận chuyển container được lưu trữ trên Hệ thống; đối chiếu tuyến đường di chuyển thực tế của đối tượng giám sát với thông tin đăng ký, giám sát thời gian di chuyển, thời gian dừng/đỗ; theo dõi lịch sử cảnh báo, thống kê, kết xuất dữ liệu cảnh báo theo thời gian, địa điểm...;

c) Trường hợp xảy ra cảnh báo trên Hệ thống, chỉ đạo, phối hợp với các đơn vị để xử lý;

d) Thông qua chức năng Phân tích dữ liệu lịch sử, công chức có trách nhiệm tổng hợp các dữ liệu lịch sử của phương tiện vận tải/đơn vị kinh doanh dịch vụ vận tải/doanh nghiệp/lịch sử vận chuyển theo loại hàng hóa/lịch sử vận chuyển của người điều khiển phương tiện/tình hình vận chuyển trên một tuyến đường, khu vực, lộ trình... để phục vụ công tác giám sát, theo dõi và phát hiện ra các điểm khả nghi để ngăn chặn kịp thời.

3.2. Nhiệm vụ của cán bộ, công chức theo dõi Hệ thống tại Cục Hải quan tỉnh, thành phố

a) Thực hiện cấp quyền truy cập Hệ thống theo phân cấp quy định tại Điểm 7 Phần I Quy trình này;

b) Thông qua Hệ thống và các kênh thông tin, thực hiện việc quản lý, kiểm tra, theo dõi hoạt động quản lý, giám sát hàng hóa chịu sự giám sát hải quan vận chuyển bằng container có gắn seal định vị điện tử tại các Chi cục Hải quan trực thuộc;

c) Định kỳ thực hiện theo dõi trực tuyến hoặc kiểm tra xác suất lịch sử các chuyến vận chuyển container được lưu trữ trên Hệ thống; đối chiếu tuyến đường di chuyển thực tế của đối tượng giám sát với thông tin đăng ký, giám sát thời gian di chuyển, thời gian dừng/đỗ;

d) Theo yêu cầu của lãnh đạo hoặc yêu cầu phối hợp của các đơn vị, thực hiện theo dõi trực tuyến hoặc kiểm tra lịch sử hành trình container có gắn seal định vị điện tử được lưu trữ trên Hệ thống trên tuyến đường/lộ trình cụ thể hoặc trên các khu vực trọng điểm;

đ) Ghi nhận các thông tin bổ sung (kết quả kiểm tra thực tế, các thông tin cần lưu ý...) để phục vụ công tác giám sát container/phương tiện vận tải;

e) Tiếp nhận các thông tin cảnh báo từ Hệ thống, cập nhật thông tin xử lý cảnh báo tương ứng trên hệ thống và xử lý vi phạm (nếu có); sau khi kết thúc giám sát cán bộ được phân công tại Chi cục Hải quan nơi hàng hóa vận chuyển đến có trách nhiệm cập nhật thông tin sau khi kết thúc giám sát trên hệ thống. Đối với những vụ việc vượt thẩm quyền của Chi cục, chỉ đạo các Chi cục Hải quan xử lý các cảnh báo. Trường hợp vượt thẩm quyền của Cục, báo cáo lãnh đạo Tổng cục xin ý kiến chỉ đạo;

g) Có trách nhiệm luân chuyển thiết bị seal định vị điện tử giữa các đơn vị theo quy định tại Phần III quy trình ban hành kèm theo Quyết định này, tổng hợp báo cáo thống kê, luân chuyển phục vụ công tác quản lý thiết bị seal.

3.3. Nhiệm vụ của cán bộ, công chức giám sát qua Hệ thống tại Chi cục Hải quan

a) Lãnh đạo Chi cục

a.1) Căn cứ thực tế số lượng seal quản lý tại đơn vị và số lượng container hàng hóa/phương tiện vận tải phải giám sát hải quan, phê duyệt hoặc từ chối đề xuất gắn seal container/phương tiện vận tải trên hệ thống seal định vị điện tử;

a.2) Tổ chức, phân công công chức cập nhật thông tin hồ sơ theo dõi container hàng hóa, phương tiện vận tải; thực hiện gắn seal, kích hoạt seal; phân công công chức giám sát việc vận chuyển các container/phương tiện vận tải có gắn seal định vị điện tử.

b) Công chức

b.1) Căn cứ danh sách container hàng hóa/phương tiện vận tải phải giám sát hải quan trên Hệ thống seal định vị điện tử, đề xuất lựa chọn container hàng hóa gắn seal định vị điện tử, báo cáo lãnh đạo Chi cục phê duyệt trên Hệ thống seal định vị điện tử;

b.2) Thực hiện cập nhật thông tin hồ sơ theo dõi container, phương tiện vận tải; thực hiện gắn seal theo phân công của lãnh đạo đơn vị, kích hoạt seal, tắt seal và thu hồi seal theo tài liệu hướng dẫn sử dụng của nhà sản xuất;

b.3) Thực hiện giám sát, theo dõi các cảnh báo trên hệ thống đối với các container/phương tiện vận tải được phân công quản lý;

b.4) Tiếp nhận các thông tin cảnh báo từ Hệ thống, xử lý theo quy định, theo thẩm quyền. Trường hợp vượt thẩm quyền, báo cáo lãnh đạo Chi cục xin ý kiến chỉ đạo;

b.5) Xử lý các tình huống cảnh báo theo quy định tại Điểm 5 Phần II Quy trình này, cập nhật thông tin xử lý cảnh báo tương ứng trên hệ thống và xử lý vi phạm (nếu có); sau khi kết thúc giám sát cán bộ được phân công tại Chi cục Hải quan nơi hàng hóa vận chuyển đến có trách nhiệm cập nhật thông tin sau khi kết thúc giám sát trên hệ thống;

Trường hợp Hệ thống cảnh báo mở container/phá khóa thiết bị seal... và hàng hóa quá thời hạn vận chuyển đã đăng ký với cơ quan hải quan mà chưa nhận được phản hồi của Chi cục Hải quan nơi hàng hóa được vận chuyển đến, công chức được giao nhiệm vụ giám sát lô hàng tại Chi cục Hải quan nơi hàng hóa được vận chuyển đi báo cáo lãnh đạo Chi cục, phối hợp với Chi cục Hải quan nơi hàng hóa vận chuyển đến, Đội Kiểm soát hải quan thuộc Cục Điều tra chống buôn lậu tổ chức xác minh và xử lý theo quy định;

b.6) Hết ca trực bàn giao danh sách các container hàng hóa/phương tiện vận tải đang theo dõi bằng biên bản bàn giao cho ca trực tiếp theo. Theo danh sách đó, ca trực tiếp theo phải có trách nhiệm tiếp tục theo dõi việc vận chuyển các container hàng hóa/phương tiện vận tải trên Hệ thống;

b.7) Có trách nhiệm kiểm tra, sạc pin thiết bị seal trên Hệ thống seal định vị điện tử, đảm bảo dung lượng pin tối thiểu đạt 80% trước khi gắn seal định vị điện tử vào container hàng hóa/phương tiện vận tải phải theo dõi;

b.8) Có trách nhiệm luân chuyển thiết bị seal định vị điện tử giữa các đơn vị, tổng hợp báo cáo thống kê phục vụ công tác quản lý thiết bị seal.

3.4. Nhiệm vụ của cán bộ quản trị hệ thống

a) Cán bộ quản trị hệ thống cấp Tổng cục có tài khoản truy cập hệ thống để sử dụng toàn bộ tính năng và có trách nhiệm cấp quyền cho tài khoản cán bộ quản trị cấp Cục, cấp Chi cục;

b) Cán bộ quản trị hệ thống có trách nhiệm quản lý, phân quyền cho người dùng trong phạm vi đơn vị Hải quan quản lý và các hồ sơ liên quan đến đơn vị Hải quan đó;

c) Quản lý các loại cảnh báo; thiết lập nội dung, phương thức cảnh báo theo từng mức độ (gửi cảnh báo qua SMS, email, qua hệ thống)...; thiết lập các thông số để tránh cảnh báo giả;

d) Quản lý thiết bị: quản lý thuộc tính thiết bị (thông số chung thiết bị, tình trạng pin...); thiết lập, thay đổi các tần suất gửi thông tin định vị của thiết bị theo yêu cầu; quản lý quyền truy cập thiết bị cho người dùng, thiết lập các lệnh thực thi từ xa; quản lý thông tin Sim;

đ) Quản lý các tiện ích của hệ thống: Tùy chỉnh bản đồ số; cập nhật, quản lý các vị trí là các đơn vị hải quan, các cảng biển, kho bãi, khu vực giám sát hải quan...;

4. Cục Công nghệ thông tin và Thống kê hải quan chủ trì, phối hợp với các đơn vị (Cục Giám sát quản lý về hải quan, Cục Điều tra chống buôn lậu, Cục Quản lý rủi ro) lựa chọn địa bàn để triển khai thí điểm công tác giám sát hải quan đối với hàng hóa chịu sự giám sát hải quan vận chuyển bằng container trên Hệ thống seal định vị điện tử. Kết thúc thời gian thí điểm, phối hợp với các đơn vị tổ chức tổng kết, đánh giá để triển khai mở rộng trên phạm vi toàn quốc;

5. Trách nhiệm của người khai hải quan hoặc người vận chuyển:

Thực hiện theo quy định tại Điều 52 Thông tư số 38/2015/TT-BTC được sửa đổi bổ sung bằng Thông tư số 39/2018/TT-BTC .

Trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc vượt thẩm quyền kịp thời báo Tổng cục Hải quan để được hướng dẫn, giải quyết./.

DANH MỤC MẪU CÁC PHỤ LỤC

(Ban hành kèm theo Quyết định số 138/QĐ-TCHQ ngày 21 tháng 01 năm 2020 của Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan)

1. Phụ lục I - Mẫu nhật ký trung tâm giám sát hệ thống seal định vị điện tử.

2. Phụ lục II - Báo cáo, đề xuất xác minh khi có cảnh báo hệ thống seal định vị điện tử.

3. Phụ lục III - Phiếu đăng ký kiêm biên bản nhận thiết bị seal định vị điện tử.

Cục Hải quan:………………………… Chi cục Hải quan:…………………… ---------

Mẫu Phụ lục I

NHẬT KÝ TRUNG TÂM GIÁM SÁT HỆ THỐNG SEAL ĐỊNH VỊ ĐIỆN TỬ

Ngày/tháng/ năm	Ca làm việc (từ thời gian - đến)	Tình trạng hệ thống	Số hiệu container xuất phát	Số hiệu container kết thúc giám sát	Số hiệu container đang theo dõi giám sát	Ký, ghi rõ họ tên

- Sổ nhật ký được ghi định kỳ từng ca trực của cán bộ giám sát Hệ thống tại Chi cục, Cục và Tổng cục.

Cục Hải quan:………………………… Chi cục Hải quan:…………………… ------------

Mẫu Phụ lục II

BÁO CÁO, ĐỀ XUẤT XÁC MINH KHI CÓ CẢNH BÁO HỆ THỐNG SEAL ĐỊNH VỊ ĐIỆN TỬ

Số tờ khai hải quan:………………………………………….. Số hiệu container:...............................

Cảnh báo ghi nhận từ hệ thống:………………………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………………………………..

Lý do do người điều khiển PTVT cung cấp: ……………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………….

Địa điểm xảy ra cảnh báo: ……………………………………………………………………………….

Đội Kiểm soát hải quan thuộc Cục Điều tra chống buôn lậu quan đề nghị phối hợp xác minh:

……………………………………………………………………………………………………………….

Do địa điểm xảy ra cảnh báo ngoài địa bàn quản lý của đơn vị và thuộc địa bàn quản lý của Đội Kiểm soát hải quan khu vực…………………………… thuộc Cục Điều tra chống buôn lậu

Có cán bộ đầu mối ……………………….. Số điện thoại liên hệ: …………………………….

Đề xuất: thông báo cho Đội nêu trên để phối hợp xác minh nội dung cảnh báo.

PHÊ DUYỆT CỦA LĐ CHI CỤC (ký và ghi rõ họ tên)

CÔNG CHỨC GIÁM SÁT (ký và ghi rõ họ tên)

Cục Hải quan:………………………… Chi cục Hải quan:…………………… -----------

Mẫu Phụ lục III

PHIẾU ĐĂNG KÝ KIÊM BIÊN BẢN NHẬN THIẾT BỊ SEAL ĐỊNH VỊ ĐIỆN TỬ

Tên doanh nghiệp: …………………………………………………………………………………………

Điện thoại của người có thẩm quyền/đại diện doanh nghiệp: ………………………………………..

Họ và tên người khai hải quan:…………………………………. Điện thoại: …………………………

Họ và tên người điều khiển PTVT:……………………………… Điện thoại: ………….……………..

Số tờ khai hải quan:……………………………………….... Số hiệu container: ………….……..……

Biển số xe:………………………………………………. Biển số moóc: ………………………………..

Địa điểm xếp hàng: ………………………………………………………………………………………..

Địa điểm dỡ hàng: …………………………………………………………………………………………

Ngày giờ dự kiến bắt đầu vận chuyển: ………………………………………………………………….

Ngày giờ dự kiến kết thúc vận chuyển: …………………………………………………………………

Đăng ký tuyến đường vận chuyển (ghi rõ các quốc lộ, tỉnh lộ dự kiến đi qua):..............................

………………………………………………………………………………………………………………..

Thực hiện quy định tại Điều 40 Luật Hải quan 2014, người khai hải quan/người điều khiển phương tiện vận tải cam kết:

- Đảm bảo nguyên trạng niêm phong hải quan, seal định vị điện tử;

- Vận chuyển theo đúng tuyến đường, lộ trình, thời gian được cơ quan hải quan chấp nhận. Trường hợp có thay đổi, phát sinh phải thông báo cho cơ quan hải quan.

- Đảm bảo an toàn, an ninh đối với seal định vị điện tử trong suốt quá trình vận chuyển;

- Trường hợp để xảy ra mất, thất lạc, hư hỏng thì người khai hải quan phải chịu trách nhiệm theo quy định của pháp luật./.

Người khai hải quan (ký và ghi rõ họ tên)	Người điều khiển phương tiện (Ký và ghi rõ họ tên)
XÁC NHẬN CỦA HẢI QUAN NƠI ĐI (ký tên và đóng dấu công chức)	XÁC NHẬN CỦA HẢI QUAN NƠI ĐẾN (ký tên và đóng dấu công chức)

Tiếng Anh (English)

MINISTRY OF FINANCE GENERAL DEPARTMENT OF CUSTOMS -------	SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM Independence – Freedom – Happiness ----------------
No. 138/QD-TCHQ	Hanoi, January 21, 2020

DECISION

PILOT PROCEDURES REGARDING MANAGEMENT AND USE OF ELECTRONIC NAVIGATIONAL SEALS IN SUPERVISION OF GOODS SUBJECT TO CUSTOMS SUPERVISION AND TRANSPORTED BY CONTAINERS

 DIRECTOR GENERAL OF GENERAL DEPARTMENT OF CUSTOMS

Pursuant to Law on Customs No. 54/2014/QH13 dated June 23, 2014;

Pursuant to Decree No. 08/2015/ND-CP dated January 21, 2015 of Government on elaborating to Law on Customs and Customs Procedures, Customs Examination, Supervision and Control;

Pursuant to Decree No. 59/2018/ND-CP dated April 20, 2010 on amendments to Decree No. 08/2015/ND-CP dated January 21, 2015 of Government on elaborating to Law on Customs and Customs Procedures, Customs Examination, Supervision and Control;

Pursuant to Decision No. 65/2015/QD-TTg dated December 17, 2015 of Prime Minister on functions, tasks, powers, and organizational structure of General Department of Customs affiliated to Ministry of Finance;

Pursuant to Circular No. 38/2015/TT-BTC dated March 25, 2015 of Ministry of Finance on customs procedures; customs examination and supervision; import, export tariffs and tax administration for import and export goods;

...

...

...

At request of Director General of Customs Supervision and Management Department,

HEREBY DECIDES:

Article 1. Attached to this Decision are pilot procedures regarding management and use of electronic navigational seals for goods subject to customs supervision and transported by containers.

Article 2. This Decision comes into effect from the day of signing. Pilot implementation shall last until September 30, 2020 inclusively.

Article 3. Directors of Customs Departments of provinces and cities and heads of entities affiliated to General Department of Customs are responsible for implementation of this Decision. Difficulties that arise during the pilot implementation should be reported immediately to enable General Department of Customs to consider and adjust accordingly./.

PP. DIRECTOR GENERAL
DEPUTY DIRECTOR GENERAL




Mai Xuan Thanh

...

...

...

MANAGEMENT AND USE OF ELECTRONIC NAVIGATIONAL SEALS IN SUPERVISION OF GOODS SUBJECT TO CUSTOMS SUPERVISION AND TRANSPORTED BY CONTAINERS
(Attached to Decision No. 138/QD-TCHQ dated January 21, 2020 of Director General of General Department of Customs)

Part I.

GENERAL PROVISIONS

Article 1. Regulated entities

1. These procedures provide guidelines for managing and using electronic navigational seals to supervise goods transported by containers and subject to customs supervision as specified under Circular No. 38/2015/TT-BTC dated March 25, 2015 and amendments thereto under Circular No. 39/2018/TT-BTC dated April 20, 2018 of Minister of Finance.

2. Goods that are transported by containers, subject to customs supervision and equipped with electronic navigational seas for customs sealing shall be supervised according to these procedures.

Article 2. Regulated entities

1. Customs officials;

2. Customs declarants in case of import and export goods that are brought into, stored in and brought out of customs controlled areas.

...

...

...

Managing system of customs electronic navigational seals shall be online data connection system whose server is located in data center which is under management of Information Technology and Customs Statistics Department and shall be operating around the clock;

Supervisory center of electronic navigational seals in General Department of Customs shall be located in Online Customs Supervision Department which is under management of Anti-smuggling Investigating Authority and shall be operating around the clock;

Supervisory centers of electronic navigational seals in Customs Departments shall be located in Customs Supervision and Management Departments/Professional Affair Departments/Customs Control Teams/Online Customs Supervision Departments (decided by Directors of Customs Departments of provinces and cities) and shall be operating around the clock;

Supervisory stations of electronic navigational seals shall be located in Customs Sub-departments to supervise and shall be operating around the clock to ensure online supervision of movement of containers/transports equipped with electronic navigational seals.

Supervision data stored on the managing system of electronic navigational seals shall serve as the basis for handling related cases. Can be backed up in case of violations or when storage system is full as per the law.

Article 4. Choosing subjects of electronic navigational seals

1. Directors of Customs Departments of provinces and cities, Director of Anti-smuggling Investigating Authority, Director of Customs Supervision Department and Director of Risk Management Authority shall decide on choosing subjects of customs supervision via electronic navigational seals as specified under Article 27 of Circular No. 81/2019/TT-BTC dated November 15, 2019 of Minister of Finance based on gathered information and risk classification criteria of General Department of Customs at the time of issuing decision.

2. Choosing subjects for electronic navigational seals must be based on list of containers that require customs sealing, list of declaration of transportation from professional customs system (E-Customs) transferred to electronic navigational seal system.

3. Assign Managers of Customs Sub-departments where goods are being shipped off to decide on installation of electronic navigational seals, management and monitor of containers/transports installed with electronic navigational seals as specified under Article 8 of these procedures. List of vehicles equipped with electronic navigational seals shall be transferred to supervision team to implement and inform customs declarants.

...

...

...

Article 5. Method of installing electronic navigational seals

1. Assigned officials shall install electronic navigational seals on the upper right door handles of containers subject to customs supervision when transporting by railway or road.

2. In case of transportation via waterways and containers that are stacked storeys high in a tight manner that makes installation of electronic navigational seals impossible, assigned officials shall install the electronic navigational seals on the transports to supervise route, duration of transport and issue warnings during the period in which containers/transports move from one Customs Sub-department to another.

Article 6. Levels of warning

1. High risk warning (red warning on the system) includes:

a) Warnings about illegal interference and influence on electronic navigational seals (illegally breaking locks, cutting wires, removing seals, etc.);

b) Warning about containers installed with electronic navigational seals having had travel time exceeding the period originally registered with customs authorities.

Warnings in this level require officials who are assigned to supervise shipments in Customs Sub-departments where goods are shipped off to investigate the causes, search and intercept the violations (if any) as per the law. In case of signs of violations, inform Customs Sub-departments where goods are shipped to to perform physical inspection.

2. Moderate risk warning (orange warning on the system) includes:

...

...

...

b) Warning about loss of connection with the electronic navigational seals;

c) Warning about battery capacity of electronic navigational seals.

Warnings in this level require officials who are assigned to supervise shipments in Customs Sub-departments where goods are shipped off to monitor, assess and identify causes of the warnings via operators of the transports. In case signs of violations are revealed via assessment, inform Customs Sub-departments where goods are shipped to to perform physical inspection.

3. Low risk warning (green warning on the system) includes:

Warning about irregular stop/parking of the transports;

Warnings in this level require officials who are assigned to supervise shipments in Customs Sub-departments where goods are shipped off to monitor and verify information via operators of the transports. Inform contact officials in Customs Sub-departments where goods are shipped to to assess the risks and take actions as per the law (if any).

Part II.

SPECIFIC PROVISIONS

Article 7. Seal installation, activation and supervision of containers/transports

...

...

...

a) inform customs declarants/transport operators to declare information using application cum notice of receiving electronic navigational seals whose form is specified under Annex III of these procedures and update respective dossiers on electronic navigational seal system;

b) examine working conditions of electronic navigational seals, SIMs and battery which must be at at least 80% before being installed on containers/transports;

c) install electronic navigational seals on containers/transports and turn on the devices;

d) hand 1 copy of application cum notice of receiving electronic navigational seals bearing confirmation of supervisory customs officials to customs declarants/transport operators.

2. Supervise containers/transports.

a) Before containers/transports are brought out of customs controlled areas, supervisory officials shall add necessary information in supervisory dossiers to the system such as license plate and information of operators (full name and phone number) and supervise containers/transports on electronic navigational seal system;

b) Supervise on the basis of warnings from the system for containers whose electronic navigational seals have been activated on the system until Customs Sub-departments where goods are shipped to verify on the system that goods have arrived;

c) Deal with warnings issued by the system as per the law, update information on dealing with respective warnings on the system and take actions against violations (if any);

d) In case an official is unable to fully supervise travel route of containers that he/she is assigned to, he/she must report to team leader in order to hand the task to the replacement official.

...

...

...

When containers/transports arrive at destinations (unloading areas – into customs controlled areas of Customs Sub-departments where goods are shipped to), assigned officials shall:

a) verify goods arrival and retrieve navigational seals on the system;

b) examine information on route of containers/transports on the system, check warning history and acknowledge warnings and verification thereof (if any);

c) in case of unverified warnings along travel route of containers/transports, request customs declarants/transport operators to provide reasons for the warnings;

d) examine integrity of containers and electronic navigational seals. In case containers or electronic navigational seals show signs of being pried, opened or inadequate warning verification results, make records to acknowledge and report to heads of Sub-departments to perform a thorough physical inspection of containers/transports;

dd) turn off and remove electronic navigational seals from containers/transports;

e) update information on inspection results on electronic navigational seal system, the information consists of: conditions of containers, electronic navigational seals and whether or not customs seals are intact; in case customs seals are not intact, update reasons provided by customs declarants/transport operators; measures of the entities and results thereof;

g) upon receiving the seals, rely on information printed on electronic navigational seals or on the system and use equipment to supervise in case of shipments transported to customs bodies that own and manage electronic navigational seals or return electronic navigational seals via express delivery.

4. Actions to be taken in case containers/transports are issued with warnings during transportation.

...

...

...

4.1. At Customs Sub-department where goods are shipped off from

a) Officials

a.1) Supervisory officials shall examine warnings on the system in details, update verification of the warnings and search for the containers on the system;

a.2) Verify the warnings via communication information of transport operators specified on supervision dossiers on the system;

a.3) In case of warnings of the system about containers/transports failing to arrive at the destination within the registered period and warnings about illegal interference and influence to electronic navigational seals (illegally breaking locks, cutting wires, removing seals, etc.), report and request heads of Sub-departments to verify via cooperation with Control team affiliated to Anti-smuggling Investigating Authority;

a.4) Upon receiving approval of heads of Sub-departments, rely on warnings on the electronic navigational seal system, officials shall cooperate with contact points of the control teams currently located near the warning location to verify and handle related affairs. Inform Customs Sub-departments where goods are shipped to for cooperation;

a.5) Instruct, provide information for officials of Control teams located near warning location to search for the containers/transports;

a.6) Update verification results on the system in warning handling interface;

a.7) During supervision and handling dossiers, officials may search for declarations, shipping dossiers, goods supervision information, etc. related to containers/transports currently under supervision from customs information systems.

...

...

...

Heads of Sub-departments shall, based on reported information, inform contact points of Control team via telephones located near warning location to verify the warnings.

4.2. Customs Control teams affiliated to Anti-smuggling Investigating Authority receive request for cooperation in verification

a) When a Control team receives request for cooperation from a Customs Sub-department where goods are shipped off, send officials to rapidly verify the warnings;

b) During verification process, maintain contact with contact points of Customs Sub-departments where goods are shipped off to search for containers/transports emitting the warnings;

c) Upon discovering containers/transports emitting the warnings:

c.1) Verify reasons for the warnings;

c.2) If violations against customs regulations and law are found, make records and take actions as per the law;

c.3) Inform Customs Sub-departments where goods are shipped off from about the verification results.

4.3. At Customs Sub-department where goods are shipped off to

...

...

...

4.4. Customs Departments managing Customs Sub-departments where goods are shipped off from and Customs Departments managing Customs Sub-departments where goods are shipped off to shall

Examine and monitor warnings and handling thereof of Sub-departments affiliated to them.

4.5. In Online Customs Supervision Department - General Department of Customs.

Examine and monitor warnings and handling thereof of entities.

Article 8. Responsibilities for managing electronic navigational seals.

1. General Department of Customs.

Assigning and transferring electronic navigational seals to enable Customs Departments of provinces and cities to organize supervision of goods/transports subject to customs supervision as per the law.

2. Customs Departments of provinces and cities.

Based on number of electronic navigational seals transferred to by General Department of Customs, shall:

...

...

...

b) Distribute and circulate electronic navigational seals between affiliated Customs Sub-departments to ensure number of seals in each affiliated Sub-department fits the number of containers/transports subject to customs supervision.

3. Customs Sub-departments.

a) Organize implementation and assign tasks for officials working in Sub-departments to ensure the use of electronic navigational seals conforming to following principles:

- Attaching electronic navigational seals transferred to by Customs Departments to supervise containers/transports departing from the Sub-departments;

- Based on information printed on electronic navigational seals or on the system, using equipment to supervise in case of shipments under customs supervision transported to customs bodies that own and manage electronic navigational seals or return electronic navigational seals via express delivery.

- Transferring electronic navigational seals via express delivery to bodies that own and manage electronic navigational seals according to information printed on electronic navigational seals in case bodies that own and manage electronic navigational seals encounter little goods subject to customs supervision.

b) Preserve and transfer electronic navigational seals according to regulations and law on management and use of specialized machinery and equipment under Decision No. 3104/QD-TCHQ dated October 16, 2018 of Director General of General Department of Customs.

Part III.

IMPLEMENTATION

...

...

...

1. Directors of Customs Departments of provinces and cities, heads of entities affiliated to the General Department of Customs and relevant entities are responsible for organizing implementation of this pilot Regulation;

2. Responsibilities of entities during implementation of electronic navigational seal system in supervising goods transported by containers and transports.

2.1. Customs Supervision and Management Department

a) Taking charge and providing guidelines for supervision using electronic navigational seal system, examination and supervision of implementation of the Procedures;

b) Cooperating with Anti-smuggling Investigating Authority in examining and monitoring operation of electronic navigational seal system;

2.2. Information Technology and Customs Statistic Department

a) Taking charge implementing the electronic navigational seal system and cooperating with entities (Customs Supervision and Management Department; Anti-Smuggling Authority; Risk Management Department) in choosing location for pilot implementation of electronic navigational seal system;

b) Taking charge issuing and revoking access to the system to enable managers to grant General Department and Departments;

c) Managing and ensuring around the clock operation for the system and transmission as per the law; preparing plans for maintenance of system and transmission for continuous operation of the electronic navigational seal system; assigning contact officials in assuring around the clock operation of the electronic navigational seal system;

...

...

...

dd) Repairing and updating the system to meet professional demands arising during implementation;

e) Ensuring privacy of itinerary data of containers/transports and system safety.

2.3. Department of Financial Affairs and Administration

Allocating budget for additional expenditure of Customs Departments of provinces and cities such as: expenditure on SIM cards and transferring seals during implementation.

2.4. Anti-smuggling Investigating Authority

a) Managing information technology equipment of the system installed in Online Customs Supervision Department;

b) Cooperating with Customs Departments of provinces and cities in monitoring and supervising vital containers according to professional demands or directions of heads of General Department on the electronic navigational seal system. Promptly encouraging and directing entities to examine and verify or directly establish forces to examine and verify if necessary;

c) Cooperating with relevant entities as per the law to deploy examining and verifying forces when requested;

d) Updating information on contact officials, phone number, email address, etc. on the electronic navigational seal system to cooperate in verifying and handling relevant affairs in case of warnings. Contact officials who are heads of Anti-smuggling control team and Online Customs Supervision Department affiliated to Anti-smuggling Investigating Authority.

...

...

...

a) Extracting, analyzing information on the electronic navigational seal system and other relevant information serving analysis and determination of focus of import goods;

b) Developing criteria for classifying risk levels to enable Customs Departments of provinces and cities to decide on method of performing customs supervision via electronic navigational seals.

2.6 Customs Departments provinces and cities

a) Assigning officials to monitor supervision operation via electronic navigational seal system of entities affiliated to the Departments;

b) Taking charge verifying warnings from the system for containers under management of the Sub-departments and taking actions against violations (if any);

c) Issuing and revoking access to the system of users affiliated to the Departments;

d) Examining implementation of supervision using electronic navigational seal in the entities;

dd) Cooperating and assisting entities in case of request for searching vehicles and containers emitting warnings; organizing supervision of vital containers according to professional request or directions;

e) Updating information on contact officials, phone number, email address, etc. on the electronic navigational seal system to cooperate in verifying and handling relevant affairs in case of warnings. Contact officials shall be leaders and vices of customs control teams or directors of supervision management department/professional affair department (decided by directors of Customs Departments of provinces and cities).

...

...

...

a) Taking charge monitoring, supervising and dealing with warnings of the system, organizing examination and verification in case of signs of violations and taking actions against violations (if any) for containers installed with electronic navigational seals;

b) Organizing implementation of supervision of containers installed with electronic navigational seals;

c) Updating information on contact officials, phone number, email address, etc. on the system for cooperating in verifying upon request in case shipments of other entities emit warnings near the Sub-departments. Directors of Customs Sub-departments are responsible for assigning officials of relevant departments to act as contact points to receive information (contact officials shall be leaders and vices of customs control teams, professional teams or officials under management of Customs Sub-departments).

3. Responsibilities of officials

3.1. Tasks of officials in supervisory centers of electronic navigational seal in General Department of Customs

a) Monitoring operation of the electronic navigational seal system, in case the system is malfunctioning, inform contact point of Information Technology and Customs Statistic Department for solution;

b) Examining information statistics for containers in transport/history of container trips stored on the system; comparing actual travel routes of supervised entities with registered information, supervising travel duration, down-time; monitoring warning history, listing and extracting warning data based on time and location, etc.;

c) In case of warnings on the system, directing and cooperating with entities for solutions;

d) Via historical data analyzing function, officials are responsible for consolidating historical data of transports/transport service providers/enterprises/transport history by goods type/transport history of operators/transport condition on any single route, area, itinerary, etc. to serve supervision, monitor and detection of suspicious points for timely interference.

...

...

...

a) Granting access as specified under Point 7 Part I of these Procedures;

b) Via the system and information channels, managing, examining and monitoring management and supervision of goods subject to customs supervision and transported by containers installed with electronic navigational seals in affiliated Customs Sub-departments;

c) On a periodic basis, monitoring online or examine history of container routes stored on the system; comparing actual routes of supervised entities with registered information, travel time and down-time;

d) At request of heads or request for cooperation of entities, monitoring online or examining itinerary history of containers installed with electronic navigational seals stored on the system along specific route/itinerary or vital areas;

dd) Record additional information (physical inspection results, important information, etc.) serving supervision of containers/transports;

e) Receiving warnings from the system, updating information on dealing with respective warnings on the system and taking actions against violations (if any); after concluding supervision, assigned officials in Customs Sub-departments where goods are transported to are responsible for updating post-supervision information on the system. In case of cases that exceed entitlement of the Sub-departments, direct Customs Sub-departments to handle the warnings. In case of cases that exceed entitlement of Customs Departments, consult heads of General Department of Customs;

g) Transferring electronic navigational seals between entities as specified under Part III of these Procedures, consolidating statistical and transfer reports serving management of seal equipment.

3.3. Tasks of officials monitoring via the system in Customs Sub-departments

a) Heads of Sub-departments

...

...

...

a.2) Organizing and assigning officials to update dossiers on monitoring containers and transports; installing seals, activating seals; assigning officials to supervise transportation of containers/transports installed with electronic navigational seals.

b) Officials

b.1) Based on list of containers/transports that require customs supervision on the electronic navigational seal system, proposing containers to be installed with electronic navigational seals, reporting to heads of the Sub-departments to approve on the electronic navigational seal system;

b.2) Updating dossiers on monitoring containers and transports; installing seals as assigned by heads of the Sub-departments, activating seals, turning off seals and retrieving seals according to instruction manuals of manufacturers;

b.3) Supervising and monitoring warnings on the system for containers/transports assigned for management;

b.4) Receiving warnings from the system and taking actions as per the law within their competence. In case of cases that exceed entitlement, consult heads of Sub-departments;

b.5) Dealing with warnings specified under Point 5 Part II of these Procedures, updating information on dealing with respective warnings on the system and taking actions against violations (if any); after concluding supervision, assigned officials in Customs Sub-departments where goods are transported to are responsible for updating post-supervision information on the system;

In case the system warns about opening of containers/breaking of seal equipment locks, etc. and goods exceeding the registered period without receiving response of Customs Sub-departments where goods are transported to, Officials assigned to supervise the shipments in Customs Sub-departments where goods are shipped off from shall report to heads of the Sub-departments, cooperate with the Customs Sub-departments where goods are transported to, customs control teams affiliated to Anti-smuggling Investigating Authority in verifying and taking actions as per the law;

b.6) At the end of the shift, transferring list of containers/transports currently under supervision via transfer records to the next shifts. According to the list, the following shifts are responsible for continuing monitoring delivery of containers/transports on the system;

...

...

...

b.8) Being responsible for transferring electronic navigational seals between entities, consolidating statistical and transfer reports serving management of seal equipment.

3.4. Tasks of officials managing the system

a) Officials managing the system in General Department level shall have accounts to access the entire system to use every function and be responsible for granting access for officials managing the system in Department level and Sub-department level;

b) Officials managing the system are responsible for managing and decentralizing users under management of customs bodies and documents related to the customs bodies;

c) Managing the warnings; establishing contents and methods of warning depending on level of warning (SMS, email, system) etc.; establishing configuration to prevent false alarm;

d) Managing equipment: managing equipment properties (general specification, battery conditions, etc.); establishing and changing frequency in which navigational information of the equipment is sent at request; managing access to the equipment of users, establishing commands executable from afar; managing SIM card information;

dd) Managing utilities of the system: Adjusting digital maps; updating, managing locations of customs bodies, sea ports, warehouses, customs controlled areas, etc.;

4. Information Technology and Customs Statistic Department shall take charge and cooperate with Customs Supervision and Management Department, Anti-smuggling Investigating Authority and Risk Management Department in choosing provinces and cities for pilot implementation of customs supervision for goods subject to customs supervision and transported by containers on the electronic navigational seal system. At the end of pilot implementation period, cooperating with entities in concluding and assessing in order to implement on a nationwide scale;

5. Responsibilities of customs declarants or transport operators:

...

...

...

Difficulties that arise during the implementation of this Circular should be reported to the General Department of Customs for consideration./.

LIST OF ANNEXES

(Attached to Decision No. 138/QD-TCHQ dated January 21, 2020 of Director General of General Department of Customs)

1. Annex I – Record form for supervisory center of electronic navigational seal system.

2. Annex II – Report and propositions in case of warnings of electronic navigational seal system.

3. Annex III – Application cum notice of receiving electronic navigational seals.

Customs Department: ………………
Customs Sub-department: …………
---------

...

...

...

RECORD FOR SUPERVISORY CENTER OF ELECTRONIC NAVIGATIONAL SEAL SYSTEM

(dd/mm/yyyy)

Working shift (from <time> to <time>)

System condition

Number of departing container

Number of arriving container

Number of container under supervision

Signature and full name

...

...

...

...

...

...

...

...

...

- Record shall be written periodically in each shift of officials supervising the system in Sub-departments, Departments and General Department.

...

...

...

Annex II

REPORT AND PROPOSITIONS IN CASE OF WARNINGS OF ELECTRONIC NAVIGATIONAL SEAL SYSTEM

Customs declaration No. ………………………………………… Container No. …………………………

Warnings recorded from the system: ……………………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………………..

Reasons provided by transport operators: ……………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………………….

Location where the warnings were produced: ……………………………………………………………

...

...

...

……………………………………………………………………………………………………………….

Due to location of the warnings is beyond entitlement of entities and within entitlement of customs control teams of ………………………………………. affiliated to Anti-smuggling Investigating Authority

With …………………………… as contact official Phone number: ………………………………….

Propositions: Inform the aforementioned team for cooperation in verifying the warnings.

APPROVAL OF HEADS OF SUB-DEPARTMENT
(Signature and full name)

SUPERVISORY OFFICIAL
(Signature and full name)

Customs Department: ………………
Customs Sub-department: ……………
---------

...

...

...

APPLICATION CUM NOTICE OF RECEIVING ELECTRONIC NAVIGATIONAL SEALS

Name of enterprise: ……………………………………………………………………………

Phone number of competent individual/enterprise representative: ………………………………………

Full name of customs declarant: ………………………………… Phone: ………………………

Full name of transport operator: ................................................ Phone number: .............................................

Customs declaration No. ………………………………………… Container No. ………………………………

License plate: …………………………………………….. Trailer license plate: ……………………………………………..

Loading location: ……………………………………………………………

...

...

...

Estimated date and time in which transportation is initiated: ………………………………………………………………

Estimated date and time in which transportation is concluded: ………………………………………………………………

Registration of transport route (specify all national highways and provincial roads to be taken): ………………………………………………………

………………………………………………………………………………………………………………..

Pursuant to Article 40 of Law on Customs dated 2014, customs declarant/transport operator hereby commits to:

- Ensure current condition of customs seals and electronic navigational seals;

- Follow the roads, route and period approved by customs authority. Changes must be reported to the customs authority.

- Ensure safety and security for electronic navigational seals during transportation;

- Customs declarant shall be responsible for any loss, missing or damage as per the law./.

...

...

...

Customs declarant
(Signature and full name)

Transport operator
(Signature and full name)

CONFIRMATION OF CUSTOMS BODY OF DEPARTURE
(Signature and stamp of official)

CONFIRMATION OF CUSTOMS BODY OF ARRIVAL
(Signature and stamp of official)