Quyết định 1049/QĐ-KBNN Quy trình quản lý phát hành, thanh toán

• Số hiệu: 1049/QĐ-KBNN
• Loại văn bản: Quyết định
• Nơi ban hành: Kho bạc Nhà nước Trung ương
• Người ký: Phạm Sỹ Danh
• Ngày ban hành: 14/12/2006

BỘ TÀI CHÍNH KHO BẠC NHÀ NƯỚC -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ---------
Số: 1049/QĐ-KBNN	Hà Nội, ngày 14 tháng 12 năm 2006

QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH "QUY TRÌNH QUẢN LÝ PHÁT HÀNH, THANH TOÁN TRÁI PHIẾU CHÍNH PHỦ QUA HỆ THỐNG KHO BẠC NHÀ NƯỚC"

TỔNG GIÁM ĐỐC KHO BẠC NHÀ NƯỚC

Căn cứ Quyết định số 235/2003/QĐ-TTg ngày 13/11/2003 của Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Kho bạc Nhà nước trực thuộc Bộ Tài chính;
Căn cứ Nghị định số 141/2003/NĐ-CP ngày 20/11/2003 của Chính phủ ban hành quy chế phát hành trái phiếu Chính phủ, trái phiếu được Chính phủ bảo lãnh và trái phiếu chính quyền địa phương;
Căn cứ Quyết định số 61/2002/QĐ-BTC ngày 17/5/2002 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành chế độ quản lý tiền mặt, giấy tờ có giá, tài sản quý trong hệ thống Kho bạc Nhà nước;
Theo đề nghị của Trưởng Ban Huy động vốn,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này "Quy trình quản lý phát hành, thanh toán trái phiếu Chính phủ qua hệ thống Kho bạc Nhà nước".

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/01/2007. Các quy định trước đây trái với văn bản này đều bãi bỏ.

Điều 3. Thủ trưởng các đơn vị thuộc Kho bạc Nhà nước, Giám đốc Kho bạc Nhà nước các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

Nơi nhận: - Các đơn vị thuộc KBNN; - Các KBNN tỉnh, TP trực thuộc TW; - Lưu: VT, HĐV.

TỔNG GIÁM ĐỐC Phạm Sỹ Danh

QUY TRÌNH

QUẢN LÝ PHÁT HÀNH, THANH TOÁN TRÁI PHIẾU CHÍNH PHỦ QUA HỆ THỐNG KHO BẠC NHÀ NƯỚC
(Ban hành kèm theo Quyết định số  1049 /QĐ-KBNN ngày 14   tháng 12 năm 2006  của Tổng Giám đốc Kho bạc Nhà nước)

Phần I

 CÔNG TÁC QUẢN LÝ TRÁI PHIẾU CHÍNH PHỦ

I. QUY ĐỊNH CHUNG VỀ QUẢN LÝ TRÁI PHIẾU CHÍNH PHỦ

1.1. Khái niệm chung: Trái phiếu Chính phủ là một loại giấy tờ có giá, được quy định tại điểm 2, điều 3, Quyết định số 61/2002/QĐ-BTC ngày 17/5/2002 của Bộ trưởng Bộ Tài chính do Chính phủ phát hành, có thời hạn, có mệnh giá, có lãi, xác nhận nghĩa vụ trả nợ của Chính phủ đối với người sở hữu trái phiếu.

Trái phiếu Chính phủ phát hành trực tiếp qua hệ thống Kho bạc Nhà nước gồm: trái phiếu kho bạc, trái phiếu công trình trung ương, trái phiếu đầu tư, trái phiếu ngoại tệ, công trái XDTQ (sau đây được gọi chung là trái phiếu).

1.2. Tổ chức in trái phiếu

- Kho bạc Nhà nước (KBNN) thống nhất in các loại trái phiếu để sử dụng tại tất cả các đơn vị KBNN trong phạm vi cả nước. 

- Mẫu trái phiếu do KBNN thiết kế trình Bộ trưởng Bộ Tài chính phê duyệt.

- Việc in trái phiếu thực hiện theo kế hoạch được lập hàng năm hoặc trước mỗi đợt phát hành trái phiếu, căn cứ vào kế hoạch, chỉ tiêu huy động vốn và tình hình tồn kho các loại trái phiếu.

1.3. Phân phối, điều chuyển và thu hồi trái phiếu

- KBNN trực tiếp phân phối trái phiếu cho KBNN các tỉnh, thành phố phía Bắc từ Hà Tĩnh trở ra (Khu vực I), điều chuyển trái phiếu cho các Trung tâm khu vực II và III;

- KBNN Đà Nẵng là Trung tâm khu vực II thực hiện việc phân phối trái phiếu cho KBNN các tỉnh: Quảng Nam, Đà Nẵng, Quảng Bình, Quảng Trị, Quảng Ngãi, Thừa Thiên- Huế, Bình Định, Phú Yên, Gia Lai, Kon Tum.

KBNN thành phố Hồ Chí Minh là Trung tâm khu vực III thực hiện việc phân phối trái phiếu cho KBNN các tỉnh, thành phố phía Nam còn lại.

Trong trường hợp phát sinh việc chia tách, sáp nhập địa giới hành chính các tỉnh theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền, KBNN sẽ quy định địa điểm nhận trái phiếu của các tỉnh mới bảo đảm thuận tiện và an toàn.

- Việc điều chuyển, phân phối, thu hồi trái phiếu giữa KBNN với Trung tâm khu vực, các tỉnh, thành phố thực hiện theo lệnh của KBNN.

- KBNN Đà Nẵng và KBNN thành phố Hồ Chí Minh có trách nhiệm quản lý, mở sổ theo dõi riêng số trái phiếu do KBNN giao quản lý hộ và phân phối cho các tỉnh, thành phố theo lệnh của KBNN.

- Lệnh phân phối trái phiếu cho KBNN các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (sau đây gọi chung là KBNN tỉnh), lệnh điều chuyển trái phiếu cho các Trung tâm khu vực, lệnh điều chuyển trái phiếu giữa các Trung tâm khu vực, các KBNN tỉnh, lệnh thu hồi trái phiếu từ Trung tâm khu vực, KBNN tỉnh về KBNN do Tổng Giám đốc KBNN (hoặc người được uỷ quyền) ký.

Lệnh phân phối trái phiếu cho KBNN quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi chung là KBNN huyện), lệnh điều chuyển trái phiếu giữa các KBNN huyện, lệnh thu hồi trái phiếu từ KBNN huyện về KBNN tỉnh do Giám đốc KBNN tỉnh (hoặc người được uỷ quyền) ký.

1.4. Vận chuyển và giao nhận trái phiếu

a. Vận chuyển

- Vận chuyển trái phiếu giữa các đơn vị KBNN phải bằng ôtô chuyên dùng và phải có công an áp tải theo quy định. Trường hợp sử dụng phương tiện vận chuyển khác như: tàu hoả, máy bay, xuồng máy,... người có quyền ra lệnh điều chuyển trái phiếu phải chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện, bảo đảm an toàn.

- Vận chuyển trái phiếu từ các điểm giao dịch về trụ sở KBNN tỉnh, huyện và ngược lại, nếu không có xe ôtô, phải vận chuyển bằng phương tiện khác thì Giám đốc KBNN phải có biện pháp bảo đảm an toàn trái phiếu trong quá trình vận chuyển. 

b. Giao nhận 

Cán bộ đi nhận trái phiếu phải có giấy giới thiệu của Giám đốc KBNN, ghi rõ họ tên, chức vụ, số chứng minh nhân dân. Khi nhận phải kiểm tra kỹ tình trạng nguyên vẹn của các bao, bó (nếu nhận theo bao, bó nguyên niêm phong), kiểm đếm từng tờ, từng sêri (nếu nhận không đủ bó); ký nhận vào phiếu xuất kho và biên bản giao nhận trái phiếu sau khi nhận xong.

b.1. Nhận trái phiếu từ đơn vị in

KBNN nhận trái phiếu từ đơn vị in theo bao nguyên niêm phong. Khi nhận phải kiểm tra kỹ niêm phong, tình trạng của bao trái phiếu, nếu có sai sót, yêu cầu đơn vị in xử lý kịp thời.

Trong quá trình xuất giao, kiểm đếm trái phiếu, nếu phát hiện sai sót, Ban Quản lý kho lập biên bản kèm theo niêm phong của bao, bó trái phiếu báo cáo Lãnh đạo KBNN để thông báo với đơn vị in có biện pháp xử lý.

b.2. Giao nhận trái phiếu giữa các đơn vị KBNN

- Giao nhận trái phiếu giữa KBNN với KBNN tỉnh và Trung tâm khu vực, giữa Trung tâm khu vực và KBNN tỉnh, giữa các KBNN tỉnh, KBNN huyện thực hiện theo bao, bó niêm phong; trong trường hợp không đủ bó, phải kiểm đếm từng tờ.  Nếu phát hiện thừa, thiếu, lẫn loại, sai sêri, hư hỏng trong các bao, bó, phải có biên bản kèm theo tờ niêm phong của các bao, bó gửi lên KBNN để có biện pháp xử lý. Những tờ bị hư hỏng (in sai, rách, hỏng), phải gạch chéo (X) và cắt góc (góc trên bên phải, mỗi chiều khoảng 3 cm), ghi chữ huỷ bỏ và làm thủ tục nhập kho ngay trong ngày, bảo quản riêng trong hòm tôn có khoá và niêm phong, chờ lệnh của KBNN.

- Trước khi nhập kho trái phiếu, Ban Kiểm nhận phải kiểm đếm số trái phiếu  đã nhận, thành phần Ban Kiểm nhận gồm:

* Đối với KBNN tỉnh:

- Giám đốc hoặc Phó Giám đốc KBNN: Trưởng ban;

- Trưởng phòng Kế toán;

- Trưởng phòng Kiểm tra, kiểm soát;

- Trưởng phòng Kho quỹ;

- Thủ kho.

* Đối với KBNN huyện:

- Giám đốc hoặc Phó Giám đốc KBNN: Trưởng ban;

- Kế toán trưởng;

- Thủ kho.

Ban Kiểm nhận có thể chỉ định thêm một số cán bộ tham gia kiểm đếm.

Trước khi kiểm đếm phải xem xét kỹ tình trạng nguyên vẹn của bao bó đã nhận (niêm phong, tình trạng bao bó), sau đó mới mở bao, bó kiểm đếm số lượng tờ, kiểm tra sêri, số thứ tự từng tờ. Người nào kiểm đếm người đó niêm phong ký tên trên bao, bó của mình. Sau khi kiểm đếm, thủ kho xác nhận trên máy tính số ấn chỉ đã thực nhận, in Biên bản giao nhận trái phiếu có chữ ký xác nhận của các thành viên Ban Kiểm nhận.

1.5. Bảo quản, kiểm kê và tiêu huỷ trái phiếu

a. Sắp xếp, bảo quản trái phiếu trong kho

Trái phiếu chưa sử dụng được sắp xếp, bảo quản tại khu vực riêng trong kho tiền. Các loại trái phiếu chưa xuất kho phải được đóng gói, niêm phong và bảo quản trong hòm, tủ, két sắt. Các loại trái phiếu đã xuất kho, cuối ngày gửi kho theo bao, hòm, phải được niêm phong và bảo quản trên kệ, giá sắt.

Đối với trái phiếu khi đã làm thủ tục gửi kho theo bao, hòm niêm phong, nhưng trong quá trình bảo quản nếu niêm phong bị mất, rách hoặc biến dạng phải thành lập Hội đồng để kiểm đếm, xác định số lượng trái phiếu trong bao, hòm đó. Trường hợp xảy ra thiếu, mất trái phiếu, phải tìm nguyên nhân và quy trách nhiệm đối với những người có liên quan trực tiếp và gián tiếp; đồng thời, báo cáo ngay KBNN cấp trên.

b. Sắp xếp, bảo quản trái phiếu tại bàn trái phiếu

Trong giờ làm việc, toàn bộ trái phiếu phải được sắp xếp gọn gàng, ngăn nắp theo từng loại trong hòm tôn hoặc két sắt và bảo quản tại nơi làm việc. Trường hợp cán bộ ra ngoài quầy giao dịch thì phải khoá hòm, két sắt; tuyệt đối không được phép mang trái phiếu ra ngoài trụ sở KBNN khi không có giấy tờ hợp pháp, hợp lệ.

Trong giờ nghỉ trưa, toàn bộ trái phiếu tại bàn giao dịch trong trụ sở Kho bạc Nhà nước phải được bảo quản trong két sắt niêm phong khoá bằng mã số, chìa định vị hoặc đưa vào hòm tôn có khoá, niêm phong bảo quản trong kho tiền; tại các điểm giao dịch ngoài trụ sở cơ quan, toàn bộ trái phiếu phải được bảo quản trong két sắt niêm phong khoá bằng mã số, chìa định vị và bố trí cán bộ trực gác, bảo vệ.

Cuối ngày làm việc, toàn bộ trái phiếu chưa sử dụng phải được cho vào bao hoặc hòm tôn có khoá và niêm phong trước sự chứng kiến của Kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền) và làm thủ tục gửi kho theo bao, hòm nguyên niêm phong. Vào đầu ngày làm việc tiếp theo, nhận lại bao, hòm còn nguyên niêm phong để sử dụng trong ngày.

c. Quy định về kiểm kê

Cuối tháng, cùng với việc kiểm kê kho, Hội đồng kiểm kê tiến hành kiểm kê thực tế số trái phiếu của các bàn giao dịch và số tồn kho thực tế; đối chiếu với sổ sách kho quỹ và kế toán, bảo đảm số liệu khớp đúng.

Cuối mỗi đợt phát hành, cán bộ bàn trái phiếu làm thủ tục nhập kho số trái phiếu còn lại của các bàn và tiến hành kiểm kê theo quy định.

Trái phiếu hư hỏng, rách nát, hết hạn sử dụng phải được quản lý chặt chẽ và thực hiện tiêu huỷ theo đúng quy định hiện hành về tiêu huỷ trái phiếu đặc biệt rách nát, hư hỏng hết hạn sử dụng của KBNN.

1.6.Trách nhiệm của các đơn vị trong việc quản lý trái phiếu

a. Tại KBNN

a.1. Ban Huy động vốn

- Thiết kế mẫu trái phiếu báo cáo Lãnh đạo KBNN, trình Lãnh đạo Bộ Tài chính phê duyệt;

- Lập kế hoạch in các loại trái phiếu, số lượng từng loại mệnh giá, cách đánh số sêri,...;

- Xây dựng kế hoạch phân phối trái phiếu, lập lệnh phân phối, điều chuyển, thu hồi trái phiếu tại các Trung tâm khu vực và KBNN các tỉnh, trình Lãnh đạo KBNN phê duyệt;

- Cuối mỗi đợt phát hành trái phiếu, phối hợp với Ban Kế toán, Ban Kho quỹ đối chiếu, bảo đảm khớp đúng số tiền thu từ phát hành mới so với tổng mệnh giá trái phiếu đã sử dụng, số liệu trái phiếu nhập, xuất, sử dụng, tồn kho thực tế và trong chương trình "Quản lý trái phiếu KBNN" tại KBNN, Trung tâm khu vực và KBNN các tỉnh.

a.2. Ban Kho quỹ

- Chịu trách nhiệm nhận trái phiếu từ đơn vị in, trực tiếp phân phối, thu hồi trái phiếu từ KBNN các tỉnh phía Bắc;

- Điều chuyển, thu hồi trái phiếu từ các Trung tâm khu vực;

- Tổng hợp trái phiếu hỏng, hết giá trị sử dụng từ KBNN tỉnh và các Trung tâm khu vực; xin chủ trương và thực hiện tiêu huỷ trái phiếu hỏng hết hạn sử dụng theo quy định;

- Cuối mỗi đợt phát hành trái phiếu: chủ trì phối hợp với Ban Huy động vốn, Ban Tài vụ Quản trị đối chiếu bảo đảm khớp đúng số liệu trái phiếu nhập, xuất, sử dụng, tồn kho thực tế và trong chương trình "Quản lý trái phiếu KBNN" tại KBNN, Trung tâm khu vực và KBNN các tỉnh; tổng hợp, báo cáo tình hình nhập, xuất, sử dụng, tồn kho các loại trái phiếu trong toàn hệ thống.

a.3. Ban Tài vụ Quản trị

- Căn cứ vào kế hoạch in trái phiếu đã được Lãnh đạo KBNN phê duyệt, phối hợp với Ban Huy động vốn và đơn vị in dự thảo Hợp đồng in  trình Lãnh đạo KBNN ký.

- Tổ chức quản lý và hạch toán kế toán giấy tờ có giá theo quy định của Chế độ kế toán hoạt động nội bộ KBNN ban hành kèm theo Quyết định số 1190/1998/QĐ-BTC ngày 11/9/1998 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Định kỳ hàng tháng, đối chiếu số liệu với Ban Kho quỹ về tình hình nhập, xuất, tồn theo từng loại giấy tờ có giá tại KBNN. Hàng quý tổng hợp tình hình nhập, xuất, tồn giấy tờ có giá của các KBNN tỉnh; phối hợp với Ban Kho quỹ, Ban Huy động vốn đối chiếu, bảo đảm khớp đúng số liệu nhập, xuất, sử dụng, tồn kho giấy tờ có giá trong toàn hệ thống.

a.4. Trung tâm Tin học và Thống kê

- Căn cứ vào yêu cầu, chịu trách nhiệm bổ sung, hoàn thiện chương trình "Quản lý trái phiếu KBNN" cho phù hợp với các quy trình nghiệp vụ;

- Hỗ trợ về mặt kỹ thuật cho các đơn vị KBNN trong toàn hệ thống để bảo đảm chương trình hoạt động tốt, số liệu được cập nhật kịp thời, báo cáo chiết xuất nhanh chóng, đầy đủ, chính xác.

b. Các đơn vị KBNN tỉnh, huyện

- Giám đốc KBNN chịu trách nhiệm bố trí cán bộ, bảo đảm các điều kiện phương tiện, cơ sở vật chất cần thiết cho công tác quản lý trái phiếu, bảo đảm tuyệt đối an toàn tiền, tài sản được KBNN cấp trên giao quản lý.

- Phụ trách phòng, bộ phận kế hoạch tổng hợp có nhiệm vụ theo dõi tình hình nhập, xuất, sử dụng trái phiếu tại đơn vị; căn cứ vào nhiệm vụ huy động vốn và tình hình tồn kho trái phiếu tại đơn vị, đề xuất nhu cầu bổ sung trái phiếu trình Lãnh đạo ký gửi KBNN cấp trên, lập lệnh phân phối, điều chuyển, thu hồi trái phiếu giữa các đơn vị trong phạm vi địa bàn tỉnh; phối hợp với phòng, bộ phận kho quỹ, kiểm tra, đối chiếu số liệu nhập, xuất, tồn kho các loại trái phiếu, bảo đảm khớp đúng giữa số liệu thực tế và số liệu trên "Chương trình quản lý trái phiếu KBNN" tại đơn vị.   

- Thủ kho chấp hành các chế độ quản lý kho; chịu trách nhiệm về việc bảo đảm an toàn, chính xác toàn bộ trái phiếu xuất, nhập, bảo quản trong kho; mở sổ, ghi chép trái phiếu nhập, xuất, tồn kho; thực hiện kiểm kê theo quy định; cuối mỗi đợt phát hành, định kỳ hàng tháng và hàng năm, phối hợp với kế toán giấy tờ có giá  đối chiếu số liệu trái phiếu sử dụng, tồn kho, lập và cung cấp số liệu để phòng, bộ phận kho quỹ lập báo cáo theo quy định.

- Phụ trách phòng kế toán, bộ phận kế toán giấy tờ có giá chịu trách nhiệm tổ chức, hướng dẫn, chỉ đạo, kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ nhập, xuất, điều chuyển, bảo quản trái phiếu; chỉ đạo, tổ chức hạch toán kế toán giấy tờ có giá theo quy định của Chế độ kế toán hoạt động nội bộ KBNN ban hành kèm theo Quyết định số 1190/1998/QĐ-BTC ngày 11/9/1998 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Định kỳ hàng tháng, đối chiếu số liệu trái phiếu với phòng, bộ phận kế hoạch, phòng, bộ phận kho quỹ về tình hình nhập, xuất, tồn kho theo từng loại trái phiếu; Vào ngày 5 tháng đầu của quý sau, lập Bảng tổng hợp giấy tờ có giá, báo cáo tình hình quản lý, sử dụng trái phiếu hàng quý trên địa bàn gửi KBNN cấp trên.

- Kế toán giấy tờ có giá có trách nhiệm hạch toán kế toán tình hình nhập, xuất trái phiếu chính xác, kịp thời; thực hiện chế độ báo cáo tình hình quản lý trái phiếu theo quy định.

- Cán bộ giao, nhận, điều chuyển trái phiếu có trách nhiệm tuyệt đối giữ bí mật khi được giao nhiệm vụ, chịu trách nhiệm về sự chính xác, an toàn trái phiếu  trong suốt quá trình giao, nhận, vận chuyển trái phiếu. 

c. Tại bàn trái phiếu

Cán bộ bàn trái phiếu có trách nhiệm mở sổ theo dõi tình hình xuất, nhập, sử dụng trái phiếu hàng ngày tại bàn trái phiếu; sử dụng và bảo quản an toàn trái phiếu  tại bàn giao dịch theo đúng quy định tại điểm 2.5, Mục II, Phần I và điểm 1.4, Mục I, Phần II của Quyết định này.

II. QUY TRÌNH, THỦ TỤC IN ẤN, NHẬP, XUẤT VÀ SỬ DỤNG TRÁI PHIẾU

1.1. Tại KBNN

a. In trái phiếu

- Lập kế hoạch in trái phiếu: căn cứ vào kế hoạch huy động vốn, tình hình tồn kho các loại công trái, trái phiếu và tình hình sử dụng trái phiếu trong những đợt phát hành trước, Ban Huy động vốn lập kế hoạch in trái phiếu, cụ thể số lượng từng loại trái phiếu, từng loại mệnh giá, số sêri,...; dự thảo công văn gửi đơn vị in, trình Lãnh đạo KBNN ký.

- Căn cứ công văn gửi đơn vị in, Ban Tài vụ Quản trị phối hợp với Ban Huy động vốn và đơn vị in dự thảo Hợp đồng in trình Lãnh đạo KBNN ký duyệt.

b. Nhận trái phiếu từ đơn vị in

- Theo thông báo của đơn vị in về thời gian và số lượng trái phiếu hoàn thành, Ban Kho quỹ phối hợp với Ban Tài vụ Quản trị tổ chức thực hiện việc nhận và vận chuyển trái phiếu từ đơn vị in về KBNN.

- Căn cứ Phiếu xuất kho của đơn vị in, Ban Tài vụ Quản trị viết 3 liên Phiếu nhập kho, 1 liên lưu, 1 liên hạch toán, 1 liên gửi Ban Kho quỹ.

- Ban Kho quỹ kiểm nhận, nhập kho trái phiếu; nhập vào máy tính số lượng trái phiếu theo từng loại trái phiếu, từng loại mệnh giá và chi tiết từng số sêri;

- Lãnh đạo KBNN hoặc người được uỷ quyền (sau đây gọi là người có thẩm quyền) thực hiện kiểm soát giao dịch do Ban Kho quỹ lập trên máy tính, đối chiếu số liệu giữa Phiếu xuất kho của đơn vị in với Biên bản giao nhận trái phiếu theo từng loại trái phiếu, số lượng từng loại mệnh giá và chi tiết từng số sêri; nếu đồng ý thì ký duyệt chấp nhận giao dịch này trên máy; trường hợp có chênh lệch thì yêu cầu Ban Kho quỹ huỷ bỏ giao dịch này trên máy và lập giao dịch khác. 

- Sau khi được người có thẩm quyền phê duyệt, Ban Kho quỹ in 2 liên Biên bản giao nhận trái phiếu, 1 liên lưu, 1 liên gửi Ban Tài vụ Quản trị. 

c. Điều chuyển trái phiếu cho Trung tâm khu vực

- Căn cứ vào kế hoạch, chỉ tiêu huy động vốn và tình hình tồn kho các loại trái phiếu tại KBNN, các Trung tâm khu vực và các đơn vị KBNN, Ban Huy động vốn lập và in Lệnh điều chuyển kiêm phiếu xuất kho trái phiếu từ máy tính trình người có thẩm quyền (Tổng Giám đốc, Phó Tổng Giám đốc hoặc người được uỷ quyền).

- Người có thẩm quyền thực hiện kiểm soát Lệnh điều chuyển kiêm phiếu xuất kho trái phiếu do Ban Huy động vốn lập trên máy tính; nếu đồng ý thì ký Lệnh điều chuyển kiêm phiếu xuất kho trái phiếu trên giấy, đồng thời ký duyệt chấp nhận lệnh trên máy. Trường hợp có điều chỉnh thì trả lại Ban Huy động vốn để huỷ bỏ lệnh này trên máy và lập lệnh khác.

- Sau khi được ký duyệt, Ban Huy động vốn sao 5 liên Lệnh điều chuyển  kiêm phiếu xuất kho trái phiếu, 1 liên lưu, 4 liên chuyển cho Ban Tài vụ Quản trị.

- Ban Tài vụ Quản trị ký kiểm soát, chuyển 4 liên Lệnh điều chuyển kiêm phiếu xuất kho trái phiếu sang Ban Kho quỹ.

- Ban Kho quỹ nhập vào máy tính số sêri các ấn chỉ xuất kho theo đúng số lượng trái phiếu trên Lệnh điều chuyển kiêm phiếu xuất kho trái phiếu .

- Người có thẩm quyền thực hiện kiểm soát giao dịch do Ban Kho quỹ lập trên máy, đối chiếu số liệu theo từng loại trái phiếu, số lượng từng loại mệnh giá giữa Lệnh điều chuyển kiêm phiếu xuất kho trái phiếu và Biên bản giao nhận trái phiếu, nếu đúng, thì ký duyệt chấp nhận giao dịch này trên máy; trường hợp có sai sót, nhầm lẫn, thì yêu cầu Ban Kho quỹ huỷ bỏ giao dịch này trên máy và lập giao dịch khác.

- Sau khi được ký duyệt, Ban Kho quỹ in 3 liên Biên bản giao nhận trái phiếu.

- Thủ kho yêu cầu cán bộ được phân công đi điều chuyển ký nhận trên Biên bản giao nhận trái phiếu, sau đó giao người nhận 1 liên Lệnh điều chuyển kiêm phiếu xuất kho trái phiếu kèm 1 liên Biên bản giao nhận trái phiếu, chuyển trả Ban Tài vụ Quản trị 2 liên Lệnh điều chuyển kiêm phiếu xuất kho trái phiếu kèm 1 liên Biên bản giao nhận trái phiếu, thủ kho lưu 1 liên.

d. Phân phối trái phiếu cho KBNN tỉnh

d.1. Phân phối trái phiếu cho các KBNN tỉnh nhận tại KBNN

- Căn cứ vào chỉ tiêu huy động vốn, tình hình tồn kho trái phiếu tại KBNN và đề nghị cấp trái phiếu của địa phương, Ban Huy động vốn lập và in Lệnh phân phối kiêm phiếu xuất kho trái phiếu từ máy tính trình người có thẩm quyền.

- Người có thẩm quyền thực hiện kiểm soát Lệnh phân phối kiêm phiếu xuất kho trái phiếu trên máy, nếu đồng ý thì ký Lệnh phân phối kiêm phiếu xuất kho trái phiếu trên giấy, đồng thời ký duyệt chấp nhận lệnh trên máy; trường hợp có điều chỉnh thì trả lại Ban Huy động vốn để huỷ bỏ lệnh này trên máy và lập lệnh khác.

- Sau khi được ký duyệt, Ban Huy động vốn sao 5 liên Lệnh phân phối kiêm phiếu xuất kho trái phiếu, 1 liên lưu, 1 liên giao người nhận trái phiếu, 2 liên chuyển cho Ban Tài vụ Quản trị , 1 liên chuyển Ban Kho quỹ.

- Ban Kho quỹ nhập vào máy tính số sêri các trái phiếu xuất kho theo đúng số lượng trái phiếu trên Lệnh phân phối kiêm phiếu xuất kho trái phiếu.

- Người có thẩm quyền thực hiện kiểm soát giao dịch do Ban Kho quỹ lập trên máy, đối chiếu số liệu theo từng loại trái phiếu, số lượng từng loại mệnh giá giữa Lệnh phân phối kiêm phiếu xuất kho trái phiếu và Biên bản giao nhận trái phiếu, nếu đúng thì ký duyệt chấp nhận giao dịch này trên máy; trường hợp có sai sót, nhầm lẫn thì yêu cầu Ban Kho quỹ huỷ bỏ giao dịch này trên máy và lập giao dịch khác.

- Sau khi được ký duyệt, Ban Kho quỹ thực hiện việc xuất kho và in 3 liên Biên bản giao nhận trái phiếu, người nhận ký trên Biên bản giao nhận trái phiếu  và Lệnh phân phối kiêm phiếu xuất kho trái phiếu, thủ kho giao người nhận 1 liên, chuyển trả Ban Tài vụ Quản trị 1 liên, thủ kho lưu 1 liên.

d.2. Phân phối trái phiếu cho các KBNN nhận tại Trung tâm khu vực

- Căn cứ vào chỉ tiêu huy động vốn, tình hình tồn kho trái phiếu tại Trung tâm khu vực và đề nghị cấp trái phiếu của địa phương, Ban Huy động vốn lập và in Lệnh phân phối trái phiếu từ máy tính trình người có thẩm quyền.

- Người có thẩm quyền thực hiện kiểm soát, ký Lệnh phân phối trái phiếu  trên máy và trên giấy; trường hợp có điều chỉnh thì trả lại Ban Huy động vốn để huỷ bỏ lệnh này trên máy và lập lệnh khác.

- Sau khi được ký duyệt, Ban Huy động vốn sao 6 liên Lệnh phân phối trái phiếu: 1 liên lưu, 2 liên chuyển cho Ban Tài vụ Quản trị  theo dõi, 1 liên chuyển Ban Kho quỹ, 1 liên gửi KBNN nhận trái phiếu, 1 liên gửi Trung tâm khu vực để làm căn cứ xuất kho cho KBNN tỉnh.

e. Điều chuyển trái phiếu giữa KBNN các tỉnh, Trung tâm khu vực

- Căn cứ vào kế hoạch, chỉ tiêu, kết quả huy động vốn và thực tế tình hình tồn kho trái phiếu tại các tỉnh, Ban Huy động vốn lập và in Lệnh điều chuyển trái phiếu.

- Người có thẩm quyền thực hiện kiểm soát Lệnh điều chuyển trái phiếu do Ban Huy động vốn lập trên máy theo từng loại trái phiếu, số lượng từng loại mệnh giá; nếu đồng ý, thì ký Lệnh điều chuyển trái phiếu trên giấy, đồng thời, ký duyệt chấp nhận lệnh trên máy. Trường hợp có điều chỉnh, thì trả lại Ban Huy động vốn để huỷ bỏ lệnh này trên máy và lập lệnh khác.

- Sau khi được ký duyệt, Ban Huy động vốn sao 6 liên Lệnh điều chuyển trái phiếu, 1 liên lưu, chuyển Ban Kho quỹ 1 liên, Ban Tài vụ Quản trị 2 liên, KBNN tỉnh hoặc Trung tâm khu vực giao và nhận trái phiếu mỗi đơn vị 1 liên.

g. Thu hồi trái phiếu từ KBNN các tỉnh, Trung tâm khu vực

- Căn cứ vào tình hình tồn kho trái phiếu tại các tỉnh (bao gồm cả trái phiếu trắng, trái phiếu hỏng, không còn giá trị sử dụng thu hồi để tiêu huỷ), Ban Huy động vốn lập và in Lệnh thu hồi trái phiếu từ chương trình "Quản lý trái phiếu KBNN". Riêng đối với trái phiếu rách, hỏng, Ban Huy động vốn lập Lệnh thu hồi trái phiếu bằng phương pháp thủ công

- Người có thẩm quyền thực hiện kiểm soát Lệnh thu hồi trái phiếu, nếu đồng ý thì ký duyệt chấp nhận lệnh trên máy và trên giấy. Trường hợp có điều chỉnh thì trả lại Ban Huy động vốn để huỷ bỏ lệnh này và lập lệnh khác.

- Sau khi được ký duyệt, Ban Huy động vốn sao 5 liên Lệnh thu hồi trái phiếu: 1 liên lưu, chuyển Ban Kho quỹ 1 liên, Ban Tài vụ Quản trị 2 liên, KBNN hoặc Trung tâm khu vực trả trái phiếu 1 liên.

- Khi Trung tâm khu vực hoặc KBNN tỉnh đem trái phiếu về theo Lệnh thu hồi trái phiếu:

 Căn cứ Phiếu xuất kho của KBNN tỉnh, Ban Tài vụ Quản trị viết 3 liên Phiếu nhập kho, 1 liên lưu, 1 liên chuyển Ban Kho quỹ, 1 liên chuyển trả KBNN tỉnh hoặc Trung tâm khu vực.

 Ban Kho quỹ kiểm đếm, nhập kho số trái phiếu nhận, đối chiếu với Phiếu nhập kho của Ban Tài vụ Quản trị và Lệnh thu hồi trái phiếu của Ban Huy động vốn, nếu khớp đúng, xác nhận số trái phiếu đã nhận trên máy theo sêri và lập Biên bản giao nhận trái phiếu. Trường hợp xảy ra thừa, thiếu, chênh lệch so với lệnh thu hồi, phải nhập chi tiết từng sêri các trái phiếu hỏng, mất trên đường vận chuyển và in Biên bản hỏng mất, thừa, thiếu trái phiếu.

Người có thẩm quyền thực hiện kiểm soát giao dịch do Ban Kho quỹ lập trên máy, đối chiếu số liệu theo từng loại trái phiếu, số lượng từng loại mệnh giá và chi tiết từng số sêri giữa Lệnh thu hồi trái phiếu với Biên bản giao nhận trái phiếu  và Biên bản hỏng, mất, thừa, thiếu trái phiếu (nếu có), nếu đúng thì ký duyệt chấp nhận giao dịch này trên máy. Trường hợp có sai sót, nhầm lẫn thì yêu cầu Ban Kho quỹ hủy bỏ giao dịch này trên máy và lập giao dịch khác.

Sau khi được ký duyệt, Ban Kho quỹ in 3 liên Biên bản giao nhận trái phiếu, 1 liên lưu, 1 liên giao Ban Tài vụ Quản trị, 1 liên giao cho đơn vị trả trái phiếu.

h. Tiêu huỷ trái phiếu hết giá trị sử dụng

- Căn cứ vào chủ trương tiêu huỷ trái phiếu không còn giá trị sử dụng đã được lãnh đạo Bộ Tài chính phê duyệt, Ban Kho quỹ lập và in Lệnh tiêu huỷ trái phiếu.

- Người có thẩm quyền thực hiện kiểm soát Lệnh tiêu huỷ trái phiếu, nếu đồng ý thì ký duyệt chấp nhận lệnh trên máy và trên giấy. Trường hợp có điều chỉnh thì trả lại Ban Kho quỹ để huỷ bỏ lệnh này trên máy và lập lệnh khác.

- Sau khi được ký duyệt, Ban Kho quỹ sao 2 liên Lệnh tiêu huỷ trái phiếu: 1 liên lưu, Ban Tài vụ Quản trị 1 liên.

2.2. Tại Trung tâm khu vực

a. Nhận trái phiếu từ KBNN

- Khi trái phiếu được chuyển tới Trung tâm khu vực, căn cứ Lệnh điều chuyển kiêm phiếu xuất kho trái phiếu do cán bộ điều chuyển giao, kế toán giấy tờ có giá viết 3 liên Phiếu nhập kho, 1 liên lưu, 1 liên hạch toán, 1 liên gửi Phòng Kho quỹ.

- Phòng Kho quỹ nhập kho trái phiếu theo bao, bó nguyên niêm phong. Cán bộ kho quỹ thực hiện đối chiếu số trái phiếu thực nhận với Phiếu nhập kho và Lệnh điều chuyển kiêm phiếu xuất kho trái phiếu, nếu khớp đúng, xác nhận số trái phiếu  đã nhận trên máy theo số sêri; trường hợp xảy ra thừa, thiếu, cán bộ kho quỹ phải nhập chi tiết từng sêri các trái phiếu hỏng, mất trên đường vận chuyển và in Biên bản hỏng mất, thừa, thiếu trái phiếu trình người có thẩm quyền ký cùng với Biên bản giao nhận trái phiếu.

- Người có thẩm quyền thực hiện kiểm soát giao dịch do Phòng Kho quỹ lập trên máy, đối chiếu số liệu theo từng loại trái phiếu, số lượng từng loại mệnh giá và chi tiết từng số sêri giữa Lệnh phân phối trái phiếu và Biên bản giao nhận trái phiếu và Biên bản hỏng, mất, thừa thiếu trái phiếu (nếu có); nếu đúng, thì ký duyệt chấp nhận giao dịch trên máy; trường hợp có sai sót, nhầm lẫn, thì yêu cầu Phòng Kho quỹ huỷ bỏ giao dịch này trên máy và lập giao dịch khác.    

- Sau khi được phê duyệt, Phòng Kho quỹ in 3 liên Biên bản giao nhận trái phiếu, 1 liên lưu, 1 liên gửi Phòng Kế toán, 1 liên giao cho cán bộ điều chuyển đến.

b. Xuất trái phiếu cho KBNN các tỉnh theo lệnh của KBNN

- Căn cứ vào Lệnh phân phối trái phiếu nhận được từ KBNN, kế toán giấy tờ có giá viết 4 liên Phiếu xuất kho, 1 liên lưu, 1 liên hạch toán, 1 liên gửi Phòng Kho quỹ, 1 liên giao cho KBNN nhận trái phiếu.

- Căn cứ vào lệnh truyền qua mạng và Phiếu xuất kho, Phòng Kho quỹ nhập vào máy tính số sêri các trái phiếu xuất kho theo đúng số lượng trái phiếu trên  Phiếu xuất kho.

- Người có thẩm quyền thực hiện kiểm soát giao dịch do Phòng Kho quỹ lập trên máy theo từng loại trái phiếu, số lượng theo từng loại mệnh giá và chi tiết theo từng số sêri, đối chiếu với Lệnh phân phối trái phiếu của KBNN; nếu đúng thì ký duyệt chấp nhận giao dịch này trên máy; trường hợp có sai sót, nhầm lẫn thì yêu cầu Phòng Kho quỹ huỷ bỏ giao dịch này trên máy và lập giao dịch khác.

- Sau khi được ký duyệt, Phòng Kho quỹ in 4 liên Biên bản giao nhận trái phiếu, 1 liên lưu, 1 liên gửi phòng Kế toán,  1 liên gửi KBNN, 1 liên giao cho cán bộ của KBNN tỉnh nhận ấn chỉ để kiểm đếm, đối chiếu với số thực tế.

c. Điều chuyển trái phiếu giữa các Trung tâm khu vực

- Khi nhận được Lệnh điều chuyển trái phiếu từ KBNN, kế toán viết 4 liên Phiếu xuất kho, 1 liên lưu, 1 liên để hạch toán, 1 liên chuyển Phòng Kho quỹ, 1 liên giao người nhận.

- Phòng Kho quỹ Trung tâm khu vực nhập vào máy tính số sêri các trái phiếu  xuất kho theo đúng số lượng trái phiếu xuất kho trên Phiếu xuất kho .

- Người có thẩm quyền thực hiện kiểm soát giao dịch do Phòng Kho quỹ lập trên máy theo từng loại trái phiếu, số lượng từng loại mệnh giá và chi tiết từng số sêri, đối chiếu với Lệnh điều chuyển trái phiếu; nếu đúng thì ký duyệt chấp nhận giao dịch này trên máy; trường hợp có sai sót, nhầm lẫn thì yêu cầu Phòng Kho quỹ huỷ bỏ giao dịch này trên máy và lập giao dịch khác. 

- Sau khi được ký duyệt, Phòng Kho quỹ in 4 liên Biên bản giao nhận trái phiếu, 1 liên lưu, 1 liên gửi Phòng Kế toán, 1 liên gửi KBNN (Ban Kho quỹ), 1 liên giao cán bộ của Trung tâm khu vực có nhiệm vụ quản lý, áp tải trái phiếu về Trung tâm khu vực nhận trái phiếu.

- Khi trái phiếu được chuyển tới Trung tâm khu vực:

Căn cứ Lệnh Điều chuyển trái phiếu, Phòng Kế toán viết 3 liên Phiếu nhập kho, 1 liên lưu, 1 liên để hạch toán, 1 liên gửi Phòng Kho quỹ.

Phòng Kho quỹ nhập kho trái phiếu theo bao, bó nguyên niêm phong, số lẻ kiểm đếm từng tờ. Cán bộ kho quỹ thực hiện đối chiếu số trái phiếu thực nhận với Phiếu nhập kho và Lệnh điều chuyển trái phiếu nhận được qua mạng máy tính từ KBNN; nếu khớp đúng, xác nhận số trái phiếu thực nhận trên máy tính theo số sêri; trường hợp xảy ra thừa, thiếu, cán bộ kho quỹ phải nhập chi tiết từng sêri các trái phiếu hỏng, mất trên đường vận chuyển và in Biên bản hỏng mất, thừa, thiếu trái phiếu trình người có thẩm quyền ký cùng với Biên bản giao nhận trái phiếu.

Người có thẩm quyền thực hiện kiểm soát giao dịch do Phòng Kho quỹ lập trên máy, đối chiếu số liệu theo từng loại trái phiếu, số lượng theo từng loại mệnh giá và chi tiết từng số sêri giữa Lệnh điều chuyển trái phiếu với Biên bản giao nhận trái phiếu và Biên bản hỏng, mất, thừa thiếu trái phiếu (nếu có); nếu đúng, thì ký duyệt chấp nhận giao dịch trên máy. Trường hợp có sai sót, nhầm lẫn thì yêu cầu Phòng Kho quỹ huỷ bỏ giao dịch này trên máy và lập giao dịch khác.    

Sau khi được ký duyệt, Phòng Kho quỹ in 3 liên Biên bản giao nhận trái phiếu, 1 liên lưu, 1 liên gửi Phòng Kế toán, 1 liên gửi cho Trung tâm khu vực điều chuyển đến.

d. Thu hồi trái phiếu còn giá trị sử dụng  từ KBNN  các tỉnh

Khi KBNN tỉnh chuyển trái phiếu về theo Lệnh thu hồi trái phiếu,

- Phòng Kế toán của Trung tâm khu vực viết 4 liên Phiếu nhập kho, 1 liên lưu, 1 liên để hạch toán, 1 liên gửi Phòng Kho quỹ, 1 liên giao cho KBNN giao trái phiếu.

- Phòng Kho quỹ đối chiếu số trái phiếu thực nhận với Phiếu nhập kho và Lệnh thu hồi trái phiếu nhận được qua mạng theo từng loại trái phiếu, số lượng từng loại mệnh giá và chi tiết từng số sêri, nếu khớp đúng, xác nhận số trái phiếu  thực nhận trên máy tính, lập Biên bản giao nhận trái phiếu; trường hợp xảy ra thừa, thiếu, chênh lệch so với lệnh thu hồi, phải nhập chi tiết từng sêri các trái phiếu hỏng, mất trên đường vận chuyển và lập Biên bản hỏng, mất, thừa, thiếu trái phiếu.

- Người có thẩm quyền thực hiện kiểm soát giao dịch do Phòng Kho quỹ lập trên máy, đối chiếu số liệu theo từng loại trái phiếu, số lượng theo từng loại mệnh giá và chi tiết từng số sêri giữa Lệnh thu hồi trái phiếu với Biên bản giao nhận trái phiếu và Biên bản hỏng, mất, thừa thiếu trái phiếu (nếu có); nếu đúng, thì ký duyệt chấp nhận giao dịch trên máy; trường hợp có sai sót, nhầm lẫn thì yêu cầu Phòng Kho quỹ huỷ bỏ giao dịch này trên máy và lập giao dịch khác.

- Sau khi được ký duyệt, Phòng Kho quỹ in 4 liên Biên bản giao nhận trái phiếu, 1 liên lưu, 1 liên gửi Phòng Kế toán, 1 liên gửi KBNN, 1 liên giao cho cán bộ KBNN tỉnh giao trái phiếu.

e. Thu hồi trái phiếu để tiêu huỷ

- Phòng Kế toán căn cứ vào Lệnh thu hồi trái phiếu, Phiếu xuất kho và Biên bản giao nhận trái phiếu của đơn vị giao nộp để lập 4 liên Phiếu nhập kho: 1 liên lưu, 1 liên để hạch toán, 1 liên gửi Phòng Kho quỹ, 1 liên gửi đơn vị giao.

- Nếu việc tiêu huỷ thực hiện tập trung tại KBNN thì các Trung tâm khu vực nhận trái phiếu để tiêu huỷ của các KBNN tỉnh theo bao nguyên niêm phong. Phòng Kho quỹ đối chiếu số liệu trái phiếu trên bảng kê của đơn vị nộp trái phiếu so với Lệnh thu hồi trái phiếu, bảo đảm khớp đúng, sau đó lập 4 liên Biên bản giao nhận trái phiếu: 1 liên lưu, 1 liên gửi Phòng Kế toán, 1 liên gửi KBNN, 1 liên giao cho cán bộ KBNN tỉnh giao trái phiếu.

- Nếu việc tiêu huỷ trái phiếu thực hiện tại Trung tâm khu vực: việc giao nhận trái phiếu tiêu huỷ phải thực hiện theo quy trình giao nhận trái phiếu còn giá trị sử dụng.

g. Nộp trái phiếu về KBNN

* Đối với trái phiếu còn giá trị sử dụng và trái phiếu lành hết giá trị sử dụng

- Căn cứ vào Lệnh thu hồi trái phiếu, kế toán ấn chỉ viết 3 liên Phiếu xuất kho, 1 liên lưu, 1 liên để hạch toán, 1 liên chuyển Phòng Kho quỹ.

- Phòng Kho quỹ của Trung tâm khu vực nhập vào máy tính số sêri các trái phiếu xuất kho theo đúng số lượng trên Phiếu xuất kho và Lệnh thu hồi trái phiếu.

- Người có thẩm quyền thực hiện kiểm soát giao dịch do Phòng Kho quỹ lập trên máy theo từng loại trái phiếu, số lượng từng loại mệnh giá và chi tiết từng số sêri, đối chiếu với Lệnh thu hồi trái phiếu của KBNN; nếu đúng thì ký duyệt chấp nhận giao dịch này trên máy; trường hợp có sai sót, nhầm lẫn thì yêu cầu Phòng Kho quỹ huỷ bỏ giao dịch này trên máy và lập giao dịch khác. 

- Sau khi được ký duyệt, Phòng Kho quỹ xuất kho trái phiếu và in 3 liên Biên bản giao nhận trái phiếu yêu cầu người nhận trái phiếu ký, sau đó, 1 liên lưu, 1 liên gửi Phòng Kế toán, 1 liên giao cán bộ có nhiệm vụ quản lý, áp tải trái phiếu về KBNN.

* Đối với trái phiếu rách, hỏng

- Căn cứ vào Lệnh thu hồi trái phiếu, kế toán trái phiếu viết 3 liên Phiếu xuất kho, 1 liên lưu, 1 liên để hạch toán, 1 liên chuyển Phòng Kho quỹ.

- Căn cứ Phiếu xuất kho và Lệnh thu hồi trái phiếu, Phòng Kho quỹ lập 3 liên Biên bản giao nhận trái phiếu bằng phương pháp thủ công: 1 liên lưu, 1 liên gửi Phòng Kế toán, 1 liên giao cán bộ có nhiệm vụ quản lý, áp tải trái phiếu về KBNN.

2.3. Tại KBNN tỉnh

a. Nhận trái phiếu từ KBNN, Trung tâm khu vực

- Khi nhận trái phiếu về, căn cứ vào Lệnh phân phối kiêm phiếu xuất kho trái phiếu (đối với KBNN tỉnh nhận trái phiếu tại KBNN) hoặc Lệnh phân phối trái phiếu (đối với KBNN tỉnh nhận trái phiếu tại Trung tâm khu vực), kế toán viết 3 liên Phiếu nhập kho, 1 liên lưu, 1 liên hạch toán, 1 liên gửi Phòng Kho quỹ.

- Sau khi kiểm đếm, Phòng Kho quỹ nhập kho trái phiếu, đối chiếu số trái phiếu thực nhận với Lệnh phân phối trái phiếu nhận được qua mạng và Phiếu nhập kho, nếu khớp đúng, xác nhận số trái phiếu thực nhận trên máy theo sêri; trường hợp xảy ra thừa, thiếu, Phòng Kho quỹ phải nhập chi tiết từng sêri trái phiếu hỏng, mất trên đường vận chuyển và lập Biên bản hỏng, mất, thừa thiếu trái phiếu trình ký cùng với Biên bản giao nhận trái phiếu.

- Người có thẩm quyền thực hiện kiểm soát giao dịch do Phòng Kho quỹ lập trên máy, đối chiếu số liệu giữa Lệnh phân phối trái phiếu của KBNN với Biên bản giao nhận trái phiếu và Biên bản hỏng mất, thừa, thiếu trái phiếu (nếu có) theo từng loại trái phiếu, số lượng từng loại mệnh giá và chi tiết từng số sêri; nếu đúng thì ký duyệt chấp nhận giao dịch này trên máy. Trường hợp có sai sót, nhầm lẫn thì yêu cầu Phòng Kho quỹ huỷ bỏ giao dịch này trên máy và lập giao dịch khác.

- Sau khi được ký duyệt, Phòng Kho quỹ in 3 liên Biên bản giao nhận trái phiếu, 1 liên lưu, 1 liên gửi Phòng Kế toán, 1 liên gửi Phòng Kế hoạch tổng hợp.

b. Xuất trái phiếu cho KBNN huyện

- Căn cứ vào kế hoạch, chỉ tiêu huy động vốn và thực tế tình hình tồn kho trái phiếu tại KBNN tỉnh và KBNN huyện, Phòng Kế hoạch tổng hợp lập và in Lệnh phân phối kiêm phiếu xuất kho trái phiếu trên máy tính trình Lãnh đạo KBNN tỉnh (hoặc người được uỷ quyền).

- Người có thẩm quyền thực hiện kiểm soát Lệnh phân phối kiêm phiếu xuất kho trái phiếu do Phòng Kế hoạch tổng hợp lập trên máy theo từng loại trái phiếu, số lượng từng loại mệnh giá; nếu đồng ý thì ký Lệnh phân phối kiêm phiếu xuất kho trái phiếu trên giấy, đồng thời, ký duyệt chấp nhận lệnh trên máy; trường hợp không đồng ý thì trả lại lệnh cho Phòng Kế hoạch tổng hợp để huỷ bỏ lệnh này trên máy và lập lệnh khác.

- Sau khi được ký duyệt, Phòng Kế hoạch tổng hợp sao 4 liên Lệnh phân phối kiêm phiếu xuất kho trái phiếu, 1 liên lưu, 3 liên còn lại chuyển cho Phòng Kế toán kiểm soát, sau đó chuyển cho Phòng Kho quỹ 2 liên, 1 liên lưu Phòng Kho quỹ, 1 liên gửi KBNN huyện.

- Phòng Kho quỹ nhập vào máy tính số sêri trái phiếu xuất kho theo đúng số lượng trên Lệnh phân phối kiêm phiếu xuất kho trái phiếu.

- Người có thẩm quyền thực hiện kiểm soát giao dịch do Phòng Kho quỹ lập trên máy theo từng loại trái phiếu, số lượng theo từng loại mệnh giá và chi tiết số sêri, đồng thời, đối chiếu với Biên bản giao nhận trái phiếu; nếu đúng thì ký duyệt chấp nhận giao dịch trên máy; trường hợp có sai sót, nhầm lẫn thì yêu cầu Phòng Kho quỹ huỷ bỏ giao dịch này trên máy và lập giao dịch khác.

- Sau khi được ký duyệt, Phòng Kho quỹ in 4 liên Biên bản giao nhận ấn chỉ đặc biệt, 1 liên lưu, 1 liên gửi Phòng Kế toán, 1 liên gửi Phòng Kế hoạch tổng hợp, 1 liên giao cho cán bộ của KBNN huyện để kiểm đếm và làm thủ tục nhập kho tại KBNN huyện.

c. Thu hồi trái phiếu  từ KBNN huyện

- Căn cứ vào tình hình tồn kho trái phiếu tại các huyện, Phòng Kế hoạch tổng hợp lập và Lệnh thu hồi trái phiếu từ chương trình máy tính để thu hồi trái phiếu từ các KBNN huyện về tỉnh (không bao gồm loại rách, hỏng).

- Người có thẩm quyền thực hiện kiểm soát Lệnh thu hồi trái phiếu do Phòng Kế hoạch tổng hợp lập trên máy; nếu đúng thì ký Lệnh thu hồi trái phiếu trên giấy, đồng thời ký duyệt chấp nhận lệnh trên máy; trường hợp có sai sót, nhầm lẫn thì trả lại Phòng Kế hoạch tổng hợp để huỷ bỏ lệnh này trên máy và lập lệnh khác.

- Sau khi được ký duyệt, Phòng Kế hoạch tổng hợp sao 4 liên Lệnh thu hồi trái phiếu, 1 liên lưu, 3 liên còn lại chuyển cho kế toán kiểm soát, sau đó chuyển cho Phòng Kho quỹ 2 liên, 1 liên lưu, 1 liên gửi KBNN huyện.

- Khi KBNN huyện đem trái phiếu về theo Lệnh thu hồi trái phiếu của KBNN tỉnh:

Kế toán viết 3 liên Phiếu nhập kho, 1 liên lưu, 1 liên để hạch toán, 1 liên gửi Phòng Kho quỹ.

Phòng Kho quỹ đối chiếu số trái phiếu thực nhận với Lệnh thu hồi trái phiếu  và Phiếu nhập kho theo từng loại trái phiếu, số lượng từng loại mệnh giá và chi tiết từng số sêri; nếu khớp đúng, xác nhận số ấn chỉ thực nhận trên máy; trường hợp xảy ra thừa, thiếu, chênh lệch so với lệnh thu hồi, phải nhập chi tiết từng sêri các trái phiếu hỏng, mất trên đường vận chuyển và lập Biên bản hỏng, mất, thừa, thiếu trái phiếu.

Người có thẩm quyền thực hiện kiểm soát giao dịch do Phòng Kho quỹ lập trên máy đối chiếu giữa Lệnh thu hồi trái phiếu với Biên bản giao nhận trái phiếu  và Biên bản hỏng, mất, thừa, thiếu trái phiếu (nếu có) theo từng loại trái phiếu, số lượng từng loại mệnh giá và số sêri; nếu đúng thì ký duyệt chấp nhận giao dịch này trên máy; trường hợp có sai sót, nhầm lẫn thì yêu cầu Phòng Kho quỹ huỷ bỏ giao dịch này trên máy và lập giao dịch khác.

Sau khi được ký duyệt, Phòng Kho quỹ in 4 liên Biên bản giao nhận trái phiếu, 1 liên lưu, 1 liên gửi kế toán, 1 liên gửi Phòng Kế hoạch tổng hợp, 1 liên giao cho đơn vị nộp.

d. Thu hồi trái phiếu rách, hỏng

- Khi nhận được trái phiếu do KBNN huyện chuyển đến kèm theo Phiếu xuất kho, Biên bản giao nhận trái phiếu, kế toán viết 3 liên Phiếu nhập kho, 1 liên lưu, 1 liên để hạch toán, 1 liên gửi Phòng Kho quỹ.

- Phòng Kho quỹ đối chiếu số trái phiếu thực nhận, Phiếu nhập kho và bảng kê của đơn vị nộp theo từng loại trái phiếu, số lượng từng loại mệnh giá và chi tiết từng số sêri; nếu khớp đúng, xác nhận số trái phiếu thực nhận trên máy; trường hợp xảy ra thừa, thiếu, chênh lệch so với lệnh thu hồi, phải nhập chi tiết từng sêri các trái phiếu hỏng, mất trên đường vận chuyển và lập Biên bản hỏng, mất, thừa, thiếu trái phiếu.

- Người có thẩm quyền thực hiện kiểm soát, ký chấp nhận trên máy.

- Sau khi được ký duyệt, Phòng Kho quỹ in 4 liên Biên bản giao nhận trái phiếu, 1 liên lưu, 1 liên gửi kế toán, 1 liên gửi Phòng Kế hoạch tổng hợp, 1 liên giao đơn vị nộp.

e. Nộp trái phiếu về Trung tâm khu vực hoặc KBNN

- Căn cứ vào Lệnh thu hồi trái phiếu, kế toán viết 3 liên Phiếu xuất kho, 1 liên lưu, 1 liên hạch toán, 1 liên chuyển Phòng Kho quỹ.

- Phòng Kho quỹ nhập vào máy số sêri trái phiếu xuất kho theo đúng số lượng trên Lệnh thu hồi trái phiếu và Phiếu xuất kho. Riêng đối với trái phiếu rách, hỏng, Phòng Kho quỹ chuyển thẳng dữ liệu về KBNN, không qua Trung tâm khu vực.

- Người có thẩm quyền thực hiện kiểm soát, chấp nhận giao dịch này trên máy.

- Sau khi được Lãnh đạo ký duyệt, Phòng Kho quỹ in 4 liên Biên bản giao nhận trái phiếu, 1 liên lưu, 1 liên gửi kế toán, 1 liên gửi Phòng Kế hoạch tổng hợp, 1 liên giao cho cán bộ của KBNN tỉnh có nhiệm vụ quản lý, áp tải trái phiếu về KBNN hoặc Trung tâm khu vực.

g. Điều chuyển trái phiếu giữa các KBNN huyện

- Căn cứ vào kế hoạch, chỉ tiêu, kết quả huy động vốn và thực tế tình hình tồn kho trái phiếu tại các huyện, Phòng Kế hoạch tổng hợp lập và in Lệnh điều chuyển trái phiếu từ máy tính để thực hiện điều chuyển trái phiếu giữa các KBNN huyện.

- Người có thẩm quyền thực hiện kiểm soát Lệnh điều chuyển trái phiếu do Phòng Kế hoạch tổng hợp lập trên máy theo từng loại trái phiếu, số lượng từng loại mệnh giá; nếu đồng ý thì ký Lệnh điều chuyển trái phiếu trên giấy, đồng thời, ký duyệt chấp nhận lệnh trên máy; trường hợp có điều chỉnh thì trả lại Phòng Kế hoạch tổng hợp để huỷ bỏ lệnh này trên máy và lập lệnh khác. 

- Sau khi được ký duyệt, Phòng Kế hoạch tổng hợp sao 5 liên Lệnh điều chuyển trái phiếu, 1 liên lưu, các liên còn lại chuyển cho Phòng Kho quỹ, Phòng Kế toán, KBNN huyện giao và nhận trái phiếu mỗi đơn vị 1 liên.

h. Điều chuyển trái phiếu đi KBNN tỉnh khác

- Căn cứ vào Lệnh điều chuyển trái phiếu từ KBNN, kế toán viết 3 liên Phiếu xuất kho, 1 liên lưu, 1 liên hạch toán, 1 liên gửi Phòng Kho quỹ.

- Phòng Kho quỹ nhập vào máy tính số sêri trái phiếu xuất kho theo đúng số lượng ấn chỉ trên Lệnh Điều chuyển trái phiếu và Phiếu xuất kho .

- Người có thẩm quyền thực hiện kiểm soát giao dịch do Phòng Kho quỹ lập trên máy đối chiếu giữa Lệnh thu hồi trái phiếu của KBNN với Biên bản giao nhận trái phiếu theo từng loại ấn chỉ, số lượng từng loại mệnh giá và chi tiết từng số sêri; nếu đúng thì ký duyệt chấp nhận giao dịch này trên máy; trường hợp có sai sót, nhầm lẫn thì yêu cầu Phòng Kho quỹ huỷ bỏ giao dịch này trên máy và lập giao dịch khác.

- Sau khi được ký duyệt, Phòng Kho quỹ in 5 liên Biên bản giao nhận trái phiếu, 1 liên lưu, 1 liên gửi Phòng Kế toán, 1 liên gửi Phòng Kế hoạch tổng hợp, 1 liên gửi KBNN, 1 liên giao cho cán bộ của KBNN tỉnh nhận trái phiếu.

i. Nhận trái phiếu từ KBNN tỉnh khác

- Khi nhận trái phiếu về từ KBNN tỉnh khác, kế toán viết 3 liên Phiếu nhập kho, 1 liên lưu, 1 liên hạch toán, 1 liên gửi Phòng Kho quỹ.

- Sau khi kiểm đếm, Phòng Kho quỹ đối chiếu số ấn chỉ thực nhận với Phiếu nhập kho và Lệnh điều chuyển trái phiếu nhận được qua mạng từ KBNN, nếu khớp đúng, xác nhận số trái phiếu thực nhận trên máy theo sêri, lập Biên bản giao nhận trái phiếu; trường hợp xảy ra thừa, thiếu, phải nhập chi tiết từng sêri các trái phiếu hỏng, mất trên đường vận chuyển và lập Biên bản hỏng, mất, thừa, thiếu trái phiếu.

- Người có thẩm quyền thực hiện kiểm soát giao dịch do Phòng Kho quỹ lập trên máy, đối chiếu số liệu giữa Lệnh điều chuyển trái phiếu với Biên bản giao nhận trái phiếu và Biên bản hỏng, mất, thừa thiếu trái phiếu (nếu có) theo từng loại trái phiếu, số lượng từng loại mệnh giá và chi tiết từng số sêri; nếu đúng, thì ký duyệt chấp nhận giao dịch này trên máy; trường hợp có sai sót, nhầm lẫn, thì yêu cầu Phòng Kho quỹ huỷ bỏ giao dịch này trên máy và lập giao dịch khác.

- Sau khi được ký duyệt, Phòng Kho quỹ in 4 liên Biên bản giao nhận trái phiếu, 1 liên lưu, 1 liên gửi Phòng Kế toán, 1 liên gửi Phòng Kế hoạch tổng hợp, 1 liên gửi KBNN.

k. Xuất trái phiếu ra bàn bán trái phiếu thuộc Văn phòng KBNN tỉnh

Căn cứ vào đề nghị của bàn trái phiếu, Phòng Kế hoạch tổng hợp kiểm tra trình người có thẩm quyền phê duyệt. Sau khi được phê duyệt, kế toán viết 3 liên Phiếu xuất kho, 1 liên lưu, 1 liên để hạch toán, 1 liên chuyển cho Phòng Kho quỹ. Bộ phận Kho quỹ nhập vào máy tính chi tiết từng số sêri, in 4 liên Biên bản giao nhận trái phiếu, 1 liên lưu, 1 liên gửi Kế toán, 1 liên gửi bộ phận Kế hoạch tổng hợp, 1 liên giao cho kế toán bàn trái phiếu. Giao dịch này không phải ký duyệt trên máy.

l. Thu hồi tái phiếu từ bàn bán trái phiếu

- Cuối mỗi đợt phát hành, cuối năm, kế toán bàn trái phiếu nhập lại kho toàn bộ trái phiếu tại các bàn trái phiếu để kiểm kê theo chế độ quy định.  

- Kế toán bàn đối chiếu và quyết toán số trái phiếu đã nhận, đã sử dụng, còn lại với kế toán giấy tờ có giá, kế toán giấy tờ có giá viết 2 liên Phiếu nhập kho, 1 liên lưu, 1 liên gửi bộ phận Kho quỹ.

- Phòng Kho quỹ nhập vào máy tính số sêri trái phiếu nhập kho theo đúng số lượng trên phiếu nhập kho, in 4 liên Biên bản giao nhận trái phiếu, 1 liên lưu, 1 liên gửi Kế toán giấy tờ có giá, 1 liên gửi Phòng Kế hoạch tổng hợp, 1 liên giao cho cán bộ bàn trái phiếu; trường hợp xảy ra thừa, thiếu phải nhập chi tiết từng sêri các trái phiếu hỏng, mất và in Biên bản hỏng, mất, thừa, thiếu trái phiếu. Giao dịch này không phải ký duyệt trên máy.

2.4. Tại KBNN huyện

a. Nhận trái phiếu từ KBNN tỉnh

- Khi nhận trái phiếu về, căn cứ Lệnh phân phối kiêm phiếu xuất kho trái phiếu của KBNN tỉnh, kế toán ấn chỉ viết 3 liên Phiếu nhập kho, 1 liên lưu, 1 liên để hạch toán, 1 liên gửi bộ phận Kho quỹ.

- Sau khi kiểm đếm, bộ phận Kho quỹ đối chiếu số ấn chỉ thực nhận với Lệnh phân phối kiêm phiếu xuất kho trái phiếu nhận được qua mạng và Phiếu nhập kho, nếu khớp đúng, xác nhận số trái phiếu thực nhận trên máy theo sêri, lập Biên bản giao nhận trái phiếu, trường hợp xảy ra thừa, thiếu, bộ phận Kho quỹ phải nhập chi tiết từng sêri các trái phiếu hỏng, mất trên đường vận chuyển và lập Biên bản hỏng, mất, thừa, thiếu trái phiếu.

- Người có thẩm quyền thực hiện kiểm soát giao dịch do bộ phận Kho quỹ lập trên máy, đối chiếu số liệu giữa Lệnh phân phối kiêm phiếu xuất kho trái phiếu  với Biên bản giao nhận trái phiếu và Biên bản hỏng, mất, thừa, thiếu trái phiếu (nếu có) theo từng loại trái phiếu, số lượng từng loại mệnh giá và chi tiết từng số sêri; nếu đúng thì ký duyệt chấp nhận giao dịch này trên máy; trường hợp có sai sót, nhầm lẫn thì yêu cầu bộ phận Kho quỹ huỷ bỏ giao dịch này trên máy và lập giao dịch khác. 

- Sau khi được ký duyệt, bộ phận Kho quỹ in 2 liên Biên bản giao nhận trái phiếu từ máy tính, 1 liên lưu, 1 liên gửi bộ phận Kế toán.

b. Nộp trái phiếu về KBNN tỉnh

- Căn cứ vào Lệnh thu hồi trái phiếu của KBNN tỉnh, kế toán viết 3 liên Phiếu xuất kho, 1 liên lưu, 1 liên gửi bộ phận Kho quỹ, 1 liên giao người áp tải trái phiếu về KBNN tỉnh.

- Bộ phận Kho quỹ nhập vào máy tính số sêri trái phiếu xuất kho theo đúng số lượng trên Phiếu xuất kho, lập Biên bản giao nhận trái phiếu.

- Người có thẩm quyền thực hiện kiểm soát giao dịch do bộ phận Kho quỹ lập trên máy theo từng loại trái phiếu, số lượng từng loại mệnh giá và chi tiết từng số sêri, đồng thời đối chiếu giữa Lệnh thu hồi trái phiếu với Biên bản giao nhận trái phiếu; nếu đúng, thì ký duyệt chấp nhận giao dịch này trên máy; trường hợp có sai sót, nhầm lẫn thì yêu cầu bộ phận Kho quỹ huỷ bỏ giao dịch này trên máy và lập giao dịch khác.

- Sau khi được ký duyệt, bộ phận kho quỹ in 3 liên Biên bản giao nhận trái phiếu, 1 liên lưu, 1 liên gửi bộ phận Kế toán, 1 liên giao cho cán bộ KBNN huyện có nhiệm vụ quản lý, áp tải trái phiếu về KBNN tỉnh.

c. Nộp trái phiếu rách hỏng về KBNN tỉnh

- Cuối mỗi đợt phát hành, KBNN huyện nộp số trái phiếu không còn giá trị sử dụng về KBNN tỉnh để chờ tiêu huỷ.

- Căn cứ vào số liệu trái phiếu rách, hỏng trên chương trình "Quản lý trái phiếu KBNN" và thực tế tại đơn vị (theo kết quả kiểm kê), kế toán giấy tờ có giá  viết 3 liên Phiếu xuất kho, 1 liên lưu, 1 liên gửi bộ phận Kho quỹ, 1 liên giao cho KBNN tỉnh để làm căn cứ nhập kho.

- Bộ phận Kho quỹ nhập vào máy tính số sêri trái phiếu xuất kho theo đúng số lượng trên Phiếu xuất kho, lập Biên bản giao nhận trái phiếu.

- Người có thẩm quyền thực hiện kiểm soát, ký duyệt chấp nhận giao dịch trên máy.

- Sau khi được ký duyệt, bộ phận Kho quỹ in 3 liên Biên bản giao nhận trái phiếu, 1 liên lưu, 1 liên gửi bộ phận Kế toán, 1 liên giao cho cán bộ KBNN huyện có nhiệm vụ quản lý, áp tải trái phiếu về KBNN tỉnh.

d. Điều chuyển trái phiếu đi KBNN huyện khác

- Căn cứ vào Lệnh điều chuyển trái phiếu của KBNN tỉnh, kế toán viết 3 liên Phiếu xuất kho, 1 liên lưu, 1 liên gửi bộ phận Kho quỹ, 1 liên giao cho người nhận.

- Bộ phận Kho quỹ nhập vào máy tính số sêri trái phiếu xuất kho theo đúng sô lượng trên Lệnh điều chuyển trái phiếu và Phiếu xuất kho, lập Biên bản giao nhận trái phiếu.

- Người có thẩm quyền thực hiện kiểm soát giao dịch do bộ phận Kho quỹ lập trên máy theo từng loại trái phiếu, số lượng từng loại mệnh giá và chi tiết theo từng số sêri, đồng thời, đối chiếu với Biên bản giao nhận trái phiếu; nếu đúng thì ký duyệt chấp nhận giao dịch này trên máy; trường hợp có sai sót, nhầm lẫn thì yêu cầu bộ phận Kho quỹ huỷ bỏ giao dịch này trên máy và lập giao dịch khác.

- Sau khi ký duyệt, bộ phận Kho quỹ in 3 liên Biên bản giao nhận trái phiếu, 1 liên lưu, 1 liên gửi bộ phận kế toán, 1 liên giao người nhận.

g. Nhận trái phiếu từ KBNN huyện khác

- Khi nhận trái phiếu về từ KBNN huyện khác, căn cứ Lệnh điều chuyển trái phiếu, kế toán viết 2 liên Phiếu nhập kho, 1 liên lưu, 1 liên chuyển bộ phận Kho quỹ.

- Sau khi kiểm đếm, bộ phận Kho quỹ đối chiếu số trái phiếu thực nhận với Phiếu nhập kho và Lệnh điều chuyển trái phiếu nhận được qua mạng từ KBNN tỉnh, lập Biên bản giao nhận trái phiếu; trường hợp xảy ra thừa, thiếu, phải nhập chi tiết từng sêri các trái phiếu hỏng, mất trên đường vận chuyển và lập Biên bản hỏng, mất, thừa, thiếu trái phiếu trình ký cùng với Biên bản giao nhận trái phiếu.

- Người có thẩm quyền thực hiện kiểm soát giao dịch do bộ phận Kho quỹ lập trên máy, đối chiếu số liệu giữa Lệnh phân phối trái phiếu với Biên bản giao nhận trái phiếu và Biên bản hỏng, mất, thừa thiếu trái phiếu (nếu có) theo từng loại ấn chỉ, số lượng từng loại mệnh giá; nếu đúng, thì ký duyệt chấp nhận giao dịch này trên máy; trường hợp có sai sót, nhầm lẫn thì yêu cầu bộ phận Kho quỹ huỷ bỏ giao dịch này trên máy và lập giao dịch khác.

- Sau khi được ký duyệt, bộ phận Kho quỹ in 3 liên Biên bản giao nhận trái phiếu, 1 liên lưu, 1 liên gửi bộ phận kế toán, 1 liên gửi Phòng Kho quỹ KBNN tỉnh.

h. Xuất trái phiếu cho các bàn bán trái phiếu

Căn cứ vào đề nghị của bàn trái phiếu đã được người có thẩm quyền phê duyệt, kế toán viết 2 liên Phiếu xuất kho, 1 liên lưu, 1 liên chuyển cho bộ phận Kho quỹ. Bộ phận Kho quỹ nhập vào máy tính số lượng trái phiếu xuất ra bàn theo từng loại trái phiếu, số lượng từng loại mệnh giá và chi tiết từng số sêri, in 3 liên Biên bản giao nhận trái phiếu, 1 liên lưu, 1 liên gửi Kế toán giấy tờ có giá, 1 liên giao cho kế toán bàn trái phiếu. Giao dịch này không phải ký duyệt trên máy.

i. Thu hồi trái phiếu từ bàn bán trái phiếu

- Cuối mỗi đợt phát hành, cuối năm, kế toán bàn trái phiếu nhập lại kho toàn bộ trái phiếu tại các bàn trái phiếu để kiểm kê theo chế độ quy định.  

- Kế toán bàn đối chiếu và quyết toán số trái phiếu đã nhận, đã sử dụng, còn lại với kế toán giấy tờ có giá, kế toán viết 2 liên Phiếu nhập kho, 1 liên lưu, 1 liên gửi bộ phận Kho quỹ.

- Bộ phận Kho quỹ nhập vào máy tính số lượng trái phiếu nhận từ bàn theo từng loại trái phiếu, số lượng từng loại mệnh giá và chi tiết từng số sêri, in 3 liên Biên bản giao nhận trái phiếu, 1 liên lưu, 1 liên gửi kế toán giấy tờ có giá, 1 liên giao cho cán bộ bàn trái phiếu; trường hợp xảy ra thừa, thiếu phải nhập chi tiết từng sêri các trái phiếu hỏng, mất và in Biên bản hỏng, mất, thừa, thiếu trái phiếu. Giao dịch này không phải ký duyệt trên máy.

2.5. Tại bàn bán trái phiếu

- Sau khi nhận trái phiếu từ kho, cán bộ bàn trái phiếu thực hiện kiểm đếm từng tờ theo Biên bản giao nhận trái phiếu, đóng dấu lên tờ trái phiếu theo quy định trước khi phát hành trước sự chứng kiến của thủ kho.

- Cán bộ bàn trái phiếu phải mở sổ theo dõi số trái phiếu tồn đầu ngày, số nhận, sử dụng trong ngày và số tồn cuối ngày theo từng loại trái phiếu, trong đó ghi rõ thời gian giao nhận, số lượng trái phiếu, số sêri.

- Định kỳ hàng tháng, cán bộ bàn trái phiếu đối chiếu và quyết toán số trái phiếu đã nhận, đã sử dụng, còn lại với kế toán nội bộ.

- Cuối mỗi đợt phát hành, cán bộ bàn trái phiếu nhập kho toàn bộ trái phiếu  tại các bàn trái phiếu để kiểm kê theo chế độ quy định.  

III. XỬ LÝ TRÁI PHIẾU HỎNG, MẤT

Khi xảy ra hỏng, mất trái phiếu trên đường vận chuyển hoặc tại kho, các đơn vị KBNN phải lập ngay biên bản, xác định nguyên nhân và quy trách nhiệm cho các cá nhân đơn vị có liên quan và báo cáo KBNN cấp trên. Quy trình cụ thể như sau:

- Cán bộ bàn trái phiếu bàn trái phiếu (trường hợp hỏng, mất tại bàn trái phiếu), cán bộ kho quỹ (trường hợp mất trái phiếu trong kho, trên đường vận chuyển,...) nhập vào máy tính các trái phiếu hỏng, mất theo từng loại, số lượng từng loại mệnh giá và chi tiết từng số sêri, in Biên bản hỏng, mất, thừa, thiếu trái phiếu trình Lãnh đạo ký.

- Người có thẩm quyền thực hiện kiểm soát các trái phiếu hỏng, mất đã nhập vào máy tính bảo đảm khớp đúng với Biên bản hỏng, mất, thừa, thiếu trái phiếu đã được in ra; nếu đúng thì ký Biên bản hỏng, mất thừa, thiếu trái phiếu trên giấy, đồng thời ký duyệt chấp nhận trên máy.

- Sau khi thực hiện việc thông báo trái phiếu hỏng, mất trên máy tính để tránh hiện tượng kẻ gian lợi dụng thanh toán, tiếp tục thực hiện các công việc sau:

(1) Trường hợp trái phiếu hư hỏng (do lỗi in, rách,...), cán bộ kho quỹ phải gạch chéo (X) trên toàn bộ mặt trước của tờ trái phiếu và cắt góc (góc trên bên phải tờ trái phiếu, mỗi chiều khoảng 3cm), ghi chữ huỷ bỏ, làm thủ tục nhập kho ngay trong ngày, đóng gói, bảo quản riêng trong hòm tôn có khoá và niêm phong, chờ lệnh của KBNN cấp trên. Các đơn vị KBNN không được tự huỷ trái phiếu hư hỏng.

(2) Trường hợp mất trái phiếu trắng

+ Loại có ghi tên: Lãnh đạo đơn vị phải xác định nguyên nhân và quy trách nhiệm cho cá nhân, đơn vị có liên quan.

+ Loại không ghi tên: yêu cầu cá nhân, đơn vị làm mất trái phiếu phải bồi thường vật chất: nộp ngay cho KBNN số tiền bằng tổng mệnh giá các tờ trái phiếu  bị mất; trường hợp trái phiếu bị lợi dụng, đơn vị, cá nhân làm mất tiếp tục bồi thường thêm phần lãi trái phiếu phát sinh.

+ Trường hợp mất trái phiếu trắng với số lượng lớn hoặc có dấu hiệu bị cướp trong kho hoặc trên đường vận chuyển, cần thông báo cho cơ quan công an để xử lý kịp thời.

- Biên bản hỏng, mất thừa, thiếu trái phiếu và phương án xử lý phải báo cáo ngay KBNN cấp trên.

IV. TRƯỜNG HỢP ĐẶC BIỆT

Trong trường hợp vì lý do kỹ thuật, tạm thời không sử dụng được chương trình "Quản lý trái phiếu KBNN”, các đơn vị KBNN thực hiện việc in các Lệnh phân phối kiêm phiếu xuất kho, Lệnh điều chuyển, thu hồi trái phiếu, Biên bản giao nhận trái phiếu, Biên bản hỏng, mất, thừa, thiếu trái phiếu... từ máy tính theo mẫu tương tự như in từ chương trình "Quản lý trái phiếu KBNN” để thực hiện việc phân phối, giao nhận, điều chuyển, thu hồi trái phiếu; đồng thời, thông báo ngay cho bộ phận tin học để có biện pháp xử lý.  

Sau khi bộ phận tin học có biện pháp khắc phục sự cố, các cá nhân, đơn vị có liên quan thực hiện nhập lại các thông tin về các Lệnh phân phối, điều chuyển, thu hồi trái phiếu, Biên bản giao nhận, biên bản hỏng mất, thừa, thiếu trái phiếu,... theo đúng hướng dẫn tại Phần II.

Lưu ý:

- Chương trình không cho phép nhập lùi ngày đối với các lệnh phân phối, điều chuyển, thu hồi trái phiếu,... 

- Các thông tin về lệnh phân phối, điều chuyển, thu hồi, biên bản giao nhận trái phiếu,... được nhập vào chương trình để phục vụ cho công tác quản lý, không phải in lại từ chương trình máy tính.

Phần II

PHÁT HÀNH TRÁI PHIẾU

I. TRÁCH NHIỆM CỦA KHO BẠC NHÀ NƯỚC CÁC CẤP

1.1. Kho bạc Nhà nước

a) Trước mỗi đợt phát hành

- Ban hành văn bản hướng dẫn những quy định đặc thù của đợt phát hành. Sao, gửi các văn bản pháp quy, công văn hướng dẫn cho các đơn vị KBNN, đồng thời đưa thông tin lên trang thông tin điện tử của KBNN trước ngày phát hành, bảo đảm thời gian vật chất cần thiết để các đơn vị chuẩn bị, tổ chức triển khai.

- Thông báo kế hoạch phát hành trái phiếu hàng năm cho các KBNN tỉnh.

- Ban Huy động vốn phối hợp với Ban Kho quỹ, Ban Tài vụ Quản trị phân phối trái phiếu cho các KBNN tỉnh với số lượng và cơ cấu hợp lý, phù hợp với chỉ tiêu kế hoạch và khả năng huy động vốn của từng địa phương.

- Ban Huy động vốn nhập vào chương trình "Quản lý trái phiếu KBNN" các thông tin về đợt phát hành: ngày bắt đầu, lãi suất, kỳ hạn, ký hiệu đợt phát hành...

b) Cuối mỗi đợt phát hành

- Ban Kế toán: Đối chiếu đảm bảo khớp đúng số liệu về phát hành trên chương trình máy tính và số liệu báo cáo kế toán của các KBNN tỉnh; tổng hợp báo cáo quyết toán kết quả phát hành, thanh toán trái phiếu toàn quốc.

- Ban Kho quỹ: Đối chiếu đảm bảo khớp đúng số liệu trái phiếu trên chương trình máy tính với báo cáo quyết toán trái phiếu của các KBNN tỉnh; phối hợp với Ban Tài vụ- quản trị và KBNN Đà Nẵng, KBNN thành phố Hồ Chí Minh đối chiếu số liệu trái phiếu nhập xuất tồn tại các kho Trung tâm khu vực; tổng hợp báo cáo quyết toán tình hình sử dụng trái phiếu toàn quốc.

- Ban Huy động vốn: Căn cứ vào báo cáo của Ban Kho quỹ và Ban Kế toán, đối chiếu, kiểm tra bảo đảm khớp đúng số phát hành mới với tổng mệnh giá trái phiếu đã sử dụng trong đợt phát hành (đối với loại trái phiếu có in sẵn mệnh giá); tổng hợp số liệu phát hành toàn quốc; báo cáo tổng kết đợt phát hành.

- Ban Tài vụ quản trị: Tổng hợp báo cáo tình hình sử dụng kinh phí phát hành, thanh toán trái phiếu toàn quốc.

1.2. Kho bạc Nhà nước tỉnh

a) Trước mỗi đợt phát hành

- Căn cứ kế hoạch phát hành trái phiếu do KBNN thông báo, KBNN tỉnh, thành phố phân bổ chỉ tiêu huy động vốn cho các KBNN trực thuộc.

- Phân phối trái phiếu cho các KBNN huyện với số lượng và cơ cấu hợp lý, phù hợp với chỉ tiêu kế hoạch và khả năng huy động vốn của từng đơn vị.

- Tổ chức các bàn bán trái phiếu tại trụ sở cơ quan. Trong trường hợp cụ thể của từng địa phương, có thể bố trí thêm các bàn bán trái phiếu tại các khu vực đông dân cư để tạo điều kiện thuận lợi cho người mua, nhưng phải đảm bảo tuyệt đối an toàn tiền, tài sản và tiết kiệm chi phí.

Tại các bàn, điểm phát hành phải có biển ghi rõ số bàn bán trái phiếu, bố trí phương tiện làm việc đầy đủ, niêm yết thông báo về đợt phát hành để khách hàng hiểu rõ các quy định, quyền lợi, nghĩa vụ khi mua hay thanh toán trái phiếu. Khi vận chuyển tiền, chứng từ, trái phiếu từ bàn về trụ sở KBNN và ngược lại cần bố trí đủ phương tiện bảo quản, vận chuyển và lực lượng bảo vệ theo đúng quy định, đảm bảo tuyệt đối an toàn tiền và tài sản của Nhà nước.

- Đối với các đợt vận động phát hành trái phiếu: Sau khi nhận được văn bản hướng dẫn, KBNN tỉnh chủ động báo cáo cấp uỷ, chính quyền địa phương, phối hợp với các Sở, Ban ngành, các các tổ chức chính trị- xã hội, cơ quan truyền thông, báo chí trên địa bàn để xây dựng phương án tuyên truyền vận động các tổ chức, cá nhân tham gia mua trái phiếu.

Tuỳ tình hình cụ thể, Giám đốc KBNN các tỉnh có thể bố trí phát hành vào cả thứ Bảy hoặc Chủ nhật, tổ chức các bàn bán trái phiếu lưu động tại các cơ quan, đơn vị, khu dân cư.

- Kiểm tra thông tin về các đợt phát hành mới trên chương trình "Quản lý trái phiếu KBNN" và trên các văn bản hướng dẫn nhận được đảm bảo chính xác. Đối chiếu số liệu trái phiếu tồn kho trên máy tính khớp đúng với số liệu trái phiếu tồn kho thực tế; làm thủ tục xuất trái phiếu trắng cho các bàn trái phiếu.

b) Cuối mỗi đợt phát hành

- Phòng Kế toán:

+ Đối chiếu đảm bảo khớp đúng số liệu trên chương trình máy tính với số liệu báo cáo quyết toán của các KBNN huyện và văn phòng KBNN tỉnh. Báo cáo quyết toán kết quả phát hành toàn tỉnh.

+ Tổng hợp báo cáo quyết toán tình hình sử dụng kinh phí phát hành, thanh toán trái phiếu toàn tỉnh.

- Phòng Kho quỹ: 

+ Tổng hợp số liệu về trái phiếu trên toàn tỉnh, đối chiếu đảm bảo khớp đúng số liệu trái phiếu trên chương trình máy tính với báo cáo quyết toán trái phiếu của các KBNN huyện và văn phòng KBNN tỉnh. Tổng hợp báo cáo quyết toán tình hình sử dụng trái phiếu toàn tỉnh.

+ Phối hợp với Phòng Kế toán đối chiếu đảm bảo khớp đúng số liệu về trái phiếu trên chương trình máy tính của các KBNN huyện và văn phòng KBNN tỉnh với số liệu trái phiếu phản ánh trên tài khoản ngoại bảng do kế toán giấy tờ có giá  quản lý.

- Phòng Kế hoạch tổng hợp: Căn cứ báo cáo của Phòng Kho quỹ và Phòng Kế toán, đối chiếu, kiểm tra bảo đảm khớp đúng số phát hành mới với tổng mệnh giá trái phiếu đã sử dụng trong đợt phát hành (đối với loại trái phiếu có in sẵn mệnh giá); tổng hợp số liệu phát hành toàn địa bàn; báo cáo tổng kết đợt phát hành.

1.3. Kho bạc Nhà nước huyện

a) Trước mỗi đợt phát hành

Tổ chức bàn trái phiếu tại trụ sở cơ quan. Trong trường hợp cụ thể của từng địa phương, có thể bố trí thêm các bàn trái phiếu tại các khu vực đông dân cư để tạo điều kiện cho mọi đối tượng có thể mua được nhưng phải đảm bảo tuyệt đối an toàn tiền, tài sản và tiết kiệm chi phí.

b) Cuối mỗi đợt phát hành

- Hoàn tất việc nhập số liệu phát hành, thanh toán trái phiếu vào chương trình máy tính.

- Đối chiếu đảm bảo khớp đúng số liệu trên chương trình máy tính với số  phát hành, thanh toán phản ánh trên tài khoản kế toán liên quan và số trái phiếu đã sử dụng.

- Báo cáo quyết toán kết quả phát hành, báo cáo quyết toán tình hình sử dụng trái phiếu, báo cáo quyết toán tình hình sử dụng kinh phí phát hành, thanh toán trái phiếu.

1.4. Bàn trái phiếu

a) Đầu ngày giao dịch

- Cán bộ giao dịch nhận trái phiếu nguyên niêm phong từ kho.

- Trường hợp tổ chức bàn trái phiếu theo mô hình "một cán bộ giao dịch, một thủ quỹ": thủ quỹ bàn lập giấy đề nghị ứng tiền từ quỹ giao dịch trên cơ sở dự kiến số thu và thanh toán hàng ngày, trình Lãnh đạo duyệt. Căn cứ giấy đề nghị tạm ứng được duyệt, thủ quỹ bàn làm thủ tục nhận tiền tạm ứng tại quỹ giao dịch.

Trường hợp tổ chức bàn trái phiếu theo mô hình "một cán bộ giao dịch", cán bộ giao dịch thực hiện các thủ tục tạm ứng tiền mặt để giao dịch trong ngày.

b)  Cuối ngày giao dịch

- Hết giờ giao dịch, cán bộ giao dịch thực hiện thao tác chuyển sổ trái phiếu đến hạn nhưng chủ sở hữu chưa đến thanh toán trên chương trình "Quản lý trái phiếu KBNN"; in 2 liên Bảng kê phát hành (bằng tiền mặt, chuyển khoản, chuyển sổ), Bảng kê thanh toán (bằng tiền mặt và chuyển khoản).

Đối với những trái phiếu đến hạn vào ngày thứ Bảy, Chủ Nhật (hoặc ngày Lễ, Tết), thao tác chuyển sổ sẽ thực hiện vào ngày làm việc tiếp theo, nhưng ngày chuyển sổ là ngày trái phiếu đến hạn thanh toán.

- Trường hợp tổ chức bàn trái phiếu theo mô hình "một cán bộ giao dịch, một thủ quỹ": thủ quỹ ký tên lên cuống trái phiếu, chuyển trả cán bộ giao dịch toàn bộ chứng từ liên quan đến giao dịch phát hành, thanh toán phát sinh trong ngày. Cán bộ giao dịch đối chiếu với thủ quỹ, bảo đảm:

+ Tổng số tiền thu phát hành trên Bảng kê phát hành (bằng tiền mặt) với cuống trái phiếu, Phiếu phát hành và Sổ quỹ khớp đúng;

+ Tổng số tiền thanh toán trên Bảng kê thanh toán (bằng tiền mặt) với các tờ trái phiếu, tem lãi,  Phiếu thanh toán và Sổ quỹ khớp đúng;

Sau đó cán bộ giao dịch và thủ quỹ ký lên các liên Bảng kê phát hành, Bảng kê thanh toán.

Thủ quỹ kiểm tra bảo đảm: số tiền mặt tồn cuối ngày trên sổ quỹ khớp đúng với số tồn thực tế trong két.

- Trường hợp tổ chức bàn trái phiếu theo mô hình "một cán bộ giao dịch": cán bộ giao dịch tự đối chiếu, bảo đảm khớp đúng các số liệu như đối với mô hình "một cán bộ giao dịch, một thủ quỹ".

- Cuối ngày, cán bộ giao dịch và thủ quỹ phải đối chiếu có sự kiểm soát của kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền), bảo đảm: số trái phiếu trắng còn lại cuối ngày phải khớp đúng với số tồn đầu ngày, cộng số nhận thêm trong ngày trừ số đã sử dụng trong ngày. Sau khi đối chiếu, cán bộ giao dịch cho toàn bộ trái phiếu vào bao, hòm tôn có khoá và niêm phong trước sự chứng kiến của Kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền), làm thủ tục gửi kho. Đầu ngày làm việc kế tiếp, cán bộ giao dịch nhận lại bao, hòm còn nguyên niêm phong để sử dụng trong ngày.

- Cán bộ giao dịch chuyển 01 liên Bảng kê phát hành, Bảng kê thanh toán, các Phiếu phát hành, Phiếu thanh toán cùng các giấy tờ liên quan cho kế toán tổng hợp. Kế toán tổng hợp:

+ Kiểm soát các chứng từ, đảm bảo hợp lệ.

+ Tính số phí phải thu và số tiền phải trả cho khách hàng (trong trường hợp khách hàng thanh toán bằng chuyển khoản và có quy định thu phí thanh toán), lập uỷ nhiệm chi gửi ngân hàng hoặc KBNN nơi khách hàng đề nghị chuyển tiền đến.

+ Lập chứng từ thu, chi ngân sách và hạch toán theo quy định.

- Cán bộ giao dịch lưu 01 liên Bảng kê phát hành, 01 liên Bảng kê chuyển sổ,  cuống trái phiếu đã phát hành tại bàn trái phiếu để đối chiếu khi thanh toán.

II. QUY TRÌNH PHÁT HÀNH TRÁI PHIẾU THEO MÔ HÌNH MỘT CÁN BỘ GIAO DỊCH

2.1  Phát hành bằng tiền mặt

(1) Khách hàng: xuất trình Giấy chứng minh nhân dân (CMND) và đề nghị tổng số tiền cùng các loại mệnh giá cần mua.  Trường hợp mua trái phiếu không ghi tên thì không cần xuất trình CMND.

(2) Cán bộ giao dịch:

- Nhận tiền của khách hàng và kiểm đếm tiền trước sự có mặt của khách hàng.

- Lựa chọn các tờ trái phiếu có tổng mệnh giá phù hợp với số tiền khách hàng đề nghị mua.

- Nhập các yếu tố trên từng tờ trái phiếu vào máy tính.

- Ghi đầy đủ các yếu tố cần thiết lên tờ trái phiếu hoặc in từ chương trình máy tính (nếu điều kiện cho phép).

- In Phiếu phát hành.

- In Liệt kê phát hành (nếu khách hàng yêu cầu).

- Ký tên vào cuống trái phiếu và Phiếu phát hành.

- Yêu cầu khách hàng ký mẫu vào cuống trái phiếu (đối với loại có ghi tên) và Phiếu phát hành.

- Cắt rời phần thân và phần cuống trái phiếu. Ký tên và đóng dấu “Đã thu tiền” vào Phiếu phát hành.

- Giao phần thân tờ trái phiếu và trả CMND (nếu có) cho khách hàng.

- Vào Sổ quỹ.

2.2. Phát hành bằng chuyển khoản

Cán bộ giao dịch:

- Khi nhận được giấy báo Có từ kế toán giao dịch, tiến hành nhập các thông tin trên giấy báo Có vào chương trình máy tính (các thông tin về khách hàng, ngày nhận giấy báo Có, số tiền mua trái phiếu...).

- Khi khách hàng đến, thực hiện:

+ Tìm giấy báo Có trên máy tính.

+ Lựa chọn các tờ trái phiếu có mệnh giá phù hợp với số tiền mua.

+ Nhập vào máy tính các thông tin từng tờ trái phiếu đã chọn.

+ Viết các yếu tố cần thiết vào phần thân và cuống trái phiếu hoặc in từ chương trình máy tính nếu điều kiện cho phép. Ngày phát hành được xác định là ngày nhận được giấy báo Có.

+ In Phiếu phát hành. Trong trường hợp khách hàng yêu cầu thì in Liệt kê trái phiếu phát hành kèm theo phiếu.

+ Yêu cầu người mua ký tên vào cuống trái phiếu và Phiếu phát hành.

+ Ký tên vào cuống trái phiếu. Phần thủ quỹ ghi “Chuyển khoản”.

+ Hai bên ký vào Sổ giao nhận trái phiếu mua bằng chuyển khoản.

+ Cắt rời phần thân và phần cuống; giao phần thân trái phiếu cho khách hàng.

III. MỘT SỐ QUY ĐỊNH KHÁC

3.1. Trong trường hợp chưa có mẫu trái phiếu và mẫu bảng biểu riêng áp dụng cho mô hình "một cán bộ giao dịch", tạm thời cán bộ giao dịch ký tên vào vị trí kế toán.

3.2. Đối với các khoản mua trái phiếu có giá trị từ 100 triệu đồng trở lên hoặc có quá nhiều loại tiền phát sinh tại trụ sở KBNN, cán bộ giao dịch có thể xử lý như sau để tránh ùn tắc khách hàng:

Phương án 1: Đề nghị khách hàng nộp tiền tại thủ quỹ chính; sau khi thủ quỹ xác nhận nộp đủ tiền thì tiếp tục thực hiện việc phát hành trái phiếu cho khách hàng.

Phương án 2: Đề nghị một kiểm ngân sang bàn trái phiếu đếm tiền giúp cán bộ giao dịch. Các món tiền do kiểm ngân đếm được niêm phong riêng và kiểm ngân phải chịu trách nhiệm về số tiền trong túi niêm phong của mình.

3.3. Trường hợp bàn trái phiếu bố trí riêng một thủ quỹ thì các thao tác: nhận tiền và kiểm đếm tiền của khách hàng; ký tên vào vị trí thủ quỹ và đóng dấu "Đã thu tiền" trên "Phiếu phát hành", đóng dấu giao phần thân tờ trái phiếu và trả CMND cho khách hàng; vào sổ quỹ do thủ quỹ thực hiện.

3.4. Trường hợp không sử dụng được chương trình "Quản lý trái phiếu KBNN"

- Nếu chương trình Quản lý trái phiếu KBNN chưa đáp ứng được việc quản lý một loại trái phiếu nào đó, cán bộ giao dịch thực hiện quy trình phát hành bằng phương pháp thủ công.

- Nếu chương trình tạm thời chưa sử dụng được vì lý do kỹ thuật, cán bộ giao dịch cũng thực hiện quy trình phát hành trái phiếu theo phương pháp thủ công. Sau khi bộ phận tin học khắc phục được sự cố kỹ thuật thì cán bộ giao dịch nhập lại các thông tin vào chương trình dựa trên cuống trái phiếu đã phát hành, không cần in lại từ chương trình các bảng biểu đã lập bằng phương pháp thủ công.

3.5. Phát hành trái phiếu bằng ngoại tệ

Cán bộ giao dịch cần đặc biệt lưu ý việc kiểm tra ngoại tệ để bảo đảm tiền thật và đơn vị tiền tệ ghi trên các bảng biểu là ngoại tệ.

3.6. Phát hành trái phiếu có ghi tên cho tổ chức, đơn vị

Người đại diện cho tổ chức, đơn vị đến KBNN mua trái phiếu phải mang theo CMND và giấy giới thiệu của tổ chức đó. Trên tờ trái phiếu và Phiếu phát hành phải ghi tên của đơn vị, tổ chức. Người đại diện của đơn vị, tổ chức chỉ cần ký tên trên Phiếu phát hành và phải ghi rõ "Người đại diện đơn vị".

3.7.  Trường hợp phát hành trái phiếu theo đợt vận động

Khi có đợt vận động phát hành trái phiếu, các đơn vị KBNN có thể lập thêm các bàn trái phiếu tại trụ sở hoặc bàn trái phiếu lưu động tại các cơ quan, đơn vị, khu dân cư có nhu cầu mua trái phiếu cho cán bộ công nhân viên, nhân dân.

Trường hợp tổ chức các bàn trái phiếu lưu động, thực hiện quy trình phát hành bằng phương pháp thủ công. Sau khi về trụ sở KBNN, cán bộ giáo dịch căn cứ vào cuống trái phiếu đã phát hành, tiến hành nhập vào chương trình "Quản lý trái phiếu KBNN", đồng thời thủ quỹ nộp tiền về quỹ giao dịch.

3.8. Quy trình phát hành cho đại diện cơ quan, đơn vị, tổ dân phố đến mua trái phiếu cho cán bộ công nhân viên trong cơ quan, dân cư tổ dân phố

- Đối với loại trái phiếu không ghi tên, in sẵn mệnh giá: khi nhận đủ tiền của người đại diện cơ quan/tổ dân phố, cán bộ KBNN làm thủ tục phát hành và giao trái phiếu cho khách hàng.

- Đối với loại trái phiếu có ghi tên: thực hiện theo 1 trong 2 phương thức sau:

Phương thức 1:

- Người đại diện cơ quan/tổ dân phố lập danh sách cá nhân có nhu cầu mua trái phiếu chi tiết: họ và tên, số CMND, số tiền mua, chữ ký của từng người mua, chữ ký của người đại diện mua trái phiếu và chữ ký của thủ trưởng đơn vị/tổ trưởng tổ dân phố.

- Cán bộ giao dịch KBNN:

+ Nhận bản danh sách, yêu cầu người đại diện nộp tiền mua trái phiếu theo danh sách.

+ Lựa chọn các loại trái phiếu có mệnh giá phù hợp với yêu cầu của người mua, ghi đầy đủ các yếu tố cần thiết lên tờ trái phiếu. Nhập vào chương trình máy tính thông tin của từng người mua và in Phiếu phát hành theo từng người mua, yêu cầu người đại diện ký thay vào vị trí người mua trên Phiếu phát hành.

+ Cắt cuống và thân các tờ trái phiếu, giao phần thân cho người đại diện cơ quan/tổ dân phố để trả cho người mua trái phiếu.

+ KBNN lưu danh sách, Phiếu phát hành cùng toàn bộ cuống phiếu để làm căn cứ thanh toán cho chủ sở hữu khi đến hạn.

Phương thức 2: 

- Người đại diện cơ quan/tổ dân phố lập danh sách cá nhân có nhu cầu mua trái phiếu, chi tiết: họ và tên, số CMND, số tiền mua, chữ ký của từng người mua, chữ ký của người đại diện mua trái phiếu và chữ ký của thủ trưởng đơn vị/tổ trưởng dân phố.

- Cán bộ giao dịch KBNN:

+ Nhận bản danh sách, yêu cầu người đại diện nộp tiền mua trái phiếu theo danh sách.

+ Căn cứ vào danh sách, lựa chọn các tờ trái phiếu có mệnh giá phù hợp, ghi các yếu tố cần thiết lên thân tờ phiếu, nhập máy, in Phiếu phát hành theo từng người mua.

+ Giao toàn bộ các tờ trái phiếu (cả phần thân và cuống), Phiếu phát hành cho người đại diện cơ quan/tổ dân phố.

+ Lập biên bản giao nhận trái phiếu, Phiếu phát hành giữa KBNN và đại diện cơ quan/tổ dân phố, quy định rõ số sê ri, mệnh giá các tờ trái phiếu, thời hạn trả lại cuống phiếu cho KBNN.

- Đại diện cơ quan/tổ dân phố mang trái phiếu về cơ quan/tổ dân phố, yêu cầu người mua ký tên vào cuống trái phiếu, Phiếu phát hành và trả lại cuống phiếu, Phiếu phát hành cho KBNN theo đúng cam kết trong biên bản.

Phần III

THANH TOÁN TRÁI PHIẾU

I. QUY ĐỊNH CHUNG VỀ THANH TOÁN

1.1. Địa điểm thanh toán gốc, lãi  trái phiếu

a)  Đối với trái phiếu huy động bằng nội tệ

- Trái phiếu không ghi tên: được thanh toán tại các đơn vị KBNN trong phạm vi cả nước.

- Trái phiếu có ghi tên: chỉ được thanh toán tại KBNN nơi phát hành tờ trái phiếu đó, tuyệt đối không thanh toán tại các đơn vị KBNN khác.

b) Đối với trái phiếu huy động bằng ngoại tệ (cả trái phiếu không ghi tên và có ghi tên): được thanh toán tại KBNN nơi phát hành tờ trái phiếu đó, tuyệt đối không thanh toán tại các đơn vị KBNN khác.

c) Đối với trái phiếu phát hành theo phương thức đấu thầu, bảo lãnh, không lưu ký tập trung tại Trung tâm lưu ký chứng khoán: được thanh toán tại văn phòng KBNN tỉnh trong phạm vi cả nước.

1.2. Phạm vi thanh toán vãng lai nội tỉnh, ngoại tỉnh

a)  Thanh toán vãng lai nội tỉnh

Thanh toán vãng lai nội tỉnh là thanh toán các trái phiếu được phát hành tại các đơn vị KBNN khác trên cùng địa bàn tỉnh.

b) Thanh toán vãng lai ngoại tỉnh

Thanh toán vãng lai ngoại tỉnh là thanh toán các trái phiếu do các đơn vị KBNN trên địa bàn tỉnh khác phát hành. Thanh toán ngoại tỉnh chỉ áp dụng đối với các trái phiếu được phép thanh toán vãng lai ngoại tỉnh theo các quy định của Bộ Tài chính và KBNN.

1.3. Thời gian thanh toán trái phiếu

Trái phiếu đến hạn vào ngày thứ Bảy, Chủ nhật và các ngày nghỉ Lễ, Tết khác đã được quy định trong Bộ Luật Lao động được KBNN giải quyết thanh toán từ ngày làm việc tiếp theo.

1.4. Trái phiếu đủ điều kiện thanh toán

Các đơn vị KBNN chỉ thực hiện thanh toán các tờ trái phiếu có đủ các điều kiện sau:

- Trái phiếu thật, do KBNN phát hành.

- Trái phiếu không bị tẩy xoá, sửa chữa chữ và số.

- Trái phiếu còn nguyên vẹn. Trái phiếu không ghi tên bị rách hoặc biến dạng phải giữ được hình dạng và nội dung ban đầu. Đối với tờ trái phiếu có ghi tên bị mất một phần hoặc biến dạng không còn giữ được hình dạng, nội dung ban đầu, KBNN có thể giải quyết thanh toán nhưng phải đảm bảo đủ các điều kiện tương tự như trái phiếu có ghi tên báo mất.

- Trái phiếu đến hạn thanh toán (gốc, lãi) hoặc thanh toán trước hạn theo đúng quy định của Bộ Tài chính và KBNN.

- Các yếu tố trên tờ trái phiếu có ghi tên (tên người mua, địa chỉ, số CMND nếu có, ngày mua, số tiền mua, chữ ký mẫu) khớp đúng với thông tin lưu tại KBNN (cuống trái phiếu và bảng kê phát hành).

- Trường hợp trái phiếu có ghi tên đã được bán, tặng cho, để lại thừa kế hoặc uỷ nhiệm thanh toán phải có đủ các giấy tờ hợp lệ quy định tại Mục II- Phần III Quyết định này.

- Trái phiếu chưa được thanh toán tại bất kỳ đơn vị KBNN nào trên phạm vi cả nước.

- Trái phiếu không ở tình trạng phong toả, không bị cơ quan công an theo dõi điều tra.

II. QUY TRÌNH THANH TOÁN TRÁI PHIẾU THEO MÔ HÌNH “MỘT CÁN BỘ GIAO DỊCH”

2.1. Thanh toán trái phiếu có ghi tên

a) Thanh toán bằng tiền mặt

(1) Khách hàng: Viết “Phiếu đề nghị thanh toán”. Chuyển “Phiếu đề nghị thanh toán”, trái phiếu cùng các giấy tờ liên quan nếu có (tuỳ theo từng trường hợp) cho cán bộ giao dịch.

Các giấy tờ liên quan bao gồm:

- Giấy CMND của người có tên trên tờ trái phiếu.

- Giấy uỷ nhiệm thanh toán trong trường hợp thanh toán hộ.

- Giấy giới thiệu của cơ quan, đơn vị trong trường hợp cơ quan, đơn vị cử  người đại diện đến KBNN thanh toán trái phiếu, giấy giới thiệu phải ghi rõ họ tên, số CMND,...

- Giấy giải chấp của tổ chức nhận cầm cố trái phiếu, trong trường hợp trái phiếu được dùng cầm cố.

- Các giấy tờ liên quan đến thừa kế trái phiếu quy định tại điểm 2.3 mục 2 phần IV.

- Đơn đề nghị thanh toán trái phiếu có ghi tên trong trường hợp bị mất hoặc tờ trái phiếu bị biến dạng, không còn giữ được hình dạng, nội dung ban đầu.

(2) Cán bộ giao dịch:

- Kiểm tra tờ trái phiếu bằng mắt thường và đèn cực tím; đối chiếu các yếu tố trên tờ trái phiếu với hồ sơ gốc lưu tại KBNN và trên chương trình "Quản lý trái phiếu KBNN".

Nếu tờ trái phiếu không đủ điều kiện thanh toán, thì giải thích rõ lý do với khách hàng. Trường hợp phát hiện trái phiếu nghi giả hoặc có dấu hiệu lợi dụng thì tiến hành thu giữ tờ trái phiếu đó, lập biên bản, báo cáo lãnh đạo đơn vị để trình KBNN cấp trên giải quyết, đồng thời thông báo cho cơ quan công an để có biện pháp xử lý.

Nếu tờ trái phiếu đủ điều kiện thanh toán thì in 01 "Phiếu thanh toán".

- Trường hợp thanh toán lãi định kỳ: ghi ngày thực nhận lãi, số tiền lãi vào tem thanh toán lãi tương ứng với kỳ lãi được thanh toán theo quy định; Cắt rời tem thanh toán lãi, trả tờ trái phiếu cho khách hàng.

Trường hợp thanh toán cả gốc và lãi: tính và viết số tiền phải thanh toán lên mặt sau tờ trái phiếu.

- Ký tên lên "Phiếu thanh toán".

- Yêu cầu khách hàng ký nhận lên chỗ quy định trên "Phiếu thanh toán" và tờ trái phiếu, công trái (trong trường hợp thanh toán cả gốc và lãi).

- Trả tiền và CMND cho khách hàng.

- Đóng dấu "Đã chi tiền" lên tờ trái phiếu (hoặc tem lãi) và cắt góc trên, bên phải.

- Vào Sổ quỹ.

b) Thanh toán bằng chuyển khoản

(1) Khách hàng: Viết "Phiếu đề nghị thanh toán" trong đó ghi rõ yêu cầu thanh toán bằng chuyển khoản, đơn vị, cá nhân nhận tiền; số hiệu tài khoản; nơi mở tài khoản. Chuyển "Phiếu đề nghị thanh toán", tờ trái phiếu cùng các giấy tờ liên quan (nếu có) cho cán bộ giao dịch.

(2) Cán bộ giao dịch:

- Kiểm tra tờ trái phiếu bằng mắt thường và đèn cực tím; đối chiếu các yếu tố trên tờ trái phiếu với hồ sơ gốc lưu tại KBNN và trên chương trình "Quản lý trái phiếu KBNN".

Nếu tờ trái phiếu không đủ điều kiện thanh toán thì giải thích rõ lý do với khách hàng. Trường hợp phát hiện trái phiếu nghi giả hoặc có dấu hiệu lợi dụng thì tiến hành thu giữ tờ trái phiếu đó, lập biên bản, báo cáo  cơ quan công an và KBNN cấp trên giải quyết.

Nếu tờ trái phiếu đủ điều kiện thanh toán thì in 02 liên "Phiếu thanh toán".

- Ký tên lên 02 liên "Phiếu thanh toán", phần chữ ký của thủ quỹ ghi chuyển khoản.

- Trường hợp thanh toán lãi định kỳ: ghi ngày thực nhận lãi, số tiền lãi vào tem thanh toán lãi tương ứng với kỳ lãi được thanh toán theo quy định; cắt rời tem thanh toán lãi, trả tờ trái phiếu cho khách hàng.

Trường hợp thanh toán cả gốc và lãi: tính và viết số tiền phải thanh toán lên mặt sau tờ trái phiếu.

- Hướng dẫn khách hàng kiểm tra lại thông tin về số hiệu tài khoản trên "Phiếu thanh toán", đề nghị khách hàng viết "đã làm thủ tục thanh toán bằng chuyển khoản" dưới phần chữ ký người thanh toán và ký, ghi rõ họ tên; đồng thời ký vào chỗ quy định dành cho người thanh toán trên tờ trái phiếu (trong trường hợp thanh toán cả gốc và lãi).

- Trả cho khách hàng 1 liên "Phiếu thanh toán" và CMND (nếu có).

- Cắt góc trên bên phải tờ trái phiếu, tem lãi đã thanh toán.

2.2. Đối với trái phiếu không ghi tên

2.2.1. Thanh toán nội tỉnh

a) Thanh toán bằng tiền mặt

(1) Khách hàng: Viết "Phiếu đề nghị thanh toán", chuyển "Phiếu đề nghị thanh toán" cùng các tờ trái phiếu cho cán bộ giao dịch.

(2) Cán bộ giao dịch:

- Kiểm tra trái phiếu bằng mắt thường và đèn cực tím; đối chiếu các yếu tố trên tờ trái phiếu với chương trình "Quản lý trái phiếu KBNN".

Nếu tờ trái phiếu không đủ điều kiện thanh toán thì giải thích rõ lý do với khách hàng. Trường hợp phát hiện trái phiếu nghi giả hoặc có dấu hiệu lợi dụng thì tiến hành thu giữ tờ trái phiếu đó, lập biên bản, báo cáo cơ quan công an và KBNN cấp trên giải quyết.

Nếu tờ trái phiếu đủ điều kiện thanh toán thì in 01 liên "Phiếu thanh toán".

- Ký tên lên "Phiếu thanh toán".

- Trường hợp thanh toán lãi định kỳ: ghi ngày thực nhận lãi, số tiền lãi vào tem thanh toán lãi tương ứng với kỳ lãi được thanh toán theo quy định; cắt rời tem thanh toán lãi, trả tờ trái phiếu cho khách hàng.

- Yêu cầu khách hàng ký nhận lên chỗ quy định trên "Phiếu thanh toán".

- Trả tiền cho khách hàng.

- Đóng dấu "Đã chi tiền" lên tờ trái phiếu, tem lãi và cắt góc trên, bên phải.

- Vào sổ quỹ.

b) Thanh toán bằng chuyển khoản

Thực hiện như quy trình thanh toán trái phiếu có ghi tên bằng chuyển khoản.

2.2.2. Thanh toán vãng lai ngoại tỉnh      

a) Thanh toán bằng tiền mặt

(1) Khách hàng: Viết "Phiếu đề nghị thanh toán". Chuyển "Phiếu đề nghị thanh toán" cùng tờ trái phiếu cho cán bộ giao dịch.

(2) Cán bộ giao dịch:

- Kiểm tra trái phiếu bằng mắt thường và đèn cực tím; Kiểm tra hiệu lực thanh toán của trái phiếu qua chương trình "Quản lý trái phiếu KBNN", nếu kết quả từ KBNN cấp trên cho phép thanh toán thì tiếp tục thực hiện các thao tác như quy trình thanh toán trái phiếu bằng tiền mặt nội tỉnh.

Trường hợp chưa có kết quả kiểm tra từ KBNN cấp trên cho phép thanh toán thì tuyệt đối không được thanh toán cho khách hàng.

Trường hợp vì lý do kỹ thuật không nhận được kết quả kiểm tra qua mạng từ KBNN cấp trên thì thực hiện thanh toán bằng tra soát.

b) Thanh toán bằng chuyển khoản

(1) Khách hàng: Viết "Phiếu đề nghị thanh toán" trong đó liệt kê các sêri trái phiếu đề nghị thanh toán, ghi rõ yêu cầu thanh toán bằng chuyển khoản, đơn vị, cá nhân nhận tiền; số hiệu tài khoản; nơi mở tài khoản. Chuyển "Phiếu đề nghị thanh toán", tờ trái phiếu cho cán bộ giao dịch.

(2) Cán bộ giao dịch:

- Kiểm tra trái phiếu bằng mắt thường và đèn cực tím; Kiểm tra hiệu lực thanh toán của trái phiếu qua chương trình "Quản lý trái phiếu KBNN", nếu kết quả từ KBNN cấp trên cho phép thanh toán thì tiếp tục thực hiện các thao tác như quy trình thanh toán trái phiếu có ghi tên bằng chuyển khoản.

Trường hợp chưa có kết quả kiểm tra từ KBNN cấp trên cho phép thanh toán thì tuyệt đối không được thanh toán cho khách hàng.

Trường hợp vì lý do kỹ thuật không nhận được kết quả kiểm tra qua mạng từ KBNN cấp trên thì thực hiện thanh toán bằng tra soát.

c) Thanh toán bằng tra soát

Trong quá trình thực hiện thanh toán gốc, lãi trái phiếu ngoại tỉnh, nếu không sử dụng được chương trình "Quản lý trái phiếu KBNN" hoặc quá thời gian quy định của hệ thống mà không nhận được thông tin trả lời từ KBNN cấp trên thì các trái phiếu yêu cầu thanh toán sẽ được đưa vào danh sách các trái phiếu chờ tra soát và phải thực hiện thanh toán bằng tra soát. Kho bạc Nhà nước nơi thực hiện tra soát (gọi tắt là Kho bạc A) phải thực hiện tra soát bằng điện thoại và fax, KBNN tỉnh nơi phát hành trái phiếu (gọi tắt là Kho bạc B) phải thực hiện tra soát trên máy tính, trả lời qua điện thoại và fax cho Kho bạc A biết tình trạng của tờ trái phiếu để Kho bạc A quyết định việc thanh toán. Quy trình tra soát và trả lời tra soát như sau:

Tra soát trái phiếu

Kho bạc A chọn các sêri trái phiếu trong danh sách chờ tra soát và thực hiện tra soát với Kho bạc B:

- Nhập các thông tin về tờ trái phiếu đề nghị thanh toán: số sêri, mệnh giá, ngày phát hành, nơi phát hành, sau đó in "Phiếu yêu cầu tra soát" và lưu trữ cùng với "Sổ theo dõi tra soát".

- Gọi điện, đồng thời fax cho Kho bạc B các số sêri trái phiếu cần tra soát.

- Đối chiếu thông tin do Kho bạc B trả lời qua điện thoại và fax với các thông tin trên tờ trái phiếu. Nếu thông tin khớp đúng và đủ điều kiện thanh toán thì thực hiện thanh toán bằng tra soát. Trường hợp vì lý do nào đó khách hàng không thanh toán nữa thì thực hiện huỷ tra soát, in "Phiếu huỷ yêu cầu tra soát" sau đó phải thông báo cho Kho bạc B biết để huỷ tra soát.

Nếu thông tin trả lời tra soát không khớp đúng thì không được thực hiện thanh toán và phải huỷ các trái phiếu chờ tra soát.

- Vào "Sổ theo dõi tra soát".

Trả lời tra soát trái phiếu

Khi nhận được yêu cầu tra soát qua điện thoại và fax từ Kho bạc A, Kho bạc B tiến hành:

- Nhập các sêri trái phiếu cần tra soát vào chương trình "Quản lý trái phiếu KBNN".

- Đọc qua điện thoại và fax cho Kho bạc A biết các thông tin về tờ trái phiếu, được yêu cầu tra soát: số sêri, mệnh giá, ngày phát hành, nơi phát hành, tình trạng của tờ trái phiếu. Sau đó, cập nhật kết quả tra soát, in "Phiếu trả lời tra soát" và lưu trữ cùng với "Sổ theo dõi trả lời tra soát"

- Trường hợp vì lý do nào đó Kho bạc A không thực hiện thanh toán nữa thì Kho bạc B phải huỷ tra soát và in "Phiếu huỷ tra soát".

- Vào "Sổ theo dõi trả lời tra soát".

Nếu việc tra soát bằng điện thoại và fax không thực hiện được ngay, cán bộ giao dịch lập giấy hẹn với khách hàng. Chậm nhất là sau 1 ngày làm việc đối với thanh toán vãng lai nội tỉnh và 2 ngày làm việc đối với thanh toán vãng lai ngoại tỉnh, phải thực hiện thanh toán cho khách hàng hoặc trả lời khách hàng lý do từ chối thanh toán.

III. XỬ LÝ TRÁI PHIẾU QUÁ HẠN NHƯNG CHỦ SỞ HỮU CHƯA ĐẾN THANH TOÁN

3.1. Đối với trái phiếu được chuyển sổ sang kỳ hạn mới

Cuối mỗi ngày làm việc, căn cứ vào số trái phiếu đến hạn nhưng chủ sở hữu chưa đến thanh toán, cán bộ giao dịch in 2 liên Bảng kê trái phiếu chuyển sổ; 01 liên dùng để theo dõi chi tiết tại bàn trái phiếu; 01 liên chuyển cho kế toán tổng hợp.

Căn cứ bảng kê trái phiếu chuyển sổ do kế toán bàn chuyển đến, kế toán tổng hợp kiểm soát, lập phiếu chuyển khoản, hạch toán tất toán tài khoản cũ, ghi tăng doanh số phát hành mới và hạch toán thu ngân sách nhà nước theo quy định.

3.2. Đối với trái phiếu không được chuyển sổ sang kỳ hạn mới

Cuối mỗi ngày làm việc, căn cứ vào số trái phiếu đến hạn nhưng chủ sở hữu chưa đến thanh toán, cán bộ giao dịch in 2 liên Bảng kê thanh toán quá hạn chuyển cho kế toán tổng hợp. Kế toán tổng hợp kiểm soát và hạch toán chuyển sang tài khoản trái phiếu quá hạn.

IV. MỘT SỐ QUY ĐỊNH KHÁC

4.1. Trường hợp bàn bán trái phiếu được bố trí riêng một thủ quỹ thì các thao tác: kiểm tra trái phiếu bằng đèn cực tím; trả tiền và CMND (nếu có) cho khách hàng; ký tên vào vị trí "thủ quỹ" trên "Phiếu thanh toán" và tờ trái phiếu; đóng dấu "Đã chi tiền" và cắt góc tem hoặc các tờ trái phiếu đã thanh toán, vào sổ quỹ do thủ quỹ thực hiện.

4.2. Trường hợp vì lý do đường truyền, phầm mềm bị lỗi hoặc chưa đáp ứng được yêu cầu, chương trình "Quản lý trái phiếu KBNN" tạm thời không sử dụng được: Cán bộ giao dịch vẫn phải tuân thủ đầy đủ các bước của quy trình thanh toán trái phiếu như: kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ, hiệu lực thanh toán của trái phiếu,  lập phiếu thanh toán, ghi số tiền phải thanh toán lên tem lãi hoặc tờ trái phiếu, yêu cầu khách hàng ký tên vào các chứng từ liên quan, chi trả tiền khách hàng, cắt góc, vào sổ quỹ, lập bảng kê,... bằng phương pháp thủ công. Cán bộ giao dịch phải cập nhật ngay các giao dịch thanh toán vào cơ sở dữ liệu trong thời gian sớm nhất khi điều kiện kỹ thuật cho phép.

4.3. Uỷ nhiệm thanh toán trái phiếu

Trường hợp chủ sở hữu trái phiếu có ghi tên vì lý do bất khả kháng không thể đến thanh toán khi đến hạn, có thể uỷ nhiệm cho người khác đến lĩnh thay. Trong giấy uỷ nhiệm cần ghi rõ: họ tên, chữ ký của người uỷ nhiệm (chủ sở hữu); họ tên, địa chỉ, số CMND, chữ ký của người được uỷ nhiệm; số sêri trái phiếu, mệnh giá, ngày phát hành, lý do xin uỷ nhiệm, đồng thời cam kết trước chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc uỷ nhiệm thanh toán trái phiếu.

Người đến thanh toán hộ trái phiếu phải mang theo giấy CMND, giấy uỷ nhiệm của chủ sở hữu trái phiếu.

Sau khi kiểm tra đầy đủ các yếu tố của tờ trái phiếu trên giấy uỷ nhiệm bảo đảm khớp đúng với hồ sơ gốc (cuống trái phiếu, phiếu phát hành, bảng kê phát hành), đặc biệt lưu ý đối chiếu chữ ký của người uỷ nhiệm phải khớp đúng với chữ ký mẫu tại KBNN, cán bộ giao dịch làm thủ tục thanh toán theo chế độ quy định và lưu giấy uỷ nhiệm thanh toán cùng chứng từ kế toán.

4.4. Trường hợp thanh toán trái phiếu có ghi tên, không có chữ ký gốc được phát hành theo các hình thức bán theo danh sách cơ quan, tổ dân phố

KBNN yêu cầu cơ quan, đơn vị, tổ dân phố lập danh sách những người mua trái phiếu trước đây, yêu cầu những người mua ký tên vào danh sách này. Trong danh sách phải có chữ ký của người đại diện cho cơ quan, đơn vị, tổ dân phố đi mua trái phiếu cho tập thể và chữ ký xác nhận của thủ trưởng đơn vị, tổ trưởng dân phố. Khi chủ sở hữu trái phiếu đến KBNN thanh toán, sau khi kiểm tra đầy đủ các điều kiện thanh toán, đối chiếu chữ ký của người đến thanh toán đúng với chữ ký mẫu trên danh sách thì thực hiện thanh toán theo chế độ quy định.

4.5. Trường hợp thanh toán trái phiếu phát hành theo đợt vận động

Đối với khách hàng thanh toán gốc các tờ trái phiếu không ghi tên có mệnh giá từ 500.000 đồng trở xuống và thanh toán lãi các tờ trái phiếu không ghi tên có mệnh giá dưới 10.000.000 đồng hoặc dưới 1.000 USD thì không phải viết "Phiếu đề nghị thanh toán" và không cần kiểm tra hiệu lực thanh toán qua mạng vi tính. Cán bộ giao dịch chỉ kiểm tra trái phiếu bằng mắt thường và đèn cực tím, nếu thấy trái phiếu thật thì tiến hành thanh toán cho khách hàng theo phương pháp thủ công và lập bảng kê riêng. Cuối ngày, căn cứ vào bảng kê nhập vào chương trình "Quản lý trái phiếu KBNN".

Trường hợp khi nhập dữ liệu và chương trình "Quản lý trái phiếu KBNN" phát hiện ra tờ trái phiếu đã bị lợi dụng thanh toán, KBNN lập biên bản ngay và báo cáo KBNN cấp trên để phối hợp giải quyết.

Đối với khách hàng thanh toán gốc các tờ trái phiếu không ghi tên có mệnh giá trên 500.000 đồng trở lên và thanh toán lãi các tờ trái phiếu không ghi tên có mệnh giá từ 10.000.000 đồng hoặc từ 1.000 USD trở lên, cán bộ giao dịch phải kiểm tra hiệu lực thanh toán của tờ trái phiếu qua mạng máy tính. Trường hợp không sử dụng được chương trình "Quản lý trái phiếu KBNN" hoặc có sử dụng được chương trình nhưng quá thời hạn quy định mà không nhận được kết quả thì thực hiện thanh toán qua tra soát bằng điện thoại và fax.

4.6. Trường hợp thanh toán trái phiếu cho cơ quan, đơn vị thông qua người đại diện, người đại diện cho tổ chức đến thanh toán gốc, lãi trái phiếu có ghi tên cho tổ chức phải mang theo CMND và giấy giới thiệu của tổ chức đó. Trường hợp thay đổi tên hoặc địa chỉ của tổ chức sở hữu trái phiếu thì phải kèm theo bản sao quyết định (có công chứng) về việc đổi tên hoặc địa chỉ hoặc xác nhận của cơ quan có thẩm quyền về việc đổi tên hoặc địa chỉ. Cán bộ giao dịch phải kiểm tra, đối chiếu, nếu đúng thì làm thủ tục thanh toán theo quy định; lưu giữ giấy giới thiệu và bản sao quyết định hoặc giấy xác nhận để làm căn cứ tra soát khi cần thiết, đồng thời yêu cầu người đại diện cho tổ chức sở hữu trái phiếu, công trái ký tên dưới dòng chữ "Người nhận tiền".

4.7. Đối với các cơ quan, đơn vị thanh toán cho tập thể cán bộ hoặc cho đơn vị với số lượng lớn: các đơn vị KBNN cần rà soát lại, phân lịch và gửi giấy mời đơn vị đến KBNN thanh toán. Trong giấy mời cần ghi rõ: thời gian, địa điểm thanh toán và hướng dẫn các đơn vị lập bảng kê sắp xếp trái phiếu theo từng loại mệnh giá, sêri liên tục để thuận lợi cho kiểm tra, đối chiếu khi thanh  toán.

- Đối với trái phiếu không ghi tên: có thể cử đại diện đơn vị đến thanh toán, không cần giấy uỷ nhiệm thanh toán.

- Đối với trái phiếu có ghi tên: nếu cử đại diện đơn vị đến thanh toán thì cần giấy uỷ nhiệm của các chủ sở hữu.

4.8. Trường hợp cá nhân, tổ chức gửi trái phiếu tại KBNN bảo quản hộ có nhu cầu thanh toán lãi định kỳ

- Nếu KBNN nhận bảo quản hộ đúng địa bàn thanh toán các loại trái phiếu này: chủ sở hữu trái phiếu làm đơn đề nghị thanh toán lãi gửi KBNN nhận bảo quản hộ (trong đó ghi rõ họ tên, địa chỉ người mua, số sêri, mệnh giá, ngày mua, số tem lãi đề nghị thanh toán) kèm theo một bản sao hợp đồng bảo quản trái phiếu. Cán bộ giao dịch có trách nhiệm kiểm tra hiệu lực thanh toán, nếu đủ điều kiện thì chi trả cho khách hàng, đồng thời lưu đơn đề nghị thanh toán, bản sao hợp đồng bảo quản cùng chứng từ thanh toán. Cán bộ giao dịch gửi 01 bản sao đơn đề nghị thanh toán và "Phiếu thanh toán" cho bộ phận kho quỹ nhận bảo quản để theo dõi. Khi kết thúc hợp đồng bảo quản, KBNN cắt lại các tem lãi đã thanh toán, cắt góc và lưu theo quy định.

- Nếu KBNN nhận bảo quản hộ không đúng địa bàn thanh toán các loại trái phiếu: chủ sở hữu phải làm thủ tục nhận lại trái phiếu đã gửi để thực hiện thanh toán lãi trái phiếu đúng địa bàn quy định, sau đó nếu muốn gửi tiếp lại làm thủ tục gửi mới.

4.9. Báo nợ cho KBNN phát hành

Mỗi tháng một lần, kế toán thực hiện báo nợ liên kho bạc số thanh toán trái phiếu vãng lai về KBNN phát hành sau khi đã đối chiếu khớp đúng giữa số liệu thanh toán trái phiếu vãng lai với số liệu trên bảng kê thanh toán trái phiếu vãng lai của chương trình "Quản lý trái phiếu KBNN".

Phần IV

CÁC NGHIỆP VỤ LIÊN QUAN

I. CHUYỂN NHƯỢNG TRÁI PHIẾU (MUA BÁN, TẶNG CHO, ĐỂ LẠI THỪA KẾ):

1.1. Trái phiếu không ghi tên: được tự do chuyển quyền sở hữu, không phải làm thủ tục tại KBNN.

1.2. Trái phiếu có ghi tên: khi chuyển nhượng phải làm thủ tục tại KBNN nơi phát hành trái phiếu. Các bàn trái phiếu phải mở sổ theo dõi trái phiếu chuyển quyền sở hữu.

a) Trường hợp mua, bán lại trái phiếu

Người mua và người bán trái phiếu phải cùng đến KBNN để làm thủ tục chuyển giao quyền sở hữu.

Khi có đề nghị chuyển nhượng trái phiếu, cán bộ giao dịch thực hiện:

- Nhập vào máy tính các sêri trái phiếu được yêu cầu chuyển nhượng.

- Kiểm tra, đối chiếu các thông tin trên máy tính với thông tin trên tờ trái phiếu, nếu đúng làm thủ tục chuyển nhượng cho khách hàng.

- Nhập các thông tin về người nhận quyền sở hữu trái phiếu.

- Viết các thông tin về người nhận quyền sở hữu lên phần quy định trên tờ trái phiếu.

- In Giấy chuyển quyền sở hữu trái phiếu

- Yêu cầu người chuyển quyền sở hữu và người nhận quyền sở hữu ký tên lên phần quy định của tờ trái phiếu và Giấy chuyển quyền sở hữu trái phiếu.

- Ký tên lên phần quy định của tờ trái phiếu và Giấy chuyển quyền sở hữu trái phiếu. Giao cho người nhận quyền sở hữu tờ trái phiếu cùng với Giấy chuyển quyền sở hữu trái phiếu.

Kể từ lần chuyển nhượng thứ ba trở đi, cán bộ giao dịch xử lý như sau:

- Lập và in Giấy chuyển quyền sở hữu trái phiếu như trên. Yêu cầu người chuyển quyền sở hữu và người nhận quyền sở hữu ký tên lên phần quy định  Giấy chuyển quyền sở hữu trái phiếu.

- Lập Giấy chứng nhận quyền sở hữu trái phiếu, trình Giám đốc hoặc người được uỷ quyền ký và đóng dấu KBNN nơi phát hành.

- Giao cho người được chuyển nhượng quyền sở hữu tờ trái phiếu cùng với Giấy chuyển quyền sở hữu trái phiếu và Giấy chứng nhận quyền sở hữu trái phiếu. Không phát hành tờ trái phiếu mới.

Đối với các bàn bán trái phiếu ở xa trụ sở KBNN, cán bộ giao dịch lập Giấy chuyển quyền sở hữu trái phiếu, nhận tờ trái phiếu và viết biên nhận hẹn khách hàng giải quyết vào ngày làm việc tiếp theo. Cuối ngày cán bộ giao dịch có trách nhiệm chuyển toàn bộ hồ sơ về Văn phòng đề nghị Kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền) kiểm tra trình Giám đốc KBNN (hoặc người được uỷ quyền) ký xác nhận, hoàn tất thủ tục cho khách hàng.

b) Trường hợp tặng, cho

Người tặng, cho và người được tặng, được cho phải cùng đến KBNN nơi phát hành trái phiếu để làm thủ tục chuyển quyền sở hữu như đối với trường hợp mua bán lại.

Trường hợp người tặng, cho trái phiếu vì lý do nào đó không thể đến KBNN, người được tặng, được cho khi đến làm thủ tục chuyển quyền sở hữu phải mang theo giấy CMND và giấy đồng ý tặng, cho. Giấy tặng, cho phải có các nội dung cơ bản sau:

- Họ tên, số CMND, địa chỉ người tặng cho.

- Họ tên, số CMND, địa chỉ người được tặng cho.

- Các thông tin về tờ trái phiếu tặng cho: số sêri, mệnh giá, ngày mua.

- Chữ ký của người tặng cho.

Trường hợp người được tặng cho không có giấy CMND phải có chứng thực của chính quyền địa phương nơi đăng ký thường trú. Các giấy tờ tặng cho được lưu tại KBNN cùng với hồ sơ gốc.

c) Trường hợp thừa kế

- Người được quyền thừa kế trái phiếu khi đến KBNN làm thủ tục hưởng thừa kế phải mang theo các giấy tờ sau:

+ Di chúc bằng văn bản của người sở hữu trái phiếu hoặc văn bản ghi lại di chúc bằng miệng của những người làm chứng (trường hợp thừa kế theo di chúc) hoặc giấy xác nhận quyền thừa kế hợp pháp theo Luật định (trong trường hợp thừa kế theo pháp luật).

+ Giấy CMND hoặc xác nhận của chính quyền địa phương nơi người thừa kế cư trú.

- Trường hợp tờ trái phiếu được thừa kế cho nhiều người thì khi thanh toán trái phiếu phải có các giấy tờ sau:

+ Di chúc bằng văn bản của người sở hữu trái phiếu hoặc văn bản ghi lại di chúc bằng miệng của những người làm chứng (trường hợp thừa kế theo di chúc) hoặc giấy xác nhận quyền thừa kế hợp pháp theo Luật định (trong trường hợp thừa kế theo pháp luật).

+ Đơn xin thanh toán gửi KBNN nơi phát hành của tất cả những người có quyền thừa kế và uỷ nhiệm cho một người làm thủ tục thanh toán. Trên đơn thanh toán phải có chữ ký của tất cả những người có quyền thừa kế tờ trái phiếu và bảo đảm chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu xảy ra tranh chấp.

- Trường hợp người thừa kế là người chưa thành niên hoặc không có năng lực hành vi dân sự thì phải có người giám hộ hoặc đại diện hợp pháp làm thay thủ tục nhận thừa kế. Khi đến làm thay thủ tục nhận thừa kế, ngoài giấy chứng tử và di chúc (hoặc giấy chứng nhận quyền thừa kế hợp pháp), người giám hộ hoặc người đại diện hợp pháp phải mang theo:

+ Giấy CMND;

+ Quyết định của cơ quan có thẩm quyền hoặc xác nhận của chính quyền địa phương về người giám hộ hoặc người đại diện hợp pháp.

- Thủ tục chuyển quyền sở hữu khi thừa kế được thực hiện như đối với trường hợp mua, bán lại. Bản di chúc (hoặc văn bản ghi lại di chúc miệng, giấy xác nhận quyền thừa kế hợp pháp), đơn xin thanh toán, giấy xác nhận về người giám hộ, đại diện hợp pháp (nếu có) lưu tại KBNN cùng với hồ sơ gốc.

2.3. Trường hợp đặc biệt

Đối với các loại trái phiếu có ghi tên, mệnh giá từ 200.000 đồng trở xuống, người chuyển nhượng được phép ghi họ tên, địa chỉ, số CMND (nếu có) và ký tên lên phần quy định ở mặt sau tờ trái phiếu để người được nhượng mang đến Kho bạc Nhà nước phát hành làm thủ tục chuyển nhượng.

Cán bộ giao dịch phải đối chiếu đảm bảo khớp đúng các yếu tố: số sê ri, họ tên, địa chỉ, số CMND (nếu có) và chữ ký người mua (người chuyển nhượng) trên tờ trái phiếu với hồ sơ lưu tại KBNN, sau đó mới được làm thủ tục chuyển nhượng trái phiếu theo quy định tại điểm 2.1 mục 2 phần IV.

II. XÁC NHẬN TRÁI PHIẾU CẦM CỐ, THẾ CHẤP

2.1. Trái phiếu không ghi tên:

Khi khách hàng đến KBNN đề nghị bằng văn bản xác nhận tờ trái phiếu để vay ngân hàng hoặc cầm cố, cán bộ KBNN thực hiện các công việc sau:

- Kiểm tra tính xác thực của tờ trái phiếu bằng mắt thường và bằng đèn cực tím, nếu tờ trái phiếu là thật, thì tiến hành kiểm tra thực trạng của tờ trái phiếu đó trên Chương trình quản lý trái phiếu KBNN như: đơn vị phát hành, ngày phát hành, mệnh giá, số sêri, tình trạng của tờ trái phiếu tại thời điểm xác nhận.

- Nếu tờ trái phiếu hợp pháp, hợp lệ, đã phát hành, chưa thanh toán, cán bộ KBNN đóng dấu đơn vị lên khoảng trống bên trái mặt trước tờ trái phiếu, lập Giấy xác nhận trình Lãnh đạo đơn vị ký.

Lưu ý: không xác nhận chủ sở hữu trái phiếu; việc xác nhận trái phiếu không ghi tên không phải làm thủ tục phong toả trái phiếu trên Chương trình Quản lý trái phiếu KBNN. 

2.2. Trái phiếu có ghi tên:

- Khi tổ chức tín dụng hoặc chủ sở hữu trái phiếu có yêu cầu bằng văn bản đề nghị xác nhận tính hợp pháp quyền sở hữu trái phiếu của người xin cầm cố, thế chấp và yêu cầu phong toả, cán bộ KBNN được giao nhiệm vụ xác nhận thực hiện các công việc sau đây:

+ Kiểm tra tính xác thực của các yếu tố trên tờ trái phiếu bằng mắt thường và bằng đèn cực tím, nếu tờ trái phiếu là thật, nhập vào máy tính số sêri trái phiếu đề nghị xác nhận.

+ Kiểm tra, đối chiếu các kết quả trên máy tính với các thông tin trên tờ trái phiếu.

+ Nếu kết quả kiểm tra khớp đúng, nhập các thông tin về cá nhân/tổ chức đề nghị phong toả trái phiếu.

+ In Phiếu phong toả trái phiếu.

+ Chuyển toàn bộ hồ sơ cho kế toán trưởng (hoặc người được uỷ quyền) kiểm soát.

+ Trình Giám đốc (hoặc người được uỷ quyền) ký xác nhận.

- Việc thanh toán các tờ trái phiếu đề nghị phong toả chỉ được thực hiện khi tổ chức tín dụng cầm cố có văn bản đề nghị KBNN thanh toán tờ trái phiếu đó hoặc có xác nhận của tổ chức tín dụng nhận cầm cố là chủ sở hữu tờ trái phiếu đã thanh toán đầy đủ gốc và lãi vay. Khi nhận được các văn bản trên, cán bộ giao dịch thực hiện giải toả trái phiếu đã phong toả:

+ Nhập vào máy tính các số sêri trái phiếu được giải toả.

+ Kiểm tra, đối chiếu các kết quả trên máy tính với các thông tin trên tờ trái phiếu.

+ Nếu kết quả kiểm tra khớp đúng, nhập các thông tin về cá nhân/ tổ chức đề nghị giải toả trái phiếu.

III. XỬ LÝ TRÁI PHIẾU BÁO MẤT

3.1. Trái phiếu không ghi tên: mất trái phiếu không ghi tên coi như mất tiền. KBNN không thanh toán cho các trường hợp báo mất trái phiếu không ghi tên. Nghiêm cấm các đơn vị KBNN nhận đơn báo mất trái phiếu không ghi tên, báo cáo KBNN cấp trên và gửi các đơn vị KBNN trong hệ thống về việc này.

3.2. Trái phiếu có ghi tên:

Trường hợp nhận được đơn báo mất trái phiếu, cán bộ giao dịch thực hiện phong toả trái phiếu báo mất như đối với trường hợp xin xác nhận cầm cố.

KBNN chỉ thanh toán trái phiếu báo mất khi trái phiếu đến hạn thanh toán và chủ sở hữu phải có đơn đề nghị thanh toán. Trong đơn cần ghi rõ các yếu tố: họ tên, địa chỉ, số CMND của người sở hữu, số tiền mua, ngày mua và cam kết chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu xảy ra tranh chấp. Trường hợp trái phiếu báo mất thuộc sở hữu tập thể thì đơn vị đó phải có đơn báo mất, đơn đề nghị thanh toán, giấy giới thiệu người đại diện đến KBNN làm thủ tục thanh toán (giấy giới thiệu phải ghi rõ: họ tên, địa chỉ, số CMND). Sau khi kiểm tra các yếu tố trên tờ đơn khớp đúng với thông tin lưu trên máy tính, chữ ký của người làm đơn khớp đúng với chữ ký mẫu tại cuống trái phiếu, cán bộ giao dịch thực hiện giải toả trái phiếu báo mất và thực hiện thanh toán cho khách hàng theo chế độ quy định. Đơn báo mất, đơn đề nghị thanh toán được lưu cùng chứng từ kế toán.

IV. LƯU GIỮ, BẢO QUẢN TRÁI PHIẾU HỘ KHÁCH HÀNG

4.1. Nguyên tắc nhận bảo quản

- KBNN nhận bảo quản hộ trái phiếu do KBNN phát hành.

- Việc nhận bảo quản tờ trái phiếu được thực hiện tại trụ sở  KBNN và bảo quản trong kho tiền của KBNN như bảo quản tiền.

- KBNN mở sổ theo dõi từng lần nhận bảo quản hộ trái phiếu.

4.2. Thủ tục gửi tờ trái phiếu

a) Đối với người gửi

- Người gửi là cơ quan, đơn vị, tổ chức: người đến KBNN làm thủ tục cần có giấy giới thiệu hoặc giấy uỷ quyền và giấy CMND.

- Người gửi là cá nhân cần có giấy CMND.

- Người gửi viết phiếu đề nghị gửi tờ trái phiếu theo mẫu in sẵn của KBNN và nộp cho cán bộ KBNN.

b) Đối với KBNN nhận bảo quản

Sau khi nhận được phiếu đề nghị gửi tờ trái phiếu, cán bộ kho quỹ thực hiện:

- Kiểm tra tính hợp lệ các giấy tờ của người gửi.

- Kiểm tra các tờ trái phiếu bằng mắt thường và đèn cực tím bảo đảm là trái phiếu thật do KBNN phát hành. Tiến hành kiểm đếm từng tờ, đối chiếu đảm bảo khớp đúng số liệu ghi trên phiếu đề nghị gửi.

- Lập 4 bản hợp đồng bảo quản tờ trái phiếu: người gửi giữ 01 bản, 01 bản gửi kế toán để lập phiếu nhập kho và hạch toán theo dõi ngoại bảng, 01 bản giao thủ kho giữ làm chứng từ vào sổ kho và lưu kèm hồ sơ, 01 bản bảo quản cùng với tờ trái phiếu của khách hàng.

- Niêm phong và bảo quản trong két sắt đặt tại kho tiền, đánh số hiệu gói niêm phong theo đúng số hiệu ghi trong sổ kho. Mỗi gói đóng 2 lớp: lớp trong bằng túi nilon, lớp ngoài bằng giấy dày, bền chắc. Bên trong mỗi gói phải có hợp đồng bảo quản tờ trái phiếu. Bên ngoài dán niêm phong, có ghi đầy đủ các yếu tố:

+ Tên, địa chỉ người gửi.

+ Số tờ trái phiếu và thành tiền theo mệnh giá.

+ Số hiệu gói theo sổ kho.

+ Ngày, tháng, năm đóng gói.

+ Tên, chữ ký của Ban Quản lý kho.

4.3. Thủ tục giao trả trái phiếu đã nhận bảo quản

a) Đối với người nhận:

- Người nhận là cơ quan, đơn vị, tổ chức khi đến nhận lại tờ trái phiếu gửi tại KBNN phải có:

+ Giấy giới thiệu (giấy uỷ quyền) và giấy CMND của người được cử đến nhận.

+ Hợp đồng bảo quản trái phiếu.

- Người nhận là cá nhân phải có:

+ Giấy CMND của người nhận.

+ Giấy uỷ quyền trong trường hợp uỷ quyền hoặc Giấy xác nhận quyền thừa kế trong trường hợp được thừa kế và giấy CMND của người được uỷ quyền, thừa kế.

+ Hợp đồng bảo quản trái phiếu.

b) Đối với KBNN

- Căn cứ vào hợp đồng bảo quản trái phiếu do người nhận đưa đến, kế toán làm phiếu xuất kho và ghi sổ ngoại bảng; thủ kho tiến hành xuất kho và ghi sổ kho.

- Khi xuất kho, Ban quản lý kho phải kiểm tra và xác nhận tình trạng niêm phong của gói trái phiếu xuất trả, lập biên bản mở gói niêm phong và giao cho thủ kho để trả cho người nhận. Thủ kho phải  kiểm đếm từng tờ, đối chiếu với hợp đồng bảo quản, bảo đảm khớp đúng số tờ, mệnh giá, sêri.

- Khi trả trái phiếu cho người nhận, thủ kho phải yêu cầu người nhận kiểm đếm từng tờ, đối chiếu với hợp đồng bảo quản, bảo đảm khớp đúng số tờ, mệnh giá, sêri.

- Kết thúc việc giao nhận, cán bộ kho quỹ lập biên bản thanh lý hợp đồng. Biên bản lập thành 3 liên: 01 liên giao cho kế toán, 01 liên giao cho thủ kho; 01 liên giao cho người nhận.

- Trường hợp người nhận trái phiếu chỉ lấy ra một phần trong tổng số tờ trái phiếu đã gửi, KBNN làm thủ tục xuất trả toàn bộ số trái phiếu đã gửi cho người nhận, sau đó làm thủ tục nhận lại số trái phiếu muốn gửi tiếp.

Phần V

QUY ĐỊNH VỀ QUẢN LÝ, BẢO QUẢN CHỨNG TỪ VÀ DỮ LIỆU

- Đầu giờ làm việc buổi sáng, người quản trị cơ sở dữ liệu sử dụng các công cụ quản trị để kiểm tra sự hoạt động của cơ sở dữ liệu trái phiếu. Trường hợp có sự cố về cơ sở dữ liệu, thông báo cho cán bộ nghiệp vụ ngừng truy nhập vào chương trình, thực hiện dừng (stop) dịch vụ Web (World Wide Web Publishing) để ngăn không cho người sử dụng chương trình "Quản lý trái phiếu KBNN" truy cập vào chương trình và nhanh chóng tiến hành khắc phục sự cố.

- Kiểm tra nhật ký của cơ sở dữ liệu (alert file, log file) nhằm sớm phát hiện lỗi cơ sở dữ liệu để sửa chữa, khắc phục kịp thời.

- Kiểm tra tình trạng kết nối cơ sở dữ liệu giữa KBNN tỉnh với KBNN để đảm bảo nhận được các thông tin giao dịch trái phiếu và giao dịch thanh toán vãng lai.

- Kiểm tra tình trạng của chương trình lq.exe đã chạy chưa.

Bật Task manager chọn Processes xem có lq.exe chưa, nếu chưa có thì phải kích hoạt chạy lq.exe. Để đảm bảo chương trình lq.exe đang chạy tốt, kiểm tra thêm file sqlnet.log (do khi chạy lq.exe sẽ sinh ra trên cùng thư mục), nếu thấy độ lớn liên tục tăng trưởng thì phải dừng chương trình lq.exe, kiểm tra cơ sở dữ liệu đã startup, sau đó chạy lại lq.exe.

- Kiểm tra dung lượng ổ đĩa cứng, theo dõi tình trạng tăng trưởng của các file dữ liệu trái phiếu. Sau khi sao lưu, xóa các file archive của cơ sở dữ liệu theo quy trình hướng dẫn; định kỳ xóa file sqlnet.log do lq.exe sinh ra, xóa file nhật ký của cơ sở dữ liệu (alert file, log file) nếu quá lớn.

- Định kỳ hàng ngày, hàng tuần người có chức danh Quản trị cơ sở dữ liệu tại KBNN tỉnh có trách nhiệm sao lưu cơ sở dữ liệu trái phiếu theo đúng quy trình do Trung tâm Tin học và thống kê hướng dẫn.

- Khi xảy ra sự cố đối với cơ sở dữ liệu tại KBNN tỉnh, người có chức danh quản trị cơ sở dữ liệu theo sự phân công của lãnh đạo Phòng Tin học tiến hành tìm hiểu nguyên nhân và khắc phục sự cố.

- Trường hợp không thể khắc phục được, người quản trị cơ sở dữ liệu KBNN tỉnh thực hiện phục hồi lại cơ sở dữ liệu theo quy trình sao lưu, khôi phục. Nếu vẫn không xử lý được thì báo cáo lãnh đạo KBNN tỉnh, đồng thời báo cáo về Trung tâm Tin học và thống kê- KBNN để có biện pháp hỗ trợ, giải quyết. Sau khi khắc phục sự cố cơ sở dữ liệu, kiểm tra các thông tin về đợt phát hành, giao dịch trái phiếu, giao dịch thanh toán vãng lai để phát hiện sự chênh lệch với cơ sở dữ liệu trái phiếu tại KBNN, dùng các công cụ do Trung tâm Tin học và thống kê- KBNN hướng dẫn để bảo đảm đồng bộ.

Phần VI

QUY ĐỊNH VỀ BẢO MẬT ĐỐI VỚI CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ TRÁI PHIẾU KHO BẠC NHÀ NƯỚC

I. QUY ĐỊNH VỀ BỐ TRÍ CÁN BỘ SỬ DỤNG CHƯƠNG TRÌNH

Chương trình "Quản lý trái phiếu KBNN" có các nhóm quyền được tổ chức thành các chức danh sau:

- Lãnh đạo: Là chức danh duy nhất và có quyền cao nhất trong việc tổ chức, phân công cán bộ tham gia khai thác và sử dụng chương trình. Ngoài ra, tại KBNN, chức danh này có quyền cập nhật, bổ sung mới các danh mục dùng chung toàn ngành (danh mục đơn vị KBNN, danh mục loại trái phiếu, danh mục các đợt phát hành và lãi suất trái phiếu...)

Tại KBNN, chức danh này do Tổng Giám đốc hoặc người được uỷ quyền đảm nhiệm; tại các KBNN tỉnh do Giám đốc hoặc người được uỷ quyền đảm nhiệm.

- Cán bộ kế hoạch: Thực hiện quyền lập các lệnh xuất, nhập trái phiếu (như Lệnh phân phối trái phiếu, Lệnh điều chuyển trái phiếu, Lệnh thu hồi trái phiếu). Tại KBNN chức danh này do Ban Huy động vốn đảm nhiệm; tại các KBNN tỉnh do Phòng Kế hoạch đảm nhiệm.

Chức danh này không có ở KBNN huyện.

- Trưởng phòng Kế hoạch tổng hợp: Thực hiện quyền duyệt các lệnh xuất, nhập trái phiếu do cán bộ kế hoạch lập trên máy. Tại KBNN chức danh này có thể do Tổng Giám đốc đảm nhiệm hoặc ủy quyền cho Trưởng Ban Huy động vốn; tại các KBNN tỉnh do Giám đốc đảm nhiệm hoặc ủy quyền cho Trưởng phòng Kế hoạch. Việc uỷ quyền phải bảo đảm tại một thời điểm ở mỗi đơn vị KBNN tỉnh chỉ có duy nhất một người sử dụng chức danh Trưởng phòng Kế hoạch tổng hợp.

Chức danh này không có ở KBNN huyện.

- Cán bộ kho quỹ: Thực hiện quyền lập các phiếu xuất, nhập kho trái phiếu  theo lệnh; quyền xuất, nhập trái phiếu giữa kho và bàn trái phiếu; quyền lập các biên bản hỏng, mất trái phiếu. Tại KBNN, chức danh này do Ban Kho quỹ đảm nhiệm; tại các KBNN tỉnh do Phòng Kho quỹ đảm nhiệm; tại các KBNN huyện do bộ phận Kho quỹ đảm nhiệm.

- Trưởng phòng Kho quỹ: Thực hiện quyền duyệt các phiếu xuất, nhập kho trái phiếu theo lệnh; quyền duyệt các biên bản hỏng, mất trái phiếu do cán bộ kho quỹ lập trên máy. Tại KBNN chức danh này do Trưởng Ban Kho quỹ đảm nhiệm; tại các KBNN tỉnh do Trưởng phòng Kho quỹ đảm nhiệm; tại các KBNN huyện do cán bộ phụ trách bộ phận Kho quỹ đảm nhiệm. Tại một thời điểm, tại mỗi đơn vị KBNN (TW, tỉnh, huyện) chỉ có duy nhất 1 người sử dụng chức danh Trưởng phòng Kho quỹ được phép hoạt động.

- Cán bộ giao dịch: Thực hiện các nghiệp vụ giao dịch phát sinh hàng ngày tại bàn trái phiếu.

- Cán bộ tổng hợp: Thực hiện các công việc tổng hợp, lập báo cáo về tình hình sử dụng trái phiếu trắng, phát hành và thanh toán trái phiếu. Ngoài ra, riêng tại các KBNN tỉnh, chức danh này còn có trách nhiệm nhận yêu cầu tra soát và thực hiện tra soát trong trường hợp phát sinh các giao dịch thanh toán trái phiếu bằng tra soát từ các KBNN khác.

- Quản trị chương trình: Chức danh được giao cho cán bộ phụ trách tin học để thực hiện các công việc theo dõi, giám sát hoạt động của chương trình; thiết lập các tham số kỹ thuật cục bộ phù hợp với từng KBNN và/hoặc từng máy tính có kết nối sử dụng chương trình.

Chức danh này không có ở KBNN huyện.

Ngoài các nhóm quyền đã nêu, chương trình "Quản lý trái phiếu KBNN" có các quyền đặc biệt, giám đốc KBNN tỉnh (hoặc người được ủy quyền) tùy theo từng thời điểm có thể cấp các quyền này cho cán bộ để giải quyết các yêu cầu có thể sẽ phát sinh trong thực tế. Sau khi giải quyết xong công việc phải thu hồi lại quyền này. Đó là các quyền sau:

- Nhập lại giao dịch phát hành: quyền được phép thực hiện các giao dịch phát hành trái phiếu của ngày quá khứ.

- Nhập lại giao dịch thanh toán nội tỉnh: quyền được phép thực hiện các giao dịch thanh toán trái phiếu nội tỉnh của ngày quá khứ.

- Phục hồi giao dịch phát hành, thanh toán: quyền được phép hủy bỏ các giao dịch phát hành, thanh toán nội tỉnh trái phiếu.

Tại các KBNN Đà Nẵng và KBNN thành phố Hồ Chí Minh, các cán bộ được giao nhiệm vụ quản lý trái phiếu đồng thời đảm nhiệm các công việc của Trung tâm khu vực theo sự ủy quyền của KBNN.

II. QUY ĐỊNH VỀ BẢO MẬT VÀ AN TOÀN DỮ LIỆU

2.1. Tổng Giám đốc KBNN (đối với KBNN), Giám đốc KBNN tỉnh (đối với KBNN tỉnh) hoặc người được ủy quyền là người có chức danh Lãnh đạo trong chương trình "Quản lý trái phiếu KBNN" có trách nhiệm phê duyệt bằng văn bản danh sách các cán bộ tại đơn vị mình tham gia sử dụng chương trình và đăng ký danh sách này trong chương trình theo đúng nhiệm vụ được phân công của từng cán bộ.

2.2. Cán bộ được giao nhiệm vụ tham gia công tác quản lý trái phiếu, phát hành và thanh toán trái phiếu được cấp 1 mã số kèm theo mật khẩu truy cập sử dụng chương trình và chịu hoàn toàn trách nhiệm đối với những giao dịch do mình thực hiện. Mã số truy cập chương trình của mỗi cán bộ là một chuỗi 5 ký tự số và duy nhất trên địa bàn từng tỉnh; mật khẩu là một chuỗi tối thiểu 8 ký tự số và/hoặc chữ. Sau khi được cấp mã số, ngay trong lần truy cập đầu tiên và định kỳ, mỗi cán bộ sử dụng chương trình phải đổi lại mật khẩu và tự quản lý mật khẩu của mình để ngăn chặn các truy cập mạo danh.

2.3. Trường hợp cán bộ nghỉ việc, thuyên chuyển công tác Quản trị chương trình phải “đóng” mã số đã cấp, không được sử dụng lại cho cán bộ được phân công tiếp quản công việc.

2.4. Trường hợp cán bộ giữ các chức danh Trưởng phòng Kế hoạch, Trưởng phòng Kho quỹ đi vắng dài ngày vì một lý do nào đó Quản trị chương trình phải tạm thời “đóng” mã số truy cập chương trình, cấp mã số mới với quyền tương đương cho người được uỷ quyền; khi Trưởng phòng Kế hoạch, Trưởng phòng Kho quỹ trở lại làm việc phải “mở” mã số truy cập chương trình, đồng thời “đóng” mã số của người đã được ủy quyền trước đó.

2.5. Tổng Giám đốc KBNN quy định khóa bảo mật cơ sở dữ liệu và khóa bảo mật máy chủ ứng dụng tại KBNN; Giám đốc KBNN tỉnh quy định khóa bảo mật cơ sở dữ liệu và khóa bảo mật máy chủ ứng dụng tại KBNN tỉnh.

2.6. Cán bộ được giao quyền Quản trị chương trình có trách nhiệm:

- Tham mưu cho Lãnh đạo trong việc tổ chức, phân công cán bộ tham gia khai thác và sử dụng chương trình theo đúng nhiệm vụ của mỗi người; thường xuyên theo dõi, kiểm soát việc khai thác và sử dụng chương trình, phát hiện và ngăn chặn kịp thời mọi sự truy cập bất hợp pháp.

- Định kỳ thay đổi mật khẩu truy cập máy chủ trái phiếu, mật khẩu truy cập cơ sở dữ liệu.

2.7. Trong quá trình tham gia sử dụng chương trình "Quản lý trái phiếu KBNN" tất cả cán bộ có trách nhiệm chấp hành nghiêm túc Quy chế bảo mật thông tin mạng máy tính do Tổng Giám đốc KBNN ban hành kèm theo Quyết định số 281/KB-QĐ-V9 ngày 29/03/2002, công văn số 521 KB/TTTH ngày 15/04/2002 về việc hướng dẫn quản trị mạng máy tính và các quy định khác của KBNN.

Phần VII

ĐIỆN BÁO, BÁO CÁO

I. ĐIỆN BÁO

Điện báo được thực hiện hàng ngày; KBNN huyện lập điện báo gửi KBNN tỉnh; KBNN tỉnh lập điện báo trên cơ sở số liệu tổng hợp từ các KBNN huyện và số liệu phát sinh tại văn phòng KBNN tỉnh gửi KBNN. KBNN tổng hợp điện báo toàn hệ thống. Khi lập điện báo các đơn vị phải kiểm tra tính chính xác, đầy đủ của các chỉ tiêu phát sinh, cụ thể:

1.1. Cuối ngày, căn cứ vào số liệu phát sinh trên tài khoản kế toán, các KBNN tỉnh điện báo về KBNN (Ban Kế toán) các chỉ tiêu sau:

- Tổng số tiền đã thu về phát hành trái phiếu, công trái

- Tổng số tiền đã thanh toán gốc, lãi trái phiếu, công trái.

1.2. Trong những đợt phát hành theo hình thức vận động (công trái giáo dục, trái phiếu giao thông, thuỷ lợi,…) các đơn vị thực hiện điện báo nhanh theo hướng dẫn của KBNN.

II. BÁO CÁO ĐỊNH KỲ

2.1. Định kỳ hàng tháng, các đơn vị KBNN tỉnh lập và gửi về KBNN các loại báo cáo sau:

- Báo cáo kết quả phát hành, thanh toán các loại trái phiếu, công trái trong tháng theo mẫu B5/02 NS  ban hành kèm theo Chế độ kế toán Kho bạc Nhà nước (gửi Ban Kế toán).

- Báo cáo tình hình sử dụng trái phiếu, công trái trắng (gửi Ban Kho quỹ).

- Bảng tổng hợp giấy tờ có giá (gửi Ban Tài vụ Quản trị).

Thời hạn gửi báo cáo chậm nhất là ngày 10 tháng sau.

Các báo cáo trên được in từ chương trình "Quản lý trái phiếu KBNN". Trường hợp không in được từ chương trình thì lập bằng phương pháp thủ công, đồng thời báo cáo về Trung tâm Tin học và thống kê để xử lý.

2.2. Trong những đợt vận động phát hành trái phiếu, công trái, sau khi hoàn thành việc đối chiếu số liệu phát hành và trái phiếu sử dụng, các đơn vị thực hiện báo cáo kết quả phát hành về KBNN (Ban Huy động vốn).

Thời hạn gửi  báo cáo chậm nhất là 15 ngày sau khi dừng phát hành đối với KBNN huyện, 30 ngày đối với KBNN tỉnh.

III. BÁO CÁO QUYẾT TOÁN

Hàng năm và kết thúc mỗi đợt phát hành, thanh toán trái phiếu, công trái, các đơn vị KBNN tỉnh lập và gửi KBNN các loại báo cáo sau:

- Báo cáo quyết toán phát hành, thanh toán các loại trái phiếu, công trái (gửi Ban Kế toán).

- Báo cáo quyết toán tình hình sử dụng trái phiếu (gửi Ban Kho quỹ).

- Báo cáo quyết toán tình hình sử dụng kinh phí phát hành, thanh toán trái phiếu, công trái (gửi Ban Tài vụ quản trị)./.

KHO BẠC NHÀ NƯỚC.....                                                                      Số phiếu:....

Mã số:....                                                                                             

Bàn trái phiếu số: ....

PHIẾU PHÁT HÀNH TRÁI PHIẾU

Ngày    tháng     năm

Họ và tên người mua/đơn vị mua:

Địa chỉ:

Số CMND:                                            Ngày cấp:                     Cấp tại:

Đợt phát hành                                                               Kỳ hạn:

Tổng số tiền mua trái phiếu: Số lãi trước: Số tiền chiết khấu: Số tiền nộp:

Phương thức thanh toán  Bằng tiền mặt:  Bằng chuyển khoản:

Số tiền nộp KBNN bằng chữ:

NGƯỜI MUA (Đề nghị khách hàng kiểm tra kỹ trước khi ký) (Ký ghi rõ họ tên)

THỦ QUỸ (Ký ghi rõ họ tên)

KẾ TOÁN (Ký ghi rõ họ tên)

KHO BẠC NHÀ NƯỚC.....

Mã số:....

Bàn trái phiếu số: ....

BẢNG KÊ PHÁT HÀNH TRÁI PHIẾU

Ngày    tháng     năm

Đợt phát hành :

Kỳ hạn:                                    Lãi suất:          %

(Đơn vị: đồng)

Số phiếu phát hành	Tổng số tờ trái phiếu	Tổng mệnh gia	Số tiền chiết khấu	Số tiền nộp kho bạc
Tổng cộng:

Thủ quỹ

Kế toán bàn trái phiếu

Hạch toán

Nợ ………………………. …………………………… Có ………………………. ……………………………

KẾ TOÁN TỔNG HỢP

KẾ TOÁN TRƯỞNG

KHO BẠC NHÀ NƯỚC..........

Bàn trái phiếu số.............

PHIẾU ĐỀ NGHỊ THANH TOÁN TRÁI PHIẾU

Họ và tên người thanh toán:..............................................................................

Địa chỉ:..............................................................................................................

CMND số:....................................ngày cấp.......................................................

Đại diện cho tổ chức:.........................................................................................

Giấy giới thiệu số:......................................ngày...............................................

Đề nghị thanh toán gốc và lãi cho các tờ trái phiếu:

STT	Mệnh giá	Số tờ
1	1.000.000 đồng
2	2.000.000 đồng
3	5.000.000 đồng
4	10.000.000 đồng
5	20.000.000 đồng
6	50.000.000 đồng
7	100.000.000 đồng

Phương thức thanh toán: Tiền mặt                        Chuyển khoản         

Tên đơn vị (cá nhân) hưởng:.............................................................................

Số tài khoản đề nghị chuyển tiền đến:...............................................................

Mở tại:...............................................................................................................

Thủ quỹ (ký tên)

Kế toán (ký tên)

Người lĩnh tiền (ký tên)

Chú ý:  Khách hàng thanh toán trái phiếu loại không ghi tên không cần phải ghi CMND và địa chỉ, nhưng phải ghi tên để thuận tiện trong các giao dịch với KBNN.

KHO BẠC NHÀ NƯỚC.....                                                                      Mẫu số TT01a

Mã số:....                                                                                              Số phiếu:....    

Bàn trái phiếu số: ....

PHIẾU THANH TOÁN TRÁI PHIẾU

Ngày    tháng     năm

Họ và tên người thanh toán

Địa chỉ:

Số CMND:                                            Ngày cấp:                     Cấp tại:

Đợt phát hành                                                               Kỳ hạn:

Tổng số tiền thanh toán:  Trong đó  Gốc:  Lãi trước hạn:  Lãi đúng hạn:  Lãi quá hạn :

Phương thức thanh toán  Bằng tiền mặt:  Bằng chuyển khoản: Đơn vị nhận tiền: Tài khoản số: Tại:

Tổng số tiền thanh toán bằng chữ:

NGƯỜI THANH TOÁN (Đề nghị khách hàng kiểm tra kỹ trước khi ký) (Ký ghi rõ họ tên)

THỦ QUỸ (Ký ghi rõ họ tên)

KẾ TOÁN (Ký ghi rõ họ tên)