|
ỦY BAN
NHÂN DÂN
TỈNH THỪA THIÊN HUẾ
--------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ
NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số:
27/2014/QĐ-UBND
|
Thừa
Thiên Huế, ngày 27 tháng 5 năm 2014
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH QUY CHẾ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH
THỪA THIÊN HUẾ
ỦY BAN
NHÂN DÂN TỈNH
Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân
dân và Ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003;
Căn cứ Luật Lưu trữ số
01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011;
Căn cứ Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24
tháng 8 năm 2001 của Chính phủ về Quản lý và sử dụng con dấu;
Căn cứ Nghị định số
110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư;
Căn cứ Nghị định số 31/2009/NĐ-CP
ngày 01 tháng 4 năm 2009 của Chính phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của
Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 về quản lý và sử dụng con
dấu;
Căn cứ Nghị định số 09/2010/NĐ-CP
ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị
định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn
thư;
Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP
ngày 03 ngày 01 năm 2013 của Chính phủ về việc quy định chi tiết một số điều
của Luật Lưu trữ;
Căn cứ Thông tư liên tịch số
55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của liên Bộ Nội vụ và Văn phòng
Chính phủ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;
Căn cứ Thông tư số 01/2011/TT-BNV
ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình
bày văn bản hành chính;
Căn cứ Thông tư số 07/2012/TT-BNV
ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và
nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan;
Căn cứ Thông tư số 04/2013/TT-BNV
ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn
thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức;
Theo đề nghị của Giám đốc Sở Nội
vụ tại Tờ trình số 331/TTr-SNV ngày 17 tháng 4 năm 2014 về việc đề nghị ban
hành Quyết định ban hành Quy chế về công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh
Thừa Thiên Huế,
QUYẾT
ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này “Quy chế về công tác văn
thư, lưu trữ trên địa tỉnh Thừa Thiên Huế”.
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực sau 10 ngày kể từ ngày ký và thay
thế Quyết định số 1872/2004/QĐ-UB ngày 14/6/2004 của UBND tỉnh về việc ban hành
quy định công tác lưu trữ tỉnh Thừa Thiên Huế và bãi bỏ các Quyết định số
2683/QĐ-UBND ngày 27/12/2010 của UBND tỉnh về việc ban hành Quy định về tiếp
nhận, xử lý và ban hành văn bản của các cơ quan chuyên môn, cơ quan thuộc UBND
tỉnh Thừa Thiên Huế; Quyết định số 2684/QĐ-UBND ngày 27/12/2010 của UBND tỉnh
về việc ban hành Quy định về tiếp nhận, xử lý và ban hành văn bản của UBND
thành phố Huế, thị xã và các huyện.
Điều 3. Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Giám đốc Sở Nội vụ, thủ trưởng các sở,
ban, ngành cấp tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã và thành phố
Huế; thủ trưởng các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử và
các cơ quan, đơn vị liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
|
TM. ỦY
BAN NHÂN DÂN
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
Phan Ngọc Thọ
|
QUY CHẾ
VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH THỪA THIÊN HUẾ
(Ban hành kèm theo Quyết định số 27/2014/QĐ-UBND
ngày 27/5/2014 của Ủy ban nhân dân tỉnh Thừa Thiên Huế)
Chương
I
NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG
Điều
1. Phạm vi và đối tượng áp dụng
1. Quy chế
này quy định các hoạt động về văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Thừa
Thiên Huế.
2. Quy chế này áp dụng đối với các
sở, ban, ngành, tổ chức thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh; Uỷ ban nhân dân các huyện,
thị xã và thành phố Huế; các cơ quan, tổ chức khác thuộc Danh mục
các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử tỉnh (sau đây
gọi chung là cơ quan, tổ chức).
3. Công tác
văn thư quy định tại Quy chế này bao gồm các công việc về soạn
thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ
quan, tổ chức; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài
liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư.
4. Công tác
lưu trữ quy định tại Quy chế này bao gồm các công
việc về thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê và sử dụng tài
liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức.
Điều
2. Giải thích từ ngữ
1. Quy chế
công tác văn thư, lưu trữ bao gồm những quy định chung về hoạt động văn thư,
lưu trữ đối với các loại hình cơ quan, tổ chức để
các cơ quan, tổ chức vận dụng xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của mỗi cơ
quan, tổ chức.
2. Quy chế
công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức bao gồm tất cả những quy định về
hoạt động văn thư, lưu trữ trong quá trình quản lý, chỉ
đạo, điều hành của cơ quan, tổ chức để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của
mình.
3. Văn
bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm
pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản
fax, văn bản được chuyển qua mạng, qua phần mềm quản lý văn bản và điều hành, văn
bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức.
4. Văn bản
đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật,
văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn
bản nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát
hành.
5. Bản thảo
văn bản là bản được viết hoặc đánh máy, hình thành trong quá trình soạn thảo
văn bản.
6. Bản
gốc văn bản là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản được cơ quan, tổ
chức ban hành và có chữ ký trực tiếp của người có thẩm
quyền.
7. Bản
chính văn bản là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản
và được cơ quan, tổ chức ban hành.
8. Bản sao y
bản chính là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản
và được trình bày theo thể thức quy định. Bản sao y bản chính phải được thực
hiện từ bản chính.
9. Bản trích sao là bản
sao một phần nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản
trích sao phải được thực hiện từ bản chính.
10. Bản sao lục là bản sao
đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản, được thực hiện từ bản sao y bản chính
và trình bày theo thể thức quy định.
11. Hồ sơ là một tập tài
liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể
hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công
việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
12. Lập hồ sơ là việc tập
hợp, sắp xếp văn bản tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết
công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc và
phương pháp nhất định.
13. Thu thập tài liệu là
quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để
chuyển vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.
14. Chỉnh lý tài liệu là
việc phân loại, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê, lập công cụ tra cứu tài
liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
15. Xác định giá trị tài
liệu là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những nguyên tắc, phương pháp, tiêu
chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định những tài liệu có giá
trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị.
16. Phần mềm Quản lý Văn
bản và Điều hành là phần mềm dùng chung được UBND tỉnh triển khai trên địa bàn
tỉnh thống nhất và tin học hóa các quy trình hoạt động tác nghiệp, các hình
thức tiếp nhận, lưu trữ, phổ cập, trao đổi, tìm kiếm, xử lý thông tin văn bản,
giải quyết công việc trong các cơ quan Nhà nước để nâng cao chất lượng và hiệu
quả của công tác điều hành của lãnh đạo, các hoạt động tác nghiệp của cán bộ,
công chức.
17. Văn bản điện tử là văn
bản được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu.
18. Số hóa là việc biến
đổi các loại hình thông tin sang thông tin số (là thông tin được tạo lập bằng
phương pháp dùng tín hiệu số).
19. Chữ ký điện tử được
tạo lập dưới dạng từ, chữ, số, ký hiệu, âm thanh hoặc các hình thức khác bằng
phương tiện điện tử, gắn liền hoặc kết hợp một cách logic với thông điệp dữ
liệu, có khả năng xác nhận chữ ký thông điệp dữ liệu và xác nhận sự chấp nhận
của người đó đối với nội dung thông điệp dữ liệu được ký.
20. Chữ ký số là một dạng
chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ
thống mật mã không đối xứng theo đó người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và
khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác:
a) Việc biến đổi nêu trên
được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một
cặp khóa.
b) Sự toàn vẹn nội dung
của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.
21. Phần mềm Lưu trữ cơ
quan và phần mềm Lưu trữ lịch sử nhằm thống nhất việc xây dựng cơ sở dữ liệu
lưu trữ, nhằm tăng cường hiệu quả công tác quản lý và khai thác sử dụng tài
liệu lưu trữ.
Điều
3. Trách nhiệm đối với công tác văn thư, lưu trữ
1. Trách nhiệm của người
đứng đầu cơ quan, tổ chức trong việc quản lý công tác văn thư, lưu trữ
a) Tổ chức xây dựng, ban
hành, chỉ đạo việc thực hiện các chế độ, quy định và tin học hóa công tác văn
thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật, Ủy ban nhân dân tỉnh.
b) Kiểm tra việc thực hiện
các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ đối với các đơn vị trực
thuộc; giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn
thư, lưu trữ theo thẩm quyền.
c) Chỉ đạo việc số hóa văn
bản, phát hành văn bản điện tử và trang bị đầy đủ các thiết bị cần thiết (máy
fax, máy scan, …) theo quy định.
2. Trách nhiệm của Chánh
Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính hoặc người phụ trách công tác hành chính
(sau đây gọi chung là Chánh Văn phòng)
Chánh Văn phòng giúp thủ
trưởng cơ quan, tổ chức trực tiếp quản lý, kiểm tra, giám sát việc thực hiện
công tác văn thư, lưu trữ và tin học hóa công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan,
tổ chức; đồng thời, tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ,
vận hành phần mềm Quản lý Văn bản và Điều hành cho cơ quan, tổ chức và đơn vị
trực thuộc.
3. Trách nhiệm của Trưởng
các đơn vị
Trưởng các đơn vị chức
năng (phòng, ban...), người đứng đầu các đơn vị trực thuộc có trách nhiệm triển
khai và tổ chức thực hiện các quy định của cơ quan, tổ chức về văn thư, lưu
trữ.
4. Trách nhiệm của mỗi cá
nhân
Cán bộ, công chức, viên
chức trong quá trình giải quyết công việc liên quan đến công tác văn thư, lưu
trữ phải thực hiện nghiêm túc các quy định về văn thư, lưu trữ, hệ thống quản
lý hồ sơ công việc trên môi trường mạng và các quy định tại Quy chế này.
5. Người làm công tác văn
thư, lưu trữ tại Văn phòng Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn có nhiệm vụ
hướng dẫn việc quản lý văn bản và lập hồ sơ, tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, chỉnh
lý, thống kê, bảo quản và phục vụ việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ theo
quy định của pháp luật về lưu trữ; phải có đủ các tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp
vụ lưu trữ.
Điều
4. Bảo vệ bí mật nhà nước trong công tác văn thư, lưu trữ
Mọi hoạt động trong công
tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức phải thực hiện theo các quy định của
pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.
Điều
5. Kinh phí cho hoạt động văn thư, lưu trữ
1. Kinh phí đầu tư cho
hoạt động văn thư, lưu trữ bao gồm:
a) Ngân sách nhà nước.
b) Các khoản thu phí khai thác,
sử dụng tài liệu lưu trữ.
c) Tài trợ của các tổ chức, cá
nhân trong và ngoài nước.
2. Hàng năm, các cơ quan, tổ chức
dự toán kinh phí hoạt động cho công tác văn thư, lưu trữ trong dự toán ngân
sách Nhà nước.
3. Sở Kế hoạch và Đầu tư, Sở Tài
chính có trách nhiệm:
Hàng năm, cân đối ngân sách, bố
trí kinh phí cho các hoạt động của công tác văn thư, lưu trữ theo Điều 39 của
Luật Lưu trữ. Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức lập dự toán ngân sách hàng năm cho
công tác văn thư, lưu trữ.
Chương II
CÔNG TÁC VĂN THƯ
Mục
1. SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN
Điều
6. Hình thức văn bản
Gồm
các loại hình văn bản sau:
- Văn bản
quy phạm pháp luật.
- Văn
bản hành chính.
- Văn
bản chuyên ngành.
- Văn bản
trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài.
Điều
7. Thể thức văn bản
1. Văn
bản quy phạm pháp luật: Thực hiện theo quy định tại Thông
tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005
của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức
và kỹ thuật trình bày văn bản.
2. Văn bản
hành chính: Thực hiện theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01
năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và
kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
3. Văn bản
chuyên ngành: Thực hiện theo hướng dẫn cơ quan quản lý ngành.
4. Văn bản trao
đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài: Thực
hiện theo các quy định hiện hành của pháp luật và theo thông lệ quốc tế.
Điều
8. Soạn thảo văn bản
1. Việc soạn
thảo văn bản quy phạm pháp luật thực hiện các quy định
của Luật số 17/2008/QH12 ngày 16 tháng 8 năm 2008
về ban hành văn bản quy phạm pháp luật; Luật số
31/2004/QH11 ngày 03 tháng 12 năm 2004 Luật
ban hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng
nhân dân, Ủy ban nhân dân; Quyết định số 27/2011/QĐ-UBND ngày 18 tháng
7 năm 2011 của UBND tỉnh về việc ban hành Quy chế ban hành văn bản quy phạm
pháp luật trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế; Quyết định số 40/2013/QĐ-UBND ngày
08 tháng 10 năm 2013 của UBND tỉnh về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Quy
chế ban hành văn bản quy phạm pháp luật trên địa bàn tỉnh Thừa Thiên Huế ban
hành kèm theo Quyết định số 27/2011/QĐ-UBND ngày 18 tháng 7 năm 2011.
2. Việc soạn
thảo văn bản khác được thực hiện như sau:
a) Căn cứ
tính chất, nội dung của văn bản cần soạn
thảo, lãnh đạo cơ quan, tổ chức giao cho một đơn vị
hoặc một công chức, viên chức soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo văn
bản.
b) Đơn vị
hoặc công chức, viên chức được giao soạn thảo văn bản có
trách nhiệm thực hiện các công việc sau:
- Xác định
hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn, nơi nhận văn bản;
- Thu thập,
xử lý thông tin có liên quan;
- Soạn thảo
văn bản;
- Trường
hợp cần thiết, đề xuất với lãnh đạo cơ quan, tổ chức
tham khảo ý kiến của các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có liên quan; nghiên cứu
tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo;
- Trình
duyệt dự thảo văn bản.
Điều
9. Duyệt dự thảo văn bản, sửa chữa, bổ sung dự thảo văn bản đã duyệt
1. Dự thảo
văn bản phải do người có thẩm quyền ký duyệt văn bản.
2. Trong trường hợp dự thảo
đã được lãnh đạo cơ quan, tổ chức phê duyệt, nhưng thấy cần
thiết phải sửa chữa, bổ sung thêm vào dự thảo thì đơn vị hoặc cá nhân được giao
nhiệm vụ soạn thảo văn bản phải trình người đã duyệt dự thảo xem
xét, quyết định việc sửa chữa, bổ sung.
3. Khuyến khích duyệt dự
thảo văn bản, sửa chữa, bổ sung dự thảo văn bản đã duyệt thực hiện trên môi
trường mạng.
Điều
10. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành
1. Người đứng đầu đơn vị
chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của
nội dung văn bản, ký nháy vào cuối nội dung văn bản (sau dấu ./.) trước khi
trình lãnh đạo cơ quan, tổ chức ký ban hành; đề xuất mức độ khẩn; đối chiếu quy
định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước xác định việc đóng dấu mật, đối
tượng nhận văn bản, trình người ký văn bản quyết định.
2. Chánh Văn phòng giúp
người đứng đầu cơ quan, tổ chức kiểm tra lần cuối và chịu trách nhiệm về thể
thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản của cơ quan, tổ chức và phải
ký nháy vào vị trí cuối cùng ở “Nơi nhận”.
Điều
11. Ký văn bản
1. Thẩm quyền ký văn bản
thực hiện theo quy định của pháp luật, Quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức.
2. Quyền hạn, chức vụ, họ
và tên, chữ ký của người có thẩm quyền
Thủ trưởng cơ quan, tổ
chức ký tất cả các văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành. Các trường hợp ký thay
(phải ghi KT.), ký thừa lệnh (phải ghi TL.), ký thừa ủy quyền (phải ghi TUQ.),
ký thay mặt (phải ghi TM.).
3. Không dùng bút chì, bút
mực đỏ, đen để ký văn bản.
4. Có thể áp dụng chữ ký
điện tử để xác thực tính pháp lý của văn bản theo quy định tại Nghị định số
26/2007/NĐ-CP ngày 15 tháng 02 năm 2007 của Chính phủ quy định chi tiết thi
hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số.
Điều
12. Bản sao văn bản
1. Các hình thức bản sao
gồm: Sao y bản chính, sao lục và trích sao.
2. Thể thức bản sao thực
hiện theo Điều 16 Thông tư số 01/2011/TT-BNV .
3. Việc sao y bản chính,
sao lục, trích sao văn bản do lãnh đạo cơ quan, tổ chức hoặc Chánh Văn phòng cơ
quan, tổ chức quyết định.
4. Bản sao y bản chính,
sao lục, trích sao thực hiện đúng quy định pháp luật có giá trị pháp lý như bản
chính.
5. Bản sao chụp (photocopy
cả dấu và chữ ký của văn bản chính) không thực hiện theo quy định tại Khoản 1
Điều này thì chỉ có giá trị thông tin, tham khảo.
6. Không được sao, chụp,
chuyển phát ra ngoài cơ quan, tổ chức những ý kiến ghi trên “Phiếu giải quyết
văn bản đến” hoặc bên lề văn bản. Trường hợp các ý kiến của lãnh đạo cơ quan,
tổ chức ghi trong văn bản cần thiết cho việc giao dịch, trao đổi công tác phải
được thể chế hóa bằng văn bản hành chính.
Mục
2. QUẢN LÝ VĂN BẢN
Điều
13. Nguyên tắc chung
1. Tất cả văn bản đi, văn
bản đến của cơ quan, tổ chức phải được quản lý tập trung tại Văn thư cơ quan
(sau đây gọi tắt là Văn thư); đồng thời, cập nhật vào phần mềm Quản lý Văn bản
và Điều hành để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ những loại văn bản được
đăng ký riêng theo quy định của pháp luật. Những văn bản đến không được đăng ký
tại Văn thư, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết.
2. Văn bản đi, văn bản đến
thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm
nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ
khẩn: “Hỏa tốc (kể cả “Hỏa tốc” hẹn giờ), “Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi
chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi
nhận được. Văn bản khẩn đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển
phát ngay sau khi văn bản được ký.
3. Văn bản, tài liệu có
nội dung mang bí mật nhà nước (sau đây gọi tắt là văn bản mật) được đăng ký,
quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước và
hướng dẫn tại Quy chế này.
4. Văn bản được số hóa
trên môi trường mạng được đặt tên tệp tin theo Phụ lục I
về Quy cách đặt tên văn bản điện tử đính kèm phục vụ việc trao đổi văn bản qua
đường mạng.
Điều
14. Trình tự quản lý văn bản đến
Tất cả văn bản đến cơ
quan, tổ chức phải được quản lý theo trình tự sau:
1. Tiếp nhận, đăng ký văn
bản đến.
2. Trình, chuyển giao văn
bản đến.
3. Giải quyết và theo dõi,
đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
Điều
15. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến
1. Khi tiếp nhận văn bản
đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm việc, Văn thư hoặc người được
giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu
niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận.
2. Đối với bản fax, phải
chụp lại trước khi đóng dấu Đến; đối với văn bản được chuyển phát qua mạng,
trong trường hợp cần thiết, có thể in ra và làm thủ tục đóng dấu Đến. Sau đó,
khi nhận được bản chính, phải đóng dấu Đến vào bản chính và làm thủ tục đăng ký
(số đến, ngày đến là số và ngày đã đăng ký ở bản fax, bản chuyển phát qua
mạng).
3. Văn bản khẩn đến ngoài
giờ làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ, thì cán bộ, công chức, viên chức tiếp nhận có
trách nhiệm ký nhận và báo cáo ngay với lãnh đạo cơ quan, tổ chức, Chánh Văn
phòng để xử lý.
4. Đảm bảo 100% Văn bản
đến (có tệp tin đính kèm) phải được đăng ký và cập nhật vào Phần mềm Quản lý
văn bản và Điều hành hoặc vào Sổ đăng ký văn bản đến (đối với trường hợp đơn vị
chưa cài đặt phần mềm). Danh mục văn bản đến cập nhật vào phần mềm Quản lý văn
bản và điều hành phải được in ra để quản lý và nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử.
5. Văn bản mật đến được
đăng ký riêng hoặc nếu sử dụng phần mềm trên máy vi tính thì không được nối
mạng LAN (mạng nội bộ) hoặc mạng Internet.
6. Biểu mẫu:
a) Phụ
lục II: Mẫu dấu “Đến”
b) Phụ
lục III: Sổ Đăng ký văn bản đến
c) Phụ
lục IV: Sổ Đăng ký đơn thư
Điều
16. Trình, chuyển giao văn bản đến
1. Văn bản đến sau khi
được đăng ký, phải trình người có thẩm quyền để xin ý kiến phân phối văn bản. Đảm
bảo 100% văn bản đến được phân phối và xử lý trên môi trường mạng. Văn bản đến
có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận
được.
2. Căn cứ vào ý kiến chỉ
đạo giải quyết ghi trên phiếu giải quyết văn bản đến hoặc ý kiến chỉ đạo được
xử lý, cập nhật trên phần mềm, Văn thư đăng ký tiếp và chuyển văn bản theo ý
kiến chỉ đạo, đồng thời cập nhật vào phần mềm.
3. Việc chuyển giao văn
bản phải đảm bảo chính xác, đúng đối tượng và giữ gìn bí mật nội dung văn bản.
Người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản.
4. Biểu mẫu:
a) Phụ
lục V: Phiếu giải quyết văn bản đến
b) Phụ
lục VI: Sổ chuyển giao văn bản đến
Điều
17. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
1. Sau khi nhận được văn
bản đến, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm chỉ đạo, giải quyết kịp thời theo yêu
cầu của lãnh đạo cơ quan, tổ chức; theo thời hạn yêu cầu của văn bản hoặc theo
quy định của pháp luật.
2. Trường hợp văn bản đến
không có yêu cầu về thời hạn trả lời thì thời hạn giải quyết được thực theo Quy
chế làm việc của cơ quan, tổ chức.
3. Văn thư có trách nhiệm
tổng hợp số liệu văn bản đến, văn bản đến đã được giải quyết, đã đến hạn nhưng
chưa được giải quyết để báo cáo Chánh Văn phòng. Đối với văn bản đến có dấu
“Tài liệu thu hồi”, Văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại
nơi gửi theo đúng thời hạn quy định.
4. Chánh Văn phòng có
trách nhiệm đôn đốc, báo cáo lãnh đạo cơ quan, tổ chức về tình hình giải quyết,
tiến độ và kết quả giải quyết văn bản đến để thông báo cho các đơn vị liên
quan, đảm bảo tối thiểu 80% văn bản đi được liên thông từ văn bản đến trên phần
mềm Quản lý Văn bản và Điều hành.
5. Biểu mẫu:
Phụ
lục VII: Sổ theo dõi giải quyết văn bản đến
Điều
18. Trình tự giải quyết văn bản đi
Văn bản đi phải được quản
lý theo trình tự sau:
1. Kiểm tra thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản.
2. Đăng ký văn bản đi.
3. Nhân bản, đóng dấu cơ
quan và dấu mức độ mật, khẩn.
4. Làm thủ tục phát hành,
chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.
5. Lưu văn bản đi.
Điều
19. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày, tháng của
văn bản
1. Kiểm tra thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản: Trước khi phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra lại thể
thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện sai sót thì báo cáo người có
trách nhiệm xem xét, giải quyết.
2. Ghi số và ngày, tháng
ban hành văn bản
a) Ghi số của văn bản
- Tất cả văn bản đi của cơ
quan, tổ chức được ghi số theo hệ thống số chung của cơ quan, tổ chức do Văn
thư thống nhất quản lý, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
- Việc ghi số văn bản quy
phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành và đăng ký
riêng.
- Việc ghi số văn bản hành
chính thực hiện theo quy định tại Điểm a, Khoản 1, Điều 8 Thông tư số 01/2011/TT-BNV .
b) Ghi ngày, tháng, năm
của văn bản
- Việc ghi ngày, tháng,
năm của văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của pháp luật
hiện hành.
- Việc ghi ngày, tháng,
năm của văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Điểm b, Khoản 1,
Điều 9 Thông tư số 01/2011/TT-BNV .
3. Văn bản mật đi được quản
lý và đăng ký riêng.
Điều
20. Đăng ký văn bản đi
1. Lập sổ đăng ký văn bản
đi:
Căn cứ tổng số và số lượng
mỗi loại văn bản đi hàng năm, cơ quan, tổ chức quy định cụ thể việc lập sổ đăng
ký văn bản đi cho phù hợp. Văn bản mật đi được đăng ký riêng.
2. Đăng ký văn bản đi
a) Đăng ký văn bản đi bằng
sổ: Thực hiện theo Điều 9 của Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012
của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ,
tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
b) Đăng ký văn bản đi bằng
Phần mềm Quản lý văn bản và Điều hành:
Thực hiện theo hướng dẫn
sử dụng phần mềm. Danh mục văn bản đi cập nhật vào Phần mềm Quản lý văn bản và
Điều hành phải được in ra để quản lý và nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ
lịch sử.
Đảm bảo 100% Văn bản đi có
tệp tin đính kèm, được cá nhân soạn thảo đăng ký, cập nhật vào Phần mềm Quản lý
văn bản và Điều hành trước khi văn thư cập nhật thông tin vào Phần mềm Quản lý
văn bản và Điều hành.
3. Biểu mẫu:
Phụ
lục VIII: Sổ Đăng ký văn bản đi
Điều
21. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật
1. Nhân bản
a) Số lượng văn bản cần
nhân bản để phát hành được xác định trên cơ sở số lượng tại nơi nhận văn bản;
nếu gửi đến nhiều nơi mà trong văn bản không liệt kê đủ danh sách thì đơn vị
soạn thảo phải có phụ lục nơi nhận kèm theo để lưu ở Văn thư.
b) Nơi nhận phải được xác
định cụ thể trong văn bản trên nguyên tắc văn bản chỉ gửi đến cơ quan, tổ chức,
đơn vị có chức năng, thẩm quyền giải quyết, tổ chức thực hiện, phối hợp thực
hiện, báo cáo, giám sát, kiểm tra liên quan đến nội dung văn bản; không gửi vượt
cấp, không gửi nhiều bản cho một đối tượng, không gửi đến các đối tượng khác
chỉ để biết, tham khảo.
c) Giữ gìn bí mật nội dung
văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản theo đúng thời gian quy định.
d) Việc nhân bản văn bản
mật phải có ý kiến của lãnh đạo cơ quan, tổ chức và được thực hiện theo quy
định tại Khoản 1, Điều 8 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002
của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật Nhà nước.
2. Đóng dấu cơ quan
a) Khi đóng dấu lên chữ ký
thì dấu phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
b) Dấu đóng phải rõ ràng,
ngay ngắn, đúng chiều và dùng mực dấu màu đỏ tươi theo quy định.
c) Đóng dấu vào phụ lục
kèm theo
Việc đóng dấu lên các phụ
lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên
trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục.
d) Đóng dấu giáp lai
Dấu được đóng vào khoảng
giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy;
mỗi dấu không quá 05 trang.
3. Đóng dấu chỉ mức độ
khẩn, mật
a) Việc đóng dấu các độ
khẩn (KHẨN, THƯỢNG KHẨN, HỎA TỐC, HỎA TỐC HẸN GIỜ) trên văn bản hành chính được
thực hiện theo quy định tại Điểm b, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số
01/2011/TT-BNV .
b) Việc đóng dấu các độ
mật (MẬT, TUYỆT MẬT, TỐI MẬT) và dấu thu hồi được khắc sẵn theo quy định tại
Mục 2, Thông tư số 12/2002/TT-BCA ngày 13 tháng 9 năm 2002 hướng dẫn thực hiện
Nghị định số 33/2002/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh
Bảo vệ bí mật nhà nước.
c) Vị trí đóng dấu độ
khẩn, dấu độ mật và dấu phạm vi lưu hành (TRẢ LẠI SAU KHI HỌP, XEM XONG TRẢ
LẠI, LƯU HÀNH NỘI BỘ) trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Điểm c,
Khoản 2, Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV .
Điều
22. Thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
1. Thủ tục phát hành văn
bản
Văn thư tiến hành các công
việc sau đây khi phát hành:
a) Lựa chọn
bì.
b) Viết bì.
c) Vào bì
và dán bì.
d) Đóng dấu
độ khẩn, dấu ký hiệu độ mật và dấu khác lên bì (nếu có).
2. Chuyển
phát văn bản đi
a) Những văn
bản đã làm đầy đủ các thủ tục hành chính phải được phát hành ngay trong ngày
văn bản đó được đăng ký, chậm nhất là trong ngày
làm việc tiếp theo. Đối với văn bản quy phạm pháp luật có thể phát hành sau 03
ngày, kể từ ngày ký văn bản.
b) Đối với những văn bản
"HẸN GIỜ", "HỎA TỐC", "KHẨN", "THƯỢNG
KHẨN" phải được phát hành ngay sau khi làm đầy đủ các thủ tục hành chính.
c) Văn bản đi được chuyển
phát qua bưu điện phải được đăng ký vào Sổ gửi văn bản đi bưu điện. Khi giao bì
văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận và đóng dấu vào sổ.
d) Việc chuyển giao trực
tiếp văn bản cho các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức hoặc cho các cơ
quan, đơn vị, cá nhân bên ngoài phải được ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản.
đ) Chuyển phát văn bản đi
theo hệ thống quản lý văn bản trên mạng
Văn bản đi được chuyển
phát cho nơi nhận thông qua hệ thống Phần mềm Quản lý Văn bản và Điều hành (trừ
văn bản mật) ngay sau khi được đăng ký vào sổ văn bản đi (trong ngày làm việc
phải gửi bản chính).
e) Chuyển phát văn bản mật
thực hiện theo quy định tại Điều 10 và Điều 16 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP và
quy định tại Khoản 3 Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11) ngày 13/9/2002 của Bộ
Công an.
3. Theo dõi việc chuyển
phát văn bản đi
a) Văn thư có trách nhiệm
theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.
b) Lập Phiếu gửi để theo
dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của người ký văn bản. Việc xác
định những văn bản đi cần lập Phiếu gửi do đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn
bản đề xuất, trình người ký quyết định.
c) Đối với những văn bản
đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi” phải theo dõi, thu hồi đúng thời hạn; khi
nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản không bị thiếu hoặc thất
lạc.
d) Trường hợp phát hiện
văn bản bị thất lạc, không có người nhận phải báo cáo ngay Chánh Văn phòng để
xử lý.
4. Biểu mẫu:
a) Phụ
lục IX: Bì văn bản
b) Phụ
lục X: Sổ Chuyển giao văn bản đi
c) Phụ
lục XI: Sổ Gửi văn bản đi bưu điện
Điều
23. Lưu văn bản đi
1. Mỗi văn bản đi phải
được lưu hai bản: Bản gốc lưu tại Văn thư và 01 bản chính lưu trong hồ sơ công
việc.
2. Bản gốc lưu tại Văn thư
phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký.
3. Việc lưu giữ, bảo quản
và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ các mức độ mật được thực hiện
theo quy định hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.
4. Văn thư có trách nhiệm
lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu tại Văn thư theo
quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức.
5. Biểu mẫu:
Phụ
lục XII: Sổ sử dụng bản lưu
Mục
3. LẬP HỒ SƠ VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN
Điều
24. Nội dung việc lập hồ sơ và yêu cầu đối với hồ sơ được lập
1. Nội dung việc lập hồ sơ
công việc
a) Mở hồ sơ
Căn cứ vào Danh mục hồ sơ
của cơ quan, tổ chức và thực tế công việc được giao; cán bộ, công chức, viên
chức phải chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ lên bìa hồ sơ. Cán bộ, công
chức, viên chức trong quá trình giải quyết công việc của mình sẽ tiếp tục đưa
các văn bản hình thành có liên quan vào hồ sơ.
b) Thu thập văn bản vào hồ
sơ
- Cán bộ, công chức, viên
chức có trách nhiệm lập hồ sơ cần thu thập đầy đủ các văn bản, giấy tờ và các
tư liệu có liên quan đến sự việc vào hồ sơ.
- Các văn bản trong hồ sơ
phải được sắp xếp theo một trình tự hợp lý, tùy theo đặc điểm khác nhau của
công việc để lựa chọn cách sắp xếp cho thích hợp (chủ yếu là theo trình tự thời
gian và diễn biến công việc).
c) Kết thúc và biên mục hồ
sơ
- Khi công việc giải quyết
xong thì hồ sơ cũng kết thúc. Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm lập
hồ sơ phải kiểm tra, xem xét, bổ sung những văn bản, giấy tờ còn thiếu và loại
ra văn bản trùng thừa, bản nháp, các tư liệu, sách báo không cần để trong hồ
sơ.
- Đối với các hồ sơ có
thời hạn bảo quản vĩnh viễn, cán bộ, công chức, viên chức phải biên mục hồ sơ
đầy đủ.
2. Yêu cầu đối với mỗi hồ
sơ được lập
a) Hồ sơ được lập phải
phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, đơn vị hình thành hồ
sơ.
b) Văn bản, tài liệu được
thu thập vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng
trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc.
c) Văn bản trong hồ sơ
phải có giá trị bảo quản tương đối đồng đều.
3. Biểu mẫu:
a) Phụ
lục XIII: Mẫu Danh mục hồ sơ
b) Phụ
lục XIV: Một số loại hồ sơ tiêu biểu
Điều
25. Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
1. Trách nhiệm cán bộ,
công chức, viên chức
a) Cán bộ, công chức, viên
chức phải giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan theo thời hạn được quy
định tại Khoản 2 Điều này. Trường hợp cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp
lưu phải thông báo bằng văn bản cho Lưu trữ cơ quan biết và phải được sự đồng ý
của lãnh đạo cơ quan, tổ chức nhưng thời hạn giữ lại không quá 02 năm.
b) Cán bộ, công chức, viên
chức khi chuyển công tác, thôi việc, nghỉ hưởng chế độ bảo hiểm xã hội phải bàn
giao hồ sơ, tài liệu cho cơ quan, tổ chức hoặc cho người kế nhiệm; không được
giữ hồ sơ, tài liệu của cơ quan, tổ chức làm tài liệu riêng hoặc mang sang cơ
quan, tổ chức khác.
2. Thời hạn nộp lưu hồ sơ,
tài liệu
a) Trong thời hạn 01 năm
kể từ ngày công việc kết thúc.
b) Sau 03 tháng kể từ ngày
công trình được quyết toán đối với tài liệu xây dựng cơ bản.
3. Thủ tục giao nhận
Khi giao nộp hồ sơ, tài
liệu đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức phải lập 02 bản Mục lục hồ sơ, tài
liệu nộp lưu và 02 bản Biên bản giao nhận tài liệu. Lưu trữ cơ quan, tổ chức và
bên giao tài liệu mỗi bên giữ mỗi loại một bản.
4. Biểu mẫu:
a) Phụ
lục XV: Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu
b) Phụ
lục XVI: Biên bản giao nhận tài liệu
Điều
26. Nghiệp vụ quản lý văn bản, lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ
cơ quan
Thực hiện theo Thông tư số
07/2012/TT-BNV và các quy định khác có liên quan.
Điều
27. Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ
cơ quan
1. Trách nhiệm của người
đứng đầu cơ quan, tổ chức
Hàng năm, lãnh đạo cơ
quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo xây dựng Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ
chức; chỉ đạo công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
đối với các đơn vị thuộc phạm vi quản lý của mình.
2. Trách nhiệm của Chánh
Văn phòng
a) Tham mưu cho người đứng
đầu cơ quan, tổ chức trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn lập hồ sơ và nộp
lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan đối với các đơn vị trực thuộc.
b) Tổ chức thực hiện việc
lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ tại đơn vị mình.
3. Trách nhiệm của cán bộ,
công chức, viên chức
a) Cán bộ, công chức, viên
chức có trách nhiệm lập hồ sơ công việc được phân công theo dõi, giải quyết;
b) Giao nộp hồ sơ, tài
liệu đúng thời hạn và đúng thủ tục quy định.
4. Trách nhiệm của công
chức, viên chức văn thư, lưu trữ
Hướng dẫn các đơn vị và
cán bộ, công chức, viên chức lập hồ sơ công việc; giao nộp hồ sơ, tài liệu vào
Lưu trữ cơ quan theo đúng quy định của Nhà nước.
Mục
4. QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU
Điều
28. Quản lý con dấu
1. Chánh Văn phòng chịu
trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức việc quản lý, sử dụng con dấu
của cơ quan, tổ chức. Lãnh đạo đơn vị chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ
quan, tổ chức việc quản lý và sử dụng con dấu của đơn vị (đối với đơn vị có con
dấu riêng).
2. Các con dấu của cơ
quan, tổ chức, con dấu đơn vị được giao cho văn thư quản lý và sử dụng. Văn thư
được giao sử dụng và bảo quản con dấu chịu trách nhiệm trước lãnh đạo đơn vị
việc quản lý và sử dụng con dấu, có trách nhiệm thực hiện những quy định sau:
a) Con dấu phải được bảo
quản tại phòng làm việc của Văn thư. Trường hợp cần đưa con dấu ra khỏi cơ
quan, tổ chức phải được sự đồng ý của người đứng đầu cơ quan, tổ chức và phải
chịu trách nhiệm về việc bảo quản, sử dụng con dấu. Con dấu phải được bảo quản
an toàn trong giờ cũng như ngoài giờ làm việc.
b) Không giao con dấu cho
người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền.
3. Khi nét dấu bị mòn hoặc
biến dạng Văn thư phải báo cáo người đứng đầu cơ quan, tổ chức làm thủ tục đổi
con dấu. Trường hợp con dấu bị mất, người đứng đầu cơ quan, tổ chức phải báo
cáo cơ quan công an, nơi xảy ra mất con dấu, lập biên bản.
4. Khi đơn vị có quyết
định chia, tách hoặc sáp nhập phải nộp con dấu cũ và làm thủ tục xin khắc con
dấu mới.
Điều
29. Sử dụng con dấu
1. Văn thư phải tự tay
đóng dấu vào các văn bản của cơ quan, tổ chức.
2. Chỉ đóng dấu vào các
văn bản khi các văn bản đúng hình thức, thể thức và có chữ ký của người có thẩm
quyền.
3. Không được đóng dấu
trong các trường hợp sau: Đóng dấu vào giấy không có nội dung, đóng dấu trước
khi ký, đóng dấu sẵn trên giấy trắng hoặc đóng dấu lên các văn bản có chữ ký
của người không có thẩm quyền.
Chương
III
CÔNG TÁC LƯU TRỮ
Mục
1. CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU
Điều
30. Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
Hàng năm, công chức, viên
chức lưu trữ của cơ quan, tổ chức có nhiệm vụ tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu
đã đến hạn nộp lưu vào kho lưu trữ cơ quan, cụ thể:
1. Lập kế hoạch thu thập
hồ sơ, tài liệu.
2. Phối hợp với các đơn
vị, cán bộ, công chức, viên chức xác định những loại hồ sơ, tài liệu cần nộp
lưu vào Lưu trữ cơ quan.
3. Hướng dẫn các đơn vị,
cán bộ, công chức, viên chức chuẩn bị hồ sơ, tài liệu và lập “Mục lục hồ sơ,
tài liệu nộp lưu”.
4. Chuẩn bị kho và các
phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu.
5. Tổ chức tiếp nhận hồ
sơ, tài liệu, kiểm tra đối chiếu giữa Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực
tế tài liệu và lập Biên bản giao nhận tài liệu.
6. Vận hành phần mềm Lưu
trữ cơ quan để tiếp nhận tài liệu điện tử được đồng bộ từ Phần mềm Quản lý Văn
bản và Điều hành.
Điều
31. Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử
1. Tài liệu lưu trữ điện
tử là tài liệu được tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu hình thành trong quá
trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân được lựa chọn để lưu trữ hoặc
được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác.
2. Tài liệu lưu trữ điện
tử phải đáp ứng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào, bảo đảm tính kế thừa,
thống nhất, độ xác thực, an toàn và khả năng truy cập; được bảo quản và sử dụng
theo phương pháp chuyên môn, nghiệp vụ riêng biệt.
3. Tài liệu được số hóa từ
tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác không có giá trị thay thế tài liệu
đã được số hóa.
4. Việc quản lý và sử dụng
tài liệu lưu trữ điện tử thực hiện theo quy định của pháp luật.
5. Định kỳ đồng bộ tài
liệu điện tử từ phần mềm Lưu trữ cơ quan sang Lưu trữ lịch sử theo quy định.
Việc trao đổi và đồng bộ dữ liệu giữa các phần mềm ứng dụng thực hiện theo quy
định của Nhà nước.
6. Sở Nội vụ phối hợp với
Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Sở Thông tin và Truyền thông hướng dẫn chi tiết
việc quản lý và sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử.
Điều
32. Quản lý tài liệu lưu trữ của xã, phường, thị trấn
Tài liệu hình thành trong
quá trình hoạt động của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, các tổ chức xã hội,
tổ chức xã hội - nghề nghiệp của xã, phường, thị trấn được lựa chọn và lưu trữ
tại Văn phòng Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn.
Điều
33. Chỉnh lý tài liệu
Hồ sơ, tài liệu của cơ
quan, tổ chức phải được chỉnh lý hoàn chỉnh và bảo quản trong kho lưu trữ.
1. Nguyên tắc chỉnh lý
a) Không phân tán phông
lưu trữ.
b) Khi phân loại, lập hồ
sơ (chỉnh sửa hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ), phải tôn trọng sự hình
thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải quyết công việc (không phá vỡ hồ sơ
đã lập).
c) Tài liệu sau khi chỉnh
lý phải phản ánh được các hoạt động của cơ quan, tổ chức.
2. Tài liệu sau khi chỉnh
lý phải đạt yêu cầu:
a) Phân loại và lập hồ sơ
hoàn chỉnh.
b) Xác định thời hạn bảo
quản cho hồ sơ, tài liệu.
c) Hệ thống hóa hồ sơ, tài
liệu.
d) Lập công cụ tra cứu:
Mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu và các công cụ tra cứu khác phục vụ cho việc quản
lý và tra cứu sử dụng tài liệu.
đ) Lập danh mục tài liệu
hết giá trị.
Điều
34. Xác định giá trị tài liệu
1. Bộ phận văn thư, lưu
trữ cơ quan, tổ chức có nhiệm vụ giúp Chánh Văn phòng xây dựng Bảng thời hạn
bảo quản tài liệu trình lãnh đạo cơ quan, tổ chức ban hành sau khi có ý kiến
thẩm định của Chi cục Văn thư - Lưu trữ.
2. Việc xác định giá trị
tài liệu phải đạt được yêu cầu sau:
a) Xác định tài liệu cần
bảo quản vĩnh viễn và tài liệu bảo quản có thời hạn bằng số năm cụ thể.
b) Xác định tài liệu hết
giá trị để tiêu hủy.
Điều
35. Hội đồng xác định giá trị tài liệu
1. Hội đồng xác định giá
trị tài liệu được thành lập để tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức
trong việc xác định thời hạn bảo quản, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào Lưu
trữ cơ quan, lựa chọn tài liệu lưu trữ của Lưu trữ cơ quan để giao nộp vào Lưu
trữ lịch sử và loại tài liệu hết giá trị.
2. Hội đồng xác định giá
trị tài liệu do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định thành lập
Thành phần của Hội đồng
bao gồm:
a) Cấp phó của người đứng
đầu cơ quan, tổ chức; làm Chủ tịch Hội đồng;
b) Người làm lưu trữ của
cơ quan, tổ chức; làm Thư ký Hội đồng;
c) Đại diện lãnh đạo đơn
vị có tài liệu; làm ủy viên;
d) Mời đại diện Chi cục
Văn thư - Lưu trữ tham gia Hội đồng (đối với các đơn vị thuộc nguồn nộp lưu vào
Lưu trữ lịch sử), làm ủy viên.
3. Hội đồng xác định giá
trị tài liệu thảo luận tập thể, kết luận theo đa số; các ý kiến khác nhau phải
được ghi vào biên bản cuộc họp để trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức.
4. Trên cơ sở đề nghị của
Hội đồng xác định giá trị tài liệu, người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định
thời hạn bảo quản tài liệu, lựa chọn tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ cơ quan,
lựa chọn tài liệu lưu trữ của Lưu trữ cơ quan để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử;
hủy tài liệu hết giá trị theo quy định tại Điều 36 của Quy chế này.
Điều
36. Hủy tài liệu hết giá trị
1. Thẩm quyền quyết định
huỷ tài liệu hết giá trị
a) Người đứng đầu cơ quan,
tổ chức quyết định huỷ tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ cơ quan;
b) Chủ tịch Ủy ban nhân
dân tỉnh quyết định huỷ tài liệu hết giá trị đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử.
2. Thủ tục quyết định hủy
tài liệu hết giá trị
a) Theo đề nghị của Hội
đồng xác định giá trị tài liệu, người đứng đầu cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục
cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử đề nghị Chi
cục Văn thư - Lưu trữ thẩm định tài liệu hết giá trị cần hủy; người đứng đầu cơ
quan, tổ chức không thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài
liệu vào Lưu trữ lịch sử đề nghị Lưu trữ cơ quan của cơ quan, tổ chức cấp trên
trực tiếp có ý kiến đối với tài liệu hết giá trị cần hủy.
Căn cứ vào ý kiến thẩm
định của Hội đồng xác định giá trị tài liệu hoặc ý kiến của cơ quan cấp trên
trực tiếp, người có thẩm quyền quy định tại Khoản 1 Điều này quyết định việc
hủy tài liệu hết giá trị.
b) Theo đề nghị của Hội
đồng xác định giá trị tài liệu của Lưu trữ lịch sử tỉnh, Giám đốc Sở Nội vụ
quyết định hủy tài liệu có thông tin trùng lặp tại Lưu trữ lịch sử.
Hội đồng xác định giá trị
tài liệu do Giám đốc Sở Nội vụ quyết định thành lập để thẩm tra tài liệu hết
giá trị tại Lưu trữ lịch sử.
3. Việc hủy tài liệu hết
giá trị phải bảo đảm hủy hết thông tin trong tài liệu và phải được lập thành
biên bản.
4. Hồ sơ huỷ tài liệu hết
giá trị, gồm có:
a) Quyết định thành lập
Hội đồng;
b) Danh mục tài liệu hết
giá trị; tờ trình và bản thuyết minh tài liệu hết giá trị;
c) Biên bản họp Hội đồng xác
định giá trị tài liệu. Biên bản họp Hội đồng thẩm tra xác định giá trị tài
liệu;
d) Văn bản đề nghị thẩm
định, xin ý kiến của cơ quan, tổ chức có tài liệu hết giá trị;
đ) Văn bản thẩm định, cho
ý kiến của cơ quan có thẩm quyền;
e) Quyết định huỷ tài liệu
hết giá trị;
g) Biên bản bàn giao tài
liệu hủy;
h) Biên bản huỷ tài liệu
hết giá trị.
5. Hồ sơ huỷ tài liệu hết
giá trị phải được bảo quản tại cơ quan, tổ chức có tài liệu bị huỷ ít nhất 20
năm, kể từ ngày hủy tài liệu.
Điều
37. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử
1. Trong thời hạn 10 năm,
kể từ năm công việc kết thúc, cơ quan, tổ chức thuộc Danh mục cơ quan, tổ chức
thuộc nguồn nộp lưu tài liệu có trách nhiệm nộp lưu tài liệu có giá trị bảo
quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử.
2. Thời hạn nộp lưu tài
liệu vào Lưu trữ lịch sử của ngành công an, quốc phòng, ngoại giao và các ngành
khác được thực hiện theo quy định của Nhà nước.
Mục
2. BẢO QUẢN, TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ
Điều
38. Bảo quản tài liệu lưu trữ
1. Hồ sơ,
tài liệu chưa đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức do các cán
bộ, công chức, viên chức tự bảo quản và phải đảm bảo an toàn cho các hồ
sơ, tài liệu.
2. Hồ sơ,
tài liệu lưu trữ đến hạn nộp lưu phải được giao nộp vào Lưu trữ cơ quan, tổ
chức và tập trung bảo quản trong kho lưu trữ
cơ quan, tổ chức. Kho lưu trữ phải được trang bị đầy đủ các thiết bị, phương
tiện cần thiết theo quy định đảm bảo an toàn cho tài liệu.
3. Chánh Văn phòng có
trách nhiệm chỉ đạo thực hiện các quy định về bảo quản tài liệu lưu trữ: Bố trí
kho lưu trữ theo đúng tiêu chuẩn quy định; thực hiện các biện pháp phòng chống
cháy, nổ, phòng chống thiên tai, phòng gian, bảo mật đối với kho lưu trữ và tài
liệu lưu trữ; trang bị đầy đủ các thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản tài
liệu lưu trữ; duy trì các chế độ bảo quản phù hợp với từng loại tài liệu lưu
trữ.
4. Công chức, viên chức
văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm: Bố trí, sắp xếp khoa học
tài liệu lưu trữ; hồ sơ, tài liệu trong kho để trong hộp (cặp), dán nhãn ghi
đầy đủ thông tin theo quy định để tiện thống kê, kiểm tra và tra cứu; thường
xuyên kiểm tra tình hình tài liệu có trong kho để nắm được số lượng, chất lượng
tài liệu.
Điều
39. Đối tượng và thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu
1.
Việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử (Chi cục Văn thư -
Lưu trữ) thực hiện theo quy định của UBND tỉnh về khai thác và sử dụng tài liệu
lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ.
2. Tất cả cán bộ, công
chức, viên chức trong, ngoài cơ quan, tổ chức và mọi cá nhân đều được khai
thác, sử dụng tài liệu lưu trữ vì mục đích công vụ và các nhu cầu riêng chính
đáng.
3. Cán bộ, công chức, viên
chức ngoài cơ quan, tổ chức nghiên cứu tài liệu vì mục đích công vụ phải có
giấy giới thiệu ghi rõ mục đích nghiên cứu tài liệu và phải được lãnh đạo cơ
quan, tổ chức hoặc Chánh Văn phòng đồng ý.
4. Cá nhân khai thác sử
dụng tài liệu vì mục đích riêng phải có đơn xin sử dụng tài liệu, chứng minh
thư nhân dân hoặc hộ chiếu và phải được lãnh đạo cơ quan, tổ chức hoặc Chánh
Văn phòng đồng ý.
Điều
40. Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
1. Sử dụng tài liệu tại
phòng đọc của Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.
2. Xuất bản ấn phẩm lưu
trữ.
3. Giới thiệu tài liệu lưu
trữ trên phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử.
4. Triển lãm, trưng bày
tài liệu lưu trữ.
5. Trích dẫn tài liệu lưu
trữ trong công trình nghiên cứu.
6. Cấp bản sao tài liệu
lưu trữ, bản chứng thực lưu trữ.
Điều
41. Thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
Thực hiện theo quy định
tại Điều 31 và Điều 34 Luật Lưu trữ năm 2011 và các quy định khác của Nhà nước có
liên quan.
Thẩm quyền cho phép khai
thác và sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh (Chi cục Văn thư -
Lưu trữ) thực hiện theo quy định của UBND tỉnh.
Điều
42. Quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ
1. Lưu trữ cơ quan phải có
Nội quy phòng đọc.
2. Nội quy Phòng đọc bao
gồm các nội dung cần quy định sau:
a) Thời gian
phục vụ độc giả.
b) Các giấy
tờ độc giả cần xuất trình khi đến khai thác tài liệu.
c) Những vật
dụng được và không được mang vào phòng đọc.
d) Quy định
độc giả phải thực hiện các thủ tục nghiên cứu và khai thác tài
liệu theo hướng dẫn của nhân viên phòng đọc.
đ) Độc giả
không được tự ý sao, chụp ảnh tài liệu, dữ liệu trên máy tính và thông tin
trong công cụ tra cứu khi chưa được phép.
e) Ngoài các
quy định trên, độc giả cần thực hiện nghiêm chỉnh các
quy định có liên quan trong Nội quy ra, vào cơ quan; Quy định về sử dụng
tài liệu; Quy định về phòng chống cháy nổ của cơ quan, tổ chức.
3. Công
chức, viên chức lưu trữ cơ quan, tổ chức phải lập các Sổ nhập,
xuất tài liệu, Sổ đăng ký mục lục hồ sơ và sổ
đăng ký độc giả để quản lý tài liệu lưu trữ và phục
vụ khai thác tài liệu.
Chương IV
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 43. Tổ chức thực hiện
1. Sở Nội vụ có trách nhiệm thanh
tra, kiểm tra, hướng dẫn, đôn đốc việc thực hiện Quy chế này tại các cơ quan,
tổ chức.
2. Thủ
trưởng các cơ quan, tổ chức, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân các huyện, thị xã và
thành phố Huế; các cơ quan, tổ chức khác thuộc Danh mục nguồn nộp lưu vào lưu
trữ lịch sử tỉnh có trách nhiệm:
a) Phổ biến, triển khai thực hiện
các quy định tại Quy chế này;
b) Căn cứ Quy chế này và các văn
bản pháp luật có liên quan xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ
quan, tổ chức. Nếu các cơ quan, tổ chức không có quy định gì khác chi tiết hơn
các quy định của Quy chế này thì áp dụng Quy chế này cho cơ quan, tổ chức mình.
3. Trong quá trình thực hiện, nếu
có vấn đề phát sinh hoặc cần sửa đổi, bổ sung, các cơ quan, tổ chức phản ánh
bằng văn bản về Sở Nội vụ để tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh xem
xét, quyết định./.