|
TỔNG CỤC HẢI QUAN
CỤC HẢI QUAN
TỈNH ĐỒNG THÁP
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 288/QĐ-HQĐT
|
Đồng Tháp, ngày 24 tháng 8 năm 2017
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN
HÀNH QUY CHẾ CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CỤC HẢI QUAN ĐỒNG THÁP
CỤC TRƯỞNG CỤC HẢI QUAN ĐỒNG THÁP
Căn cứ Quyết định số
1919/QĐ-BTC ngày 06 tháng 9 năm 2016 của Bộ trưởng Bộ
Tài chính quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Hải
quan tỉnh, liên tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;
Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 11 tháng
11 năm 2011;
Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP
ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành một số điều
của Luật lưu trữ;
Căn cứ Thông tư số 04/2013/TT-BNV
ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn xây dựng Quy chế công
tác văn thư, lưu trữ của các cơ quan, tổ chức;
Căn cứ Quyết định số 888/QĐ-TCHQ
ngày 26 tháng 3 năm 2014 của Tổng cục Hải quan quy định thời hạn bảo quản hồ
sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của ngành Hải quan;
Căn cứ Quyết định số 77/QĐ-HQĐT
ngày 10 tháng 3 năm 2016 của Cục Hải quan tỉnh Đồng Tháp ban hành Qui chế công
tác bảo vệ bí mật Nhà nước của Cục Hải quan Đồng Tháp;
Căn cứ Quyết định số 1468/QĐ-TCHQ
ngày 28 tháng 4 năm 2017 của Tổng cục Hải quan ban hành Quy chế công tác lưu trữ
của Tổng cục Hải quan;
Xét đề nghị của Chánh Văn phòng Cục,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế công
tác lưu trữ của Cục Hải quan Đồng Tháp.
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký và thay
thế Quyết định số 177/QĐ-HQĐT ngày 10 tháng 9 năm 2012 của Cục Hải quan Đồng
Tháp.
Điều 3. Lãnh đạo các đơn vị thuộc và trực thuộc Cục Hải
quan Đồng Tháp chịu trách nhiệm tổ chức thi hành Quyết định này./.
|
Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- TCHQ (Văn phòng);
- Lưu: VT, VP.
|
CỤC TRƯỞNG
Nguyễn Thanh Toàn
|
QUY CHẾ
CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CỤC HẢI QUAN ĐỒNG THÁP
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 288/QĐ-HQĐT ngày 24 tháng 8 năm 2017 của Cục Hải
quan Đồng Tháp)
Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi
và đối tượng áp dụng
1. Phạm vi điều chỉnh
Quy chế này quy định các hoạt động về
lưu trữ trong quá trình quản lý, chỉ đạo của Cục Hải quan Đồng Tháp (Cục) để
thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình.
2. Đối tượng áp dụng
Quy chế này được áp dụng đối với các
cá nhân, đơn vị thuộc và trực thuộc Cục.
Công tác lưu trữ bao gồm các công việc:
Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê và sử dụng tài liệu
lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của Cục.
3. Các quy định khác về công tác lưu
trữ chưa được chi tiết tại Quy chế này thống nhất thực hiện theo quy định hiện
hành của pháp luật về công tác lưu trữ.
Điều 2. Giải
thích từ ngữ
1. Tài liệu là vật mang tin được
hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
Tài liệu bao gồm: Văn bản, dự án, bản
vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu
thống kê; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài
liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ
công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm
và vật mang tin khác.
2. Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động
thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ.
Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản
chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản
sao hợp pháp.
3. Hồ sơ là một tập tài liệu
có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có
đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải
quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá
nhân.
4. Lập hồ sơ là việc tập hợp,
sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của
cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất
định.
5. Thu thập tài liệu là quá
trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển
vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử.
6. Chỉnh lý tài liệu
là việc phân loại, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê, lập công
cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
7. Xác định giá trị tài liệu
là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những nguyên tắc, phương
pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm quyền để
xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và
tài liệu hết giá trị.
8. Chứng thực lưu trữ là xác nhận của cơ quan, tổ chức về nội
dung thông tin hoặc bản sao tài liệu lưu trữ do Lưu trữ cơ quan đang quản lý.
9. Tài liệu lưu trữ điện tử là tài liệu được tạo lập ở dạng
thông điệp dữ liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức,
cá nhân được lựa chọn để lưu trữ hoặc được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các
vật mang tin khác.
10. Hồ sơ điện tử
là tập hợp các tài liệu điện tử có liên quan với nhau về một vấn
đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc
có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc
thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
11. Lập hồ sơ điện tử là việc
áp dụng công nghệ thông tin nhằm liên kết các tài liệu điện tử hình thành trong
quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ
sơ điện tử.
Điều 3. Trách
nhiệm đối với công tác lưu trữ
1. Cục trưởng có trách nhiệm chỉ đạo
và tổ chức thực hiện công tác lưu trữ tại Cục.
a) Tổ chức xây dựng, ban hành, chỉ đạo
việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác lưu trữ theo quy định của pháp
luật hiện hành.
b) Kiểm tra việc thực hiện các chế độ,
quy định về công tác lưu trữ đối với các đơn vị thuộc, trực thuộc Cục; giải quyết
khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác lưu trữ theo thẩm quyền.
2. Chánh Văn phòng có trách nhiệm
giúp Cục trưởng trực tiếp quản lý, kiểm tra, giám sát việc thực hiện công tác
lưu trữ trong toàn Cục; đồng thời tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ về công tác lưu
trữ cho các đơn vị thuộc và trực thuộc Cục.
3. Lãnh đạo các đơn vị thuộc và trực
thuộc Cục có trách nhiệm triển khai và tổ chức thực hiện các quy định của Cục về
công tác lưu trữ.
4. Mỗi công chức, nhân viên trong quá
trình giải quyết công việc liên quan đến công tác lưu trữ phải thực hiện nghiêm
các quy định của Cục về công tác lưu trữ.
Điều 4. Tổ chức
lưu trữ
1. Tại Cục: Bộ phận Lưu trữ thuộc Văn
phòng Cục; công chức thực hiện nhiệm vụ lưu trữ chuyên trách của Cục (lưu trữ Cục).
2. Tại các đơn vị thuộc và trực thuộc
Cục: Phân công công chức văn thư kiêm nhiệm nhiệm vụ lưu trữ, chịu trách nhiệm
quản lý hồ sơ, tài liệu của đơn vị ở giai đoạn hiện hành (lưu trữ đơn vị).
Điều 5. Nhiệm vụ
của lưu trữ
1. Lưu trữ Cục có nhiệm vụ:
- Hướng dẫn, đôn đốc các đơn vị, cá
nhân trong Cục về lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
- Lập kế hoạch thu thập, bổ sung hồ
sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
- Phân loại, chỉnh lý, xác định giá
trị, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu.
- Bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu
lưu trữ của Cục.
- Tổ chức khai thác, sử dụng hồ sơ,
tài liệu lưu trữ.
- Lựa chọn hồ sơ, tài liệu có giá trị
bảo quản vĩnh viễn và đúng thành phần tài liệu nộp lưu để giao nộp vào Lưu trữ
lịch sử.
- Tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá
trị theo quyết định của Cục trưởng.
2. Lưu trữ đơn vị có nhiệm vụ:
- Tiếp nhận, sắp xếp, quản lý hồ sơ,
tài liệu lưu trữ của đơn vị ở giai đoạn hiện hành.
- Lập danh mục hồ sơ, tài liệu của đơn vị; chuyển giao hồ sơ, tài liệu vào
lưu trữ Cục theo quy định.
Điều 6. Bảo vệ bí
mật Nhà nước trong công tác lưu trữ
1. Mọi hoạt động trong công tác lưu
trữ của Cục phải thực hiện theo các quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ
bí mật Nhà nước: Pháp lệnh Bảo vệ bí mật Nhà nước, Nghị định số 33/2002/NĐ-CP
ngày 28/3/2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật
Nhà nước, Thông tư số 33/2015/TT-BCA ngày 20/7/2015 của Bộ Công an hướng dẫn thực
hiện một số điều của Nghị định số 33/2002/NĐ-CP, Thông tư số 161/2014/TT-BTC
ngày 31/10/2014 của Bộ Tài chính Quy định công tác bảo vệ bí mật Nhà nước ngành
Tài chính, Quyết định số 77/QĐ-HQĐT ngày 10/3/2016 của Cục ban hành Quy chế công
tác bảo vệ bí mật Nhà nước của Cục Hải quan Đồng Tháp.
2. Công chức làm công tác lưu trữ
chuyên trách, kiêm nhiệm phải làm cam kết bảo vệ bí mật Nhà nước bằng văn bản
(theo Phụ lục I, Quyết định số 77/QĐ-HQĐT ngày 10/3/2016 của Cục) 01 bản lưu tại
đơn vị, 01 bản gửi Phòng Tổ chức cán bộ - Thanh tra để lưu hồ sơ cán bộ.
Điều 7. Người làm
lưu trữ
1. Công chức làm
công tác lưu trữ chuyên trách phải có đủ các tiêu chuẩn
theo quy định; được đào tạo, bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp
vụ lưu trữ và kiến thức cần thiết khác phù hợp với công việc; được hưởng các chế
độ, phụ cấp ngành nghề đặc thù, chính sách ưu đãi khác theo quy định của pháp
luật.
2. Công chức được giao kiêm nhiệm làm
công tác lưu trữ phải được bồi dưỡng về chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ và những
kiến thức cần thiết khác phù hợp với công việc.
Điều 8. Các hành
vi bị nghiêm cấm trong công tác lưu trữ
1. Chiếm đoạt, làm hỏng, làm mất tài
liệu lưu trữ.
2. Làm giả, sửa chữa, làm sai lệch nội
dung tài liệu lưu trữ.
3. Mua bán, chuyển giao, tiêu hủy trái
phép tài liệu lưu trữ.
4. Sử dụng tài liệu lưu trữ vào mục
đích xâm phạm lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
5. Mang tài liệu lưu trữ ra nước
ngoài trái phép.
Chương II
QUY ĐỊNH CỤ THỂ
Mục 1. THU THẬP, BỔ
SUNG TÀI LIỆU VÀO KHO LƯU TRỮ CỤC
Điều 9. Thời hạn,
thành phần hồ sơ, tài liệu nộp vào kho lưu trữ Cục
1. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu
a) Trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày
công việc kết thúc đối với hồ sơ công việc.
b) Trong thời hạn 03 tháng, kể từ
ngày công trình được quyết toán đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản.
c) Sau 03 tháng, kể từ khi công việc
kết thúc đối với các tài liệu phim ảnh, ghi âm, ghi hình
và các tài liệu tương tự khác.
d) Trường hợp đơn vị, cá nhân có nhu
cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu để phục vụ công việc thì phải
làm văn bản kèm “Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại” gửi về Cục và phải được Cục
trưởng đồng ý. Thời hạn giữ lại hồ sơ, tài liệu không quá 02 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu.
2. Thành phần hồ
sơ, tài liệu nộp lưu
Bao gồm toàn bộ hồ sơ, tài liệu hình
thành trong quá trình hoạt động của các đơn vị thuộc và trực thuộc Cục được xác
định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên, trừ những loại hồ sơ, tài liệu sau:
a) Hồ sơ nguyên tắc được dùng làm căn cứ để theo
dõi, giải quyết công việc thuộc trách nhiệm của mỗi cá nhân, được cá nhân giữ
và có thể tự loại hủy khi văn bản hết hiệu lực thi hành.
b) Hồ sơ về những công việc chưa giải
quyết xong.
c) Hồ sơ phối hợp giải quyết công việc
(trường hợp trùng với hồ sơ của đơn vị chủ trì).
d) Các văn bản, tài liệu, sách báo gửi
để biết, để tham khảo.
Điều 10. Giao nộp
hồ sơ, tài liệu vào kho lưu trữ Cục
1. Trách nhiệm lập hồ sơ và giao nộp
hồ sơ, tài liệu
a) Lãnh đạo các đơn vị thuộc và trực
thuộc Cục có trách nhiệm chỉ đạo tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ, bảo quản và
giao nộp hồ sơ vào kho lưu trữ Cục; cụ thể:
- Phân công trách nhiệm cho công chức
đơn vị lập hồ sơ về những việc mà đơn vị được giao chủ trì giải quyết.
- Tổ chức tiếp nhận hồ sơ của cá nhân
sau khi giải quyết xong; quản lý hồ sơ của đơn vị khi chưa đến hạn nộp lưu
vào kho lưu trữ Cục.
b) Công chức được giao theo dõi, giải
quyết công việc có trách nhiệm lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ
Cục theo quy định hiện hành. Lập hồ sơ gồm các bước sau:
b1). Mở
hồ sơ
Căn cứ vào Danh
mục hồ sơ của Cục đã được ban hành và căn cứ thực tế nhiệm vụ được giao, mỗi
công chức lấy số lượng bìa hồ sơ tương ứng do Văn phòng cung cấp và ghi những
thông tin ban đầu về hồ sơ như: Tên cơ quan, tên đơn vị lập hồ sơ, ký hiệu hồ
sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ (nên ghi bằng viết chì, khi công việc kết thúc
mới ghi bằng bút mực). Bìa hồ sơ được thiết kế và in theo tiêu chuẩn quốc gia
TCVN 9251:2012 Bìa hồ sơ lưu trữ.
b2). Thu thập, cập nhật văn bản,
tài liệu vào hồ sơ
- Thu thập, cập nhật tất cả văn bản,
tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết
công việc vào hồ sơ tương ứng đã mở, kể cả tài liệu phim, ảnh, ghi âm.
- Tài liệu đưa vào hồ sơ phải là bản chính,
bản gốc, bản sao có giá trị như bản chính.
- Cần thu thập kịp
thời những văn bản, tài liệu để đảm bảo sự toàn vẹn, đầy đủ
của hồ sơ, tránh bị thất lạc.
b3). Kết thúc hồ sơ
- Khi công việc
giải quyết xong thì hồ sơ kết thúc; người lập hồ sơ phải:
+ Kiểm tra mức độ đầy đủ của văn bản
có trong hồ sơ, nếu thiếu thì bổ sung.
+ Loại ra khỏi hồ sơ những bản thảo,
bản trùng, bản nháp, bản chụp (nếu đã có bản chính), tài liệu tham khảo.
+ Sắp xếp các
văn bản, tài liệu có trong hồ sơ theo trình tự giải quyết công việc hoặc theo
thời gian, tên loại, tác giả văn bản. Trường hợp hồ sơ có phim, ảnh thì bỏ vào
bì thư; băng, đĩa thì bỏ vào hộp và để ở cuối hồ sơ. Nếu hồ
sơ có khối lượng văn bản lớn thì chia thành nhiều tập để dễ
bảo quản, mỗi tập dày không quá 3 cm (tương đương 300 tờ)
+ Đánh số tờ: Để cố định vị trí các văn bản có trong hồ sơ, không để thất lạc, dễ tìm kiếm; khi đánh số tờ phải dùng bút chì mềm, đánh ở
phía trên góc phải của mỗi tờ giấy. Chỉ thực hiện đánh số tờ đối với hồ sơ có
thời hạn bảo quản từ 10 năm trở lên. Đối với hồ sơ tờ khai Hải quan, mỗi bộ tờ
khai được xem như một tờ văn bản và đánh một số thứ tự. Đối với hồ sơ Sổ
kế toán chi tiết hoặc Sổ nghiệp vụ Hải
quan,... mỗi quyển sổ được xem như một tờ văn bản và đánh một số thứ tự.
+ Viết Mục lục văn bản: Chỉ thực hiện
đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn (theo Danh mục hồ sơ của Cục).
+ Viết Chứng từ kết thúc: Chứng từ kết
thúc là bản ghi chép những thông tin cần thiết về hồ sơ để
phục vụ cho việc bảo quản hồ sơ đó. Tất cả hồ sơ đều phải lập Chứng từ kết
thúc; người lập hồ sơ phải: Ghi tổng số tờ văn bản có trong hồ sơ, số lượng tờ
mục lục hồ sơ, trạng thái vật lý của văn bản có trong hồ sơ, ngày tháng năm lập
hồ sơ, họ tên người lập hồ sơ.
+ Ghi thời hạn bảo quản của hồ sơ
(theo Danh mục hồ sơ của Cục).
+ Chỉnh sửa, hoàn thiện tiêu đề hồ
sơ.
- Nếu hết năm mà công việc giải quyết
chưa xong thì chưa thực hiện kết thúc hồ sơ và hồ sơ đó chuyển sang danh mục hồ
sơ năm sau.
c) Lưu trữ đơn vị: Thực hiện lưu giữ
hồ sơ trong thời hạn một năm kể từ ngày công việc kết thúc; hoàn thiện hồ sơ;
thống kê thành “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” (theo Phụ lục I) và giao nộp
vào lưu trữ Cục theo quy định.
d) Trường hợp hồ sơ, tài liệu phải
luân chuyển qua nhiều cá nhân, đơn vị giải quyết thì đơn vị
giải quyết cuối cùng có trách nhiệm lập hồ sơ, bảo quản, giao nộp hồ sơ về lưu
trữ Cục theo quy định.
đ) Trường hợp nghỉ hưu, thôi việc hay
chuyển công tác khác thì phải bàn giao toàn bộ hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hay
người kế nhiệm. Hồ sơ, tài liệu bàn giao phải được thống
kê và lập biên bản giao nhận.
e) Hồ sơ, tài liệu lưu trữ của các
đơn vị thuộc và trực thuộc Cục là tài sản quốc gia thuộc trách nhiệm quản lý của
ngành Hải quan, không một cá nhân nào được chiếm giữ làm tài sản của cá nhân hoặc
chuyển sang cơ quan khác.
2. Trách nhiệm của lưu trữ Cục:
a) Hàng năm, lập Kế hoạch thu thập hồ
sơ, tài liệu vào kho lưu trữ Cục.
b) Phối hợp với các đơn vị thuộc và
trực thuộc Cục xác định những loại hồ sơ, tài liệu cần nộp lưu vào kho lưu trữ
Cục.
c) Hướng dẫn các đơn vị thuộc và trực
thuộc Cục chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp và thống kê thành “Mục lục hồ sơ,
tài liệu nộp lưu”.
d) Chuẩn bị kho tàng và các phương tiện
bảo quản tài liệu để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu của các đơn vị giao nộp.
đ) Tổ chức tiếp nhận: Kiểm tra, đối
chiếu giữa “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” với thực tế tài liệu; lập Biên bản
giao nhận tài liệu (theo Phụ lục II)
3. Thủ tục giao, nhận hồ sơ, tài liệu
vào kho lưu trữ Cục đối với tài liệu lưu trữ giấy và vật mang tin khác
a) Trách nhiệm đối với bên giao:
- Thống kê toàn bộ hồ sơ, tài liệu đã
đến hạn giao nộp vào Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu; khi giao nộp hồ sơ, tài
liệu phải chuyển Mục lục bằng văn bản giấy và file mềm.
- Vận chuyển hồ sơ, tài liệu đến nơi
giao nộp.
b) Trách nhiệm đối với bên nhận:
- Lưu trữ Cục tiến hành kiểm tra, đối
chiếu thống nhất với Bên giao về các nội dung của Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp
lưu; tiếp nhận và lập Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu. Mục lục hồ sơ, tài liệu
nộp lưu và Biên bản giao nhận tài liệu được lập thành 02 bản, bên giao giữ 01 bản,
bên nhận giữ 01 bản.
- Trường hợp hồ sơ được lập chưa đúng
quy định, lưu trữ Cục có trách nhiệm hướng dẫn sắp xếp, lập
Mục lục hồ sơ đúng quy định trước khi làm thủ tục tiếp nhận.
- Nếu phát hiện thiếu hồ sơ, tài liệu
thì xác nhận đối với số hồ sơ, tài liệu thực tế nộp hoặc yêu cầu đơn vị giao nộp
bổ sung.
4. Thủ tục giao, nhận hồ sơ, tài liệu
vào Lưu trữ cơ quan đối với tài liệu lưu trữ điện tử
a) Trách nhiệm chung:
Lưu trữ Cục và đơn vị giao nộp tài liệu
thống nhất danh mục hồ sơ, tài liệu lưu trữ điện tử nộp lưu; yêu cầu, phương tiện,
cấu trúc và định dạng chuyển dữ liệu.
b) Trách nhiệm của bên giao:
Giao nộp hồ sơ, tài liệu và dữ liệu đặc
tả kèm theo đúng với Danh mục hồ sơ, tài liệu lưu trữ điện tử để giao nộp vào Lưu trữ cơ quan theo thống nhất tại Điểm a, Khoản 4 Điều
này.
c) Trách nhiệm của bên nhận:
- Kiểm tra để bảo đảm hồ sơ được nhận
đủ và đúng theo Danh mục; dạng thức và cấu trúc đã thống nhất; liên kết chính
xác dữ liệu đặc tả với hồ sơ, tài liệu;...
- Chuyển hồ sơ, tài liệu vào hệ thống
quản lý tài liệu lưu trữ điện tử của cơ quan và thực hiện các biện pháp sao
lưu dự phòng.
- Trường hợp tài liệu lưu trữ điện tử
và tài liệu lưu trữ giấy có nội dung trùng nhau thì thu thập cả hai loại.
- Lập Biên bản giao nhận hồ sơ, tài
liệu lưu trữ điện tử.
d) Đơn vị cá nhân chỉ được hủy hồ sơ,
tài liệu điện tử do đơn vị, cá nhân quản lý sau khi việc giao nộp hồ sơ, tài liệu
đã thành công.
Điều 11. Quản lý
tài liệu của các đơn vị sáp nhập, chia tách, giải thể
1. Trường hợp một hoặc nhiều đơn vị
được sáp nhập vào một đơn vị khác hoặc thành lập đơn vị mới thì hồ sơ, tài liệu
đã giải quyết xong của đơn vị cũ chuyển giao cho lưu trữ Cục quản lý; các hồ
sơ, tài liệu chưa giải quyết xong sẽ do đơn vị mới tiếp nhận.
2. Trường hợp một đơn vị được chia
thành nhiều đơn vị mới thì hồ sơ, tài liệu đã giải quyết xong của đơn vị cũ chuyển
giao cho lưu trữ Cục quản lý; các hồ sơ, tài liệu chưa giải quyết
xong thuộc chức năng của đơn vị mới nào do đơn vị mới đó tiếp nhận.
3. Trường hợp đơn vị bị giải thể thì
toàn bộ hồ sơ, tài liệu của đơn vị đó phải chuyển giao cho
lưu trữ Cục quản lý.
Mục 2. CHỈNH LÝ,
XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ
Điều 12. Chỉnh
lý tài liệu
1. Cục trưởng có trách nhiệm chỉ đạo
Văn phòng tổ chức thực hiện chỉnh lý tài liệu lưu trữ của Cục.
2. Nguyên tắc chỉnh lý
a) Không phân tán phông lưu trữ.
b) Khi phân loại, lập hồ sơ (chỉnh sửa
hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ), phải tôn trọng sự hình thành tài liệu
theo trình tự theo dõi, giải quyết công việc (không phá vỡ hồ sơ đã lập);
c) Tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản
ánh được các hoạt động của Cục, đơn vị hình thành tài liệu; đảm bảo tính logic,
tính lịch sử của tài liệu.
3. Hồ sơ, tài liệu
sau khi chỉnh lý phải đạt yêu cầu:
a) Được phân loại theo nguyên tắc
nghiệp vụ lưu trữ
b) Được xác định thời hạn bảo quản
cho hồ sơ, tài liệu;
c) Hồ sơ được hoàn thiện và hệ thống hóa;
d) Lập Mục lục hồ sơ bảo quản vĩnh viễn,
Mục lục hồ sơ bảo quản có thời hạn;
đ) Lập công cụ tra cứu: Mục lục hồ
sơ, cơ sở dữ liệu và các công cụ tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý và tra cứu
sử dụng tài liệu.
e) Lập danh mục tài liệu hết giá trị.
4. Trường hợp thuê dịch vụ chỉnh lý
tài liệu
a) Phải thực hiện đúng trình tự, thủ
tục quy định của Luật Đấu thầu và pháp luật có liên quan
trong lựa chọn nhà thầu.
b) Phải cử công chức quản lý, giám
sát quá trình thực hiện chỉnh lý và chịu trách nhiệm về chất lượng tài liệu chỉnh
lý đã được nghiệm thu.
c) Đơn vị thực hiện chỉnh lý phải bảo
mật thông tin hồ sơ, tài liệu lưu trữ của Cục.
d) Tài liệu sau chỉnh lý phải đảm bảo
yêu cầu theo quy định tại Khoản 2, Khoản 3 Điều này.
Điều 13. Xác định
giá trị tài liệu
1. Việc xác định giá trị tài liệu phải
đạt được yêu cầu sau:
a) Xác định tài liệu cần bảo quản
vĩnh viễn.
b) Xác định tài liệu bảo quản có thời
hạn bằng số năm cụ thể.
c) Xác định tài liệu hết giá trị để
tiêu hủy.
2. Các căn cứ để xác định giá trị tài liệu của Cục là Thông tư số 155/2013/TT-BTC
ngày 06/11/2013 của Bộ Tài chính quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu của
Bộ Tài chính; Quyết định số 888/QĐ-TCHQ ngày 26/3/2014 của Tổng cục Hải quan về
việc ban hành Quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt
động của ngành Hải quan.
Áp dụng quy định thời hạn bảo quản chỉ
được phép kéo dài thời hạn, không được rút ngắn thời hạn đối với các loại tài
liệu đã quy định.
3. Xác định giá trị tài liệu lưu trữ
điện tử
a) Tài liệu lưu trữ điện tử được xác
định giá trị theo nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn
xác định giá trị nội dung như tài liệu lưu trữ trên các vật mang
tin khác và phải đáp ứng các yêu cầu sau:
- Bảo đảm độ tin cậy, tính toàn vẹn
và xác thực của thông tin chứa trong tài liệu điện tử kể từ khi tài liệu lưu trữ
điện tử được khởi tạo lần đầu dưới dạng một thông điệp dữ liệu hoàn chỉnh.
- Thông tin chứa trong tài liệu lưu
trữ điện tử có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh.
b) Tài liệu lưu trữ điện tử đáp ứng
các điều kiện quy định tại Điểm a, Khoản 3 Điều này có giá trị như bản gốc.
Điều 14. Hội đồng
xác định giá trị tài liệu
1. Hội đồng xác
định giá trị tài liệu của Cục được thành lập để tham mưu
cho Cục trưởng trong việc xác định thời hạn bảo quản, lựa chọn tài liệu bảo quản
tại kho lưu trữ Cục, lựa chọn tài liệu lưu trữ để giao nộp
vào Lưu trữ lịch sử và loại tài liệu hết giá trị.
2. Hội đồng xác định giá trị tài liệu
của Cục do Cục trưởng quyết định thành lập. Thành phần của Hội đồng bao gồm:
a) Chủ tịch Hội đồng: Phó Cục trưởng.
b) Thư ký Hội đồng: Công chức lưu trữ
Cục.
c) Ủy viên: Lãnh
đạo Văn phòng.
d) Ủy viên: Đại
diện Lãnh đạo Phòng Nghiệp vụ.
đ) Ủy viên: Đại
diện Lãnh đạo các đơn vị có tài liệu.
e) Ủy viên: Người
am hiểu về lĩnh vực có tài liệu cần xác định giá trị.
3. Phương thức làm việc của Hội đồng:
a) Từng thành viên Hội đồng xem xét, thông
qua Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào lưu trữ lịch sử (nếu
có); Mục lục hồ sơ bảo quản có thời hạn; Danh mục tài liệu loại
và kiểm tra thực tế tài liệu loại (nếu cần).
b) Hội đồng thảo luận tập thể, kết luận
theo đa số; các ý kiến khác nhau phải được ghi vào biên bản cuộc họp.
c) Thông qua biên bản và trình Cục
trưởng quyết định.
4. Trên cơ sở đề nghị của Hội đồng
xác định giá trị tài liệu, Cục trưởng quyết định lựa chọn tài liệu lưu trữ để
giao nộp vào lưu trữ lịch sử tỉnh; lựa chọn tài liệu lưu
trữ bảo quản tại cơ quan; hủy tài liệu hết giá trị theo
quy định tại Điều 15 của Quy chế này.
Điều 15. Hủy tài
liệu hết giá trị
1. Thẩm quyền quyết định tiêu hủy tài
liệu hết giá trị
Cục trưởng Cục Hải quan Đồng Tháp quyết
định hủy tài liệu hết giá trị của Cục sau khi có ý kiến thẩm định bằng văn bản
của Sở Nội vụ tỉnh.
2. Thủ tục tiêu hủy tài liệu hết
giá trị
a) Theo đề nghị của Hội đồng xác định
giá trị tài liệu, Văn phòng Cục tham mưu cho Cục trưởng lập
hồ sơ và gửi hồ sơ đề nghị Sở Nội vụ tỉnh Đồng Tháp thẩm định
tài liệu hết giá trị cần hủy. Hồ sơ đề nghị thẩm định tài liệu hết giá trị gồm
có:
- Báo cáo chỉnh lý tài liệu.
- Danh mục tài liệu hết giá trị (theo
Phụ lục III).
- Bản thuyết minh tài liệu hết giá trị
(theo Phụ lục IV).
- Quyết định thành lập Hội đồng xác định
giá trị tài liệu (theo Phụ lục V).
- Biên bản họp Hội đồng xác định giá
trị tài liệu (theo Phụ lục VI).
- Công văn đề nghị thẩm định tài liệu
hết giá trị (theo Phụ lục VII).
b) Căn cứ vào ý kiến thẩm định của Sở
Nội vụ tỉnh Đồng Tháp, Cục trưởng quyết định việc tiêu hủy
tài liệu hết giá trị của Cục (theo Phụ lục VIII).
c) Văn phòng tổ chức tiêu hủy tài liệu
hết giá trị theo quy định.
d) Trình tự thực hiện tiêu hủy tài liệu
- Đóng gói tài liệu hết giá trị.
- Lập biên bản bàn giao tài liệu hết
giá trị giữa lưu trữ Cục và người thực hiện tiêu hủy (theo Phụ lục IX).
- Tiến hành tiêu hủy. Việc hủy tài liệu
hết giá trị phải bảo đảm hủy hết thông tin trong tài liệu và phải được lập
thành biên bản có xác nhận của Lãnh đạo Văn phòng (theo Phụ lục X).
3. Hồ sơ tiêu hủy tài liệu hết giá trị
của Cục do lưu trữ Cục lập và phải được bảo quản vĩnh viễn tại kho lưu trữ. Hồ
sơ hủy tài liệu hết giá trị gồm có:
- Báo cáo chỉnh lý tài liệu.
- Danh mục tài liệu hết giá trị.
- Bản thuyết minh tài liệu hết giá trị.
- Quyết định thành lập Hội đồng xác định
giá trị tài liệu.
- Biên bản họp Hội đồng xác định giá
trị tài liệu.
- Công văn về việc đề nghị thẩm định
tài liệu hết giá trị của Cục.
- Công văn về việc thẩm tra tài liệu hết giá trị của Sở Nội vụ tỉnh.
- Quyết định hủy tài liệu hết giá trị.
- Biên bản hủy tài liệu hết giá trị.
4. Hủy tài liệu lưu trữ điện tử
a) Tài liệu lưu trữ điện tử hết giá
trị được hủy theo thẩm quyền, thủ tục như tài liệu lưu trữ trên các vật mang
tin khác hết giá trị.
b) Việc hủy tài liệu lưu trữ điện tử
phải được thực hiện đối với toàn bộ hồ sơ thuộc Danh mục tài liệu hết giá trị
đã được phê duyệt và phải bảo đảm thông tin đã bị hủy không thể khôi phục lại được.
Mục 3. GIAO NỘP
TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ LỊCH SỬ
Điều 16. Giao nộp
tài liệu vào lưu trữ lịch sử
1. Thời hạn giao nộp tài liệu vào Lưu
trữ lịch sử:
Trong thời hạn 10 năm, kể từ năm công việc kết thúc, Lưu trữ Cục có trách
nhiệm tham mưu Cục trưởng giao nộp tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào
Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Tháp.
2. Thủ tục giao nộp tài liệu vào Lưu
trữ lịch sử
a) Tài liệu trước khi giao nộp vào
lưu trữ lịch sử phải được chỉnh lý.
b) Lựa chọn hồ sơ, tài liệu có giá trị
bảo quản vĩnh viễn và thống kê thành “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”.
c) Lập Danh mục tài liệu có đóng dấu
chỉ các mức độ mật (nếu có).
d) Thành lập Hội đồng xác định giá trị
tài liệu của Cục để xem xét, thông qua “Mục lục hồ sơ, tài
liệu nộp lưu” nộp vào lưu trữ lịch sử và trình Cục trưởng quyết định.
đ) Gửi văn bản kèm theo “Mục lục hồ sơ,
tài liệu nộp lưu” đề nghị Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng
Tháp kiểm tra, thẩm định.
đ) Hoàn thiện “Mục lục hồ sơ, tài liệu
nộp lưu” sau khi có văn bản thẩm định của Trung tâm Lưu trữ
lịch sử tỉnh Đồng Tháp. “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” được lập thành 03 bản:
Lưu trữ Cục giữ 01 bản, Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Tháp giữ 02 bản.
g) Vận chuyển tài
liệu đến nơi giao nộp.
h) Giao nộp hồ sơ, tài liệu theo “Mục
lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” đã được Cục trưởng phê duyệt sau khi có văn bản thẩm
định của Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Tháp.
3. Hồ sơ về việc giao nộp tài liệu
vào lưu trữ lịch sử tỉnh do lưu trữ Cục lập và phải được bảo quản vĩnh viễn tại
kho lưu trữ.
Mục 4. THỐNG KÊ, BẢO
QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ
Điều 17. Thống
kê công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ
1. Thống kê công tác lưu trữ bao gồm thống
kê tài liệu lưu trữ, kho lưu trữ, phương tiện bảo quản tài liệu
lưu trữ và nhân sự làm công tác lưu trữ.
2. Chế độ báo cáo thống kê công tác
lưu trữ thực hiện theo Thông tư số 09/2013/TT-BNV ngày 31/10/2013 của Bộ Nội vụ
quy định chế độ báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ.
Cụ thể như sau:
a) Lưu trữ đơn vị: Thực hiện báo cáo
thống kê năm đối với công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ
theo biểu 02/CS kèm theo Thông tư số 09/2013/TT-BNV gửi về Văn phòng Cục trước
ngày 15/01 hàng năm.
b) Lưu trữ Cục: Thực hiện báo cáo thống
kê tổng hợp công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ theo biểu
02/TH kèm theo Thông tư số 09/2013/TT-BNV gửi về Sở Nội vụ tỉnh Đồng Tháp và
Văn phòng Tổng cục Hải quan trước ngày 31/01 hàng năm.
3. Kèm theo báo cáo thống kê tổng
hợp theo quy định tại Khoản 2 Điều này, lưu trữ Cục phải báo cáo
số lượng tài liệu lưu trữ thuê dịch vụ chỉnh lý trong kỳ hạn
năm báo cáo gửi về Văn phòng Tổng cục Hải quan trước ngày 31/01 hàng năm.
4. Kỳ hạn và hình thức gửi báo cáo thống
kê định kỳ
a) Kỳ hạn báo cáo: 01 năm, tính từ
ngày 01/01 - 31/12 của năm báo cáo.
b) Hình thức gửi báo cáo: Các báo cáo
thống kê được thực hiện dưới hình thức văn bản giấy và file mềm dạng bảng tính Excel
(gửi kèm thư điện tử).
5. Ngoài báo cáo thống kê theo định kỳ,
lưu trữ Cục phải thực hiện báo cáo đột xuất khi có yêu cầu của cơ quan có thẩm
quyền.
Điều 18. Bảo quản
tài liệu lưu trữ
1. Công chức được giao theo dõi, giải
quyết công việc có trách nhiệm bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu lưu trữ cho đến
khi giao nộp tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
2. Hồ sơ, tài liệu
lưu trữ đến hạn nộp lưu phải được giao nộp vào Lưu trữ cơ quan và tập trung bảo
quản trong kho lưu trữ; tài liệu phải được bảo vệ an toàn.
3. Chánh Văn phòng tham mưu cho Cục
trưởng chỉ đạo, thực hiện các quy định về bảo quản tài liệu lưu trữ: Bố trí kho
lưu trữ theo đúng tiêu chuẩn quy định; thực hiện các biện pháp phòng chống
cháy, nổ, phòng chống thiên tai, phòng gian, bảo mật đối với kho lưu
trữ và tài liệu lưu trữ; trang bị đầy đủ các thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo
quản tài liệu lưu trữ; thực hiện các biện pháp phòng, chống côn trùng, nấm mốc
và các tác nhân khác gây hư hỏng hồ sơ, tài liệu. Khi xây dựng kho lưu trữ mới
phải đảm bảo tiêu chuẩn, kỹ thuật theo quy định của Bộ Nội vụ về kho lưu trữ
chuyên dụng.
4. Lưu trữ Cục có trách nhiệm:
a) Bố trí, sắp xếp khoa học tài liệu
lưu trữ. Hồ sơ, tài liệu phải được bảo quản trong hộp (cặp) có dán nhãn ghi đầy
đủ thông tin, sắp xếp theo quy định trên giá kệ để dễ thấy,
dễ lấy và dễ di chuyển khi cần thiết.
b) Thường xuyên kiểm tra tình hình
tài liệu có trong kho để nắm được số lượng,
chất lượng tài liệu.
c) Vệ sinh tài liệu, kho giá định kỳ
theo quy định của pháp luật.
d) Lập sổ theo dõi tài liệu nhập kho,
sổ theo dõi tài liệu xuất kho và thống kê đầy đủ các tiêu chí trong sổ.
5. Bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử
a) Tài liệu lưu trữ điện tử phải được
bảo quản an toàn và được chuyển đổi theo công nghệ phù hợp.
b) Tài liệu lưu trữ điện tử phải được
thường xuyên kiểm tra, sao lưu để bảo đảm an toàn, tính
toàn vẹn, khả năng truy cập của tài liệu lưu trữ điện tử và sử dụng các biện
pháp kỹ thuật để việc phân loại, lưu trữ được thuận lợi nhưng phải đảm bảo
không thay đổi nội dung tài liệu.
c) Phương tiện lưu trữ tài liệu điện
tử phải được bảo quản trong môi trường lưu trữ thích hợp.
Mục 5. TỔ CHỨC SỬ
DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ
Điều 19. Đối tượng
và thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
1. Đối tượng
Các đơn vị, cá nhân trong và ngoài
Ngành được khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ vì mục đích công vụ và các nhu cầu
riêng chính đáng.
2. Thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu
lưu trữ
a) Đối với công chức, đơn vị trong Cục:
Phải có Phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ, có xác nhận của Lãnh đạo đơn vị
và phải được người có thẩm quyền đồng ý; trường hợp nghiên cứu chuyên đề phải
có đề cương nghiên cứu (theo Phụ lục XI).
b) Đối với cá nhân, đơn vị ngoài
Ngành:
- Nếu có nhu cầu khai thác sử dụng
tài liệu vì mục đích công vụ thì phải có văn bản yêu cầu hoặc giấy giới thiệu của
nơi công tác ghi rõ mục đích sử dụng tài liệu và phải được người có thẩm quyền đồng ý.
- Nếu có nhu cầu khai thác sử dụng
tài liệu vì mục đích riêng thì phải có đơn xin sử dụng tài liệu, giấy chứng
minh nhân dân hoặc hộ chiếu và phải được người có thẩm quyền đồng
ý.
Điều 20. Thẩm
quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
1. Đối với tài liệu mật
Thẩm quyền cho phép khai thác sử dụng
tài liệu mật được thực hiện theo quy định tại Quyết định số 77/QĐ-HQĐT ngày 10
tháng 3 năm 2016 của Cục Hải quan Đồng Tháp ban hành qui chế công tác bảo vệ bí
mật Nhà nước của Cục.
2. Đối với tài liệu thường
Cục trưởng Cục Hải quan Đồng Tháp cho
phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ đang được lưu trữ tại Cục để
cung cấp cho các đơn vị, cá nhân trong và ngoài Ngành.
3. Đối với cơ quan, tổ chức, cá nhân
nước ngoài: Việc sử dụng tài liệu do Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan quyết định
(trừ tờ khai xuất cảnh, nhập cảnh và hồ sơ làm thủ tục Hải quan của cơ quan, tổ
chức, cá nhân đó).
4. Sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử
Thẩm quyền cho phép đọc, sao, chứng
thực lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ điện tử được thực hiện như đối với tài liệu
lưu trữ trên các vật mang tin khác và theo quyền truy cập
hệ thống tài liệu lưu trữ điện tử.
Điều 21. Nguyên
tắc cung cấp hồ sơ, tài liệu lưu trữ
1. Cung cấp đúng đối tượng, thủ tục
quy định tại Điều 19 Quy chế này.
2. Chỉ được cấp bản sao tài liệu lưu
trữ, bản chứng thực lưu trữ đối với tài liệu đang lưu trữ trong kho; người có
thẩm quyền đồng ý cho khai thác sử dụng tài liệu thì được cho phép sao tài liệu
lưu trữ.
a) Những người thực hiện sao tài liệu
lưu trữ, chứng thực lưu trữ phải đảm bảo tính trung thực, khách quan, chính xác
và chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc sao tài liệu lưu trữ, chứng thực
lưu trữ.
b) Bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng
thực lưu trữ có giá trị như tài liệu lưu trữ gốc trong các quan hệ, giao dịch.
b) Bản chụp (dấu đen) không có chứng
thực chỉ có giá trị tham khảo.
3. Khi có yêu cầu sửa đổi, chỉnh sửa
nội dung văn bản, hồ sơ phải chuyển cho đơn vị ban hành hoặc
đơn vị tham mưu ban hành giải quyết.
Điều 22. Các
hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
1. Tổ chức phòng đọc, phục vụ nghiên
cứu tài liệu tại chỗ, khai thác thông tin, dữ liệu trong hệ thống tài liệu lưu
trữ điện tử.
2. Cho mượn tài liệu về phòng làm việc:
Thời gian mượn tài liệu trong vòng 10 ngày làm việc phải
hoàn trả; nếu công việc chưa giải quyết xong phải thông báo lại cho lưu trữ Cục
biết để gia hạn nhưng thời gian giữ tài liệu không quá 30 ngày làm việc.
3. Cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản
chứng thực tài liệu lưu trữ.
a) Cấp bản sao tài liệu lưu trữ.
- Bản sao tài liệu lưu trữ là bản chụp
nguyên văn tài liệu lưu trữ gốc hoặc bản in từ bản số hóa tài liệu lưu trữ gốc
do Cục đang quản lý và được đóng dấu “BẢN SAO”.
- Việc cấp bản sao tài liệu lưu trữ
do Lưu trữ Cục thực hiện.
- Bản sao tài liệu lưu trữ phải được
Cục trưởng ký xác nhận, đóng dấu của Cục; tài liệu có từ 2 trang trở lên phải
đóng dấu giáp lai.
b) Cấp bản chứng thực tài liệu lưu trữ
- Bản chứng thực lưu trữ là là bản chụp
nguyên văn toàn bộ hay một phần tài liệu lưu trữ gốc hoặc
bản in từ bản số hóa tài liệu lưu trữ gốc do Cục đang quản
lý.
- Việc chứng thực lưu trữ do Lưu trữ
Cục thực hiện. Lưu trữ Cục xác nhận các thông tin về nguồn gốc, địa chỉ lưu trữ
của tài liệu cần chứng thực như: Tên phông, số mục lục hồ sơ, hồ sơ số, tờ số,
số chứng thực, ngày tháng năm chứng thực vào mẫu dấu chứng thực (theo Phụ lục
XII).
- Bản chứng thực lưu trữ phải được Cục
trưởng ký xác nhận, đóng dấu của Cục; tài liệu có từ 2 trang trở lên phải đóng
dấu giáp lai.
4. Cấp bản chính: Theo yêu cầu của
các Cơ quan chức năng có thẩm quyền (như cơ quan điều tra, tòa án,,..), các đơn vị thuộc và trực thuộc Cục phải cung cấp bản chính tài
liệu đang lưu giữ, lập biên bản và thực hiện bàn giao cho cơ quan chức năng
theo quy định.
5. Xác minh thông tin liên quan đến
tài liệu: Lưu trữ Cục có trách nhiệm tham mưu cho Lãnh đạo Cục trả lời yêu cầu
xác minh những thông tin liên quan đến tài liệu lưu trữ.
Điều 23. Quản lý
việc sử dụng tài liệu lưu trữ
1. Lưu trữ cơ
quan phải có Nội quy sử dụng tài liệu lưu trữ.
2. Nội quy sử dụng tài liệu lưu trữ
quy định các nội dung sau:
a) Thời gian phục vụ độc giả.
b) Các giấy tờ độc giả cần xuất trình
khi đến khai thác tài liệu.
c) Những vật dụng được và không được
mang vào phòng đọc.
d) Các thủ tục độc giả phải thực hiện
khi nghiên cứu và khai thác, sử dụng tài liệu theo hướng dẫn của công chức lưu
trữ.
đ) Độc giả không được tự ý sao, chụp ảnh
tài liệu, dữ liệu trên máy tính và thông tin trong công cụ tra cứu khi chưa được
phép.
e) Ngoài các quy định trên, độc giả cần
thực hiện nghiêm các quy định có liên quan như: Nội quy cơ quan; Nội qui ra,
vào kho lưu trữ.
3. Lưu trữ Cục phải lập các loại sổ: Sổ theo dõi tài liệu nhập kho (theo Phụ lục
XIII); Sổ theo dõi tài liệu xuất kho (theo Phụ lục XIV); Sổ
theo dõi khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ (theo Phụ lục XV) để
quản lý tài liệu lưu trữ và phục vụ khai thác tài liệu; định kỳ
cuối năm báo cáo Cục trưởng tình hình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của Cục.
Điều 24. Mang
tài liệu lưu trữ ra ngoài cơ quan
1. Các đơn vị, cá nhân được mang tài
liệu lưu trữ ra khỏi lưu trữ cơ quan để phục vụ công tác,
nghiên cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng khác sau khi được Cục trưởng cho
phép và phải hoàn trả nguyên vẹn tài liệu lưu trữ đó.
2. Cục trưởng Cục Hải quan Đồng Tháp
quyết định việc mang tài liệu lưu trữ của cơ quan ra nước ngoài; quy định việc
mang tài liệu lưu trữ ra ngoài cơ quan để sử dụng trong nước.
Chương III
ĐIỀU KHOẢN THI
HÀNH
Điều 25. Khen
thưởng và kỷ luật
Đơn vị, cá nhân có thành tích trong
công tác lưu trữ sẽ được khen thưởng theo quy định của Luật Thi đua khen thưởng. Nếu vi phạm các quy định về công tác lưu trữ thì
tùy theo tính chất, mức độ vi phạm sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật.
Điều 26. Tổ chức
thực hiện
1. Lãnh đạo các đơn vị thuộc và trực
thuộc Cục có trách nhiệm triển khai Quy chế này đến công chức, nhân viên trong
đơn vị mình.
2. Chánh Văn phòng có trách nhiệm
giúp Cục trưởng chỉ đạo, theo dõi, kiểm tra việc thực hiện Quy chế này; định kỳ
hoặc đột xuất tiến hành kiểm tra việc thực hiện công tác lưu trữ tại các đơn vị
thuộc và trực thuộc Cục.
Trong quá trình thực hiện nếu có phát
sinh khó khăn, vướng mắc thì kịp thời phản ánh về Cục (qua Văn phòng) để được
hướng dẫn, sửa đổi, bổ sung./.
PHỤ LỤC I
LƯU MẪU MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP
(Kèm theo Quyết định số: 288/QĐ-HQĐT ngày 24/8/2017 của Cục Hải quan Đồng
Tháp)
|
CỤC HẢI QUAN TỈNH
ĐỒNG THÁP
TÊN ĐƠN VỊ NỘP LƯU
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
MỤC
LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU
Năm 20…
|
Hộp/cặp
số
|
Số, ký hiệu hồ sơ
|
Tiêu đề hồ sơ
|
Thời
gian tài liệu
|
Thời
hạn bảo quản
|
Số tờ
|
Ghi
chú
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Mục lục này gồm: ... hồ sơ (đơn vị bảo
quản).
Viết bằng chữ: ... hồ sơ (đơn vị bảo
quản).
Trong đó có:
- ... hồ sơ (đơn vị bảo quản) bảo quản
vĩnh viễn;
- ... hồ sơ (đơn vị bảo quản) bảo quản
có thời hạn./.
|
|
……, ngày ... tháng... năm 201....
NGƯỜI LẬP
...............................
|
----------------------
* Hướng dẫn cách ghi các cột:
Cột 1: Ghi số thứ tự của hộp tài liệu
giao nộp.
Cột 2: Ghi số và ký hiệu của hồ sơ
như trên bìa hồ sơ.
Cột 3: Ghi tiêu đề hồ sơ như trên bìa
hồ sơ.
Cột 4: Ghi thời gian sớm nhất - muộn nhất
của văn bản, tài liệu trong hồ sơ.
Cột 5: Ghi thời hạn bảo quản của hồ
sơ như trên bìa hồ sơ.
Cột 6: Ghi tổng số tờ tài liệu có
trong hồ sơ.
Cột 7: Ghi những thông tin cần
chú ý về nội dung và hình thức của văn bản có trong hồ sơ.
PHỤ LỤC II
MẪU BIÊN BẢN GIAO NHẬN TÀI LIỆU
(Kèm theo Quyết định số: 288/QĐ-HQĐT
ngày 24/8/2017 của Cục
Hải quan tỉnh Đồng Tháp)
|
CỤC HẢI QUAN
TỈNH ĐỒNG THÁP
VĂN PHÒNG
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
|
………, ngày … tháng … năm …
|
BIÊN BẢN
Về việc giao nhận
tài liệu
Căn cứ Quyết định số
/QĐ-HQĐT ngày /8/2017
của Cục Hải quan Đồng Tháp ban hành Qui chế công tác lưu trữ của Cục;
Căn cứ Kế hoạch số
/KH-HQĐT ngày ... của Cục Hải quan Đồng
Tháp về việc thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan;
Hôm nay, vào lúc ... giờ ngày ... tháng
... năm... tại ... chúng tôi gồm:
BÊN GIAO:
(tên đơn vị giao nộp tài liệu), đại diện là:
Ông (bà): ...............................................................
Chức vụ: ...........................
BÊN NHẬN:
(Lưu trữ Cục), đại
diện là:
Ông (bà): ...............................................................
Chức vụ: ...........................
Thống nhất lập biên bản giao nhận tài
liệu với những nội dung như sau:
1. Tên khối tài liệu giao nộp: ...................................................................................
2. Thời gian của tài liệu: ..........................................................................................
3. Số lượng tài liệu:
- Tổng số hộp (cặp): ................................................................................................
- Tổng số hồ sơ (đơn vị bảo quản); .........................................................................
- Quy ra mét giá: .........
mét (01 cặp 3 dây = 0,1 mét giá)
4. Tình trạng tài liệu giao nộp: ..................................................................................
5. Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu
kèm theo: ..... trang
Biên bản này được lập thành hai bản;
bên giao giữ một bản, bên nhận giữ một bản./.
|
ĐẠI
DIỆN BÊN GIAO
|
ĐẠI
DIỆN BÊN NHẬN
|
XÁC
NHẬN CỦA LÃNH ĐẠO
PHỤ LỤC III
MẪU DANH MỤC TÀI LIỆU LOẠI
(Kèm theo Quyết định số: 288/QĐ-HQĐT ngày 24/8/2017 của Cục Hải quan tỉnh Đồng Tháp)
|
TỔNG CỤC HẢI QUAN
CỤC HẢI QUAN
TỈNH ĐỒNG THÁP
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
|
Đồng Tháp, ngày tháng năm 201…
|
DANH
MỤC TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ
Phông/khối
tài liệu……………………………
Giai
đoạn: Từ năm ... - ...
|
Bó số
|
Tập số
|
Tiêu
đề hồ sơ hoặc tập tài liệu
|
Lý
do hủy
|
Ghi
chú
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
./.
|
CỤC HẢI
QUAN ĐỒNG THÁP.
-----------------------
* Hướng dẫn cách ghi các cột:
(1): Ghi thứ tự các bó (cặp) tài liệu;
số thứ tự phải ghi liên tục cho một phông/khối tài liệu.
(2): Ghi số thứ tự hồ sơ hoặc từng tập
tài liệu hết giá trị trong từng bó (cặp).
(3): Ghi tiêu đề của hồ sơ hoặc tài
liệu hết giá trị; tiêu đề tài liệu hết giá trị phải phản ánh hết nội dung tài liệu bên trong
(4): Ghi lý do hủy như: Hết thời hạn
bảo quản, tài liệu bị bao hàm, tài liệu bị rách không phục hồi được, tài liệu
trùng thừa (phải ghi trùng với hồ sơ nào trong mục lục hồ sơ giữ lại)...
(5): Ghi ý kiến của Hội đồng xác định
giá trị tài liệu hoặc các ghi chú khác./.
PHỤ LỤC IV
MẪU BẢNG THUYẾT MINH TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ
(Kèm theo Quyết định số: 288/QĐ-HQĐT ngày 24/8/2017 của Cục Hải quan tỉnh
Đồng Tháp)
|
CỤC
HẢI QUAN TỈNH ĐỒNG THÁP
VĂN PHÒNG
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
|
Đồng Tháp, ngày tháng năm 201…
|
BẢNG
THUYẾT MINH TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ
Phông
/khối tài liệu: ………………………..
Thời
gian tài liệu: Từ năm ... đến ...
I. TÓM TẮT TÌNH HÌNH KHỐI TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ
1. Sự hình thành khối tài liệu hết
giá trị
Tài liệu được loại ra khi nào? (Trong
quá trình chỉnh lý hay khi tiến hành đánh giá độc lập
phông/khối tài liệu lưu trữ?).
2. Số lượng
Tổng số hồ sơ, tài liệu khi đưa ra chỉnh
lý là ... mét giá; hồ sơ, tài liệu giữ bảo quản ... mét giá (... hồ sơ); số lượng
tài liệu loại ra ... mét giá (... hồ sơ); tỷ lệ hồ sơ, tài liệu hết giá trị ra
so với tài liệu giữ lại là ... %
3. Thời gian tài liệu: Từ năm ... - ...
II. TÓM TẮT THÀNH PHẦN, NỘI DUNG CỦA KHỐI TÀI LIỆU
Tài liệu hết giá trị bao gồm các
nhóm: Tài liệu hết giá trị, tài liệu bị bao hàm, tài liệu trùng thừa, tài liệu
bị rách nát không khôi phục được, tư liệu tham khảo, bản chụp,...
1. Nhóm tài liệu hết thời hạn bảo
quản
Gồm tài liệu gì? Nội dung về vấn đề
gì? Tác giả? Thời gian? Lý do hủy?...)
2. Nhóm tài liệu bị bao hàm
Gồm những tài liệu gì? Về vấn
đề gì? Lý do hủy?...)
3. Nhóm tài liệu trùng thừa: Gồm những tài liệu gì?
4. Nhóm tư liệu: Gồm những loại nào? Nội dung về vấn đề gì? Thời
gian?
Văn phòng Cục (Bộ phận lưu trữ) kính
báo./.
|
PHÊ
DUYỆT CỦA LÃNH ĐẠO
|
NGƯỜI
VIẾT THUYẾT MINH
|
PHỤ LỤC V
MẪU QUYẾT ĐỊNH THÀNH LẬP HỘI ĐỒNG XĐGTTL
(Kèm theo Quyết định số: 288/QĐ-HQĐT ngày 24/8/2017
của Cục Hải quan tỉnh Đồng Tháp)
|
TỔNG CỤC HẢI QUAN
CỤC HẢI QUAN
TỈNH ĐỒNG THÁP
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số:
/QĐ-HĐQT
|
Đồng Tháp, ngày … tháng … năm 201…
|
QUYẾT
ĐỊNH
Về việc
thành lập hội đồng xác định giá trị tài liệu
CỤC
TRƯỞNG CỤC HẢI QUAN ĐỒNG THÁP
Căn cứ (văn bản quy định chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục);
Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11
năm 2011;
Căn cứ Quyết định số ... ngày ... của
Tổng cục Hải quan về việc ban hành quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu
hình thành trong hoạt động của ngành Hải quan;
Theo đề nghị của Chánh Văn phòng Cục
Hải quan Đồng Tháp,
QUYẾT
ĐỊNH:
Điều 1.
Thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu của Cục Hải quan Đồng Tháp, gồm
các ông (bà) sau:
1. ... - Chủ tịch Hội đồng.
2. ... - Thư ký Hội đồng.
3. ... - Ủy
viên.
4. ... - Ủy
viên.
Điều 2. Hội
đồng xác định giá trị tài liệu (Hội đồng) có nhiệm vụ:
Từng thành viên Hội đồng nghiên cứu Danh
mục tài liệu và kiểm tra thực tế tài liệu (nếu cần) để xác
định tài liệu theo đúng quy định của pháp luật.
Hội đồng thảo luận tập thể, kết luận
theo đa số; các ý kiến khác nhau được ghi vào biên bản cuộc
họp; thông qua biên bản và trình Cục trưởng quyết định.
Hội đồng xác định tài liệu tự giải thể
sau khi hoàn thành nhiệm vụ.
Điều 3.
Các ông (bà) Chánh Văn phòng, ... và các ông (bà) có tên tại
Điều 1 chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
Nơi nhận:
- Như điều 3;
- Lưu: VT, HS.
|
CỤC TRƯỞNG
|
PHỤ LỤC VI
MẪU BIÊN BẢN HỌP HỘI ĐỒNG XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU
(Kèm theo Quyết định số: 288/QĐ-HQĐT ngày 24/8/2017 của
Cục Hải quan tỉnh Đồng Tháp)
|
CỤC HẢI QUAN TỈNH
ĐỒNG THÁP
HỘI ĐỒNG XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI
LIỆU
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
|
……, ngày tháng năm 201…
|
BIÊN BẢN
HỌP HỘI
ĐỒNG XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU
Căn cứ Điều 18 Luật Lưu trữ ngày 11
tháng 11 năm 2011;
Căn cứ Quyết định số .../QĐ-HQĐT ngày
... của Cục Hải quan Đồng Tháp về việc thành lập Hội đồng xác định giá trị tài
liệu;
Hôm nay, vào lúc ... giờ ngày ... tại
Phòng họp Cục, Hội đồng xác định giá trị tài liệu của Cục Hải quan Đồng Tháp gồm
có:
1. ... - Chủ tịch Hội đồng.
2. ... - Thư ký Hội đồng.
3. ... - Ủy
viên.
4. ... - Ủy viên.
NỘI DUNG:
Họp xác định giá trị tài liệu
Phông/ khối tài liệu ... (giai đoạn …-…)
Sau khi nghiên cứu, xem xét Danh mục
tài liệu giao nộp vào lưu trữ lịch sử/ Danh mục tài liệu còn giá trị tiếp tục bảo
quản/ Danh mục tài liệu hết giá trị của phông lưu trữ Cục Hải quan Đồng Tháp
(giai đoạn và kiểm tra thực tế tài liệu, các thành viên trong Hội đồng có ý kiến
như sau:
1.
.............................................................................................................................
2.
.............................................................................................................................
3.
.............................................................................................................................
Chủ trì cuộc họp thống nhất kết luận:
1. Danh mục
tài liệu giao nộp vào lưu trữ lịch sử gồm...hồ sơ (...mét giá).
2. Danh mục
tài liệu còn giá trị tiếp tục bảo quản gồm…hồ sơ (…mét
giá).
3. Danh mục
tài liệu hết giá trị gồm ... bó (...mét giá); đề nghị giữ lại những hồ sơ số:
…, lý do (nếu có).
4. Đề nghị
Cục trưởng Cục Hải quan Đồng Tháp xem xét, quyết định theo danh mục đính kèm.
Hội đồng thông qua biên bản cuộc họp
với ý kiến nhất trí là … / … (ghi rõ số lượng)
Cuộc họp kết thúc vào lúc ... giờ
cùng ngày./.
|
THƯ
KÝ
........................
|
CHỦ
TỊCH HỘI ĐỒNG
......................................
|
PHỤ LỤC VII
MẪU CÔNG VĂN ĐỀ NGHỊ THẨM ĐỊNH TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ
(Kèm theo Quyết định số: 288/QĐ-HQĐT ngày 24/8/2017 của Cục Hải quan tỉnh
Đồng Tháp)
|
TỔNG CỤC HẢI QUAN
CỤC HẢI QUAN TỈNH ĐỒNG THÁP
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số:
/HĐQT-VP
V/v đề nghị thẩm tra tài liệu hết
giá trị
|
Đồng Tháp, ngày … tháng … năm 201…
|
Kính
gửi: Sở Nội vụ tỉnh Đồng Tháp (Chi cục Văn thư - Lưu
trữ)
Danh mục tài liệu hết giá trị của
phông/ khối tài liệu lưu trữ của Cục Hải quan Đồng Tháp được hình thành trong
quá trình phân loại, chỉnh lý tài liệu (hoặc trong xác định giá trị tài liệu)
giai đoạn ... - .... Danh mục đã được Hội đồng xác định giá trị tài liệu của Cục
xem xét, kiểm tra và nhất trí cho phép tiêu hủy.
Để việc tiêu hủy tài liệu được thực
hiện đúng theo quy định pháp luật, Cục Hải quan Đồng Tháp gửi hồ sơ xét hủy tài
liệu hết giá trị của phông/ khối tài liệu lưu trữ của đơn vị (giai đoạn
...-...) đề nghị Sở Nội vụ tỉnh Đồng Tháp (Chi cục Văn thư - Lưu trữ) thẩm
tra và cho ý kiến bằng văn bản để Cục Hải
quan Đồng Tháp có cơ sở ra quyết định tiêu hủy so tài liệu hết giá trị nêu
trên.
Hồ sơ gửi kèm theo:
- Danh mục tài liệu hết giá trị (giai
đoạn ... - ...).
- Bảng thuyết minh tài liệu hết
giá trị.
- Biên bản họp Hội đồng xác định giá
trị tài liệu của Cục.
Cục Hải quan Đồng Tháp rất mong được sự
hỗ trợ của Quí Sở./.
|
Nơi nhận:
- Như điều 3;
- Lưu: VT, HS.
|
CỤC TRƯỞNG
.....................................
|
PHỤ LỤC VIII
MẪU QUYẾT ĐỊNH TIÊU HỦY TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ
(Kèm theo Quyết định số: 288/QĐ-HQĐT ngày 24/8/2017
của Cục Hải quan tỉnh Đồng Tháp)
|
TỔNG CỤC HẢI QUAN
CỤC HẢI QUAN
TỈNH ĐỒNG THÁP
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số:
/QĐ-HĐQT
|
Đồng Tháp, ngày … tháng … năm 201…
|
QUYẾT
ĐỊNH
VỀ VIỆC
TIÊU HỦY TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ
CỤC
TRƯỞNG CỤC HẢI QUAN ĐỒNG THÁP
Căn cứ (văn bản quy định chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục);
Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 11 tháng
11 năm 2011;
Căn cứ Quyết định số …/QĐ-TCHQ ngày ... của Tổng cục Hải quan ban hành Quy định thời hạn bảo
quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của ngành Hải quan;
Căn cứ công văn số ... ngày ... của
Sở Nội vụ tỉnh Đồng Tháp về việc thẩm tra tài liệu hết giá trị;
Theo đề nghị của Chủ tịch Hội đồng
xác định giá trị tài liệu,
QUYẾT
ĐỊNH:
Điều 1.
Cho phép tiêu hủy ... mét giá tài liệu hết giá trị (gồm
... bó) thuộc phông/khối tài liệu của Cục Hải quan Đồng Tháp giai đoạn ... -
... (kèm Danh mục tài liệu hết giá trị).
Điều 2. Giao
cho Văn phòng thực hiện việc tiêu hủy tài liệu theo đúng quy định của pháp luật.
Điều 3.
Chủ tịch Hội đồng xác định giá trị tài liệu, Chánh Văn phòng Cục Hải quan Đồng
Tháp chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
Nơi nhận:
- Như điều 3;
- Sở Nội Vụ (để b/c);
- Lưu: VT, VP.
|
CỤC TRƯỞNG
................................
|
PHỤ LỤC IX
MẪU BIÊN BẢN BÀN GIAO TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ
(Kèm theo Quyết định số: 288/QĐ-HQĐT ngày 24/8/2017 của Cục Hải quan tỉnh
Đồng Tháp)
|
CỤC
HẢI QUAN
TỈNH ĐỒNG THÁP
VĂN PHÒNG
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
|
Đồng Tháp, ngày … tháng … năm 201…
|
BIÊN BẢN
VỀ VIỆC
BÀN GIAO TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ
Căn cứ Quyết định số .../QĐ-HQĐT ngày
... của Cục Hải quan Đồng Tháp về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị;
Hôm nay, vào lúc ... giờ ngày ... tại
...........................................................................
Chúng tôi gồm:
BÊN GIAO:
Ông (Bà): .....................................................- Chức vụ: ...........................................
BÊN NHẬN:
Ông (Bà):
.....................................................- Chức vụ:
...........................................
Cùng giao và nhận khối tài liệu hết
giá trị để tiêu hủy, như sau:
- Tên phông/ khối tài liệu: ..........................................................................................
- Số lượng ... tập tài liệu (... mét
giá) theo Danh mục tài liệu hết giá trị. Hai bên đã giao,
nhận đủ số lượng tài liệu hết giá trị
ghi trong Danh mục. Biên bản được lập thành 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản có giá
trị như nhau./.
|
BÊN
GIAO
........................
|
BÊN NHẬN
........................
|
PHỤ LỤC X
MẪU BIÊN HẾT BẢN TIÊU HỦY TÀI LIỆU GIÁ
TRỊ
(Kèm theo Quyết định số: 288/QĐ-HQĐT ngày
24/8/2017 của Cục Hải quan tỉnh Đồng Tháp)
|
CỤC
HẢI QUAN TỈNH ĐỒNG THÁP
VĂN PHÒNG
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
|
Đồng Tháp, ngày … tháng … năm 201…
|
BIÊN
BẢN
VỀ VIỆC
TIÊU HỦY TÀI LIỆU HẾT GIÁ TRỊ
Căn cứ Quyết định số .../QĐ-HQĐT ngày
... của Cục Hải quan Đồng Tháp về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị;
Hôm nay, vào lúc
... giờ ngày ... tại ..........................................................................
Chúng tôi gồm:
1.
.................................................................. Đơn vị ................................................
2.
.................................................................. Đơn vị .................................................
3.
.................................................................. Đơn vị .................................................
Đã tiến hành tiêu hủy khối tài liệu hết
giá trị thuộc phông lưu trữ Cục Hải quan Đồng Tháp (Giai đoạn ...
- ...).
Số lượng tài liệu được tiêu hủy là …bó (tương đương … mét giá).
Phương pháp hủy: Dùng máy hủy tài liệu
thành sợi nhỏ; xé vụn tài liệu;...
Chúng tôi đã hủy
hết số tài liệu ghi trong Danh mục tài liệu hết giá trị
theo quy định.
Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị kết
thúc vào lúc ... giờ ngày …………..
Biên bản được lập thành 02 bản, cơ
quan có tài liệu hủy giữ 01 bản, cơ quan/đơn vị tiêu hủy tài liệu giữ 01 bản./.
|
ĐẠI
DIỆN TIÊU HỦY TÀI LIỆU
|
ĐẠI DIỆN BÊN CÓ TÀI LIỆU
|
|
XÁC
NHẬN CỦA CƠ QUAN
|
XÁC
NHẬN CỦA CƠ QUAN
|
PHỤ LỤC XI
PHIẾU YÊU CẦU SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ
(Kèm theo Quyết định số: 288/QĐ-HQĐT ngày 24/8/2017 của Cục Hải quan tỉnh
Đồng Tháp)
|
CỤC
HẢI QUAN TỈNH ĐỒNG THÁP
……………………...
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
|
… …, ngày … tháng … năm 201…
|
PHIẾU
YÊU CẦU
SỬ DỤNG
HỒ SƠ, TÀI LIỆU LƯU TRỮ
Họ và tên người yêu cầu: .........................................................................................
Đơn vị công tác: .......................................................................................................
Mục đích sử dụng (Ghi rõ nghiên cứu,
phục vụ thanh tra, báo cáo TCHQ,...): ..................
Nội dung cần nghiên cứu, cung cấp (Ghi
rõ tên hồ sơ, số ký hiệu văn bản, ...): ................
Hình thức cung cấp (Ghi rõ
cấp bản sao, chứng thực lưu trữ,
hồ sơ gốc,…): ....................
|
XÁC
NHẬN CỦA ĐƠN VỊ
..................................
|
NGƯỜI
YÊU CẦU
..................................
|
|
XÉT
DUYỆT CỦA NGƯỜI CÓ THẨM QUYỀN
.........................................................
|
PHỤ LỤC XII
MẪU DẤU CHỨNG THỰC LƯU TRỮ
(Kèm theo Quyết định số: 288/QĐ-HQĐT ngày 24/8/2017 của Cục Hải quan tỉnh
Đồng Tháp)
Hình dạng: Hình chữ nhật
Kích thước:
- Chiều dài 80mm
- Chiều rộng 40mm
Font chữ: Times News Roman; in thường; đậm; đứng.
Size 14.
Mẫu dấu:
|
Chứng
thực bản sao đúng với .................................. trong
hồ sơ lưu trữ
|
|
Tài liệu được sao từ:
- Phông lưu trữ: Cục Hải quan tỉnh
Đồng Tháp
- Mục lục số: ...... Hồ sơ số: ...... Tờ số: .......
- Số chứng thực: ......................
ngày ...........
|
PHỤ LỤC XIII
MẪU SỔ THEO DÕI TÀI LIỆU NHẬP KHO
(Kèm theo Quyết định số: 288/QĐ-HQĐT ngày 24/8/2017 của Cục Hải quan tỉnh
Đồng Tháp)
SỔ THEO DÕI TÀI LIỆU NHẬP KHO
|
STT
|
Ngày
tháng năm nhập
|
Căn
cứ nhập
|
Đơn vị nhập
|
Tên
tài liệu nhập
|
Thời
gian tài liệu
|
Số lượng
|
Tình
trạng tài liệu
|
Ghi
chú
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
---------------------
* Hướng dẫn cách ghi các cột:
(1): Ghi thứ tự các lần nhập tài liệu
lưu trữ.
(2): Ghi ngày tháng năm nhập tài liệu
vào kho lưu trữ.
(3): Ghi bàn giao tài liệu theo Kế hoạch
thu thập tài liệu lưu trữ của Cục năm 201...
(4): Ghi tên đơn vị bàn Giao
tài liệu
(5): Ghi tên tài liệu nhập kho như:
Chứng từ kế toán, hồ sơ xử lý vi phạm,...
(6): Ghi thời gian hình thành của tài
liệu nhập kho
(7): Ghi số lượng hồ sơ và quy ra mét giá (1 cặp 3 dây = 0.1 mét giá)
(8): Ghi tình trạng tài liệu đã lập hồ
sơ chưa, tài liệu có bị rách không,...
(9): Ghi những điểm cần lưu ý trong
các lần nhập tài liệu./.
PHỤ LỤC XIV
MẪU SỔ THEO DÕI TÀI LIỆU XUẤT KHO
(Kèm theo Quyết định số: 288/QĐ-HQĐT ngày 24/8/2017 của Cục Hải quan tỉnh
Đồng Tháp)
SỔ THEO DÕI TÀI
LIỆU XUẤT KHO
|
STT
|
Ngày
tháng năm xuất
|
Căn
cứ xuất
|
Mục
đích xuất
|
Tên
tài liệu xuất
|
Thời
gian tài liệu
|
Số
lượng
|
Ghi
chú
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
----------------------
* Hướng dẫn cách ghi các cột:
(1): Ghi thứ tự các lần xuất tài liệu
lưu trữ.
(2): Ghi ngày tháng năm xuất tài liệu
ra khỏi kho lưu trữ.
(3): Ghi số Biên
bản bàn giao tài liệu vào LTLS (nếu nộp lưu) / ghi số quyết định tiêu hủy
(nếu hủy)/...
(4): Ghi nội dung xuất tài liệu như
giao nộp vào LTLS / xuất tiêu hủy/...
(5): Ghi tên tài liệu xuất kho như: Tờ
khai Hải quan, hồ sơ xử lý vi phạm,...
(6): Ghi thời gian hình thành của tài liệu xuất kho
(7): Ghi cụ thể số lượng hồ sơ (...
mét giá) hoặc số bộ tờ khai,...
(8): Ghi những điểm cần lưu ý trong
các lần xuất tài liệu./.
PHỤ LỤC XV
MẪU SỔ THEO DÕI KHAI THÁC SỬ DỤNG TÀI LIỆU
(Kèm theo Quyết định số: 288/QĐ-HQĐT ngày 24/8/2017 của Cục Hải quan tỉnh
Đồng Tháp)
SỔ THEO DÕI KHAI
THÁC SỬ DỤNG TÀI LIỆU
|
STT
|
Ngày
tháng năm
|
Cá
nhân, đơn vị sử dụng tài liệu
|
Mục
đích sử dụng tài liệu
|
Tên
hồ sơ, tài liệu
|
Thời gian tài
liệu
|
Hình thức cung
cấp
|
Số lượng
|
Ký
nhận
|
Ký
trả
|
Ghi
chú
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
10
|
11
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
---------------------
* Hướng dẫn cách ghi các cột:
(1): Ghi số thứ tự các lần cung cấp
tài liệu lưu trữ.
(2: Ghi ngày tháng năm cung cấp tài
liệu lưu trữ.
(3): Ghi tên cá nhân, đơn vị sử dụng
tài liệu lưu trữ.
(4): Ghi mục đích sử dụng tài liệu
(như tự kiểm tra công tác, phục vụ báo cáo TCHQ,..)
(5): Ghi rõ tên hồ sơ, tài liệu cung cấp
(như công văn số ... ngày... của...; hồ sơ XLVP số...; hồ sơ số ... thuộc hộp số...).
(6): Ghi thời gian hình thành của hồ
sơ cung cấp
(7): Ghi các hình thức cung cấp tài
liệu (như cấp bản sao, chứng thực, cho mượn hồ sơ gốc...)
(8): Ghi cụ thể số lượng hồ sơ, tài
liệu cung cấp.
(9): Chữ ký của người được cung cấp
tài liệu.
(10): Chữ ký xác nhận của người trả
tài liệu.
(11): Ghi những điểm
cần lưu ý trong các cung cấp tài liệu./.