Điều 1:
Hàng ngày, các chứng từ kế toán của Ngân hàng Nhà nước
sau khi đã được hạch toán vào sổ sách, đối chiếu khớp đúng giữa các phần hành kế
toán phải được tập hợp đầy đủ, kịp thời (Bao gồm chứng từ ghi sổ và chứng từ gốc
và các phụ kiện kèm theo) và sắp xếp để đóng thành tập "Nhật ký chứng từ"
chắc chắn, gọn gàng để lưu trữ.
Nhật ký chứng từ được đóng thành
tập riêng theo từng ngày, việc sắp xếp, đóng và bảo quản tập nhật ký chứng từ kế
toán phải bảo đảm các yêu cầu sau:
- Đảm bảo đầy đủ chứng từ.
- Bảo vệ an toàn tài của Nhà nước.
- Giúp cho việc xem xét, tra cứu
được nhanh chóng, dễ dàng.
- Phù hợp với quy trình hạch
toán kế toán.
- Thuận tiện trong việc tiêu huỷ
khi hết hạn bảo quản.
Điều 2:
Những chứng từ kế toán Ngân hàng Nhà nước phải bảo quản
và lưu trữ gồm:
- Chứng từ bằng giấy: Bảng kê tổng
hợp chứng từ các cặp, nhật ký quỹ, các chứng từ nội bảng, các chứng từ ngoại bảng
(Kể cả các giấy tờ kèm theo chứng từ).
- Băng từ, đĩa từ, Microfilm và
các vật mang tin có chứa dữ liệu thông tin về chứng từ kế toán.
Điều 3:
Thời hạn lưu trữ chứng từ được chia làm hai loại sau:
- Loại lưu trữ vĩnh viễn.
- Loại lưu trữ có thời hạn.
Thời hạn lưu trữ của từng loại
chứng từ kế toán Ngân hàng Nhà nước do Thống đốc Ngân hàng Nhà nước quy định.
Điều 4:
Các chứng từ kế toán đã hạch toán phải được chuyển giao hết
cho nhân viên phụ trách việc làm thủ tục bảo quản chứng từ. Khi nhận chứng từ,
nhân viên phụ trách việc làm thủ tục bảo quản chứng từ phải kiểm soát lại các
chứng từ trong ngày và bảo đảm tập hợp đầy đủ toàn bộ chứng từ phát sinh trong
ngày (Bao gồm chứng từ ghi sổ và chứng từ gốc kèm theo) và xử lý:
1- Tiến hành phân loại các chứng
từ kế toán theo thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán Ngân hàng Nhà nước
1.1 Loại lưu trữ vĩnh viễn: Là
các chứng từ quan trọng, có liên quan lâu dài đến hoạt động của Ngân hàng Nhà
nước, như:
- Các cơ sở pháp lý để lập các
chứng từ kế toán liên quan đến vốn và tài sản Nhà nước giao cho Ngân hàng Nhà
nước quản lý, như:
+ Chứng từ về tịch thu, trưng
mua lại, tạm gửi, tạm giữ vàng bạc ngoại tệ (Bao gồm chứng từ thu vào, xuất ra,
quyết định thu, trả thanh toán...).
+ Chứng từ, văn bản liên quan đến
tài khoản phát hành tiền và lưu thông (Quyết định của Chính phủ, Quyết định
cung ứng tiền, quyết định của Thống đốc về xuất quỹ dự trữ).
+ Hồ sơ thanh toán công nợ trong
nước, thanh toán công nợ với nước ngoài.
+ Chứng từ pháp lý liên quan đến
việc "chi quỹ điều hoà ngoại tệ theo lệnh của Chính phủ", về
"Phát hành theo các mục đích chỉ định".
+ Các giấy tờ liên quan khoản
vay dài hạn, vay nợ nước ngoài của Ngân hàng Nhà nước.
- Các chứng từ liên quan đến vốn
và tài sản của bản thân ngành Ngân hàng, hoặc vốn và tài sản của Nhà nước cấp
cho ngành Ngân hàng để xây dưng cơ bản, mua sắm tài sản cố định có giá trị lớn
và thời gian sử dụng lâu dài như:
+ Hồ sơ bàn giao tài sản (khi giải
thể, tách hoặc sát nhập đơn vị).
+ Chứng từ liên quan đến xây dựng
cơ bản, mua sắm tài sản cố định như các chứng từ, tài liệu liên quan đến trụ sở
làm việc, nhà ở, kho tàng, đất đai (Hồ sơ về đất đai, sơ đồ thiết kế thi công
các công trình nói trên...) lưu trữ vĩnh viễn.
1.2 - Loại chứng từ lưu trữ có
thời hạn, gồm:
- Loại lưu trữ lâu dài: là các
chứng từ kế toán từ khi phát sinh cho đến khi kết thúc phải qua một thời gian
lưu trữ và cần thiết trong công tác xem xét, tra cứu, điều tra, tham khảo...
như:
+ Chứng từ thanh toán nợ dân, dân
nợ và các khoản tồn động lâu ngày chưa xử lý (biên lai trên mức thu đổi, chứng
thư gửi tiền tiết kiệm của ngân hàng quốc gia trước đây...).
+ Chứng từ liên quan đến xây dựng
cơ bản, mua sắm tài sản cố định như: (Ô tô, máy vi tính...).
+ Chứng từ liên quan đến các vụ
việc đã và đang trong quá trình tố tụng.
+ Hồ sơ, công văn, giấy tờ quan
trọng khác liên quan đến công tác hạch toán kế toán của ngành Ngân hàng.
+ Chứng từ, hồ sơ vay nợ, thanh
toán viện trợ ký với nước ngoài của Chính phủ.
+ Chứng từ liên quan đến việc
tiêu huỷ tiền (Biên bản xác nhận kết quả tiêu huỷ tiền )...
- Loại lưu trữ ngắn hạn: Là các
chứng từ kế toán phát sinh hàng ngày liên quan đến thu nhập, chi phí thường
xuyên và các khoản khác của Ngân hàng (Trừ những loại đã lưu trữ lâu dài, vĩnh
viễn) như:
+ Báo cáo tên hàng;
+ Nhật ký chứng từ;
+ Biên bản thanh lý tài sản...
2 - Cách tổ chức lưu trữ các chứng
từ lâu dài, vĩnh viễn:
- Tách các loại chứng từ quan trọng
có thời hạn lưu trữ lâu dài hay vĩnh viễn đã nêu ở trên để photo copy thêm một
bản (Kể cả chứng từ ghi sổ và chứng từ gốc):
+ Bản photo copy được đóng vào tập
nhật ký chứng từ để lưu trữ, trên bản photo copy phải có chữ ký của trưởng
phòng kế toán và nhân viên phụ trách việc làm thủ tục bảo quản chứng từ xác nhận
việc photo copy y nguyên bản chính.
+ Bản chính lưu vào một hồ sơ
riêng để thường xuyên theo dõi, tra cứu và xử lý. Tập hồ sơ này được bảo quản
theo thời hạn quy định lâu dài hoặc vĩnh viễn.
+ Các Ngân hàng phải mở sổ theo
dõi riêng việc quản lý, sử dụng các chứng từ này.
Điều 5:
Sắp xếp chứng từ kế toán trong tập nhật ký chứng từ:
- Các chứng từ trước khi đóng
vào tập nhật ký phải được sắp xếp theo trật tự các cặp giao dịch (Phân theo
cách sắp xếp để vào máy vi tính), cụ thể:
Cặp 1 - Các chứng từ về tiền mặt,
ngân phiếu thanh toán.
Cặp 2 - Các chứng từ thanh toán
liên hàng.
Cặp 3 - Các chứng từ về thanh
toán bù trừ.
Cặp 4 - Các chứng từ về thu chi
nội bộ.
Cặp 5 - Các chứng từ về kế toán
giao dịch.
Cặp 6 - Các chứng từ điều chỉnh.
Cặp 9 - Các chứng từ ngoại bảng.
- Trong mỗi cặp gồm có "Bảng
kê các chứng từ phát sinh cặp..." kèm theo các chứng từ được sắp xếp theo
số thứ tự giao dịch trong ngày. Các chứng từ gốc (Giấy uỷ quyền, giấy giới thiệu,
bảng kê, quyết định, biên bản...) phải đóng kèm theo chứng từ ghi sổ. Trong trường
hợp phát sinh 1 chứng từ thì mỗi cặp cũng phải có bảng kê cặp chứng từ phát
sinh trong ngày (Bảng kê cặp phát sinh tiền mặt kèm chứng từ, cặp phát sinh
liên hàng kèm chứng từ...).
- Tập nhật ký chứng từ được sắp
xếp theo trật tự:
+ Bảng kê tổng hợp chứng từ các
cặp.
+ Nhật ký quỹ (Nhật ký quỹ tiền
mặt đóng ngay trên chứng từ tiền mặt, nhật ký quỹ Ngân phiếu thanh toán đóng
ngay trên chứng từ thu chi ngân phiếu thanh toán).
+ Bảng kê các chứng từ trong cặp
kèm các chứng từ cặp đó phát sinh trong ngày.
Điều 6:
Đóng nhật ký chứng từ.
- Các chứng từ sau khi đã sắp xếp
theo trật tự như trên, nhân viên làm thủ tục bảo quản chứng từ chịu trách nhiệm
đóng nhật ký chứng từ thành tập chắc chắn, gọn gàng theo từng ngày. Ngoài cùng
của tập nhật ký chứng từ phải có bìa cứng, đai để bảo vệ, trên bìa có ghi các yếu
tố:
+ Tên đơn vị Ngân
hàng:..........................
+ Cặp chứng từ:..................................
+ Số lưu trữ:...................................
+ Thời hạn lưu trữ: ........ngày
hết hạn lưu trữ:.......
+ Tập số:...../Tổng số tập trong
ngày:.................
+ Ngày....Tháng ...năm
...............................
+ Tập nhật ký chứng từ này gồm
có...... chứng từ (đã đánh số từ 01 đến.....) Người đóng và đánh số chứng từ
(ký tên và ghi rõ họ tên).
- Trường hợp số lượng chứng từ
phát sinh trong ngày nhiều thì có thể chia và đóng thành nhiều tập nhỏ theo cặp
(theo quy định trên). Ngoài bìa mỗi tập phải ghi cặp chứng từ loại, ký hiệu, thứ
tự các tập và tổng số tập trong ngày; Ví dụ trong ngày có 4 tập, thứ tự của mỗi
tập ghi là: tập 1/4 ngày ..., tập 2/4....
- Trường hợp khối lượng chứng từ
hàng ngày ít thì được đóng nhiều ngày (3 hoặc 5 ngày) thành 1 tập nhưng giữa
các ngay phải có bìa ngăn cách, bìa ngoài cùng của tập chứng từ phải ghi rõ chứng
từ tập... .ngày... (từ số... đến số...) đến.....ngày...(từ số... đến số ...) mỗi
tập chỉ ghi một số thứ tự (Bắt đầu từ 01 đến hết)
- Đối với các chứng từ quan trọng
(có thời hạn lưu trữ lâu dài hay vĩnh viễn), bản chính được lưu vào hồ sơ
riêng, đến cuối tháng, nhân viên phụ trách việc làm thủ tục bảo quản chứng từ
phải lập bảng liệt kê (kê riêng theo từng loại thời hạn bảo quản) các chứng từ
quan trọng đã phát sinh trong tháng, trên bảng liệt kê phải ghi rõ: Chứng từ
phát sinh ngày...tháng...năm...; loại nghiệp vụ...; loại chứng từ.. .; thời hạn
bảo quản..., sau đó tập hợp đầy đủ các chứng từ có cùng thời hạn lưu trữ để
đóng lại thành tập, mỗi thời hạn bảo quản đóng thành một tập riêng kèm theo bảng
kê, ví dụ: Tập chứng từ bảo quản vĩnh viễn; tập chứng từ bảo quản lâu dài...,
các chứng từ trong mỗi tập được sắp xếp theo thứ tự thời gian phát sinh.
Điều 7:
Tất cả chứng từ trong tập (bao gồm bảng kê tổng hợp chứng
từ các cặp, bảng kê từng cặp chứng từ phát sinh, chứng từ ghi sổ, các chứng từ
gốc...) phải được ghi số thứ tự liên tục, số thứ tự bắt đầu từ số 01 trở đi. Số
thứ tự chứng từ lưu trữ phải dùng bút bi mầu, bút mực mầu để ghi hoặc dập số thống
nhất vào góc phải phía trên mỗi tờ chứng từ.
Điều 8:
Đối với chứng từ có thời hạn lưu trữ lâu dài hay vĩnh viễn
đang trong thời gian điều tra, thanh tra, tra cứu... mặc dù đã đến hạn gửi kho
lưu trữ nhưng vẫn được tiếp tục lưu trữ và bảo quản tại phòng kế toán cho đến
khi các chứng từ này đã được điều tra, thanh tra, tra cứu... xong thì phải gửi
ngay vào kho lưu trữ.
Điều 9: Các tập nhật ký
chứng từ trong tháng, sau khi đóng được bảo quản tại phòng kế toán và chậm nhất
1 tháng sau khi quyết toán năm được duyệt phải gửi kho lưu trữ.
1- Khi chuyển giao chứng từ kế
toán cho thủ kho bảo quản lưu trữ, bộ phận kế toán phải tập hợp đầy đủ chứng từ
kế toán trong tháng và phân loại chứng từ theo thời hạn bảo quản, các tài liệu
kế toán được sắp xếp theo thứ tự thời gian (thứ tự ngày trong tháng) để đóng
gói thành bó (hoặc đóng bao, hòm hay thùng) và niêm phong theo đúng quy định.
Ngoài mỗi bó (hoặc bao, hòm thùng) đựng chứng từ lưu trữ phải ghi rõ:
+ Tên đơn vị Ngân hàng
.................
+ Tổng số tập trong tháng (bó hoặc
bao, hòm, thùng)..........
+ Chứng từ tháng.... năm....
+ Số lưu trữ....
+ Thời hạn lưu trữ .......
+ Người niêm phong (đóng gói) ký
và ghi rõ họ tên.
2 - Việc giao nhận chứng từ lưu
trữ giữa bộ phận kế toán và thủ kho lưu trữ được thực hiện giao theo bó (hoặc
bao hòm hay thùng) đã niêm và phải có sổ bàn giao chứng từ (có sự ký nhận giữa
thủ kho lưu trữ và bộ phận kế toán), sổ theo dõi kèm bảng kê chứng từ giao nhận
theo đúng các thủ tục quy định về chế độ lưu trữ.
Điều 10 -
Kho lưu trữ phải có đầy đủ dụng cụ chứa đựng và bảo quản
tài liêu như tủ, giàn giá, phương tiện phòng hoả, cứu hoả, các biện pháp chống
mối mọt, ẩm ướt, chuột cắn, hư hỏng mất mát...và bố trí một thủ kho lưu trữ
chuyên trách. Trường hợp chưa có kho lưu trữ hoặc kho lưu trữ không đủ chỗ thì
phải bảo quản chứng từ kế toán vào tủ hoặc hòm có khoá để ở gian kho khác và thủ
kho chịu trách nhiệm bảo quản tất cả những tài liệu để ở tủ, hòm này.
* Chịu trách nhiệm đối với chứng
từ:
- Đối với các chứng từ bảo quản ở
phòng kế toán: Nhân viên phụ trách việc làm thủ tục bảo quản chứng từ phải chịu
trách nhiệm về bảo quản chứng từ đầy đủ, nguyên vẹn, an toàn, không để xảy ra
thiếu, mất mát, hư hỏng, sửa chữa tẩy xoá hoặc bị cháy chứng từ trong suốt thời
gian bảo quản tại phòng kế toán và không được phép cho bất cứ người nào xem hoặc
mượn nếu không được sự đồng ý của trưởng phòng kế toán.
- Trưởng phòng kế toán phải chịu
trách nhiệm về tính hợp lệ, hợp pháp và số lượng chứng từ phù hợp với số liệu
ghi trên các tập chứng từ đã được đóng bó (hoặc bao, hòm, thùng) đã niêm phong
(hoặc khoá) như khi bàn giao cho thủ kho lưu trữ.
- Thủ kho lưu trữ chịu trách nhiệm
trong các trường hợp:
+ Thiếu, mất, hư hỏng, bị phá hoại
hoặc sửa chữa, tẩy xoá chứng từ khi bị mất dấu niêm phong (hoặc khoá bị phá)
trên các bó, bao, hòm, thùng đựng chứng từ lưu trữ; hoặc dấu niêm phong vẫn còn
những không phải là dấu đã niêm phong khi nhận bàn giao giữa bộ phận kế toán và
khó lưu trữ.
+ Chứng từ bị hư hỏng do ẩm ướt,
mối xông, chuột cắn hoặc bị cháy.
+ Mất cả bó, bao, hòm, thùng có
đựng chứng từ trong đó.
+ Các trường hợp chứng từ bị mất
mát, hư hỏng khác do thủ kho thiếu trách nhiệm trong việc bảo quản gây nên.
Điều 11 -
Việc kiểm tra và cung cấp số liệu, tài liệu kế toán để đối
chiếu, xem xét, tra cứu, giám định và sao chụp... tại các Ngân hàng được thực
hiện theo quy định của Nhà nước và Ngân hàng Nhà nước Trung ương.
- Quá trình xem xét, giám định,
sao chụp...các chứng từ và tài liệu kế toán có liên quan phải có sự chứng kiến
của thủ kho bảo quản, trưởng phòng kế toán, Giám đốc Ngân hàng hoặc người được
Giám đốc, trưởng phòng kế toán uỷ quyền bằng văn bản thực hiện việc giám sát.
Việc tra cứu, đối chiếu, giám định, xem xét hoặc sao chụp chứng từ, tài liệu
lưu trữ chỉ được tiến hành ở nơi quy định tại trụ sở Ngân hàng nơi lưu trữ tài
liệu. Chứng từ gốc phải được đảm bảo nguyên vẹn, không được mang chứng từ gốc
ra khỏi nơi quy định.
- Trong quá trình điều tra, xem
xét hoặc sao chụp chứng từ gốc, nếu ai làm hư hỏng, thất lạc hoặc tẩy xoá sửa
chữa chứng từ gốc thì đơn vị có chứng từ lưu trữ phải lập biên bản, quy trách
nhiệm cụ thể và xử lý hành chính hoặc xử lý theo quy định của pháp luật.
- Các chứng từ kế toán sau quá
trình xem xét, giám định, hoặc sao chụp... phải để vào đúng nơi cũ và niêm
phong, kẹp chì lại theo đúng quy định dưới sự chứng kiến của thủ kho bảo quản.
Giám đốc Ngân hàng, trưởng phòng kế toán hoặc người được Giám đốc, Trưởng phòng
kế toán uỷ quyền bằng văn bản.
- Mọi trường hợp mất mát, thất lạc
chứng từ đều phải báo cáo thủ trưởng và Trưởng phòng kế toán của đơn vị để có
biện pháp xử lý kịp thời.