Quyết định 36/2006/QĐ-NHNN Quy chế kiểm tra, kiểm soát nội bộ tổ chức tín dụng

• Số hiệu: 36/2006/QĐ-NHNN
• Loại văn bản: Quyết định
• Nơi ban hành: Ngân hàng Nhà nước
• Người ký: Đặng Thanh Bình
• Ngày ban hành: 01/08/2006

NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚCVIỆT NAM --------- Số: 36/2006/QĐ-NHNN

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ------------------ Hà Nội, ngày 01 tháng 8 năm 2006

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ KIỂM TRA, KIỂM SOÁT NỘI BỘ CỦA TỔ CHỨC TÍN DỤNG

THỐNG ĐỐC NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC

Căn cứ Luật Ngân hàng Nhà nước Việt Nam năm 1997, Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Ngân hàng Nhà nước Việt Nam năm 2003;
Căn cứ Luật Các tổ chức tín dụng năm 1997, Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Các tổ chức tín dụng năm 2004;
Căn cứ Nghị định số 52/2003/NĐ-CP ngày 19/5/2003 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam;
Theo đề nghị của Vụ trưởng Vụ Các ngân hàng và tổ chức tín dụng phi ngân hàng,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này “Quy chế kiểm tra, kiểm soát nội bộ của tổ chức tín dụng”

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực sau 15 ngày, kể từ ngày đăng Công báo và thay thế Quyết định số 03/1998/QĐ-NHNN3 ngày 03/01/1998 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước ban hành “Quy chế về kiểm tra, kiểm soát nội bộ của các tổ chức tín dụng”.

Điều 3. Chánh Văn phòng, Vụ trưởng Vụ Các ngân hàng và tổ chức tín dụng phi ngân hàng, Thủ trưởng các đơn vị có liên quan thuộc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam, Giám đốc Ngân hàng Nhà nước Chi nhánh tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc (Giám đốc) tổ chức tín dụng chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

KT. THỐNG ĐỐC PHÓ THỐNG ĐỐC Đặng Thanh Bình

NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚCVIỆT NAM

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

QUY CHẾ

KIỂM TRA, KIỂM SOÁT NỘI BỘ CỦA TỔ CHỨC TÍN DỤNG
(Ban hành kèm theo Quyết định số 36/2006/QĐ-NHNN, ngày 01 tháng 8 năm 2006 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước)

Chương 1:

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

Quy chế này quy định việc thực hiện kiểm tra, kiểm soát nội bộ tại các tổ chức tín dụng được thành lập, hoạt động theo Luật Các tổ chức tín dụng (bao gồm cả các chi nhánh ngân hàng nước ngoài hoạt động tại Việt Nam).

Điều 2. Giải thích từ ngữ

 “Hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ” là tập hợp các cơ chế, chính sách, quy trình, quy định nội bộ, cơ cấu tổ chức của tổ chức tín dụng được thiết lập trên cơ sở phù hợp với quy định pháp luật hiện hành và được tổ chức thực hiện nhằm đảm bảo phòng ngừa, phát hiện, xử lý kịp thoời các rủi ro và đạt được các mục tiêu mà tổ chức tín dụng đã đặt ra.

Điều 3. Mục tiêu của hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ

Hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ của tổ chức tín dụng được thiết lập nhằm mục đích thực hiện các mục tiêu, chính sách lớn của tổ chức tín dụng, thông qua việc thực hiện các mục tiêu cụ thể, chủ yếu sau đây:

1. Hiệu quả và an toàn trong hoạt động; bảo vệ, quản lý, sử dụng tài sản và các nguồn lực một cách kinh tế, an toàn, có hiệu quả.

2. Bảo đảm hệ thống thông tin tài chính và thông tin quản lý trung thực, hợp lý, đầy đủ và kịp thời;

3. Bảo đảm tuân thủ pháp luật và các quy chế, quy trình, quy định nội bộ.

Chương 2:

NHỮNG QUY ĐỊNH CỤ THỂ

MỤC 1:TỔ CHỨC, HOẠT ĐỘNG CỦA HỆ THỐNG KIỂM TRA, KIỂM SOÁT NỘI BỘ

Điều 4. Thiết lập và duy trì hoạt động của hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ

1. Tổ chức tín dụng phải thiết lập hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ giúp Tổng giám đốc (Giám đốc) điều hành thông suốt, an toàn và đúng pháp luật mọi hoạt động nghiệp vụ của tổ chức tín dụng.

2. Tổ chức tín dụng phải thường xuyên kiểm tra, kiểm soát việc chấp hành pháp luật và các quy định nội bộ; trực tiếp kiểm tra, kiểm soát các hoạt động nghiệp vụ trên tất cả các lĩnh vực tại trụ sở chính, sở giao dịch, chi nhánh, văn phòng đại diện, đơn vị sự nghiệp và các công ty trực thuộc.

Điều 5. Các yêu cầu và nguyên tắc hoạt động của hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ

1. Mọi rủi ro có nguy cơ gây ảnh hưởng xấu đến hiệu quả và mục tiêu hoạt động của tổ chức tín dụng đều phải được nhận dạng, đo lường, đánh giá một cách thường xuyên, liên tục để kịp thời phát hiện, ngăn ngừa và có biện pháp quản lý rủi ro thích hợp. Mỗi khi có sự thay đổi về các mục tiêu kinh doanh, các sản phẩm, dịch vụ và các hoạt động kinh doanh mới, tổ chức tín dụng phải rà soát, nhận dạng các rủi ro liên quan để xây dựng, sửa đổi, bổ sung các cơ chế, quy trình, quy định kiểm tra, kiểm soát nội bộ phù hợp.

2. Hoạt động kiểm tra, kiểm soát nội bộ là một phần không tách rời của các hoạt động hàng ngày của tổ chức tín dụng. Cơ chế kiểm tra, kiểm soát nội bộ được thiết kế, cài đặt, tổ chức thực hiện ngay trong mọi quy trình nghiệp vụ, tại tất cả các đơn vị, bộ phận của tổ chức tín dụng dưới nhiều hình thức như:

a) Cơ chế phân cấp ủy quyền rõ ràng, minh bạch; đảm bảo tách bạch nhiệm vụ, quyền hạn của các cá nhân, các bộ phận trong tổ chức tín dụng.

b) Cơ chế kiểm tra chéo giữa các cá nhân, các bộ phận cùng tham gia một quy trình nghiệp vụ.

c) Quy định về hạn mức rủi ro cụ thể đối với từng cá nhân, bộ phận trong việc thực hiện các giao dịch.

d) Quy trình và cơ chế thẩm định, kiểm tra, chấp thuận và duyệt cho phép thực hiện các giao dịch; đảm bảo một quy trình nghiệp vụ phải có ít nhất 2 cán bộ tham gia, không có cá nhân nào có thể một mình tiến hành thực hiện và quyết định một quy trình nghiệp vụ, một giao dịch cụ thể, ngoại trừ những giao dịch trong hạn mức được tổ chức tín dụng cho phép phù hợp với quy định của pháp luật.

3. Cơ chế phân cấp ủy quyền phải được thiết lập, thực hiện một cách hợp lý, cụ thể, rõ ràng, tránh các xung đột lợi ích; đảm bảo một cán bộ không đảm nhiệm cùng một lúc những cương vị, nhiệm vụ có mục đích, quyền lợi mâu thuẫn hoặc chồng chéo với nhau; đảm bảo mọi cán bộ trong tổ chức tín dụng không có điều kiện để thao túng hoạt động, bưng bít thông tin phục vụ các mục đích cá nhân hoặc che dấu các hành vi vi phạm quy định của pháp luật và quy định nội bộ.

4. Đảm bảo chấp hành chế độ hạch toán, kế toán theo quy định và phải có hệ thống thông tin nội bộ về tài chính, về hoạt động, về tình hình tuân thủ trong tổ chức tín dụng và tình hình kinh tế, thị trường bên ngoài hợp lý, tin cậy, kịp thời nhằm phục vụ cho công tác quản trị, điều hành có hiệu quả.

5. Hệ thống thông tin, tin học của tổ chức tín dụng phải được giám sát, bảo vệ một cách hợp lý, an toàn và phải có cơ chế quản lý dự phòng độc lập (back-up) nhằm xử lý kịp thời những tình huống bất ngờ như thiên tai, cháy, nổ… để đảm bảo hoạt động kinh doanh thường xuyên, liên tục của tổ chức tín dụng.

6. Đảm bảo mọi cán bộ, nhân viên của tổ chức tín dụng đều phải quán triệt được tầm quan trọng của hoạt động kiểm tra, kiểm soát nội bộ; vai trò của từng cá nhân trong quá trình kiểm tra, kiểm soát nội bộ có liên quan đến chức năng nhiệm vụ của bản thân họ và phải tham gia thực hiện một cách đầy đủ và có hiệu quả các quy định, quy trình kiểm tra, kiểm soát nội bộ liên quan.

7. Người điều hành các bộ phận, đơn vị nghiệp vụ, các cá nhân có liên quan phải thường xuyên xem xét, đánh giá về tính hiệu lực và hiệu quả của hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ; mọi khiếm khuyết của hệ thống này phải được báo cáo kịp thời với cấp quản lý trực tiếp; những khiếm khuyết lớn có thể gây tổn thất hoặc nguy cơ rủi ro phải được báo cáo ngay cho Tổng giám đốc (Giám đốc), Hội đồng quản trị, Ban Kiểm soát.

8. Tất cả các cá nhân, các bộ phận ở mọi cấp của tổ chức tín dụng phải thường xuyên, liên tục kiểm tra và tự kiểm tra việc thực hiện các quy định, quy trình nội bộ có liên quan và phải chịu trách nhiệm về kết quả thực hiện hoạt động nghiệp vụ của mình trước tổ chức tín dụng và pháp luật.

9. Lãnh đạo tại các đơn vị, bộ phận của tổ chức tín dụng phải báo cáo, đánh giá về kết quả kiểm tra, kiểm soát nội bộ tại đơn vị mình; đề xuất biện pháp xử lý đối với những tồn tại, bất cập (nếu có) gửi lãnh đạo cấp quản lý trực tiếp theo định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu của lãnh đạo cấp quản lý trực tiếp.

Điều 6. Tự kiểm tra, đánh giá về hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ

1. Định kỳ hàng năm, tổ chức tín dụng phải tiến hành tự rà soát, kiểm tra, đánh giá hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ của toàn tổ chức tín dụng, của từng đơn vị, bộ phận điều hành, kinh doanh, tác nghiệp và từng hoạt động nghiệp vụ. Công việc này do Tổng giám đốc (Giám đốc) chịu trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện.

2. Việc tự kiểm tra, đánh giá bao gồm việc rà soát và đánh giá về sự đầy đủ, tính hiệu lực và hiệu quả của hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ dựa trên việc xác định và đánh giá rủi ro, nhằm xác định các vấn đề còn tồn tại của hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ và chỉ rõ các thay đổi cần thiết đối với hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ để xử lý, khắc phục các vấn đề đó.

3. Tổng giám đốc (Giám đốc) tổ chức tín dụng phải lập báo cáo kiểm tra, kiểm soát nội bộ để báo cáo về kết quả tự kiểm tra, đánh giá hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ nêu trên. Báo cáo này phải cập nhật được các rủi ro, nêu tóm tắt các hoạt động chính của tổ chức tín dụng và các rủi ro liên quan tương ứng và các hoạt động kiểm tra, kiểm soát ở cấp độ toàn bộ tổ chức tín dụng, cấp độ từng đơn vị, bộ phận và từng hoạt động.

4. Báo cáo kiểm tra, kiểm soát nội bộ nêu trên được đệ trình cho Hội đồng quản trị, đồng gửi Ban Kiểm soát và được gửi cho Ngân hàng Nhà nước (Thanh tra Ngân hàng Nhà nước, Vụ Các Ngân hàng, Ngân hàng Nhà nước chi nhánh tỉnh, thành phố nơi tổ chức tín dụng đặt trụ sở chính) trong thời hạn 60 ngày kể từ khi kết thúc năm tài chính; riêng quỹ tín dụng nhân dân cơ sở chỉ phải gửi cho Ngân hàng Nhà nước chi nhánh tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.

Điều 7. Kiểm tra, đánh giá độc lập về hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ

1. Hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ của tổ chức tín dụng phải được kiểm toán nội bộ kiểm tra, đánh giá một cách độc lập. Việc kiểm tra, đánh giá độc lập phải được thực hiện bởi bộ phận kiểm toán nội bộ hoặc tổ chức kiểm toán độc lập hoặc một tổ chức khác có đủ trình độ và khả năng thực hiện việc kiểm tra, đánh giá độc lập theo quy định của Ngân hàng Nhà nước.

2. Nội dung kiểm tra, đánh giá độc lập bao gồm rà soát, đánh giá và báo cáo về sự đầy đủ, tính hiệu quả của hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ liên quan đến các hoạt động, lĩnh vực được kiểm toán thông qua việc xác định và đánh giá rủi ro, xác định các tồn tại của hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ và chỉ rõ các thay đổi cần thiết đối với hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ để xử lý, khắc phục.

3. Báo cáo kiểm tra, đánh giá độc lập đối với hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ liên quan đến các nội dung, lĩnh vực được kiểm toán, được thực hiện định kỳ 01 (một) năm một lần và là một phần của Báo cáo kiểm toán nội bộ hàng năm.

4. Tổ chức tín dụng phải thực hiện kiểm tra, đánh giá độc lập đối với toàn bộ hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ tối thiểu 05 (năm) năm một lần. Báo cáo đánh giá tổng thể về toàn bộ hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ được gửi cho Tổng giám đốc (Giám đốc), Hội đồng quản trị, Ban Kiểm soát của tổ chức tín dụng và được gửi cho Ngân hàng Nhà nước (Thanh tra Ngân hàng Nhà nước, Vụ Các Ngân hàng, Ngân hàng Nhà nước chi nhánh tỉnh, thành phố nơi tổ chức tín dụng đặt trụ sở chính); riêng quỹ tín dụng nhân dân cơ sở gửi báo cáo cho Ngân hàng Nhà nước chi nhánh tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương.

Điều 8.  Bộ phận kiểm tra, kiểm soát nội bộ chuyên trách

1. Tuỳ theo quy mô, mức độ, phạm vi và đặc thù hoạt động của mình, tổ chức tín dụng tự xem xét, quyết định thành lập bộ phận kiểm tra, kiểm soát nội bộ chuyên trách, chịu sự điều hành trực tiếp của Tổng giám đốc (Giám đốc). Trong mọi trường hợp dù có hay không có bộ phận kiểm tra, kiểm soát nội bộ chuyên trách, tổ chức tín dụng phải thiết lập, duy trì, tổ chức thực hiện hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ theo các quy định tại Quy chế này.

2. Bộ phận kiểm tra, kiểm soát nội bộ chuyên trách có trách nhiệm kiểm tra, giám sát việc tuân thủ quy định của pháp luật và các quy chế, quy trình nghiệp vụ, quy định nội bộ của tổ chức tín dụng; giúp Tổng giám đốc thực hiện việc tự kiểm tra để tổng hợp, rà soát, đánh giá tính hiệu lực và hiệu quả của hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ nhằm phát hiện, ngăn ngừa và kịp thời kiến nghị xử lý những tồn tại, sai phạm trong mọi hoạt động nghiệp vụ, hoàn thiện hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ theo quy định tại Điều 6 Quy chế này, đảm bảo tổ chức tín dụng hoạt động an toàn, hiệu quả, đúng pháp luật.

MỤC 2:TRÁCH NHIỆM CỦA TỔ CHỨC TÍN DỤNGĐỐI VỚI HỆ THỐNG KIỂM TRA, KIỂM SOÁT NỘI BỘ

Điều 9. Trách nhiệm của Hội đồng quản trị

1. Ban hành và định kỳ xem xét, đánh giá lại chiến lược kinh doanh và các mục tiêu, chính sách lớn của tổ chức tín dụng.

2. Chịu trách nhiệm cuối cùng về sự hợp lý và tính hiệu quả của hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ; ban hành đầy đủ các quy định về cơ cấu tổ chức, phân cấp ủy quyền, các quy định về quản lý kinh doanh, quản trị, điều hành, kiểm tra, kiểm soát nội bộ, và kiểm toán nội bộ.

3. Đảm bảo việc Tổng giám đốc (Giám đốc) thiết lập và duy trì hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ hợp lý và có hiệu quả; hệ thống nhận dạng, đo lường, đánh giá và quản lý rủi ro trong mọi hoạt động của tổ chức tín dụng; hệ thống đánh giá vốn; hệ thống thông tin báo cáo tài chính và thông tin quản lý trung thực, hợp lý, đầy đủ  và kịp thời.

4. Định kỳ ít nhất một năm một lần, xem xét, đánh giá lại hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ; trong đó cần lưu ý đến hệ thống nhận dạng, đo lường, đánh giá và quản lý rủi ro, phương pháp đánh giá vốn, hệ thống thông tin báo cáo tài chính và thông tin quản lý.

5. Thực hiện kịp thời các ý kiến chỉ đạo, các yêu cầu của Ngân hàng Nhà nước về việc kiểm tra, kiểm soát nội bộ tại tổ chức tín dụng của mình, giám sát và đôn đốc việc thực hiện.

Điều 10. Trách nhiệm của Tổng giám đốc (Giám đốc)

1. Chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị trong việc triển khai thực hiện chiến lược kinh doanh và các mục tiêu, chính sách lớn đã được Hội đồng quản trị thông qua.

2. Thực hiện thiết lập, duy trì và phát triển hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ hợp lý và hoạt động có hiệu quả đáp ứng được yêu cầu về nhận dạng, đo lường, đánh giá và quản lý rủi ro, phương pháp đánh giá vốn hợp lý, đảm bảo tổ chức tín dụng hoạt động an toàn, hiệu quả và đúng pháp luật.

3. Xây dựng, ban hành các quy trình nghiệp vụ cụ thể đối với mọi hoạt động nghiệp vụ của tổ chức tín dụng; đảm bảo có cơ chế kiểm tra, kiểm soát, cơ chế quản lý rủi ro gắn với từng quy trình nghiệp vụ cụ thể.

4. Duy trì và thực hiện cơ cấu tổ chức, phân cấp ủy quyền, quản lý kinh doanh một cách rõ ràng và có hiệu quả.

5. Đảm bảo duy trì hệ thống thông tin tài chính và thông tin quản lý trung thực, hợp lý, đầy đủ và kịp thời.

6. Đảm bảo sự tuân thủ pháp luật và các quy chế, quy trình, quy định nội bộ.

7. Định kỳ báo cáo Hội đồng quản trị, Ban Kiểm soát kết quả tự đánh giá về hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ và kiến nghị, đề xuất nhằm chỉnh sửa, bổ sung, hoàn thiện hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ.

Điều 11. Trách nhiệm của Ban Kiểm soát

1. Chỉ đạo, điều hành Bộ phận kiểm toán nội bộ thực hiện kiểm tra, rà soát, đánh giá một cách độc lập, khách quan đối với hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ; hệ thống nhận dạng và quản lý rủi ro; phương pháp đánh giá vốn; hệ thống thông tin báo cáo tài chính và thông tin quản lý; các quy trình, quy định nội bộ của tổ chức tín dụng.

2. Định kỳ thông báo Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc về hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ; đưa ra các kiến nghị, đề xuất nhằm chỉnh sửa, hoàn thiện hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ.

Điều 12. Trách nhiệm của Trưởng Kiểm toán nội bộ

Trưởng kiểm toán nội bộ phải đảm bảo thực hiện đầy đủ mọi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn liên quan đến công tác kiểm toán đối với hệ thống kiểm tra, kiểm soát nội bộ theo Quy chế về kiểm toán nội bộ của tổ chức tín dụng do Thống đốc Ngân hàng Nhà nước ban hành và các quy định nội bộ có liên quan của tổ chức tín dụng.

MỤC 3:TRÁCH NHIỆM CỦA CÁC ĐƠN VỊ THUỘC NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC

Điều 13. Trách nhiệm của Thanh tra Ngân hàng Nhà nước

1. Thực hiện thanh tra, giám sát việc tuân thủ các quy định về kiểm tra, kiểm soát nội bộ của các tổ chức tín dụng theo quy định tại Quy chế này.

2. Xử lý theo thẩm quyền hoặc kiến nghị Thống đốc Ngân hàng Nhà nước xử lý các trường hợp vi phạm các quy định tại Quy chế này và quy định pháp luật hiện hành có liên quan.

Điều 14. Trách nhiệm của Vụ Các ngân hàng

1. Nghiên cứu, trình Thống đốc Ngân hàng Nhà nước xem xét, sửa đổi bổ sung những quy định về kiểm tra, kiểm soát nội bộ của tổ chức tín dụng tại Quy chế này.

2. Hướng dẫn các tổ chức tín dụng, Ngân hàng Nhà nước Chi nhánh tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương trong việc thực hiện Quy chế này.

Chương 3:

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 15. Trong thời hạn 12 tháng kể từ ngày Quy chế này có hiệu lực thi hành, các tổ chức tín dụng phải tự rà soát, điều chỉnh, đảm bảo thực hiện đúng theo các nguyên tắc, yêu cầu, quy định tại Quy chế này.

Điều 16. Mọi tổ chức, cá nhân vi phạm các quy định tại Quy chế này, tùy theo tính chất và mức độ vi phạm sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực tiền tệ và hoạt động ngân hàng, hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự, nếu gây thiệt hại thì phải bồi thường theo quy định của pháp luật./.

KT. THỐNG ĐỐC PHÓ THỐNG ĐỐC Đặng Thanh Bình

Tiếng Anh (English)

THE STATE BANK OF VIETNAM -------------	SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM Independence - Freedom – Happiness -------------
No. 36/2006/QD-NHNN	Hanoi, August 1, 2006

DECISION

ON THE ISSUANCE OF THE REGULATION ON INTERNAL INSPECTION, CONTROL OF CREDIT INSTITUTIONS

THE GOVERNOR OF THE STATE BANK

- Pursuant to the Law on the State Bank of Vietnam issued in 1997; the Law on the amendment, supplement of several Articles of the Law on the State Bank of Vietnam in 2003;
- Pursuant to the Law on Credit Institutions issued in 1997; the Law on the amendment, supplement of several Articles of the Law on Credit Institutions in 2004;
- Pursuant to the Decree No. 52/2003/ND-CP dated 19 May 2003 of the Government providing for the function, assignment, authority and organizational structure of the State Bank of Vietnam;
 Upon the proposal of the Director of Banks and Non-Bank Credit Institution Department

DECIDES:

Article 1. To issue in conjunction with this Decision “the Regulation on internal inspection, control of credit institutions”

Article 2. This Decision shall be effective after 15 days since its publication in the Official Gazette and replace the Decision No. 03/1998/QD-NHNN3 dated 3 January 1998 of the Governor of the State Bank on the issuance of “the Regulation on internal inspection, control of credit institutions”

Article 3. The Director of Administrative Department, Director of Banks and Non-Bank Credit Institution Department, Heads of relevant units of the State Bank of Vietnam, General Managers of the State Bank branches in provinces, cities under the central Government’s management, Chairperson of the Board of Directors, General Directors (Directors) of credit institutions shall be responsible for the implementation of this Decision.

...

...

...

FOR THE GOVERNOR OF THE STATE BANK OF VIETNAM
DEPUTY GOVERNOR




Dang Thanh Binh

REGULATION

ON INTERNAL INSPECTION, CONTROL OF CREDIT INSTITUTIONS
(Issued in conjunction with the Decision No. 36/2006/QD-NHNN dated 1 August 2006 of the Governor of the State Bank)

Chapter I.

GENERAL PROVISIONS

Article 1. Governing scope and subjects of application

This Regulation provides for the implementation of internal inspection, control at credit institutions established and operating in accordance with the Law on Credit Institutions (including foreign bank branches that are operating in Vietnam)

...

...

...

“Internal inspection, control system” means a combination of mechanisms, policies, procedures, internal provisions, organizational structure of a credit institution which are set up in line with provisions of current laws and are organized for implementation in order to ensure the prevention, detection, timely settlement of risks and obtain objectives already worked out by the credit institution

Article 3. Objectives of the internal inspection, control system

The internal inspection, control system of a credit institution is set up for implementing major objectives, policies of the credit institution by implementing the following specific and main objectives:

1. Efficiency and safety in operation; protecting, managing, using assets and resources economically, safely and efficiently

2. Ensuring that the system of financial information and management information is honest, reasonable, sufficient and timely

3. Ensuring the compliance with applicable laws and internal regulations, procedures, provisions.

Chapter II.

 SPECIFIC PROVISIONS

Section 1. ORGANIZATION, OPERATION OF THE INTERNAL INSPECTION, CONTROL SYSTEM

...

...

...

1. Credit institutions shall set up an internal inspection, control system to assist General Director (Director) in managing all of their operational activities thoroughly, safely and in accordance with applicable laws;

2. Credit institutions shall inspect, control the compliance with laws and internal provisions on regular basis; directly inspect, control operational activities in all fields at head offices, transaction offices, branches, representative offices, nonproductive units and subsidiary companies

Article 5. Requirements and operation principles of the internal inspection, control system

1. Any risk that is likely to badly affect the operation efficiency and objectives of a credit institution shall be identified, measured, assessed regularly, continuously in order to timely detect, prevent and take appropriate measures for risk management. Where there is any change in business objectives, products, services and new business activities, credit institutions shall verify, identify related risks to appropriately set up, amend, supplement mechanisms, procedures, provisions on internal inspection, control.

2. The internal inspection, control activity is an integral part of daily activities of the credit institution. The internal inspection, control mechanism shall be designed, installed, organized for implementation right in every operational procedure, in all units, departments of the credit institution in such forms as:

a. A clearly, transparent mechanism on authorization and devolution; ensuring the clearness between assignments, authorities of individuals, departments in the credit institution;

b. A mechanism on cross check among individuals, departments jointly taking part in an operational procedure

c. Provisions on specific risk limit for each individual, department in the implementation of transactions

d. A procedure and mechanism on appraisal, examination, acceptance and approval for the implementation of transactions; ensuring that a procedure shall have at least 2 officers participating in, no individual is permitted to perform and decide on an operational procedure, a specific transaction by itself, except for transactions within the limit permitted by the credit institution in line with provisions of applicable laws;

...

...

...

4. Ensuring the compliance with the accounting regime under applicable provisions and the availability of an internal information system about finance, operation, the compliance in the credit institution and external economic, market situation which is reasonable, reliable, timely to help the administration, management work to be efficient

5. The IT, information system of the credit institution must be supervised, protected reasonably, safely and the credit institution must have an independent backup management regime for timely dealing with such unexpected situations as natural calamity, fire, explosion, etc, to ensure the regular, continuous business activity of the credit institution

6. Ensuring that all officers, staffs of the credit institution shall thoroughly grasp the importance of the internal inspection, control activity; the role of each individual in the internal inspection, control process is related to their own functions, assignments and they must fully and efficiently perform relevant internal inspection, control provisions, procedures.

7. Manager of operational departments, units, relevant individuals must regularly consider, assess the effectiveness and efficiency of the internal inspection, control system; all shortcomings of this system shall be timely reported to direct management level; major shortcomings that may cause losses or risks must be immediately reported to General Director (Director), Board of Directors, Controllers Committee

8. All individuals, departments at all levels of the credit institution must regularly, continuously inspect and inspect by themselves the implementation of related internal provisions, procedures and shall be responsible for the implementation result of their operational activities to the credit institution and applicable laws

9. Leaders at units, departments of the credit institution shall make a report, assessment of the result of internal inspection, control at their units, propose treatment measures for remains, inadequacy (if any) and submit to the leaders of their direct management level on periodical or unexpected basis upon their request.

Article 6. Self-inspection, self-assessment for the internal inspection, control system

1. On annual basis, credit institutions shall carry out the self-verification, inspection, assessment for the internal inspection, control system of the entire credit institution, of each unit, department of management, business, implementation and each operational activity. General Director (Director) shall be responsible for organizing the implementation of this work.

2. The self-inspection, self-assessment shall consist of the verification and assessment of the sufficiency, effectiveness and efficiency of the internal inspection, control system shall be based on the risk determination and evaluation in order to define existing issues of the internal inspection, control system and point out necessary changes in respect of the internal inspection, control system for dealing with, overcoming those issues

...

...

...

4. The internal inspection, control report mentioned above shall be submitted to the Board of Directors, and copied to the Controllers Committee and then submitted to the State Bank (the State Bank Inspectorate, Banks Department, the State Bank branches in province, city where the credit institution locates its head office) within a period of 60 days from the end of the fiscal year; except for local people’s credit funds, their reports shall be only submitted to the State Bank branches in provinces, cities under the central Government’s management

Article 7. Independent inspection, assessment for the internal inspection, control system

1. The internal inspection, control system of the credit institution shall be inspected, assessed independently by internal auditing department. The independent inspection, assessment shall be performed by an internal auditing department or an independent auditing firm or another organization that has enough professional level and capability to carry out the independent inspection, assessment in accordance with provisions of the State Bank;

2. Contents of the independent inspection, assessment shall include verification, assessment and reporting of the sufficiency, efficiency of the internal inspection, control system relating to audited activities, fields by defining and evaluating risks, defining remains of the internal inspection, control system and pointing out necessary changes of the internal inspection, control system for dealing with and overcoming

3. Report on the independent inspection, assessment for the internal inspection, control system concerning the audited contents, fields shall be made once a year and be an integral part of annual internal audit Report

4. Credit institutions shall perform the independent inspection, assessment for the entire internal inspection, control system on 5 year basis at the minimum. Overall assessment report on the entire of the internal inspection, control system shall be sent to the General Director (Director), the Board of Directors, Controllers Committee of the credit institution and also sent to the State Bank (the State Bank Inspectorate, Banks Department, the State Bank branches in provinces, cities where the credit institution locates its head office); except for the local people’s credit funds, their report shall be sent to the State Bank branches in provinces, cities under the central Government’s management

Article 8. Specialized and responsible internal inspection, control department

1. Depending on scale, set measures, scope and particular characteristics of their operation, credit institutions shall consider, decide by themselves the establishment of a specialized and responsible internal inspection, control department that is subject to the direct management of the General Director (Director). In all cases, whether it has or does not have a specialized and responsible internal inspection, control department, the credit institution must set up, maintain, and organize the implementation of the internal inspection, control system in accordance with provisions in this Regulation

2. The specialized and responsible internal inspection, control department shall be responsible for inspecting, supervising the compliance with provisions of applicable laws and regulations, operational procedures, internal provisions of the credit institution; helping the General Director to carry out the self inspection for consolidation, verification and assessment of the effectiveness, efficiency of the internal inspection, control system in order to detect, prevent and timely recommend the solution for remains, violation acts in all operational activities, complete the internal inspection, control system in accordance with provisions in Article 6 of this Regulation, ensuring the safe, efficient and lawful operation of the credit institution

...

...

...

Article 9. Responsibilities of the Board of Directors

1. To issue and periodically consider, reassess business strategy and major objectives, policies of the credit institution

2. To take the last responsibility for the reasonableness and efficiency of the internal inspection, control system; to fully issue provisions on organizational structure, authorization and devolution, provisions on business management, administration, operation, internal inspection, control and internal audit

3. To ensure the establishment and maintenance of a reasonable and efficient internal inspection, control system by the General Director (Director); system of identification, measurement, evaluation and management of risks in every activity of the credit institution; system of capital valuation; system of financial information, report and management information system which is honest, reasonable, sufficient and timely

4. Periodically at least once a year, to consider, reassess the internal inspection, control system; and attention should be paid to the system of identification, measurement, evaluation and management of risks, method of capital valuation, system of financial information, report and management information;

5. To timely perform directive opinions, requirements of the State Bank on the internal inspection, control at the credit institution, supervise and speed up the implementation.

Article 10. Responsibilities of the General Director (Director)

1. To be responsible to the Board of Directors for the deployment of the business strategy, major objectives and policies already approved by the Board of Directors

2. To set up, maintain and develop the internal inspection, control system reasonablely and efficiently that satisfies requirements of identification, measurement, evaluation and management of risks, reasonable method of capital valuation, ensuring the safe, efficient and lawful operation of the credit institution

...

...

...

4. To maintain and perform organizational structure, authorization, devolution, business management clearly and efficiently

5. To ensure the maintenance of a financial information and management information system, which is honest, reasonable, sufficient and timely

6. To ensure the compliance with applicable laws and internal regulations, procedures, provisions

7. Periodically to report to the Board of Directors, Controllers Committee on the result of self-assessment of the internal inspection, control system and make petition, recommendation for adjustment, supplement, completion of the internal inspection, control system.

Article 11. Responsibilities of the Controllers Committee

1. To direct, manage the internal audit Department to perform the independent, objective inspection, verification, assessment for the internal inspection, control system; system of risk identification and management; method of capital valuation; system of financial information, report and management information; internal procedures, provisions of the credit institution.

2. Periodically to report the Board of Directors, General Director of the internal inspection, control system; make petitions, proposals for adjustment, completion of the internal inspection, control system

Article 12. Responsibilities of the Chief of Internal Audit Department

The Chief of Internal Audit Department must ensure the full implementation of all functions, assignments, authorities relating to the internal audit work in respect of the internal inspection, control system in accordance with the Regulation on internal audit of credit institutions issued by the Governor of the State Bank and relevant internal provisions of the credit institution

...

...

...

Article 13. Responsibilities of the State Bank Inspectorate

1. To carry out the inspection, supervision for the compliance with provisions on internal inspection, control of credit institutions in accordance with provisions in this Regulations.

2. To deal with under its competence or make petition to the Governor of the State Bank for dealing with cases of violating provisions in this Regulation and related provisions of current laws

Article 14. Responsibilities of Banks Department

1. To study, submit to the Governor of the State Bank for consideration, amendment, supplement of provisions on internal inspection, control of credit institutions in this Regulation

2. To provide guidance to credit institutions, the State Bank branches in provinces, cities under the Central Government’s management in the implementation of this Regulation

Chapter III.

 IMPLEMENTING PROVISIONS

Article 15. Within a period of 12 months from the effective date of this Regulation, credit institutions shall verify, adjust by themselves, ensure the right compliance with principles, requirements, provisions in this Regulation

...

...

...