|
ỦY BAN NHÂN
DÂN
QUẬN BÌNH
TÂN
-------
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 1729/QĐ-UBND
|
Bình Tân, ngày 13 tháng 3 năm 2018
|
QUYẾT ĐỊNH
VỀ
VIỆC BAN HÀNH HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG PHÙ HỢP VỚI TIÊU CHUẨN QUỐC GIA TCVN
ISO 9001:2008 CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN BÌNH TÂN, THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN BÌNH TÂN
Căn cứ Luật tổ chức chính quyền địa
phương ngày 19 tháng 6 năm 2015;
Căn cứ Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg ngày 05
tháng 3 năm 2014 của Thủ tướng Chính phủ về việc áp dụng Hệ thống quản lý chất
lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động của
các cơ quan hành chính nhà nước;
Căn cứ Thông tư số
26/2014/TT-BKHCN ngày 10 tháng 10 năm 2014 của Bộ Khoa học và Công nghệ về Quy
định chi tiết thi hành Quyết định số 19/2014/QĐ-TTg ngày 05 tháng 3 nám 2014 của
Thủ tướng Chính phủ về việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn
quốc gia TCVN ISO 9001:2008 vào hoạt động của các cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống
hành chính nhà nước;
Căn cứ Quyết định số 7919/QĐ-UBND ngày
02 tháng 7 nám 2014 của Ủy ban nhân dân quận Bình Tân về việc ban hành
Bộ tài liệu điều chỉnh phạm vi áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng
theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 tại Ủy ban nhân dân quận Bình Tân;
Xét đề nghị của Trưởng phòng Nội vụ quận
tại Tờ trình số 312/TTr-NV ngày 05 tháng 3 năm 2018,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này hệ thống quản lý chất lượng
phù hợp với tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 của Ủy ban nhân dân quận
Bình Tân, gồm: Quy chế Hệ thống quản lý chất lượng TCVN ISO 9001:2008 (sổ tay
chất lượng), Chính sách chất lượng, Mục tiêu chất lượng và danh mục thủ tục
hành chính trong phạm vi áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc
gia TCVN ISO 9001:2008 .
Điều 2. Các cơ quan chuyên môn, đơn vị có liên quan căn cứ theo chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn và nội dung trong Hệ thống quản lý chất lượng theo
Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 đề thực hiện đầy đủ và chính xác nhưng
yêu cầu cụ thể của hệ thống quản lý chất lượng.
Điều 3. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký. Thay thế Quyết định
số 12513/QĐ-UBND ngày 25 tháng 12 năm 2012 của Ủy ban nhân dân quận Bình Tân về
việc ban hành Hệ thống quản lý chất lượng phù hợp với Tiêu chuẩn quốc gia TCVN
ISO 9001:2008 của Ủy ban nhân dân quận Bình Tân, Thành phố Hồ Chí Minh.
Điều 4. Trưởng Ban Chỉ đạo ISO quận, Chánh Văn phòng Hội đồng nhân
dân và Ủy ban nhân dân quận, Trưởng phòng Nội vụ quận, Thủ trưởng các cơ quan
chuyên môn, đơn vị sự nghiệp thuộc quận, Chủ tịch Ủy ban nhân dân 10 phường và
Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định
này./.
|
Nơi nhận:
-
Như Điều 4;
- Sở Nội vụ;
- Sở Khoa học và Công nghệ Thành phố;
- Chi cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng Thành phố;
- Thường trực Quận ủy;
- Thường trực HĐND quận;
- UBND quận: CT, các
PCT;
- UB MTTQ VN quận và
các đoàn thể quận;
- VP.HĐND và UBND
quận: các PCVP;
- Ban Chỉ đạo ISO quận;
- Các CQCM, ĐVSN thuộc quận;
- Khối Nội chính quận;
- Chi cục thuế quận;
- Bảo hiểm xã hội quận;
- Ngân hàng Chính
sách xã hội quận;
- Chi nhánh Văn phòng đăng ký đất
đai quận Bình Tân;
- Tổ Tin học (để đăng Website quận);
- Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả quận (để niêm yết);
- Lưu: VT, NV (Hg).
|
TM. ỦY BAN
NHÂN DÂN
CHỦ TỊCH
Lê Văn Thinh
|
CHÍNH
SÁCH CHẤT LƯỢNG
(Ban hành kèm
theo Quyết định số: 1729/QĐ-UBND ngày 13 tháng 3 năm 2018 của
Ủy ban nhân dân quận Bình
Tân)
Ủy ban nhân dân quận, các cơ quan
chuyên môn, đơn vị liên quan, cán bộ, công chức của Ủy ban nhân dân quận Bình
Tân cam kết cống hiến và phục vụ nhân dân một cách tận tụy, bằng tất cả tri
thức và tinh thần trách nhiệm cao nhất thông qua việc áp dụng tiêu chuẩn quốc
gia ISO 9000:2008, xây dựng, thực hiện, duy trì và cải tiến Hệ thống quản lý chất
lượng đối với bộ thủ tục hành chính chung áp dụng cho quận - huyện trên địa
bàn Thành phố Hồ Chí Minh.
Hệ thống quản lý chất lượng được tuân
thủ phù hợp với những yêu cầu nghiêm ngặt của tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO
9001:2008, được cải tiến liên tục, được chứng nhận và công nhận nhằm thực hiện
có chất lượng các hoạt động hành chính công đối với nhân dân đảm bảo đúng trình
tự thủ tục, thời gian theo quy định của pháp luật với phương châm:
“VÌ NHÂN DÂN
PHỤC VỤ”
Ghi chú:
1. Chính sách chất lượng
này được thiết lập đáp ứng các
yêu cầu của tiêu chuẩn
TCVN ISO 9001:2008.
2. Chính sách chất lượng
này là cơ sở để thiết lập và xem xét các mục tiêu chất
lượng của UBND quận
3. Tất cả cán bộ
công chức của UBND quận đều thấu hiểu, luôn quán triệt tư tưởng và hành động
theo đúng tinh thần và nội dung
của Chính sách chất lượng này.
4. Chính sách chất lượng này được
niêm yết công khai để mọi tổ chức, cá
nhân được biết.
5. Chính sách chất lượng
này được xem xét và điều chỉnh hàng năm (nếu cần thiết) để luôn thích hợp
MỤC TIÊU CHẤT
LƯỢNG
(Ban hành kèm theo
Quyết định số: 1729/QĐ-UBND ngày 13 tháng 3 năm 2018 của Ủy ban nhân dân quận
Bình Tân)
Căn cứ Chính sách chất lượng được Ủy
ban nhân dân quận Bình Tân công bố, với phương châm:
“VÌ NHÂN DÂN
PHỤC VỤ”
Toàn thể cơ quan chuyên môn, đơn vị
liên quan và cán bộ, công chức của Ủy ban nhân dân quận xác định và phấn đấu đạt
được những mục tiêu chất lượng trong phạm vi áp dụng hệ thống quản lý chất lượng
phù hợp với tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 (sau đây gọi tắt là Hệ thống
quản lý chất lượng) như sau:
|
STT
|
Nội dung
|
Mục tiêu đề
ra
|
Cơ quan
chuyên môn, đơn vị liên quan theo dõi và báo cáo
|
Phương pháp
tính toán kết quả đạt được
|
Biện pháp
Thực hiện
|
|
1
|
Hồ sơ tiếp
nhận tại Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả được xử lý đúng quy trình và thời
gian quy định
|
98%
|
Các cơ quan
chuyên môn, đơn vị liên quan đến thủ tục trong phạm vi áp dụng Hệ thống quản
lý chất lượng
|
Căn cứ vào
Phiếu/Sổ theo dõi
hồ sơ (quy trình) và những quy trình, văn bản, hồ sơ liên quan.
|
Thu xếp nguồn
nhân lực và đề xuất cơ sở vật chất để thực hiện đúng yêu cầu của Phiếu/Sổ theo dõi hồ
sơ (quy trình) và theo dõi, thống kê, tổng hợp và phân tích.
|
|
2
|
Phấn đấu đạt
tỷ lệ hài lòng của khách hàng đối với quy trình xử lý công việc và thái độ
làm việc của toàn thể CBCCVC tham gia vận hành quy trình
|
≥ 85%
|
Văn phòng
HĐND và UBND quận (chủ trì), phối hợp phòng Nội vụ quận, Chi nhánh Văn phòng
Đăng ký đất đai quận (bộ phận tiếp nhận và trả kết quả)
Các cơ quan
chuyên môn, đơn vị liên quan đến thủ tục trong phạm vi áp dụng Hệ thống quản
lý chất lượng (phối hợp)
|
Căn cứ vào
việc tổng hợp - thống kê, phân tích kết quả các phần mềm khảo sát
|
Phát, thu
thập, tổng hợp - thống kê, phân tích kết quả từ Phiếu khảo sát ý kiến (nếu
có).
|
|
3
|
CBCC liên
quan đến thủ tục trong phạm vi áp dụng được đào tạo về Hệ thống quản lý chất
lượng
|
90%
|
Phòng Nội vụ
quận (chủ trì) Phòng Tài chính - Kế hoạch quận (phối hợp)
Các cơ quan
chuyên môn, đơn vị liên quan đến thủ tục trong phạm vi áp dụng Hệ thống quản
lý chất lượng (tham dự)
|
So sánh số
lượng cán bộ, công chức liên quan đến thủ tục trong phạm vi áp dụng và số lượng
cán bộ, công chức
tham dự các cuộc họp, khóa đào tạo, tập huấn.
|
Tất cả các
cuộc họp liên quan đến Hệ thống quản lý chất lượng đều có biên bản.
Tất cả các
khóa đào tạo, tập huấn về Hệ thống quản lý chất lượng đều có điểm danh, cán bộ,
công chức tham dự ký tên.
|
|
4
|
Tiếp tục
duy trì và hoàn
thiện Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn quốc gia TC VN ISO 9001:2008
|
Thường xuyên
|
Phòng Nội vụ
quận (chủ trì)
Các cơ quan
chuyên môn, đơn vị liên quan đến thủ tục trong phạm vi áp dụng Hệ thống quản
lý chất lượng phối hợp
|
Rà soát, kiểm
tra các thủ tục hành chính của cơ quan chuyên môn, đơn vị liên quan áp dụng Hệ
thống quản lý chất lượng
|
Tất cả các
cuộc họp kiểm tra liên quan đến Hệ thống quản lý chất lượng đều có biên bản
và văn bản nhắc
|
Ủy ban nhân dân quận yêu cầu các cơ quan
chuyên môn, đơn vị liên quan chịu trách nhiệm theo dõi và báo cáo các
mục tiêu chất lượng đã được xác định nêu trên, gồm các nội dung sau:
1. Mục tiêu chất lượng thứ nhất và mục
tiêu chất lượng thứ hai được đề ra cho Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả thuộc
Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân quận và các cơ quan chuyên môn,
đơn vị liên quan đến thủ tục trong phạm vi áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng
nêu trên.
2. Mục tiêu chất lượng thứ ba và mục
tiêu chất lượng thứ tư được đề ra cho Phòng Nội vụ quận và các cơ quan chuyên môn liên
quan đến thủ tục trong phạm vi áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng nêu trên.
3. Thời gian thực hiện báo cáo kết quả
thực hiện mục tiêu chất lượng định kỳ là hàng quý, 6 tháng, 9 tháng và năm, giao
các cơ quan chuyên môn, đơn vị liên quan chịu trách nhiệm tổng hợp báo cáo
kết quả thực hiện Hệ
thống quản lý chất lượng bằng văn bản, chuyên phòng Nội vụ quận tổng hợp trình
Ban Chỉ đạo triển khai và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn
TCVN ISO 9001:2008 của Ủy ban nhân dân quận báo cáo Ủy ban nhân dân quận theo
Quy trình xem xét của lãnh đạo.
4. Thời gian thực hiện báo cáo kết quả
thực hiện Mục tiêu chất lượng đột xuất theo yêu cầu cụ thể của Ủy ban nhân dân quận.
5. Nếu kết quả thực hiện không đáp ứng
các Mục tiêu chất lượng đã đề ra như trên thì phải xác định nguyên nhân và hành
động khắc phục cần thiết, thực hiện các hành động đã xác định, để cập nội dung
này trong báo cáo. Đây là việc
bắt buộc phải
thực hiện.
6. Nếu kết quả thực hiện đáp ứng các Mục
tiêu chất lượng đã đề ra như trên thì cần tiếp tục cải tiến nâng cao mục tiêu
chất lượng để phục vụ
người dân ngày càng tốt hơn cần đề ra các biện pháp phòng ngừa cần thiết. Đây
là việc khuyến khích nên thực hiện.
Ghi chú:
1. Mục tiêu chất lượng này được thiết lập đáp ứng các yêu cầu của tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008.
2. Mục tiêu chất lượng này nhất quán với Chính sách chất
tượng của UBND quận.
3. Tất cả cán bộ,
công chức của UBND quận liên quan đến các thủ tục
trong phạm vi áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng
đều nhận thức được mối liên quan,
tầm quan trọng và sự đóng góp của mình như thế nào đối với
việc đạt được các mục tiêu chất lượng.
4. Mục tiêu chất lượng
này được xem xét và điều chỉnh hàng năm (nếu cần thiết) để phù hợp với thực tế (căn cứ vào
báo cáo kết quả
thực hiện Hệ thống quản lý chất lượng).
SỔ
TAY
HỆ
THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG TCVN ISO 9001:2008
(Ban
hành kèm theo Quyết định số 1729/QĐ-UBND ngày 13 tháng 3 năm 2018 của Ủy ban
nhân dân quận Bình Tân)
Chương
I
NHỮNG
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Lời
giới thiệu
1. Sơ lược về quận Bình Tân:
a) Quận Bình Tân được thành lập theo
Nghị định số 130/2003/NĐ-CP ngày 05 tháng 11 năm 2003 của Chính phủ, gồm 3 xã (Tân Tạo, Bình
Hưng Hòa, Bình Trị Đông) và thị trấn An Lạc thuộc huyện Bình Chánh trước đây; vị
trí địa lý nằm trong khu vực
phía tây Thành phố, tiếp nối với đồng bằng sông Cửu Long theo tuyến Quốc lộ 1A;
quận có 10 đơn vị hành chính cấp dưới.
b) Diện tích tự nhiên 5.202,09 ha; dân
số toàn quận 742.7424 người, mật độ dân số 12.423 người/km2; tỷ lệ tăng dân
số cơ học khoảng 2.14%, tỷ
lệ tăng dân số tự nhiên 1.15%, tỷ lệ lao động phi nông nghiệp khoảng trên 85%,
khoảng 50,35% dân nhập cư từ các tỉnh, thành phố khác đến cư trú.
2. Về triển khai thực hiện công tác cải cách hành
chính
a) Từ năm 2004 đến nay, từ quận đến
phường đều có Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả, các thủ tục hành chính theo mô hình
“một cửa” với quy
trình tiếp nhận, vận hành, điều chuyển, giải quyết trong nội bộ và trả kết quả
cho tổ chức, công dân. Để thực hiện được mô hình này, quận đã niêm yết
công khai các trình tự, thủ tục và
quy định cụ thể thời gian giải quyết đối với các loại hồ sơ hành chính, tạo điều
kiện cho các tổ chức, công dân biết để thực hiện và kiểm tra quá trình thực hiện;
thường xuyên tiến hành rà soát
văn bản, kịp thời điều chỉnh, bổ sung các văn bản chưa phù hợp hoặc bãi bỏ hoặc
đề nghị bổ sung những văn bản không
còn hiệu lực, ban hành không đúng thẩm quyền và nội dung pháp luật. Trên cơ sở đó
hệ thống hóa các văn bản có hiệu lực pháp luật hàng năm để tổ chức
thực hiện. Từ tháng 11 năm 2007, Ủy ban nhân dân quận đã triển khai một
cửa liên thông đối với các lĩnh vực sau:
- Liên thông từ phường tới quận và Chi
cục Thuế về cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất
trên địa bàn quận.
- Liên thông giữa phòng Kinh tế và Chi
cục Thuế về cấp Giấy chứng
nhận đăng ký kinh doanh và cấp mã số thuế cho các hộ gia đình, cá nhân trên địa
bàn quận.
- Liên thông từ các phường đến quận và
cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cho các hộ gia đình, cá nhân trên địa bàn
quận.
b) Tổ chức sắp xếp bộ máy các cơ quan
chuyên môn, đơn vị liên quan theo Nghị định số 37/2014/NĐ-CP của Chính phủ; xây dựng
Quy chế hoạt động, cải tiến lề lối làm việc,
giảm bớt thủ tục
phiền hà và tăng cường trách nhiệm của Thủ trưởng đơn vị cũng như cán bộ, công
chức. Quá trình thực hiện công tác Cải cách hành chính của quận trong thời gian
qua đã mang lại hiệu quả thiết thực. Năng lực quản lý điều hành của Bộ máy hành
chính các cấp và đội ngũ các bộ công chức được nâng lên rõ rệt. Kỷ cương hành
chính được tăng cường, các thủ tục hành chính được giải quyết ngày một nhanh
chóng, kịp thời, được nhân dân đồng tình ủng hộ. Từ đó góp phần quan trọng để thúc đẩy kinh tế phát triển,
giữ vững an ninh
chính trị - trật tự an toàn xã hội, từng bước đáp ứng yêu cầu của sự
nghiệp công nghiệp hóa và chủ trương đối với Đảng về Nhà nước.
3. Các chương trình thực hiện ISO
a) Triển khai ứng dụng hệ thống quản
lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2000 tại Ủy ban
nhân dân quận. Đến nay, hệ thống quân lý chất lượng theo tiêu chuẩn
quốc gia TCVN ISO 9001:2000 tại quận đã được Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường chất
lượng cấp giấy chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO
9001:2000; đồng thời hệ thống quản lý chất lượng tại quận đã được tổ chức chứng
nhận đánh giá giám sát 2 lần
và khẳng định hệ thống quản lý chất lượng tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO
9001:2000 được tiếp tục duy trì.
b) Đối với Ủy ban nhân dân 10 phường
thuộc quận đã triển khai áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc
gia TCVN ISO 9001:2000 , đã được Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng cấp giấy
chứng nhận phù hợp với tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2000 cho 10 phường.
c) Hiện nay, Ủy ban nhân quận
Bình Tân đang triển khai Kế hoạch số 128/KH-UBND ngày 13 tháng 4 năm 2012
của Ủy ban nhân dân quận Bình Tân về triển khai áp dụng hệ thống quản lý chất
lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 đối với bộ thủ tục hành chính chung tại
các cơ quan chuyên môn thuộc quận và một số đơn vị liên quan.
Điều 2. Phạm
vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng
1. Sổ tay này quy định về bộ tài liệu
hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 nhằm xây dựng,
thực hiện, duy trì và cải tiến liên tục hệ thống quản lý chất lượng theo
tiêu chuẩn quốc
gia TCVN ISO 9001:2008 được
công bố hệ thống quản
lý chất lượng phù hợp tiêu chuẩn
quốc gia TCVN ISO 9001:2008 đối với Ủy ban nhân dân quận Bình Tân, Thành phố Hồ
Chí Minh.
2. Sổ tay này áp dụng đối với:
a) Ủy ban nhân dân quận Bình Tân, Thành phố Hồ Chí
Minh.
b) Các cơ quan chuyên môn, đơn
vị liên quan thuộc Ủy ban nhân dân quận Bình Tân, Thành phố Hồ Chí Minh.
c) Các cán bộ, công chức liên quan.
Điều 3. Giải
thích từ ngữ
Trong Sổ tay này, các từ ngữ dưới đây
được hiểu như sau:
1. “ISO 9001:2008” là tiêu chuẩn quốc
gia TCVN ISO 9001:2008 tương đương với tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001:2008.
2. “Ủy ban nhân dân quận” là tổ chức
xây dựng, thực hiện, duy trì và cải tiến liên tục hệ thống quản lý chất lượng,
là Ủy ban nhân dân quận Bình Tân, Thành phố Hồ Chí Minh.
3. “Lãnh đạo Ủy ban nhân dân quận” là
Lãnh đạo cao nhất,
được quy định tại điều khoản 5 của ISO 9001:2008.
4. “Đại diện lãnh đạo” là Đại diện
lãnh đạo hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 của Ủy ban nhân dân quận,
quy định tại điều khoản 5.5.2 của ISO 9001:2008.
5. “Thủ tục trong phạm vi áp dụng” là
sản phẩm, thủ tục hành chính.
6. “Khách hàng” là tổ chức, cá nhân
(người dân) phát sinh yêu cầu Ủy ban nhân dân quận thực hiện thủ tục trong phạm
vi áp dụng.
7. “Hệ thống quản lý chất lượng” hoặc
“hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008” là hệ thống quản lý để định hướng
và kiểm soát Ủy ban nhân dân quận về mức độ của tập hợp các đặc tính vốn có
của thủ tục trong phạm vi áp dụng đáp ứng các quy định của pháp luật và yêu cầu của
khách hàng.
8. “Sổ tay hệ thống quản lý chất lượng
TCVN ISO 9001:2008” là Sổ tay chất lượng quy định tại điều khoản 4.2.2 của ISO
9001:2008, quy định hệ thống quản lý chất lượng của Ủy ban nhân dân quận.
9. “Chính sách chất lượng” là định hướng
chung của Ủy ban nhân dân quận có liên quan đến mức độ của tập hợp các đặc tính
vốn có của thủ tục trong phạm vi áp dụng đáp ứng các quy định của
pháp luật và yêu cầu của khách hàng được Lãnh đạo Ủy ban nhân dân quận công bố
chính thức.
10. “Mục tiêu chất lượng” là những điều
mong muốn được cụ thể hóa, định lượng và nhất quán với chính sách chất lượng,
có liên quan đến mức độ của tập hợp các đặc tính vốn có của thủ
tục trong phạm vi áp dụng đáp ứng các quy định của pháp luật và yêu cầu của
khách hàng, được thiết lập tại các cấp và cơ quan chuyên môn, đơn vị liên quan
trong Ủy ban nhân dân quận.
11. Quy định về từ viết tắt:
a) BCĐ-ĐDLĐ: Ban Chỉ đạo xây dựng, thực
hiện, duy trì và cải tiến
hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO
9001:2008 - Đại diện lãnh đạo;
b) CQCMHT: Các cơ quan chuyên môn, đơn vị
liên quan hệ thống, bao gồm:
- Phòng Nội vụ quận;
- Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy
ban nhân dân quận;
- Phòng Tài chính - Kế hoạch quận.
c) CQCMTT: Các cơ quan chuyên môn, đơn
vị liên quan thủ tục, bao gồm:
- Phòng Nội vụ quận;
- Phòng Tư pháp quận;
- Phòng Tài chính - Kế hoạch quận;
- Phòng Tài nguyên và Môi trường quận;
- Phòng Lao động - Thương binh và Xã hội
quận;
- Phòng Văn hóa và Thông tin quận;
- Phòng Giáo dục và Đào tạo quận;
- Phòng Y tế quận;
- Thanh tra quận;
- Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy
ban nhân dân quận;
- Phòng Kinh tế quận;
- Phòng Quản lý đô thị quận;
- Ban Bồi thường giải phóng mặt bằng quận.
Điều 4. Chính
sách chất lượng
Ủy ban nhân dân quận, các cơ quan
chuyên môn, đơn vị liên quan, cán bộ, công chức của Ủy ban nhân dân quận Bình
Tân, Thành phố Hồ Chí Minh cam kết cống hiến và phục vụ nhân dân một cách tận tụy,
bằng tất cả tri thức và tinh thần trách nhiệm cao nhất thông qua việc áp dụng
tiêu chuẩn quốc gia ISO 9000, xây dựng, thực hiện, duy trì và cải tiến hệ thống
quản lý chất lượng đối với bộ thủ tục hành chính chung áp dụng cho quận - huyện
trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh.
Hệ thống quản lý chất lượng được tuân
thủ phù hợp với
những yêu cầu nghiêm ngặt
của tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2008 , được cải tiến liên tục, được chứng
nhận và công nhận nhằm thực hiện có chất lượng các hoạt động hành chính công đối
với nhân dân đảm bảo đúng trình tự thủ tục, thời gian theo quy định của pháp luật
với phương châm:
“VÌ NHÂN DÂN
PHỤC VỤ”
Chương
II
PHẠM
VI ÁP DỤNG, NGOẠI LỆ VÀ VIỆN DẪN CÁC TÀI LIỆU DẠNG VĂN BẢN CỦA HỆ THỐNG QUẢN LÝ
CHẤT LƯỢNG
Điều 5. Phạm vi áp dụng
của hệ thống quản lý chất lượng
1. Ủy ban nhân dân quận thiết
lập, duy trì và cải tiến hệ thống quản lý chất lượng để đạt được các mục tiêu
chất lượng nhất quán với chính sách chất lượng của Ủy ban nhân dân quận. Việc vận
hành hệ thống quản lý chất lượng được theo dõi và đánh giá bởi Ủy ban nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh đồng thời
được Chủ tịch UBND quận công bố phù hợp và được kiểm tra, đánh giá việc công bố
bởi Sở Khoa học và Công
nghệ tỉnh để đảm bảo
sự phù hợp với các yêu cầu của pháp luật nước Cộng hòa Xã hội chủ
nghĩa Việt Nam và ISO 9001:2008.
2. Phạm vi áp dụng của hệ
thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 của Ủy ban nhân dân quận là tất cả thủ tục
hành chính thuộc thẩm quyền.
Điều 6. Ngoại lệ của
hệ thống quản lý chất lượng
1. Ủy ban nhân dân quận cam kết áp dụng
tất cả các yêu cầu của ISO
9001:2008, loại trừ các yêu cầu của
các điều khoản sau đây (xem như là
ngoại lệ của hệ thống quản lý chất lượng):
a) Điều khoản 7.3 - Thiết kế và phát triển
- Tất cả quy định của các thủ tục
trong phạm vi áp dụng của Ủy ban nhân dân quận trong hệ thống này đều được tuân
thủ và thực hiện theo quy định (yêu cầu) của các văn bản quy phạm pháp luật và
văn bản liên quan;
- Nếu quy định của Ủy ban nhân dân quận có điểm
khác biệt với các quy định của pháp luật hiện hành thì đó là quy định
thuận lợi hơn cho khách hàng (Ví dụ như quy định tong thời gian tối đa cung cấp
thủ tục trong phạm vi áp dụng thấp hơn thời gian quy định của văn bản quy phạm pháp luật), hoàn
toàn không có các hoạt động thiết kế, ví dụ trên có thể được hiểu là hoạt động
phát triển nhưng hoạt động này tương đối đơn giản;
- Ủy ban nhân dân quận không áp dụng các yêu cầu
của điều khoản này trong hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008.
b) Điều khoản 7.5.1.f - Thực hiện
các hoạt động sau giao hàng
- Ủy ban nhân dân quận không áp dụng yêu cầu “sau
giao hàng" của điều khoản này trong hệ thống quản lý chất lượng ISO
9001:2008;
- Các quy trình cung cấp thủ tục trong phạm
vi áp dụng được kiểm soát, theo dõi và đo lường đến khi trả kết quả cho khách
hàng, các hoạt động tiếp theo sau khi trả kết quả cho khách hàng - hoạt động
“hậu kiểm" - là
hoạt động quản lý nhà nước hiện chưa được áp dụng trong hệ thống quản lý chất
lượng;
- Các hoạt động tác nghiệp cũng được
kiểm soát, theo dõi và đo lường đến giai đoạn cuối cùng của mỗi quy trình liên
quan, những hoạt động tiếp theo cũng chưa được áp dụng trong hệ thống quản lý
chất lượng.
c) Điều khoản 7.5.2 - Xác nhận giá trị
sử dụng của các quá trình sản xuất và cung cấp sản phẩm
- Tất cả quy định của các thủ tục
trong phạm vi áp dụng của Ủy ban nhân dân quận trong hệ thống này đều tuân thủ theo quy định
của pháp luật hiện hành; các giai đoạn của các quy trình kiểm soát cung cấp thủ
tục trong phạm vi áp dụng và các quy trình tác nghiệp đều được thông qua, xem
xét và kiểm tra xác nhận căn cứ vào các văn bản quy phạm pháp luật và văn bản
liên quan;
- Việc hồ sơ nộp vào của khách hàng đầy đủ (về số
lượng và nội dung) hay không để ra văn bản yêu cầu bổ túc, đủ điều kiện hay
không đủ điều kiện để ra văn bản chấp thuận hoặc kết
quả tương đương, văn
bản không chấp thuận hoặc kết quả tương đương đều căn cứ vào các chuẩn mực theo dõi
và đo lường sản phẩm (chuẩn mực
chấp nhận) - các quy định của
pháp luật hiện hành và quy định cụ thể hóa của Ủy ban nhân dân quận; không có giai
đoạn nào cần phải thực
hiện việc xác nhận giá trị sử dụng của các quá trình cung cấp sản phẩm, kết quả
thực hiện các quy định trên trong việc
cung cấp thủ tục trong phạm vi áp dụng đều rõ ràng và có căn cứ;
- Ủy ban nhân dân quận không áp dụng
các yêu cầu của điều khoản này trong hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008.
2. Tuy hệ thống quản lý chất lượng của
Ủy ban nhân dân quận có các ngoại lệ như trên nhưng Ủy ban nhân dân quận vẫn
cam kết đáp ứng các yêu cầu của khách hàng cũng như các yêu cầu luật định và chế định của Nhà nước Cộng
hòa Xã hội chủ nghĩa Việt
Nam. Các ngoại lệ này không ảnh hưởng đến khả năng hay trách nhiệm của Ủy ban nhân
dân quận trong việc cung cấp các thủ tục trong phạm vi áp dụng đáp ứng các yêu
cầu của khách hàng và các yêu cầu thích hợp.
Điều 7. Viện
dẫn các tài liệu dạng văn bản của hệ thống quản lý chất lượng
Căn cứ vào 05 (năm) quá trình chủ yếu
của hệ thống quản lý chất lượng
theo tiêu chuẩn ISO 9001:2008 là hệ thống quản lý chất lượng, trách nhiệm của lãnh
đạo, quản lý nguồn lực, thực hiện sản phẩm, đo lường, phân tích và cải tiến, Ủy ban nhân
dân quận thiết lập bốn quá trình chính bao gồm mười hai tài liệu dạng văn bản được
thiết lập, thực hiện, duy trì và cải tiến liên tục như sau:
1. Chính sách chất lượng;
2. Mục tiêu chất lượng;
3. Sổ tay hệ thống quản lý chất lượng
TCVN ISO 9001:2008;
4. Quy trình xem xét của lãnh đạo (quy
định tại Mục 1, Chương IV);
5. Quy trình kiểm soát tài liệu (quy định
tại Mục 2, Chương IV);
6. Quy trình kiểm soát hồ sơ
(quy định tại Mục 3, Chương IV);
7. Quy trình đánh giá nội bộ (quy
định tại Mục 4, Chương IV);
8. Quy trình kiểm soát sản phẩm không
phù hợp (quy định tại Mục 5, Chương IV);
9. Quy trình hành động khắc phục (quy định
tại Mục 6, Chương IV);
10. Quy trình hành động phòng ngừa
(quy định tại Mục 7, Chương IV);
11. Quy trình tổ chức đào tạo, bồi dưỡng cán bộ,
công chức;
12. Quy chế hoạt động, quy định phân
công công việc, các văn bản về quản lý nguồn lực và các văn bản liên quan (Đính
kèm).
Chương
III
SỰ
TƯƠNG TÁC GIỮA CÁC QUÁ TRÌNH TRONG HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG
Điều 8. Sự tương tác
giữa các quá trình trong hệ thống quản lý chất lượng
|
STT
|
Quá trình
chính
|
Điều khoản
|
BCĐ-ĐDLĐ
|
CQCMHT
|
CQCMTT
|
Tài liệu dạng
văn bản (viện dẫn)
|
|
1
|
Quá trình định hướng hệ thống quản
lý chất lượng
|
4.1
4.2.1
4.2.2
5.1
5.2
5.3
5.4
5.5.3
5.6
8.1
8.2.3
8.4
8.5.1
|
Chính
|
Chính
|
Chính
|
Sổ tay hệ thống
quản lý chất lượng TCVN ISO 9001:2008
|
|
Chính sách chất lượng
|
|
Mục tiêu chất lượng
|
|
Quy trình xem xét của lãnh đạo
|
|
2
|
Quá trình kiểm soát hệ thống quản lý
chất lượng
|
4.2.3
4.2.4
8.2.2
8.5.2
8.5.3
|
Chính
|
Chính
|
Chính
|
Quy trình kiểm soát
tài liệu
|
|
Quy trình kiểm soát
hồ sơ
|
|
Quy trình đánh giá
nội bộ
|
|
Quy trình hành động
khắc phục
|
|
Quy trình hành động
phòng ngừa
|
|
3
|
Quá trình quản lý nguồn lực
|
5.5.1
5.5.2
6.1
6.2
6.3
6.4
7.4
|
Phụ
|
Chính
|
Phụ
|
Quy chế hoạt động, quy định phân
công công việc
|
|
Các văn bản về quản lý nguồn lực và
các văn bản liên quan
|
|
Quy trình tổ chức đào tạo, bồi dưỡng
cán bộ, công chức
|
|
4
|
Quá trình kiểm soát thực hiện thủ tục
hành chính
|
7.1
7.2
7.5.1
7.5.3
7.5.4
7.5.5
7.6
8.3
8.2.1
8.4
|
Phụ
|
Phụ
|
Chính
|
Danh mục thủ tục hành chính trong phạm
vi áp dụng hệ thống quản lý chất lượng
|
|
Quy trình kiểm soát
sản phẩm không phù hợp
|
Ghi chú: Chính: trách
nhiệm chính Phụ: trách
nhiệm phụ
Tài liệu/quy trình: thủ tục dạng
văn bản bắt buộc
Bảng trên không những thể hiện sự tương tác giữa
các quá trình của hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 mà còn thể hiện sự
tương tác giữa trách nhiệm của các cơ quan chuyên môn, thể hiện được mối quan hệ giữa
các cơ quan chuyên môn thông qua từng quá trình chính - từng hoạt động tác nghiệp
chính của hệ thống quản lý chất lượng. Đó là phương pháp mô tả sự tương tác giữa
các quá trình và viện dẫn bộ tài liệu hệ thống quản lý chất lượng mà Ủy ban
nhân dân quận cho là phù hợp đến thời điểm này.
Điều 9. Quy định về
các công việc thực hiện của thủ tục trong phạm vi áp dụng
|
STT
|
Công việc
|
Các tài liệu
dạng văn bản liên quan (viện dẫn)
|
Quy định tại
|
|
1
|
Xác định căn cứ pháp lý
|
Danh mục văn bản quy phạm pháp luật
và văn bản liên quan
|
Mục 2 - Quy trình kiểm soát tái liệu
|
|
2
|
Xác định, công khai thành phần hồ sơ
|
Bộ thủ tục hành chính chung áp dụng
cho quận - huyện trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh
|
|
|
3
|
Kiểm soát thực hiện thủ tục hành
chính
|
Quy trình, Phiếu Kiểm soát quá trình
giải quyết hồ sơ
Danh mục biểu mẫu/hồ sơ áp dụng
|
Mục 3 - Quy trình kiểm soát hồ sơ
|
|
4
|
Thăm dò sự thỏa mãn của khách hàng
|
Phiếu khảo sát ý kiến
|
Danh mục biểu mẫu hệ thống
|
|
5
|
Báo cáo kết quả thực hiện hệ thống
quản lý chất
lượng
|
Báo cáo kết quả thực hiện hệ thống
quản lý chất lượng (dạng văn bản)
|
Mục 1 - Quy trình xem xét của lãnh đạo
|
Chương
IV
DIỄN
GIẢI CÁC TÀI LIỆU DẠNG VĂN BẢN CỦA HỆ THỐNG QUẢN LÝ CHẤT LƯỢNG
Mục 1. QUY TRÌNH XEM
XÉT CỦA LÃNH ĐẠO
Điều 10. Quy trình
|
STT
|
Công việc
|
Đối tượng
thực hiện
|
Biểu mẫu/hồ
sơ
|
|
1
|
Báo cáo tình hình hoạt động của hệ
thống
|
Tất cả cơ quan chuyên môn liên quan
|
Báo cáo kết quả thực hiện hệ thống
quản lý chất lượng
|
|
2
|
Chuẩn bị họp xem xét của lãnh đạo
|
Lãnh đạo Ủy ban nhân dân quận/
Đại diện lãnh đạo
Tất cả cơ quan chuyên môn liên quan
|
--
|
|
3
|
Tiến hành họp xem xét của lãnh đạo
|
Đại diện lãnh đạo
Tất cả cơ quan chuyên môn
liên quan
|
Biên bản họp xem xét của lãnh đạo
|
|
4
|
Thực hiện quyết định và hành động
theo kết luận của cuộc họp
|
Tất cả cơ quan chuyên môn liên quan
|
Biên bản họp xem xét của
lãnh đạo
|
|
5
|
Theo dõi kết quả thực hiện của cuộc
họp xem xét của lãnh đạo
|
Đại diện lãnh đạo hoặc người được ủy
quyền
|
Biên bản họp xem xét của lãnh đạo
|
Điều 11. Quy định
1. Báo cáo kết quả thực hiện hệ
thống quản lý chất lượng từng thời kỳ là đầu vào của cuộc họp xem xét của lãnh
đạo.
2. Mỗi năm hai lần
(thông thường sau đánh giá nội bộ định
kỳ), Lãnh đạo Ủy ban nhân dân quận tiến hành định kỳ xem xét hệ thống quản lý
chất lượng để đảm bảo sự thích hợp, đầy đủ, hiệu lực và cải tiến (nếu có) của hệ
thống.
3. Theo yêu cầu đột
xuất của Lãnh đạo Ủy ban nhân dân quận, bất cứ lúc nào cuộc họp xem xét của
lãnh đạo cũng có thể được tiến hành.
4. Thư ký cuộc họp hoàn chỉnh Biên bản họp
xem xét của lãnh đạo để mô tả nội dung cuộc họp dưới dạng văn bản chuyển đến tất
cả cơ quan chuyên môn liên quan sau cuộc họp để theo dõi và thực hiện quyết định
của Lãnh đạo Ủy ban nhân dân quận (nếu có) một cách chính thức. Đây
chính là đầu ra của cuộc
họp xem xét của lãnh đạo. Lãnh đạo Ủy ban nhân dân quận chịu trách nhiệm theo
dõi việc thực hiện các quyết định của mình (đầu ra của cuộc họp).
5. Báo cáo kết quả thực hiện hệ thống
quản lý chất lượng. Biên bản họp xem xét của lãnh đạo và các báo cáo, biên bản khác
được luân chuyển giữa Lãnh đạo Ủy ban nhân dân quận và các cơ quan chuyên môn liên quan
thể hiện việc trao đổi thông tin nội
bộ về hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng ngoài các phương pháp trao đổi
thông tin khác.
6. Đầu vào và đầu ra của cuộc họp xem
xét của lãnh đạo thể hiện sự cam kết của lãnh đạo, hướng vào khách hàng, hoạch định hệ
thống quản lý chất lượng, theo dõi, đo lường các quá trình và cải tiến liên tục
hệ thống quản lý chất lượng.
7. Các cuộc họp giao ban và bất kỳ cuộc
họp nào khác (định kỳ và đột xuất) của Lãnh đạo Ủy ban nhân dân quận với nội dung liên
quan đến hệ thống quản lý chất lượng vẫn được xem là cuộc họp xem xét của lãnh
đạo và biên bản của các cuộc họp này (nếu có) là bằng chứng lãnh
đạo xem xét hệ thống quản lý chất lượng.
8. Nội dung (đầu vào) của cuộc
họp xem xét của lãnh đạo bao gồm các nội dung như sau:
|
STT
|
Nội dung
|
Diễn giải
|
|
1
|
Kết quả thực hiện mục tiêu chất lượng
|
1. Kết quả thực hiện các mục tiêu chất
lượng.
2. Việc xác định
nguyên nhân, xác định hành động khắc phục và thực hiện hành động khắc phục nếu
kết quả thực hiện các mục tiêu chất lượng không đạt so với mục
tiêu đề ra.
3. Việc xác định nguyên nhân, xác định
hành động phòng ngừa và thực hiện hành động phòng ngừa nếu kết quả thực hiện
các mục tiêu chất lượng đạt so với mục tiêu đề ra nhưng kết quả quá thấp hoặc
không ổn định (nếu có).
4. Những vấn đề khác liên
quan (nếu có).
|
|
2
|
Việc thực hiện quy trình cung cấp thủ
tục trong phạm vi áp dụng và sự phù hợp của sản phẩm
|
1. Việc vận hành Bộ tài liệu (khó
khăn và thuận lợi).
2. Dữ liệu thống kê.
3. Những lỗi “quan trọng” khi phát sinh
sản phẩm không phù hợp, cách xử lý.
4. Những lỗi “thường xảy ra”
khi phát sinh sản phẩm không phù hợp, cách xử lý.
5. Hành động khắc phục phát sinh sau
khi đã xử lý những lỗi “quan trọng” và “thường xảy ra” đó (nếu
có).
6. Những vấn đề khác liên quan (nếu
có).
|
|
3
|
Phản hồi của khách hàng
|
1. Phản hồi của khách hàng: số lượng,
phản hồi “quan trọng” và “thường xảy ra”, cách giải quyết.
2. Hành động khắc phục phát sinh sau
khi đã giải quyết phản hồi của khách hàng (nếu có).
3. Kết quả theo dõi, đo lường sự thỏa
mãn của khách hàng, phân tích dữ liệu về sự thỏa mãn của khách hàng, sự phù hợp
với các yêu cầu về sản phẩm và nhận xét.
4. Những vấn đề khác liên quan (nếu
có).
|
|
4
|
Tình trạng của các hành động khắc phục
và phòng ngừa đã được thực hiện
|
1. Hành động khắc phục
phát sinh từ đánh giá (nội bộ và bên ngoài).
2. Hành động khắc phục phát sinh từ công việc
hàng ngày.
3. Hành động phòng ngừa phát sinh từ
công việc hàng ngày.
4. Những vấn đề khác liên
quan (nếu có).
|
|
5
|
Các đề nghị cải tiến và nhu cầu về
nguồn lực
|
1. Đề nghị cải tiến các quy trình (Bộ
tài liệu) và thủ tục trong phạm vi áp dụng.
2. Nhu cầu về nguồn nhân lực.
3. Nhu cầu về cơ sở vật chất.
4. Những vấn đề khác liên quan (nếu
có).
|
|
6
|
Các hành động tiếp theo từ các cuộc
xem xét của lãnh đạo lần trước
|
1. Kết quả thực hiện của những công
việc được giao theo quyết định, hành động cụ thể trong cuộc họp xem xét của
lãnh đạo lần trước.
2. Những vấn đề khác liên quan (nếu
có).
|
|
7
|
Những thay đổi có thể ảnh hưởng đến hệ
thống quản lý chất lượng
|
1. Thay đổi, bổ sung quy định của luật
pháp.
2. Thay đổi, bổ sung yêu cầu của
khách hàng.
3. Thay đổi, bổ sung nhân sự.
4. Những vấn đề khác liên quan (nếu
có).
|
9. Kết quả (đầu ra) của cuộc họp xem
xét của lãnh đạo bao gồm các nội dung như sau:
|
STT
|
Nội dung
|
Diễn giải
|
|
1
|
Việc nâng cao hiệu lực của hệ thống
quản lý chất lượng và cải tiến các quá trình của hệ thống
|
1. Quyết định những vấn đề liên quan
đến cải tiến các quy trình (Bộ tài liệu) và hệ thống quản lý chất lượng, bao
gồm cả cải tiến chính
sách chất lượng và các mục tiêu chất lượng.
2. Những vấn đề khác liên quan (nếu
có).
|
|
2
|
Việc cải tiến các sản phẩm liên quan
đến yêu cầu của khách hàng
|
1. Quyết định những vấn đề liên quan
đến cải tiến thủ tục trong phạm vi áp dụng liên quan đến yêu cầu của khách
hàng.
2. Những vấn đề khác liên quan (nếu
có).
|
|
3
|
Nhu cầu về nguồn lực
|
1. Quyết định những vấn đề
liên quan đến nguồn lực (nguồn nhân lực, cơ sở vật chất) theo đề xuất của cơ
quan chuyên môn liên quan
hoặc từ chính
Lãnh đạo Ủy ban nhân dân quận để đạt
được những yêu cầu trên.
2. Những vấn đề khác liên
quan (nếu có).
|
10. Tất cả các nội dung và kết quả xem
xét của lãnh đạo nêu trên được xem xét ít nhất mỗi năm một lần.
11. Căn cứ Mục tiêu chất lượng, Báo
cáo kết quả thực hiện hệ thống quản lý chất lượng có nội dung cơ bản dưới đây
(hoặc kết hợp nội dung với các báo cáo khác).
12. Nội dung cơ bản của việc báo cáo kết
quả thực hiện hệ thống quản lý chất lượng như sau (những chữ in nghiêng là nội
dung của báo cáo, những chữ in thường là hướng dẫn phương pháp báo cáo, nếu mục nào
không phát sinh thì ghi rõ là
“không phát sinh”):
I. KẾT QUẢ THỰC HIỆN MỤC TIÊU CHẤT LƯỢNG (cột “nội
dung” và “mục tiêu đề ra” sao chép từ Mục tiêu chất lượng, cột “kết quả đạt được”
ghi rõ kết quả thực
tế)
|
STT
|
Nội dung
|
Mục tiêu đề
ra
|
Kết quả đạt
được
|
|
|
|
|
|
II. VIỆC THỰC HIỆN QUY TRÌNH CUNG CẤP DỊCH VỤ
HÀNH CHÍNH CÔNG VÀ SỰ PHÙ HỢP CỦA DỊCH VỤ
Tất cả các nội dung và kết quả xem xét
hệ thống quản lý chất tượng của Lãnh đạo cao nhất nêu trên được xem xét ít nhất mỗi
năm một lần.
Báo cáo định kỳ hàng quý, 6 tháng, 9
tháng và năm được thực hiện
chung với báo cáo tháng 3, tháng 6, tháng 9 và tháng 12.
Căn cứ Mục tiêu chất lượng, Báo cáo kết
quả thực hiện hệ thống quản lý chất lượng có nội dung cơ bản dưới đây
(hoặc kết hợp nội dung với các báo cáo khác).
Nội dung của việc báo cáo kết quả thực
hiện hệ thống quản lý chất lượng được thực hiện theo quy định Thông tư số
05/2014/TT-BTP ngày 07/2/2014 của Bộ Tư pháp về hướng dẫn công bố, niêm yết thủ tục
hành chính và báo cáo về tình hình, kết quả kiểm
soát thực hiện thủ tục hành chính;
III. PHẢN HỒI CỦA KHÁCH
HÀNG
(việc này được thực hiện từ việc phát, thu thập, tổng hợp - thống kê, phân tích
kết quả các Phiếu câu hỏi ý kiến khách hàng).
1. Số liệu thống
kê, tổng hợp và
phân tích về sự
hài lòng của khách
hàng của các thủ tục trong phạm vi áp dụng (kết quả thống kê, tổng
hợp và phân tích theo từng thủ tục, theo từng cơ quan chuyên môn)
2. Đề xuất, kiến
nghị (nêu
nhận xét, phân tích điểm mạnh, điểm yếu về sự thỏa mãn của khách hàng)
IV. TÌNH TRẠNG CỦA CÁC HÀNH ĐỘNG KHẮC
PHỤC VÀ PHÒNG NGỪA
1. Hành động khắc phục
phát sinh từ kết quả đánh giá nội bộ (những điểm không phù hợp phát sinh,
giải trình nguyên nhân, đề xuất phương hướng thực hiện chấn chỉnh đối với những
điểm không phù hợp trong đánh giá nội bộ)
2. Hành động khắc phục phát sinh từ kết
quả đánh giá của tổ chức chứng nhận (những điểm
không phù hợp phát sinh, giải trình nguyên nhân, đề xuất phương hướng thực hiện
chấn chỉnh đối với những điểm không phù hợp trong đánh giá chứng nhận/ đánh giá
giám sát)
3. Hành động khắc phục phát sinh từ kết
quả thực hiện mục tiêu chất lượng không đạt (giải trình nguyên
nhân, đề xuất phương hướng thực hiện chấn chỉnh đối với kết quả thực hiện mục
tiêu chất lượng không đạt)
4. Hành động khắc phục hoặc hành động
phòng ngừa phát sinh từ công việc (những vấn đề
trục trặc liên quan đến thủ tục trong phạm vi áp dụng, đến công việc phát sinh
đã, đang và sẽ
được giải quyết và chấn chỉnh)
V. CÁC ĐỀ NGHỊ CẢI TIẾN VÀ NHU CẦU VỀ
NGUỒN LỰC (NHÂN LỰC, CƠ SỞ VẬT CHẤT,
MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC) (nêu nhận xét, phân tích điểm mạnh, điểm yếu của việc
đào tạo nguồn nhân lực về hệ thống quản lý chất lượng; đề xuất cải tiến và nhu
cầu về nguồn lực để phục vụ khách hàng tốt hơn).
Điều 12. Biểu mẫu áp
dụng/hồ sơ lưu trữ
|
STT
|
Tên biểu mẫu/hồ
sơ
|
Mã hóa
|
Trách nhiệm
lưu
|
Thời gian
lưu tối đa
|
|
1
|
Báo cáo kết
quả thực hiện hệ thống quản lý chất lượng (dạng văn bản)
|
--
|
Đại diện
lãnh đạo
Phòng Nội vụ
quận
Tất cả cơ
quan chuyên môn liên quan
|
03 năm
|
|
2
|
Biên bản họp
xem xét của lãnh đạo
(dạng văn bản)
|
--
|
Đại diện
lãnh đạo
Phòng Nội vụ
quận
Tất cả cơ
quan chuyên môn liên quan
|
03 năm
|
Mục 2. QUY TRÌNH KIỂM
SOÁT TÀI LIỆU
Điều 13. Quy trình
|
STT
|
Công
việc
|
Đối
tượng thực hiện
|
Biểu
mẫu/hồ sơ
|
|
1
|
Phát sinh nhu cầu sửa đổi, bổ sung
hoặc thay thế nội dung tài liệu
|
Tất cả cơ quan chuyên môn liên quan
|
Tờ trình
Quy trình xử lý công việc, Phiếu Kiểm
soát quá trình giải quyết hồ sơ và văn bản liên quan
|
|
2
|
Xem xét nhu cầu sửa đổi, bổ
sung hoặc thay thế nội dung tài liệu
|
Lãnh đạo Ủy ban nhân dân quận
|
Tờ trình
Quy trình xử lý công việc, Phiếu Kiểm soát
quá trình giải quyết hồ sơ và văn bản liên quan
|
|
3
|
Thẩm định sự phù hợp của tài liệu so
với yêu cầu của văn bản quy phạm pháp luật và yêu cầu thực tế
|
Phòng Nội vụ quận
|
Tờ trình
Quy trình xử lý công việc, Phiếu Kiểm soát quá trình
giải quyết hồ sơ và văn bản liên quan
|
|
4
|
Phê duyệt nội dung thẩm định sửa đổi,
bổ sung hoặc thay thế tài liệu
|
Lãnh đạo Ủy ban nhân dân quận
|
Tờ trình
Quy trình xử lý công việc, Phiếu Kiểm
soát quá trình giải quyết hồ sơ và văn bản liên quan
|
|
5
|
Hiệu đính nội dung sửa đổi,
bổ sung hoặc thay thế tài liệu
|
Phòng Nội vụ quận Đại diện lãnh đạo
|
Bản hiệu đính tài liệu và nội dung đính
kèm (nếu có)
|
|
6
|
Ban hành tài liệu mới và thu hồi tài liệu
cũ (nếu có)
|
Phòng Nội vụ quận Tất cả cơ quan
chuyên môn liên quan
|
Sổ giao nhận
Bản hiệu đính tài liệu
và
nội
dung đính kèm (nếu có)
|
Điều 14. Quy định
1. Phê duyệt tài liệu về sự đầy đủ trước khi ban
hành
a) Bộ tài liệu hệ thống quản lý chất
lượng là các tài liệu do Ủy ban nhân dân quận ban hành được sử dụng cho hệ thống
quản lý chất lượng ISO 9001:2008. Bộ tài liệu hệ thống quản lý chất lượng bao gồm:
- Chính sách chất lượng: các cơ quan
chuyên môn liên quan đóng góp ý kiến, Phòng Nội vụ quận biên soạn (tổng hợp), Đại
diện lãnh đạo xem xét (tham mưu).
- Mục tiêu chất lượng: các cơ quan
chuyên môn liên quan đóng góp ý kiến, Phòng Nội vụ quận biên soạn (tổng hợp), Đại
diện lãnh đạo xem xét (tham mưu).
- Sổ tay hệ thống quản lý chất lượng ISO
9001:2008 là loại tài liệu mang tính chất tổng hợp tất cả các tài liệu được nêu
rõ trong sổ tay này (ngoại trừ các văn bản liên quan khác chỉ được viện dẫn):
- Tất cả biểu mẫu/hồ sơ áp dụng thuộc
hệ thống quản lý chất lượng bao gồm:
+ Tất cả biểu mẫu/hồ sơ được liệt kê trong
Danh mục biểu mẫu/hồ sơ áp dụng được các cơ quan chuyên môn biên soạn (tổng hợp)
và xem xét (tham mưu).
+ Tất cả biểu mẫu của các tài liệu hệ
thống thuộc Danh mục biểu mẫu hệ thống ban hành kèm theo sổ tay này.
b) Sổ tay hệ thống quản
lý chất lượng ISO 9001:2008, Chính sách chất lượng, Mục tiêu chất lượng được Lãnh
đạo Ủy ban nhân dân quận phê quyệt; Danh mục biểu mẫu/hồ sơ áp dụng được Đại diện
lãnh đạo phê duyệt.
2. Xem xét, cập nhật khi cần và phê
duyệt lại tài liệu
a) Khi có sự sửa đổi, bổ sung hoặc
thay thế Quy trình xử lý công việc, Phiếu Kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ, các cơ quan
chuyên môn lập Tờ trình, Quy trình xử lý công việc, Phiếu Kiểm soát quá trình
giải quyết hồ sơ và văn bản liên quan và trình Lãnh đạo Ủy ban nhân dân quận
xem xét.
b) Khi nhận được Tờ trình, Quy trình xử
lý công việc, Phiếu Kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ và văn bản liên quan của các cơ
quan chuyên môn đã được Lãnh đạo Ủy ban nhân dân quận xem xét, Phòng Nội vụ quận
thẩm định sự phù hợp của tài liệu so với yêu cầu của văn bản quy phạm pháp luật
và yêu cầu thực tế.
c) Phòng Nội vụ quận thẩm định Tờ trình,
Quy trình xử lý công việc, Phiếu Kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ và văn bản
liên quan, lập Tờ trình và trình Lãnh đạo Ủy ban nhân dân quận phê duyệt.
d) Phòng Nội vụ quận cập nhật Bản hiệu đính
tài liệu, trình Đại diện lãnh đạo phê duyệt Bản hiệu đính tài liệu và phân phối
Bản hiệu đính tài liệu đến
tất cả cơ quan chuyên môn liên quan. Bản hiệu đính tài liệu được xem là một phần
của Bộ tài liệu hệ thống quản lý chất lượng.
e) Sau một khoảng thời gian nhất định,
nếu cần thiết, căn cứ vào Bản hiệu đính tài liệu, Phòng Nội vụ quận chỉnh sửa
trực tiếp Bộ tài
liệu hệ thống quản lý chất lượng lưu trên máy vi tính, in ra,
trình Lãnh đạo Ủy ban nhân dân quận phê duyệt và ban hành lại. Bán hiệu đính
tài liệu được xóa bỏ phần nội
dung đã được cập nhật và quay trở lại điểm xuất phát ban đầu.
3. Đảm bảo nhận biết được các
thay đổi và tình trạng sửa đổi hiện hành của tài liệu:
a) Tình trạng thay đổi và sửa đổi hiện
hành của Bộ tài liệu hệ thống quản lý chất lượng được nhận biết và thể hiện
thông qua ngày ký văn bản/hồ sơ ban hành của tài liệu đó.
b) Tất cả các tài liệu có hiệu lực thi
hành sau năm ngày làm việc kể từ ngày ký vẫn bản/hồ sơ ban hành, nếu không có
quy định nào khác trong văn bản/hồ sơ ban hành.
4. Đảm bảo các bản của tài liệu thích
hợp sẵn có ở nơi sử dụng
a) Phòng Nội vụ quận giữ bản gốc và một
bản chính của Bộ tài liệu hệ thống quản lý chất lượng.
b) Phòng Nội vụ quận phân phối (các) bản
chính của Bộ tài liệu hệ thống quản lý chất lượng đến tất cả cơ quan chuyên môn
liên quan.
c) Bản chính của Bộ tài liệu hệ thống
quản lý chất lượng phải luôn có sẵn tại nơi làm việc của các cơ quan chuyên môn
liên quan.
5. Đảm bảo tài liệu luôn rõ ràng, dễ nhận biết
a) Bản gốc của Bộ tài liệu
hệ thống quản lý chất lượng chỉ
có chữ ký của người có thẩm quyền và chỉ có bản duy nhất tại Phòng Nội vụ quận.
b) Các bản chính của Bộ tài liệu hệ thống
quản lý chất lượng có chữ ký của người có thẩm quyền và được
đóng dấu.
c) Bản sao chụp cả dấu và chữ ký của
Bộ tài liệu hệ thống quản lý chất lượng không được thực hiện theo đúng thể thức bản sao chỉ
có giá trị thông tin, tham khảo.
6. Đảm bảo các các tài liệu có nguồn gốc
bên ngoài được
nhận biết và việc phân phối chúng
được kiểm soát
a) Bộ tài liệu có nguồn gốc bên ngoài
- Bộ tài liệu bên ngoài - là
những văn bản quy phạm pháp luật (Luật, Pháp lệnh, Nghị định, Thông tư, Quyết định,
v.v...) và các văn bản áp dụng pháp luật. Tóm lại, Bộ tài liệu bên ngoài là tất cả
các văn bản quy phạm pháp luật và văn bản áp dụng pháp luật do các cơ quan nhà nước ban
hành thể hiện dưới dạng
văn bản mà Ủy
ban nhân dân quận phải chịu sự điều chỉnh và bắt buộc áp dụng, những tài liệu kỹ thuật chuyên
môn bắt buộc hoặc khuyến khích áp dụng (nếu có).
b) Ngoài ra, các văn bản quy phạm pháp
luật đăng trên CÔNG BÁO
cũng được xem là một phần của Bộ tài
liệu bên ngoài. Việc áp dụng
các văn bản quy phạm pháp luật có hiệu lực thi hành kể từ ngày đăng công báo có
thể được Ủy ban nhân dân quận nhận biết khi truy cập mạng internet hoặc sử dụng
bất kỳ hình thức nào
(ví dụ: họp hành, tập huấn, triển khai, v.v...).
- Nếu các văn bản quy phạm pháp luật và
văn bản áp dụng pháp luật chưa chính thức được ban hành đến Ủy ban nhân dân quận
thì sử dụng mọi phương thức để có được văn bản đó (in từ mạng internet, mang
văn bản về từ các cuộc họp tập huấn, triển khai, mua các sách tổng hợp văn bản.
v.v...). Các văn bản này không có đầy đủ các dấu hiệu kiểm soát như văn bản được
ban hành chính thức đến Ủy ban nhân dân quận dưới đây.
- Nếu các văn bản quy phạm pháp luật
và văn bản áp dụng pháp luật được
ban hành chính thức đến Ủy ban nhân dân quận thì được thực hiện theo quy định về
công tác văn thư (có thể được kiểm soát thông qua phần mềm tin học).
c) Các cơ quan chuyên môn liên quan lập
Danh mục văn bản quy phạm pháp luật và văn bản liên quan để kiểm soát Bộ tài liệu
bên ngoài. Tuy nhiên, việc kiểm soát này có thể được thể hiện thông qua Sổ công văn.
d) Danh mục văn bản quy phạm pháp luật
và văn bản liên quan đảm bảo bao gồm tất cả các loại văn bản sau:
- Các văn bản quy định thành phần hồ
sơ mà khách hàng cần
nộp, quy định thời gian giải quyết của cơ quan hành chính nhà nước (Ủy ban nhân
dân quận);
- Các văn bản quy định phi và lệ phí
mà khách hàng phải nộp;
- Các văn bản quy định những điều kiện
cụ thể để thụ lý hồ sơ, căn cứ để ra kết
quả chuyển cho khách hàng.
e) Nếu cần thiết, Danh mục văn bản quy
phạm pháp luật và văn bản liên quan cùng một bộ văn bản được liệt kê trong Danh mục
được công khai tại vị trí tiếp nhận hồ sơ.
f) Khuyến khích tất cả cơ quan chuyên
môn liên quan nên lập Sổ công văn có
ký giao nhận nhằm mục đích kiểm soát được sự lưu chuyển của các văn bản nội bộ
và bên ngoài.
7. Ngăn ngừa việc sử dụng vô tình các
tài liệu lỗi thời và áp dụng các dấu hiệu nhận biết thích hợp nếu chúng được giữ
lại vì mục đích nào đó
a) Nếu Phòng Nội vụ quận ban hành Bộ tài liệu
hệ thống quản lý chất lượng mới được chỉnh sửa từ Bộ tài liệu cũ thì các cơ quan
chuyên môn liên quan có trách nhiệm thu hồi Bộ tài liệu cũ để loại bỏ bằng cách gạch
chéo (sử dụng mặt sau làm giấy nháp)
hoặc xé bỏ hoặc hủy bằng máy hủy giấy.
b) Khi văn bản quy phạm pháp luật và văn bản áp dụng
pháp luật được ban hành mà có ảnh hưởng đến quy trình liên quan đến các thủ tục
trong phạm vi áp dụng, các cơ quan chuyên môn khi có sự sửa đổi, bổ sung hoặc
thay thế Quy trình xử
lý công việc, Phiếu Kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ, các cơ quan chuyên
môn lập Tờ trình, Quy trình xử lý công việc, Phiếu Kiểm soát quá trình giải quyết
hồ sơ và văn bản liên quan và trình Lãnh đạo Ủy ban nhân dân quận xem xét. Các
việc tiếp theo được thực hiện như sau:
- Nếu văn bản quy phạm pháp luật và
văn bản liên quan được thay thế một phần bằng một văn bản mới thì cập nhật bổ
sung văn bản mới vào Danh mục văn
bản quy phạm pháp luật và văn bản liên quan.
- Nếu văn bản quy phạm pháp luật và văn
bản liên quan được thay thế toàn phần bằng một văn bản mới thì cập nhật
thay thế văn bản mới vào Danh mục văn bản quy phạm pháp luật và văn bản liên quan
(xóa văn bản cũ, thêm văn bản mới).
c) Nếu Bộ tài liệu hệ thống quản lý chất
lượng và bên ngoài không còn hiệu lực nhưng cần lưu trữ để tham khảo
thì Phòng Nội vụ quận và cơ quan chuyên môn liên quan có nhu cầu lưu
lại tham khảo phải sử dụng những
dấu hiệu nhận
biết phù hợp, tránh việc sử dụng vô tình. Bộ tài liệu
lỗi thời này phải được
tách biệt và nhận biết khác với Bộ
tài liệu hiện hành đang có hiệu lực.
Điều 15. Biểu mẫu áp
dụng/hồ sơ lưu trữ
|
STT
|
Tên biểu mẫu/hồ
sơ
|
Mã hóa
|
Trách nhiệm
lưu
|
Thời giao
lưu tối đa
|
|
1
|
Tờ trình đề
xuất sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế nội dung tài liệu (dạng
văn bản)
|
--
|
Phòng Nội vụ
quận
Tất cả cơ
quan chuyên môn liên quan
|
03 năm
|
|
2
|
Bản hiệu
đính tài liệu
|
BM-HT-01
|
Phòng Nội vụ
quận
Tất cả cơ
quan chuyên môn liên quan
|
Cho đến khi
được cập nhật (chỉ lưu bản mới
nhất)
|
|
3
|
Danh mục
văn bản quy phạm pháp luật và văn bản liên quan
|
BM-HT-02
|
Phòng Nội vụ
quận
Tất cả cơ
quan chuyên môn liên quan
|
Cho đến khi được
cập nhật (chỉ lưu bản mới
nhất)
|
Mục 3. QUY TRÌNH KIỂM
SOÁT HỒ SƠ
Điều 16. Quy định
1. Phân loại hồ sơ
a) Hồ sơ là bằng chứng
khách quan phát sinh từ phiếu, bảng, biểu, sổ được sao chụp từ biểu
mẫu định trước và được điền đầy đủ thông tin (viết tay hoặc đánh máy vi tính) khi vận
hành các hoạt động tác nghiệp liên quan, cũng có thể phát
sinh mà không theo hình thức của một biểu mẫu định trước và các hồ sơ xuất phát
từ bên ngoài.
b) Hồ sơ của hệ thống quản lý chất lượng
được quy định như sau:
- Tất cả biểu mẫu/hồ sơ được
liệt kê trong Danh mục biểu mẫu/hồ sơ áp dụng.
- Tất cả biểu mẫu của các tài liệu hệ
thống thuộc Danh mục biểu mẫu hệ thống ban hành kèm theo Sổ tay này.
c) Hồ sơ của thủ tục hành chính được phân loại
theo phương pháp như sau: hồ sơ đầu vào (thành phần hồ sơ khách hàng nộp), hồ
sơ phát sinh trong quá trình thụ lý hồ sơ, hồ sơ đầu ra (kết quả).
d) Các cơ quan chuyên môn liên quan lập
Danh mục biểu mẫu/hồ sơ áp dụng, thiết lập tất cả các biểu mẫu đính kèm Danh mục
biểu mẫu/hồ sơ áp dụng để kiểm
soát tất cả biểu mẫu/hồ sơ áp dụng thuộc hệ thống quản lý chất lượng (ngoại trừ
biểu mẫu của tài liệu hệ thống), Danh mục biểu mẫu/hồ sơ áp dụng đảm bảo nội
dung sau:
- Tất cả biểu mẫu/hồ sơ được quy định
theo văn bản quy phạm pháp luật và văn bản liên quan (yêu cầu tối thiểu);
- Tất cả biểu mẫu/hồ sơ do cơ quan
chuyên môn liên quan tự quy định (để tạo điều kiện thuận lợi cho công việc), nếu
cần thiết.
e) Phiếu Kiểm soát quá trình giải quyết
hồ sơ luôn đi
kèm bộ hồ sơ khách hàng nộp để kiểm soát được thời gian thực hiện của từng công
đoạn, được xem như quy trình kiểm soát cung cấp thủ tục trong phạm vi áp dụng.
Tên của Phiếu Kiểm soát quá trình giải
quyết hồ sơ có thể được đặt khác tùy thuộc vào tình hình thực tế của mỗi thủ tục
trong phạm vi áp dụng, đảm bảo các yêu cầu sau (nếu cần thiết):
- Tổng thời gian chuẩn được quy định
trong Phiếu Kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ là tổng thời gian tối đa,
không được vượt quá quy định của văn bản quy phạm pháp luật liên quan.
- Một thủ tục trong phạm vi áp dụng có
thể được phân chia thành một hoặc nhiều Phiếu Kiểm soát quá trình giải quyết hồ
sơ, việc phân chia này tùy thuộc vào tổng
thời gian chuẩn, sự phân chia công đoạn của quy trình.
- Phiếu Kiểm soát quá trình giải quyết
hồ sơ của từng thủ tục phân chia tổng thời gian chuẩn thành thời gian chuẩn của
từng công đoạn - mỗi công đoạn được đánh số thứ tự.
- Trong Phiếu Kiểm soát quá trình giải
quyết hồ sơ, việc ký giao nhận là yêu cầu bắt buộc phải quy định khi xác nhận sự
chuyển giao từ công đoạn này sang công đoạn sau.
- Trong Phiếu Kiểm soát quá trình giải
quyết hồ sơ, việc ký giao nhận không là yêu cầu bắt buộc phải quy định khi xác
nhận sự chuyển giao trong cùng một công đoạn.
f) Quy định về thời hạn (tổng thời
gian chuẩn (tối đa)):
- Ngày được hiểu là ngày làm việc; ngày nghỉ, ngày lễ theo quy định
của nhà nước không phải là ngày làm
việc.
- Thời hạn bắt đầu tại thời điểm phát
sinh sự kiện của ngày đầu tiên của thời hạn - nghĩa là ngày nhận hồ sơ của
khách hàng được tính là ngày thứ nhất.
- Thời hạn kết thúc tại thời điểm kết
thúc ngày cuối cùng của thời hạn - nghĩa là ngày hoàn tất kết quả là ngày cuối cùng,
ngày hẹn trả kết quả là ngày hôm sau của ngày cuối cùng; nếu ngày hẹn trả kết quả
là ngày cuối cùng thì giờ hoàn tất kết quả phải trước giờ hẹn trả kết quả.
2. Quy định về kiểm soát hồ sơ
a) Tất cả hồ sơ được nhận biết, truy cập
theo phần Danh mục biểu mẫu/hồ sơ áp dụng.
b) Tất cả hồ sơ do cơ quan chuyên môn
liên quan lưu trữ được xác định thời gian lưu trữ tối thiểu cũng theo Danh mục
biểu mẫu/hồ sơ áp dụng.
c) Thời gian lưu tối đa hiện hành là
thời gian lưu trữ tối đa trước khi chuyển khu vực lưu trữ (kho lưu trữ - nếu
có), thời gian lưu trữ tại khu vực lưu trữ tuân theo quy định của các văn bản
quy phạm pháp luật và văn bản liên quan.
d) Sau khi hết thời gian lưu tối đa,
các cơ quan chuyên môn liên quan chuyển toàn bộ hồ sơ đến khu vực lưu
trữ hồ sơ (nếu có khu vực lưu trữ) để lưu trữ theo quy định của văn bản quy phạm
pháp luật và văn bản liên quan đối với từng loại hồ sơ. Nếu không xác định
được thời gian lưu trữ thì tùy theo tính chất quan trọng và giá trị hiệu lực của hồ sơ
mà ấn định thời
gian lưu hoặc lưu vô thời hạn cho đến khi có văn bản chính thức quy định về lưu
trữ của cấp có thẩm quyền.
e) Khu vực lưu trữ hồ sơ luôn sạch sẽ,
ngăn nắp, thông thoáng và không bị
ẩm mốc để không xảy
ra tình trạng thiếu kiểm soát, hư hỏng, nhàu nát, ảnh hưởng đến chất lượng hồ
sơ, tài liệu.
f) Tất cả các hồ sơ khi hết hạn lưu trữ
đều được tập hợp ở khu vực riêng biệt, dễ nhận biết để chờ hủy bỏ và tiến hành
thủ tục hủy hồ sơ theo quy định của văn bản quy phạm pháp luật và văn bản liên
quan.
g) Các hồ sơ được lưu trữ để phục vụ
cho việc kiểm soát các hoạt động tác nghiệp của các cơ quan chuyên môn liên
quan và cũng là bằng chứng của
việc vận hành các quá trình của hệ thống quản lý chất lượng, cần rõ ràng, dễ nhận
biết và dễ truy cập.
h) Bên cạnh đó, các hồ sơ cũng phải được
nhận biết, bảo quản, bảo vệ, truy cập, lưu trữ và hủy bỏ sao cho đảm bảo được
tính bảo mật của các
hoạt động tác nghiệp liên quan.
i) Chỉ có người có thẩm quyền liên
quan mới được phép tiếp cận hoặc sử dụng các dữ liệu trên các hồ sơ; những người
khác, đặc biệt là người ngoài cơ quan muốn tiếp cận hoặc sử dụng phải được sự đồng
ý của Lãnh đạo Ủy ban nhân dân quận bằng văn bản.
j) Các chuyên gia đánh giá (nội bộ và bên
ngoài) có thẩm quyền tiếp cận các hồ sơ trong khi tiến hành đánh giá khi được
phân công theo Kế hoạch đánh giá nội bộ của Quy trình đánh giá nội bộ và kiểm
tra quá trình cung cấp sản phẩm hoặc chương trình đánh giá của bên ngoài và cam
kết bảo mật đối với việc tiếp cận hồ sơ này (chỉ xem xét hồ sơ trong
lúc đánh giá, không sao chụp hồ sơ).
Điều 17. Biểu mẫu áp
dụng/hồ sơ lưu trữ
|
STT
|
Tên biểu mẫu/hồ
sơ
|
Mã hóa
|
Trách nhiệm
lưu
|
Thời gian
lưu tối đa
|
|
1
|
Danh mục biểu mẫu/ hồ sơ áp dụng
|
BM-HT-04
|
Phòng Nội vụ
quận Tất cả cơ quan chuyên môn liên quan
|
Cho đến khi
được cập nhật (chỉ lưu bản mới nhất)
|
|
|
|
|
|
|
Mục 4. QUY TRÌNH ĐÁNH
GIÁ NỘI BỘ
Điều 18. Quy trình
|
STT
|
Công việc
|
Đối tượng
thực hiện
|
Biểu mẫu/ hồ
sơ
|
|
1
|
Lập Kế hoạch đánh giá nội bộ
|
Phòng Nội vụ quận
|
Kế hoạch đánh giá nội bộ
|
|
2
|
Thực hiện đánh giá nội bộ và ghi nhận
các điểm không phù hợp (nếu có)
|
Bên đánh giá
|
Phiếu đề nghị thực hiện hành động khắc
phục/ phòng ngừa
Bảng tổng hợp hành động khắc phục
|
|
3
|
Xác định nguyên nhân của các điểm
không phù hợp (nếu có) để tránh tái diễn NC
|
Bên được đánh giá
|
Phiếu đề nghị thực hiện hành động khắc
phục/ phòng ngừa
Bảng tổng hợp hành động khắc phục
|
|
4
|
Xác định và thực hiện hành động khắc
phục đối với các điểm không phù hợp (nếu có)
|
Bên được đánh giá
|
Phiếu đề nghị thực hiện hành động khắc
phục/ phòng ngừa
Bảng tổng hợp hành động khắc phục
|
|
5
|
Kiểm chứng việc thực hiện hành động khắc
phục đối với các điểm không phù hợp (nếu có)
|
Bên đánh giá
Phòng Nội vụ quận
|
Phiếu đề nghị thực hiện hành động khắc
phục/ phòng ngừa
Bảng tổng hợp hành động khắc phục
|
|
6
|
Sơ kết/tổng kết (các) Kế hoạch đánh
giá nội bộ
|
Phòng Nội vụ quận
|
Báo cáo đánh giá nội bộ
|
Điều 19. Quy định
1. Đánh giá nội bộ là hoạt động được
thực hiện nhằm mục đích
xác định xem hệ thống quản lý chất lượng có phù hợp với các yêu cầu luật định,
chế định, các yêu cầu của ISO
9001:2008 và các yêu cầu của Ủy ban nhân dân quận, xác định việc áp dụng hệ thống
quản lý chất lượng có hiệu lực và được duy trì.
2. Kiểm tra là hoạt động để tăng cường
hiệu lực quản lý hành chính nhà nước, bao gồm hai hình thức: Ủy ban nhân dân quận
tự kiểm tra (kiểm
tra nội bộ) và kiểm tra của cấp trên có thẩm quyền.
3. Ủy ban nhân dân quận tự kiểm tra được
hiểu là việc thực hiện theo dõi và đo lường thủ tục trong phạm vi áp dụng (sản
phẩm) cũng như quá trình hoạt động của Ủy ban nhân dân quận.
4. Chuẩn mực chấp nhận - chuẩn mực theo
dõi và đo lường của thủ
tục trong phạm vi áp dụng của Ủy ban nhân dân quận chính là các Bộ tài liệu bên
ngoài (bao gồm cả văn bản quy phạm pháp luật và văn bản áp dụng pháp luật) và Bộ
tài liệu hệ thống
quản lý chất lượng phù hợp với ISO 9001:2008.
5. Điểm tìm thấy (findings) trong đánh
giá nội bộ bao gồm điểm không phù hợp (NC) và điểm nhận xét/lưu ý/nhắc nhở
(observation).
a) NC - non-conformity bao gồm 02 mức
độ:
- NC phụ/nhẹ/nhỏ - minor NC: quy định
và thực hiện các yêu cầu của
bộ tài liệu hệ thống quản lý chất lượng chưa phù hợp, chưa đầy đủ và chưa chính
xác, thiếu sót, sai sót.
- NC chính/nặng/lớn - major NC: hoàn
toàn không thỏa mãn và/ hoặc
không đề cập đến một điều khoản trong ISO 9001:2008 mà Ủy ban nhân dân
quận cần phải tuân thủ và đáp
ứng (ngoại trừ trường hợp ngoại
lệ trong điều khoản 1.2 mà ISO 9001:2008 cho phép); quy định và thực hiện các
yêu cầu của Bộ tài liệu hoàn toàn không phù hợp với yêu cầu luật định, chế định
liên quan đến thủ tục trong phạm vi áp dụng trong phạm vi áp dụng; nhiều điểm
không phù hợp phụ/nhẹ/nhỏ được
phát hiện xuyên suốt, rải rác
trong hệ thống quản lý chất lượng và có tính chất lập lại mang tính hệ thống.
b) Điểm nhận xét/lưu ý/nhắc nhở
(observation) là những điểm chưa đủ bằng chứng để kết luận là NC phụ/nhẹ/nhỏ, cần
phải thu thập thêm thông tin để kiểm tra xác nhận; những điểm mang tính góp ý, xây
dựng nhằm mục đích cải tiến (nếu tiến hành thực hiện hành động khắc phục đối với
điểm nhận xét/lưu ý thì sẽ mang
lại giá trị tốt
hơn cho hệ thống quản lý chất lượng).
6. Thông qua Kế hoạch đánh giá nội bộ,
Ủy ban nhân dân quận tiến hành đánh giá nội bộ định kỳ ít nhất hai lần hàng năm (tần
suất đánh giá) sao cho tất cả các quá trình của hệ thống quản lý chất lượng và
tất cả các điều khoản
của ISO 9001:2008 được rà soát việc vận hành hàng năm.
7. Bên cạnh đó, Kế hoạch
đánh giá nội bộ được Phòng Nội vụ quận hoạch định có cân nhắc đến
tình trạng và tầm quan trọng của các quá trình và công việc của các cơ quan
chuyên môn liên quan được đánh giá cũng như kết quả của các cuộc đánh giá trước
đó.
8. Chuẩn mực, phạm vi, phương pháp và
kỹ thuật đánh giá
được đề cập đầy đủ trong Kế
hoạch đánh giá nội bộ. Việc lựa chọn các chuyên gia đánh giá nội bộ và tiến
hành đánh giá phải đảm bảo tính khách quan và vô tư của quá trình đánh giá. Các chuyên gia đánh
giá không được đánh giá công việc của mình.
9. Nếu là đánh giá nội bộ định kỳ thì
Kế hoạch đánh
giá nội bộ được gửi đến các cơ quan chuyên môn liên quan trước tối thiểu hai ngày
làm việc.
10. Nếu Lãnh đạo Ủy ban nhân dân quận
yêu cầu đánh giá nội bộ đột xuất thì Kế hoạch đánh giá nội bộ được gửi đến các
cơ quan chuyên môn liên quan trước tối thiểu một ngày làm việc.
11. Khi tiến hành đánh giá nội bộ, tùy theo quyết
định của trưởng đoàn đánh giá, nếu phát sinh NC thì đánh giá viên nội bộ
viết tay vào Phiếu đề nghị thực hiện hành động khắc phục/phòng ngừa hoặc đánh
máy vi tính vào Bảng tổng hợp hành động khắc phục (mỗi hàng của Bảng tổng hợp
hành động khắc phục tương ứng với một Phiếu đề nghị thực hiện hành động khắc phục/phòng
ngừa) chuyển đến bên được đánh
giá trong cuộc họp bế mạc; bên được đánh giá cũng ấn định ngày dự kiến hoàn tất
hành động khắc phục trong cuộc họp này.
12. Bên được đánh giá tiến hành xác định
nguyên nhân,
xác định hành động khắc phục cần thiết bằng cách viết tay vào Phiếu đề nghị thực hiện
hành động khắc phục/phòng ngừa hoặc Bảng tổng hợp hành động khắc phục, tiếp theo là
thực hiện những hành động đã xác định.
13. Sau thời hạn dự kiến hoàn tất hành
động khắc phục, bên đánh giá tiến hành kiểm chứng, viết tay vào Phiếu đề nghị thực hiện
hành động khắc phục/phòng ngừa hoặc
Bảng tổng hợp hành động khắc phục, thu hồi hồ sơ đã hoàn tất này chuyển
đến Phòng Nội vụ quận.
14. Hồ sơ đã hoàn tất của Phiếu đề nghị
thực hiện hành động khắc phục/phòng ngừa và Bảng tổng hợp hành động
khắc phục phát sinh từ đánh
giá nội bộ do Phòng Nội vụ quận lưu trữ bản chính và sao chụp một bản sao cho bên
được đánh giá lưu trữ.
15. Phòng Nội vụ quận tổng hợp thống
kê các NC của đánh giá nội bộ và bản chất của các NC quan trọng (nếu cần
thiết) và phân tích điểm mạnh, điểm yếu của hệ thống quản lý chất lượng bằng
Báo cáo đánh giá nội bộ sau khi kết thúc đánh giá nội bộ và chuyển đến Lãnh đạo
Ủy ban nhân
dân quận.
16. Việc sơ kết/tổng kết các
Kế hoạch đánh giá nội bộ được thực hiện trong các cuộc họp xem xét của lãnh đạo
về hệ thống quản lý chất lượng (tùy theo nội dung của cuộc họp) và được thể hiện
trong Biên bản họp xem xét của lãnh đạo.
Điều 20. Biểu mẫu áp
dụng/hồ sơ lưu trữ
|
STT
|
Tên biểu mẫu/hồ
sơ
|
Mã hóa
|
Trách nhiệm
lưu
|
Thời gian lưu tối đa
|
|
1
|
Kế hoạch đánh giá nội bộ (dạng
văn bản)
|
--
|
Phòng Nội vụ
quận
Tất cả cơ
quan chuyên môn liên quan
|
03 năm
|
|
2
|
Phiếu đề nghị thực hiện hành động khắc
phục/phòng ngừa
|
BM-HT-05
|
Phòng Nội vụ
quận
Tất cả cơ
quan chuyên môn liên quan
|
03 năm
|
|
3
|
Bảng tổng hợp hành động khắc phục
|
BM-HT-06
|
Phòng Nội vụ
quận
Tất cả cơ
quan chuyên môn liên quan
|
03 năm
|
|
4
|
Báo cáo đánh giá nội bộ (dạng văn
bản)
|
--
|
Phòng Nội vụ
quận
Tất cả cơ
quan chuyên môn liên quan
|
03 năm
|
Mục 5. QUY TRÌNH KIỂM
SOÁT SẢN PHẨM KHÔNG PHÙ HỢP
Điều 21. Quy trình
|
STT
|
Công việc
|
Đối tượng
thực hiện
|
Biểu mẫu/ bồ
sơ
|
|
1
|
Phát hiện sản phẩm không phù hợp
|
Người phát hiện
|
--
|
|
2
|
Ghi nhận sản phẩm không phù
hợp
|
Người phát hiện
|
Phiếu Kiểm soát quá trình giải quyết
hồ sơ
|
|
3
|
Xác định sự khắc phục cần thiết để xử
lý sản phẩm không phù hợp, loại bỏ sự không phù hợp đã được phát
hiện
|
Cơ quan chuyên môn liên quan
|
Phiếu Kiểm soát quá trình giải quyết
hồ sơ
|
|
4
|
Thực hiện sự khắc phục
|
Cơ quan chuyên môn liên quan
|
Phiếu Kiểm soát quá trình giải quyết
hồ sơ
|
Điều 22. Quy định
1. Đối với thủ tục trong phạm vi áp dụng
của Ủy ban nhân dân quận, không có sự phân biệt rõ ràng giữa sản phẩm/thủ
tục trong phạm vi áp dụng không phù hợp (sản phẩm không phù hợp) và những sự
không phù hợp phát sinh từ việc theo dõi, đo lường quy trình kiểm soát thực hiện
thủ tục trong phạm vi áp dụng.
2. Như vậy, sản phẩm không phù hợp là
những sự không phù hợp (lỗi) phát sinh từ việc theo dõi, đo lường quy trình kiểm
soát thực hiện thủ tục trong phạm vi áp dụng, từ đánh giá nội bộ, từ kiểm tra nội
bộ hoặc từ phản hồi của khách hàng; được phân loại như sau:
a) Lỗi trễ hạn: trễ hạn công đoạn
so với thời gian công đoạn (nếu có quy định) hoặc trễ hạn so với tổng thời gian
chuẩn (tối đa) quy định trong Phiếu Kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ hoặc
trong quy trình tương đương.
b) Lỗi thất lạc/hư hỏng hồ sơ: thất lạc/hư
hỏng hồ sơ mà không khắc phục được, bao gồm hồ sơ đầu vào (thành phần hồ sơ
khách hàng nộp), hồ sơ phát sinh trong quy trình thụ lý hồ sơ và hồ sơ đầu ra
(kết quả).
c) Lỗi nghiệp vụ: soạn thảo các hồ sơ
phát sinh trong quá trình thụ lý hồ sơ, các hồ sơ đầu ra (kết quả) theo thủ tục
trong phạm vi áp dụng không đầy đủ, không chính
xác, có thiếu sót, có sai
sót, chưa phù hợp
về thể thức và kỹ thuật trình
bày văn bản.
d) Lỗi khác: những lỗi không phải là
các lỗi trên và các
lỗi phát sinh từ việc khách hàng nhận và phát hiện (kết quả) có sai sót (nếu
có), nghĩa là sản phẩm không phù hợp được phát hiện sau khi trả kết quả hoặc đã
bắt đầu sử dụng.
3. Khi ghi nhận những lỗi phát sinh
như trên vào phần XỬ LÝ NHỮNG SỰ KHÔNG PHÙ HỢP PHÁT SINH TRONG QUY TRÌNH
của Phiếu Kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ, cơ quan chuyên môn
liên quan ghi nhận bản chất sự không phù hợp, nghĩa là ghi cụ thể thực tế phát
sinh lỗi như thể nào vào cột Diễn giải sự không phù hợp phát sinh.
4. Việc xử lý những lỗi phát sinh như
trên được ghi nhận vào phần XỬ LÝ NHỮNG SỰ KHÔNG PHÙ HỢP PHÁT SINH TRONG QUY
TRÌNH của Phiếu Kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ, nghĩa là ghi nhận cụ thể
hành động thực tế vào cột Cách xử lý và ký tên vào cột Người xử lý theo một
trong những cách như sau (sự khắc phục):
a) Lỗi trễ hạn: công việc của công đoạn
sau được thực hiện để đáp ứng quy định về thời gian công đoạn và tổng thời gian chuẩn
cho công đoạn trễ hạn trước đó.
b) Lỗi thất lạc/hư hỏng hồ sơ: tìm hoặc khôi
phục hồ sơ, nếu hồ sơ phát
sinh trong quá trình thụ lý hồ sơ/hồ sơ (kết quả) không tìm thấy hoặc khôi phục
được thì làm lại, nếu hồ sơ nộp vào của khách hàng không tìm thấy hoặc
khôi phục được
thì ra văn bản
thông báo về việc thất lạc/hư hỏng hồ sơ chuyển đến khách hàng và Báo cáo kết
quả thực hiện hệ thống quản lý chất lượng bắt buộc phải đề cập nội dung này.
c) Lỗi nghiệp vụ: chỉnh sửa/bổ sung/làm
lại đối với các hồ sơ phát sinh trong quá trình thụ lý hồ sơ, các hồ sơ đầu ra (kết quả)
theo thủ tục trong phạm vi áp dụng không đầy đủ, chính xác, có thiếu sót, sai sót,
chưa phù hợp về thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản.
d) Lỗi khác: xử lý bản chất của sự
không phù hợp đối với từng trường hợp cụ thể.
5. Đối với việc thực hiện quy trình
tương đương nêu trong Sổ tay này hoặc Phiếu Kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ
không được sử dụng do áp dụng công nghệ thông tin thay thế hoặc không có Phiếu
Kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ, việc xác định bản chất và xử lý sự không
phù hợp (lỗi) do cơ quan chuyên môn chứng minh bằng các văn bản/ hồ sơ liên
quan.
6. Khi những sự không phù hợp như trên
phát sinh từ đánh giá nội bộ, từ kiểm tra nội bộ thì việc xử lý được thực hiện
theo Quy trình đánh giá nội bộ.
7. Sau đó, nếu cần thiết thì
người xử lý đề nghị thực hiện hành động khắc phục để loại bỏ nguyên nhân của
sự không phù hợp đã được phát hiện và tránh tái diễn sự không phù hợp theo Quy
trình thực hiện hành động khắc phục các điểm không phù hợp, ghi nhận
vào Phiếu đề nghị thực hiện hành động khắc phục/ phòng ngừa (chọn ô sản phẩm
không phù hợp). Hành động khắc
phục thông thường nhất là cấp trên tiến hành
nhắc nhở, chấn chỉnh, tập huấn, đào tạo lại hoặc phê bình người
gây ra sự không phù hợp hoặc người gây ra sự không phù hợp tự phê bình, rút
kinh nghiệm trong công việc.
8. Việc tổng hợp về sự phù hợp của sản
phẩm được thực hiện trong các cuộc
họp xem xét của
lãnh đạo về hệ
thống quản lý chất lượng (tùy theo nội dung của cuộc họp) và được thể hiện
trong Biên bản họp xem xét của lãnh đạo.
Điều 23. Biểu mẫu áp
dụng/hồ sơ lưu trữ
|
STT
|
Tên biểu mẫu/hồ
sơ
|
Mã hóa
|
Trách nhiệm
lưu
|
Thời gian
lưu tối đa
|
|
1
|
Phiếu đề nghị thực hiện hành động khắc
phục/phòng ngừa
|
BM-HT-05
|
Phòng Nội vụ
quận
Tất cả cơ
quan chuyên môn liên quan
|
03 năm
|
|
2
|
Sổ theo dõi hành động khắc phục/
phòng ngừa
|
BM-HT-07
|
Phòng Nội vụ
quận
Tất cả cơ
quan chuyên môn liên quan
|
03 năm
|
Mục 6. QUY TRÌNH HÀNH
ĐỘNG KHẮC PHỤC
Điều 24. Quy trình
|
STT
|
Công việc
|
Đối tượng
thực hiện
|
Biểu mẫu/ hồ
sơ
|
|
1
|
Phát hiện sự không phù hợp
|
Người phát hiện
|
--
|
|
2
|
Ghi nhận sự không phù hợp
|
Người phát hiện
|
Phiếu đề nghị thực hiện hành động khắc
phục/ phòng ngừa
|
|
3
|
Chuyển đến Phòng Nội vụ quận
|
Người phát hiện
Phòng Nội vụ quận
|
Phiếu đề nghị thực hiện
hành động khắc phục/ phòng ngừa
Sổ theo dõi hành động khắc phục/phòng
ngừa
|
|
4
|
Chuyển đến cơ quan chuyên môn liên
quan phát sinh sự không phù hợp
|
Phòng Nội vụ quận
cơ quan chuyên môn liên quan phát
sinh sự không phù hợp
|
Phiếu đề nghị thực hiện hành động khắc
phục/ phòng ngừa
Sổ theo dõi hành động khắc phục/phòng
ngừa
|
|
5
|
Xác định nguyên nhân của sự không
phù hợp
|
cơ quan chuyên môn liên quan phát
sinh sự không phù hợp
|
Phiếu đề nghị thực hiện hành động khắc
phục/ phòng ngừa
|
|
6
|
Xác định hành động khắc phục cần thiết
để loại bỏ nguyên nhân và tránh tái diễn sự không phù hợp
|
cơ quan chuyên môn liên quan phát
sinh sự không phù hợp
|
Phiếu đề nghị thực hiện hành động khắc
phục/ phòng ngừa
|
|
7
|
Trình Đại diện lãnh đạo cho ý kiến
(nếu có)
|
Đại diện lãnh đạo
cơ quan chuyên môn liên quan phát
sinh sự không phù hợp
|
Phiếu đề nghị thực hiện hành động khắc
phục/ phòng ngừa
|
|
8
|
Thực hiện hành động khắc phục và lưu
hồ sơ (nếu có)
|
cơ quan chuyên môn liên quan phát
sinh sự không phù hợp
|
Phiếu đề nghị thực hiện hành động khắc
phục/ phòng ngừa
|
|
9
|
Kiểm chứng hành động khắc phục đã thực
hiện
|
Người phát hiện Phòng Nội vụ quận
|
Phiếu đề nghị thực hiện hành động khắc
phục/ phòng ngừa
|
|
10
|
Chuyển đến Phòng Nội vụ quận
|
Người phát hiện Phòng Nội vụ quận
|
Phiếu đề nghị thực hiện hành động khắc
phục/ phòng ngừa
Sổ theo dõi hành động khắc phục/phòng
ngừa
|
Điều 25. Quy định
1. Hành động khắc phục bắt nguồn từ:
a) Phản hồi của khách hàng: sau khi đã
giải quyết phản hồi của
khách hàng, nếu cần thiết các cơ quan chuyên môn liên quan đều có thể đề
nghị thực hiện hành động khắc phục;
b) Sản phẩm không phù hợp: sau khi đã
xử lý sản phẩm không phù hợp, nếu cần thiết các cơ quan chuyên môn liên quan đều
có thể đề nghị thực hiện hành động khắc phục;
c) Đánh giá nội bộ: các NC chính/nặng/lớn
hoặc phụ/nhẹ/nhỏ được phát hiện trong những lần đánh giá nội bộ đều được thực
hiện hành động khắc phục;
d) Theo dõi và đo lường các quá trình
trong hệ thống: bất cứ khi nào phát hiện sự không phù hợp trong khi vận hành
các hoạt động tác nghiệp theo tài liệu của hệ thống quản lý chất lượng, nếu cần
thiết các cơ quan chuyên môn liên quan đều có thể đề nghị thực hiện hành động khắc
phục;
e) Phân tích dữ liệu: kết quả của việc
phân tích dữ liệu không đạt (bao gồm kết quả thực hiện không đạt so với mục
tiêu chất lượng, kết quả thực hiện không đạt so với kế hoạch đề ra), các cơ
quan chuyên môn liên quan đều phải đề nghị thực hiện hành động khắc phục.
2. Sổ theo dõi hành động khắc phục/phòng
ngừa được Phòng Nội vụ quận kiểm soát để theo dõi việc thực hiện các hành động khắc
phục khi có đề nghị phát sinh từ CQCM liên quan này sang cơ quan chuyên môn liên quan
khác.
3. Hành động khắc phục được thể hiện
qua việc ghi nhận Phiếu đề nghị thực hiện hành động khắc phục/ phòng ngừa hoặc
Bảng tổng hợp hành động khắc phục hoặc còn được thể hiện qua các
văn bản khác liên quan (tổng hợp, báo cáo, biên bản họp).
4. Việc tổng hợp hành động khắc phục
được thực hiện trong các cuộc họp xem xét của lãnh đạo về hệ thống quản lý chất
lượng (tùy theo nội dung của cuộc họp) và được thể hiện trong Biên bản họp xem
xét của lãnh đạo.
Điều 26. Biểu mẫu áp
dụng/hồ sơ lưu trữ
|
STT
|
Tên biểu mẫu/hồ sơ
|
Mã hóa
|
Trách nhiệm
lưu
|
Thời gian
lưu tối đa
|
|
1
|
Phiếu đề nghị thực hiện hành động khắc
phục/phòng ngừa
|
BM-HT-05
|
Phòng Nội vụ
quận
Tất cả cơ
quan chuyên môn liên quan
|
03 năm
|
|
2
|
Sổ theo dõi hành động khắc phục/
phòng ngừa
|
BM-HT-07
|
Phòng Nội vụ
quận
Tất cả cơ
quan chuyên môn liên quan
|
03 năm
|
Mục 7. QUY TRÌNH HÀNH
ĐỘNG PHÒNG NGỪA
Điều 27. Quy trình
|
STT
|
Công việc
|
Đối tượng
thực hiện
|
Biểu mẫu/ hồ
sơ
|
|
1
|
Phát hiện vấn đề tiềm ẩn (thông thường
qua phân tích dữ liệu - kết quả thống kê)
|
Người phát hiện
|
--
|
|
2
|
Ghi nhận vấn đề tiềm ẩn
|
Người phát hiện
|
Phiếu đề nghị thực hiện hành động khắc
phục/ phòng ngừa
|
|
3
|
Chuyển đến Phòng Nội vụ quận
|
Người phát hiện Phòng Nội vụ quận
|
Phiếu đề nghị thực hiện hành động khắc
phục/ phòng ngừa
Sổ theo dõi hành động khắc phục/phòng
ngừa
|
|
4
|
Chuyển đến cơ quan chuyên môn liên
quan phát sinh sự không phù hợp hoặc có liên quan
|
Phòng Nội vụ quận
cơ quan chuyên môn liên quan phát
sinh vấn đề tiềm ẩn
|
Phiếu đề nghị thực hiện hành động khắc
phục/ phòng ngừa
Sổ theo dõi hành động khắc phục/phòng
ngừa
|
|
5
|
Xác định nguyên nhân của vấn đề tiềm
ẩn
|
Cơ quan chuyên môn liên quan phát
sinh vấn đề tiềm ẩn
|
Phiếu đề nghị thực hiện hành động khắc phục/
phòng ngừa
|
|
6
|
Xác định hành động phòng ngừa cần
thiết để loại bỏ nguyên
nhân và tránh xuất hiện sự không phù hợp
|
Cơ quan chuyên môn liên quan phát
sinh vấn đề tiềm ẩn
|
Phiếu đề nghị thực hiện hành động khắc
phục/ phòng ngừa
|
|
7
|
Trình Đại diện lãnh đạo cho ý kiến (nếu có)
|
Đại diện lãnh đạo
Cơ quan chuyên môn liên quan phát
sinh vấn đề tiềm ẩn
|
Phiếu đề nghị thực hiện hành động khắc
phục/ phòng ngừa
|
|
8
|
Thực hiện hành động phòng ngừa và
lưu hồ sơ (nếu có)
|
CQCM liên quan phát sinh vấn đề tiềm
ẩn
|
Phiếu đề nghị thực hiện hành động khắc
phục/ phòng ngừa
|
|
9
|
Kiểm chứng hành động phòng ngừa đã thực
hiện
|
Người phát hiện Phòng Nội vụ quận
|
Phiếu đề nghị thực hiện hành động khắc
phục/ phòng ngừa
|
|
10
|
Chuyển đến Phòng Nội vụ quận
|
Người phát hiện Phòng Nội vụ quận
|
Phiếu đề nghị thực hiện hành động khắc
phục/ phòng ngừa
Sổ theo dõi hành động khắc
phục/phòng ngừa
|
Điều 28. Quy định
1. Hành động phòng ngừa bắt nguồn từ:
phân tích dữ liệu - kết quả của việc
phân tích dữ liệu đạt (bao gồm kết quả thực hiện đạt so với mục tiêu chất lượng, kết
quả thực hiện đạt so với kế hoạch đề ra) nhưng kết quả đó quá thấp hoặc thể hiện
sự biến động và
không ổn định.
2. Sổ theo dõi hành động khắc phục/ phòng
ngừa được Phòng Nội vụ quận kiểm soát để theo dõi việc thực hiện các hành động
phòng ngừa khi có đề nghị phát sinh từ cơ quan chuyên môn liên quan này sang cơ
quan chuyên môn liên quan khác.
3. Hành động phòng ngừa được thể hiện
qua việc ghi nhận Phiếu đề nghị thực hiện hành động khắc phục/phòng ngừa hoặc
thể hiện qua các văn bản khác liên quan (tổng hợp, báo cáo, biên bản họp).
4. Việc tổng hợp hành động phòng ngừa
(nếu có) được thực hiện trong các cuộc họp xem xét của lãnh đạo về hệ thống quản
lý chất lượng (tùy theo nội dung của cuộc họp) và được thể hiện trong Biên bản
họp xem xét của lãnh đạo.
Điều 29. Biểu mẫu áp
dụng/hồ sơ lưu trữ
|
STT
|
Tên biểu mẫu/hồ
sơ
|
Mã hóa
|
Trách nhiệm
lưu
|
Thời gian
lưu tối đa
|
|
1
|
Phiếu đề nghị thực hiện hành động khắc phục/phòng
ngừa
|
BM-HT-05
|
Phòng Nội vụ
quận Tất cả cơ quan chuyên môn liên quan
|
03 năm
|
|
2
|
Sổ theo dõi hành động khắc phục/
phòng ngừa
|
BM-HT-07
|
Phòng Nội vụ
quận
Tất cả cơ
quan chuyên môn liên quan
|
03 năm
|
Mục 8. QUY TRÌNH TỔ
CHỨC ĐÀO TẠO, BỒI DƯỠNG CÁN BỘ, CÔNG CHỨC
Điều 30. Quy trình tổ
chức đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức do Sở Nội vụ tổ chức
|
STT
|
Công việc
|
Đối tượng
thực hiện
|
Biểu mẫu/hồ
sơ
|
|
1
|
Nhu cầu đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức
|
Ủy ban nhân dân thành phố;
Sở Nội vụ.
|
Kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức của
thành phố
|
|
2
|
Lập Kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán
bộ, công chức
|
Phòng Nội vụ quận
|
Kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán
bộ, công chức trên địa bàn quận Bình Tân
|
|
3
|
Xem xét, phê duyệt
|
Ủy ban nhân dân quận
|
Kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ,
công chức trên địa bàn quận Bình Tân
|
|
4
|
Lập thông báo nội dung đào tạo, bồi
dưỡng cán bộ, công chức
|
Phòng Nội vụ quận
|
Thông báo
|
|
5
|
Lập đăng ký danh sách tham dự đào tạo,
bồi dưỡng cán bộ, công chức
|
Cơ quan chuyên môn
Đơn vị sự nghiệp
Ủy ban nhân dân 10 phường
|
Văn bản
Danh sách đăng ký tham
dự đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức
|
|
6
|
Tổng hợp danh sách tham dự đào tạo,
bồi dưỡng cán bộ,
công chức
|
Phòng Nội vụ quận
|
Danh sách đăng ký tham dự đào tạo, bồi
dưỡng cán bộ, công chức
|
|
7
|
Xem xét, phê duyệt
|
Ủy ban nhân dân quận
|
Văn bản
Danh sách đăng ký tham
dự đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức
|
|
8
|
Gửi danh sách cán bộ, công chức tham
dự đào
tạo,
bồi dưỡng cán
bộ, công chức về Sở Nội vụ
|
Phòng Nội vụ quận
|
Văn bản
Danh sách đăng ký tham dự đào tạo, bồi
dưỡng cán bộ, công chức
|
|
9
|
Tổng hợp, thống kê và báo cáo kết quả
triển khai đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức
|
Phòng Nội vụ quận
|
Văn bản
|
Điều 31. Quy trình tổ
chức đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức do Ủy ban nhân dân quận tổ chức:
|
STT
|
Công việc
|
Đối tượng
thực hiện
|
Biểu mẫu/hồ
sơ
|
|
1
|
Nhu cầu đào tạo, bồi dưỡng cán bộ,
công chức
|
Ủy ban nhân dân quận
|
Kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ,
công chức trên địa bàn quận Bình Tân
|
|
2
|
Lập thông báo nội dung đào tạo, bồi
dưỡng cán bộ, công chức
|
- Phòng Nội vụ quận;
- Trung tâm Bồi dưỡng chính trị (nếu
có);
- Cơ quan chuyên môn thuộc quận;
- Đơn vị sự nghiệp;
- Ủy ban nhân dân 10
phường.
|
Thông báo
Văn bản
|
|
3
|
Lập đăng ký danh sách
tham dự đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức
|
- Cơ quan chuyên môn;
- Đơn vị sự nghiệp;
- Ủy ban nhân dân 10 phường.
|
- Văn bản;
- Danh sách đăng ký tham dự đào tạo,
bồi dưỡng cán bộ, công chức.
|
|
4
|
Tổng hợp danh sách tham dự đào tạo,
bồi dưỡng cán bộ, công chức
|
Phòng Nội vụ quận
|
Danh sách đăng ký tham dự đào tạo, bồi
dưỡng cán bộ, công chức
|
|
5
|
Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng cán bộ,
công chức, cấp Giấy chứng nhận hoặc cấp bằng (nếu có)
|
- Phòng Nội vụ quận;
- Cơ quan chuyên môn;
- Đơn vị sự nghiệp;
- Ủy ban nhân dân 10 phường.
|
Văn bản
Danh sách đăng ký tham dự đào tạo, bồi
dưỡng cán bộ, công chức
Giấy chứng nhận
|
|
6
|
Tổng hợp, thống kê
và báo cáo kết quả triển khai đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức
|
Phòng Nội vụ quận
|
Văn bản
|
Điều 32. Biểu mẫu áp
dụng/hồ sơ lưu trữ
|
STT
|
Tên biểu mẫu/hồ
sơ
|
Mã hóa
|
Trách nhiệm
lưu
|
Thời gian
lưu tối đa
|
|
1
|
Kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng
cán bộ, công chức của thành phố
|
--
|
Phòng Nội vụ quận
|
03 năm
|
|
2
|
Kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ,
công chức trên địa bàn quận Bình Tân
|
--
|
Phòng Nội vụ quận
|
03 năm
|
|
3
|
Thông báo
|
--
|
Phòng Nội vụ quận
|
03 năm
|
|
4
|
Danh sách đăng ký tham dự đào tạo, bồi
dưỡng cán bộ, công chức
|
--
|
Phòng Nội vụ quận
|
03 năm
|
|
5
|
Văn bản
|
--
|
Phòng Nội vụ quận
|
03 năm
|
Chương
V
TỔ
CHỨC THỰC HIỆN
Điều 33. Trách nhiệm
thực hiện
Các cơ quan chuyên môn, cán bộ, công
chức thuộc Ủy ban nhân dân quận, các đối tượng áp dụng của sổ tay và các tổ chức,
cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành sổ tay này.
DANH
MỤC BIỂU MẪU HỆ THỐNG
(Ban hành kèm theo
Quyết định số /QĐ-UBND ngày tháng 3 năm 2018 của Ủy ban nhân dân quận
Bình Tân)
|
STT
|
Tên biểu mẫu/hồ
sơ
|
Mã hóa
|
Trách nhiệm
lưu
|
Thời gian
lưu tối đa
|
|
1
|
Báo cáo kết quả thực hiện hệ thống
quản lý chất lượng (dạng văn bản)
|
--
|
Đại diện
lãnh đạo
Phòng Nội vụ
quận
Tất cả cơ
quan chuyên môn liên quan
|
03 năm
|
|
2
|
Biên bản họp xem xét của lãnh đạo (dạng
văn bản)
|
--
|
Đại diện
lãnh đạo
Phòng Nội vụ
quận
Tất cả cơ
quan chuyên môn liên quan
|
03 năm
|
|
3
|
Tờ trình
Quy trình xử lý công việc, Phiếu Kiểm
soát quá trình giải quyết hồ sơ và văn bản liên quan (dạng văn bản)
|
--
|
Phòng Nội vụ
quận
Tất cả cơ
quan chuyên môn liên quan
|
03 năm
|
|
4
|
Bản hiệu đính tài liệu
|
BM-HT-01
|
Phòng Nội vụ
quận
Tất cả cơ
quan chuyên môn liên quan
|
Cho đến khi
được cập nhật (chỉ lưu bản mới nhất)
|
|
5
|
Danh mục văn bản quy phạm pháp luật
và văn bản liên quan
|
BM-HT-02
|
Phòng Nội vụ
quận
Tất cả cơ
quan chuyên môn liên quan
|
Cho đến khi
được cập nhật (chỉ lưu bản mới nhất)
|
|
6
|
Phiếu khảo sát ý kiến
|
BM-HT-03
|
Phòng Nội vụ
quận
Tất cả cơ
quan chuyên môn liên quan
|
03 năm
|
|
7
|
Danh mục biểu mẫu/ hồ sơ áp dụng
|
BM-HT-04
|
Phòng Nội vụ
quận
Tất cả cơ
quan chuyên môn liên quan
|
Cho đến khi
được cập nhật (chỉ lưu bản mới nhất)
|
|
8
|
Kế hoạch đánh giá nội bộ (dạng
văn bản)
|
--
|
Phòng Nội vụ
quận
Tất cả cơ
quan chuyên môn liên quan
|
03 năm
|
|
9
|
Biên bản đánh giá nội bộ (dạng
văn bản)
|
--
|
Phòng Nội vụ
quận
Tất cả cơ
quan chuyên môn liên quan
|
03 năm
|
|
10
|
Báo cáo đánh giá nội bộ (dạng văn
bản)
|
--
|
Phòng Nội vụ
quận Tất cả cơ quan chuyên môn liên quan
|
03 năm
|
|
11
|
Phiếu đề nghị thực hiện hành động khắc
phục/phòng ngừa
|
BM-HT-05
|
Phòng Nội vụ
quận
Tất cả cơ
quan chuyên môn liên quan
|
03 năm
|
|
12
|
Bảng tổng hợp hành động khắc phục
|
BM-HT-06
|
Phòng Nội vụ
quận
Tất cả cơ
quan chuyên môn liên quan
|
03 năm
|
|
13
|
Sổ theo dõi hành động khắc phục/
phòng ngừa
|
BM-HT-07
|
Phòng Nội vụ
quận
Tất cả cơ
quan chuyên môn liên quan
|
03 năm
|
ỦY BAN NHÂN
DÂN QUẬN BÌNH TÂN