|
ỦY
BAN NHÂN DÂN
THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
SỞ TƯ PHÁP
--------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
----------------
|
|
Số:
289/QĐ-STP-BTTP
|
TP.
Hồ Chí Minh, ngày 11 tháng 7 năm 2008
|
QUYẾT ĐỊNH
VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY TRÌNH VÀ HƯỚNG DẪN TIẾP NHẬN, GIẢI QUYẾT
HỒ SƠ VỀ HOẠT ĐỘNG CÔNG CHỨNG TẠI SỞ TƯ PHÁP THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
GIÁM ĐỐC SỞ TƯ PHÁP THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
Căn cứ Quyết định số 43/QĐ-UB
ngày 27 tháng 3 năm 1982 của Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh về việc
thành lập Sở Tư pháp trực thuộc Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh;
Căn cứ Quyết định số 27/2008/QĐ-UBND của Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh
ngày 03 tháng 4 năm 2008 về ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động của Sở Tư
pháp Thành phố;
Căn cứ Luật Công chứng;
Căn cứ Nghị định số 02/2008/NĐ-CP ngày 04 tháng 01 năm 2008 của Chính phủ quy định
chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng;
Căn cứ Quyết định số 01/2008/QĐ-BTP ngày 20 tháng 02 năm 2008 của Bộ Tư pháp về
việc ban hành một số mẫu giấy tờ dùng trong hoạt động công chứng;
Căn cứ Đề án phát triển tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn thành phố Hồ
Chí Minh ban hành kèm theo Quyết định số 60 /2008/QĐ-UBND ngày 05 tháng 7 năm
2008 của Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh;
Xét đề nghị của Trưởng phòng Bổ trợ tư pháp,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Nay ban hành kèm theo Quyết định này:
1. Quy trình
tiếp nhận, giải quyết hồ sơ về hoạt động công chứng tại Sở Tư pháp;
2. 09 bản hướng
dẫn trong việc tiếp nhận, giải quyết hồ sơ về hoạt động công chứng tại Sở Tư
pháp.
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.
Điều 3. Các ông (bà) Chánh Văn phòng Sở, Trưởng phòng Tổ
chức, Trưởng phòng Bổ trợ tư pháp, Trưởng phòng Hộ tịch- Lý lịch tư pháp- Quốc
tịch và Chánh Thanh tra Sở Tư pháp chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
Nơi nhận
- Như Điều 3;
- Lưu (VT-BTTP).
|
GIÁM
ĐỐC
Nguyễn Đức Chính
|
QUY TRÌNH
TIẾP NHẬN, GIẢI QUYẾT HỒ SƠ VỀ HOẠT ĐỘNG CÔNG CHỨNG TẠI SỞ
TƯ PHÁP THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
(Ban hành kèm theo Quyết định số 289 /QĐ-STP-BTTP ngày 11 tháng 7 năm
2008 của Giám đốc Sở Tư pháp)
Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi điều chỉnh
Quy trình này
quy định về hồ sơ, quy trình tiếp nhận và giải quyết các loại hồ sơ sau đây tại
Sở Tư pháp:
1. Đăng ký tập
sự hành nghề công chứng;
2. Đề nghị bổ
nhiệm công chứng viên;
3. Đề nghị miễn
nhiệm công chứng viên theo nguyện vọng hoặc chuyển làm công việc khác;
4. Thành lập
Văn phòng công chứng;
5. Đăng ký hoạt
động của Văn phòng công chứng;
6. Đăng ký
thay đổi nội dung Giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng;
7. Cấp lại Giấy
đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng;
8. Tự chấm dứt
hoạt động của Văn phòng công chứng;
9. Cung cấp
thông tin về Văn phòng công chứng.
Điều 2. Nguyên tắc tiếp nhận và giải quyết hồ sơ
1. Phòng Bổ
trợ tư pháp thực hiện việc tiếp nhận và trả kết qủa giải quyết hồ sơ về họat động
công chứng tại nơi tiếp nhận và trả kết quả của Sở Tư pháp.
2. Người nộp
hồ sơ và nhận kết quả giải quyết hồ sơ về họat động công chứng quy định từ
Chương II đến Chương X Quy trình này được ủy quyền bằng văn bản theo quy định
pháp luật cho người khác nộp hồ sơ và nhận kết quả, trừ các trường hợp sau đây:
a) Nộp hồ sơ
đề nghị bổ nhiệm công chứng viên;
b) Nhận và ký
tên trên Giấy đăng ký họat động Văn phòng công chứng.
3. Việc tiếp
nhận hồ sơ được thực hiện theo thứ tự nộp hồ sơ; Hồ sơ được tiếp nhận phải đầy
đủ và đúng quy định.
Trường hợp hồ
sơ không đầy đủ hoặc không đúng quy định, công chức được phân công tiếp nhận hồ
sơ từ chối tiếp nhận và cấp Phiếu yêu cầu bổ sung hồ sơ có chữ ký của công chức
được phân công tiếp nhận hồ sơ; Việc yêu cầu bổ sung hồ sơ chỉ thực hiện một lần
(trừ trường hợp có phát sinh mới từ tài liệu bổ sung). Thời gian bổ sung hồ sơ
không được tính vào thời hạn giải quyết hồ sơ.
Trường hợp
người nộp hồ sơ đề nghị trả lời việc từ chối tiếp nhận hồ sơ bằng văn bản, công
chức được phân công tiếp nhận hồ sơ báo cáo Trưởng phòng Bổ trợ tư pháp. Trưởng
phòng Bổ trợ tư pháp có văn bản trả lời trong thời hạn trả lời 05 (năm) ngày
làm việc kể từ ngày nhận được đề nghị.
4. Việc yêu cầu
bổ sung hồ sơ trong quá trình giải quyết do có tình tiết mới phải có ý kiến của
Giám đốc hoặc Trưởng phòng Bổ trợ tư pháp. Thời gian bổ sung hồ sơ không tính
vào thời hạn giải quyết hồ sơ.
5. Kết quả giải
quyết được trả đúng theo thời hạn ghi trong Biên nhận. Trường hợp trả kết quả sớm
hơn thời hạn phải được sự đồng ý của Giám đốc.
Trường hợp
không thể trả kết quả đúng thời hạn ghi trong Biên nhận thì chậm nhất là 01 (một)
ngày trước ngày trả kết quả ghi trong Biên nhận, Trưởng phòng Bổ trợ tư pháp
thông báo cho người nhận hồ sơ về việc trả kết quả trễ hạn và hẹn lại ngày trả
kết quả. Việc thông báo có thể thực hiện qua điện thoại, thư điện tử...
Điều 3. Quy tắc ứng xử của công chức nhận, giải quyết và trả kết
quả
Khi tiếp nhận,
giải quyết và trả kết quả giải quyết hồ sơ về hoạt động công chứng, công chức Sở
Tư pháp phải thực hiện đúng các quy định của Quy tắc ứng xử của cán bộ, công chức,
viên chức làm việc trong bộ máy chính quyền địa phương ban hành kèm theo Quyết
định số 03/2007/QĐ-BNV ngày 26 tháng 02 năm 2007 của Bộ Trưởng Bộ Nội vụ, Nội
quy của Sở Tư pháp và các quy định có liên quan khác.
Chương II
ĐĂNG KÝ TẬP SỰ HÀNH NGHỀ
CÔNG CHỨNG
Điều 4. Thành phần hồ sơ và thời hạn giải quyết
1. Thành phần
hồ sơ
a) Trường hợp
người tập sự tự liên hệ tập sự
- Giấy đề nghị
đăng ký tập sự hành nghề công chứng;
- Giấy chứng
nhận tốt nghiệp đào tạo nghề công chứng.
b) Trường hợp
người tập sự đề nghị Sở Tư pháp bố trí tập sự
- Giấy đề nghị
bố trí tập sự hành nghề công chứng;
- Giấy chứng
nhận tốt nghiệp đào tạo nghề công chứng.
2. Thời hạn
giải quyết
a) Trường hợp
người tập sự tự liên hệ tập sự: 05 (năm) ngày làm việc kể từ ngày Sở Tư pháp nhận
đủ hồ sơ theo quy định;
b) Trường hợp
người tập sự đề nghị Sở Tư pháp bố trí tập sự: 15 (mười lăm) ngày làm việc kể từ
ngày Sở Tư pháp nhận đủ hồ sơ theo quy định.
Điều 5. Quy trình tiếp nhận và giải quyết hồ sơ trong trường hợp
người tập sự tự liên hệ tập sự
1. Người tập
sự hành nghề công chứng nộp 01 (một) bộ hồ sơ.
2. Công chức
tiếp nhận hồ sơ kiểm tra hồ sơ.
a) Trường hợp
hồ sơ đầy đủ và đúng quy định, công chức được phân công tiếp nhận hồ sơ cấp
Biên nhận cho người nộp hồ sơ. Biên nhận ghi rõ thời điểm đăng ký tập sự là 5
ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ;
b) Trường hợp
hồ sơ không đầy đủ hoặc không đúng quy định, công chức được phân công tiếp nhận
hồ sơ từ chối tiếp nhận hồ sơ và cấp Phiếu yêu cầu bổ sung hồ sơ.
3. Trong thời
hạn 05 (năm) ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ quy định tại khoản 1 Điều
này, Trưởng phòng Bổ trợ tư pháp ghi nhận việc đăng ký tập sự vào sổ theo dõi
việc đăng ký tập sự hành nghề công chứng.
Điều 6. Quy trình tiếp nhận và giải quyết hồ sơ trong trường hợp
người tập sự đề nghị Sở Tư pháp bố trí tập sự
1. Tiếp nhận
hồ sơ
a) Người tập
sự hành nghề công chứng nộp 01 (một) bộ hồ sơ;
b) Công chức
được phân công tiếp nhận hồ sơ kiểm tra hồ sơ.
- Trường hợp
hồ sơ đầy đủ và đúng quy định, công chức được phân công tiếp nhận hồ sơ cấp
Biên nhận cho người nộp hồ sơ.
- Trường hợp
hồ sơ không đầy đủ hoặc không đúng quy định, công chức được phân công tiếp nhận
hồ sơ từ chối tiếp nhận hồ sơ và cấp Phiếu yêu cầu bổ sung hồ sơ.
2. Giải quyết
hồ sơ
a) Trong thời
hạn 06 (sáu) ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ quy định tại khoản 1 Điều
này, Trưởng phòng Bổ trợ tư pháp có văn bản bố trí tập sự hành nghề công chứng
gởi tổ chức hành nghề công chứng và người tập sự hành nghề công chứng.
b) Sau 07 (bảy)
ngày làm việc kể từ ngày có văn bản bố trí tập sự hành nghề công chứng, nếu người
tập sự đến tập sự tại tổ chức hành nghề công chứng đã được bố trí thì Trưởng
phòng Bổ trợ tư pháp ghi nhận việc đăng ký tập sự vào sổ theo dõi việc đăng ký
tập sự hành nghề công chứng. .
Nếu người tập
sự không đến tập sự tại tổ chức hành nghề công chứng đã được bố trí trong thời
hạn nêu trên (căn cứ theo phản hồi của tổ chức hành nghề công chứng) thì việc
đăng ký tập sự hành nghề công chứng bị hủy bỏ.
3. Trả kết quả
Người tập sự
hành nghề công chứng nhận văn bản bố trí tập sự hành nghề công chứng theo ngày
hẹn ghi trong Biên nhận. Người nhận kết quả phải xuất trình giấy tờ tùy thân, nộp
Biên nhận đã được cấp và văn bản ủy quyền (nếu có).
Chương III
BỔ NHIỆM CÔNG CHỨNG VIÊN
Điều 7. Thành phần hồ sơ và thời hạn giải quyết
1. Thành phần
hồ sơ
a) Đơn đề nghị
bổ nhiệm công chứng viên;
b) Bằng cử
nhân luật hoặc bằng thạc sỹ luật (bản sao có chứng thực hoặc bản sao kèm bản
chính để đối chiếu);
c) Giấy tờ chứng
minh về thời gian công tác pháp luật;
d) Giấy chứng
nhận tốt nghiệp đào tạo nghề công chứng (bản sao có chứng thực hoặc bản sao kèm
bản chính để đối chiếu);
đ) Báo cáo kết
quả tập sự hành nghề công chứng có nhận xét của công chứng viên hướng dẫn;
e) Sơ yếu lý
lịch;
g) Giấy chứng
nhận sức khoẻ do bệnh viện cấp trong thời hạn 03 (ba) tháng tính đến ngày nộp hồ
sơ.
h) Chứng minh
nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ tùy thân khác (bản sao có chứng thực hoặc bản
sao kèm bản chính để đối chiếu);
2. Thời hạn
giải quyết: 10 (mười) ngày làm việc kể từ ngày Sở Tư pháp nhận đủ hồ sơ theo
quy định.
Điều 8. Quy trình tiếp nhận và giải quyết hồ sơ
1. Tiếp nhận
hồ sơ
a) Người đề
nghị bổ nhiệm công chứng viên nộp 02 (hai) bộ hồ sơ.
b) Công chức
tiếp nhận hồ sơ kiểm tra hồ sơ.
- Trường hợp
hồ sơ đầy đủ và đúng quy định, công chức được phân công tiếp nhận hồ sơ cấp
Biên nhận cho người nộp hồ sơ.
- Trường hợp
hồ sơ không đầy đủ hoặc không đúng quy định, công chức được phân công tiếp nhận
hồ sơ từ chối tiếp nhận hồ sơ và cấp Phiếu yêu cầu bổ sung hồ sơ.
2. Giải quyết
hồ sơ
a) Trong thời
hạn 05 (năm) ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ quy định tại khoản 1 Điều
này, Trưởng phòng Bổ trợ tư pháp có tờ trình đề xuất với Giám đốc Sở Tư pháp việc
đề nghị bổ nhiệm hay từ chối đề nghị bổ nhiệm công chứng viên, kèm dự thảo văn
bản đề nghị bổ nhiệm hay từ chối đề nghị bổ nhiệm công chứng viên, hồ sơ đề nghị
bổ nhiệm công chứng viên và các văn bản có liên quan khác (nếu có).
b) Trong thời
hạn 03 (ba) ngày làm việc kể từ ngày có ý kiến đề xuất của Trưởng phòng bổ trợ
tư pháp, Giám đốc Sở Tư pháp quyết định việc đề nghị Bộ trưởng Bộ Tư pháp bổ
nhiệm hay từ chối đề nghị bổ nhiệm công chứng viên.
3. Gởi hồ sơ
cho Bộ trưởng Bộ Tư pháp và trả kết quả
a) Sau khi
Giám đốc Sở Tư pháp có văn bản đề nghị bổ nhiệm công chứng viên, Trưởng phòng Bổ
trợ tư pháp chuyển Văn phòng Sở để gởi hồ sơ đề nghị bổ nhiệm công chứng viên
cho Bộ trưởng Bộ Tư pháp. Hồ sơ gồm có:
- Văn bản đề
nghị bổ nhiệm công chứng viên;
- 01 (một) bộ
hồ sơ đề nghị bổ nhiệm công chứng viên do người đề nghị bổ nhiệm công chứng viên
nộp.
b) Người đề
nghị bổ nhiệm công chứng viên nhận văn bản đề nghị bổ nhiệm hoặc văn bản từ chối
đề nghị bổ nhiệm công chứng viên theo ngày hẹn ghi trong Biên nhận. Người nhận
kết quả phải xuất trình giấy tờ tùy thân, nộp Biên nhận đã được cấp và văn bản ủy
quyền (nếu có).
Chương IV
MIỄN NHIỆM CÔNG CHỨNG
VIÊN THEO NGUYỆN VỌNG HOẶC CHUYỂN LÀM CÔNG VIỆC KHÁC
Điều 9. Thành phần hồ sơ và thời hạn giải quyết
1. Thành phần
hồ sơ
a) Đơn đề nghị
miễn nhiệm công chứng viên (02 bản);
b) Thẻ công
chứng viên (bản chính).
2. Thời hạn
giải quyết: 10 (mười) ngày làm việc kể từ ngày Sở Tư pháp nhận đủ hồ sơ theo
quy định.
Điều 10. Quy trình tiếp nhận và giải quyết hồ sơ
1. Tiếp nhận
hồ sơ
a) Người đề
nghị miễn nhiệm công chứng viên nộp 01 (một) bộ hồ sơ.
b) Công chức
tiếp nhận hồ sơ kiểm tra hồ sơ.
- Trường hợp
hồ sơ đầy đủ và đúng quy định, công chức được phân công tiếp nhận hồ sơ cấp
Biên nhận cho người nộp hồ sơ.
- Trường hợp
hồ sơ không đầy đủ hoặc không đúng quy định, công chức được phân công tiếp nhận
hồ sơ từ chối tiếp nhận hồ sơ và cấp Phiếu yêu cầu bổ sung hồ sơ.
2. Giải quyết
hồ sơ
a) Trong thời
hạn 05 (năm) ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ quy định tại khoản 1 Điều
này Trưởng phòng Bổ trợ tư pháp có tờ trình đề xuất với Giám đốc Sở Tư pháp việc
đề nghị miễn nhiệm công chứng viên, kèm dự thảo văn bản đề nghị miễn nhiệm công
chứng viên, hồ sơ đề nghị miễn nhiệm công chứng viên và các văn bản có liên
quan khác (nếu có).
b) Trong thời
hạn 03 (ba) ngày làm việc kể từ ngày có đề xuất của Trưởng phòng Bổ trợ tư
pháp, Giám đốc Sở Tư pháp quyết định việc đề nghị Bộ trưởng Bộ Tư pháp miễn nhiệm
công chứng viên.
3. Gởi hồ sơ
cho Bộ trưởng Bộ Tư pháp và trả kết quả
a) Sau khi
Giám đốc Sở Tư pháp có văn bản đề nghị miễn nhiệm công chứng viên, Trưởng phòng
Bổ trợ tư pháp chuyển Văn phòng Sở để gởi hồ sơ đề nghị miễn nhiệm công chứng
viên cho Bộ trưởng Bộ Tư pháp. Hồ sơ gồm có:
- Văn bản đề
nghị miễn nhiệm công chứng viên;
- 01 bản
chính Đơn đề nghị miễn nhiệm công chứng viên;
- Bản chính
Thẻ công chứng viên.
Phòng Bổ trợ
tư pháp lưu giữ một bộ hồ sơ gồm: 01 bản chính Đơn đề nghị miễn nhiệm công chứng
viên và bản sao Thẻ công chứng viên.
b) Trưởng
phòng Bổ trợ tư pháp gởi văn bản đề nghị miễn nhiệm công chứng viên cho người đề
nghị miễn nhiệm.
Chương V
ĐỀ NGHỊ THÀNH LẬP VĂN
PHÒNG CÔNG CHỨNG
Điều 11. Thành phần hồ sơ và thời hạn giải quyết
1. Thành phần
hồ sơ
a) Đơn đề nghị
thành lập Văn phòng công chứng;
b) Quyết định
bổ nhiệm công chứng viên (bản sao có chứng thực hoặc bản sao kèm bản chính để đối
chiếu);
c) Đề án
thành lập Văn phòng công chứng.
2. Thời hạn
giải quyết: 30 (mười) ngày làm việc kể từ ngày Sở Tư pháp nhận đủ hồ sơ theo
quy định (10 ngày tại Sở Tư pháp và 20 ngày tại Ủy ban nhân dân Thành phố).
Điều 12. Quy trình tiếp nhận và giải quyết hồ sơ tại Sở Tư
pháp
1. Tiếp nhận
hồ sơ
a) Công chứng
viên thành lập (hoặc một trong các công chứng viên thành lập) nộp 02 (hai) bộ hồ
sơ.
b) Công chức
tiếp nhận hồ sơ kiểm tra hồ sơ.
- Trường hợp
hồ sơ đầy đủ và đúng quy định, công chức được phân công tiếp nhận hồ sơ cấp
Biên nhận cho người nộp hồ sơ.
- Trường hợp
hồ sơ không đầy đủ hoặc không đúng quy định, công chức được phân công tiếp nhận
hồ sơ từ chối tiếp nhận hồ sơ và cấp Phiếu yêu cầu bổ sung hồ sơ.
2. Giải quyết
hồ sơ
a) Trong thời
hạn 04 (bốn) ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ quy định tại khoản 1 Điều
này, Trưởng phòng Bổ trợ tư pháp có tờ trình đề xuất với Giám đốc Sở Tư pháp việc
đề nghị Ủy ban nhân dân Thành phố cho phép thành lập hoặc từ chối cho phép
thành lập Văn phòng công chứng, kèm dự thảo văn bản gởi Ủy ban nhân dân Thành
phố, dự thảo Quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng hoặc văn bản từ
chối cho phép thành lập Văn phòng công chứng của Ủy ban nhân dân Thành phố, hồ
sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng và các văn bản có liên quan khác (nếu
có).
b) Trong thời
hạn 02 (hai) ngày làm việc kể từ ngày có đề xuất của Trưởng phòng Bổ trợ tư
pháp, Giám đốc Sở Tư pháp quyết định việc tham mưu cho Ủy ban nhân dân Thành phố
cho phép thành lập hoặc từ chối cho phép thành lập Văn phòng công chứng.
c) Gởi hồ sơ
cho Ủy ban nhân dân Thành phố
Trong thời hạn
02 (hai) ngày làm việc kể từ ngày Giám đốc Sở Tư pháp có văn bản tham mưu cho Ủy
ban nhân dân Thành phố, Trưởng phòng Bổ trợ tư pháp chuyển Văn phòng Sở để gởi
hồ sơ cho Ủy ban nhân dân Thành phố. Hồ sơ gồm có
- Văn bản
tham mưu của Giám đốc Sở
- 01 (một) bộ
hồ sơ thành lập Văn phòng công chứng do người đề nghị thành lập nộp.
3. Trả kết quả
Trưởng phòng
Bổ trợ tư pháp tổ chức việc trao Quyết định cho phép thành lập Văn phòng công
chứng hoặc văn bản từ chối cho phép thành lập Văn phòng công chứng của Ủy ban
nhân dân Thành phố cho công chứng viên thành lập (hoặc các công chứng viên
thành lập) theo ngày hẹn ghi trong Biên nhận. Người nhận kết quả phải xuất
trình giấy tờ tùy thân, ký tên vào Biên nhận, nộp Biên nhận đã được cấp và văn
bản ủy quyền (nếu có).
Chương VI
ĐĂNG KÝ HOẠT ĐỘNG VĂN
PHÒNG CÔNG CHỨNG
Điều 13. Thành phần hồ sơ và thời hạn giải quyết
1. Thành phần
hồ sơ
a) Đơn đề nghị
đăng ký hoạt động;
b) Hợp đồng
ký quỹ hoặc Hợp đồng bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên của
Văn phòng công chứng;
c) Danh sách
công chứng viên Văn phòng công chứng;
d) Quyết định
bổ nhiệm công chứng viên, Thẻ công chứng viên (nếu có) của công chứng viên làm
việc tại Văn phòng công chứng (bản sao có chứng thực, hoặc bản sao kèm bản
chính để đối chiếu);
đ) Giấy đề
nghị đăng ký tên Văn phòng công chứng;
e) Tờ cam kết
của các công chứng viên;
g) Giấy tờ chứng
minh đã rút tên ra khỏi danh sách thành viên của Đoàn Luật sư tỉnh, thành phố
và chấm dứt hành nghề luật sư của công chứng viên là Luật sư.
h) Biên bản họp
thành viên của Văn phòng công chứng thể hiện việc thống nhất cử Trưởng Văn
phòng công chứng (đối với trường hợp Văn phòng công chứng do hai công chứng
viên trở lên thành lập);
i) Giấy tờ chứng
minh trụ sở (bản sao có chứng thực, hoặc bản sao kèm bản chính để đối chiếu).
2. Thời hạn
giải quyết: 10 (mười) ngày làm việc kể từ ngày Sở Tư pháp nhận đủ hồ sơ theo
quy định.
Điều 14. Quy trình tiếp nhận và giải quyết hồ sơ
1. Tiếp nhận
hồ sơ
a) Công chứng
viên thành lập (hoặc một trong các công chứng viên thành lập) Văn phòng công chứng
nộp 01 (một) bộ hồ sơ.
b) Công chức
tiếp nhận hồ sơ kiểm tra hồ sơ.
- Trường hợp
hồ sơ đầy đủ và đúng quy định, công chức được phân công tiếp nhận hồ sơ cấp
Biên nhận cho người nộp hồ sơ và hướng dẫn người nộp hồ sơ đến bộ phận thu lệ
phí để nộp lệ phí.
- Trường hợp
hồ sơ không đầy đủ hoặc không đúng quy định, công chức được phân công tiếp nhận
hồ sơ từ chối tiếp nhận hồ sơ và cấp Phiếu yêu cầu bổ sung hồ sơ.
2. Giải quyết
hồ sơ
a) Trong thời
hạn 06 (sáu) ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ quy định tại khoản 1 Điều
này, Trưởng phòng Bổ trợ tư pháp tổ chức thực hiện các việc:
- Kiểm tra
tên gọi, thông báo tên gọi của Văn phòng công chứng cho Bộ Tư pháp;
- Đề nghị Văn
phòng công chứng điều chỉnh, bổ sung tên gọi trong trường hợp tên gọi của Văn
phòng công chứng trùng với tổ chức hành nghề công chứng khác hoặc vi phạm quy định
pháp luật về việc đặt tên Văn phòng công chứng và tên doanh nghiệp;
- Kiểm tra
các điều kiện về trụ sở, cơ sở vật chất, lưu trữ và các điều kiện khác của Văn
phòng công chứng;
- Có tờ trình
đề xuất với Giám đốc Sở Tư pháp cấp Giấy đăng ký hoạt động hoặc từ chối cấp Giấy
đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng, kèm dự thảo Giấy đăng ký hoạt động
hoặc văn bản từ chối cấp Giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng, dự thảo
văn bản thông báo cho các cơ quan quy định tại Điều 29 Luật Công chứng, hồ sơ
đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng và các văn bản có liên quan khác (nếu có).
b) Trong thời
hạn 02 (hai) ngày làm việc kể từ ngày có đề xuất của Trưởng Phòng Bổ trợ tư
pháp, Giám đốc Sở Tư pháp quyết định việc cấp Giấy đăng ký hoạt động hoặc từ chối
cấp Giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng;
Sau khi Giám
đốc Sở có quyết định về việc cấp Giấy đăng ký hoạt động, Trưởng phòng Bổ trợ tư
pháp có Giấy giới thiệu khắc dấu cho Văn phòng công chứng và văn bản thông báo
cho các cơ quan quy định tại Điều 29 Luật Công chứng.
3. Trả kết quả
Trưởng Văn
phòng Công chứng và các công chứng viên thành viên (đối với Văn phòng công chứng
do từ hai công chứng viên trở lên thành lập) nhận Giấy đăng ký hoạt động và Giấy
giới thiệu khắc dấu hoặc văn bản từ chối cấp Giấy đăng ký hoạt động của Văn
phòng công chứng theo ngày hẹn ghi trong Biên nhận. Người nhận kết quả phải xuất
trình giấy tờ tùy thân, ký tên vào Giấy đăng ký hoạt động, nộp Biên nhận đã được
cấp và biên lai nộp lệ phí.
Chương VII
ĐĂNG KÝ THAY ĐỔI NỘI
DUNG GIẤY ĐĂNG KÝ HOẠT ĐỘNG VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG
Điều 15. Thành phần hồ sơ và thời hạn giải quyết
1. Thành phần
hồ sơ
a) Thông báo
thay đổi nội dung đăng ký hoạt động văn phòng công chứng;
b) Bản chính
Giấy đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng;
c) Biên bản họp
thành viên (đối với Văn phòng công chứng do hai công chứng viên trở lên thành lập);
d) Tuỳ theo nội
dung đăng ký thay đổi có thể nộp thêm các số giấy tờ sau đây
- Trường hợp
thay đổi trụ sở: giấy tờ chứng minh về trụ sở;
- Trường hợp
thay đổi tên gọi: Giấy đề nghị đặt tên, tên giao dịch Văn phòng công chứng.
- Trường hợp
thay đổi danh sách công chứng viên thành viên:
+ Tiếp nhận
thành viên hợp danh mới: các giấy tờ quy định tại điểm b, d, e và g khỏan 1 Điều
13 Quy trình này
+ Chấm dứt tư
cách thành viên hợp danh: các giấy tờ có liên quan (nếu có): giấy chứng tử, án
toà…
+ Trường hợp
thay đổi Trưởng Văn phòng công chứng (đối với Văn phòng công chứng do hai công
chứng viên trở lên thành lập): biên bản họp thành viên của Văn phòng công chứng
thể hiện việc thống nhất cử Trưởng Văn phòng công chứng
- Các giấy tờ
liên quan đến nội dung thay đổi khác.
2. Thời hạn
giải quyết: 10 (mười) ngày làm việc kể từ ngày Sở Tư pháp nhận đủ hồ sơ theo
quy định.
Điều 16. Quy trình tiếp nhận và giải quyết hồ sơ
1. Tiếp nhận
hồ sơ
a) Trưởng Văn
phòng công chứng (hoặc một trong các thành viên hợp danh của Văn phòng công chứng
hoạt động theo loại hình công ty hợp danh) nộp 01 (một) bộ hồ sơ.
b) Công chức
tiếp nhận hồ sơ kiểm tra hồ sơ.
- Trường hợp
hồ sơ đầy đủ và đúng quy định, công chức được phân công tiếp nhận hồ sơ cấp
Biên nhận cho người nộp hồ sơ và hướng dẫn người nộp hồ sơ đến bộ phận thu lệ
phí để nộp lệ phí.
- Trường hợp
hồ sơ không đầy đủ hoặc không đúng quy định, công chức được phân công tiếp nhận
hồ sơ từ chối tiếp nhận hồ sơ và cấp Phiếu yêu cầu bổ sung hồ sơ.
2. Giải quyết
hồ sơ
a) Trong thời
hạn 06 (sáu) ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ quy định tại khoản 1 Điều
này, Trưởng phòng Bổ trợ tư pháp tổ chức thực hiện các việc:
- Kiểm tra hồ
sơ đã tiếp nhận;
- Trường hợp
thay đổi tên gọi của Văn phòng công chứng:
+ Kiểm tra
tên gọi, thông báo tên gọi của Văn phòng công chứng cho Bộ Tư pháp;
+ Đề nghị Văn
phòng công chứng điều chỉnh, bổ sung tên gọi trong trường hợp tên gọi của Văn
phòng công chứng trùng với tổ chức hành nghề công chứng khác hoặc vi phạm quy định
pháp luật về việc đặt tên Văn phòng công chứng và tên doanh nghiệp;
- Trường hợp
thay đổi trụ sở của Văn phòng công chứng: kiểm tra các điều kiện về trụ sở, cơ
sở vật chất, lưu trữ và các điều kiện khác của Văn phòng công chứng;
- Có tờ trình
đề xuất với Giám đốc Sở Tư pháp chấp thuận hay không chấp thuận việc thay đổi nội
dung Giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng, kèm dự thảo Giấy đăng ký
hoạt động đã cập nhật nội dung thay đổi (trường hợp chấp thuận), dự thảo văn bản
thông báo cho các cơ quan quy định tại Điều 29 Luật Công chứng, hồ sơ đăng ký
thay đổi nội dung Giấy đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng và các văn bản có
liên quan khác (nếu có).
b) Trong thời
hạn 02 (hai) ngày làm việc kể từ ngày có đề xuất của Trưởng Phòng Bổ trợ tư
pháp, Giám đốc Sở Tư pháp quyết định việc thay đổi nội dung Giấy đăng ký hoạt động
của Văn phòng công chứng.
Sau khi Giám
đốc Sở có quyết định về việc thay đổi nội dung Giấy đăng ký hoạt động của Văn
phòng công chứng, Trưởng phòng Bổ trợ tư pháp có văn bản thông báo cho các cơ
quan quy định tại Điều 29 Luật Công chứng và Giấy giới thiệu khắc dấu cho Văn
phòng công chứng (trường hợp thay đổi tên gọi hoặc thay đổi trụ sở Văn phòng
công chứng sang quận, huyện khác).
3. Trả kết quả
Trưởng Văn
phòng công chứng và các công chứng viên thành viên (đối với Văn phòng công chứng
do từ hai công chứng viên trở lên thành lập) nhận Giấy đăng ký hoạt động của
Văn phòng công chứng và Giấy giới thiệu khắc dấu (nếu có) theo ngày hẹn ghi
trong Biên nhận. Người nhận kết quả phải xuất trình giấy tờ tùy thân, ký tên
vào Giấy đăng ký hoạt động, nộp Biên nhận đã được cấp và biên lai nộp lệ phí.
Chương VIII
CẤP LẠI GIẤY ĐĂNG KÝ HOẠT
ĐỘNG VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG
Điều 17. Thành phần hồ sơ và thời hạn giải quyết
1. Thành phần
hồ sơ
a) Trường hợp
mất Giấy đăng ký hoạt động.
- Đơn đề nghị
cấp lại Giấy đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng;
- Đơn cớ mất
có xác nhận của công an xã, phường, thị trấn nơi mất;
- Giấy tờ chứng
minh việc thông báo trên phương tiện thông tin đại chúng 03 lần liên tiếp về việc
mất Giấy đăng ký họat động.
b) Trường hợp
Giấy đăng ký hoạt động bị rách, bị cháy hoặc bị tiêu hủy dưới hình thức khác
- Đơn đề nghị
cấp lại Giấy đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng;
- Bản chính
Giấy đăng ký hoạt động (đã bị rách, bị hư hỏng….).
2. Thời hạn
giải quyết: 07 (bảy) ngày làm việc kể từ ngày Sở Tư pháp nhận đủ hồ sơ theo quy
định.
Điều 18. Quy trình tiếp nhận và giải quyết hồ sơ
1. Tiếp nhận
hồ sơ
a) Trưởng Văn
phòng công chứng (hoặc một trong các thành viên hợp danh của Văn phòng công chứng
hoạt động theo loại hình công ty hợp danh) nộp 01 (một) bộ hồ sơ.
b) Công chức
tiếp nhận hồ sơ kiểm tra hồ sơ.
- Trường hợp
hồ sơ đầy đủ và đúng quy định, công chức được phân công tiếp nhận hồ sơ cấp
Biên nhận cho người nộp hồ sơ và hướng dẫn người nộp hồ sơ đến bộ phận thu lệ
phí để nộp lệ phí.
- Trường hợp
hồ sơ không đầy đủ hoặc không đúng quy định, công chức được phân công tiếp nhận
hồ sơ từ chối tiếp nhận hồ sơ và cấp Phiếu yêu cầu bổ sung hồ sơ.
2. Giải quyết
hồ sơ
a) Trong thời
hạn 03 (ba) ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ quy định tại khoản 1 Điều
này, Trưởng phòng Bổ trợ tư pháp có tờ trình đề xuất với Giám đốc Sở Tư pháp việc
cấp lại Giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng, kèm dự thảo Giấy đăng
ký hoạt động mới, hồ sơ đề nghị cấp lại Giấy đăng ký hoạt động Văn phòng công
chứng và các văn bản có liên quan khác (nếu có).
b) Trong thời
hạn 02 (hai) ngày làm việc kể từ ngày có đề xuất của Trưởng Phòng Bổ trợ tư
pháp, Giám đốc Sở Tư pháp quyết định việc cấp lại Giấy đăng ký hoạt động của
Văn phòng công chứng.
3. Trả kết quả
Trưởng Văn
phòng công chứng và các công chứng viên thành viên (đối với Văn phòng công chứng
do từ hai công chứng viên trở lên thành lập) nhận Giấy đăng ký hoạt động mới
theo ngày hẹn ghi trong Biên nhận. Người nhận kết quả phải xuất trình giấy tờ
tùy thân, ký tên vào Giấy đăng ký hoạt động, nộp Biên nhận đã được cấp và biên
lai nộp lệ phí.
Chương IX
TỰ CHẤM DỨT HOẠT ĐỘNG
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG
Điều 19. Thành phần hồ sơ và thời hạn giải quyết
1. Thành phần
hồ sơ
a) Báo cáo về
việc tự chấm dứt hoạt động Văn phòng công chứng;
b) Bản chính
Giấy đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng;
c) Biên bản họp
Hội đồng thành viên Văn phòng công chứng hoạt động dưới loại hình công ty hợp
danh về việc chấm dứt hoạt động của Văn phòng công chứng;
d) Biên bản
bàn giao với Văn phòng công chứng khác về việc tiếp nhận hồ sơ công chứng (nếu
có) hoặc có văn bản đề nghị Sở Tư pháp chỉ định tổ chức hành nghề công chứng
khác tiếp nhận hồ sơ công chứng;
đ) Bản chính
Quyết định cho phép thành lập Văn phòng Công chứng;
e) Giấy tờ chứng
minh việc đăng báo trung ương hoặc báo địa phương trong hai số liên tiếp về thời
điểm dự kiến chấm dứt hoạt động.
2. Thời hạn
giải quyết: 10 (mười) ngày làm việc kể từ ngày Sở Tư pháp nhận đủ hồ sơ theo
quy định.
Điều 20. Quy trình tiếp nhận và giải quyết hồ sơ
1. Tiếp nhận
hồ sơ
a) Trưởng Văn
phòng công chứng (hoặc một trong các thành viên hợp danh của Văn phòng công chứng
hoạt động theo loại hình công ty hợp danh) nộp 01 (một) bộ hồ sơ.
b) Công chức
tiếp nhận hồ sơ kiểm tra hồ sơ.
- Trường hợp
hồ sơ đầy đủ và đúng quy định, công chức được phân công tiếp nhận hồ sơ cấp
Biên nhận cho người nộp hồ sơ.
- Trường hợp
hồ sơ không đầy đủ hoặc không đúng quy định, công chức được phân công tiếp nhận
hồ sơ từ chối tiếp nhận hồ sơ và cấp Phiếu yêu cầu bổ sung hồ sơ.
2. Giải quyết
hồ sơ
a) Trong thời
hạn 05 (năm) ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ quy định tại khoản 1 Điều
này, Trưởng phòng Bổ trợ tư pháp có tờ trình đề xuất với Giám đốc Sở Tư pháp việc
chấm dứt hoạt động của Văn phòng công chứng, kèm dự thảo văn bản thông báo cho
các cơ quan quy định tại Điều 29 Luật Công chứng, dự thảo văn bản chỉ định tổ
chức hành nghề công chứng tiếp nhận hồ sơ công chứng (trường hợp Văn phòng công
chứng báo cáo Sở Tư pháp chỉ định một tổ chức hành nghề công chứng khác tiếp nhận
hồ sơ công chứng), hồ sơ tự chấm dứt hoạt động Văn phòng công chứng và các văn
bản có liên quan khác (nếu có).
b) Trong thời
hạn 03 (ba) ngày làm việc kể từ ngày có tham mưu của Trưởng Phòng Bổ trợ tư
pháp, Giám đốc Sở Tư pháp quyết định việc chấm dứt hoạt động của Văn phòng công
chứng và chỉ định tổ chức hành nghề công chứng tiếp nhận hồ sơ công chứng (nếu
có).
Sau khi có
quyết định của Giám đốc Sở Tư pháp về việc chấm dứt hoạt động của Văn phòng
công chứng, Trưởng phòng Bổ trợ tư pháp có văn bản thông báo cho các cơ quan
quy định tại Điều 29 Luật Công chứng.
3. Trả kết quả
Trưởng Văn
phòng công chứng (hoặc một trong các thành viên hợp danh của Văn phòng công chứng
hoạt động theo loại hình công ty hợp danh) nhận văn bản thông báo về việc tự chấm
dứt hoạt động của Văn phòng công chứng và văn bản chỉ định tổ chức hành nghề
công chứng tiếp nhận hồ sơ công chứng (nếu có) theo ngày hẹn ghi trong Biên nhận.
Người nhận kết quả xuất trình giấy tờ tùy thân, nộp Biên nhận đã được cấp và
văn bản ủy quyền (nếu có).
Chương X
CUNG CẤP THÔNG TIN VỀ
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG
Điều 21. Thành phần hồ sơ và thời hạn giải quyết
1. Thành phần
hồ sơ
Phiếu đề nghị
cung cấp thông tin.
2. Thời hạn giải
quyết: 05 (năm) ngày làm việc kể từ ngày Sở Tư pháp nhận đủ hồ sơ theo quy định.
Điều 22. Quy trình tiếp nhận và giải quyết hồ sơ
1. Tiếp nhận
hồ sơ
a) Người yêu
cầu cung cấp thông tin nộp 01 (một) Phiếu đề nghị cung cấp thông tin;
b) Công chức
tiếp nhận hồ sơ kiểm tra hồ sơ.
- Trường hợp
Phiếu đề nghị cung cấp thông tin đúng quy định, công chức được phân công tiếp
nhận hồ sơ cấp Biên nhận cho người nộp hồ sơ và hướng dẫn người nộp hồ sơ đến Bộ
phận thu lệ phí để nộp lệ phí.
- Trường hợp Phiếu
đề nghị cung cấp thông tin không đúng quy định, công chức được phân công tiếp
nhận hồ sơ từ chối tiếp nhận hồ sơ.
2. Giải quyết
hồ sơ
Trong thời hạn
03 (ba) ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ quy định tại khoản 1 Điều này,
Trưởng phòng Bổ trợ tư pháp quyết định việc cung cấp hay không cung cấp thông
tin về Văn phòng công chứng. Trong trường hợp phức tạp, Trưởng phòng Bổ trợ tư
pháp báo cáo Giám đốc Sở Tư pháp quyết định.
3. Trả kết quả
Người yêu cầu
cung cấp thông tin về Văn phòng công chứng nhận văn bản cung cấp thông tin hoặc
thông báo từ chối việc cung cấp thông tin theo ngày hẹn ghi trong Biên nhận.
Người nhận kết quả phải xuất trình giấy tờ tùy thân, nộp Biên nhận đã được cấp,
văn bản ủy quyền (nếu có) và biên lai nộp lệ phí.
Chương XI
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 23. Trách nhiệm của Trưởng phòng Bổ trợ tư pháp
1. Tổ chức thực
hiện Quy trình này tại đơn vị mình.
2. Lập các loại
sổ sách cần thiết cho việc thực hiện Quy trình này tại đơn vị mình.
3. Lưu trữ
các hồ sơ về họat động công chứng quy định tại Quy trình này.
4. Chủ trì
tham mưu cho Giám đốc Sở việc áp dụng công nghệ thông tin vào quy trình tiếp nhận,
giải quyết hồ sơ về hoạt động công chứng tại Sở Tư pháp.
5. Tổng hợp
các khó khăn, vướng mắc trong quá trình thực hiện Quy trình này để tham mưu cho
Giám đốc Sở Tư pháp sửa đổi, bổ sung Quy trình.
Điều 24. Trách nhiệm của Chánh Thanh tra
Tham mưu cho
Giám đốc Sở giải quyết khiếu nại, tố cáo liên quan đến việc tiếp nhận, giải quyết
các hồ sơ về hoạt động công chứng.
Điều 25. Trách nhiệm của Trưởng phòng Tổ chức, Trưởng phòng Hộ
tịch- Lý lịch tư pháp- Quốc tịch và Chánh Văn phòng Sở
Phối hợp với
phòng Bổ trợ tư pháp tổ chức thực hiện Quy trình này.