QUY ĐỊNH
VỀ TIÊU CHÍ XÉT DUYỆT HỒ SƠ ĐỀ NGHỊ THÀNH LẬP VĂN PHÒNG CÔNG
CHỨNG TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH TRÀ VINH
(Kèm theo Quyết định số 1953/QĐ-UBND ngày 09/11/2015 của Ủy ban nhân dân
tỉnh Trà Vinh)
Chương I
NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1.
Phạm vi và đối tượng điều chỉnh
Quy định này được áp dụng để
xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng trên địa bàn tỉnh Trà
Vinh theo quy định của Luật Công chứng và các văn bản hướng dẫn thi hành Luật
Công chứng.
Điều 2.
Nguyên tắc xét duyệt hồ sơ
1. Việc xét duyệt hồ sơ đề nghị
thành lập Văn phòng công chứng trên địa bàn tỉnh phải đảm bảo nguyên tắc công
khai, minh bạch, khách quan, đúng quy định của pháp luật hiện hành và phù hợp
với quy hoạch thành lập Văn phòng công chứng trên địa bàn tỉnh theo quy định
tại Quyết định số 615/QĐ-UBND ngày 03/4/2013 của UBND tỉnh về
việc ban hành Kế hoạch thực hiện Quy hoạch tổng thể phát triển tổ chức
hành nghề công chứng đến năm 2020 trên địa bàn tỉnh Trà Vinh.
2. Những hồ sơ không đảm bảo
mức 50% tổng số điểm của tất cả các tiêu chí (50/100 điểm) theo Quy định này
thì không được đưa ra xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng.
Điều 3.
Tính xác thực của hồ sơ
Công chứng viên nộp hồ sơ đề
nghị thành lập Văn phòng công chứng phải chịu trách nhiệm toàn bộ về tính xác
thực, đúng pháp luật của hồ sơ đã nộp.
Chương II
TIÊU CHÍ VÀ SỐ ĐIỂM CỦA
CÁC TIÊU CHÍ
Điều 4.
Vị trí dự kiến đặt trụ sở Văn phòng công chứng
Điểm tối đa là 5 điểm đối với
Văn phòng công chứng đặt ở vị trí thuận lợi cho việc liên hệ của người dân và
đúng theo quy hoạch đã được phê duyệt.
Điều 5.
Diện tích sử dụng của trụ sở Văn phòng công chứng
Điểm tối đa là 18 điểm, trong
đó:
1. Tổng diện tích sử dụng của
trụ sở Văn phòng công chứng
a) Diện tích từ 80 m2 đến
dưới 100 m2: 5 điểm. Riêng đối với địa bàn thành phố và thị xã diện
tích 50 m2: 5 điểm;
Trường hợp Văn phòng công chứng
bố trí diện tích sử dụng dưới 80m2 và 50m2 đối với địa
bàn thành phố và thị xã sẽ không tính điểm.
b) Diện tích từ 100 m2 đến
dưới 120 m2: 6 điểm;
c) Diện tích từ 120 m2 đến
dưới 150 m2: 7 điểm;
d) Diện tích từ 150 m2 trở
lên: 8 điểm.
2. Diện tích dành cho khách
hàng
a) Diện tích từ 20m2 đến
dưới 30 m2: 1 điểm;
Trường hợp Văn phòng công chứng
bố trí diện tích dành cho khách dưới 20m2 sẽ không tính điểm.
b) Diện tích từ 30 m2
trở lên: có phòng chờ, tiếp làm việc với khách chung: 2 điểm; có phòng chờ, nơi
tiếp và làm việc với khách riêng biệt: 5 điểm.
3. Diện tích dành cho lưu trữ
a) Diện tích từ 20m2 đến
dưới 30 m2: 1 điểm;
Trường hợp Văn phòng công chứng
bố trí diện tích dành cho lưu trữ dưới 20m2 sẽ không tính điểm.
b) Diện tích từ 30 m2 đến
dưới 50 m2: 2 điểm;
c) Diện tích từ 50 m2 trở
lên: 3 điểm.
4. Về tính pháp lý của trụ sở
Văn phòng công chứng:
Trụ sở Văn phòng công chứng
thuộc sở hữu của công chứng viên (đứng tên thành lập hoặc thành viên hợp danh)
hoặc có hợp đồng thuê, mượn theo quy định pháp luật và có thời hạn thuê, mượn
trên 05 năm: 2 điểm.
Trường hợp trụ sở Văn phòng
công chứng không có trụ sở Văn phòng công chứng thuộc sở hữu của công chứng viên
hoặc có hợp đồng thuê, mượn theo quy định pháp luật nhưng có thời hạn thuê, mượn
dưới 05 năm sẽ không tính điểm.
Điều 6.
Điều kiện thực hiện các quy định về an ninh trật tự
và an toàn giao thông
Điểm tối đa là 3 điểm, trong đó:
1. Diện tích dành cho giữ xe:
a) Diện tích từ 30m2 đến
dưới 50 m2: 1 điểm;
Trường hợp Văn phòng công chứng
không bố trí hoặc bố trí diện tích dành cho giữ xe dưới 30m2 sẽ
không được tính điểm.
b) Diện tích từ 50 m2 trở
lên: 2 điểm.
2. Văn phòng công chứng có xây
dựng dự kiến phương án và giải pháp triển khai phương án phòng, chống cháy nổ
được cơ quan thẩm quyền phê duyệt: 1 điểm; xây dựng dự kiến phương án và giải
pháp triển khai phương án đảm bảo an ninh trật tự và an toàn giao thông (như
thuê bảo vệ hoặc bố trí camera giám sát) 1 điểm.
Trường hợp Văn phòng công chứng
không xây dựng dự kiến phương án phòng, chống cháy nổ, đảm bảo an ninh trật tự
và an toàn giao thông sẽ không tính điểm.
Điều 7.
Cơ sở vật chất để phục vụ cho hoạt động nghiệp vụ và ứng
dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của Văn phòng công chứng
Điểm tối đa là 4 điểm, trong đó
có:
1. Dự kiến trang bị máy
photocopy, máy tính và các trang thiết bị đảm bảo cho hoạt động của tổ chức
hành nghề công chứng: tối đa 1 điểm;
2. Dự kiến thiết kế trang web
và kết nối internet sẽ được cộng thêm tối đa 1 điểm;
3. Dự kiến phương án đầu tư
trang bị phần mềm quản lý nghiệp vụ và kết nối với cơ sở dữ liệu của Sở Tư pháp
sẽ được cộng thêm tối đa 2 điểm.
Trường hợp Văn phòng công chứng
dự kiến mà không đầu tư hoặc đầu tư không đầy đủ, tùy trường hợp cụ thể mà Sở
Tư pháp xem xét, quyết định cụ thể khi thực hiện đăng ký hoạt động theo quy
định tại Khoản 3 Điều 17 (Điều kiện về trụ sở của Văn phòng công chứng)
Nghị định số 29/2015/NĐ-CP ngày 15/3/2015 của Chính phủ quy định chi tiết
và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng.
Điều 8.
Loại hình của Văn phòng công chứng và số lượng công chứng
viên của Văn phòng công chứng
Điểm tối đa là 12 điểm, trong
đó:
1. Loại hình của Văn phòng công
chứng: Văn phòng công chứng do hai công chứng viên trở lên thành lập: 5 điểm.
2. Số lượng công chứng viên:
mỗi công chứng viên tăng lên so với khoản 1 Điều này được tính cộng 1 điểm,
tổng cộng điểm cho số lượng công chứng viên tối đa không quá 7 điểm.
Điều 9.
Kinh nghiệm của công chứng viên liên quan đến công tác
công chứng
Điểm tối đa là 22 điểm, được
tính cho từng công chứng viên, trong đó:
1. Công chứng viên có thời gian
công tác liên quan đến nghiệp vụ công chứng trên 2 năm sẽ được cộng 2 điểm;
Trường hợp công chứng viên có
thời gian công tác liên quan đến nghiệp vụ công chứng dưới 2 năm sẽ không tính
điểm.
2. Công chứng viên có thời gian
trực tiếp làm nghiệp vụ công chứng trên 2 năm sẽ được cộng 5 điểm;
Trường hợp công chứng viên có
thời gian trực tiếp làm nghiệp vụ công chứng dưới 2 năm sẽ không tính điểm.
3. Công chứng viên đã từng hành
nghề với tư cách công chứng viên được cộng thêm tối đa 15 điểm, cụ thể:
a) Công chứng viên đã từng hành
nghề với tư cách công chứng viên trên 1 năm được cộng 5 điểm;
b) Công chứng viên đã từng hành
nghề với tư cách công chứng viên trên 3 năm được cộng 10 điểm;
c) Công chứng viên đã từng hành
nghề với tư cách công chứng viên trên 5 năm được cộng 15 điểm;
4. Những công chứng đã từng bị:
Tạm đình chỉ hành nghề 12 tháng (khoản 2 Điều 14 Luật Công chứng), bổ nhiệm lại
(khoản 2 Điều 16 Luật Công chứng), xử phạt vi phạm hành chính liên quan đến
hoạt động công chứng sẽ không được tính điểm.
Điều 10.
Thư ký nghiệp vụ công chứng
1. Điểm tối đa là 18 điểm,
trong đó:
a) Mỗi thư ký nghiệp vụ được
tính 1 điểm, tổng cộng điểm cho số lượng thư ký nghiệp vụ tối đa không quá 5
điểm.
b) Ưu tiên thư ký nghiệp vụ nếu
thuộc các trường hợp sau đây được cộng thêm tối đa 8 điểm:
- Có thời gian làm công tác
pháp luật từ 5 năm trở lên được cộng thêm 1 điểm;
- Phụ trách công tác kế toán
(có bằng trung cấp chuyên ngành kế toán trở lên) 3 điểm, công nghệ thông tin
(có chứng chỉ A tin học trở lên) sẽ được cộng thêm 1 điểm, lưu trữ hồ sơ công
chứng: 1 điểm;
- Đã từng được bổ nhiệm các
chức danh tư pháp: được cộng thêm 1 điểm;
- Đã có chứng chỉ tốt nghiệp
khóa bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng: được cộng thêm 2 điểm.
c) Mỗi thư ký nghiệp vụ có thời
gian công tác nghiệp vụ công chứng được cộng thêm tối đa 5 điểm, cụ thể:
- Thư ký nghiệp vụ có thời gian
công tác nghiệp vụ công chứng trên 1 năm được cộng thêm 1 điểm;
- Thư ký nghiệp vụ có thời gian
công tác nghiệp vụ công chứng trên 3 năm được cộng thêm 3 điểm;
- Thư ký nghiệp vụ có thời gian
công tác nghiệp vụ công chứng trên 5 năm được cộng thêm 5 điểm.
Trường hợp thư ký nghiệp vụ
công chứng từng bị xử lý kỷ luật liên quan đến lĩnh vực phụ trách từ cảnh cáo
trở lên sẽ không được tính điểm.
Điều 11.
Nhân sự phụ trách kế toán
Điểm tối đa là 3 điểm, trong đó:
1. Văn phòng công chứng có nhân
viên làm kế toán: 1 điểm.
2. Nhân viên có bằng đại học
hoặc cao đẳng chuyên ngành kế toán sẽ được cộng thêm 1 điểm; Nhân viên kế toán
có thời gian công tác kế toán trên 1 năm sẽ được cộng thêm 1 điểm.
3. Văn phòng công chứng có phương
án thuê nhân viên kế toán kiêm nhiệm sẽ được tính 0,5 điểm (0,5/3 điểm).
Trường hợp Văn phòng không bố
trí nhân viên làm kế toán sẽ không tính điểm.
Điều 12.
Nhân sự phụ trách công nghệ thông tin của Văn phòng công
chứng
Điểm tối đa là 3 điểm, trong đó:
1. Văn phòng công chứng có nhân
viên chuyên trách về công nghệ thông tin (có bằng cao đẳng chuyên ngành công
nghệ thông tin trở lên): 02 điểm.
2. Văn phòng công chứng có
phương án thuê dịch vụ công nghệ thông tin để phục vụ cho hoạt động của Văn
phòng công chứng sẽ được cộng thêm 1 điểm.
Điều 13.
Nhân sự phụ trách lưu trữ hồ sơ công chứng
Điểm tối đa là 1 điểm, trong đó:
1. Văn phòng công chứng có nhân
viên chuyên trách làm công tác lưu trữ hồ sơ công chứng 1 điểm.
2. Văn phòng công chứng không
có bố trí nhân viên làm công tác lưu trữ hồ sơ công chứng kiêm nhiệm thì được
tính 0,5 điểm
Văn phòng công chứng không có
bố trí nhân viên làm công tác lưu trữ hồ sơ công chứng thì không được tính điểm.
Điều 14.
Xây dựng quy trình nghiệp vụ công chứng và quy trình
lưu trữ chặt chẽ, đúng quy định của pháp luật
Điểm tối đa là 5 điểm, trong đó:
1. Xây dựng quy trình nghiệp vụ
công chứng chặt chẽ, đúng quy định của pháp luật: 3 điểm.
2. Xây dựng quy trình lưu trữ
(có phương án trang bị đầy đủ kệ, tủ để lưu trữ hồ sơ, phương pháp lưu trữ khoa
học…): 2 điểm.
Điều 15.
Khả năng quản trị của Văn phòng công chứng
Điểm tối đa là 2 điểm, trong đó:
1. Người đại diện theo pháp
luật của Văn phòng công chứng có bằng cấp hoặc giấy tờ chứng minh đã qua lớp
đào tạo, bồi dưỡng kiến thức về quản trị (quản trị văn phòng hoặc quản trị kinh
doanh) được tính tối đa 1 điểm.
2. Người đại diện theo pháp
luật của tổ chức hành nghề công chứng có kinh nghiệm quản trị tổ chức hành nghề
công chứng trên 2 năm (hành nghề với tư cách cá nhân hoặc hợp doanh) được tính
cộng 2 điểm.
Điều 16.
Tính khả thi của Đề án
Đề án thể hiện được tính khả
thi và đảm bảo đầy đủ các nội dung theo quy định của Luật Công chứng và các văn
bản hướng dẫn thi hành được tính tối đa 4 điểm.
Điều 17.
Những trường hợp không được tính điểm
Những công chứng viên, thư ký
nghiệp vụ hoặc nhân viên khác hoặc vị trí dự kiến đặt trụ sở được nêu tại nhiều
Đề án thành lập Văn phòng công chứng trong cùng một đợt tiếp nhận hồ sơ thành
lập tổ chức hành nghề công chứng sẽ không được tính điểm cho các trường hợp này
ở tất cả các hồ sơ.
Chương
III
CÁCH THỨC THẨM ĐỊNH HỒ
SƠ
Điều 18.
Tổ thẩm định hồ sơ
1. Giám đốc Sở Tư pháp quyết
định thành lập Tổ thẩm định hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng.
2. Nguyên tắc thẩm định hồ sơ:
Các thành viên của Tổ thẩm định hồ sơ làm việc độc lập, căn cứ vào tiêu chí và
thang điểm nêu tại Chương II của Quy định này để thẩm định và chấm điểm từng hồ
sơ thành lập tổ chức hành nghề Công chứng.
Điều 19.
Cách thức chấm điểm
1. Điểm của từng hồ sơ được
tính bằng cách lấy điểm chấm của các thành viên cộng lại và chia cho số lượng
thành viên tham gia chấm điểm.
2. Việc thẩm định và chấm điểm
hồ sơ phải được lập thành biên bản và có chữ ký của các thành viên Tổ thẩm định.
3. Hồ sơ được đề nghị xét chọn
phải đạt từ 60 điểm trở lên và có số điểm cao nhất trong số hồ sơ xin thành lập
trong 1 đơn vị quy hoạch (huyện, thị xã, thành phố). Trường hợp có nhiều hồ sơ
có số điểm bằng nhau, thì hồ sơ đề nghị xét chọn sẽ theo các thứ tự ưu tiên sau
đây:
a) Hồ sơ có số điểm chất lượng
công chứng viên cao hơn;
b) Hồ sơ có số lượng công chứng
viên nhiều hơn;
c) Hồ sơ có số điểm cơ sở vật
chất cao hơn.
4. Căn cứ vào kết quả thẩm định
và số điểm của từng hồ sơ, Giám đốc Sở Tư pháp trình Ủy ban nhân dân tỉnh xem
xét, quyết định việc cho phép thành lập Văn phòng công chứng theo quy định.
Chương IV
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 20.
Khiếu nại, tố cáo
1. Người nộp hồ sơ đề nghị
thành lập Văn phòng công chứng có quyền khiếu nại về việc từ chối cho phép
thành lập tổ chức hành nghề công chứng khi có căn cứ cho rằng việc từ chối đó
là trái với Quy định này.
Việc giải quyết khiếu nại được
thực hiện theo quy định của pháp luật về khiếu nại.
2. Người nộp hồ sơ đề nghị
thành lập Văn phòng công chứng có quyền tố cáo với cơ quan nhà nước có thẩm
quyền về các hành vi vi phạm pháp luật liên quan đến thành lập tổ chức hành
nghề công chứng và Quy định này.
3. Việc giải quyết tố cáo tuân
theo quy định của pháp luật về tố cáo.
Điều 21.
Tổ chức thực hiện
Sở Tư pháp chịu trách nhiệm tổ
chức thực hiện Quy định này. Trong quá trình thực hiện, nếu có phát sinh vướng
mắc thì kịp thời báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét việc sửa đổi, bổ sung
hoặc bãi bỏ theo quy định của pháp luật./.