|
ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH KHÁNH HÒA
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số:
16/2023/QĐ-UBND
|
Khánh Hòa, ngày
03 tháng 8 năm 2023
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN
HÀNH QUY CHẾ KHAI THÁC, SỬ DỤNG CƠ SỞ DỮ LIỆU CÔNG CHỨNG TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH
KHÁNH HÒA
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH KHÁNH HÒA
Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày
19 tháng 6 năm 2015;
Căn cứ Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật
Tổ chức Chính phủ và Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 22 tháng 11 năm
2019;
Căn cứ Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật
ngày 22 tháng 6 năm 2015;
Căn cứ Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật
Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 18 tháng 6 năm 2020;
Căn cứ Luật Công nghệ thông tin ngày 29 tháng 6
năm 2006;
Căn cứ Luật Công chứng ngày 20 tháng 6 năm 2014;
Căn cứ Nghị định số 29/2015/NĐ-CP ngày 15 tháng
3 năm 2015 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của
Luật Công chứng;
Căn cứ Nghị định số 163/2016/NĐ-CP ngày 21 tháng
12 năm 2016 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Ngân
sách nhà nước;
Căn cứ Thông tư số 07/2020/TT-BTP ngày 21 tháng
12 năm 2020 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn
của Sở Tư pháp thuộc Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, Phòng Tư pháp thuộc Ủy ban nhân
dân cấp huyện;
Căn cứ Thông tư số 01/2021/TT-BTP ngày 03 tháng
02 năm 2021 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết một số điều và biện pháp
thi hành Luật Công chứng;
Theo đề nghị của Giám đốc Sở Tư pháp tại Tờ
trình số 1029/TTr-STP ngày 15 tháng 6 năm 2023.
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế khai thác, sử dụng
Cơ sở dữ liệu công chứng trên địa bàn tỉnh Khánh Hòa.
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày 13 tháng 8 năm 2023.
Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; Giám đốc Sở Tư pháp;
Thủ trưởng các sở, ban, ngành; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã,
thành phố; Chủ tịch Hội Công chứng viên tỉnh, các tổ chức hành nghề công chứng
trên địa bàn tỉnh và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi
hành Quyết định này./.
|
Nơi nhận:
- Như Điều 3 (để thực hiện);
- Văn phòng Chính phủ (báo cáo);
- Cục Kiểm tra VBQPPL - Bộ Tư pháp;
- Cục Bổ trợ tư pháp - Bộ Tư pháp;
- Cục Công tác phía Nam - Bộ Tư pháp;
- Vụ Pháp chế - Bộ Tài chính;
- Thường trực Tỉnh ủy;
- Thường trực HĐND tỉnh;
- Chủ tịch và các PCT. UBND tỉnh;
- Ủy ban MTTQVN tỉnh;
- Văn phòng ĐĐBQH&HĐND tỉnh;
- Lãnh đạo VP. UBND tỉnh;
- Các Ban của HĐND tỉnh;
- Các sở, ban, ngành, đoàn thể thuộc tỉnh;
- Công an tỉnh;
- Bộ Chỉ huy Quân sự tỉnh;
- Bộ Chỉ huy Bộ đội Biên phòng tỉnh;
- Viễn thông Khánh Hòa;
- Tòa án nhân dân tỉnh;
- Viện Kiểm sát nhân dân tỉnh;
- Cục Thi hành án dân sự tỉnh;
- Hội Công chứng viên tỉnh;
- HĐND, UBND các huyện, thị xã, thành phố;
- Trung tâm Công báo tỉnh (02 bản);
- Đài Phát thanh và Truyền hình Khánh Hòa;
- Báo Khánh Hòa;
- Lưu: VT, ThNg, NgM.
|
TM. ỦY BAN NHÂN
DÂN
CHỦ TỊCH
Nguyễn Tấn Tuân
|
QUY CHẾ
KHAI
THÁC, SỬ DỤNG CƠ SỞ DỮ LIỆU CÔNG CHỨNG TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH KHÁNH HÒA
(Kèm theo Quyết định số 16/2023/QĐ-UBND ngày 03 tháng 8 năm 2023 của Ủy ban
nhân dân tỉnh Khánh Hòa)
Chương I
NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và
đối tượng áp dụng
1. Phạm vi điều chỉnh
Quy chế này quy định về khai thác, sử dụng Cơ sở dữ
liệu công chứng trên địa bàn tỉnh Khánh Hòa, bao gồm: Quản lý, cập nhật, khai
thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng và trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị
trong việc quản lý, cập nhật, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng.
2. Đối tượng áp dụng
- Các sở, ban, ngành thuộc tỉnh.
- Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố (gọi
tắt là Ủy ban nhân dân cấp huyện).
- Hội Công chứng viên tỉnh; các tổ chức hành nghề
công chứng trên địa bàn tỉnh Khánh Hòa.
- Các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan về quản
lý, trách nhiệm phối hợp, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng trên địa
bàn tỉnh.
Điều 2. Giải thích từ ngữ
1. “Cơ sở dữ liệu công chứng” là cơ sở dữ liệu về
hoạt động công chứng của tỉnh Khánh Hòa, do Sở Tư pháp thực hiện đầu tư xây dựng,
quản lý và phát triển bao gồm tập hợp các thông tin về nguồn gốc tài sản, tình
trạng giao dịch của tài sản có liên quan đến hợp đồng, giao dịch đã được công
chứng và các thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn.
2. “Thông tin ngăn chặn” là thông tin bằng văn bản
do các cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật ban hành gửi đến Sở Tư
pháp yêu cầu ngừng thực hiện hoặc tạm ngừng thực hiện việc công chứng hợp đồng,
giao dịch đối với tài sản của cá nhân, tổ chức và các thông tin gửi đến Sở Tư
pháp tại Điều 14 Quy chế này. Thông tin ngăn chặn là cơ sở pháp lý để công chứng
viên kiểm tra, đối chiếu, xem xét từ chối thực hiện việc công chứng.
3. “Thông tin giải tỏa ngăn chặn” là thông tin bằng
văn bản do chính cơ quan đã có yêu cầu ngăn chặn trước đây hoặc cơ quan có thẩm
quyền khác theo quy định của pháp luật gửi văn bản đến Sở Tư pháp đề nghị hủy bỏ
nội dung ngăn chặn. Thông tin giải tỏa ngăn chặn của cơ quan có thẩm quyền là
căn cứ pháp lý để công chứng viên thực hiện việc công chứng hợp đồng, giao dịch
bị ngăn chặn trước đó.
4. “Thông tin về hợp đồng, giao dịch” là thông tin
cơ bản của hợp đồng, giao dịch đã được công chứng mà tổ chức hành nghề công chứng
cập nhật vào Cơ sở dữ liệu công chứng.
5. “Quản lý Cơ sở dữ liệu công chứng” là việc quản
lý các thiết bị tin học, hệ thống mạng máy tính và quá trình khai thác, sử dụng,
cung cấp, nhập thông tin liên quan đến hoạt động nghiệp vụ công chứng của các tổ
chức hành nghề công chứng và các cơ quan thẩm quyền có liên quan.
6. “Cập nhật Cơ sở dữ liệu công chứng” là việc cập
nhật thông tin về hợp đồng, giao dịch đã công chứng; cập nhật thông tin về biện
pháp ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn đối với tài sản.
7. “Khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng” là
việc khai thác, sử dụng các thông tin từ Cơ sở dữ liệu công chứng để thực hiện
việc công chứng theo quy định.
8. “Tài khoản” là những thông số nhất định mà người
quản lý, vận hành, khai thác, sử dụng được cấp để truy cập vào Cơ sở dữ liệu
công chứng bao gồm: Tên người sử dụng và mật khẩu.
Điều 3. Nguyên tắc quản lý, cập
nhật, khai thác và sử dụng Cơ Sở dữ liệu công chứng
1. Việc quản lý, cập nhật, khai thác và sử dụng Cơ
sở dữ liệu công chứng được thực hiện theo quy định của pháp luật, Quy chế này
và hướng dẫn sử dụng của cơ quan có thẩm quyền.
2. Việc sử dụng thông tin trong Cơ sở dữ liệu công
chứng khi công chứng không loại trừ trách nhiệm theo quy định của pháp luật đối
với công chứng viên, người yêu cầu công chứng và cá nhân, tổ chức có liên quan
khác.
3. Việc cập nhật thông tin ngăn chặn, thông tin giải
tỏa ngăn chặn và thông tin hợp đồng, giao dịch đã công chứng lên Cơ sở dữ liệu
công chứng phải đúng mục đích, bảo đảm tính chính xác, đầy đủ, kịp thời, bảo đảm
an toàn, an ninh thông tin và lưu trữ lâu dài; tạo điều kiện thuận lợi cho các
tổ chức hành nghề công chứng tra cứu thông tin.
Việc cập nhật, sửa chữa, xóa thông tin ngăn chặn,
thông tin giải tỏa ngăn chặn và thông tin hợp đồng, giao dịch đã công chứng được
ghi nhận bằng nhật ký tự động đã được thiết kế sẵn trong Cơ sở dữ liệu công chứng,
là căn cứ chứng minh cho việc cập nhật thông tin vào Cơ sở dữ liệu công chứng.
4. Cá nhân, tổ chức yêu cầu ngăn chặn và giải tỏa
ngăn chặn phải chịu trách nhiệm về tính chính xác, hợp pháp và kịp thời đối với
các yêu cầu của mình cũng như về các hậu quả xảy ra do yêu cầu của mình.
5. Cá nhân, tổ chức được cấp tài khoản quản lý, cập
nhật, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng có trách nhiệm quản lý, bảo
mật tài khoản được cấp và chịu trách nhiệm về mọi tác động của tài khoản được cấp
đối với Cơ sở dữ liệu công chứng.
6. Đảm bảo an toàn, an ninh thông tin trong quá
trình quản lý, cập nhật, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng.
7. Các cơ quan, tổ chức, cá nhân cung cấp thông tin
chịu trách nhiệm về tính chính xác của các thông tin do cơ quan mình cung cấp để
đăng tải trên Cơ sở dữ liệu công chứng.
Điều 4. Các hành vi bị nghiêm cấm
1. Tiết lộ tài khoản của mình cho người khác; sử dụng,
đánh cắp, mạo nhận tài khoản người khác để truy cập vào Cơ sở dữ liệu công chứng;
cho người khác sử dụng tài khoản của mình để truy cập vào Cơ sở dữ liệu công chứng
và truy cập vào Cơ sở dữ liệu công chứng để thực hiện các công việc không được
giao hoặc sửa đổi các nội dung không đúng sự thật.
2. Sửa đổi, xóa bỏ thông tin trong Cơ sở dữ liệu
công chứng làm biến dạng giao diện, làm sai lệch, thay đổi cấu trúc dữ liệu,
thay đổi quy trình quản lý, khai thác, sử dụng hay bất kỳ hành vi nào khác tác
động đến hoạt động hoặc thông tin có trong Cơ sở dữ liệu công chứng.
3. Sử dụng các dữ liệu và thông tin trong Cơ sở dữ
liệu công chứng vào những mục đích trái pháp luật, mục đích khác không phục vụ
cho hoạt động công chứng của tổ chức mình hoặc hoạt động quản lý Nhà nước về
công chứng. Tiết lộ trái pháp luật các thông tin về cá nhân, tổ chức, tài sản
và các thông tin khác mà mình biết được trong quá trình quản lý, cập nhật, khai
thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng.
4. Không cập nhật hoặc cập nhật thông tin không
chính xác, không đầy đủ, không đảm bảo thời gian quy định vào các trường dữ liệu
của Cơ sở dữ liệu công chứng.
5. Gây ảnh hưởng, can thiệp, cản trở khả năng truy
cập vào Cơ sở dữ liệu công chứng của các tổ chức, cá nhân.
6. Vi phạm pháp luật về quyền sở hữu trí tuệ đối với
Cơ sở dữ liệu công chứng.
7. Các hành vi vi phạm pháp luật khác theo quy định
của pháp luật.
Điều 5. Lưu trữ và sao lưu
1. Việc lưu trữ và sao lưu Cơ sở dữ liệu công chứng
phải được thực hiện thường xuyên, có hệ thống tại Sở Tư pháp, các tổ chức hành
nghề công chứng theo quy định của pháp luật về lưu trữ.
2. Các văn bản ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn dưới dạng
văn bản giấy phải được lưu trữ, bảo quản tại Sở Tư pháp theo quy định của pháp
luật về chế độ lưu trữ về hợp đồng, giao dịch.
Chương II
QUẢN LÝ, CẬP NHẬT, KHAI
THÁC VÀ SỬ DỤNG CƠ SỞ DỮ LIỆU CÔNG CHỨNG
Điều 6. Về cấp, quản lý và sử dụng
tài khoản cơ sở dữ liệu công chứng
1. Tổ chức, cá nhân được cấp tài khoản truy cập vào
Cơ sở dữ liệu công chứng gồm:
a) Giám đốc Sở Tư pháp hoặc Phó Giám đốc Sở Tư pháp
phụ trách lĩnh vực công chứng; lãnh đạo và chuyên viên phòng chuyên môn tham
mưu quản lý Nhà nước về công chứng của Sở Tư pháp.
b) Cục trưởng Cục Thi hành án dân sự tỉnh, Viện trưởng
Viện Kiểm sát nhân dân tỉnh, Chánh án Tòa án nhân dân tỉnh, Thủ trưởng Cơ quan
Điều tra các cấp trong Công an Khánh Hòa.
c) Sở Tài nguyên và Môi trường; Văn phòng Đăng ký đất
đai tỉnh và các Chi nhánh.
d) UBND các huyện, thị xã, thành phố trên địa bàn tỉnh.
đ) Tổ chức hành nghề công chứng và công chứng viên
đã được đăng ký hành nghề và được cấp Thẻ công chứng viên trên địa bàn tỉnh.
2. Căn cứ để cấp tài khoản sử dụng Cơ sở dữ liệu
công chứng đối với tổ chức, cá nhân là văn bản đề nghị cấp tài khoản của cơ
quan, tổ chức tại khoản 1 Điều này gửi về Sở Tư pháp để xem xét, cấp tài khoản.
Cơ quan, tổ chức được cấp tài khoản có trách nhiệm phân công người thuộc tổ chức
mình thực hiện việc cập nhật dữ liệu, tra cứu cơ sở dữ liệu trên Cơ sở dữ liệu
công chứng. Cơ quan, tổ chức, cá nhân được cấp tài khoản quản lý, cập nhật,
khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng theo quy định tại khoản 5 Điều 3
Quy chế này có trách nhiệm quản lý, bảo mật tài khoản được cấp và chịu trách
nhiệm về mọi tác động của tài khoản được cấp đối với Cơ sở dữ liệu công chứng.
3. Tài khoản của tổ chức, cá nhân quản lý, cập nhật,
khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng bị khóa có thời hạn trong các trường
hợp sau đây:
a) Có quyết định tạm đình chỉ hành nghề công chứng
đối với công chứng viên.
b) Có văn bản của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền đề
nghị khóa có thời hạn các tài khoản đã cấp cho cơ quan, tổ chức, cá nhân được
giao nhiệm vụ tra cứu thông tin trong Cơ sở dữ liệu công chứng.
c) Cơ quan, tổ chức, cá nhân quản lý, cập nhật,
khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng có các hành vi quy định tại Điều 4
của Quy chế này.
4. Việc khóa tài khoản có thời hạn chấm dứt khi
không còn vi phạm các điều kiện để khóa tài khoản tại Khoản 3 Điều này.
5. Tài khoản của cơ quan, tổ chức, cá nhân quản lý,
cập nhật, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng bị khóa vĩnh viễn trong
các trường hợp sau đây:
a) Có quyết định miễn nhiệm, thu hồi thẻ công chứng
viên đối với công chứng viên; quyết định nghỉ hưu, thôi việc, chuyển công tác đối
với người có thẩm quyền chứng thực, cán bộ, công chức, viên chức được giao nhiệm
vụ tra cứu thông tin trong Cơ sở dữ liệu công chứng.
b) Có quyết định của cơ quan có thẩm quyền về việc
giải thể, chuyển đổi, chấm dứt hoạt động, sáp nhập, hợp nhất tổ chức hành nghề
công chứng và cơ quan hành chính nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập được cấp
tài khoản sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng.
c) Có văn bản của tổ chức hành nghề công chứng đề
nghị khóa tài khoản đã cấp cho công chứng viên chấm dứt hành nghề tại tổ chức
mình, sau khi hoàn tất thủ tục xóa đăng ký hành nghề theo quy định.
d) Có văn bản của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền đề
nghị khóa vĩnh viễn các tài khoản đã cấp cho tổ chức, cá nhân được giao nhiệm vụ
tra cứu thông tin trong Cơ sở dữ liệu công chứng.
6. Sở Tư pháp thực hiện việc quản lý, cấp hoặc khóa
tài khoản trong Cơ sở dữ liệu công chứng theo quy định của Quy chế này.
Điều 7. Cập nhật thông tin về hợp
đồng, giao dịch đã công chứng vào Cơ sở dữ liệu công chứng
1. Tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm cập
nhật và đăng tải (đồng bộ) thông tin hợp đồng, giao dịch đã được công chứng lên
Cơ sở dữ liệu công chứng ngay sau khi công chứng viên chứng nhận theo quy định
của Luật Công chứng, trừ trường hợp bất khả kháng (lỗi mạng, lỗi hệ thống,...).
Trường hợp bất khả kháng, tổ chức hành nghề công chứng phải gửi thông báo đến Sở
Tư pháp để quản lý, theo dõi và thực hiện cập nhật, đăng tải ngay sau khi sự kiện
bất khả kháng không còn.
Trường hợp cập nhật không chính xác, không đầy đủ,
không kịp thời dẫn đến phát sinh hậu quả pháp lý thì phải liên đới chịu trách
nhiệm bồi thường theo quy định của pháp luật.
2. Các trường thông tin cơ bản của hợp đồng, giao dịch
có gắn dấu * trong Cơ sở dữ liệu công chứng bắt buộc phải cập nhật, không được
để trống.
3. Công chứng viên trước khi ký chứng nhận hợp đồng,
giao dịch phải đăng nhập Cơ sở dữ liệu công chứng để tra cứu thông tin về đối
tượng của hợp đồng, giao dịch và các thông tin cần thiết khác.
4. Các tổ chức hành nghề công chứng chịu trách nhiệm
về tính chính xác, pháp lý của thông tin do mình cập nhật trên Cơ sở dữ liệu
công chứng.
5. Thông tin về hợp đồng, giao dịch cập nhật lên Cơ
sở dữ liệu công chứng là cơ sở để Sở Tư pháp thanh tra, kiểm tra, giám sát
trong lĩnh vực quản lý Nhà nước về công chứng và thống kê, đối chiếu với báo
cáo định kỳ hàng tháng, quý, 06 tháng, hàng năm trong lĩnh vực công tác công chứng
trên địa bàn tỉnh.
Điều 8. Nhập, giải tỏa thông
tin ngăn chặn
1. Sở Tư pháp là cơ quan tiếp nhận thông tin ngăn
chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn từ các cơ quan, tổ chức có liên quan để quản
lý, cập nhật lên Cơ sở dữ liệu công chứng, gồm:
a) Bản chính văn bản hoặc bản gốc văn bản điện tử
áp dụng biện pháp khẩn cấp tạm thời, văn bản liên quan đến việc thực hiện các
biện pháp ngăn chặn và các văn bản thay đổi, bổ sung, hủy bỏ các văn bản nêu
trên của Tòa án nhân dân các cấp;
b) Bản chính văn bản hoặc bản gốc văn bản điện tử
có liên quan đến việc kê biên tài sản, chấm dứt kê biên tài sản, ngăn chặn, giải
tỏa ngăn chặn của Viện Kiểm sát nhân dân các cấp;
c) Bản chính văn bản hoặc bản gốc văn bản điện tử về
các trường hợp ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn giao dịch liên quan đến tài sản;
thông tin giả mạo người, giả mạo giấy tờ để giao dịch liên quan đến tài sản, lừa
đảo chiếm đoạt tài sản của cơ quan có thẩm quyền điều tra các cấp;
d) Bản chính văn bản hoặc bản gốc văn bản điện tử
có liên quan đến việc kê biên tài sản, chấm dứt kê biên tài sản, tạm dừng việc
chuyển quyền sở hữu tài sản, chấm dứt tạm dừng việc chuyển quyền sở hữu tài sản
của Cơ quan Thi hành án dân sự các cấp;
đ) Bản chính văn bản hoặc bản gốc văn bản điện tử
thu hồi, hủy bỏ, mất, mất phôi Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu
nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất và các trường hợp khác của các sở, ban,
ngành, Ủy ban nhân dân các cấp;
e) Bản chính văn bản hoặc bản gốc văn bản điện tử
có nội dung liên quan đến việc ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn của cơ quan, tổ chức
có thẩm quyền.
2. Các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cung cấp
thông tin phải chủ động cung cấp thông tin ngăn chặn, thông tin giải tảa ngăn
chặn cho Sở Tư pháp trong thời hạn 24 giờ, kể từ khi phát hành văn bản liên
quan đến việc ngăn chặn và giải tỏa ngăn chặn. Sở Tư pháp chỉ cập nhật thông
tin ngăn chặn và giải tỏa ngăn chặn khi đúng hình thức văn bản được pháp luật
quy định.
Thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn
và văn bản trao đổi thông tin khác có liên quan được lưu trữ, bảo quản khoa học,
có hệ thống tại Sở Tư pháp theo quy định của pháp luật.
3. Các tổ chức hành nghề công chứng và các cơ quan,
tổ chức có liên quan, khi nhận được thông tin ngăn chặn và thông tin giải tỏa
ngăn chặn từ các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cung cấp thông tin nhưng khi
tra cứu nhận thấy các thông tin này chưa được cập nhật lên Cơ sở dữ liệu công
chứng, phải chủ động báo ngay cho Sở Tư pháp để đối chiếu, cập nhật kịp thời.
4. Khi có các thông tin liên quan đến việc công chứng
hợp đồng, giao dịch (giả mạo người, giả mạo giấy tờ để thực hiện giao dịch,
lừa đảo tài sản; hủy, chấm dứt, đơn phương chấm dứt ủy quyền liên quan đến tài
sản; thiếu người được thừa kế...), các cơ quan có liên quan, các tổ chức
hành nghề công chứng cần phối hợp chia sẻ các thông tin đến Sở Tư pháp để cập
nhật vào Cơ sở dữ liệu công chứng.
5. Sau khi tiếp nhận các thông tin ngăn chặn, thông
tin giải tỏa ngăn chặn từ các cư quan, tổ chức có liên quan được quy định tại
khoản 1 Điều này, Sở Tư pháp có trách nhiệm chủ động cập nhật thông tin vào Cơ
sở dữ liệu công chứng theo quy định trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày
nhận dược thông tin ngăn chặn và thông tin giải tỏa ngăn chặn từ các cơ quan, tổ
chức có thẩm quyền cung cấp thông tin.
6. Trường hợp không cập nhật, cập nhật không đầy đủ,
kịp thời văn bản ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn thì Sở Tư pháp phải trả lời và
nêu rõ lý do bằng văn bản cho cơ quan, tổ chức cung cấp thông tin và chịu trách
nhiệm về hành vi không cập nhật cập nhật không đầy đủ, kịp thời này.
Điều 9. Chỉnh sửa các thông tin
hợp đồng, giao dịch đã đăng tải (đồng bộ) lên cơ sở dữ liệu công chứng
1. Việc chỉnh sửa các thông tin hợp đồng, giao dịch
đã đăng tải (đồng bộ) lên Cơ sở dữ liệu công chứng chỉ được thực hiện đối với
các sai sót về kỹ thuật trong văn bản công chứng (sai sót trong ghi chép, đánh
máy, in ấn) trong quá trình cập nhật thông tin.
2. Trong trường hợp thông tin hợp đồng, giao dịch
đã được đăng tải lên Cơ sở dữ liệu công chứng nhưng phát hiện có sai sót về lỗi
kỹ thuật trong quá trình cập nhật thông tin, Trưởng tổ chức hành nghề công chứng
phải có văn bản đề nghị Sở Tư pháp xem xét, chỉnh sửa các thông tin hợp đồng,
giao dịch và phải cung cấp các tài liệu liên quan để chứng minh các sai sót về
lỗi kỹ thuật để Sở Tư pháp xem xét, điều chỉnh.
3. Sau khi tiếp nhận văn bản đề nghị chỉnh sửa sai
sót về lồi kỹ thuật trong quá trình cập nhật thông tin, Sở Tư pháp có trách nhiệm
thực hiện chỉnh sửa các sai sót.
Điều 10. Khai thác và sử dụng
cơ sở dữ liệu công chứng
1. Các tổ chức hành nghề công chứng và công chứng
viên, người được phân công có quyền khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng
để:
a) Phục vụ cho hoạt động công chứng;
b) Cập nhật văn bản quy phạm pháp luật, văn bản chỉ
đạo, điều hành nội bộ tại cơ quan, tổ chức mình;
c) Thực hiện thống kê, báo cáo tình hình công chứng
định kỳ hoặc đột xuất theo quy định của cơ quan Nhà nước và các thống kê, báo
cáo khác có liên quan.
2. Các tổ chức, cơ quan, cá nhân có thẩm quyền được
khai thác thông tin trên Hệ thống để phục vụ cho hoạt động quản lý Nhà nước
như: Thanh tra, kiểm tra, điều tra, xét xử, thi hành án,...
3. Việc phân quyền khai thác thông tin tại Sở Tư
pháp, các tổ chức hành nghề công chứng và các cơ quan, tổ chức liên quan do thủ
trưởng cơ quan, đơn vị quyết định và chịu trách nhiệm.
Điều 11. Quyền và nghĩa vụ của
công chứng viên trong việc cập nhật, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng
1. Tra cứu thông tin trong Cơ sở dữ liệu công chứng
khi thụ lý, giải quyết yêu cầu công chứng hợp đồng, giao dịch; xem xét, quyết định
việc công chứng hợp đồng, giao dịch theo quy định của pháp luật và cập nhật, đồng
bộ thông tin đúng thời hạn được quy định tại Quy chế này.
2. Tham gia các buổi đào tạo, tập huấn sử dụng,
khai thác Cơ sở dữ liệu công chứng do Sở Tư pháp tổ chức.
3. Sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng theo hướng dẫn
của Sở Tư pháp và các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền.
4. Kịp thời báo cáo cho Sở Tư pháp các vấn đề phát
sinh trong khi sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng; tích cực phối hợp với Sở Tư
pháp để khắc phục các vấn đề liên quan đến Cơ sở dữ liệu công chứng.
5. Chịu trách nhiệm bảo quản, bảo mật đối với mật
khẩu và tên truy cập Cơ sở dữ liệu công chứng đã được cung cấp; thông báo ngay
cho Sở Tư pháp nêu để lộ, mất mật khẩu, tên tài khoản.
6. Các quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của
pháp luật.
Điều 12. Quyền và nghĩa vụ của
tổ chức hành nghề công chứng trong việc quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng
Cơ sở dữ liệu công chứng
1. Chuẩn bị và duy trì cơ sở vật chất, đường truyền
để cài đặt và sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng theo hướng dẫn của Sở Tư pháp;
cài đặt thường trú các chương trình kiểm tra và diệt virus trên các thiết bị
truy cập Cơ sở dữ liệu công chứng.
2. Trong trường hợp thông tin có trong Cơ sở dữ liệu
công chứng chưa đầy đủ, chưa chính xác, các tổ chức hành nghề công chứng có thể
đề nghị Sở Tư pháp xác minh làm rõ.
3. Cử công chứng viên và người trực tiếp tham mưu
lĩnh vực công chứng của cơ quan, tổ chức mình tham gia các buổi đào tạo, tập huấn
sử dụng, khai thác Cơ sở dữ liệu công chứng do Sở Tư pháp, các cơ quan, tổ chức
có thẩm quyền tổ chức.
4. Yêu cầu và tạo điều kiện để công chứng viên, người
trực tiếp tham mưu lĩnh vực công chứng của cơ quan, tổ chức mình sử dụng Cơ sở
dữ liệu công chứng theo quy định tại Quy chế này và theo hướng dẫn của Sở Tư pháp.
5. Kịp thời báo cáo cho Sở Tư pháp các vấn đề phát
sinh trong khi sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng; tích cực phối hợp với Sở Tư
pháp để khắc phục các vấn đề liên quan đến Cơ sở dữ liệu công chứng.
6. Chịu trách nhiệm bảo quản, bảo mật đối với mật
khẩu và tên truy cập Cơ sở dữ liệu công chứng đã được cung cấp; thông báo ngay
cho Sở Tư pháp nếu để lộ, mất mật khẩu, tên tài khoản.
7. Thực hiện nghĩa vụ tài chính trong việc sử dụng,
bảo dưỡng, bảo trì, vận hành Cơ sở dữ liệu công chứng (nếu có).
8. Các quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của
pháp luật.
Chương III
TRÁCH NHIỆM CỦA CÁC CƠ
QUAN, ĐƠN VỊ TRONG VIỆC QUẢN LÝ, CẬP NHẬT, KHAI THÁC VÀ SỬ DỤNG CƠ SỞ DỮ LIỆU
CÔNG CHỨNG
Điều 13. Trách nhiệm của Sở Tư
pháp
1. Chủ trì, phối hợp với các cơ quan, tổ chức, cá
nhân có liên quan giúp Ủy ban nhân dân tỉnh triển khai và quản lý, sử dụng Cơ sở
dữ liệu công chứng, thực hiện trách nhiệm và quyền hạn theo quy định pháp luật
và Quy chế này.
2. Tổ chức quản trị Cơ sở dữ liệu công chứng (thuê
dịch vụ đặt máy chủ tại Viễn thông Khánh Hòa); cấp và khóa tài khoản theo Quy
chế này; thực hiện việc sao, lưu trữ thông tin định kỳ.
Điều 14. Trách nhiệm của UBND
các huyện, thị xã, thành phố
Chỉ đạo cán bộ, công chức cung cấp đầy đủ các thông
tin liên quan đến việc thu hồi, hủy bỏ, mất phôi Giấy chứng nhận quyền sử dụng
đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất đến Sở Tư pháp để cập
nhật vào Cơ sở dữ liệu công chứng ngay sau khi phát hành văn bản liên quan đến
việc thu hồi, hủy bỏ, mất phôi Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu
nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất.
Điều 15. Trách nhiệm của Viễn
thông Khánh Hòa
Phối hợp với Sở Tư pháp quản lý hạ tầng kỹ thuật phục
vụ vận hành Cơ sở dữ liệu công chứng, đảm bảo hoạt động ổn định để phục vụ cho
hoạt động khai thác, sử dụng của các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan.
Điều 16. Trách nhiệm của Hội
Công chứng viên tỉnh
Phối hợp với Sở Tư pháp triển khai đồng bộ, kịp thời
và hiệu quả Cơ sở dữ liệu công chứng; kịp thời phát hiện, xử lý những trường hợp
Hội viên vi phạm Quy chế và thông báo cho Sở Tư pháp biết để chấn chỉnh, xử lý
theo quy định.
Điều 17. Trách nhiệm các tổ chức
hành nghề công chứng
1. Các tổ chức hành nghề công chứng phải sử dụng Cơ
sở dữ liệu công chứng; nhập đầy đủ các thông tin liên quan đến tài sản đã được
công chứng; đảm bảo kết nối các thông tin hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài
sản với tất cả các tổ chức hành nghề công chứng và khai thác Cơ sở dữ liệu công
chứng nhằm ngăn ngừa rủi ro trong nghiệp vụ công chứng.
2. Trưởng các tổ chức hành nghề công chứng có trách
nhiệm:
a) Tổ chức quản lý, vận hành, khai thác và sử dụng
Cơ sở dữ liệu công chứng tại tổ chức mình;
b) Phân công cho Công chứng viên thuộc tổ chức mình
sử dụng, khai thác Cơ sở dữ liệu công chứng và đề nghị Sở Tư pháp cấp, khóa tài
khoản cho người sử dụng tại tổ chức mình;
c) Chịu trách nhiệm chỉ đạo Công chứng viên của tổ
chức mình thực hiện đầy đủ nội dung quy định tại Điều 11, Điều 12 của Quy chế
này; việc nhập, sửa chữa, xóa và tra cứu thông tin trong Cơ sở dữ liệu công chứng
phải được thực hiện theo Quy chế này và hướng dẫn sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng;
d) Bảo đảm điều kiện (trang thiết bị, mạng nội bộ)
cho việc vận hành tốt Cơ sở dữ liệu công chứng tại tổ chức mình.
Điều 18. Trách nhiệm của các
Cơ quan: Công an, Viện Kiểm sát nhân dân, Tòa án nhân dân và cơ quan Thi hành
án dân sự cấp tỉnh, cấp huyện
Đề nghị các cơ quan; Công an, Viện Kiểm sát nhân
dân, Tòa án nhân dân và cơ quan Thi hành án dân sự cấp tỉnh, cấp huyện kịp thời
cung cấp đầy đủ, chính xác các thông tin liên quan đến việc ngăn chặn, giải tỏa
ngăn chặn tại Điều 8 Quy chế này để hoạt động hành nghề công chứng trên địa bàn
tỉnh bảo đảm đúng quy định của pháp luật, an toàn pháp lý cho các bên tham gia
ký kết hợp đồng, giao dịch.
Chương IV
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 19. Trách nhiệm thực hiện
1. Sở Tư pháp
a) Giúp Ủy ban nhân dân tỉnh triển khai, quản lý Cơ
sở dữ liệu công chứng; thực hiện quyền hạn và chịu trách nhiệm theo quy định;
b) Theo dõi tình hình thực hiện Quy chế này, định kỳ
tổng hợp báo cáo UBND tỉnh; tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh việc sửa đổi, bổ sung
Quy chế này khi cần thiết;
c) Chủ trì, phối hợp với các sở, ban, ngành, các cơ
quan, đơn vị có liên quan xây dựng Đề án nâng cấp Cơ sở dữ liệu công chứng
trình UBND tỉnh phê duyệt; tổng hợp kinh phí hỗ trợ để thực hiện Quy chế này
theo đúng quy định;
d) Chủ trì, phối hợp với Hội Công chứng viên tỉnh
chỉ đạo các tổ chức hành nghề công chứng khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu công
chứng, bảo đảm tất cả các tổ chức hành nghề công chứng thực hiện việc chia sẻ
và kết nối thông tin công chứng.
2. Sở Tài nguyên và Môi trường
a) Chỉ đạo các đơn vị trực thuộc cung cấp thông tin
biến động về quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất; thành viên hộ gia
đình sử dụng đất liên quan đến các hợp đồng, giao dịch cho các tổ chức hành nghề
công chứng;
b) Phối hợp với Sở Tư pháp tích hợp Cơ sở dữ liệu về
đất đai với Cơ sở dữ liệu công chứng nhằm cung cấp dữ liệu đất đai theo yêu cầu
của các tổ chức hành nghề công chứng và tổ chức, cá nhân theo đúng quy định
pháp luật, phục vụ kịp thời việc công chứng hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất
động sản.
c) Chỉ đạo Văn phòng đăng ký đất đai tỉnh và Chi
nhánh Văn phòng đăng ký đất đai các huyện, thị xã, thành phố tạo điều kiện thuận
lợi để các tổ chức hành nghề công chứng được cung cấp dịch vụ khai thác dữ liệu
đất đai bằng hình thức hợp đồng hoặc thông qua Phiếu yêu cầu, văn bản yêu cầu
theo quy định của Bộ luật Dân sự và pháp luật về đất đai.
3. Sở Tài chính
Trên cơ sở dự toán kinh phí thực hiện Quy chế quản
lý, cập nhật, khai thác và sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng trên địa bàn tỉnh
Khánh Hòa do Sở Tư pháp lập cùng thời điểm xây dựng dự toán hàng năm, Sở Tài
chính tổng hợp, cân đối theo khả năng ngân sách tham mưu cấp có thẩm quyền bố
trí kinh phí thực hiện.
4. Sở Xây dựng
Phối hợp với Sở Tư pháp thực hiện nâng cấp Cơ sở dữ
liệu công chứng.
5. Sở Thông tin và Truyền thông
Chủ trì, phối hợp với Sở Tư pháp, các cơ quan liên
quan tổ chức thẩm định, góp ý chuyên môn đối với hoạt động nâng cấp, mở rộng Cơ
sở dữ liệu công chứng theo quy định của pháp luật.
6. Công an tỉnh
a) Phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông trong
việc đảm bảo an toàn, an ninh thông tin về Cơ sở dữ liệu công chứng;
b) Chỉ đạo Cơ quan Điều tra Công an Khánh Hòa kịp
thời cung cấp các thông tin yêu cầu ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn vào Cơ sở dữ
liệu công chứng.
7. Các cơ quan, tổ chức có liên quan
a) Đề nghị Tòa án nhân dân tỉnh, Viện Kiểm sát nhân
dân tỉnh, Cục Thi hành án dân sự tỉnh phối hợp thực hiện và chỉ đạo các đơn vị
trực thuộc kịp thời nhập nội dung các thông tin, yêu cầu ngăn chặn, thông tin
giải tỏa ngăn chặn tài sản có liên quan đến các vụ việc thuộc phạm vi thẩm quyền
giải quyết của ngành, tổ chức mình;
b) Các sở, ban, ngành có liên quan theo chức năng
nhiệm vụ của ngành, đơn vị mình có trách nhiệm phối hợp tổ chức triển khai thực
hiện có hiệu quả Quy chế này.
8. Các tổ chức hành nghề công chứng
a) Chịu trách nhiệm thực hiện các nội dung quy định
tại Quy chế này;
b) Đề xuất, kiến nghị những giải pháp nhằm quản lý,
khai thác, sử dụng có hiệu quả Cơ sở dữ liệu công chứng.
Điều 20. Điều khoản thi hành
Giao Sở Tư pháp chủ trì, phối hợp với các cơ quan,
đơn vị có liên quan tổ chức triển khai thực hiện Quy chế này. Trong quá trình
thực hiện nếu có vướng mắc, Sở Tư pháp tổng hợp báo cáo UBND tỉnh xem xét, quyết
định./.