|
ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH HÒA BÌNH
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số:
37/2022/QĐ-UBND
|
Hòa Bình, ngày 07
tháng 10 năm 2022
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH QUY CHẾ XÂY DỰNG VÀ QUẢN LÝ, KHAI THÁC CƠ SỞ DỮ LIỆU
CÔNG CHỨNG, CHỨNG THỰC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH HOÀ BÌNH
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH HÒA BÌNH
Căn cứ Luật Tổ chức chính
quyền địa phương ngày 19/6/2015; Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Tổ
chức Chính phủ và Luật Tổ chức chính quyền địa phương số 47/2019/QH14 ngày
22/11/2019;
Căn cứ Luật Ban hành văn bản
quy phạm pháp luật ngày 22/6/2015; Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật
Ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 18/6/2020;
Căn cứ Luật Công chứng ngày
20/6/2014;
Căn cứ Luật Công nghệ thông
tin ngày 29/6/2006;
Căn cứ Luật Tiếp cận thông
tin ngày 06/4/2016;
Căn cứ Nghị định số
23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực
bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch;
Căn cứ Nghị định số
64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin
trong hoạt động của cơ quan nhà nước
Căn cứ Thông tư số
01/2021/TT-BTP ngày 03/02/2021 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi tiết một số
điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng;
Theo đề nghị của Giám đốc Sở
Tư pháp tại Tờ trình số 1639/TTr-STP, ngày 19/8/2022.
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1.
Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế xây dựng và quản
lý, khai thác Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh Hòa Bình.
Điều 2.
Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 21/10/2022.
Điều 3.
Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc các sở, Thủ
trưởng các ban, ngành, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố và các tổ
chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- Cục Kiểm tra văn bản QPPL-Bộ Tư pháp;
- Thường trực Tỉnh ủy;
- Thường trực HĐND tỉnh;
- Ban Pháp chế của HĐND tỉnh;
- Đoàn đại biểu Quốc hội tỉnh;
- Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND tỉnh;
- Các sở, ban, ngành, đoàn thể tỉnh;
- HĐND, UBND các huyện, thành phố;
- Các Phó CVP/UBND tỉnh;
- Cổng Thông tin điện tử tỉnh;
- Trung tâm Tin học và Công báo tỉnh;
- Các Chuyên viên VPUBND tỉnh;
- Lưu: VT, NVK (BTh, 80b).
|
TM. ỦY BAN NHÂN
DÂN
CHỦ TỊCH
Bùi Văn Khánh
|
QUY CHẾ
XÂY DỰNG VÀ QUẢN LÝ, KHAI THÁC CƠ SỞ DỮ LIỆU CÔNG CHỨNG, CHỨNG
THỰC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH HÒA BÌNH
(Kèm theo Quyết định số 37/2022/QĐ-UBND ngày 07/10/2022 của Ủy ban nhân dân
tỉnh Hòa Bình)
Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1.
Phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng
Quy chế này quy định việc quản
lý, cập nhật, khai thác, sử dụng và cung cấp thông tin từ Cơ sở dữ liệu công chứng,
chứng thực trên địa bàn tỉnh Hoà Bình (sau đây viết tắt là Cơ sở dữ liệu).
Quy chế được áp dụng đối với cơ
quan, tổ chức, cá nhân quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng và cung cấp thông
tin từ Cơ sở dữ liệu.
Điều 2.
Giải thích từ ngữ
Các từ ngữ trong Quy chế này được
hiểu như sau:
1. Cơ sở dữ liệu là phần mềm chứa
đựng thông tin bao gồm: Thông tin ngăn chặn; thông tin công chứng; thông tin chứng
thực và một số thông tin khác liên quan đến hoạt động công chứng, chứng thực
các hợp đồng, giao dịch trên địa bàn tỉnh Hoà Bình.
2. Văn bản ngăn chặn là văn bản
của cơ quan, tổ chức, cá nhân có thông tin về việc ngừng công chứng, chứng thực
hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản, cá nhân hoặc tổ chức theo quy định của
pháp luật. Thông tin của văn bản ngăn chặn là căn cứ để người thực hiện công chứng,
chứng thực xem xét không thực hiện việc công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch
có liên quan.
3. Văn bản giải tỏa ngăn chặn
là văn bản của cơ quan, tổ chức, cá nhân có nội dung hủy bỏ toàn bộ hoặc một phần
văn bản ngăn chặn của chính mình, của cơ quan, tổ chức, cá nhân khác theo quy định
pháp luật.
4. Thông tin ngăn chặn là thông
tin trong văn bản ngăn chặn hoặc văn bản giải tỏa ngăn chặn.
5. Tài khoản là những thông số
nhất định mà người quản lý, khai thác, sử dụng được cấp để truy cập vào hệ thống
gồm có tên người sử dụng và mật khẩu.
Điều 3.
Nguyên tắc xây dựng và sử dụng Cơ sở dữ liệu
1. Tất cả các hợp đồng, giao dịch
được người có thẩm quyền công chứng, chứng thực phải được cập nhật kịp thời, đầy
đủ, chính xác thông tin vào Cơ sở dữ liệu.
2. Thông tin ngăn chặn do các
cơ quan có thẩm quyền gửi đến, Sở Tư pháp có trách nhiệm cập nhật kịp thời, đầy
đủ, chính xác vào Cơ sở dữ liệu.
3. Cơ sở dữ liệu phải được quan
tâm nâng cấp đảm bảo an toàn thông tin mạng, các tiện ích khi sử dụng và kết nối
được với phần mềm khác khi có yêu cầu.
4. Việc sử dụng Cơ sở dữ liệu
thực hiện công chứng, chứng thực các hợp đồng, giao dịch không loại trừ trách
nhiệm theo quy định pháp luật của người thực hiện công chứng, chứng thực, người
yêu cầu công chứng, chứng thực và cơ quan, tổ chức, cá nhân khác có liên quan.
Điều 4. Nguồn
Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực
1. Hợp đồng, giao dịch đã được
công chứng tại các tổ chức hành nghề công chứng.
2. Hợp đồng, giao dịch đã được
chứng thực tại Phòng Tư pháp các huyện, thành phố và Ủy ban nhân dân các xã,
phường, thị trấn.
3. Văn bản cung cấp thông tin,
yêu cầu, đề nghị ngăn chặn, dừng hoặc tạm dừng giao dịch, văn bản thay đổi, bổ
sung, hủy bỏ, chấm dứt các văn bản nêu trên của cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm
quyền.
4. Các nguồn thông tin khác về
tài sản.
Điều 5.
Sao, lưu và cung cấp thông tin từ Cơ sở dữ liệu
1. Việc sao, lưu dữ liệu trong
Cơ sở dữ liệu phải được thực hiện thường xuyên. Văn bản ngăn chặn và văn bản giải
tỏa ngăn chặn phải được lưu trữ, bảo quản khoa học, có hệ thống.
2. Khi có yêu cầu của cơ quan,
tổ chức, cá nhân có thẩm quyền, Sở Tư pháp xem xét, quyết định việc cung cấp
thông tin từ Cơ sở dữ liệu.
Điều 6. Những
hành vi bị nghiêm cấm
1. Sửa đổi, xóa bỏ thông tin
trong Cơ sở dữ liệu, làm biến dạng giao diện, làm sai lệch hệ thống quản trị,
thay đổi cấu trúc dữ liệu hay bất kỳ hành vi nào khác tác động trái quy định đến
hoạt động hay thông tin có trong Cơ sở dữ liệu.
2. Không cập nhật hoặc cập nhật
không kịp thời, đầy đủ, chính xác thông tin vào Cơ sở dữ liệu.
3. Tiết lộ trái quy định các
thông tin về tài sản, cá nhân, tổ chức, giao dịch và các thông tin khác mà mình
biết được trong quá trình quản lý, sử dụng Cơ sở dữ liệu.
4. Truy cập vào Cơ sở dữ liệu bằng
tài khoản của người khác hoặc để cho người khác sử dụng tài khoản của mình để
truy cập trái quy định vào Cơ sở dữ liệu.
5. Truy cập vào Cơ sở dữ liệu để
thực hiện các công việc không được giao. Sử dụng Cơ sở dữ liệu và các thông tin
trong Cơ sở dữ liệu vào những mục đích khác không phục vụ cho hoạt động công chứng,
chứng thực của tổ chức mình hoặc hoạt động quản lý nhà nước về công chứng, chứng
thực.
6. Quản lý, sử dụng Cơ sở dữ liệu
vi phạm quy định về sở hữu trí tuệ và quy định khác của pháp luật.
Chương II
QUY ĐỊNH CỤ THỂ
Điều 7. Cấp
tài khoản quản lý, sử dụng Cơ sở dữ liệu
1. Tổ chức, cá nhân được cấp
tài khoản truy cập vào cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực gồm:
a) Lãnh đạo Sở; công chức phòng
chuyên môn nghiệp vụ của Sở Tư pháp được phân công quản lý Cơ sở dữ liệu công
chứng, chứng thực;
b) Phòng Tư pháp cấp huyện;
c) Ủy ban nhân dân cấp xã;
d) Các tổ chức hành nghề công
chứng trên địa bàn tỉnh.
2. Tổ chức được cấp tài khoản
có trách nhiệm phân công cho nhân viên thuộc tổ chức mình thực hiện cập nhật dữ
liệu, tra cứu cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực.
3. Sở Tư pháp thực hiện việc quản
lý, cấp tài khoản trong cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực theo quy định của
Quy chế này.
Điều 8.
Khóa tài khoản quản lý, sử dụng Cơ sở dữ liệu
1. Tài khoản của cơ quan, tổ chức,
cá nhân quản lý, sử dụng Cơ sở dữ liệu bị khóa có thời hạn trong các trường hợp
sau đây:
a) Công chứng viên bị tạm đình
chỉ hành nghề công chứng; cán bộ, công chức bị tạm đình chỉ làm công tác chứng
thực;
b) Theo đề nghị của tổ chức
hành nghề công chứng, Phòng Tư pháp cấp huyện hoặc Ủy ban nhân dân cấp xã về việc
khóa có thời hạn các tài khoản đã cấp cho nhân viên (không phải là người thực
hiện công chứng, chứng thực) do người này tạm ngưng thực hiện công việc liên
quan đến sử dụng Cơ sở dữ liệu có thời hạn;
c) Cá nhân, tổ chức sử dụng Cơ
sở dữ liệu thuộc đối tượng phải nộp các chi phí liên quan đến việc sử dụng Cơ sở
dữ liệu nhưng không nộp hoặc nộp không đầy đủ, đúng hạn các chi phí liên quan đến
việc sử dụng Cơ sở dữ liệu;
d) Theo đề nghị của cơ quan có
thẩm quyền về việc khóa có thời hạn tài khoản đã cấp cho cá nhân, tổ chức được
giao quản lý Cơ sở dữ liệu hoặc thực hiện công tác quản lý nhà nước về hoạt động
công chứng, chứng thực;
đ) Cơ quan, tổ chức, cá nhân quản
lý, sử dụng Cơ sở dữ liệu không bảo quản, bảo mật đối với mật khẩu và tên truy
cập đã được cung cấp để cho cá nhân, tổ chức khác truy cập vào Cơ sở dữ liệu bằng
tài khoản của mình hoặc sử dụng tài khoản của người khác để truy cập vào Cơ sở
dữ liệu;
e) Cơ quan, tổ chức, cá nhân vi
phạm các hành vi được quy định tại Khoản 2, 3, 4 và 5 Điều 6 Quy chế này lần đầu
và gây hậu quả ít nghiêm trọng.
Việc khóa tài khoản có thời hạn
theo quy định tại Điểm e khoản này kéo dài 03 tháng, những trường hợp còn lại
chấm dứt khi không còn các điều kiện để khóa tài khoản được quy định tương ứng.
2. Tài khoản của cơ quan, tổ chức,
cá nhân quản lý, sử dụng Cơ sở dữ liệu bị khóa vĩnh viễn trong các trường hợp
sau đây:
a) Công chứng viên bị miễn nhiệm,
đình chỉ hành nghề công chứng, thu hồi Thẻ công chứng viên;
b) Người thực hiện chứng thực
thôi thực hiện nhiệm vụ hoặc chuyển công tác khác;
c) Tổ chức hành nghề công chứng,
cơ quan được cấp tài khoản quản lý, sử dụng Cơ sở dữ liệu bị giải thể, chuyển đổi,
chấm dứt hoạt động, sáp nhập, hợp nhất; Ủy ban nhân dân cấp xã sáp nhập, hợp nhất
theo quy định của pháp luật;
d) Theo đề nghị của cơ quan, tổ
chức hành nghề công chứng về việc khóa tài khoản đã cấp cho người thực hiện chứng
thực, Công chứng viên chấm dứt hành nghề tại tổ chức mình sau khi hoàn tất thủ
tục chuyển công tác hoặc xóa đăng ký hành nghề theo quy định;
đ) Theo đề nghị của cơ quan, tổ
chức về việc khóa vĩnh viễn tài khoản đã cấp cho cá nhân do người đó không còn
thực hiện công việc liên quan đến sử dụng Cơ sở dữ liệu;
e) Theo đề nghị của cơ quan có
thẩm quyền về việc khóa vĩnh viễn tài khoản đã cấp cho tổ chức, cá nhân được
giao quản lý Cơ sở dữ liệu hay hoạt động quản lý Nhà nước về công chứng, chứng
thực;
g) Cơ quan, tổ chức, cá nhân có
các hành vi được quy định tại Khoản 2, 3, 4 và 5 Điều 6 Quy định này vi phạm lần
thứ hai hoặc vi phạm lần đầu nhưng gây hậu quả nghiêm trọng;
h) Cơ quan, tổ chức, cá nhân vi
phạm các hành vi được quy định tại Khoản 1 và 6 Điều 6 Quy định này.
Điều 9.
Cung cấp thông tin cho Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực
1. Các cơ quan, tổ chức, cá
nhân dưới đây gửi thông tin đến Sở Tư pháp để cập nhật vào Cơ sở dữ liệu:
a) Tòa án nhân dân tỉnh, Tòa án
nhân dân cấp huyện gửi thông tin ngăn chặn các giao dịch về tài sản;
b) Công an tỉnh, Công an cấp
huyện có trách nhiệm gửi thông tin ngăn chặn các giao dịch liên quan đến tài sản,
giả mạo người, giả mạo giấy tờ để giao dịch;
c) Cục Thi hành án dân sự tỉnh,
Chi cục Thi hành án dân sự cấp huyện và cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền
khác có trách nhiệm gửi thông tin ngăn chặn có liên quan đến việc kê biên tài sản,
giải tỏa kê biên tài sản, tạm dừng việc chuyển quyền sở hữu, sử dụng, thay đổi
hiện trạng tài sản, chấm dứt tạm dừng việc chuyển quyền sở hữu, sử dụng, thay đổi
hiện trạng tài sản;
d) Sở Tài nguyên và Môi trường;
Ủy ban nhân dân cấp huyện chỉ đạo cơ quan, tổ chức do mình quản lý cung cấp
thông tin ngăn chặn về các trường hợp thu hồi đất, thu hồi Giấy chứng nhận quyền
sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất, mất Giấy chứng
nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất, mất
phôi Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và tài sản khác gắn
liền với đất và các trường hợp khác;
đ) Các cơ quan, tổ chức hành
nghề công chứng và cá nhân thực hiện công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch
có trách nhiệm gửi thông tin ngăn chặn về các trường hợp giả mạo người, giả mạo
giấy tờ để thực hiện giao dịch về tài sản, lừa đảo tài sản, hủy, chấm dứt ủy
quyền liên quan đến tài sản, để sót người thừa kế.
2. Các cơ quan, tổ chức, cá
nhân khác trong và ngoài tỉnh cung cấp thông tin ngăn chặn, nếu có căn cứ pháp
lý cũng sẽ được cập nhật vào Cơ sở dữ liệu.
Điều 10. Cập
nhật và sử dụng thông tin trong Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực
1. Cập nhật thông tin ngăn chặn,
thông tin giải tỏa ngăn chặn
a) Các văn bản ngăn chặn, giải
tỏa ngăn chặn do các cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền cung cấp được gửi
về Sở Tư pháp để cập nhật thông tin vào Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực. Sở
Tư pháp chịu trách nhiệm kiểm tra tính pháp lý về thẩm quyền của cơ quan, tổ chức,
cá nhân ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn để quyết định việc phân loại và cập nhật
vào Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực.
b) Việc cập nhật thông tin ngăn
chặn, thông tin giải tỏa ngăn chặn phải thực hiện ngay trong ngày nhận được văn
bản cung cấp thông tin (trừ Thứ Bảy, Chủ Nhật và ngày nghỉ lễ theo quy định).
Trong trường hợp văn bản ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn gửi về sau 16 giờ của
ngày làm việc thì văn bản sẽ được cập nhật vào đầu giờ làm việc buổi sáng của
ngày làm việc tiếp theo.
c) Trường hợp không cập nhật, cập
nhật không đầy đủ văn bản ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn thì phải trả lời và nêu
rõ lý do bằng văn bản cho cơ quan, cá nhân cung cấp thông tin.
2. Cập nhật thông tin về hợp đồng,
giao dịch trong Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực
a) Các Công chứng viên tại các
tổ chức hành nghề công chứng, công chức Phòng Tư pháp các huyện, thành phố, Ủy
ban nhân dân các xã, phường, thị trấn phải cập nhật chính xác, đầy đủ các hợp đồng,
giao dịch vào Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực ngay sau khi giao trả kết quả
cho người yêu cầu công chứng, chứng thực.
b) Việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ,
chấm dứt, đơn phương chấm dứt, sửa lỗi kỹ thuật đối với hợp đồng, giao dịch đã
được công chứng, chứng thực phải được cập nhật ngay và đầy đủ trong Cơ sở dữ liệu
công chứng, chứng thực.
3. Kết quả tra cứu từ Cơ sở dữ
liệu công chứng, chứng thực là nguồn thông tin tham khảo để công chứng viên,
công chức Phòng Tư pháp các huyện, thành phố, Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị
trấn kiểm tra, xem xét trước khi quyết định công chứng, chứng thực hợp đồng,
giao dịch về tài sản.
Điều 11. Sửa
chữa, xóa các thông tin đã cập nhập trong Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực
1. Việc sửa các thông tin đã nhập
vào Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực chỉ được thực hiện đối với các sai sót
về kỹ thuật trong quá trình nhập thông tin.
2. Đối với các sai sót được
phát hiện trong quá trình nhập thông tin vào Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực
(thông tin chưa cập nhật vào hệ thống), người thực hiện cập nhật chủ động sửa
chữa cho chính xác hoặc thực hiện việc xóa thông tin.
3. Đối với các sai sót được
phát hiện sau khi thông tin được đưa lên mạng (đã lưu), người thực hiện cập nhật
báo cáo lãnh đạo Sở Tư pháp, Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức để kiểm tra, phê
duyệt việc sửa chữa sai sót cho chính xác với thông tin ngăn chặn, thông tin giải
tỏa ngăn chặn, văn bản công chứng, chứng thực hoặc thực hiện việc xóa thông
tin.
Điều 12. Sử
dụng Cơ sở dữ liệu
1. Khi có yêu cầu công chứng,
chứng thực hợp đồng, giao dịch người thực hiện công chứng, chứng thực tiến hành
tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ, điều kiện công chứng, chứng thực, đối chiếu thông
tin ngăn chặn liên quan đến tài sản, người thực hiện giao dịch để thụ lý và tạo
lập hợp đồng, giao dịch trong Cơ sở dữ liệu.
2. Khi tạo lập hợp đồng, giao dịch
người thực hiện công chứng, chứng thực thấy thông tin về tài sản, người yêu cầu
công chứng, chứng thực đã có trong Cơ sở dữ liệu thì kế thừa, không tạo mới
thông tin về tài sản, người yêu cầu công chứng, chứng thực đó.
3. Trường hợp phát hiện giao dịch
đang thực hiện tại nhiều nơi, thông tin về tài sản, chủ sở hữu hay người tham
gia giao dịch không phù hợp hay thông tin khác không rõ ràng thì người thực hiện
công chứng, chứng thực phải xác minh, làm rõ.
Nếu phát hiện có dấu hiệu tội
phạm hình sự hay vi phạm pháp luật khác thì người thực hiện công chứng, chứng
thực báo cáo ngay với Thủ trưởng cơ quan để có biện pháp thích hợp, phối hợp với
các cơ quan có thẩm quyền xử lý vụ việc theo quy định pháp luật và kịp thời
thông tin về Sở Tư pháp.
4. Ngay khi thực hiện việc công
chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch, cấp số, thu phí; người thực hiện công chứng,
chứng thực, người thực hiện việc cấp số, thu phí phải thực hiện các công việc
tương ứng trong Cơ sở dữ liệu.
5. Việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ,
chấm dứt, sửa lỗi kỹ thuật đối với hợp đồng, giao dịch đã được công chứng, chứng
thực phải được chia sẻ ngay vào Cơ sở dữ liệu.
Điều 13.
Quyền và trách nhiệm của tổ chức sử dụng Cơ sở dữ liệu
1. Bảo đảm cơ sở vật chất, đường
truyền để cài đặt, sử dụng Phần mềm theo hướng dẫn của Sở Tư pháp; cài đặt thường
trú các chương trình kiểm tra và diệt virus trên các thiết bị truy cập Cơ sở dữ
liệu.
2. Trường hợp thông tin có
trong Cơ sở dữ liệu chưa rõ, tổ chức sử dụng Cơ sở dữ liệu có thể đề nghị Sở Tư
pháp xác minh làm rõ. Chi phí cho việc xác minh (nếu có) do các bên thỏa
thuận.
3. Cử người thực hiện công chứng,
chứng thực và những người khác tham gia các buổi đào tạo sử dụng, khai thác Cơ
sở dữ liệu do Sở Tư pháp tổ chức.
4. Yêu cầu và tạo điều kiện để
người thực hiện công chứng, chứng thực và những người khác của tổ chức mình sử
dụng Cơ sở dữ liệu theo đúng quy định và hướng dẫn của Sở Tư pháp.
5. Kịp thời thông tin cho Sở Tư
pháp các vấn đề phát sinh trong khi sử dụng Cơ sở dữ liệu. Tích cực phối hợp với
Sở Tư pháp để khắc phục các vấn đề liên quan.
6. Cung cấp kịp thời thông tin
về nguồn gốc tài sản, tình trạng giao dịch của tài sản và các thông tin khác về
biện pháp ngăn chặn được áp dụng đối với tài sản có liên quan đến hợp đồng,
giao dịch do người thực hiện công chứng, chứng thực của cơ quan, tổ chức mình
thực hiện công chứng, chứng thực để đưa vào Cơ sở dữ liệu theo quy định.
7. Chịu trách nhiệm bảo mật đối
với mật khẩu và tên truy cập vào Cơ sở dữ liệu đã được cung cấp. Thông báo ngay
cho Sở Tư pháp nếu để lộ, mất mật khẩu, mất tên tài khoản.
8. Bảo quản chặt chẽ, thực hiện
biện pháp an toàn đối với hồ sơ công chứng, chứng thực, văn bản ngăn chặn, giải
tỏa ngăn chặn mà mình nhận được theo đúng quy định pháp luật.
9. Nộp các chi phí liên quan đến
việc sử dụng Cơ sở dữ liệu theo quy định.
10. Các quyền và trách nhiệm
khác theo quy định của pháp luật.
Điều 14.
Quyền và nghĩa vụ của người sử dụng Cơ sở dữ liệu
1. Được sử dụng Cơ sở dữ liệu
khi thụ lý, giải quyết yêu cầu công chứng, chứng thực các hợp đồng, giao dịch.
2. Cập nhật thông tin về hợp đồng,
giao dịch đã giải quyết vào Cơ sở dữ liệu một cách đầy đủ, kịp thời, cùng lúc với
việc giải quyết hồ sơ trên thực tế.
3. Tham gia các lớp đào tạo sử
dụng, khai thác Cơ sở dữ liệu do Sở Tư pháp tổ chức.
4. Chịu trách nhiệm bảo quản, bảo
mật đối với mật khẩu và tên truy cập Cơ sở dữ liệu đã được cung cấp.
5. Các quyền và nghĩa vụ khác
theo quy định của pháp luật.
Điều 15.
Chi phí liên quan đến việc khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng
thực
1. Tổ chức hành nghề công chứng
khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực phải nộp các chi phí
liên quan đến việc khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực; các
chi phí liên quan đến việc quản trị, duy trì, vận hành, bảo trì, bảo dưỡng,
nâng cấp Cơ sở dữ liệu và chi phí hợp lý khác (nếu có).
2. Sở Tư pháp phối hợp với Hội
Công chứng viên tỉnh và các cơ quan, tổ chức có liên quan xác định mức thu chi
phí khai thác, sử dụng, quản lý Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực.
3. Kinh phí thu chi liên quan đến
việc quản trị thuê đường truyền, duy trì, vận hành, bảo trì, bảo dưỡng, nâng cấp
cơ sở dữ liệu, an toàn, an ninh thông tin và chi phí hợp lý khác giao Sở Tư
pháp chủ trì, phối hợp với các cơ quan, đơn vị có liên quan xác định, thống nhất
thực hiện.
Chương
III
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 16.
Trách nhiệm của Sở Tư pháp
1. Giúp Ủy ban nhân dân tỉnh
triển khai và quản lý có hiệu quả Cơ sở dữ liệu.
2. Thực hiện việc quản trị Cơ sở
dữ liệu, cấp và khóa tài khoản theo quy định; đảm bảo hoạt động ổn định, an
toàn an ninh của Cơ sở dữ liệu và kết nối thông suốt, phục vụ vận hành thường
xuyên, liên tục trên mạng Internet.
3. Tổ chức, thực hiện và giám
sát việc cập nhật thông tin vào Cơ sở dữ liệu, cung cấp thông tin theo quy định.
4. Thực hiện việc sao, lưu trữ
thông tin theo quy định tại Điều 4 Quy định này.
5. Hướng dẫn về cơ sở vật chất,
đường truyền để cài đặt và sử dụng Cơ sở dữ liệu.
6. Hướng dẫn việc sử dụng và
cung cấp thông tin cho Cơ sở dữ liệu.
7. Nghiên cứu, đề xuất phương
án và tổ chức nâng cấp Cơ sở dữ liệu để đáp ứng nhu cầu hoạt động công chứng,
chứng thực và công tác quản lý nhà nước đối với hoạt động này được kịp thời.
8. Phân loại, tham mưu trình cấp
có thẩm quyền phê duyệt cấp độ an toàn, an ninh thông tin cho Hệ thống quy định
tại Nghị định số 85/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 của Chính phủ và Thông tư số
03/2017/TT-BTTTT ngày 24/4/2017 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông. Tổ
chức triển khai các giải pháp kỹ thuật và biện pháp quản lý, vận hành đối với Hệ
thống phù hợp với cấp độ an toàn, an ninh thông tin được phê duyệt.
9. Chủ trì, phối hợp với Sở
Thông tin và Truyền thông và các sở, ban, ngành khác xây dựng, hoàn thiện Cơ sở
dữ liệu, xây dựng cơ chế liên thông dữ liệu về nguồn gốc tài sản, chủ sở hữu
tài sản và các thông tin khác liên quan đến tình trạng giao dịch của tài sản,
thông tin về biện pháp ngăn chặn.
10. Kiểm tra, giám sát, tổng hợp
tình hình thực hiện Quy chế, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh. Tham mưu cho Ủy ban
nhân dân tỉnh việc sửa đổi, bổ sung Quy chế này khi cần thiết.
Điều 17.
Trách nhiệm của các cơ quan có liên quan
1. Căn cứ khả năng ngân sách, Sở
Tài chính tham mưu cho Ủy ban nhân dân tỉnh trong việc bảo đảm tài chính để duy
trì và nâng cấp Cơ sở dữ liệu được thuận lợi, đạt hiệu quả theo quy định hiện
hành.
2. Các sở, ngành khác có liên
quan trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình, có trách nhiệm phối hợp để xây
dựng, hoàn thiện Cơ sở dữ liệu; xây dựng cơ chế liên thông dữ liệu về nguồn gốc
tài sản, chủ sở hữu tài sản và các thông tin khác liên quan đến tình trạng giao
dịch của tài sản, thông tin về biện pháp ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn.
3. Hội Công chứng viên tỉnh vận
động Công chứng viên là thành viên của Hội và các Tổ chức hành nghề công chứng
thực hiện nghiêm túc quy định pháp luật và Quy chế này nhằm góp phần nâng cao
chất lượng hoạt động công chứng trên địa bàn tỉnh. Có biện pháp xử lý nghiêm khắc
đối với các hành vi chia sẻ thông tin không kịp thời, không trung thực, hoặc
hành vi vi phạm khác liên quan đến Cơ sở dữ liệu, làm ảnh hưởng đến hoạt động
công chứng, chứng thực, quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức, an toàn
pháp lý trong các hợp đồng, giao dịch.
4. Các tổ chức, cá nhân liên
quan tham gia quản lý, vận hành sử dụng Hệ thống có trách nhiệm tuân thủ theo
các quy định tại Quyết định số 628/QĐ- UBND ngày 20/5/2014 của Ủy ban nhân dân
tỉnh ban hành Quy chế đảm bảo an toàn, an ninh thông tin trong hoạt động ứng dụng
công nghệ thông tin của các cơ quan nhà nước và các đơn vị sự nghiệp trên địa
bàn tỉnh.
Điều 18.
Điều khoản thi hành
Các sở, ban, ngành, cơ quan, tổ
chức, cá nhân có liên quan căn cứ nội dung Quy chế để phân công nhiệm vụ cụ thể
cho cán bộ, công chức, viên chức, người lao động tổ chức thực hiện, đảm bảo sự
hoạt động của Cơ sở dữ liệu theo đúng quy định.
Trong quá trình thực hiện, nếu
phát sinh vấn đề mới hoặc khó khăn, vướng mắc, đề nghị phản ánh kịp thời về Sở
Tư pháp để tổng hợp, báo cáo Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét, quyết định./.