|
ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH LẠNG SƠN
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số:
35/2025/QĐ-UBND
|
Lạng Sơn, ngày 21
tháng 6 năm 2025
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ, CẬP NHẬT, KHAI THÁC, SỬ DỤNG, CHIA
SẺ CƠ SỞ DỮ LIỆU CÔNG CHỨNG, CHỨNG THỰC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH LẠNG SƠN
Căn cứ Luật Tổ chức chính
quyền địa phương ngày 16 tháng 6 năm 2025;
Căn cứ Luật Công nghệ thông
tin ngày 29 tháng 6 năm 2006;
Căn cứ Luật An toàn thông
tin mạng ngày 19 tháng 11 năm 2015;
Căn cứ Luật Giao dịch điện tử
ngày 22 tháng 6 năm 2023;
Căn cứ Luật Công chứng ngày
26 tháng 11 năm 2024;
Căn cứ Nghị định số
23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc,
chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao
dịch;
Căn cứ Nghị định số
47/2020/NĐ-CP ngày 09 tháng 4 năm 2020 của Chính phủ về quản lý, kết nối và
chia sẻ dữ liệu số của cơ quan nhà nước;
Căn cứ Nghị định số
104/2025/NĐ-CP ngày 15 tháng 5 năm 2025 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều
và biện pháp thi hành Luật Công chứng;
Theo đề nghị của Giám đốc Sở
Tư pháp tại Tờ trình số 89/TTr-STP ngày 18 tháng 6 năm 2025.
Ủy ban nhân dân tỉnh Lạng
Sơn ban hành Quyết định ban hành Quy chế quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng,
chia sẻ cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh Lạng Sơn.
Điều 1.
Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý, cập
nhật, khai thác, sử dụng, chia sẻ cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực trên địa
bàn tỉnh Lạng Sơn.
Điều 2.
Quyết định này có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng
7 năm 2025 và thay thế Quyết định số 23/2021/QĐ-UBND ngày 09 tháng 9 năm 2021 của
Ủy ban nhân dân tỉnh Lạng Sơn về việc ban hành Quy chế quản lý, khai thác, sử dụng
cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh Lạng Sơn.
Điều 3.
Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh; Thủ trưởng các
sở, ban, ngành; Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã, phường và các tổ chức, cá nhân có
liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- Chính phủ;
- Bộ Tư pháp;
- Cục KTVB và QLXLVPHC - Bộ Tư pháp;
- Thường trực Tỉnh ủy;
- Thường trực HĐND tỉnh;
- Thường trực Đảng ủy UBND tỉnh;
- Chủ tịch, các Phó chủ tịch UBND tỉnh;
- Đại biểu Quốc hội tỉnh;
- Uỷ ban MTTQ Việt Nam tỉnh;
- Các VP: Tỉnh uỷ, Đoàn ĐBQHvà HĐND tỉnh, UBND tỉnh;
- Báo và Đài PTTH Lạng Sơn;
- Công báo tỉnh, Cổng thông tin điện tử tỉnh;
- PCVP UBND tỉnh, các phòng CM;
- Lưu: VT, NC (HTMĐ).
|
TM. ỦY BAN NHÂN
DÂN
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
Đoàn Thanh Sơn
|
QUY CHẾ
QUẢN LÝ, CẬP NHẬT, KHAI THÁC, SỬ DỤNG, CHIA SẺ CƠ SỞ DỮ LIỆU
CÔNG CHỨNG, CHỨNG THỰC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH LẠNG SƠN
(Ban hành kèm theo Quyết định số 35/2025/QĐ-UBND ngày 21 tháng 6 năm
2025 của Ủy ban nhân dân tỉnh Lạng Sơn)
Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1.
Phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng
1. Phạm vi điều chỉnh: Quy chế
này quy định việc quản lý, cung cấp, cập nhật, khai thác, sử dụng, chia sẻ, lưu
trữ Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh Lạng Sơn; quyền,
nghĩa vụ của các tổ chức, cá nhân có liên quan trong việc thực hiện Quy chế
này.
2. Đối tượng áp dụng:
a) Sở Tư pháp, Sở Khoa học và
Công nghệ, Cơ quan Thi hành án dân sự, Cơ quan tiến hành tố tụng;
b) Ủy ban nhân dân các xã, phường
(gọi chung là Ủy ban nhân dân cấp xã);
c) Các tổ chức hành nghề công
chứng trên địa bàn tỉnh;
d) Các cơ quan, tổ chức, cá
nhân có liên quan đến việc quản lý, cung cấp, cập nhật, phối hợp, khai thác, sử
dụng, chia sẻ Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực đối với hợp đồng, giao dịch
trên địa bàn tỉnh Lạng Sơn.
Điều 2.
Giải thích từ ngữ
Trong Quy chế này, các từ ngữ
dưới đây được hiểu như sau:
1. Cơ sở dữ liệu công chứng,
chứng thực (viết tắt là Cơ sở dữ liệu) là hệ thống cơ sở dữ liệu điện tử có
địa chỉ tại http://ccct.langson.gov.vn bao gồm thông tin về nguồn gốc
tài sản, tình trạng giao dịch của tài sản, các thông tin về biện pháp ngăn chặn
và cảnh báo rủi ro trong hoạt động công chứng, thông tin về giao dịch đã được
công chứng, văn bản công chứng và tài liệu liên quan trong hồ sơ công chứng; hợp
đồng, giao dịch đã được chứng thực và tài liệu liên quan trong hồ sơ chứng thực.
2. Thông tin về biện pháp
ngăn chặn và cảnh báo rủi ro trong hoạt động công chứng, chứng thực là
thông tin bằng văn bản do các cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật
ban hành nhằm ngăn chặn, cảnh báo rủi ro đối với hoạt động công chứng, chứng thực
hợp đồng, giao dịch.
3. Thông tin giải tỏa biện
pháp ngăn chặn và cảnh báo rủi ro trong hoạt động công chứng, chứng thực là
thông tin được thể hiện bằng văn bản do chính cơ quan đã có yêu cầu ngăn chặn,
cảnh báo rủi ro hủy bỏ biện pháp ngăn chặn, cảnh báo rủi ro đó.
4. Thông tin về hợp đồng,
giao dịch là nội dung thông tin cơ bản của hợp đồng, giao dịch đã công chứng,
chứng thực được tổ chức hành nghề công chứng, Ủy ban nhân dân cấp xã cập nhật
vào Cơ sở dữ liệu.
5. Quản lý Hệ thống là
trách nhiệm của cơ quan nhà nước trong việc quản lý các thiết bị tin học, hệ thống
mạng máy tính và quá trình khai thác, sử dụng, cung cấp, cập nhật thông tin
liên quan đến hoạt động nghiệp vụ công chứng, chứng thực của các tổ chức hành
nghề công chứng, UBND cấp xã và các cơ quan thẩm quyền có liên quan.
6. Tài khoản là những
thông số nhất định mà người quản lý, khai thác, sử dụng được cấp để truy cập
vào hệ thống gồm có tên người sử dụng và mật khẩu.
Điều 3.
Nguyên tắc quản lý, cung cấp, cập nhật, khai thác, sử dụng, chia sẻ Cơ sở dữ liệu
1. Việc cập nhật bảo đảm đầy đủ,
chính xác và kịp thời.
2. Các hoạt động quản lý, cập
nhật, tra cứu, cung cấp, sử dụng, chia sẻ thông tin trên Cơ sở dữ liệu theo Quy
chế này là một hoạt động hỗ trợ công chứng, chứng thực và hoạt động phục vụ cho
công tác quản lý nhà nước về công chứng, chứng thực.
3. Việc chia sẻ thông tin Cơ sở
dữ liệu cho tổ chức, cá nhân được thực hiện theo quy định của Luật Tiếp cận
thông tin và các quy định của pháp luật hiện hành.
4. Việc sử dụng thông tin trên
Cơ sở dữ liệu để thực hiện công chứng, chứng thực các hợp đồng, giao dịch không
loại trừ trách nhiệm của công chứng viên, người thực hiện chứng thực, người yêu
cầu công chứng, người yêu cầu chứng thực và cá nhân, tổ chức có liên quan khác
theo quy định của pháp luật.
5. Bảo đảm quyền của các tổ chức,
cá nhân được tiếp cận khai thác, sử dụng, chia sẻ thông tin trên Cơ sở dữ liệu
phù hợp với quy định của pháp luật.
6. Việc nhập, sửa chữa, xóa
thông tin phải được ghi nhận bằng nhật ký tự động đã được thiết kế sẵn trong Cơ
sở dữ liệu.
7. Cơ sở dữ liệu được quản lý,
cập nhật, khai thác, sử dụng và nâng cấp bảo đảm an ninh, an toàn theo quy định
của pháp luật. Việc thu thập, khai thác, sử dụng và cung cấp thông tin cơ sở dữ
liệu công chứng phải tuân thủ các quy định của pháp luật về bảo vệ đời sống
riêng tư, bí mật cá nhân, bí mật gia đình.
Điều 4. Những
hành vi bị nghiêm cấm
1. Cấp tài khoản truy cập cho
cá nhân không phải là đối tượng được cấp tài khoản; truy cập vào Cơ sở dữ liệu
bằng tài khoản của người khác hoặc cho người khác sử dụng tài khoản của mình để
truy cập vào Cơ sở dữ liệu khi chưa
được sự đồng ý của Thủ trưởng
cơ quan thực hiện chứng thực, Trưởng các tổ chức hành nghề công chứng; tiết lộ
tài khoản cho người không có trách nhiệm, thẩm quyền.
2. Truy cập vào Cơ sở dữ liệu để
thực hiện các công việc không được giao; sử dụng thông tin trên Cơ sở dữ liệu
vào những mục đích trái pháp luật, mục đích khác không phục vụ cho hoạt động
công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch của tổ chức mình hay hoạt động quản
lý nhà nước về công chứng, chứng thực.
3. Không cập nhật hoặc cập nhật
thông tin không kịp thời, không chính xác; có hành vi ngăn cản việc cập nhật
thông tin vào Cơ sở dữ liệu.
4. Sửa đổi, xóa bỏ thông tin
trên Cơ sở dữ liệu trái quy định, làm sai lệch, thay đổi dữ liệu, thay đổi quy
trình quản lý, khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu hoặc có bất kỳ hành vi nào khác
tác động đến hoạt động, thông tin có trong Cơ sở dữ liệu.
5. Mua bán, trao đổi, chia sẻ dữ
liệu trái quy định; sử dụng hoặc tiết lộ các thông tin về cá nhân, tổ chức, tài
sản và các thông tin khác trái pháp luật mà mình biết trong quá trình quản lý,
cung cấp, cập nhật, khai thác, sử dụng, chia sẻ thông tin trên Cơ sở dữ liệu.
6. Những hành vi vi phạm pháp
luật khác theo quy định của pháp luật.
Chương II
QUY ĐỊNH CỤ THỂ
Điều 5. Cấp,
quản lý, sử dụng tài khoản trong Cơ sở dữ liệu
1. Người được cấp tài khoản
truy cập vào Cơ sở dữ liệu gồm:
a) Giám đốc Sở Tư pháp, Phó
Giám đốc Sở Tư pháp phụ trách lĩnh vực công chứng, chứng thực, lãnh đạo và
chuyên viên bộ phận chuyên môn tham mưu quản lý nhà nước về công chứng, chứng
thực của Sở Tư pháp;
b) Trưởng các tổ chức hành nghề
công chứng, công chứng viên và các viên chức, nhân viên của các tổ chức hành
nghề công chứng theo phân công của Trưởng các tổ chức hành nghề công chứng;
c) Người thực hiện chứng thực
và công chức Tư pháp - Hộ tịch thuộc Ủy ban nhân dân cấp xã theo phân công của
Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã;
d) Cá nhân khác để phục vụ cho
việc thực hiện công tác quản lý nhà nước về công chứng, chứng thực.
2. Các cơ quan, đơn vị, tổ chức
quy định tại các điểm b, c, d khoản 1 Điều này lập danh sách yêu cầu cấp tài khoản
cho các cá nhân của cơ quan, đơn vị, tổ chức mình gửi về Sở Tư pháp để xem xét,
cấp tài khoản.
3. Cơ quan, đơn vị, tổ chức nơi
người được cấp tài khoản công tác có trách nhiệm chỉ đạo cán bộ, công chức,
viên chức, nhân viên thuộc cơ quan, đơn vị, tổ chức mình thực hiện việc cập nhật
dữ liệu vào Cơ sở dữ liệu, tra cứu thông tin trên Cơ sở dữ liệu; thường xuyên
rà soát đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức, nhân viên được cấp tài khoản đề
nghị Sở Tư pháp khóa, mở lại tài khoản bị khóa hoặc xóa tài khoản.
4. Người được cấp tài khoản có
trách nhiệm quản lý, bảo mật tài khoản được cấp và chịu trách nhiệm về mọi tác
động của tài khoản được cấp đối với Cơ sở dữ liệu.
5. Tài khoản truy cập vào Cơ sở
dữ liệu đã được cấp sẽ bị khóa trong các trường hợp sau:
a) Công chứng viên bị tạm đình
chỉ hành nghề công chứng hoặc bị tước quyền sử dụng thẻ công chứng viên; cán bộ,
công chức, viên chức bị tạm đình chỉ công tác;
b) Cá nhân đã được cấp tài khoản
nhưng không thực hiện nhiệm vụ có liên quan đến Cơ sở dữ liệu do sự phân công của
cơ quan, đơn vị, tổ chức;
c) Cá nhân có hành vi vi phạm
quy định tại Điều 4 của Quy chế này.
Tài khoản bị khóa được mở lại
theo đề nghị của cơ quan, đơn vị, tổ chức nơi cán bộ, công chức, viên chức,
nhân viên công tác khi người được cấp tài khoản tiếp tục thực hiện nhiệm vụ có
liên quan đến Cơ sở dữ liệu.
6. Tài khoản truy cập vào Cơ sở
dữ liệu đã được cấp sẽ bị xóa trong các trường hợp sau:
a) Công chứng viên đã miễn nhiệm,
bị xóa đăng ký hành nghề và thu hồi Thẻ công chứng viên;
b) Cá nhân được cấp tài khoản
chuyển công tác, thôi việc, nghỉ hưu;
c) Cơ quan, đơn vị, tổ chức của
người được cấp tài khoản bị giải thể, chuyển đổi, chấm dứt hoạt động, sáp nhập,
hợp nhất theo quy định của pháp luật.
7. Sở Tư pháp căn cứ yêu cầu của
hoạt động công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch và công tác quản lý nhà nước
thực hiện việc quản lý, cấp, khóa hoặc mở lại, xóa tài khoản trong Cơ sở dữ liệu
theo quy định của pháp luật và của Quy chế này.
Điều 6.
Cung cấp, tiếp nhận thông tin về biện pháp ngăn chặn và cảnh báo rủi ro, giải tỏa
biện pháp ngăn chặn và cảnh báo rủi ro
1. Sở Tư pháp là cơ quan tiếp
nhận các thông tin về biện pháp ngăn chặn và cảnh báo rủi ro, thông tin giải tỏa
biện pháp ngăn chặn và cảnh báo rủi ro từ các cơ quan, tổ chức có liên quan để
quản lý, cập nhật vào Cơ sở dữ liệu, gồm:
a) Thông tin về biện pháp ngăn
chặn và cảnh báo rủi ro, giải tỏa biện pháp ngăn chặn và cảnh báo rủi ro do Tòa
án nhân dân, Tòa án quân sự các cấp cung cấp;
b) Thông tin có liên quan đến
việc kê biên tài sản, chấm dứt kê biên tài sản, thông tin về biện pháp ngăn chặn
và cảnh báo rủi ro, giải tỏa biện pháp ngăn chặn và cảnh báo rủi ro do Viện Kiểm
sát nhân dân các cấp cung cấp;
c) Thông tin có liên quan đến
việc kê biên tài sản, chấm dứt kê biên tài sản, thông tin về biện pháp ngăn chặn
và cảnh báo rủi ro, giải tỏa biện pháp ngăn chặn và cảnh báo rủi ro do cơ quan
Thi hành án dân sự cung cấp;
d) Thông tin về biện pháp ngăn
chặn và cảnh báo rủi ro, giải tỏa biện pháp ngăn chặn và cảnh báo rủi ro liên
quan đến tài sản do cơ quan điều tra và cơ quan được giao nhiệm vụ tiến hành một
số hoạt động điều tra Công an các cấp cung cấp;
đ) Quyết định thu hồi, hủy Giấy
chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất của cơ quan
có thẩm quyền;
e) Thông tin khác có liên quan
đến thông tin về biện pháp ngăn chặn và cảnh báo rủi ro, giải tỏa biện pháp
ngăn chặn và cảnh báo rủi ro do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cung cấp theo
quy định của pháp luật.
2. Nội dung thông tin về biện
pháp ngăn chặn và cảnh báo rủi ro
a) Thông tin chung gồm: loại
ngăn chặn, loại văn bản ngăn chặn, số ký hiệu văn bản, trích yếu văn bản; ngày,
tháng, năm ban hành; ngày, tháng, năm có hiệu lực văn bản ngăn chặn; lý do ngăn
chặn, cơ quan ban hành văn bản, kèm tệp tin văn bản ngăn chặn.
b) Thông tin về tài sản gồm: bất
động sản, động sản.
Thông tin tài sản là bất động sản
gồm: tên tài sản, số Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn
liền với đất, số vào sổ, nơi cấp, ngày tháng năm cấp, số thửa đất, tờ bản đồ, địa
chỉ thửa đất, diện tích, mục đích sử dụng đất theo đúng nội dung thể hiện trên
Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất;
Thông tin tài sản là động sản
có đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng và tài sản khác gồm các thông tin: tên
tài sản, số đăng ký tài sản, số giấy chứng nhận, giấy đăng ký tài sản, cơ quan
cấp, ngày tháng năm cấp và các thông tin mô tả về tài sản trên các giấy tờ chứng
minh quyền tài sản.
3. Thông tin về biện pháp ngăn
chặn, cảnh báo rủi ro, giải tỏa biện pháp ngăn chặn và cảnh báo rủi ro được lưu
trữ, bảo quản khoa học, có hệ thống tại Sở Tư pháp theo quy định của pháp luật.
Điều 7. Cập
nhật, quản lý thông tin về biện pháp ngăn chặn và cảnh báo rủi ro
1. Sau khi tiếp nhận thông tin
về biện pháp ngăn chặn và cảnh báo rủi ro, giải tỏa biện pháp ngăn chặn và cảnh
báo rủi ro, trong thời hạn 01 ngày làm việc Sở Tư pháp tiến hành cập nhật đầy đủ,
chính xác các thông tin vào phần thông tin ngăn chặn.
2. Trong thời hạn 01 ngày làm
việc kể từ khi tiếp nhận, công chức Sở Tư pháp kiểm tra đối chiếu thông tin đã
có trên Cơ sở dữ liệu và cập nhật vào Cơ sở dữ liệu. Đảm bảo một thông tin về
biện pháp ngăn chặn và cảnh báo rủi ro hoặc giải tỏa biện pháp ngăn chặn và cảnh
báo rủi ro được chỉ cập nhật một lần.
3. Khi phát hiện thấy những điểm
bất hợp lý về thông tin về biện pháp ngăn chặn và cảnh báo rủi ro, giải tỏa biện
pháp ngăn chặn và cảnh báo rủi ro thì trong thời hạn 01 ngày làm việc Sở Tư
pháp kịp thời xử lý, giải quyết.
Điều 8.
Cung cấp, xử lý thông tin hợp đồng, giao dịch và tài liệu liên quan trong hồ sơ
công chứng, chứng thực
1. Thông tin hợp đồng, giao dịch
đã được công chứng, chứng thực được các tổ chức hành nghề công chứng, cơ quan
thực hiện chứng thực cung cấp, cập nhật vào Cơ sở dữ liệu gồm có các thông tin
cơ bản (Các trường thông tin bắt buộc có gắn dấu * trong Cơ sở dữ liệu)
a) Thông tin về hợp đồng, giao
dịch: tên loại hợp đồng, giao dịch; số hợp đồng, giao dịch; ngày tháng năm hợp
đồng, giao dịch.
b) Thông tin về các bên tham
gia hợp đồng, giao dịch, cụ thể:
Đối với cá nhân: họ và tên;
ngày tháng năm sinh; số Thẻ căn cước công dân/Thẻ căn cước/Giấy chứng nhận căn
cước hoặc Hộ chiếu, Giấy tờ xuất nhập cảnh/giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế,
ngày tháng năm cấp, nơi cấp; địa chỉ nơi cư trú của các bên tham gia giao dịch.
Đối với tổ chức: tên gọi tổ chức;
địa chỉ trụ sở; số giấy đăng ký kinh doanh hoặc quyết định thành lập và người đại
diện (chức vụ; ngày tháng năm sinh; số Thẻ căn cước công dân/Thẻ căn cước/Giấy
chứng nhận căn cước hoặc Hộ chiếu, Giấy tờ xuất nhập cảnh/giấy tờ có giá trị đi
lại quốc tế, ngày tháng năm cấp, nơi cấp; địa chỉ của người đại diện).
c) Thông tin về tài sản, cụ thể:
Đối với tài sản là bất động sản
gồm quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất thì nhập: địa chỉ tài sản; số
giấy chứng nhận, số vào sổ, nơi cấp, ngày tháng năm cấp, số thửa đất, số tờ bản
đồ; tài sản gắn liền với đất (nếu có).
Đối với tài sản là động sản có
đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng và tài sản khác thì nhập: số đăng ký tài sản,
số giấy chứng nhận, giấy đăng ký tài sản; mã số giấy tờ, ngày tháng năm cấp và
các thông tin mô tả về tài sản trên các giấy tờ chứng minh quyền tài sản (nếu
có).
2. Di chúc được cơ quan thực hiện
chứng thực, tổ chức hành nghề công chứng cung cấp, cập nhật vào Cơ sở dữ liệu gồm
thông tin sau:
Thông tin về người lập di chúc:
họ và tên; ngày tháng năm sinh; số Thẻ căn cước công dân/Thẻ căn cước/Giấy chứng
nhận căn cước hoặc Hộ chiếu, Giấy tờ xuất nhập cảnh/giấy tờ có giá trị đi lại
quốc tế, ngày tháng năm cấp, nơi cấp.
3. Thông tin về giao dịch công
chứng điện tử và các tài liệu có liên quan trong hồ sơ công chứng điện tử;
thông tin về tài sản các tài liệu liên quan trong hồ sơ công chứng, chứng thực,
thực hiện theo khoản 1 Điều này.
Điều 9. Cập
nhật hợp đồng, giao dịch đã được công chứng, chứng thực và tài liệu liên quan
trong hồ sơ công chứng, chứng thực vào Cơ sở dữ liệu
1. Thông tin về hợp đồng, giao
dịch đã được công chứng, chứng thực, giao dịch công chứng điện tử được cơ quan
thực hiện chứng thực, tổ chức hành nghề công chứng cập nhật vào Cơ sở dữ liệu gồm:
hợp đồng, giao dịch đã được công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng chứng
nhận, người thực hiện chứng thực của Ủy ban nhân dân cấp xã chứng thực và các
tài liệu liên quan trong hồ sơ công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch.
2. Thông tin về hợp đồng, giao
dịch, tài liệu liên quan trong hồ sơ công chứng, chứng thực, giao dịch công chứng
điện tử đã được tạo lập trực tiếp trên môi trường điện tử theo quy trình trực
tiếp hoặc trực tuyến được cơ quan thực hiện chứng thực, tổ chức hành nghề công
chứng cập nhật vào Cơ sở dữ liệu đầy đủ, chính xác và hoàn thành ngay sau khi
ký, đóng dấu văn bản công chứng, chứng thực.
3. Việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ,
chấm dứt, đơn phương chấm dứt, sửa lỗi kỹ thuật đối với hợp đồng, giao dịch đã
được công chứng, chứng thực được cơ quan thực hiện chứng thực, tổ chức hành nghề
công chứng cập nhật theo quy định tại khoản 2 Điều này.
4. Trường hợp phát hiện sai sót
sau khi thông tin đã được cập nhật vào Cơ sở dữ liệu, các cơ quan thực hiện chứng
thực, tổ chức hành nghề công chứng báo cáo Sở Tư pháp để kiểm tra và tiến hành
sửa chữa sai sót cho chính xác với thông tin trong hợp đồng, giao dịch hoặc thực
hiện việc xóa thông tin.
Điều 10.
Lưu trữ, sao lưu thông tin trên Cơ sở dữ liệu
1. Thông tin trên Cơ sở dữ liệu
được lưu trữ dưới dạng văn bản, hồ sơ giấy và số hóa.
2. Thông tin trên Cơ sở dữ liệu
được lưu trữ, bảo quản có hệ thống, đảm bảo khoa học, dễ tìm, dễ bảo quản và phải
được bảo vệ an toàn tại Sở Tư pháp, các tổ chức hành nghề công chứng, Ủy ban
nhân dân cấp xã theo quy định của pháp luật.
3. Việc sao lưu Cơ sở dữ liệu
phải thực hiện định kỳ 03 tháng một lần theo hướng dẫn của đơn vị cung cấp Cơ sở
dữ liệu và quy định của Quy chế này.
Điều 11.
Tra cứu thông tin trên Cơ sở dữ liệu
1. Cách thức tra cứu thông tin
về biện pháp ngăn chặn và cảnh báo rủi ro, giải tỏa biện pháp ngăn chặn và cảnh
báo rủi ro, thông tin về hợp đồng, giao dịch được thực hiện theo hướng dẫn kỹ
thuật của đơn vị cung cấp Cơ sở dữ liệu và theo hướng dẫn của Sở Tư pháp.
2. Trước khi ký công chứng, chứng
thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản là quyền sử dụng đất hoặc tài sản
là động sản có đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng, công chứng viên, người thực
hiện chứng thực phải trực tiếp tra cứu hoặc yêu cầu công chức, viên chức, nhân
viên của cơ quan, tổ chức mình tra cứu thông tin trên Cơ sở dữ liệu để kiểm tra
về tình trạng giao dịch của tài sản.
3. Người tra cứu khi phát hiện
thông tin về biện pháp ngăn chặn và cảnh báo rủi ro có liên quan đến hợp đồng,
giao dịch phải in, chuyển cho công chứng viên, người thực hiện chứng thực để
xem xét việc công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch đó.
4. Kết quả tra cứu từ Cơ sở dữ
liệu là nguồn thông tin để công chứng viên, người thực hiện chứng thực kiểm
tra, xem xét trước khi quyết định công chứng, chứng thực hoặc từ chối công chứng,
chứng thực hợp đồng, giao dịch.
a) Trường hợp tài sản thế chấp
đã được giải chấp trên Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản
gắn liền với đất nhưng chưa được giải chấp trên Cơ sở dữ liệu thì công chứng
viên, người thực hiện chứng thực gửi thông tin giải chấp đến Sở Tư pháp để cập
nhật vào Cơ sở dữ liệu;
b) Các tình huống phát sinh
khác, cơ quan thực hiện chứng thực, tổ chức hành nghề công chứng tổng hợp, báo
cáo Sở Tư pháp hướng dẫn, giải quyết.
Điều 12.
Khai thác và sử dụng thông tin trên Cơ sở dữ liệu
1. Sở Tư pháp được khai thác, sử
dụng thông tin trên Cơ sở dữ liệu phục vụ cho công tác quản lý nhà nước về công
chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh.
2. Tổ chức hành nghề công chứng,
công chứng viên, viên chức và nhân viên tổ chức hành nghề công chứng; cơ quan
thực hiện chứng thực, người thực hiện chứng thực, công chức tham mưu thực hiện
công tác chứng thực được khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu phục vụ cho hoạt động
công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch.
3. Thông tin trên Cơ sở dữ liệu
được cung cấp theo yêu cầu của các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền phục vụ công
tác điều tra, thanh tra, kiểm tra, xử lý vi phạm.
4. Cá nhân của các cơ quan, tổ
chức được Sở Tư pháp cấp tài khoản quy định tại điểm d khoản 1 Điều 5 Quy chế
này khai thác, sử dụng thông tin trên Cơ sở dữ liệu để phục vụ công tác chuyên
môn, nghiệp vụ theo quy định của pháp luật.
5. Thông tin trên Cơ sở dữ liệu
là cơ sở để Sở Tư pháp thống kê, đối chiếu với báo cáo định kỳ 06 tháng, hằng
năm.
Điều 13. Kết
nối, chia sẻ thông tin trên Cơ sở dữ liệu
1. Thông tin trên Cơ sở dữ liệu
được chia sẻ với Cơ sở dữ liệu công chứng của Bộ Tư pháp, ngành, địa phương phục
vụ hoạt động của các cơ quan nhà nước và giải quyết thủ tục hành chính, đơn giản
hóa thủ tục hành chính cho người dân, doanh nghiệp theo từng giai đoạn phù hợp
với lộ trình xây dựng Cơ sở dữ liệu công chứng của Bộ Tư pháp và các Cơ sở dữ
liệu có liên quan.
2. Kết nối, chia sẻ dữ liệu trực
tuyến trên môi trường mạng bằng việc đồng bộ toàn bộ hoặc một phần dữ liệu giữa
các Cơ sở dữ liệu của cơ quan cung cấp dữ liệu và cơ quan khai thác dữ liệu.
3. Việc chia sẻ dữ liệu được
xác định liên tục theo thời hạn hoặc không xác định thời hạn kể từ khi cơ quan
cung cấp chấp nhận chia sẻ dữ liệu theo quy chế khai thác, sử dụng dữ liệu.
Điều 14.
Kinh phí, chi phí cơ sở dữ liệu
1. Kinh phí xây dựng, quản lý,
vận hành, bảo trì, nâng cấp Cơ sở dữ liệu công chứng được sử dụng từ nguồn ngân
sách nhà nước và các nguồn kinh phí hợp pháp khác.
2. Tổ chức hành nghề công chứng
sử dụng nền tảng công chứng điện tử và khai thác Cơ sở dữ liệu công chứng phải
trả chi phí theo quy định của pháp luật.
Chương
III
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 15.
Trách nhiệm của Sở Tư pháp
1. Giúp Ủy ban nhân dân tỉnh
triển khai, thực hiện việc quản lý Cơ sở dữ liệu theo quy định của Quy chế này
và quy định của pháp luật có liên quan.
2. Chủ trì, phối hợp với các cơ
quan, tổ chức có liên quan quản lý, quản trị, vận hành, bảo trì, nâng cấp hệ thống
Cơ sở dữ liệu để đáp ứng yêu cầu hoạt động công chứng, chứng thực hợp đồng,
giao dịch và công tác quản lý nhà nước đối với hoạt động này.
3. Chủ trì phối hợp với các cơ
quan có liên quan tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh thiết lập cơ chế kết nối liên
thông Cơ sở dữ liệu với các hệ thống thông tin khác phục vụ cho việc công chứng,
chứng thực hợp đồng, giao dịch.
4. Tiếp nhận, cập nhật thông
tin về biện pháp ngăn chặn và cảnh báo rủi ro, giải tỏa biện pháp ngăn chặn và
cảnh báo rủi ro; cung cấp thông tin trên Cơ sở dữ liệu theo đề nghị của cơ
quan, tổ chức phục vụ công tác điều tra, thanh tra, kiểm tra và nhu cầu cung cấp
thông tin khác phù hợp với quy định của pháp luật.
5. Chủ trì theo dõi, đôn đốc,
kiểm tra, hướng dẫn, bồi dưỡng tập huấn khai thác, sử dụng kết nối và chia sẻ dữ
liệu; lưu trữ, sao lưu dữ liệu theo quy định đảm bảo tiêu chuẩn kỹ thuật, yêu cầu
tính chất công việc và an toàn, an ninh thông tin.
6. Tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh
sửa đổi, bổ sung Quy chế khi cần thiết.
Điều 16.
Trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị có liên quan
1. Sở Khoa học và Công nghệ có
trách nhiệm quản lý duy trì hoạt động máy chủ, đường truyền, sao lưu dữ liệu, bảo
đảm cho hoạt động khai thác, sử dụng hệ thống Cơ sở dữ liệu của các chủ thể
liên quan.
Phối hợp với Sở Tư pháp, các cơ
quan, tổ chức, cá nhân khai thác và sử dụng, xử lý tốt cơ sở hạ tầng thông tin
phục vụ cho hoạt động quản lý nhà nước về công chứng, chứng thực của cơ quan, tổ
chức.
2. Sở Tài chính căn cứ vào khả
năng cân đối ngân sách chủ trì, phối hợp với Sở Tư pháp và các đơn vị liên quan
để thẩm định dự toán và tham mưu cho cấp có thẩm quyền bố trí kinh phí xây dựng,
quản lý, vận hành, bảo trì, nâng cấp Cơ sở dữ liệu.
3. Cơ quan Thi hành án dân sự tỉnh;
cơ quan điều tra và cơ quan được giao nhiệm vụ tiến hành một số hoạt động điều
tra; các sở, ban, ngành phối hợp thực hiện và chỉ đạo các đơn vị trực thuộc
cung cấp thông tin về biện pháp ngăn chặn và cảnh báo rủi ro, giải tỏa biện
pháp ngăn chặn và cảnh báo rủi ro về Sở Tư pháp quy định tại các điểm c, d, đ,
e khoản 1 Điều 6 của Quy chế này.
4. Các sở, ban, ngành và cơ
quan, tổ chức khác trên địa bàn tỉnh có trách nhiệm phổ biến, triển khai thực
hiện Quy chế này; phối hợp với Sở Tư pháp xây dựng, hoàn thiện hệ thống cơ sở dữ
liệu, tạo điều kiện cho tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên, Ủy ban
nhân dân cấp xã và người thực hiện chứng thực kiểm tra, xác minh thông tin phục
vụ việc giải quyết yêu cầu công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch.
Điều 17.
Tòa án nhân dân tỉnh, Viện Kiểm sát nhân dân tỉnh
Trong phạm vi chức năng, nhiệm
vụ và quyền hạn của mình phối hợp cung cấp thông tin và hướng dẫn, chỉ đạo đơn
vị trực thuộc cung cấp thông tin vào Cơ sở dữ liệu quy định tại các điểm a, b khoản
1 Điều 6 của Quy chế này.
Điều 18.
Trách nhiệm của Ủy ban nhân dân cấp xã
1. Ủy ban nhân dân cấp xã có
trách nhiệm thực hiện việc tra cứu và cập nhật dữ liệu chứng thực vào Cơ sở dữ
liệu. Chịu trách nhiệm trong quản lý, xử lý các thông tin hệ thống; sử dụng, bảo
mật đối với tài khoản được cấp; kịp thời rà soát đề nghị Sở Tư pháp cấp, khóa,
mở lại, xóa tài khoản của công chức cơ quan mình; bảo mật thông tin về tài sản
của tổ chức, cá nhân trên Cơ sở dữ liệu theo quy định của pháp luật.
2. Người thực hiện chứng thực,
công chức Tư pháp - Hộ tịch làm công tác chứng thực được phân công cập nhật,
tra cứu, khai thác và sử dụng thông tin trên Cơ sở dữ liệu có trách nhiệm:
a) Nhập thông tin, sửa chữa
thông tin đã nhập vào Cơ sở dữ liệu và tra cứu thông tin trên Cơ sở dữ liệu; chịu
trách nhiệm về tính kịp thời, đầy đủ, chính xác của thông tin đã nhập hoặc đã
tra cứu;
b) Tham dự các lớp bồi dưỡng, tập
huấn kỹ năng khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu khi được phân công;
c) Tiến hành các biện pháp quản
lý, kỹ thuật cần thiết để bảo quản, bảo mật đối với tài khoản đã được cấp và bảo
đảm an toàn, bí mật thông tin.
Điều 19.
Trách nhiệm của các tổ chức hành nghề công chứng
1. Tổ chức hành nghề công chứng
trên địa bàn tỉnh có trách nhiệm sử dụng Cơ sở dữ liệu; cập nhật đầy đủ các
thông tin vào Cơ sở dữ liệu theo Quy chế này.
2. Trưởng tổ chức hành nghề công
chứng có trách nhiệm:
a) Bảo đảm cơ sở vật chất, đường
truyền internet để sử dụng Cơ sở dữ liệu; cài đặt thường trú các chương trình
kiểm tra và diệt vi rút trên các thiết bị truy cập Cơ sở dữ liệu;
b) Tổ chức quản lý việc nhập
thông tin vào cơ sở dữ liệu, phân công công chứng viên, viên chức hoặc nhân
viên thực hiện nhập thông tin về hợp đồng, giao dịch, tra cứu thông tin trên Cơ
sở dữ liệu theo đúng quy định tại Quy chế này và quy định pháp luật khác có
liên quan;
c) Tổ chức quản lý việc khai
thác, sử dụng các tính năng của phần mềm Cơ sở dữ liệu được phân quyền phục vụ
cho việc quản lý hoạt động công chứng tại tổ chức mình;
d) Quyết định và chịu trách nhiệm
về việc nhập, sửa chữa, xóa thông tin đã nhập vào Cơ sở dữ liệu của tổ chức
mình; chịu trách nhiệm về tính kịp thời, đầy đủ, chính xác của thông tin;
đ) Chịu trách nhiệm bảo quản, bảo
mật đối với tài khoản đã được cấp; kịp thời rà soát đề nghị Sở Tư pháp cấp,
khóa, mở lại, xóa tài khoản của viên chức, nhân viên đơn vị mình.
e) Cử công chứng viên, viên chức,
nhân viên tham dự các lớp bồi dưỡng, tập huấn kỹ năng khai thác, sử dụng Cơ sở
dữ liệu;
g) Kịp thời thông tin cho Sở Tư
pháp các vấn đề phát sinh trong quá trình cập nhật, khai thác và sử dụng thông
tin trên Cơ sở dữ liệu.
3. Công chứng viên, viên chức,
nhân viên tổ chức hành nghề công chứng được phân công cập nhật, tra cứu, khai
thác và sử dụng thông tin trên Cơ sở dữ liệu có trách nhiệm:
a) Nhập thông tin, sửa chữa
thông tin đã nhập vào Cơ sở dữ liệu; tra cứu thông tin trên Cơ sở dữ liệu; chịu
trách nhiệm về tính kịp thời, đầy đủ, chính xác của thông tin đã nhập hoặc đã
tra cứu;
b) Tham dự các lớp bồi dưỡng, tập
huấn kỹ năng khai thác, sử dụng Cơ sở dữ liệu khi được phân công;
c) Tiến hành các biện pháp quản
lý, kỹ thuật cần thiết để bảo quản, bảo mật đối với tài khoản đã được cấp và bảo
đảm an toàn, bí mật thông tin./.