|
ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH QUẢNG BÌNH
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số:
24/2024/QĐ-UBND
|
Quảng Bình, ngày
16 tháng 10 năm 2024
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN
HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ, VẬN HÀNH, KHAI THÁC, SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ
ĐIỀU HÀNH TỈNH QUẢNG BÌNH
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH QUẢNG BÌNH
Căn cứ Luật Tổ chức Chính quyền địa phương ngày
19 tháng 6 năm 2015; Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Tổ chức Chính
phủ và Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 22 tháng 11 năm 2019;
Căn cứ Luật Công nghệ thông tin ngày 29 tháng 6
năm 2006;
Căn cứ Luật An toàn thông tin mạng ngày 19 tháng
11 tháng 2015;
Căn cứ Luật Giao dịch điện tử ngày 22 tháng 6
năm 2023;
Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng
4 năm 2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ
quan nhà nước;
Căn cứ Nghị định số 85/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng
7 năm 2016 của Chính phủ về bảo đảm an toàn hệ thống thông tin theo cấp độ;
Căn cứ Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng
3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư;
Căn cứ Nghị định số 47/2020/NĐ-CP ngày 09 tháng
4 năm 2020 của Chính phủ về quản lý, kết nối và chia sẻ dữ liệu số của cơ quan
nhà nước;
Căn cứ Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12
tháng 7 năm 2018 của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa
các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước;
Theo đề nghị của Giám đốc Sở Thông tin và Truyền
thông tại Tờ trình số 1915/TTr-STTTT ngày 02 tháng 10 năm 2024.
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo
Quyết định này Quy chế quản lý, vận hành, khai thác, sử dụng Hệ thống quản lý
văn bản và điều hành tỉnh Quảng Bình.
Điều 2. Quyết định này có
hiệu lực thi hành kể từ ngày 26 tháng 10 năm 2024 và thay thế Quyết định số
25/2019/QĐ-UBND ngày 12 tháng 9 năm 2019 của Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Bình
ban hành Quy chế tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử của các
cơ quan, đơn vị trong hệ thống hành chính nhà nước tỉnh Quảng Bình.
Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy
ban nhân dân tỉnh, Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông, Giám đốc Sở Nội vụ;
Thủ trưởng các sở, ban, ngành cấp tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị
xã, thành phố; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn; Thủ trưởng
các cơ quan, đơn vị sử dụng Hệ thống quản lý văn bản và điều hành tỉnh Quảng
Bình và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định
này./.
|
Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- Văn phòng Chính phủ;
- Các Bộ: Thông tin và Truyền thông, Nội vụ;
- Cục Kiểm tra văn bản QPPL - Bộ Tư pháp;
- Vụ Pháp chế - Bộ Thông tin và Truyền thông;
- TT Tỉnh ủy, TT HĐND tỉnh;
- Đoàn Đại biểu Quốc hội tỉnh;
- UBMTTQVN tỉnh và các tổ chức thành viên;
- CT, các PCT UBND tỉnh;
- Báo Quảng Bình, Đài PT&TH Quảng Bình;
- Cổng Thông tin điện tử tỉnh;
- Lưu: VT, KSTTHC.
|
TM. ỦY BAN NHÂN
DÂN
CHỦ TỊCH
Trần Thắng
|
QUY CHẾ
QUẢN
LÝ, VẬN HÀNH, KHAI THÁC, SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH TỈNH QUẢNG
BÌNH
(Kèm theo Quyết định số 24/2024/QĐ-UBND ngày 16/10/2024 của Ủy ban nhân dân
tỉnh Quảng Bình)
Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi điều chỉnh
1. Quy chế này quy định về việc quản lý, vận hành,
khai thác, sử dụng Hệ thống quản lý văn bản và điều hành tỉnh Quảng Bình (sau
đây viết tắt là Hệ thống quản lý văn bản và điều hành).
2. Những nội dung không quy định tại Quy chế này được
thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành.
Điều 2. Đối tượng áp dụng
1. Ban Chỉ đạo Chuyển đổi số tỉnh.
2. Cơ quan chuyên môn, đơn vị trực thuộc Ủy ban
nhân dân tỉnh và đơn vị thuộc, trực thuộc; Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã,
thành phố và cơ quan chuyên môn, đơn vị trực thuộc; Ủy ban nhân dân các xã, phường,
thị trấn.
3. Các cơ quan nhà nước Trung trong đóng trên địa
bàn tỉnh, các tổ chức chính trị - xã hội và doanh nghiệp nhà nước của tỉnh được
Ủy ban nhân dân tỉnh đồng ý cho sử dụng chung Hệ thống quản lý văn bản và điều
hành tỉnh Quảng Bình để gửi, nhận văn bản điện tử với các cơ quan, đơn vị quy định
tại khoản 2 Điều này.
4. Cán bộ, công chức, viên chức, người lao động của
cơ quan, đơn vị nêu tại khoản 2 và khoản 3 Điều này và các cá nhân liên quan.
Điều 3. Giải thích từ ngữ
Trong Quy chế này, các từ ngữ dưới đây được hiểu
như sau:
1. Hệ thống quản lý văn bản và điều hành là hệ thống
thông tin phục vụ công tác quản lý, điều hành tác nghiệp, trao đổi thông tin,
chia sẻ dữ liệu trong nội bộ và giữa các cơ quan, đơn vị quy định tại khoản 2
và khoản 3 Điều 2 Quy chế này, được xây dựng với chức năng chính để soạn thảo,
ban hành gửi, nhận văn bản điện tử; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ
sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; theo dõi tình hình xử lý công việc trên môi
trường mạng của các cơ quan, đơn vị quy định tại khoản 2 và khoản 3 Điều 2 Quy
chế này.
2. Trục liên thông văn bản của tỉnh là giải pháp kỹ
thuật công nghệ được triển khai giữa các cơ quan, đơn vị quy định tại khoản 2
và khoản 3 Điều 2 Quy chế này và các cơ quan, đơn vị khác trên địa bàn tỉnh để
kết nối, liên thông gửi nhận văn bản điện tử.
3. Phần mềm ký số là chương trình phần mềm có chức
năng ký số vào văn bản điện tử.
4. Phần mềm kiểm tra chữ ký số là chương trình phần
mềm có chức năng kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký số trên văn bản điện tử.
5. Tài khoản là tên (user name) và mật khẩu
(password) được cấp cho mỗi cán bộ, công chức, viên chức, người lao động để
đăng nhập và sử dụng Hệ thống quản lý văn bản và điều hành.
Điều 4. Nguyên tắc, yêu cầu gửi,
nhận văn bản điện tử và quản lý, vận hành, khai thác, sử dụng Hệ thống quản lý
văn bản và điều hành
1. Việc gửi, nhận văn bản điện tử thực hiện theo
các nguyên tắc, yêu cầu quy định tại Điều 5 và Điều 6 Quyết định số
28/2018/QĐ-TTg ngày 12 tháng 7 năm 2018 của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi, nhận
văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước.
2. Tất cả văn bản điện tử thuộc thẩm quyền ban hành
và giải quyết của các cơ quan, đơn vị quy định tại khoản 2 và khoản 3 Điều 2
Quy chế này phải được gửi, nhận qua Hệ thống quản lý văn bản và điều hành, Trục
liên thông văn bản quốc gia và Trục liên thông văn bản của tỉnh, trừ trường hợp
Bên gửi hoặc Bên nhận chưa đáp ứng các yêu cầu về hạ tầng kỹ thuật, công nghệ,
an toàn thông tin, giải pháp kết nối, liên thông để gửi, nhận văn bản điện từ.
3. Sử dụng bộ mã tiếng Việt Unicode chuẩn TCVN
6909-2001 để trao đổi thông tin trong Hệ thống quản lý văn bản và điều hành. Kiểm
soát chặt chẽ người tham gia sử dụng, các mật khẩu truy nhập hệ thống và việc
cài đặt, cập nhật phần mềm trên máy chủ của hệ thống, máy trạm tham gia sử dụng
hệ thống nhằm phòng, chống phần mềm độc hại, đảm bảo an toàn, an ninh thông tin
cho hệ thống.
4. Định dạng văn bản điện tử và tài liệu kèm theo
văn bản điện tử trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành thực hiện theo Thông
tư số 39/2017/TT-BTTTT ngày 15 tháng 12 năm 2017 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và
Truyền thông ban hành Danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng dụng công nghệ thông
tin trong cơ quan nhà nước.
Điều 5. Đầu mối gửi, nhận văn bản
điện tử
1. Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh gửi, nhận văn bản
điện tử thuộc phạm vi, thẩm quyền quản lý của Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban
nhân dân và Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh và theo Quy chế làm việc Ủy ban nhân
dân tỉnh, Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh.
2. Cơ quan chuyên môn, đơn vị trực thuộc Ủy ban
nhân dân tỉnh và đơn vị thuộc, trực thuộc gửi, nhận văn bản điện tử theo phạm
vi, thẩm quyền quản lý và Quy chế làm việc của cơ quan, đơn vị.
3. Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp
huyện gửi, nhận văn bản điện tử thuộc phạm vi, thẩm quyền quản lý của Ủy ban
nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện và theo Quy chế làm việc của Ủy
ban nhân dân cấp huyện.
4. Cơ quan chuyên môn, đơn vị trực thuộc Ủy ban
nhân dân cấp huyện gửi, nhận văn bản điện tử theo phạm vi, thẩm quyền quản lý
và Quy chế làm việc của cơ quan, đơn vị.
5. Ủy ban nhân dân cấp xã gửi, nhận văn bản điện tử
theo phạm vi, thẩm quyền quản lý và Quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân cấp
xã.
6. Các cơ quan nhà nước Trung trong đóng trên địa
bàn tỉnh, các tổ chức chính trị - xã hội và doanh nghiệp nhà nước của tỉnh được
Ủy ban nhân dân tỉnh đồng ý cho sử dụng chung Hệ thống quản lý văn bản và điều
hành gửi, nhận văn bản điện tử với các cơ quan, đơn vị quy định tại khoản 2 Điều
2 Quy chế này theo phạm vi, thẩm quyền quản lý, Quy chế làm việc của cơ quan,
đơn vị mình và phải tuân thủ theo quy định tại Quy chế này.
Điều 6. Tổng hợp, trích xuất
thông tin, dữ liệu về tình hình, kết quả gửi, nhận văn bản điện tử
1. Việc tổng hợp, trích xuất thông tin, dữ liệu về
tình hình, kết quả gửi, nhận văn bản điện tử các cơ quan, đơn vị quy định tại
khoản 2 và khoản 3 Điều 2 Quy chế này được thực hiện tự động trên Hệ thống quản
lý văn bản và điều hành:
2. Phân công trách nhiệm tổng hợp, trích xuất thông
tin, dữ liệu
a) Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh tổng hợp, trích
xuất thông tin, dữ liệu về tình hình, kết quả gửi, nhận văn bản điện tử của các
cơ quan chuyên môn, đơn vị trực thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh, Ủy ban nhân dân cấp
huyện và Ủy ban nhân dân cấp xã.
b) Cơ quan chuyên môn, đơn vị trực thuộc Ủy ban
nhân dân tỉnh tổng hợp, trích xuất thông tin, dữ liệu về tình hình, kết quả gửi,
nhận văn bản điện tử của cơ quan và các đơn vị thuộc, trực thuộc.
c) Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân cấp
huyện tổng hợp, trích xuất thông tin, dữ liệu về tình hình, kết quả gửi, nhận
văn bản điện tử của các cơ quan chuyên môn, đơn vị trực thuộc Ủy ban nhân dân cấp
huyện và Ủy ban nhân dân cấp xã.
d) Các đơn vị thuộc, trực thuộc cơ quan chuyên môn,
đơn vị trực thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh tổng hợp, trích xuất thông tin, dữ liệu
về tình hình, kết quả gửi, nhận văn bản điện tử của đơn vị.
đ) Cơ quan chuyên môn, đơn vị trực thuộc Ủy ban
nhân dân cấp huyện tổng hợp, trích xuất thông tin, dữ liệu về tình hình, kết quả
gửi, nhận văn bản điện tử của cơ quan, đơn vị.
e) Ủy ban nhân dân cấp xã tổng hợp, trích xuất
thông tin, dữ liệu về tình hình, kết quả gửi, nhận văn bản điện tử của Ủy ban
nhân dân cấp xã.
g) Các cơ quan nhà nước Trung trong đóng trên địa
bàn tỉnh, các tổ chức chính trị - xã hội và doanh nghiệp nhà nước của tỉnh được
Ủy ban nhân dân tỉnh đồng ý cho sử dụng chung Hệ thống quản lý văn bản và điều
hành tổng hợp, trích xuất thông tin, dữ liệu về tình hình, kết quả gửi, nhận
văn bản điện tử của cơ quan, đơn vị.
Chương II
QUẢN LÝ, VẬN HÀNH, KHAI
THÁC, SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH
Điều 7. Hệ thống quản lý văn bản
và điều hành
1. Hệ thống quản lý văn bản và điều hành được thiết
lập theo mô hình vừa tập trung tại Trung tâm dữ liệu điện tử của tỉnh (đặt tại
Sở Thông tin và Truyền thông hoặc trên nền tảng điện toán đám mây), vừa phân
tán tại các cơ quan, đơn vị sử dụng và kết nối thông qua mạng cục bộ, mạng truyền
số liệu chuyên dùng, mạng internet, Trục liên thông văn bản quốc gia, Trục liên
thông văn bản của tỉnh để hỗ trợ quản lý, vận hành, khai thác, sử dụng, sao lưu
dữ liệu và liên thông văn bản điện tử.
2. Hệ thống quản lý văn bản và điều hành được kết nối
với Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của tỉnh để bảo đảm nghiệp
vụ lưu trữ và tích hợp, chia sẻ dữ liệu, văn bản điện tử đối với hồ sơ thủ tục
hành chính điện tử; kết nối với các hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu khác để
chia sẻ, khai thác dữ liệu theo yêu cầu của Ủy ban nhân dân tỉnh.
3. Hệ thống quản lý văn bản và điều hành được xây dựng,
nâng cấp, hoàn thiện đáp ứng các chức năng, tính năng, tiện ích theo quy định tại
Luật Giao dịch điện tử, Nghị định số 30/2020/NĐ-CP , Quyết định số
28/2018/QĐ-TTg , Thông tư số 13/2023/TT-BNV và các quy định pháp luật có liên
quan, bảo đảm tích hợp phần mềm ký số, phần mềm kiểm tra chữ ký số theo quy định,
hướng dẫn của Bộ Thông tin và Truyền thông về sử dụng chữ ký số cho văn bản điện
tử trong cơ quan nhà nước.
Trong đó, chức năng Hệ thống quản lý văn bản và điều
hành phải bao hàm và tối thiểu đáp ứng chức năng Hệ thống quản lý tài liệu điện
tử theo quy định tại khoản 16 Điều 3 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP , với quy mô hệ
thống cấp tỉnh.
4. Ủy ban nhân dân tỉnh là cơ quan chủ quản Hệ thống
quản lý văn bản và điều hành và giao cho Sở Thông tin và Truyền thông quản lý,
hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra các cơ quan, đơn vị khai thác, sử dụng để thực hiện
việc tiếp nhận, xử lý, phát hành, quản lý văn bản và hồ sơ điện tử theo quy định
tại Quy chế này và các quy định khác của pháp luật.
Điều 8. Tên miền truy cập và
tài khoản đăng nhập Hệ thống quản lý văn bản và điều hành
1. Tên miền chung để truy cập Hệ thống quản lý văn
bản và điều hành là qlvb.quangbinh.gov.vn.
2. Định dạng tên miền truy cập Hệ thống quản lý văn
bản và điều hành của cơ quan chuyên môn, đơn vị trực thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh
(dùng cho cả đơn vị thuộc, trực thuộc): Sử dụng tên viết tắt bằng tiếng Việt,
không dấu, không khoảng trống theo dạng: <qlvb>-<tên viết tắt của cơ
quan, đơn vị>.quangbinh.gov.vn.
Ví dụ: Tên miền truy cập Hệ thống quản lý văn bản
và điều hành của Sở Thông tin và Truyền thông có dạng:
qlvb-stttt.quangbinh.gov.vn.
3. Định dạng tên miền truy cập Hệ thống quản lý văn
bản và điều hành của Ủy ban nhân dân cấp huyện (dùng cho cả cơ quan chuyên môn,
đơn vị trực thuộc và Ủy ban nhân dân cấp xã): Sử dụng tên đầy đủ tiếng Việt,
không dấu, không khoảng trống theo dạng: <qlvb>-<tên huyện/thị
xã/thành phố>.quangbinh.gov.vn.
Ví dụ: Tên miền truy cập Hệ thống quản lý văn bản
và điều hành của Ủy ban nhân dân huyện Quảng Ninh có dạng:
qlvb-quangninh.quangbinh.gov.vn.
4. Tên tài khoản đăng nhập Hệ thống quản lý văn bản
và điều hành của cán bộ, công chức, viên chức, người lao động được đặt theo số
căn cước công dân để đồng bộ, thống nhất trong định danh và xác thực điện tử.
Điều 9. Quản lý, vận hành, khai
thác, sử dụng Hệ thống quản lý văn bản và điều hành
1. Sở Thông tin và Truyền thông là cơ quan đầu mối
quản lý kỹ thuật, quản trị phần mềm, cơ sở dữ liệu, hạ tầng kỹ thuật, công nghệ
liên quan Hệ thống quản lý văn bản và điều hành, có trách nhiệm:
a) Chủ trì, phối hợp với Sở Nội vụ, Văn phòng Ủy
ban nhân dân tỉnh rà soát, tham mưu phát triển, nâng cấp, hoàn thiện Hệ thống
quản lý văn bản và điều hành, Trục liên thông văn bản của tỉnh đáp ứng các chức
năng, yêu cầu theo quy định của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ Thông tin và
Truyền thông, Bộ Nội vụ, Văn phòng Chính phủ và Ủy ban nhân dân tỉnh.
b) Chỉ đạo Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền
thông trực tiếp vận hành, quản trị phần mềm, cơ sở dữ liệu, hạ tầng kỹ thuật
cho Hệ thống quản lý văn bản và điều hành, Trục liên thông văn bản của tỉnh,
duy trì hoạt động ổn định, liên tục, thông suốt, nhanh chóng, thuận lợi; cập nhật
Danh mục mã định danh cơ quan, đơn vị của tỉnh phù hợp với tình hình thực tế
triển khai ứng dụng; bảo đảm an toàn, an ninh thông tin và kết nối, liên thông
với Trục liên thông văn bản quốc gia, các hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu
khác theo quy định.
c) Chủ trì, phối hợp với cơ quan, đơn vị quy định tại
khoản 2 và khoản 3 Điều 2 Quy chế này tổ chức triển khai ứng dụng Hệ thống quản
lý văn bản và điều hành; hướng dẫn, tập huấn, chuyển giao quyền quản trị hệ thống
phù hợp cho các cơ quan, đơn vị; tiếp nhận thông tin phản ánh và phối hợp, hỗ
trợ xử lý các sự cố phát sinh trên hệ thống.
2. Các cơ quan, đơn vị quy định tại khoản 2 và khoản
3 Điều 2 Quy chế này có trách nhiệm:
a) Triển khai ứng dụng có hiệu quả Hệ thống quản lý
văn bản và điều hành để theo dõi, chỉ đạo, điều hành, xử lý công việc và thực
hiện gửi, nhận văn bản điện tử trong nội bộ cơ quan, đơn vị, giữa các cơ quan,
đơn vị và tổ chức, cá nhân.
b) Hoàn thiện các nội quy, quy chế làm việc của cơ
quan, đơn vị để đáp ứng yêu cầu gửi, nhận, quản lý, sử dụng văn bản điện tử; tổ
chức việc theo dõi, kiểm tra văn bản đến trên Hệ thống quản lý văn bản và điều
hành để tiếp nhận, chuyển xử lý kịp thời, kể cả trong ngày nghỉ Thứ Bảy, Chủ Nhật,
Lễ, Tết theo quy định của Quy chế này và các quy định của pháp luật có liên
quan.
c) Cử tối thiểu 01 (một) nhân sự tham gia quản trị
Hệ thống quản lý văn bản và điều hành và làm đầu mối phối hợp với Sở Thông tin
và Truyền thông xử lý các sự cố phát sinh trong quá trình vận hành, khai thác,
sử dụng.
d) Chủ trì, phối hợp với Sở Thông tin và Truyền
thông, Sở Nội vụ tổ chức tập huấn, bồi dưỡng cho cán bộ, công chức, viên chức,
người lao động của cơ quan, đơn vị về kiến thức, kỹ năng khai thác, sử dụng Hệ
thống quản lý văn bản và điều hành và việc gửi, nhận văn bản điện tử.
đ) Bảo đảm các điều kiện hạ tầng kết nối mạng, máy
tính, máy quét văn bản và các thiết bị liên quan phục vụ việc gửi, nhận văn bản
điện tử; xây dựng, triển khai các phương án, biện pháp bảo đảm an toàn thông
tin tại cơ quan, đơn vị.
3. Cán bộ, công chức, viên chức, người lao động của
cơ quan, đơn vị có trách nhiệm:
a) Thực hiện nghiêm các quy định về gửi, nhận văn bản
điện tử; chịu trách nhiệm về nội dung thông tin cung cấp, trao đổi trên Hệ thống
quản lý văn bản và điều hành bằng tài khoản cá nhân mình.
b) Chủ động theo dõi, xử lý văn bản đến được phân
công trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành. Đối với văn bản điện tử gửi đi
hoặc chuyển phân công xử lý trong nội bộ cơ quan, đơn vị có kèm văn bản giấy,
phải hoàn thành việc gửi, chuyển văn bản điện tử trên Hệ thống quản lý văn bản
và điều hành trước khi thực hiện gửi, chuyển văn bản giấy.
c) Tự quản lý tài khoản, bảo vệ mật khẩu tài khoản
cá nhân, không sử dụng tài khoản của người khác và không để người khác sử dụng
tài khoản của mình trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành; trường hợp mất mật
khẩu phải kịp thời báo cáo, đề nghị quản trị Hệ thống cấp lại.
d) Kịp thời thông báo, phối hợp với quản trị Hệ thống
của cơ quan, đơn vị hoặc Sở Thông tin và Truyền thông để xử lý các sự cố phát
sinh trong quá trình khai thác, sử dụng Hệ thống quản lý văn bản và điều hành.
4. Cán bộ quản trị Hệ thống quản lý văn bản và điều
hành của cơ quan, đơn vị có trách nhiệm:
a) Đề xuất với Thủ trưởng cơ quan, đơn vị việc khởi
tạo, thu hồi, sửa đổi, bổ sung tài khoản và phân quyền quản trị, sử dụng Hệ thống
quản lý văn bản và điều hành tại cơ quan, đơn vị; chủ trì việc quản trị hệ thống
danh mục trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành; trực tiếp sửa đổi, bổ sung
khi có sự thay đổi về cơ cấu tổ chức, nhân sự trong nội bộ cơ quan, đơn vị.
b) Hỗ trợ, hướng dẫn cán bộ, công chức, viên chức,
người lao động của cơ quan, đơn vị khai thác, sử dụng Hệ thống quản lý văn bản
và điều hành; phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông cập nhật, nâng cấp phần
mềm Hệ thống và xử lý, khắc phục hậu quả sự cố xảy ra (nếu có).
Chương III
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 10. Tổ chức thực hiện
1. Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định việc xây dựng,
nâng cấp, hoàn thiện và các điều kiện bảo đảm về năng lực hạ tầng kỹ thuật, công
nghệ cho Hệ thống quản lý văn bản và điều hành đáp ứng các yêu cầu quy định tại
Quy chế này và các quy định pháp luật có liên quan.
2. Ban Chỉ đạo Chuyển đổi số tỉnh trực tiếp chỉ đạo
việc tổ chức quản lý, vận hành, khai thác, sử dụng Hệ thống quản lý văn bản và
điều hành gắn với thực hiện kế hoạch, chương trình phát triển Chính quyền điện
tử hướng tới Chính quyền số của tỉnh.
3. Sở Thông tin và Truyền thông có trách nhiệm
a) Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân tỉnh tổ chức xây
dựng, nâng cấp, hoàn thiện, chuyển giao công nghệ, bảo đảm hạ tầng công nghệ
thông tin và quản lý, vận hành Hệ thống quản lý văn bản và điều hành. Chủ trì,
phối hợp với Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Sở Nội vụ hướng dẫn, đôn đốc, kiểm
tra, giám sát việc thực hiện thống nhất Quy chế này.
b) Chủ trì tập huấn, hướng dẫn, hỗ trợ các cơ quan,
đơn vị khai thác, sử dụng Hệ thống quản lý văn bản và điều hành.
c) Thực hiện các nhiệm vụ khác theo chức năng quản
lý nhà nước về công nghệ thông tin theo quy định của pháp luật và các quy định
tại Quy chế này.
4. Sở Nội vụ có trách nhiệm
a) Chủ trì, phối hợp với Sở Thông tin và Truyền
thông đào tạo, bồi dưỡng, hướng dẫn nghiệp vụ quản lý văn bản đi, đến trên Hệ
thống quản lý văn bản và điều hành cho đội ngũ công chức, viên chức, người lao
động làm việc tại các cơ quan, đơn vị quy định tại khoản 2 và khoản 3 Điều 2
Quy chế này.
b) Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân tỉnh tổ chức xây
dựng, nâng cấp Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ lịch sử tỉnh,
kết nối với Hệ thống quản lý văn bản và điều hành để thu thập tài liệu điện tử
có thời hạn bảo quản vĩnh viễn từ các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài
liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.
5. Sở Kế hoạch và Đầu tư, Sở Tài chính có trách nhiệm
chủ trì, phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh
bảo đảm nguồn kinh phí quản lý, vận hành, triển khai ứng dụng, nâng cấp, bảo
trì, bảo dưỡng, sửa chữa thiết bị phần cứng, phần mềm, sao lưu dữ liệu, bảo đảm
an toàn, an ninh thông tin và duy trì hoạt động thường xuyên của Hệ thống quản
lý văn bản và điều hành và các hệ thống thông tin liên quan.
6. Các cơ quan, đơn vị quy định tại khoản 2 và khoản
3 Điều 2 Quy chế này và các cơ quan, đơn vị liên quan có trách nhiệm tổ chức
quán triệt, thực hiện Quy chế này; tích cực triển khai số hóa các văn bản, tài
liệu lưu trữ để phục vụ việc tìm kiếm, trao đổi, khai thác, xử lý thông tin qua
môi trường mạng tại cơ quan, đơn vị.
Điều 11. Trách nhiệm thi hành
1. Ban Chỉ đạo Chuyển đổi số tỉnh; Thủ trưởng các sở,
ban, ngành cấp tỉnh; Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện; Chủ tịch Ủy ban nhân
dân cấp xã; Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị sử dụng Hệ thống quản lý văn bản và
điều hành tỉnh Quảng Bình và các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân có liên quan
chịu trách nhiệm thi hành các quy định tại Quy chế này.
2. Trong quá trình triển khai thực hiện Quy chế, nếu
có vấn đề phát sinh, vướng mắc, các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá nhân phản ánh
kịp thời với Ủy ban nhân dân tỉnh (thông qua Sở Thông tin và Truyền thông) để
xem xét, sửa đổi, bổ sung./.