|
ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH LÂM ĐỒNG
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số:
19/2024/QĐ-UBND
|
Lâm Đồng, ngày 10
tháng 7 năm 2024
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH QUY CHẾ KHAI THÁC, SỬ DỤNG CƠ SỞ DỮ LIỆU CÔNG CHỨNG,
CHỨNG THỰC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH LÂM ĐỒNG
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH LÂM ĐỒNG
Căn cứ Luật Tổ chức chính
quyền địa phương ngày 19 tháng 6 năm 2015; Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của
Luật Tổ chức Chính phủ và Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày 22 tháng 11
năm 2019;
Căn cứ Luật Công chứng ngày
20 tháng 6 năm 2014;
Căn cứ Nghị định số
29/2015/NĐ-CP ngày 15 tháng 3 năm 2015 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng
dẫn thi hành một số điều của Luật Công chứng;
Căn cứ Nghị định số
23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc,
chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao
dịch;
Căn cứ Nghị định số
163/2016/NĐ-CP ngày 21 tháng 12 năm 2016 của Chính phủ quy định chi tiết thi
hành một số điều của Luật Ngân sách nhà nước;
Căn cứ Thông tư số
01/2020/TT-BTP ngày 03 tháng 3 năm 2020 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp Quy định chi
tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16
tháng 02 năm 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ
bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch;
Căn cứ Thông tư số
01/2021/TT-BTP ngày 03 tháng 02 năm 2021 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định chi
tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng;
Theo đề nghị của Giám đốc Sở
Tư pháp tại Tờ trình số 59/TTr-STP ngày 18 tháng 6 năm 2024.
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1.
Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công
chứng, chứng thực trên địa bàn tỉnh Lâm Đồng.
Điều 2. Hiệu
lực thi hành
Quyết định này có hiệu lực kể từ
ngày 25 tháng 7 năm 2024.
Điều 3.
Tổ chức thực hiện
Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân
tỉnh; Giám đốc Sở Tư pháp; Giám đốc/Thủ trưởng các sở, ban, ngành thuộc tỉnh;
Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố; Chủ tịch Hội Công chứng viên tỉnh,
các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh và các tổ chức, cá nhân có
liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
|
TM. ỦY BAN NHÂN
DÂN
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
Võ Ngọc Hiệp
|
QUY CHẾ
KHAI THÁC, SỬ DỤNG CƠ SỞ DỮ LIỆU CÔNG CHỨNG, CHỨNG THỰC TRÊN
ĐỊA BÀN TỈNH LÂM ĐỒNG
(Kèm theo Quyết định số 19/2024/QĐ-UBND ngày 10 tháng 7 năm 2024 của Ủy
ban nhân dân tỉnh Lâm Đồng)
Chương I
NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm
vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng
1. Phạm vi điều chỉnh: Quy chế
này quy định về khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực trên địa
bàn tỉnh Lâm Đồng, bao gồm: Quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu
công chứng, chứng thực và trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị, địa phương trong
việc quản lý, cập nhật, khai thác và sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực.
2. Đối tượng áp dụng: Các sở,
ban, ngành thuộc tỉnh; Ủy ban nhân dân các huyện, thành phố (gọi tắt là Ủy ban
nhân dân cấp huyện); Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn (gọi tắt là Ủy ban
nhân dân cấp xã); Hội Công chứng viên tỉnh; các tổ chức hành nghề công chứng
trên địa bàn tỉnh Lâm Đồng và các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan về quản
lý, trách nhiệm phối hợp, khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực
trên địa bàn tỉnh.
Điều 2. Nguyên
tắc quản lý, cập nhật, khai thác và sử dụng cơ sở dữ liệu
1. Việc quản lý, cập nhật, khai
thác và sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực phải thực hiện theo quy định
của pháp luật hiện hành và quy định tại Quy chế này.
2. Việc quản lý, cập nhật, khai
thác và sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực phải đảm bảo tính chính
xác, thống nhất, an toàn, an ninh thông tin dữ liệu; tạo điều kiện thuận lợi cho
cá nhân, cơ quan, tổ chức thực hiện việc khai thác, sử dụng.
3. Sử dụng cơ sở dữ liệu công
chứng, chứng thực đúng mục đích. Không sử dụng cơ sở dữ liệu công chứng, chứng
thực vào những mục đích trái pháp luật, mục đích khác không phục vụ cho hoạt động
công chứng, chứng thực của cá nhân, tổ chức mình hoặc hoạt động quản lý nhà nước
về công chứng, chứng thực.
4. Các cơ quan, tổ chức, cá
nhân yêu cầu ngăn chặn và giải tỏa ngăn chặn phải chịu trách nhiệm về tính
chính xác, hợp pháp, kịp thời đối với các yêu cầu của mình và chịu hậu quả pháp
lý nếu có trong quá trình yêu cầu.
5. Các cơ quan, tổ chức, cá
nhân chịu trách nhiệm về tính chính xác của các thông tin do cơ quan mình cung
cấp để đăng tải trên cơ sở dữ liệu.
Điều 3. Các
hành vi bị nghiêm cấm
1. Cấp, chia sẻ hoặc tiết lộ
tài khoản truy cập cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực cho các cơ quan, tổ chức,
cá nhân không phải là đối tượng được cấp tài khoản theo quy định của Quy chế
này.
2. Truy cập trái phép và sửa đổi
bất hợp pháp
a) Truy cập vào hệ thống bằng
tài khoản của các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác để thực hiện các công việc
không được giao;
b) Sửa đổi các nội dung không
đúng sự thật, làm biến dạng giao diện, làm sai lệch hệ thống;
c) Sửa đổi, bổ sung, xóa bỏ
thông tin không thuộc thẩm quyền của đơn vị, tổ chức chủ quản nhập vào hệ thống;
d) Thay đổi hệ thống quản lý và
vận hành mà không có sự cho phép.
3. Không cập nhật, cập nhật
thông tin không chính xác, không đầy đủ hoặc không đảm bảo thời gian quy định
vào các trường dữ liệu của cơ sở dữ liệu.
4. Sử dụng thông tin có trong
cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực cho mục đích trái pháp luật, mục đích khác
không phục vụ cho hoạt động công chứng, chứng thực của tổ chức mình hoặc hoạt động
quản lý nhà nước về công chứng.
5. Tiết lộ trái pháp luật các thông
tin về cá nhân, tổ chức, tài sản và các thông tin khác có trong cơ sở dữ liệu
công chứng, chứng thực mà mình biết được trong quá trình khai thác, sử dụng.
6. Thực hiện các hành vi khác
làm hư hỏng hoặc làm mất tính ổn định của hệ thống hoặc làm hư hỏng của dữ liệu
trong Hệ thống.
Điều 4. Nguồn
dữ liệu công chứng, chứng thực
1. Hợp đồng, giao dịch đã được
chứng thực tại Phòng Tư pháp cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã trên địa bàn tỉnh.
2. Chứng thực bản sao tại Phòng
Tư pháp cấp huyện, Ủy ban nhân dân cấp xã và các Tổ chức hành nghề công chứng.
3. Hợp đồng, giao dịch đã được
công chứng tại các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh.
4. Văn bản ngăn chặn, tạm dừng
giao dịch, phong tỏa tài sản.
a) Văn bản cung cấp thông tin,
yêu cầu, đề nghị ngăn chặn, tạm dừng giao dịch tài sản, phong tỏa tài sản;
b) Văn bản thay đổi, bổ sung, hủy
bỏ, chấm dứt các văn bản tại điểm a khoản này của cơ quan, tổ chức, cá nhân có
thẩm quyền thực hiện việc ngăn chặn tài sản.
5. Các nguồn thông tin khác về
tài sản theo quy định của pháp luật.
Điều 5. Lưu
trữ và sao lưu
1. Sao lưu cơ sở dữ liệu
a) Việc sao lưu cơ sở dữ liệu
công chứng, chứng thực phải được thực hiện thường xuyên;
b) Hoạt động sao lưu phải tuân
theo hướng dẫn của đơn vị cung cấp phần mềm cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực
và tuân thủ các quy định trong Quy chế này và quy định của pháp luật về lưu trữ;
c) Các đơn vị có trách nhiệm thực
hiện việc sao lưu bao gồm: Sở Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp huyện, Ủy ban nhân
dân cấp xã và các tổ chức hành nghề công chứng.
2. Lưu trữ văn bản ngăn chặn
a) Các văn bản ngăn chặn và giải
tỏa ngăn chặn dưới dạng văn bản giấy phải được lưu trữ và bảo quản tại Sở Tư
pháp;
b) Việc lưu trữ phải tuân thủ
các quy định pháp luật liên quan đến chế độ lưu trữ các hợp đồng và giao dịch.
Chương II
QUẢN LÝ, CẬP NHẬT, KHAI
THÁC VÀ SỬ DỤNG CƠ SỞ DỮ LIỆU CÔNG CHỨNG, CHỨNG THỰC
Điều 6. Cấp,
quản lý, sử dụng tài khoản truy cập vào cơ sở dữ liệu
1. Các cơ quan, địa phương, tổ
chức được cấp tài khoản truy cập
a) Sở Tư pháp;
b) Phòng Tư pháp cấp huyện;
c) Ủy ban nhân dân cấp xã thực
hiện chứng thực hợp đồng, giao dịch;
d) Các tổ chức hành nghề công
chứng trên địa bàn tỉnh.
2. Cá nhân được cấp tài khoản
truy cập vào cơ sở dữ liệu
a) Giám đốc Sở Tư pháp, Phó
Giám đốc Sở Tư pháp phụ trách lĩnh vực công chứng, chứng thực;
b) Trưởng phòng, phó trưởng
phòng, công chức phòng chuyên môn tham mưu quản lý hoạt động công chứng, chứng
thực; người quản trị cơ sở dữ liệu của Sở Tư pháp được phân công quản lý cơ sở
dữ liệu;
c) Trưởng phòng, Phó trưởng
phòng của Phòng Tư pháp cấp huyện;
d) Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy
ban nhân dân cấp xã;
đ) Công chức Tư pháp - Hộ tịch
cấp xã tham mưu thực hiện chứng thực;
e) Trưởng các Tổ chức hành nghề
công chứng trên địa bàn tỉnh.
3. Sở Tư pháp căn cứ vào yêu cầu
của hoạt động công chứng, chứng thực và công tác quản lý nhà nước để tổ chức thực
hiện việc cấp tài khoản theo quy định của Quy chế này.
Điều 7. Các
trường hợp bị khóa và mở lại tài khoản cơ sở dữ liệu
1. Tài khoản của các cơ quan, địa
phương, cá nhân đã được cấp sẽ bị khóa tài khoản trong các trường hợp sau đây
a) Theo đề nghị của cơ quan, địa
phương, cá nhân có thẩm quyền hoặc cơ quan thực hiện công tác quản lý nhà nước
về khi phát hiện hành vi vi phạm liên quan đến cơ sở dữ liệu;
b) Tổ chức, cá nhân có hành vi
vi phạm các quy định tại Điều 3 của Quy chế này.
2. Tài khoản bị khóa sẽ được
đơn vị cấp, quản lý xem xét mở lại khi chấm dứt hành vi vi phạm hoặc khi có yêu
cầu của cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền.
Điều 8. Quyền
và trách nhiệm của cơ quan, tổ chức sử dụng cơ sở dữ liệu
1. Bảo đảm cơ sở vật chất và bảo
mật
a) Đảm bảo cơ sở vật chất, đường
truyền để cài đặt và sử dụng cơ sở dữ liệu;
b) Cài đặt các chương trình phần
mềm và các biện pháp bảo vệ trên các thiết bị truy cập cơ sở dữ liệu;
c) Chịu trách nhiệm bảo mật đối
với tài khoản đã được cung cấp và thông báo ngay cho Sở Tư pháp nếu để lộ hoặc
mất mật khẩu, tên tài khoản.
2. Quyền truy cập và cập nhật
thông tin
a) Các cơ quan, tổ chức, cá
nhân được cấp tài khoản có quyền truy cập vào cơ sở dữ liệu để tra cứu, cập nhật
thông tin và trích xuất các loại báo cáo phù hợp với chức năng đã được phân quyền;
b) Việc nhập, sửa thông tin phải
được thực hiện theo phân quyền và thông tin nhập, sửa phải được lưu bằng nhật
ký tự động trong hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu.
3. Tham gia đầy đủ các khóa tập
huấn sử dụng và khai thác cơ sở dữ liệu do Sở Tư pháp tổ chức.
4. Thực hiện bảo quản chặt chẽ,
có biện pháp an toàn đối với hồ sơ công chứng, chứng thực, văn bản ngăn chặn và
giải tỏa ngăn chặn theo đúng quy định pháp luật.
5. Thực hiện các quyền và trách
nhiệm khác theo quy định của pháp luật.
Điều 9. Quyền
và trách nhiệm của cá nhân sử dụng Cơ sở dữ liệu
1. Được tra cứu, khai thác
thông tin trên cơ sở dữ liệu khi thụ lý, giải quyết yêu cầu công chứng, chứng
thực.
2. Cập nhật thông tin về hợp đồng,
giao dịch và chứng thực đã giải quyết vào cơ sở dữ liệu một cách đầy đủ, kịp thời
và cùng lúc với việc giải quyết hồ sơ trên thực tế.
3. Tham gia đầy đủ các khóa tập
huấn sử dụng và khai thác cơ sở dữ liệu do Sở Tư pháp tổ chức.
4. Chịu trách nhiệm bảo quản, bảo
mật đối với mật khẩu và tên truy cập cơ sở dữ liệu đã được cung cấp.
5. Thực hiện các quyền và trách
nhiệm khác theo quy định của pháp luật.
6. Trường hợp không còn trách
nhiệm được giao thực hiện hoạt động công chứng, chứng thực phải báo cáo người
có thẩm quyền thay đổi tài khoản và mật khẩu đăng nhập cơ sở dữ liệu đã cấp.
Điều 10. Thông
tin ngăn chặn, tạm dừng giao dịch, phong tỏa tài sản; thông tin giải tỏa ngăn
chặn, tạm dừng giao dịch, phong tỏa tài sản
1. Thông tin ngăn chặn, tạm dừng
giao dịch, phong tỏa tài sản
a) Thông tin ngăn chặn là thông
tin do các cơ quan, tổ chức, cá nhân được pháp luật quy định có thẩm quyền phát
hành bằng văn bản cung cấp để tổ chức hành nghề công chứng hoặc địa phương có cơ
sở không thực hiện hoặc tạm dừng thực hiện công chứng, chứng thực hợp đồng,
giao dịch đối với một hoặc một số tài sản;
b) Thông tin đã nhập vào Hệ thống
là thông tin bằng văn bản do các cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền cung cấp.
2. Thông tin giải tỏa ngăn chặn,
tạm dừng giao dịch, phong tỏa tài sản là quyết định hoặc văn bản cung cấp thông
tin hủy bỏ việc ngăn chặn, tạm dừng giao dịch, phong tỏa tài sản của các cơ
quan, tổ chức, cá nhân quy định tại khoản 1 Điều này hoặc của cơ quan có thẩm
quyền khác trong các trường hợp pháp luật có quy định.
Điều 11. Cung
cấp, tiếp nhận, cập nhật thông tin ngăn chặn, tạm dừng giao dịch tài sản, phong
tỏa tài sản và thông tin giải tỏa ngăn chặn
1. Trách nhiệm cung cấp thông
tin
a) Các cơ quan, tổ chức, cá
nhân được pháp luật quy định có thẩm quyền phát hành văn bản ngăn chặn, tạm dừng
giao dịch, phong tỏa tài sản; giải tỏa ngăn chặn, tạm dừng giao dịch, phong tỏa
tài sản theo quy định tại khoản 1 Điều 10 của Quy chế này phải cung cấp thông
tin bằng bản chính hoặc văn bản điện tử;
b) Thông tin cung cấp phải đầy
đủ và chính xác, bao gồm thông tin về tổ chức, cá nhân và tài sản bị ngăn chặn.
2. Tiếp nhận và cập nhật thông
tin
a) Sở Tư pháp là cơ quan tiếp
nhận các thông tin ngăn chặn, tạm dừng giao dịch, phong tỏa tài sản và thông
tin giải tỏa ngăn chặn, tạm dừng giao dịch, phong tỏa tài sản;
b) Sở Tư pháp cập nhật chính
xác các thông tin ngăn chặn, giải tỏa ngăn chặn, thông tin tạm dừng giao dịch
và hủy bỏ tạm dừng giao dịch vào cơ sở dữ liệu trong giờ hành chính của ngày
làm việc theo quy định của pháp luật.
3. Xử lý thông tin bất hợp lý:
Khi phát hiện những điểm bất hợp lý về các thông tin ngăn chặn hoặc giải tỏa
thông tin ngăn chặn không đủ điều kiện theo quy định, Sở Tư pháp phải kịp thời
trao đổi thông tin và nội dung với các cơ quan, tổ chức, cá nhân cung cấp văn bản
ngăn chặn để thực hiện theo đúng quy định pháp luật.
Điều 12. Tra
cứu thông tin trên cơ sở dữ liệu
1. Trước khi công chứng, chứng thực
hợp đồng, giao dịch liên quan đến tài sản, các cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm
quyền chịu trách nhiệm tra cứu các thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa ngăn
chặn và thông tin hợp đồng, giao dịch đã công chứng, chứng thực trên cơ sở dữ
liệu.
2. Lưu trữ và sử dụng kết quả
tra cứu
a) Kết quả tra cứu từ cơ sở dữ
liệu phải được lưu trữ vào hồ sơ công chứng, chứng thực. Đây là nguồn thông tin
để các cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền kiểm tra, xem xét trước khi thực
hiện công chứng, chứng thực hoặc từ chối công chứng, chứng thực.
b) Các cơ quan, tổ chức, cá
nhân có thẩm quyền phải tự chịu trách nhiệm với quyết định của mình dựa trên kết
quả tra cứu và thông tin đã lưu trữ.
Điều 13. Cập
nhật thông tin về hợp đồng, giao dịch trong cơ sở dữ liệu
1. Sau khi kết thúc quy trình
công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch và công chứng, chứng thực việc sửa đổi,
bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch các Phòng Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp xã
và tổ chức hành nghề công chứng phải cập nhật chính xác, đầy đủ thông tin của hợp
đồng, giao dịch vào Cơ sở dữ liệu trong giờ hành chính của ngày làm việc theo
quy định của pháp luật hoặc ngày làm việc của các tổ chức hành nghề công chứng.
2. Nội dung cập nhật thông tin
hợp đồng, giao dịch gồm
a) Thông tin về hợp đồng, giao
dịch;
b) Thông tin về các bên tham
gia hợp đồng, giao dịch;
c) Thông tin về tài sản;
d) Các thông tin khác có liên
quan.
Điều 14. Chỉnh
sửa các thông tin hợp đồng, giao dịch, thông tin ngăn chặn, thông tin giải tỏa
ngăn chặn đã cập nhật trong cơ sở dữ liệu
1. Các cơ quan, tổ chức, cá
nhân được cấp tài khoản truy cập vào cơ sở dữ liệu được chỉnh sửa thông tin khi
phát hiện có sai sót trong quá trình nhập thông tin.
2. Đối với sai sót kỹ thuật được
phát hiện sau khi thông tin đã được đồng bộ lên cơ sở dữ liệu, người được phân
công thực hiện việc tra cứu, cập nhật dữ liệu phải báo cáo người đứng đầu cơ
quan, tổ chức mình để kiểm tra nội dung chỉnh sửa trước khi cập nhật lên cơ sở
dữ liệu theo quy định.
Điều 15. Khai
thác và sử dụng thông tin trên cơ sở dữ liệu
1. Các cơ quan, tổ chức, cá
nhân được cấp tài khoản truy cập vào cơ sở dữ liệu theo quy định tại Điều 6 của
Quy chế này sẽ thực hiện khai thác và sử dụng thông tin trên cơ sở dữ liệu.
2. Thông tin được khai thác và
sử dụng để phục vụ công tác quản lý nhà nước, công tác chuyên môn, nghiệp vụ của
ngành, lĩnh vực liên quan và hoạt động công chứng, chứng thực.
3. Việc khai thác và sử dụng
thông tin phải tuân thủ đúng theo các quy định của Quy chế này và các văn bản
pháp luật có liên quan.
Điều 16. Chi
phí liên quan đến khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu
1. Các tổ chức hành nghề công
chứng khi khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu phải nộp các chi phí gồm: quản trị,
đường truyền, duy trì, vận hành, bảo trì, bảo dưỡng, nâng cấp cơ sở dữ liệu và
các chi phí hợp lý khác (nếu có).
2. Giao Sở Tư pháp thu các chi
phí liên quan đến việc khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu.
3. Phương án thu và sử dụng chi
phí
a) Giao Sở Tư pháp chủ trì phối
hợp Hội công chứng viên tỉnh quyết định phương án thu và xây dựng Quy chế sử dụng
các chi phí liên quan đến việc khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu.
b) Việc nộp, quản lý, sử dụng
các chi phí liên quan đến việc khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu được thực hiện
theo quy định pháp luật.
Chương
III
TRÁCH NHIỆM CỦA CÁC CƠ
QUAN, TỔ CHỨC TRONG VIỆC QUẢN LÝ, CẬP NHẬT, KHAI THÁC VÀ SỬ DỤNG CƠ SỞ DỮ LIỆU
CÔNG CHỨNG, CHỨNG THỰC
Điều 17. Trách
nhiệm của Sở Tư pháp
1. Chủ trì, phối hợp với các cơ
quan, tổ chức, cá nhân có liên quan giúp Ủy ban nhân dân tỉnh triển khai, quản
lý và sử dụng cơ sở dữ liệu; thực hiện trách nhiệm và quyền hạn theo quy định
pháp luật và Quy chế này.
2. Quản trị cơ sở dữ liệu
a) Thực hiện việc quản trị cơ sở
dữ liệu; cấp và khóa tài khoản theo quy định của Quy chế này;
b) Thực hiện việc sao lưu và
lưu trữ thông tin định kỳ.
3. Chủ trì, phối hợp với Hội
công chứng viên tỉnh xây dựng Quy chế sử dụng các chi phí liên quan đến việc
khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu theo quy định.
Điều 18. Trách
nhiệm của Sở Tài chính
Hàng năm, căn cứ vào khả năng
cân đối của ngân sách chủ trì, phối hợp với Sở Tư pháp và các đơn vị liên quan
để thẩm định dự toán và tham mưu cho cấp có thẩm quyền bố trí kinh phí.
Điều 19. Trách
nhiệm của Sở Thông tin và Truyền thông
Phối hợp với Sở Tư pháp và các
cơ quan liên quan tổ chức thẩm định, góp ý chuyên môn đối với hoạt động nâng cấp,
mở rộng cơ sở dữ liệu theo quy định.
Điều 20. Trách
nhiệm của các cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền phát hành văn bản ngăn chặn,
tạm dừng giao dịch, phong tỏa tài sản; văn bản giải tỏa ngăn chặn, tạm dừng
giao dịch, phong tỏa tài sản
1. Các cơ quan, tổ chức, cá
nhân có thẩm quyền quy định tại Điều 10 của Quy chế này kịp thời cung cấp đầy đủ
và chính xác các thông tin liên quan đến việc ngăn chặn, tạm dừng giao dịch,
phong tỏa tài sản và thông tin giải tỏa ngăn chặn, tạm dừng giao dịch, phong tỏa
tài sản theo quy định.
2. Thông tin phải được gửi đến
Sở Tư pháp đúng theo quy định của pháp luật và Quy chế này.
Điều 21. Trách
nhiệm của Ủy ban nhân dân cấp huyện, Phòng Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp xã
1. Trách nhiệm Ủy ban nhân dân
cấp huyện
a) Chỉ đạo Phòng Tư pháp và Ủy
ban nhân dân cấp xã thực hiện việc tra cứu thông tin trước khi thực hiện chứng
thực hợp đồng, giao dịch;
b) Đảm bảo cập nhật dữ liệu về
chứng thực hợp đồng, giao dịch, chứng thực bản sao vào cơ sở dữ liệu;
c) Chịu trách nhiệm về bảo quản,
bảo mật, quản lý và sử dụng đối với tài khoản đã được cấp;
d) Kịp thời thay đổi mật khẩu của
tài khoản khi có điều chỉnh phân công nhiệm vụ đối với người được giao truy cập
cơ sở dữ liệu;
đ) Bảo mật thông tin về tài sản
của tổ chức, cá nhân trên cơ sở dữ liệu theo quy định của pháp luật;
e) Phối hợp cung cấp thông tin
về quyết định thu hồi hoặc hủy bỏ Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu
nhà ở và tài sản khác gắn liền với đất theo quy định;
g) Chỉ đạo Ủy ban nhân dân cấp
xã và các phòng chuyên môn cung cấp thông tin ngăn chặn và thông tin giải tỏa
ngăn chặn đối với tài sản là quyền sử dụng đất, tài sản gắn liền với đất, thông
tin thụ lý giải quyết tranh chấp đất đai thuộc thẩm quyền quản lý về Sở Tư pháp;
h) Định kỳ hàng năm, cân đối, bố
trí kinh phí khai thác, cập nhật và duy trì cơ sở dữ liệu phục vụ cho công tác
chứng thực hợp đồng, giao dịch, chứng thực bản sao của Phòng Tư pháp và Ủy ban
nhân dân cấp xã đóng trên địa bàn.
2. Trách nhiệm các Phòng Tư
pháp, Ủy ban nhân dân cấp xã
a) Thực hiện việc cập nhật
thông tin đã chứng thực vào cơ sở dữ liệu;
b) Chịu trách nhiệm về tính kịp
thời, đầy đủ và chính xác của thông tin hợp đồng, giao dịch và chứng thực sao y
nhập vào cơ sở dữ liệu.
3. Trong trường hợp cần xóa
thông tin đã cập nhật trên cơ sở dữ liệu phải có văn bản gửi Sở Tư pháp, trong
đó nêu rõ nội dung và lý do xóa để được xem xét, thực hiện theo quy định.
Điều 22. Trách
nhiệm của Hội Công chứng viên tỉnh, các tổ chức hành nghề công chứng và cá nhân
có liên quan
1. Trách nhiệm của Hội Công chứng
viên tỉnh
a) Phối hợp với Sở Tư pháp để
triển khai đồng bộ, kịp thời và hiệu quả cơ sở dữ liệu;
b) Kịp thời phát hiện, xử lý những
trường hợp Hội viên vi phạm Quy chế này và thông báo cho Sở Tư pháp để chấn chỉnh
và xử lý theo quy định.
2. Trách nhiệm của các tổ chức
hành nghề công chứng: Tất cả các tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh
phải tham gia vào cơ sở dữ liệu.
3. Trách nhiệm của Trưởng các tổ
chức hành nghề công chứng
a) Đề nghị Sở Tư pháp cấp, xóa
hoặc thay đổi tài khoản cho tổ chức hành nghề công chứng;
b) Chịu trách nhiệm về việc quản
lý, nhập thông tin về hợp đồng, giao dịch vào cơ sở dữ liệu; tra cứu, cập nhật
và sử dụng an toàn, hiệu quả cơ sở dữ liệu tại tổ chức hành nghề công chứng;
c) Quyết định và chịu trách nhiệm
về việc nhập, sửa chữa thông tin vào cơ sở dữ liệu của tổ chức mình theo quy định
của Quy chế này. Chịu trách nhiệm về tính kịp thời, đầy đủ và chính xác của
thông tin hợp đồng, giao dịch đã công chứng để nhập vào cơ sở dữ liệu. Trong
trường hợp cần xóa thông tin đã cập nhật trên cơ sở dữ liệu phải có báo cáo cụ
thể về Sở Tư pháp đối với nội dung thông tin cần xóa và lý do xóa thông tin để
được xem xét, thực hiện theo quy định;
d) Đảm bảo điều kiện (trang thiết
bị, mạng nội bộ và các điều kiện khác) cho việc vận hành cơ sở dữ liệu tại đơn
vị mình;
đ) Kịp thời thông tin cho Sở Tư
pháp các vấn đề phát sinh trong khi sử dụng cơ sở dữ liệu, tích cực phối hợp với
Sở Tư pháp để khắc phục các vấn đề liên quan đến cơ sở dữ liệu;
e) Chịu trách nhiệm bảo quản, bảo
mật đối với mật khẩu và tên đăng nhập truy cập cơ sở dữ liệu đã được cung cấp;
thông báo ngay cho Sở Tư pháp nếu để lộ, mất mật khẩu, tên đăng nhập;
g) Đóng chi phí liên quan đến
việc xây dựng, khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu; các chi phí liên quan đến quản
trị, đường tuyền, duy trì, vận hành, bảo trì, bảo dưỡng, nâng cấp phần mềm cơ sở
dữ liệu và chi phí hợp lý khác (nếu có). Đối với các tổ chức hành nghề công chứng
mới thành lập phải đăng ký tham gia và mua tài khoản vào hệ thống cơ sở dữ liệu
ngay sau khi được cấp Giấy đăng ký hoạt động;
h) Cử công chứng viên, nhân
viên tham gia đầy đủ các khóa đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn kỹ năng khai thác, sử
dụng cơ sở dữ liệu;
i) Trước khi ký các hợp đồng,
giao dịch liên quan đến tài sản, phải tra cứu các thông tin ngăn chặn, thông
tin giải tỏa ngăn chặn và thông tin về hợp đồng, giao dịch đã công chứng trong
cơ sở dữ liệu;
k) Các quyền và nghĩa vụ khác
theo quy định của pháp luật.
4. Trách nhiệm của viên chức,
công chứng viên và nhân viên của tổ chức hành nghề công chứng
a) Nhập thông tin, sửa và xóa
các thông tin trên cơ sở dữ liệu theo sự phân công của Trưởng tổ chức hành nghề
công chứng;
b) Chịu trách nhiệm trước Trưởng
tổ chức hành nghề công chứng về việc nhập, sửa và xóa các thông tin do mình nhập
vào cơ sở dữ liệu theo quy định của Quy chế này;
c) Tra cứu thông tin ngăn chặn
và thông tin về hợp đồng, giao dịch đã công chứng, chứng thực trong cơ sở dữ liệu
để cung cấp kết quả cho Trưởng tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên và
các cơ quan, tổ chức có thẩm quyền khi được yêu cầu; chịu trách nhiệm về kết quả
tra cứu đã cung cấp;
d) Tham dự đầy đủ các khóa đào
tạo, bồi dưỡng, tập huấn kỹ năng khai thác, sử dụng cơ sở dữ liệu khi được phân
công.
Chương IV
TRÁCH NHIỆM CƠ QUAN, TỔ
CHỨC, CÁ NHÂN SỬ DỤNG TÀI KHOẢN
Điều 23. Quy
định về mật khẩu của tài khoản thông tin
1. Mật khẩu sử dụng phải có độ
dài tối thiểu 8 ký tự, gồm 4 loại ký tự sau: chữ cái viết hoa (A - Z), chữ cái
viết thường (a - z), số (0 - 9) và ký tự đặc biệt (!, @, #, $, %, &…).
2. Quy định về bảo mật và thay
đổi mật khẩu
a) Mật khẩu phải được giữ bí mật;
b) Mật khẩu phải được đổi ngay sau
khi tài khoản được bàn giao giữa các cá nhân hoặc đơn vị hoặc khi nghi ngờ bị lộ;
c) Mật khẩu phải được thay đổi
ít nhất một lần trong thời gian 06 tháng.
Điều 24.
Trách nhiệm của các cá nhân được cấp tài khoản
1. Trách nhiệm về sử dụng tài
khoản: Các cơ quan, tổ chức, cá nhân được cấp hoặc giao tài khoản phải chịu
trách nhiệm về các hành vi của tài khoản được ghi nhận trên thiết bị xử lý
thông tin, hệ thống thông tin và hệ thống giám sát an toàn an ninh mạng.
2. Bảo mật mật khẩu
a) Không cung cấp mật khẩu, làm
mất mật khẩu hoặc để lộ mật khẩu truy nhập hệ thống cho các cơ quan, tổ chức,
cá nhân khác;
b) Tuân thủ quy định tại Điều
23 của Quy chế này.
3. Quản lý tài khoản
a) Không truy cập tài khoản ở
các thiết bị sử dụng chung tại nơi công cộng;
b) Thực hiện quản lý và sử dụng
tài khoản theo các nội dung quy định tại Quy chế này và các quy định pháp luật
liên quan;
c) Không truy nhập vào tài khoản
của người khác và không để người khác sử dụng tài khoản của mình.
Điều 25. Nguyên
tắc sử dụng tài khoản đảm bảo an toàn thông tin
1. Đối với máy tính được cơ
quan, tổ chức trang bị có kết nối với cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực phải
sử dụng hệ điều hành được hỗ trợ bản vá lỗ hổng bảo mật; chỉ cài đặt phần mềm
phục vụ công việc và các phần mềm bảo đảm an toàn an ninh mạng do các cơ quan
chức năng về an toàn an ninh mạng cung cấp; cấu hình bảo đảm an toàn an ninh mạng
theo hướng dẫn của cơ quan có thẩm quyền.
2. Máy tính do người dùng tự
trang bị, khi kết nối vào mạng nội bộ hoặc chạy ứng dụng từ địa điểm bên ngoài
mạng nội bộ của Sở Tư pháp, phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện dưới đây:
a) Cài đặt đầy đủ các bản vá lỗ
hổng bảo mật của hệ điều hành; cài đặt phần mềm phòng diệt mã độc và cập nhật mẫu
nhận diện mã độc mới nhất;
b) Không cài đặt, sử dụng phần
mềm, công cụ có tính năng hoặc tạo rủi ro mất an toàn an ninh mạng (cấp phát địa
chỉ mạng, dò quét mật khẩu, dò quét cổng mạng, giả lập tấn công);
c) Khi kết nối vào mạng nội bộ
Sở Tư pháp, người dùng cần thực hiện: ngắt các kết nối vào các hệ thống mạng
khác (mạng không dây, mạng dữ liệu di động), không sử dụng máy tính như một điểm
phát sóng không dây;
d) Đảm bảo an toàn mật khẩu các
tài khoản thông tin mà người dùng được cấp.
3. Nếu phát hiện có dấu hiệu lộ
mật khẩu, thực hiện các việc sau
a) Đổi mật khẩu ngay tức thời;
quét mã độc trên các thiết bị của cá nhân đã từng được sử dụng để truy cập thư
điện tử công vụ hoặc các ứng dụng trước đó; cung cấp thông tin về sự việc, hiện
tượng cho bộ phận hỗ trợ kỹ thuật của cơ quan có thẩm quyền;
b) Sử dụng tài khoản định danh
cá nhân khi đăng nhập vào máy tính có kết nối vào mạng nội bộ.
c) Không lưu thông tin ngoài phạm
vi công việc và hoạt động của cơ quan trên ổ đĩa mạng. Chia sẻ thông tin trên ổ
đĩa mạng đúng phạm vi cần chia sẻ; xóa thông tin trên ổ đĩa mạng do bản thân tạo
ra sau khi thông tin hết giá trị sử dụng. Nếu nghi ngờ hoặc phát hiện tài khoản
thư điện tử công vụ nhận được là thư giả mạo có đính kèm tập tin lạ người dùng
chuyển tiếp thư này cho bộ phận hỗ trợ kỹ thuật của Sở Thông tin và Truyền
thông để áp dụng biện pháp ngăn chặn;
d) Không mở các địa chỉ trong nội
dung thư, mở tệp đính kèm hoặc thực hiện theo hướng dẫn của thư điện tử có địa
chỉ nhận không rõ nguồn gốc. Không mở thư điện tử công vụ và các phần mềm nội bộ
của Sở Tư pháp trên máy tính công cộng hoặc máy tính không đáp ứng các yêu cầu.
Không sử dụng địa chỉ thư điện tử công vụ để đăng ký sử dụng các ứng dụng, dịch
vụ ngoài phạm vi công việc. Mã hóa (đặt mật khẩu) các tệp tin có nội dung nhạy
cảm trước khi gửi qua thư điện tử và gửi mật khẩu cho người nhận bằng phương thức
khác;
đ) Bảo vệ thiết bị lưu trữ
ngoài, không để thất thoát thông tin, tài liệu của cơ quan. Mã hóa (đặt mật khẩu)
các tệp tin có nội dung nhạy cảm khi lưu trữ trên thiết bị lưu trữ ngoài và xóa
thông tin, tài liệu của cơ quan trên thiết bị lưu trữ ngoài sau khi hoàn thành
xử lý công việc cần sử dụng thiết bị lưu trữ ngoài;
e) Khóa máy tính (sử dụng tính
năng của hệ điều hành) khi rời khỏi nơi đặt máy tính; tắt máy tính khi rời khỏi
cơ quan.
Chương V
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 26. Xử
lý vi phạm
Tổ chức, cá nhân vi phạm quy định
tại Quy chế này thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý theo quy định
của pháp luật.
Điều 27. Điều
khoản thi hành
Giao Sở Tư pháp chủ trì, phối hợp
với các cơ quan, đơn vị có liên quan tổ chức triển khai thực hiện Quy chế này.
Trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc, Sở Tư pháp tổng hợp báo cáo Ủy ban
nhân dân tỉnh xem xét, quyết định./.