|
BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI
-------
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 1187/QĐ-BGTVT
|
Hà Nội, ngày 20 tháng 6 năm 2019
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN
HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ, KHAI THÁC VÀ XỬ LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ CỦA BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI
BỘ TRƯỞNG BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI
Căn cứ Luật giao dịch điện tử ngày 29
tháng 11 năm 2005;
Căn cứ Luật công nghệ thông tin ngày
29 tháng 6 năm 2006;
Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày
10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động
của cơ quan nhà nước;
Căn cứ Nghị định số 12/2017/NĐ-CP ngày
10 tháng 2 năm 2017 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ
cấu tổ chức của Bộ Giao thông vận tải;
Căn cứ Nghị định số 130/2018/NĐ-CP
ngày 27 tháng 9 năm 2018 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật giao dịch
điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số;
Căn cứ Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày
22 tháng 11 năm 2012 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ
sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan;
Căn cứ Thông tư số 41/2017/TT-BTTTT
ngày 19 tháng 12 năm 2017 của Bộ trưởng Bộ Thông tin Truyền thông ban hành Quy
định sử dụng chữ ký số cho văn bản điện tử trong Cơ quan nhà nước;
Cán cứ Thông tư số 01/2019/TT-BNV ngày
24 tháng 01 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định quy trình trao đổi, lưu
trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của Hệ
thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan,
tổ chức;
Căn cứ Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg
ngày 12 tháng 07 năm 2018 của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi, nhận văn bản điện
tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính Nhà nước;
Căn cứ vào Quy chế làm việc của Bộ
Giao thông vận tải ban hành kèm theo Quyết định số 685/QĐ-BGTVT ngày 14 tháng 3
năm 2017;
Xét đề nghị của Chánh Văn phòng Bộ,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban
hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý, khai thác và xử lý văn bản điện tử
của Bộ Giao thông vận tải.
Điều 2. Quyết
định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký. Bãi bỏ Mục 3
Điều 6 Chương II, Điều 19 Chương III và Điều 26 Chương V
(đã được sửa đổi, bổ sung bởi Điều 1 Quyết định số
802/QĐ-BGTVT ngày 23 tháng 4 năm 2018) của Quy chế công tác văn thư, sử dụng
văn bản điện tử và chữ ký số của Bộ GTVT ban hành kèm theo Quyết định
1640/QĐ-BGTVT ngày 06 tháng 6 năm 2017 của Bộ.
Điều 3. Chánh
Văn phòng Bộ, Chánh Thanh tra Bộ, các Vụ trưởng, Tổng cục trưởng Tổng cục Đường
bộ Việt Nam, Cục trưởng các Cục thuộc Bộ, Giám đốc Trung tâm Công nghệ thông
tin, Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp trực thuộc Bộ và cá nhân có
liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
Nơi nhận:
-
Như Điều 3;
- Văn phòng Chính phủ;
- Bộ Nội vụ;
- Các Thứ trưởng;
- Đảng ủy Bộ GTVT;
- Công đoàn GTVTVN;
- Đoàn TNCSHCM Bộ GTVT;
- VP UBATGTQG;
- Văn phòng Quỹ BTĐB trung ương;
- Cổng thông tin điện tử Bộ GTVT;
- Lưu: VT, VP(Giang).
|
BỘ TRƯỞNG
Nguyễn Văn Thể
|
QUY CHẾ
QUẢN
LÝ, KHAI THÁC VÀ XỬ LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ CỦA BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI
(Ban hành kèm theo Quyết định số 1187/QĐ-BGTVT ngày 20 tháng 6 năm 2019 của
Bộ trưởng Bộ Giao thông vận tải)
Chương I
NHỮNG
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm
vi điều chỉnh
Quy chế này quy định về quản lý, khai
thác và xử lý văn bản điện tử của Bộ Giao thông vận tải (không áp dụng đối với
văn bản có nội dung thuộc bí mật nhà nước theo quy định của pháp luật).
Điều 2. Đối
tượng áp dụng
1. Các Vụ, Thanh tra Bộ, Văn phòng Bộ;
Tổng cục Đường bộ Việt Nam, các Cục trực thuộc Bộ, và các cơ quan, đơn vị,
doanh nghiệp trực thuộc Bộ Giao thông vận tải.
2. Cán bộ, công chức, viên chức thuộc
các cơ quan, tổ chức quy định tại Khoản 1 Điều này.
3. Khuyến khích các cơ quan, tổ chức
không thuộc Khoản 1 Điều này và cá nhân áp dụng các quy định tại Quy chế này.
Điều 3. Giải
thích từ ngữ
Trong Quy chế này, các từ ngữ dưới đây
được hiểu như sau:
1. Văn bản điện tử là văn bản dưới dạng
thông điệp dữ liệu, theo thể thức định dạng do cơ quan nhà nước có thẩm quyền
quy định, được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy.
2. Hệ thống quản lý văn bản điện tử là
Hệ thống phần mềm quản lý văn bản và điều hành có chức năng quản lý hồ sơ điện
tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức (sau đây gọi chung
là Hệ thống).
3. Gửi, nhận văn bản điện tử là việc
cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước gửi, nhận văn bản điện tử qua các hệ
thống quản lý văn bản và điều hành được kết nối, liên thông với nhau bằng các
giải pháp kỹ thuật, công nghệ.
4. Bên gửi là cơ quan trong hệ thống
hành chính nhà nước phát hành văn bản điện tử.
5. Bên nhận là cơ quan trong hệ thống
hành chính nhà nước tiếp nhận văn bản điện tử.
6. Quản lý văn bản và hồ sơ điện tử là
việc kiểm soát mọi tác động vào văn bản, hồ sơ điện tử trong suốt vòng đời của
văn bản và hồ sơ điện tử, bao gồm: tạo lập, chuyển giao, giải quyết, bảo quản,
lưu trữ, sử dụng, loại hủy văn bản và hồ sơ điện tử.
7. Chữ ký số của cơ quan, tổ chức là
chữ ký số được tạo lập bởi khóa bí mật tương ứng với chứng thư số cấp cho cơ
quan, tổ chức theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
8. Chữ ký số của người có thẩm quyền
là chữ ký số được tạo lập bởi khóa bí mật tương ứng với chứng thư số cấp cho
người có thẩm quyền theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
9. Trục liên thông văn bản Bộ Giao
thông vận tải là giải pháp kỹ thuật, công nghệ được triển khai từ Văn phòng Bộ
Giao thông vận tải tới các cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ để kết nối, liên thông
gửi, nhận văn bản điện tử.
Điều 4. Loại văn bản
điện tử sử dụng trong Hệ thống
Căn cứ điều kiện công việc thực tế và
khả năng đáp ứng của hạ tầng kỹ thuật công nghệ, Văn phòng Bộ trình Bộ trưởng
ban hành danh mục văn bản điện tử được sử dụng trong hệ thống văn bản điện tử của
Bộ Giao thông vận tải (không gửi kèm bản giấy) giữa Bộ Giao thông vận tải với
Văn phòng Chính phủ, các Bộ, ngành và UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung
ương; giữa Bộ và các cơ quan, đơn vị trực thuộc Bộ.
Điều 5. Quy định về gửi,
nhận văn bản điện tử
1. Văn bản điện tử (trừ văn bản có nội
dung thuộc bí mật nhà nước theo quy định của pháp luật) được gửi qua Trục liên
thông văn bản của Bộ Giao thông vận tải hoặc qua phần mềm Quản lý văn bản và điều
hành SDOC.
2. Đơn vị nhận văn bản điện tử phải thực
hiện theo đúng Điều 7 của Quy chế này.
Chương II
QUẢN
LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ ĐẾN
Điều 6. Nguyên tắc và
yêu cầu quản lý văn bản điện tử đến
1. Tất cả văn bản điện tử đến cơ quan,
tổ chức qua Trục liên thông văn bản Quốc gia, Trục liên thông văn bản Bộ Giao
thông vận tải, Email... phải được đăng ký vào Hệ thống.
2. Số đến của một văn bản điện tử đến
là duy nhất trong hệ thống quản lý văn bản đến của cơ quan, tổ chức.
3. Xác nhận văn bản điện tử đến đúng địa
chỉ.
4. Xác định đúng chức năng, nhiệm vụ
và thẩm quyền giải quyết văn bản điện tử đến của cơ quan, tổ chức tiếp nhận văn
bản.
5. Giải quyết văn bản đến kịp thời,
đúng thời hạn quy định.
Điều 7. Tiếp nhận văn
bản điện tử đến
1. Văn thư cơ quan kiểm tra chữ ký số
theo quy định sử dụng chữ ký số cho văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước tại
Thông tư số 41/2017/TT-BTTTT ngày 19 tháng 12 năm 2017 của Bộ trưởng Bộ Thông
tin và Truyền thông và tiếp nhận văn bản. Trường hợp chữ ký số không hợp lệ,
Bên nhận không tiếp nhận văn bản và thông báo cho Bên gửi để thu hồi văn bản điện
tử.
2. Thông báo đã nhận văn bản
Sau khi tiếp nhận, cơ quan, tổ chức nhận
được văn bản điện tử xử lý và phản hồi trạng thái xử lý văn bản điện tử trên hệ
thống quản lý văn bản và điều hành.
Trường hợp nhận được thông báo thu hồi
văn bản điện tử, Bên nhận được văn bản điện tử có trách nhiệm hủy bỏ văn bản điện
tử được thu hồi đó trên hệ thống quản lý văn bản và điều hành, đồng thời thông
báo việc đã xử lý văn bản điện tử được thu hồi thông qua hệ thống quản lý văn bản
và điều hành để Bên gửi văn bản điện tử biết.
3. Đăng ký văn bản điện tử đến
a) Trường hợp Bên gửi hoặc Bên nhận
chưa đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về kết nối, liên thông trong việc gửi, nhận văn
bản điện tử qua Trục liên thông văn bản, văn thư cơ quan kiểm tra, cập nhật vào
Hệ thống các Trường thông tin số 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 12, 13, 14, 15, 16 Phụ lục I của Quy chế này;
b) Cấp số đến và cập nhật vào hệ thống
văn bản điện tử được tiếp nhận.
Điều 8. Trình, chuyển
giao văn bản điện tử đến trong Hệ thống
1. Văn thư cơ quan có trách nhiệm
trình, chuyển giao văn bản điện tử đến người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người
được cơ quan, tổ chức giao trách nhiệm phân phối, chỉ đạo giải quyết văn bản (sau
đây gọi là người có thẩm quyền). Trường hợp văn bản hỏa tốc đến ngoài giờ, người
có thẩm quyền trực tiếp chỉ đạo giải quyết hoặc xử lý văn bản mà không phải qua
bộ phận văn thư.
2. Người có thẩm quyền cho ý kiến phân
phối, chỉ đạo giải quyết văn bản điện tử đến; cập nhật vào Hệ thống các Trường
thông tin số 17, 18, 19 Phụ lục I của Quy chế này.
Đối với văn bản đến liên quan đến nhiều đơn vị, cá nhân, người có thẩm quyền phải
xác định rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, đơn vị hoặc cá nhân phối hợp, thời hạn
giải quyết văn bản và ý kiến chỉ đạo nội dung giải quyết.
Điều 9. Giải quyết
văn bản điện tử đến trong Hệ thống
1. Khi nhận được văn bản điện tử đến
trong Hệ thống, đơn vị, cá nhân được giao chủ trì có trách nhiệm tổ chức giải
quyết.
2. Cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết
văn bản điện tử có trách nhiệm tạo lập hồ sơ, xác định số và ký hiệu hồ sơ cho
văn bản điện tử đến theo Danh mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức; cập nhật vào Hệ
thống Trường thông tin số 2.3 Phụ lục I của Quy chế
này.
3. Lưu đồ xử lý văn bản điện tử đến
trong Hệ thống được quy định chi tiết tại Phụ lục IV
của Quy chế này.
Chương III
QUẢN
LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ ĐI
Điều 10. Nguyên tắc
và yêu cầu quản lý văn bản điện tử đi
1. Tất cả văn bản điện tử đi của cơ
quan, tổ chức phải được đăng ký vào Hệ thống.
2. Số của một văn bản điện tử đi là
duy nhất trong hệ thống quản lý văn bản đi của cơ quan, tổ chức.
3. Xác nhận văn bản điện tử đi được gửi
đến đúng địa chỉ của cơ quan, tổ chức, cá nhân có chức năng và thẩm quyền giải
quyết.
4. Bảo đảm văn bản điện tử được chuyển
giao toàn vẹn, an toàn trong môi trường mạng.
5. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn
bản điện tử thực hiện theo quy định tại Nghị định số 34/2016/NĐ-CP ngày 14
tháng 5 năm 2016 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi
hành Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật và Thông tư số 01/2011/TT-BNV
ngày 19 tháng 1 năm 2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản hành chính.
6. Thể thức về chữ ký số của người có
thẩm quyền ký ban hành văn bản và chữ ký số của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
quy định tại Điều 12 và Điều 13 Thông tư 01/2019/TT-BNV ngày
24 tháng 1 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về quy định quy trình trao đổi, lưu
trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của Hệ
thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan,
tổ chức.
Điều 11. Các hình thức
tạo lập văn bản điện tử
1. Văn bản điện tử được tạo lập trực
tiếp bằng phần mềm máy tính như Microsoft Word (.doc, .docx, Excel (.xls, .xlsx),
PowerPoint (.ppt, .pptx), Portable Document Format (.pdf)... và được ký chữ ký
số theo quy định tại Điều 12 và Điều 13 Thông tư số
01/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ Nội vụ.
2. Văn bản điện tử được tạo lập từ văn
bản giấy (bản cứng) bằng cách quét (scan), chuyển vào máy tính dưới dạng file ảnh
và được ký chữ ký số theo quy định tại mục 2 Điều 6 Thông tư số
01/2019/TT-BNV ngày 24 tháng 01 năm 2019 của Bộ Nội vụ.
Điều 12. Soạn thảo,
kiểm tra nội dung văn bản điện tử
1. Cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo
văn bản điện tử:
Dự thảo văn bản, cập nhật các Trường
thông tin số 4, 9, 10, 12, 15, 17 Phụ lục II của Quy
chế này; đưa dự thảo văn bản vào Hệ thống; dự kiến mức độ “khẩn” (nếu có); xin
ý kiến đóng góp; tiếp thu và hoàn thiện dự thảo; lập phiếu trình điện tử giải
quyết công việc trình lãnh đạo đơn vị.
2. Lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo
văn bản xem xét, cho ý kiến và chịu trách nhiệm về nội dung dự thảo, ký số vào
phiếu trình điện tử giải quyết công việc, chuyển dự thảo đến người có thẩm quyền
ký ban hành văn bản; trường hợp chưa đồng ý về nội dung thì trả lại dự thảo cho
chuyên viên soạn thảo văn bản chỉnh sửa.
3. Người có thẩm quyền xem xét, cho ý
kiến vào văn bản điện tử, trả lại dự thảo văn bản cho đơn vị chủ trì soạn thảo
văn bản trong trường hợp chưa đồng ý về nội dung để chỉnh sửa; nếu không còn ý
kiến thì ký phiếu trình điện tử giải quyết công việc và ký ban hành văn bản.
Điều 13. Ban hành và
phát hành văn bản điện tử
1. Văn thư cơ quan hoặc phòng ban được
giao nhiệm vụ soát xét thể thức văn bản kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày
văn bản; nếu phát hiện sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải
quyết; cập nhật các Trường thông tin số 5, 7, 8, 11, 14.1 Phụ lục II của Quy chế này.
2. Văn thư cơ quan ký chữ ký số của cơ
quan, tổ chức theo quy định tại mục 6 Điều 10 của Quy chế này và phát hành văn
bản điện tử. Trường hợp cơ quan, tổ chức nhận văn bản chưa đáp ứng hạ tầng kỹ
thuật công nghệ để nhận văn bản điện tử, văn thư in bản điện tử có chữ ký số của
người có thẩm quyền ký, đóng dấu cơ quan và phát hành.
3. Lưu đồ xử lý văn bản điện tử đi
trong Hệ thống được quy định chi tiết tại Phụ lục V,
mẫu Phiếu trình điện tử giải quyết công việc quy định chi tiết tại Phụ lục VI của Quy chế này.
Chương III
LẬP
VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ ĐIỆN TỬ VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN
Điều 14. Yêu cầu tạo
lập hồ sơ điện tử
1. Bảo đảm yêu cầu chung của việc lập
và quản lý hồ sơ
2. Bảo đảm tính xác thực của văn bản,
tài liệu trong hồ sơ.
3. Được bảo đảm an toàn trong Hệ thống.
Điều 15. Tạo lập hồ
sơ điện tử
1. Căn cứ vào Danh mục hồ sơ, cá nhân
được giao nhiệm vụ giải quyết công việc xác định số và ký hiệu hồ sơ cho văn bản
đi, văn bản đến và các tài liệu liên quan khác như: ý kiến chỉ đạo, ý kiến đóng
góp, báo cáo giải trình và các nội dung khác liên quan trong quá trình giải quyết
công việc; cập nhật vào Hệ thống Trường thông tin số 2.3 Phụ lục I và Trường thông tin số 2.3 Phụ lục II của Quy chế này. Trường hợp phát sinh hồ
sơ không có trong Danh mục hồ sơ đã ban hành, cá nhân được giao nhiệm vụ giải
quyết công việc cập nhật bổ sung hồ sơ vào Danh mục hồ sơ trong Hệ thống sau
khi được phê duyệt.
2. Cá nhân được giao nhiệm vụ lập hồ
sơ có trách nhiệm cập nhật vào Hệ thống các Trường thông tin số 1.3, 2, 3, 4,
5, 6, 7 Phụ lục III của Quy chế này.
3. Mã hồ sơ gồm:
a) Mã định danh của cơ quan, tổ chức lập
danh mục hồ sơ
Mã định danh của cơ quan, tổ chức quy
định tại Quyết định 1561/QĐ-BGTVT ngày 18 tháng 7 năm 2018 ban hành danh mục Mã
định danh phục vụ kết nối, trao đổi văn bản điện tử thông qua hệ thống quản lý
văn bản và điều hành. Mã định danh của cơ quan, tổ chức được mặc định trong Hệ
thống.
b) Năm hình thành hồ sơ
c) Số và ký hiệu hồ sơ
Năm hình thành hồ sơ, số và ký hiệu hồ
sơ được xác định theo Danh mục hồ sơ. Các thành phần của mã hồ sơ được phân định
bằng dấu chấm.
4. Khi công việc hoàn thành, cá nhân
được giao nhiệm vụ giải quyết công việc có trách nhiệm rà soát lại toàn bộ văn
bản, tài liệu có trong hồ sơ, hoàn thiện, kết thúc hồ sơ và cập nhật vào Hệ thống
các Trường thông tin số 8, 11 Phụ lục III của Quy
chế này.
Điều 16. Nộp lưu và
quản lý hồ sơ điện tử tại Lưu trữ cơ quan
1. Việc nộp lưu, quản lý hồ sơ điện tử
tại Lưu trữ cơ quan và hủy tài liệu điện tử hết giá trị được thực hiện theo quy
định tại Chương II Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của
Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ.
2. Cá nhân được giao nhiệm vụ giải quyết
công việc căn cứ vào Danh mục hồ sơ của cơ quan, có trách nhiệm nộp lưu tài liệu
điện tử và các tài liệu định dạng khác nếu có vào Lưu trữ cơ quan.
3. Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm kiểm
tra, tiếp nhận hồ sơ, đưa hồ sơ về chế độ quản lý “Hồ sơ lưu trữ điện tử” trong
Hệ thống. Ngoài bản lưu điện tử, văn thư in 01 bản giấy có chữ ký số của người
có thẩm quyền ký ban hành, đóng dấu của cơ quan, tổ chức để lưu.
Chương IV
TỔ
CHỨC THỰC HIỆN
Điều 17. Trách nhiệm
của Văn phòng Bộ
1. Tổ chức quản lý chứng thư số để tạo
chữ ký số của Bộ Giao thông vận tải và Văn phòng Bộ.
2. Triển khai việc gửi/nhận và xử lý
văn bản điện tử của Bộ Giao thông vận tải theo Quy chế này.
3. Văn phòng Bộ kiểm tra, giám sát,
đôn đốc việc gửi/nhận/xử lý văn bản và quản lý văn bản điện tử tại các cơ quan,
đơn vị trực thuộc Bộ.
4. Tổng hợp, tham mưu giúp Lãnh đạo Bộ
báo cáo Thủ tướng Chính phủ và các Bộ, ngành liên quan về quản lý, gửi/nhận và
sử dụng văn bản điện tử theo quy định.
5. Đề xuất sửa đổi, bổ sung Quy chế
này cho phù hợp với tình hình thực tế và yêu cầu của Thủ tướng Chính phủ về quản
lý và sử dụng văn bản điện tử trong từng thời kỳ.
Điều 18. Trách nhiệm
của Trung tâm Công nghệ thông tin
1. Cài đặt các phần mềm liên quan, hướng
dẫn và hỗ trợ cán bộ, công chức cơ quan Bộ trong việc xử lý văn bản điện tử.
2. Phối hợp với Văn phòng Bộ xây dựng
Trục liên thông văn bản của Bộ Giao thông vận tải để phục vụ cho việc gửi/nhận
văn bản điện tử và xử lý công việc trên môi trường mạng.
Điều 19. Trách nhiệm
của Tổng cục Đường bộ Việt Nam, các Cục thuộc Bộ và các cơ quan, đơn vị, doanh
nghiệp trực thuộc Bộ.
1. Triển khai việc gửi/nhận, sử dụng
và quản lý văn bản điện tử theo quy định tại Quy chế này tại đơn vị và các đơn
vị cấp 3 trực thuộc.
2. Ban hành Quy chế về quản lý và sử dụng
văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan mình.
PHỤ
LỤC I
THÔNG
TIN ĐẦU VÀO CỦA DỮ LIỆU QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN
(Kèm theo Quyết định 1187/QĐ-BGTVT ngày 20 tháng 6 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ
Giao thông vận tải)
|
STT
|
Trường
thông tin
|
Tên (viết tắt
tiếng Anh)
|
Kiểu dữ liệu
|
Độ dài
|
|
1
|
Mã định danh văn bản
|
DocCode
|
String
|
25
|
|
2
|
Mã hồ sơ
|
FileCode
|
String
|
40
|
|
2.1
|
Mã định danh của cơ quan, tổ chức lập
danh mục hồ sơ
|
Organld
|
String
|
13
|
|
2.2
|
Năm hình thành hồ sơ
|
FileCatalog
|
Number
|
4
|
|
2.3
|
Số và ký hiệu hồ sơ
|
FileNotation
|
String
|
20
|
|
3
|
Số thứ tự văn bản trong hồ sơ
|
DocOrdinal
|
Number
|
3
|
|
4
|
Lên loại văn bản
|
TypeName
|
String
|
100
|
|
5
|
Số của văn bản
|
CodeNumber
|
String
|
11
|
|
6
|
Ký hiệu của văn bản
|
CodeNotation
|
String
|
30
|
|
7
|
Ngày, tháng, năm văn bản
|
IssuedDate
|
Date
|
10
|
|
8
|
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
|
OrganName
|
String
|
200
|
|
9
|
Trích yếu nội dung
|
Subject
|
String
|
500
|
|
10
|
Ngôn ngữ
|
Language
|
String
|
30
|
|
11
|
Số trang của văn bản
|
PageAmount
|
Number
|
3
|
|
12
|
Ghi chú
|
Description
|
String
|
500
|
|
13
|
Ngày, tháng, năm đến
|
ArrivalDate
|
Date
|
10
|
|
14
|
Số đến
|
ArrivalNumber
|
Number
|
10
|
|
15
|
Chức vụ, họ tên người ký
|
SignerInfo
|
|
|
|
15.1
|
Chức vụ của người ký văn bản
|
Position
|
String
|
100
|
|
15.2
|
Họ và tên người ký văn bản
|
FullName
|
String
|
50
|
|
16
|
Mức độ khẩn
|
Priority
|
Number
|
1
|
|
17
|
Đơn vị hoặc người nhận
|
ToPlaces
|
String
|
1000
|
|
18
|
Ý kiến phân phối, chỉ đạo, trạng
thái xử lý văn bản
|
TraceHeaderList
|
LongText
|
|
|
19
|
Thời hạn giải quyết
|
DueDate
|
Date
|
10
|
PHỤ
LỤC II
THÔNG
TIN ĐẦU VÀO CỦA DỮ LIỆU QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI
(Kèm theo Quyết định 1187/QĐ-BGTVT ngày 20 tháng 6 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ
Giao thông vận tải)
|
STT
|
Trường
thông tin
|
Tên (viết tắt
tiếng Anh)
|
Kiểu dữ liệu
|
Độ dài
|
|
1
|
Mã định danh văn bản
|
DocCode
|
String
|
25
|
|
2
|
Mã hồ sơ
|
FileCode
|
|
|
|
2.1
|
Mã định danh của cơ quan, tổ chức lập
danh mục hồ sơ
|
OrganId
|
String
|
13
|
|
2.2
|
Năm hình thành hồ sơ
|
FileCatalog
|
Number
|
4
|
|
2.3
|
Số và ký hiệu hồ sơ
|
FileNotation
|
String
|
20
|
|
3
|
Số thứ tự văn bản trong hồ sơ
|
DocOrdinal
|
Number
|
3
|
|
4
|
Tên loại văn bản
|
TypeName
|
String
|
100
|
|
5
|
Số của văn bản
|
CodeNumber
|
String
|
11
|
|
6
|
Ký hiệu của văn bản
|
CodeNotation
|
String
|
30
|
|
7
|
Ngày, tháng, năm văn bản
|
IssuedDate
|
Date
|
10
|
|
8
|
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
|
OrganName
|
String
|
200
|
|
9
|
Trích yếu nội dung
|
Subject
|
String
|
500
|
|
10
|
Ngôn ngữ
|
Language
|
String
|
30
|
|
11
|
Số trang của văn bản
|
PageAmount
|
Number
|
3
|
|
12
|
Ghi chú
|
Description
|
String
|
500
|
|
13
|
Chức vụ, họ tên người ký
|
Signerlnfo
|
|
|
|
13.1
|
Chức vụ của người ký văn bản
|
Position
|
String
|
100
|
|
13.2
|
Họ và tên người ký văn bản
|
FullName
|
String
|
50
|
|
14
|
Nơi nhận
|
To
|
|
|
|
14.1
|
Mã định danh của cơ quan, tổ chức nhận
văn bản
|
Organld
|
String
|
13
|
|
14.2
|
Tên cơ quan, tổ chức nhận văn bản
|
OrganName
|
String
|
200
|
|
15
|
Mức độ khẩn
|
Priority
|
Number
|
1
|
|
16
|
Số lượng bản phát hành
|
Issued Amount
|
Number
|
3
|
|
17
|
Hạn trả lời văn bản
|
DueDate
|
Date
|
10
|
PHỤ
LỤC III
THÔNG
TIN ĐẦU VÀO CỦA DỮ LIỆU QUẢN LÝ HỒ SƠ
(Kèm theo Quyết định 1187/QĐ-BGTVT ngày 20 tháng 6 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ
Giao thông vận tải)
|
STT
|
Trường thông tin
|
Tên (viết tắt
tiếng Anh)
|
Kiểu dữ liệu
|
Độ dài
|
|
1
|
Mã hồ sơ
|
FileCode
|
|
|
|
1.1
|
Mã định danh của cơ quan, tổ chức lập
danh mục hồ sơ
|
Organld
|
String
|
13
|
|
1.2
|
Năm hình thành hồ sơ
|
FileCatalog
|
Number
|
4
|
|
1.3
|
Số và ký hiệu hồ sơ
|
FileNotation
|
String
|
20
|
|
2
|
Tiêu đê hồ sơ
|
Title
|
String
|
500
|
|
3
|
Thời hạn bảo quản
|
Maintenance
|
String
|
30
|
|
4
|
Chế độ sử dụng
|
Rights
|
String
|
30
|
|
5
|
Người lập hồ sơ
|
Creator
|
String
|
30
|
|
6
|
Ngôn ngữ
|
Language
|
String
|
50
|
|
7
|
Thời gian bắt đầu
|
StartDate
|
Date
|
10
|
|
8
|
Thời gian kết thúc
|
EndDate
|
Date
|
10
|
|
9
|
Tổng số văn bản trong hồ sơ
|
DocTotal
|
Number
|
4
|
|
10
|
Tổng số trang của hồ sơ
|
PageTotal
|
Number
|
4
|
|
11
|
Ghi chú
|
Description
|
String
|
500
|
PHỤ
LỤC IV
LƯU
ĐỒ QUY TRÌNH XỬ LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ ĐẾN
(Kèm theo Quyết định 1187/QĐ-BGTVT ngày 20 tháng 6 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ
Giao thông vận tải)
PHỤ
LỤC VI
MẪU
PHIẾU TRÌNH ĐIỆN TỬ GIẢI QUYẾT CÔNG VIỆC
(Kèm theo Quyết định 1187/QĐ-BGTVT ngày 20 tháng 6 năm 2019 của Bộ trưởng Bộ
Giao thông vận tải)
|
BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI
-------
|
Hà Nội,
ngày tháng năm 20
|
|
Số trình ký: /BGTVT-…(1)……
|
PHIẾU TRÌNH
GIẢI QUYẾT CÔNG VIỆC
Kính trình:…………………..(2)
1. Cơ quan chủ trì trình(3):
2. Cơ quan phối hợp(4):
3. Trích yếu nội dung trình(5):
4. Tóm tắt nội dung công việc(6):
5. Tóm tắt ý kiến của các cơ quan liên
quan (nếu có)(7):
6. Ý kiến của cơ quan chủ trì trình(8):
7. Văn bản, tài liệu kèm theo gồm(9):
8. Mức độ khẩn, mật(10):
- Mức độ khẩn: Hỏa tốc □ Khẩn
□ Thượng khẩn □
- Mức độ mật: Mật □ Tối
mật □ Tuyệt mật □
+ Căn cứ đề xuất ban hành văn bản “mật”:
9. Chữ ký của công chức, viên chức,
lãnh đạo cơ quan chủ trì trình(11):
|
Họ tên cá
nhân soạn thảo văn bản
|
TRƯỞNG
PHÒNG HOẶC
PHÓ
TRƯỞNG PHÒNG(12)
(chữ ký)
Nguyễn Văn
B
|
VỤ (CỤC)
TRƯỞNG hoặc
PHÓ
VỤ (CỤC) TRƯỞNG
(chữ ký)
Nguyễn Văn
A
|
Ỷ kiến giải
quyết của……….. (13)
Ghi chú:
1) Ghi tắt tên
cơ quan chủ trì trình.
2) Ghi rõ chức
danh, họ và tên của lãnh đạo Bộ GTVT giải quyết công việc.
3) Ghi rõ tên
cơ quan tham mưu chủ trì trình.
4) Ghi đầy đủ
các cơ quan phối hợp.
5) Ghi trích yếu
nội dung văn bản trình.
6) Ghi tóm tắt
nội dung công việc.
7) Ghi tóm tắt
ý kiến của các cơ quan, đơn vị góp ý.
8) Phần này thể
hiện rõ các nội dung sau:
a) Giải trình tiếp thu ý kiến; quan điểm
xử lý của cơ quan chủ trì trình:
- Về thẩm quyền giải quyết văn bản;
- Về tính hợp hiến, hợp pháp hoặc cơ sở
pháp lý của vấn đề xử lý;
- Về mối liên hệ với ý kiến chỉ đạo
trước đây về cùng một vấn đề;
- Dự kiến cơ quan thực hiện, thời hạn
hoàn thành và đơn vị theo dõi thực hiện nhiệm vụ do lãnh đạo Bộ GTVT giao;
- Các nội dung khác (nếu có).
b) Để xuất, kiến nghị giải quyết công
việc
- Đề xuất, kiến nghị cụ thể, rõ ràng;
- Nếu không thống nhất với ý kiến của
các cơ quan liên quan, lãnh đạo cơ quan chủ trì trình ghi ý kiến của mình để
trình lãnh đạo Bộ GTVT xem xét, quyết định.
9) Ghi đầy đủ số,
ký hiệu, ngày tháng năm, cơ quan ban hành các văn bản, tài liệu kèm theo.
10) Tích dấu X
vào các ô tương ứng khi xác định mức độ khẩn, mật.
11) Chữ ký lãnh
đạo phòng, lãnh đạo cơ quan chủ trì trình.
(12) Trường hợp
đơn vị có cấp phòng (Thanh tra Bộ, Văn phòng Bộ).
(13) Nếu trình Bộ
trưởng thì ghi là “Ý kiến giải quyết của Bộ trưởng”, trình Thứ trưởng thì ghi
“Ý kiến giải quyết của Thứ trưởng”