|
BỘ NỘI VỤ
--------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
----------------
|
|
Số: 02/CT-BNV
|
Hà Nội, ngày 11
tháng 09 năm 2012
|
CHỈ THỊ
VỀ
VIỆC TĂNG CƯỜNG SỬ DỤNG VĂN BẢN ĐIỆN TỬ TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA BỘ NỘI VỤ
Thực hiện Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng
4 năm 2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ
quan nhà nước và các chương trình, kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin trong
hoạt động của Bộ Nội vụ, trong thời gian qua các đơn vị, tổ chức thuộc và trực
thuộc Bộ đã tích cực ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý, điều
hành, trao đổi văn bản, tài liệu nhằm thúc đẩy cải cách hành chính, giảm thời
gian, chi phí, nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động và bước đầu đạt được kết
quả quan trọng. Tuy nhiên, so với yêu cầu đặt ra, các đơn vị, tổ chức thuộc và
trực thuộc Bộ vẫn chưa tận dụng được các điều kiện hiện có để tạo ra một môi
trường làm việc hiện đại, giảm giấy tờ, công khai, minh bạch, tiết kiệm thời
gian, chi phí.
Để khắc phục tình trạng này và triển khai Chỉ thị số
15/CT-TTg ngày 22 tháng 5 năm 2012 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường sử
dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước, nhằm tăng cường sử dụng
văn bản điện tử trong hoạt động của Bộ Nội vụ, tiến tới chủ yếu làm việc qua mạng
với văn bản điện tử, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động, tăng năng suất lao động,
thực hành tiết kiệm, giảm chi phí in ấn, photocopy,... giảm văn bản, giấy tờ
hành chính, Bộ trưởng Bộ Nội vụ chỉ thị:
1. Các đơn vị, tổ chức thuộc và trực
thuộc Bộ trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao có trách nhiệm:
a) Tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động
nội bộ của đơn vị, tổ chức.
- Các đơn vị, tổ chức phải sử dụng hệ thống thư điện
tử công vụ để trao đổi các loại văn bản sau đây trong nội bộ mỗi đơn vị, tổ chức:
+ Giấy mời họp; tài liệu phục vụ họp;
+ Văn bản để biết, để báo cáo;
+ Thông báo chung của cơ quan;
+ Tài liệu cần trao đổi trong quá trình xử lý công
việc (Dự thảo văn bản xin ý kiến nội bộ, văn bản góp ý, bảng biểu thống
kê,...).
- Sử dụng chức năng quản lý văn bản đi, đến và hồ
sơ công việc được tích hợp trong phần mềm quản lý văn bản (phần mềm eOffice hoặc
phần mềm tương đương) để trao đổi thông tin sau:
+ Thông tin chỉ đạo, điều hành của Lãnh đạo;
+ Lịch công tác cơ quan;
+ Các chương trình, kế hoạch của cơ quan;
+ Quy chế dân chủ;
+ Văn bản đi, đến (trừ những văn bản mật, tối mật,
tuyệt mật).
- Từng bước xử lý Hồ sơ công việc trên mạng;
- Sử dụng phối hợp giữa hệ thống thư điện tử
(Email) với hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc đảm bảo tính hiệu quả,
thuận tiện;
- Số hóa các văn bản, tài liệu lưu trữ để phục vụ
tra cứu, tìm kiếm.
b) Tăng cường sử dụng văn bản điện tử trao đổi giữa
các đơn vị, tổ chức thuộc và trực thuộc Bộ với nhau, hoặc giữa các đơn vị, tổ
chức thuộc và trực thuộc Bộ với các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, cá nhân
khác:
- Sử dụng hiệu quả phần mềm quản lý văn bản hoặc
Email của đơn vị, tổ chức để gửi, nhận văn bản hành chính, tiến tới thay thế dần
văn bản giấy, trao đổi hồ sơ công việc và văn bản khác trên mạng giữa các đơn vị
trong và ngoài Bộ; khai thác triệt để các ứng dụng của phần mềm quản lý văn bản
và điều hành trên cơ sở sử dụng thư điện tử công vụ;
- Đưa dự thảo văn bản lấy ý kiến góp ý nội bộ lên
phần mềm quản lý văn bản, không gửi dự thảo văn bản xin ý kiến bằng giấy; trong
trường hợp phát hành văn bản giấy, các đơn vị, tổ chức phải gửi kèm theo văn bản
điện tử qua mạng;
- Các loại tài liệu, văn bản hành chính đã được xác
thực bằng chữ ký số và gửi qua mạng thì không phải gửi thêm văn bản giấy;
- Công khai địa chỉ thư điện tử hoặc hệ thống thông
tin dùng để gửi nhận văn bản điện tử của đơn vị, tổ chức trên Trang thông tin
điện tử của đơn vị, tổ chức;
- Sử dụng Trang/Cổng thông tin điện tử của Bộ Nội vụ
hoặc của các đơn vị, tổ chức trực thuộc Bộ để đăng tải các văn bản quy phạm
pháp luật và các loại thông tin khác theo quy định của Nghị định số
43/2011/NĐ-CP ngày 13 tháng 6 năm 2011 của Chính phủ về việc cung cấp thông tin
và dịch vụ công trực tuyến trên trang thông tin điện tử hoặc trên cổng thông
tin điện tử của cơ quan nhà nước, phục vụ việc tham khảo, sử dụng, lưu trữ trên
máy tính; đăng tải các dự thảo văn bản cần xin ý kiến rộng rãi các cơ quan, tổ
chức, cá nhân, hạn chế gửi văn bản giấy.
c) Đảm bảo các điều kiện sử dụng văn bản điện tử
trong hoạt động của đơn vị, tổ chức:
- Tận dụng ngay hạ tầng kỹ thuật và các phần mềm hiện
có, trước hết bao gồm mạng LAN, mạng diện rộng của Bộ Nội vụ, mạng truyền số liệu
dùng riêng của các cơ quan Đảng và Nhà nước, hệ thống thư điện tử, phần mềm quản
lý văn bản và hồ sơ công việc để quản lý, điều hành công việc; trao đổi các văn
bản điện tử qua mạng trong nội bộ và giữa các đơn vị, tổ chức thuộc và trực thuộc
Bộ;
- Khẩn trương ban hành mới hoặc chỉnh sửa các quy định
bắt buộc liên quan đến việc quản lý, điều hành công việc, trao đổi văn bản điện
tử qua mạng trong quy trình xử lý công việc của đơn vị, tổ chức;
- Hàng năm, tổ chức các lớp bồi dưỡng ngắn hạn nhằm
nâng cao kiến thức, kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin trong công việc cho
cán bộ, công chức, viên chức của các đơn vị, tổ chức thuộc và trực thuộc Bộ;
trước hết tập trung vào các nội dung nhằm tăng cường sử dụng văn bản điện tử; đẩy
mạnh công tác tuyên truyền, nâng cao nhận thức về sử dụng văn bản điện tử trong
công việc;
- Từng bước triển khai ứng dụng chữ ký số trong các
hệ thống thông tin theo nhu cầu thực tế nhằm thay thế dần việc bắt buộc gửi văn
bản giấy có chữ ký và dấu qua đường bưu điện bằng việc gửi văn bản điện tử có
chữ ký số qua mạng;
- Bảo đảm các hệ thống thông tin quản lý văn bản và
điều hành, lưu trữ đầy đủ các văn bản điện tử phục vụ xử lý, điều hành công việc,
chia sẻ và tra cứu thông tin qua mạng;
- Tuân thủ các tiêu chuẩn về ứng dụng công nghệ
thông tin trong hoạt động của các cơ quan nhà nước, các quy định về an toàn, an
ninh và bảo mật thông tin;
- Xây dựng và triển khai kế hoạch duy trì, phát triển
hạ tầng kỹ thuật và các hệ thống thông tin phục vụ công tác quản lý, điều hành
công việc, trao đổi văn bản điện tử giữa các đơn vị, tổ chức trong Bộ, bảo đảm
không trùng lặp với các nội dung triển khai các hệ thống thông tin chuyên
ngành;
- Đảm bảo kinh phí nâng cấp, hoàn thiện hạ tầng kỹ
thuật, các hệ thống thông tin phục vụ công tác xử lý, trao đổi văn bản điện tử,
hướng tới nâng cao hoạt động, mở rộng kết nối đến các đơn vị trong ngành Nội vụ,
coi đây là nhiệm vụ cấp bách, là điều kiện tối thiểu để làm việc, được ưu tiên
kinh phí trong kế hoạch ngân sách hàng năm.
d) Thực hiện công tác kiểm tra, đánh giá, báo cáo tình
hình sử dụng văn bản điện tử của các đơn vị, tổ chức thuộc và trực thuộc Bộ, gồm
các nội dung sau:
- Thường xuyên kiểm tra, đánh giá việc sử dụng văn
bản điện tử của cán bộ, công chức, viên chức trong công việc, coi đây là trách
nhiệm, quyền hạn của cán bộ, công chức, viên chức trong việc nâng cao hiệu quả
hoạt động, thực hành tiết kiệm, cải cách hành chính, là một tiêu chí đánh giá
trong công tác thi đua khen thưởng hàng năm của cá nhân, tập thể;
- Báo cáo kết quả thực hiện Chỉ thị định kỳ và đột
xuất theo hướng dẫn và yêu cầu của Trung tâm Thông tin - Bộ Nội vụ để tổng hợp,
báo cáo Bộ trưởng.
đ) Các đơn vị, tổ chức đã áp dụng hệ thống quản lý
chất lượng theo tiêu chuẩn ISO có trách nhiệm điều chỉnh các quy trình ISO cho
phù hợp với việc trao đổi văn bản qua mạng.
2. Thủ trưởng các đơn vị, tổ chức
thuộc và trực thuộc Bộ có trách nhiệm:
a) Gương mẫu thực hiện việc quản lý, điều hành công
việc qua mạng;
b) Quyết liệt chỉ đạo cá nhân, đơn vị trong cơ quan
sử dụng văn bản điện tử; ưu tiên nguồn lực để triển khai công tác này;
c) Chịu trách nhiệm với cơ quan quản lý cấp trên về
tình hình triển khai Chỉ thị tại đơn vị mình;
d) Quán triệt, chỉ đạo các đơn vị trực thuộc trong
hồ sơ trình các cấp có thẩm quyền, bắt buộc gửi kèm văn bản điện tử song song
cùng với văn bản giấy; tiến tới xử lý, trao đổi công việc chủ yếu qua môi trường
mạng bắt đầu từ Quý I năm 2013.
3. Cán bộ, công chức, viên chức
các đơn vị, tổ chức thuộc và trực thuộc Bộ có trách nhiệm:
a) Thực hiện nghiêm các quy định của cơ quan trong
việc sử dụng văn bản điện tử trong công việc;
b) Sử dụng hộp thư điện tử công vụ đã được cấp phát
với địa chỉ tên miền .gov.vn để trao đổi văn bản điện tử trong công việc; không
sử dụng các hộp thư điện tử khác trong hoạt động công vụ. Trong giờ hành chính,
thường xuyên truy cập hộp thư điện tử hoặc phần mềm quản lý văn bản để kịp thời
xử lý văn bản điện tử;
c) Tuân thủ các quy định về an toàn, an ninh và bảo
mật thông tin trong quá trình sử dụng hệ thống thư điện tử và hệ thống văn bản
điện tử theo Quy chế giao dịch điện tử trong công tác của Bộ Nội vụ và các quy
định có liên quan khác của Nhà nước;
d) Bảo vệ mật khẩu truy cập (hộp thư cá nhân hoặc mật
khẩu truy cập hệ thống văn bản điện tử). Trường hợp mất mật khẩu hoặc khi gặp sự
cố hay phát hiện sự cố liên quan phải báo ngay về đơn vị chuyên trách công nghệ
thông tin của đơn vị, tổ chức để kịp thời xử lý;
đ) Quản lý và lưu trữ các thư điện tử cá nhân; chịu
trách nhiệm về nội dung thông tin các thư điện tử gửi đi của mình;
e) Thay đổi lề lối, thói quen làm việc, hướng tới
môi trường làm việc điện tử, hiện đại, hiệu quả;
g) Chủ động đề xuất các sáng kiến để tăng cường ứng
dụng công nghệ thông tin nhằm nâng cao năng suất, hiệu quả làm việc, góp phần cải
cách hành chính, tiết kiệm thời gian, chi phí.
4. Trung tâm Thông tin - Bộ Nội vụ
và đơn vị chuyên trách công nghệ thông tin của các đơn vị trực thuộc Bộ có
trách nhiệm:
a) Nâng cấp, hoàn thiện hệ thống thư điện tử, phần
mềm quản lý văn bản và điều hành, triển khai các giải pháp kỹ thuật bảo đảm an
toàn, an ninh, bảo mật cho hệ thống văn bản điện tử;
b) Thực hiện chức năng quản trị, bảo đảm các điều
kiện kỹ thuật, kịp thời phát hiện, xử lý, khắc phục các sự cố để hệ thống trao
đổi văn bản điện tử vận hành thông suốt, liên tục; hỗ trợ kỹ thuật cho các đơn
vị, cá nhân trong việc sử dụng văn bản điện tử;
c) Phối hợp với Ban Cơ yếu Chỉnh phủ - Bộ Quốc
phòng xây dựng lộ trình và triển khai các nội dung nhằm đẩy mạnh sử dụng chữ ký
số trong Bộ Nội vụ;
d) Triển khai công tác tuyên truyền, phổ biến nhằm
nâng cao nhận thức, kỹ năng của cán bộ, công chức, viên chức trong việc sử dụng
văn bản điện tử trong công việc;
đ) Hướng dẫn, đôn đốc, tổng hợp, báo cáo Bộ trưởng
tình hình thực hiện Chỉ thị của các đơn vị, tổ chức thuộc và trực thuộc Bộ; đề
xuất các giải pháp thúc đẩy triển khai các nội dung của Chỉ thị này;
e) Xây dựng lộ trình bắt buộc thực hiện sử dụng văn
bản điện tử trong các hoạt động của Bộ Nội vụ, đảm bảo đạt mục tiêu đến 2015 có
80% văn bản, tài liệu chính thức trao đổi giữa các đơn vị, tổ chức thuộc và trực
thuộc Bộ được trao đổi dưới dạng điện tử.
5. Văn phòng Bộ có trách nhiệm:
a) Phối hợp với Trung tâm Thông tin - Bộ Nội vụ thực
hiện:
- Đề xuất với Lãnh đạo Bộ về các quy định cụ thể việc
sử dụng văn bản điện tử đối với tài liệu, văn bản, báo cáo, giữa Văn phòng Bộ với
các đơn vị, tổ chức thuộc và trực thuộc Bộ, ngành Nội vụ phục vụ hoạt động chỉ
đạo, điều hành của Lãnh đạo Bộ qua mạng; bắt đầu triển khai chính thức từ Quý I
năm 2013;
- Đề xuất với Lãnh đạo Bộ thống nhất các biểu mẫu
điện tử chung trong việc thực hiện gửi, nhận văn bản điện tử, hướng dẫn việc cải
tiến, chuẩn hóa và áp dụng các quy trình công việc chung, bảo đảm đồng bộ quy
trình công việc giữa các đơn vị, tổ chức thuộc và trực thuộc Bộ;
- Rà soát, mua sắm bổ sung trang thiết bị công nghệ
thông tin thiết yếu phục vụ công việc như máy tính, máy in,...cho cán bộ, công
chức, viên chức đảm bảo tiết kiệm, hiệu quả.
b) Nghiên cứu, đề xuất bổ sung vào nội dung bình
xét thi đua, khen thưởng hàng năm của tập thể, cá nhân trong việc thực hiện tốt
việc sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của đơn vị, tổ chức trên cơ sở kết
quả tổng hợp, thống kê của Trung tâm Thông tin - Bộ Nội vụ về việc thực hiện Chỉ
thị này.
6. Vụ Tổ chức cán bộ có trách nhiệm:
a) Chủ trì, phối hợp với Văn phòng Bộ và Trung tâm
Thông tin - Bộ Nội vụ đề xuất xây dựng mới hoặc điều chỉnh, bổ sung các văn bản,
quy định nhằm tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của Bộ Nội vụ;
b) Chủ trì, phối hợp với Trường Đào tạo, bồi dưỡng
cán bộ, công chức và Trung tâm Thông tin - Bộ Nội vụ để tổ chức các khóa đào tạo
ngắn hạn, bảo đảm tất cả cán bộ, công chức, viên chức của Bộ sử dung thành thạo
và hiệu quả thư điện tử và hệ thống văn bản điện tử trong giải quyết công việc.
7. Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước
có trách nhiệm:
a) Cùng với Trung tâm Thông tin - Bộ Nội vụ và các
đơn vị có liên quan phối hợp với Bộ Thông tin và Truyền thông, Văn phòng Chính
phủ đề xuất xây dựng mới hoặc điều chỉnh, bổ sung các văn bản quy phạm pháp luật
nhằm tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước;
b) Chủ trì xây dựng các văn bản quy định về lưu trữ
văn bản điện tử.
8. Vụ Kế hoạch - Tài chính có
trách nhiệm:
Chủ trì, phối hợp với các đơn vị có liên quan trong
việc lập dự toán ngân sách, cân đối kinh phí; ưu tiên bố trí kinh phí đủ, kịp
thời từ ngân sách nhà nước và các nguồn kinh phí khác để triển khai các nhiệm vụ,
dự án xây dựng, duy trì hoạt động các hệ thống về quản lý văn bản và điều hành,
hệ thống thư điện tử, chữ ký số.
Thủ trưởng các đơn vị, tổ chức thuộc và trực thuộc
Bộ có trách nhiệm tổ chức, chỉ đạo thực hiện nghiêm túc Chỉ thị này./.
|
Nơi nhận:
- Bộ trưởng (để b/c);
- Các Thứ trưởng;
- Các đơn vị thuộc và trực thuộc Bộ;
- Văn phòng Đảng ủy Bộ;
- Văn phòng Công đoàn Bộ;
- Văn phòng Đoàn TN Bộ;
- Trang TTĐT Bộ;
- Lưu: VT, TTTT (3).
|
KT. BỘ TRƯỞNG
THỨ TRƯỞNG
Văn Tất Thu
|