|
CỤC
LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC
********
|
CỘNG
HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
********
|
|
Số:
221-LT/TT
|
Hà
Nội, ngày 05 tháng 11 năm 1984
|
THÔNG TƯ
CỦA CỤC LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC SỐ 221-LT/TT NGÀY 5 THÁNG 11 NĂM
1984 HƯỚNG DẪN CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ TỔ CHỨC PHÒNG LƯU TRỮ THUỘC BỘ,
UỶ BAN NHÀ NƯỚC, CÁC CƠ QUAN KHÁC THUỘC HỘI ĐỒNG BỘ TRƯỞNG
Thi hành Nghị định số 34-HĐBT
ngày 1-3-1984 của Hội đồng Bộ trưởng quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và
tổ chức của Cục Lưu trữ Nhà nước và Nghị định số 150-HĐBT ngày 13-12-1983 của Hội
đồng Bộ trưởng về nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức bộ máy giúp Bộ trưởng, Chủ nhiệm
Uỷ ban Nhà nước, Thủ trưởng các cơ quan khác thuộc Hội đồng Bộ trưởng quản lý
Nhà nước, Cục Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
và tổ chức Phòng lưu trữ thuộc Bộ, Uỷ ban Nhà nước, cơ quan khác thuộc Hội đồng
Bộ trưởng (dưới đây gọi chung là Phòng lưu trữ Bộ) như sau:
I. CHỨC NĂNG,
NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN PHÒNG LƯU TRỮ BỘ
A. CHỨC NĂNG VÀ NHIỆM VỤ CỦA
PHÒNG LƯU TRỮ BỘ
Phòng lưu trữ Bộ là phòng chuyên
môn về nghiệp vụ lưu trữ có chức năng giúp Bộ trưởng và Cục trưởng Cục Lưu trữ
Nhà nước "Thực hiện chế độ quản lý tập trung thống nhất của Nhà nước đối với
công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ" từ Văn phòng Bộ đến các đơn vị trực
thuộc Bộ và có nhiệm vụ cụ thể sau đây:
1. Quản lý công tác lưu trữ
trong Bộ.
- Căn cứ văn bản pháp luật, pháp
quy của Nhà nước, các phương hướng, kế hoạch, chỉ tiêu kế hoạch phát triển công
tác lưu trữ chung, các chế độ quy định về nghiệp vụ và các bản hướng dẫn của Cục
Lưu trữ Nhà nước, các chủ trương biện pháp của Bộ trưởng về công tác lưu trữ hồ
sơ tài liệu mà cụ thể hoá thành các văn bản chỉ đạo và chương trình kế hoạch thực
hiện công tác lưu trữ phù hợp với tình hình của ngành trình Bộ trưởng ban hành;
tổ chức thực hiện các chương trình kế hoạch và các văn bản chỉ đạo đó trong Bộ.
- Tổ chức hướng dẫn kiểm tra đôn
đốc cán bộ lưu trữ các đơn vị trực thuộc và văn phòng Bộ thực hiện thống nhất
các chế độ, các quy định, các thủ tục, nguyên tắc về quản lý lưu trữ và tài liệu
lưu trữ.
- Tổ chức nghiên cứu, tổng kết
kinh nghiệm các chuyên đề nghiệp vụ, nghiên cứu từng bước áp dụng khoa học nghiệp
vụ nhằm phát triển công tác lưu trữ trong ngành.
- Quản lý cán bộ lưu trữ trong
phòng, hướng dẫn và tổ chức nghiệp vụ cho cán bộ văn thư lưu trữ trong ngành.
- Bảo đảm chế độ thông tin báo
cáo đều kỳ, đột xuất và thực hiện thống kê Nhà nước cho Bộ trưởng và Cục trưởng
Cục lưu trữ Nhà nước về tình hình công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ bảo quản
tại Bộ theo quy định chung.
2. Quản lý trực tiếp tài liệu
lưu trữ của Bộ trong thời gian chưa nộp lưu vào kho lưu trữ Trung ương:
- Tổ chức thu nhận tài liệu lưu
trữ đến thời hạn nộp lưu của các đơn vị trực thuộc và Văn phòng Bộ theo quy định
và thường xuyên sưu tầm bổ sung tài liệu vào phòng tài liệu lưu trữ của Bộ.
- Tổ chức chỉnh lý, xác định giá
trị tài liệu, làm mục lục, thống kê, tổ chức bảo quản an toàn khối tài liệu lưu
trữ trong kho lưu trữ tài liệu của Bộ theo phương pháp thống nhất do Cục Lưu trữ
Nhà nước quy định và hướng dẫn.
- Thực hiện định kỳ nộp lưu tài
liệu vào kho lưu trữ Nhà nước theo quy định chung.
- Tổ chức sử dụng tài liệu lưu
trữ phục vụ cho sự chỉ đạo hoạt động của Bộ phục vụ công tác nghiên cứu của các
đơn vị trực thuộc và của cán bộ, nhân viên, trong Bộ theo quy định chung.
- Tham gia hội đồng xác định giá
trị tài liệu lưu trữ trong Bộ.
B. QUYỀN HẠN CỦA PHÒNG LƯU TRỮ BỘ
Phòng lưu trữ Bộ được quyền:
- Yêu cầu thủ trưởng và cán bộ,
nhân viên các đơn vị trực thuộc Bộ và Chánh Văn phòng Bộ thực hiện pháp luật và
các quy định, các chế độ, nguyên tắc của Đảng, Nhà nước, của Cục lưu trữ Nhà nước
và của Bộ trưởng về công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ. Trong trường hợp cần
thiết Phòng lưu trữ Bộ được kiến nghị với thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Bộ
và Chánh văn phòng Bộ đình chỉ các vụ vi phạm nghiêm trọng đến tài liệu lưu trữ
Quốc gia hoặc yêu cầu Thanh tra Nhà nước đối với các đơn vị và các cán bộ, nhân
viên trong Bộ làm trái với quy định, chế độ quản lý công tác lưu trữ và tài liệu
lưu trữ Quốc gia của Nhà nước.
- Tổ chức sinh hoạt và tham gia
sinh hoạt khoa học nghiệp vụ lưu trữ. Tổ chức tổng kết, rút kinh nghiệm, phổ biến
kinh nghiệm cho cán bộ lưu trữ trong Bộ.
- Được chứng nhận các bản ghi
chép cho người nghiên cứu tài liệu lưu trữ bảo quản trong kho tài liệu lưu trữ
của Bộ do phòng quản lý theo yêu cầu của các đơn vị và của cán bộ, công nhân
viên chức trong Bộ.
- Được cấp bản sao hoặc trích
sao những tài liệu lưu trữ và giấy tờ cần thiết theo yêu cầu chính đáng của các
cơ quan và cán bộ, nhân viên.
- Được đề xuất và tham gia vào
việc điều động, bố trí, sử dụng, đào tạo bồi dưỡng cán bộ và áp dụng tiêu chuẩn,
chức danh, áp dụng chế độ chính sách của ngành lưu trữ đối với cán bộ lưu trữ
trong Bộ.
II. TỔ CHỨC
VÀ MỐI QUAN HỆ CỦA PHÒNG LƯU TRỮ BỘ
A. TỔ CHỨC CỦA PHÒNG LƯU TRỮ BỘ
THỰC HIỆN CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ TRÊN, TỔ CHỨC PHÒNG LƯU TRỮ THUỘC BỘ HÌNH THÀNH HAI
BỘ PHẬN:
1. Bộ phận quản lý Nhà nước về
công tác lưu trữ làm các nhiệm vụ ghi trong điểm 1, mục A, phần I nói trên do
Trưởng phòng hoặc Phó trưởng phòng lưu trữ Bộ trực tiếp phụ trách và một số cán
bộ đã qua đào tạo bồi dưỡng về nghiệp vụ có khả năng hoặc có triển vọng dự thảo
được các văn bản chỉ đạo của Bộ không trái với quy định, chế độ, nguyên tắc và
nghiệp vụ chung của Nhà nước. Tổ chức hướng dẫn và kiểm tra đôn đốc các đơn vị
trực thuộc Bộ thực hiện. Số cán bộ bộ phận này thuộc biên chế quản lý Nhà nước
và sẽ căn cứ vào số đơn vị thuộc Bộ nhiều hay ít, nơi làm việc ở tập trung hay
phân tán mà Bộ quy định trong tổng số biên chế quản lý Nhà nước của Bộ.
2. Bộ phận quản lý sự nghiệp trực
tiếp quản lý kho tài liệu lưu trữ của Bộ làm các nhiệm vụ ghi trong điểm 2, mục
A, phần I nói trên do Trưởng phòng hoặc Phó trưởng phòng lưu trữ Bộ phụ trách
và một số cán bộ đã qua đào tạo, bồi dưỡng về nghiệp vụ, đã qua thực tế công
tác lưu trữ có khả năng thực hiện các khâu khoa học nghiệp vụ trong kho tài liệu
lưu trữ. Số cán bộ bộ phận này thuộc biên chế sự nghiệp nên tuỳ theo khối lượng
và trạng thái tài liệu trong kho, và sẽ thu về kho, tình hình kho tàng, tình
hình trang thiết bị phương tiện mà Bộ quyết định theo biên chế sự nghiệp.
Ở các Bộ, Uỷ ban Nhà nước, các
cơ quan khác thuộc Hội đồng Bộ trưởng có các Viện nghiên cứu hoặc làm công tác
khoa học kỹ thuật mà hồ sơ tài liệu lưu trữ về khoa học kỹ thuật được bảo quản
tại viện hoặc nộp thẳng vào kho lưu trữ Nhà nước cũng vẫn phải tuân theo các chế
độ quy định về quản lý tài liệu lưu trữ của Nhà nước và chế độ nghiệp vụ của Cục
Lưu trữ Nhà nước do Phòng lưu trữ Bộ trực tiếp hướng dẫn và kiểm tra thực hiện.
Cán bộ bố trí cho Phòng lưu trữ
của Bộ cần bảo đảm yêu cầu về năng lực chuyên môn nhưng cần đặc biệt chú ý bảo
đảm về phẩm chất đạo đức trước hết là trung thực, tin cậy, liêm khiết, chín chắn.
B. MỐI QUAN HỆ CỦA PHÒNG LƯU TRỮ
BỘ
- Phòng lưu trữ Bộ chịu sự lãnh
đạo, chỉ đạo của Bộ trưởng về mọi mặt, đồng thời phòng là tổ chức trong hệ thống
ngành chuyên môn nên chịu sự chỉ đạo về chuyên môn nghiệp vụ của Cục Lưu trữ
Nhà nước.
- Phòng lưu trữ Bộ là một phòng
chuyên môn nghiệp vụ thuộc Bộ nên mọi mặt về hành chính quản trị, sinh hoạt đời
sống, phương tiện làm việc, kho tàng, thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ... do
văn phòng Bộ đảm nhiệm.
Trên đây là những điểm hướng dẫn
cơ bản về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức Phòng lưu trữ Bộ, Uỷ ban
Nhà nước và các cơ quan khác thuộc Hội đồng Bộ trưởng. Trong khi thực hiện có
gì trở ngại đề nghị các Bộ và Phòng lưu trữ Bộ phản ánh, đề xuất ý kiến kịp thời
cho Cục Lưu trữ Nhà nước để nghiên cứu bổ sung hoặc sửa đổi.